BAHAGIAN 6 PENGURUSAN PEMBAYARAN

Transkripsi

1 1. PEMBAYARAN AM Pembayaran hendaklah dibuat kepada staf, pelajar, vendor, kontraktor, agensi, organisasi sama ada dari dalam atau luar negara, yang layak atau berhak menerima bayaran daripada Universiti. 2. JENIS BAYARAN Bayaran bagi pembekalan barang/perkhidmatan /kerja melalui pengeluaran Pesanan Tempatan. Bayaran bagi pembekalan/ perkhidmatan /kerja tanpa Pesanan Tempatan. 3. PENERIMA BAYARAN Bayaran Kepada Vendor/ Kontraktor/ Agensi/Organisasi Bayaran bagi pembekalan barang-barang, perkhidmatan dan kerja-kerja. Bayaran Kepada Staf Bayaran gaji dan emolumen, pendahuluan perjalanan/pelbagai, elaun syarahan sambilan, tuntutan perjalanan, elaun lebih masa, biasiswa dan elaun-elaun lain. Bayaran Kepada Pelajar Bayaran elaun makan, elaun Skim Khidmat Pelajar, pinjaman Tabung Kebajikan Pelajar, dermasiswa, zakat dan lain-lain. 4. BAYARAN HENDAKLAH DIBUAT DENGAN SEGERA Tuntutan bayaran daripada vendor, staf atau pelajar yang disertakan dengan dokumen sokongan yang lengkap hendaklah dibayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh dokumen tersebut diterima dengan lengkap dan sempurna. Bayaran berjadual seperti bayaran gaji, hendaklah mengikut tarikh yang telah ditetapkan. 5. DAFTAR BAYARAN Bagi memastikan tidak ada bil-bil yang lewat dibayar, daftar bayaran hendaklah diselenggarakan dengan teratur 103 Semua Bil Dan Tuntutan Bayaran Hendaklah Dibayar Dengan Segera 98 Daftar Pembayaran Kemas kini : Januari

2 dan dikemas kini sama ada secara manual atau melalui sistem. 6. PERINGATAN SEBELUM MEMBAYAR BIL Sebelum sesuatu bayaran dibuat, Pegawai Pembayar hendaklah berpuas hati bahawa: Bayaran itu tidak akan menyebabkan lebihan atas amaun yang telah diperuntukkan; Perakuan ditandatangani secara manual atau digital oleh staf yang diberi kuasa dan bahawa prima facie pertanggungan itu adalah betul; dan Potongan yang sepatutnya mengenai caruman, bayaran balik pendahuluan atau liabiliti lain yang diketahui, telah dibuat dengan sempurna daripada amaun bayaran itu. 93 Peringatan Sebelum Membayar Bil 7. PEMBAYARAN BAGI BARANG-BARANG/ PERKHIDMATAN /KERJA YANG DIBEKAL DENGAN SUCI HATI TIDAK BOLEH DITAHAN Walau apa pun peruntukan mana-mana peraturan kewangan yang lain, pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurna bagi barang/ perkhidmatan/ kerja yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati kepada Universiti, tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh staf yang bertanggungjawab. Jika Universiti berpuas hati bahawa suatu tanggungan kontrak telah dilakukan tetapi berpendapat bahawa ada staf Universiti telah bersalah pada melakukannya, bil itu hendaklah dibayar dengan segera dan dipertanggungkan kepada Akaun Pendahuluan Diri atas nama staf berkenaan. Jika nama staf berkenaan tidak dapat ditentukan serta-merta, Akaun Pendahuluan Diri hendaklah dicajkan atas nama jawatan Ketua Pusat Tanggungjawab berkenaan, sementara menantikan keputusan penyelesaian perkara tersebut. (d) Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah menyediakan satu laporan bertulis bagi menghuraikan sebab-sebab yang mendorongnya 59 Pembayaran Bagi Barang-barang Dan Perkhidmatan Yang Dibekal Dengan Suci Hati Tidak Boleh Ditahan Kemas kini : Januari

