Import Word Document, Mail Merge di Publisher 2003

Transkripsi

1

2 Import Word Document, Mail Merge di Publisher 2003 Import Word Document Untuk membuat sebuah publikasi di Publisher 2003 kita dapat langsung menuliskannya, namun apabila kita menginginkan sebuah naskah digunakan dalam desain, kita juga dengan mudah dapat menggunakannya, caranya adalah dengan cara mengimportnya. Naskah atau text yang dapat diimport hanya boleh ber-extensi *.doc atau *.rtf. Pengertian import di Ms. Publisher adalah mengcopy document di word untuk dapat digunakan di publisher. Dengan kata lain naskah sudah terlebih dahulu diketik di Word. Langkah-langkah import document dari Word 1. klik menu File kemudian klik Import Word Document. Pilih File klik New terlebih dahulu agar kita dapat menggunakan halaman aktif. 2. tampil kotak dialog sebagai berikut. Pilih direktori naskah yang ingin diimport kemudian klik OK.

3 3. Setelah klik Ok, naskah yang diimport dari Ms.Word akan tampil seperti dibawah ini.

4 4. Lakukan costumisasi naskah anda agar lebih enak untuk dipandang dan dibaca isinya dengan cara klik pada task pane publication design dan pilih salah satu dari aneka template yang disediakan. Didalam modul ini template dengan nama Studio yang digunakan.

5 5. Tips : Apabila ingin mengedit teks, namun tulisan yang anda edit tidak dapat menjadi huruf kecil atau sebaliknya, maka gunakanlah custom text dengan cara blok atau hover text yang ingin dirubah, klik kanan change text kemudian pilih text dan hilangkan checkbox All Caps pada kotak dialog font.

6 6. Selanjutnya costumisasi naskah anda agar kelihatan baik, rapi dan bagus untuk dibaca, didalam modul ini, costumisasi naskah berbentuk seperti dibawah ini. Note : Jangan lupa apabila anda meng-custom theme dengan memberikan warna tertentu pada sebuah objek, lakukan ungroup untuk mengcostom sesuai dengan keinginan anda dengan warna-warna yang lebih baik menurut anda.

7 Mail and Catalog Merge di Publisher 2003 Mail merge bisa juga disebut dengan surat masal yaitu sebuah utilitas atau alat yang dimiliki dalam hal ini Ms.Publisher, untuk mengelola dokumen dalam jumlah yang banyak dengan satu jenis format tertentu namun dalam format tersebut memiliki record yang berbeda satu dengan yang lainnya dan digunakan untuk tugas-tugas tertentu yang bersifat korporat. Untuk dapat menggunakan mail and catolog merge adalah sebagai berikut ini : 7. klik Tools pilik Mail and Catalog Merge pilih Mail and Catalog Merge Wizard seperti gambar berikut ini. Contoh kasus dalam modul ini merupakan lanjutan dengan topik diatas.

8 8. Setelah klik, perhatikan task pane disebelah kiri area desain publikasi anda yang tampak seperti gambar berikut ini. 9. Terdapat 5 langkah utama yang harus dilakukan untuk membuat mail merge, klik Next : Select data source untuk melanjutkan. 10. Anda akan diperhadapkan dengan 3 opsi pemilihan sumber data yaitu : Use an existing list : menggunakan data source berupa record-record tertentu yang telah dibuat sebelummya. Select from Outlook Contacts : menggunakan data source berupa recordrecord yang telah ada di Ms. Outlook Express.

9 Type a New List : menggunakan data source dengan cara membuatnya sendiri sesuai dengan kebutuhan. Gunakan saja tipe ini.

10 11. Setelah memilih Type a New List kemudian pilih Create. 12. Custumi record-record yang ada sesuai dengan kebutuhan kita, caranya dengan klik Costumize, dan tulis record baru (rename) sesuai dengan kebutuhan kita, misalkan Nama, Alamat, Nama Barang, Jumlah Terjual, Harga,Total dan Komisi sesuai dengan contoh yang akan kita buat. Dan hasilnya akan tampil seperti berikut ini.

11 13. Isilah record-record tersebut sesuai dengan data yang telah dibuat, setelah selesai satu perikop, untuk menambahkannya klik New Entry dan untuk menghapuskan klik Delete Entry, sedangkan apabila ingin melakukan sorting atau pemilihan data klik Filter and Sorting kemudian isi parameternya. Tombol First dan Previous digunakan untuk melihat data yang telah diinputkan seperti pada gambar dibawah ini. 14. Record-record yang tertulis pada kotak dialog New Address List akan tersimpan sebagai database dengan extensi *.mdb, namailah database anda tersebut. Dalam modul ini database diberi nama publisher surat pengantar.mdb.

12 15. Selanjutnya anda akan diperhadapkan dengan kotak dialog Mail Merge Recipient, disini anda dapat pula melakukan sorting terhadap data anda. Pilihlah yang menurut anda berguna. Kemudian klik OK. 16. Kembali seperti langkah awal dari mail and catalog merge pilih Insert Field

13 17. Tampilan document anda akan seperti dibawah ini. 18. Hasil mail merge anda sudah dapat dilihat dengan cara Priview your publication pada task pane Mail and Catalog Merge disebelah kiri area desain anda. Jika anda memilih Exclude this recipient brarti anda menhapus data dari format document.

14 19. Tahap terakhir atau tahap ke 5 anda akan diperhadapkan dengan kotak dialog seperti pada gambar. Ada 3 pilihan utama yaitu print, create new publication dan add to exiting publication. Dalam modul ini dipilih Print pilih OK dan Lihat hasilnya.