3 (e) menyimpang daripada cara biasa dan mengemukakan kepada pihak yang ditetapkan dalam peraturan yang berkuat kuasa, tidak lewat daripada 60 hari dari tarikh pendahuluan diri diluluskan. Pelarasan pendahuluan diri hendaklah dilakukan dengan segera tetapi tidak lewat daripada 60 hari setelah mendapat kelulusan. 8. PERAKUAN KESEMPURNAAN BEKALAN, PERKHIDMATAN ATAU KERJA Baucar bayaran bagi bekalan, perkhidmatan atau kerja hendaklah mengandungi satu perakuan, bahawa bekalan, perkhidmatan atau kerja itu telah dilaksanakan dengan sempurna. Sesuatu bayaran kemajuan bagi kerja hendaklah diperakukan mengikut nilai kerja setakat mana yang dilaksanakan atau nilai bahan-bahan yang sebenarnya telah dibekalkan. Baucar bayaran bagi bekalan untuk kerja tersebut hendaklah disokong dengan suatu perakuan bahawa bekalan itu telah diterima dengan sempurna. 9. DOKUMEN BAGI TUJUAN BAYARAN Semua baucar atau baucar elektronik hendaklah disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor, kuantiti, kiraan jauhnya dan kadar, untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang dikepilkan bersamanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak, baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai kontrak itu. Dalam persekitaran elektronik, baucar elektronik berserta dokumen sokongan hendaklah disimpan dengan teratur dan selamat. (d) Senarai dokumen lengkap adalah mengikut peraturan yang masih berkuatkuasa. 99(e) Perakuan Kesempurnaan Bekalan, Perkhidmatan Atau Kerja 99 Baucar Hendaklah Disokong Dengan Dokumen Sokongan Yang Lengkap Surat Pekeliling Bendahari Bil 1/2013 Senarai Dokumen Lengkap Bayaran Kemas kini : Januari

4 10. PERAKUAN OLEH STAF YANG MEMBUAT TUNTUTAN PEMULANGAN Jika seseorang staf mengemukakan tuntutan pemulangan ke atas bayaran yang telah dibuat olehnya, resit perbelanjaan hendaklah disertakan bersama dengan tuntutan. Jika resit tidak diperolehi bagi tuntutan perjalanan seperti bayaran tol, parkir dan tambang teksi/bas/feri/bot, butiran yang dirujukkan hendaklah ditanda (*), dan staf itu hendaklah membuat pengakuan seperti berikut di ruang tepi: Saya memperakui bahawa perbelanjaan yang ditanda (*) sejumlah RM.. telah sebenarnya dilakukan atas urusan rasmi dan dibayar oleh saya. 11. KUASA MELULUS BAUCAR BAYARAN Baucar bayaran adalah dokumen untuk membuat bayaran. Kuasa meluluskan baucar bayaran diberikan kepada pegawai mengikut kategori dan had yang diluluskan oleh Universiti. Bagi persekitaran elektronik, tandatangan manual pada baucar bayaran tidak diperlukan, memadai dengan tandatangan digital atau catatan nama pada baucar. 99 Perakuan Oleh Pegawai Yang Menuntut Ganti Bayaran Pemberian Kuasa Menandatangani Baucar 2. Pekeliling Bendahari Bil 4/ Pindaan Pelarasan Had Kuasa Melulus Dan Menandatangani Pesanan Jabatan, Baucar Bayaran Dan Bayaran Universiti Teknologi MARA 3. Pekeliling Bendahari Bil. 1/ Pindaan Pelarasan Had Kuasa Melulus Dan Menandatangani Pesanan Jabatan, Baucar Bayaran Dan Bayaran Universiti Teknologi MARA Kemas kini : Januari

5 12. PERAKUAN PEGAWAI YANG MELULUSKAN BAUCAR BAYARAN Tandatangan manual atau tandatangan digital/catatan nama pegawai yang meluluskan baucar bayaran adalah sebagai memperakui tentang betulnya setiap butir dalam baucar itu. Pegawai tersebut bertanggungjawab bahawa: Bekalan/perkhidmatan/kerja telah diterima dengan sempurnanya; Harga yang dikenakan adalah sama ada mengikut kontrak atau skala yang diluluskan, atau patut dan munasabah mengikut kadar tempatan semasa; Kebenaran telah didapati sebagaimana yang dinyatakan; (d) (e) (f) (g) Penghitungan dan pengiraan adalah betul; Penerima yang dinamakan dalam baucar itu adalah pihak yang berhak menerima bayaran. Bayaran itu adalah pertanggungan yang sepatutnya kepada program dan aktiviti atau projek atau akaun yang dinyatakan; dan Peruntukan mencukupi dan tidak dipertanggungkan bagi maksud lain. 13. TANGGUNGJAWAB STAF YANG MEMPERAKUI JIKA BERLAKU KEHILANGAN KERANA PERAKUAN YANG TIDAK BETUL Jika berlaku kehilangan wang Universiti akibat sesuatu perakuan yang tidak betul pada sesuatu baucar atau dokumen, staf yang memperakuinya adalah dipertanggungjawab bagi kehilangan berkenaan. 14. TANGGUNGJAWAB BAGI PERBELANJAAN YANG TIDAK DIBENARKAN Seseorang staf yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa yang sepatutnya akan dipertanggungjawab sendiri jumlah yang dibelanjakan. Seseorang staf harus memastikan bahawa tiada bayaran yang akan menyebabkan baki peruntukan yang sedia ada tidak mencukupi untuk menyelesaikan tanggungan yang telah dibuat. 102 Perakuan Pegawai Pengawal Atau Wakilnya Yang Diberi Kuasa 102 Tanggungjawab Pegawai Yang Memperakui Jika Berlaku Kehilangan Kerana Perakuan Yang Tidak Betul 92 Tanggungjawab Bagi Perbelanjaan Yang Tidak Dibenarkan Kemas kini : Januari

6 15. KEHILANGAN KERANA PEMBAYARAN LEBIH ATAU PEMBAYARAN TANPA KUASA Apabila satu pembayaran lebih atau pembayaran yang salah dibuat, pembayaran balik hendaklah biasanya didapatkan balik daripada penerima pembayaran. Jika pembayaran balik sepenuhnya diperolehi, laporan tidak perlu dihantar kepada Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan, melainkan jika Naib Canselor berpendapat bahawa suatu kes tindakan tatatertib hendaklah diambil ke atas seseorang pegawai kerana kecuaian berkaitan dengan pembayaran lebih itu. 16. MENDAPATKAN BALIK PEMBAYARAN LEBIH SECARA ANSURAN Jika penerima bayaran itu adalah staf Universiti, pegawai itu dibenarkan memulang balik bayaran lebih itu secara ansuran bulanan dengan syarat bayaran balik sepenuhnya dilakukan dengan secepat mungkin dan tidak lewat daripada 18 bulan selepas bayaran lebih itu diketahui atau sebelum pegawai itu meninggalkan perkhidmatan, mengikut mana yang lebih awal, kecuali dengan kelulusan Bendahari. Jika pulangan balik dengan ansuran diluluskan, suatu permohonan Pendahuluan Diri hendaklah dibuat atas nama penerima bayaran yang berkenaan, bagi melaraskan akaun tersebut. Ansuran bulanan itu hendaklah dikredit kepada Akaun Pendahuluan. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) Ke 175 bertarikh 9 November 2011 Agenda D LAPORAN BAYARAN LEBIH Jika pembayaran balik sepenuhnya tidak diperolehi atau jika Bendahari berpendapat bahawa pembayaran lebih itu dibuat atau diterima bukan dengan suci hati atau bahawa jumlah yang terlebih bayar itu tidak boleh atau tidak patut didapatkan balik dengan sepenuhnya daripada penerima bayaran, satu penyiasatan hendaklah dibuat dan suatu laporan lengkap yang mengandungi perkara di bawah, hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan. (i) Bagaimana bayaran lebih itu berlaku; Kemas kini : Januari

7 (ii) Siapa pegawai atau pegawai-pegawai yang bertanggungjawab mengenainya dan memberi sebab penuh; dan (iii) Penjelasan terperinci mengapa sesuatu jumlah wang tidak boleh atau tidak patut didapatkan balik daripada penerima bayaran itu. Bendahari hendaklah juga menyatakan sama ada pembayaran lebih itu disebabkan oleh kecuaian seseorang pegawai dan jika demikian, ia hendaklah membuat syor untuk surcaj atau tindakan tatatertib lain. 18. SYOR UNTUK SURCAJ Jika sesuatu hal itu menghendaki surcaj atau tindakan tatatertib lain, terhadap mana-mana pegawai, Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan hendaklah membuat syor kepada Lembaga Pengarah Universiti. 19. PELARASAN KEWANGAN SEMENTARA MENGENAI KEHILANGAN WANG AWAM Apabila kehilangan wang awam dikesan, Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus hendaklah menyediakan jernal Pendahuluan Diri atas nama pegawai yang bertanggungjawab di atas kehilangan berkenaan (sama ada kehilangan akibat kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapati dan perbelanjaan yang sia-sia) dari Pusat Tanggungjawab di mana kehilangan berlaku bagi mengganti jumlah wang yang hilang. Pendahuluan Diri Atas Kehilangan Wang Awam hendaklah diselaras selepas kelulusan hapus kira oleh Lembaga Pengarah Universiti atau penggantian sepenuhnya wang awam yang terlebih/dibayar tanpa kuasa, daripada penerima bayaran atau setelah tindakan surcaj ke atas pegawai yang kecuaian sehingga menyebabkan bayaran terlebih/hasil tidak boleh didapatkan/hutang yang tidak boleh dapat balik, diputuskan oleh Lembaga Tatatertib Universiti. Kemas kini : Januari

8 20. MOD BAYARAN Pembayaran boleh dibuat melalui mod bayaran berikut: Bayaran melalui cek berpalang Akaun Penerima Sahaja atas nama vendor dan dicatatkan nama dan nombor akaun bank vendor berkenaan. Manakala bagi penerima individu, nama penerima dan nombor kad pengenalan hendaklah dicatatkan di atas cek bayaran. Bayaran melalui mod pemindahan wang secara elektronik (Electronic Fund Transfer) termasuk melalui Inter Bank Giro, deraf bank dan Telegraphic Transfer. 21. PEMBATALAN PALANG CEK Pembatalan palang cek dibenarkan jika memenuhi syaratsyarat berikut :- Penerima cek adalah individu. Nilai cek sehingga RM5,000. Penerima cek berkenaan/ wakil (mengikut pekeliling yang berkuat kuasa) hendaklah datang sendiri ke Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus serta membawa bersama kad pengenalan/pasport asal penerima cek. (d) Pembatalan palang cek hanya boleh ditandatangani oleh staf yang diberi kuasa. (e) Bagi cek yang melebihi RM5,000, kelulusan Bendahari/ Rektor/Penyelaras Kampus atau staf yang diberi kuasa hendaklah diperolehi. Pekeliling Bendahari Bil. 16/2008 Pindaan Kepada Pekeliling Bendahari Bil 7/2006 (Garis Panduan Tindakan Pencegahan) 22. LARANGAN MEMBATALKAN PALANG CEK BAYARAN KEPADA VENDOR Pembatalan palang bagi cek bayaran kepada vendor tidak dibenarkan sama sekali. 23. KUASA MENANDATANGANI CEK ATAU ARAHAN BAYARAN ATAU INTER BANK GIRO Setiap cek perlu ditandatangani oleh dua orang pegawai Universiti yang diberi kuasa untuk menandatangani cek dan salah seorang daripadanya hendaklah pegawai dari Pejabat Bendahari. 119 Menandatangani Cek Atau Kelulusan Pindahan Dana Elektronik Kemas kini : Januari

9 Urusan bayaran melalui pemindahan wang secara elektronik hendaklah diluluskan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa. Kawalan dalaman dan keselamatan yang mencukupi hendaklah diadakan. 24. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG MENANDATANGANI CEK ATAU ARAHAN BAYARAN ATAU INTER BANK GIRO Pegawai-pegawai yang menandatangani cek adalah bertanggungjawab secara bersesama dan masingmasing bagi memastikan bahawa cek yang ditandatangani adalah cek yang sepatutnya dikeluarkan. Pegawai-pegawai yang diberi kuasa untuk membuat pemindahan wang secara elektronik adalah bertanggungjawab secara bersesama dan masing-masing bagi memastikan bahawa pindahan itu adalah dikeluarkan dengan sepatutnya. 25. TEMPOH SAH LAKU CEK Tempoh sah laku cek Universiti ialah tiga (3) bulan dari tarikh ia dikeluarkan. 26. CEK ATAU PINDAHAN WANG SECARA ELEKTRONIK TERBATAL Cek yang tidak ditunaikan pada akhir tempoh tiga(3) bulan dari tarikh ianya dikeluarkan hendaklah disifatkan sebagai terbatal dengan sendirinya. Dalam melaksanakan pindahan wang secara elektronik, transaksi yang dikembalikan oleh bank hendaklah disifatkan sebagai terbatal. Dalam semua hal, pegawai yang membenarkan bayaran yang asal mestilah diberitahu mengenai pembatalan sesuatu cek atau pembatalan sesuatu transaksi pindahan wang secara elektronik itu. 27. PENYERAHAN CEK KEPADA PENERIMA Semua cek hendaklah diserahkan melalui pos berdaftar ke alamat penerima yang didaftarkan atau di bank-in terus ke dalam akaun penerima. Penerima boleh mengambil sendiri cek dengan menulis nama, nombor kad pengenalan dan menurunkan tandatangan pada salinan baucar Tempoh Laku Cek 118 Cek Dan Pindahan Dana Elektronik Terbatal Cek Melalui Pos Dalam Sampul Berdaftar 2. Pekeliling Bendahari Bil. 7/ Garis Kemas kini : Januari

10 sebagai tanda akuan penerimaan cek. Manakala bagi cek vendor, penyerahan hanya boleh dilakukan dengan kebenaran Ketua Bahagian/ Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus, di mana penerima atau wakil mesti membawa pengenalan diri/vendor yang sah. Salinan pengenalan diri/vendor difailkan. Panduan Tindakan Pencegahan 28. KEHILANGAN CEK YANG DIKELUARKAN Jika sesuatu cek yang dikeluarkan oleh Universiti hilang atau salah letak sebelum diniaga, bayaran boleh didapati jika penerima bayaran mengemukakan satu perakuan bertulis bahawa bayaran tidak diterimanya kepada pegawai yang mengeluarkan cek itu,dan: (i) Pegawai pembayar hendaklah mengambil tindakan bagi menahan cek itu daripada ditunaikan; (ii) (iii) Selepas tindakan menahan bayaran disahkan oleh bank, pegawai pembayar hendaklah menentukan bahawa cek itu tidak melalui akaun banknya dalam tempoh sehingga masa pengesahan itu; dan Kemudiannya suatu cek baru dikeluarkan. Tindakan menahan bayaran tidak perlu diambil jika tempoh sah laku cek telah luput, tetapi masih juga perlu dipastikan bahawa ia tidak melalui akaun bank. 29. PEMBATALAN CEK Cek hendaklah dibatalkan apabila telah melampaui tempoh sah laku atau terdapat kesilapan teknikal pada cek yang dikeluarkan atau dilaporkan/diketahui hilang. Jika cek yang dibatalkan belum direkod di dalam lejer am dan buku tunai, baucar jernal pembatalan cek tidak perlu disediakan. Cek tersebut hendaklah dicap BATAL dan dikepilkan pada keratan cek di dalam buku cek. Bagi cek yang dijana melalui sistem, fail pembatalan cek hendaklah dibuka untuk menyimpan cek yang telah dibatalkan. Jika cek yang dibatalkan telah direkod di dalam lejer am dan buku tunai, jernal pembatalan cek 123 Kehilangan Cek Yang Dikeluarkan Oleh Jabatan Kerajaan Pekeliling Bendahari Bil.11/1989 Peraturan Perakaunan Pembatalan Cek Kemas kini : Januari

11 perlu disediakan. 30. JENIS PEMBATALAN CEK Pembatalan cek terbahagi kepada tiga (3) jenis iaitu:- Pembatalan cek yang tidak perlu diganti dengan cek baru. Pembatalan cek yang perlu diganti dengan cek baru. Pembatalan cek yang tidak pasti sama ada perlu diganti atau tidak. 31. DAFTAR CEK BATAL Satu daftar perlu diselenggarakan untuk merekodkan semua cek yang dibatalkan. Tindakan pelarasan hendaklah diambil jika terdapat perbezaan. Pekeliling Bendahari Bil.11/1989 Peraturan Perakaunan Pembatalan Cek (e) Cek Dan Pindahan Dana Elektronik Terbatal 2. Pekeliling Bendahari Bil.11/1989 Peraturan Perakaunan Pembatalan Cek 32. AKTA WANG TAK DITUNTUT 1965 (PINDAAN 1989) Apabila cek yang telah dibatalkan dan masih belum diganti tidak kurang dari 12 bulan setelah ia menjadi hutang, maka hutang tersebut tertakluk kepada Akta Wang Tak Dituntut 1965 (Pindaan 1989). Sebelum mengambil langkah seperti yang diperuntukan dalam Akta Wang Tak Dituntut, jernal pelarasan perlu dibuat dengan mendebitkan Akaun Pelarasan Pembatalan Cek dan kredit Akaun Wang Tak Dituntut. Peruntukan di dalam Akta Wang Tak Dituntut 1965 (Pindaan 1989) menggariskan seperti berikut :- (i) Seksyen 10(1) Universiti dikehendaki menyelenggara dan menyimpan satu Daftar Wang Tak Dituntut. (ii) Seksyen 10(2) Universiti dikehendaki mengiklankan wang yang tak dituntut, di dalam Warta Kerajaan. 1. Pekeliling Bendahari Bil. 8/ Akta Wang Tak Dituntut 1965 Pindaan Pekeliling Bendahari (Pengurusan Wang) Bil. 11/1993 Penyeragaman Akaun Bank Kemas kini : Januari

12 (iii) Seksyen 10(3) Semua wang tak dituntut bagi tempoh 1 Januari hingga 31 Disember hendaklah diisytiharkan kepada Pendaftar Wang Tak Dituntut dengan mengisi Borang UMA 3 bertarikh 31 Disember tahun berkenaan. (iv) Seksyen 11(1) Semua wang yang tidak dibayar dalam tempoh 12 bulan selepas tarikh pengisytiharan kepada Pendaftar Wang Tak Dituntut, hendaklah dibayar kepada Akaun Amanah Disatukan dalam tempoh tiga (3) bulan dari bulan Januari hingga ke akhir bulan Mac setiap tahun (selewat-lewatnya 31 Mac). Bayaran hendaklah disertakan dengan Borang UMA 3 dan Borang UMA 4. Baucar bayaran kepada Pendaftar Wang Tak Dituntut disediakan dengan mendebit Akaun Wang Tak Dituntut dan kredit Buku Tunai. (d) Borang UMA 3 dan UMA 4 boleh didapati daripada Pejabat Pendaftar Wang Tak Dituntut, Bahagian Amanah Dan Sekuriti, Jabatan Akauntan Negara Malaysia. 33. PENYIMPANAN CEK Cek stok dan cek yang telah disediakan tetapi masih dalam proses untuk mendapatkan tandatangan atau cek yang telah ditandatangani dan dalam urusan untuk diserahkan kepada penerima atau untuk diposkan hendaklah disimpan dalam peti besi yang berkunci. 34. DAFTAR STOK CEK Apabila stok cek diterima daripada bank, pemeriksaan hendaklah dibuat serta-merta oleh staf yang bertanggungjawab dengan urusan pengeluaran cek bagi memastikan tidak ada cek yang hilang. Buku Daftar Stok Cek hendaklah dibuka untuk dicatatkan tarikh penerimaan cek stok, nombor siri cek, tarikh pemeriksaan stok, kuantiti yang diterima, kuantiti yang dikeluarkan dan baki stok, nama staf yang membuat pemeriksaan ke atas cek yang diterima serta tandatangan. Ketua Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus atau pegawai yang diberi kuasa dikehendaki mengesahkan butiran yang 116 Penyimpanan Stok Cek 115 Pemeriksaan Stok Cek Kemas kini : Januari

13 telah dimasukkan ke dalam buku daftar, dengan menurunkan tandatangan di ruang yang disediakan. Daftar Stok Cek hendaklah dikemas kini apabila stok cek dikeluarkan. 35. PENYIMPANAN DOKUMEN BAYARAN Baucar bayaran dan setiap helaian dokumen sokongan hendaklah dicap atau ditebuk dengan mesin perforator perkataan SUDAH DIBAYAR. Baucar bayaran bagi pembelian harta atau inventori hendaklah dicap pada setiap helaian dokumen dengan perkataan HARTA TETAP atau INVENTORI, mana yang berkaitan. Baucar bayaran hendaklah difailkan mengikut nombor siri yang berturutan bagi sesuatu bulan dan disimpan di Stor Dokumen atau di tempat yang ditentukan mengikut tempoh penyimpanan dokumen yang ditetapkan. (d) Baucar HARTA TETAP atau INVENTORI dan CAGARAN hendaklah disimpan di Stor Dokumen atau di tempat yang ditentukan mengikut tempoh penyimpanan dokumen yang ditetapkan sehingga harta tetap atau inventori tersebut dilupuskan dan sehingga cagaran dipulangkan. 36. PENDAHULUAN PERJALANAN (d) Diberikan kepada staf yang dikehendaki oleh Universiti untuk menjalankan tugas rasmi atau berkursus di luar Ibu Pejabat sama ada di dalam atau di luar negeri, di mana penginapan dan makanan tidak disediakan. Jika bertugas atau berkursus di dalam negeri, pendahuluan perjalanan yang boleh dibayar ialah sebanyak 90% daripada jumlah keseluruhan perkiraan elaun makan dan elaun hotel yang layak dibayar kepada staf berkenaan. Bagi staf yang dikehendaki bertugas atau berkursus di luar negeri, pendahuluan yang boleh dibayar ialah 100% berdasarkan kadar elaun makan dan sewa hotel keseluruhan yang layak dituntut oleh staf. Pendahuluan perjalanan boleh dipohon dengan melengkapkan Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan atau permohonan melalui Portal Kewangan Pejabat Bendahari. Pekeliling Bendahari Bil 2/2007 Garis Panduan Mengenai Pendahuluan Perjalanan Dan Pelarasan Kemas kini : Januari

14 37. PENDAHULUAN PELBAGAI Pendahuluan pelbagai diberikan kepada staf untuk membuat pembelian barang-barang/perkhidmatan (tidak termasuk aset dan inventori) bagi mengendalikan sesuatu projek atau aktiviti rasmi Universiti atau membeli keperluan Pusat Tanggungjawab tertakluk kepada had nilai, jenis keperluan dan peraturan perolehan yang berkuat kuasa. Pendahuluan pelbagai boleh dipohon dengan melengkapkan Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai atau permohonan melalui Portal Kewangan Pejabat Bendahari. Staf yang mengambil pendahuluan pelbagai hendaklah membelanjakan wang yang telah diambil hanya untuk pembelian barangbarang/perkhidmatan seperti yang di senaraikan dalam Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai atau permohonan melalui Portal Kewangan Pejabat Bendahari. Pembelian barang-barang yang lain selain daripada yang disenaraikan adalah tidak dibenarkan. 38. PENDAHULUAN PELBAGAI UNTUK PROJEK/ AKTIVITI YANG MELEBIHI DUA (2) BULAN Bagi projek/aktiviti yang memerlukan masa lebih daripada dua (2) bulan, pendahuluan pelbagai hendaklah dipohon secara berperingkat. Jumlah pendahuluan bagi sesuatu peringkat hendaklah berdasarkan perbelanjaan yang perlu dan mampu dibuat dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh cek/bayaran pendahuluan dikeluarkan. Walau bagaimanapun, jumlah tersebut tertakluk kepada jumlah maksimum yang ditetapkan. 39. PEMULANGAN WANG PENDAHULUAN Wang pendahuluan perjalanan / pelbagai hendaklah dikembalikan bagi kes berikut:- Jika jumlah perbelanjaan kurang daripada jumlah pendahuluan yang diambil, baki wang hendaklah dipulangkan di Kaunter Penerimaan Pejabat Bendahari dalam tempoh yang ditetapkan. Jika perjalanan / projek atau aktiviti dibatalkan setelah wang pendahuluan diterima, keseluruhan jumlah pendahuluan hendaklah serta-merta Pekeliling Bendahari Bil 12/2006 Garis Panduan Mengenai Pendahuluan Pelbagai Dan Pelarasan Pekeliling Bendahari Bil 12/2006 Garis Panduan Mengenai Pendahuluan Pelbagai Dan Pelarasan 1. Pekeliling Bendahari Bil 7/2013 Garis Panduan Pengurusan Pendahuluan Pelbagai, Pelarasan Dan Tuntutan Perbelanjaan Pelbagai Yang Telah Didahulukan Oleh Staf Kemas kini : Januari

15 dipulangkan di Kaunter Penerimaan Pejabat Bendahari. 2. Pekeliling Bendahari Bil 2/2007 Garis Panduan Mengenai Pendahuluan Perjalanan Dan Pelarasan 40. PELARASAN PENDAHULUAN Pendahuluan perjalanan hendaklah diselaraskan melalui tuntutan perjalanan yang perlu dikemukakan ke Bahagian / Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus sebelum 10 hari bulan dalam bulan berikutnya. Pendahuluan pelbagai hendaklah diselaraskan dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh bayaran pendahuluan diberikan, dengan mengemukakan resit-resit perbelanjaan yang telah disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab / staf yang menyelaras projek/aktiviti atau resit pemulangan wang kepada Bahagian/Unit Kewangan Zon/ Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus, di mana pendahuluan diambil. 41. PELARASAN PENDAHULUAN MELALUI POTONGAN GAJI Potongan gaji secara automatis sama ada sekali gus/mengikut tempoh yang ditetapkan, akan dibuat jika staf yang mengambil pendahuluan perjalanan atau pendahuluan pelbagai:- Tidak mengemukakan tuntutan perjalanan atau resit perbelanjaan dalam tempoh yang ditetapkan; atau Tidak mengembalikan baki wang pendahuluan/ keseluruhan jumlah pendahuluan, jika projek/aktiviti dibatalkan; atau Jika terdapat resit-resit perbelanjaan yang tidak boleh diambil kira untuk menyelaraskan pendahuluan yang telah diambil. 42. TUNTUTAN PERJALANAN STAF Tuntutan perjalanan hendaklah dibuat menggunakan Borang Tuntutan Perjalanan atau melalui Portal Kewangan Pejabat Bendahari dan 1. Pekeliling Bendahari Bil 12/2006 Garis Panduan Mengenai Pendahuluan Pelbagai Dan Pelarasan 2. Pekeliling Bendahari Bil 2/2007 Garis Panduan Mengenai Pendahuluan Perjalanan Dan Pelarasan 1. Pekeliling Bendahari Bil 12/2006 Garis Panduan Mengenai Pendahuluan Pelbagai Dan Pelarasan 2. Pekeliling Bendahari Bil 2/2007 Garis Panduan Mengenai Pendahuluan Perjalanan Dan Pelarasan 100 Tuntutan Perjalanan Pegawai Awam Kemas kini : Januari

16 (d) dihantar ke Bahagian/Unit Kewangan Zon / Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus tidak lewat dari 10 hari bulan dalam bulan berikutnya. Hanya satu tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam yang boleh dibuat bagi satu-satu bulan. Jika perjalanan dimulakan pada atau hampir hujung bulan dan tugas disempurnakan/selesai dalam bulan berikutnya, hitungan kilometer pergi dan balik hendaklah dianggap sebagai perjalanan bagi bulan perjalanan itu disempurnakan. Tuntutan bagi perjalanan rasmi dalam negeri atau luar negeri dan perpindahan rumah atau perpindahan/pertukaran tempat bertugas hendaklah dibuat dalam tuntutan yang berasingan. 43. TUNTUTAN PERJALANAN MELAMPAUI TEMPOH Tuntutan Perjalanan Melampaui Bulan (i) (ii) Tuntutan Perjalanan Melampaui Bulan bermaksud tuntutan perjalanan yang dikemukakan ke Bahagian/ Unit Kewangan Zon / Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan/Kampus selepas 10 haribulan dalam bulan berikutnya, dalam tahun kewangan yang sama. Contohnya tuntutan perjalanan bulan Februari 2013, yang sepatutnya dikemukakan ke Bahagian /Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus tidak lewat daripada 10 Mac 2013, tetapi dikemukakan pada 5 April Jika atas sebab-sebab tertentu, tuntutan tidak dapat dikemukakan sebelum 10 haribulan dalam bulan berikutnya, penjelasan bertulis mengenai kelewatannya membuat tuntutan, hendaklah disertakan bersama dengan Borang Tuntutan Perjalanan dan dikemukakan ke Bahagian/Unit Kewangan Zon/ Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus. Pekeliling Bendahari Bil. 6/2009 Peraturan Mengenai Tuntutan Perjalanan Melangkau Bulan / Melangkau Tahun Tuntutan Perjalanan Melampaui Tahun (i) Tuntutan Perjalanan Melampaui Tahun bermaksud :- Kemas kini : Januari

17 (ii) Tuntutan perjalanan tahun kewangan semasa yang dikemukakan ke Bahagian/Unit Kewangan Zon/ Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan/Kampus dalam tahun kewangan berikutnya atau selepasnya; Contoh - Tuntutan perjalanan tahun 2012 dikemukakan ke Bahagian/Unit Kewangan Zon/ Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan/Kampus dalam tahun 2013 atau selepasnya, kecuali tuntutan perjalanan bulan Disember 2012, yang mana perlu dikemukakan tidak lewat daripada 10 Januari Atau Tuntutan perjalanan tahun kewangan yang lepas atau sebelumnya yang dikemukakan ke Bahagian/Unit Kewangan Zon / Pejabat Bendahari UiTM Negeri /Cawangan/Kampus dalam tahun kewangan semasa atau selepasnya. Contoh - tuntutan perjalanan tahun 2012 atau tahun sebelumnya dikemukakan ke Bahagian/Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/ Cawangan/Kampus, dalam tahun 2013 atau selepasnya, kecuali tuntutan perjalanan bulan Disember 2012, yang mana perlu dikemukakan tidak lewat daripada 10 Januari Jika atas sebab-sebab tertentu, tuntutan tidak dapat dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan, penjelasan bertulis mengenai kelewatannya membuat tuntutan, hendaklah disertakan bersama dengan Borang Tuntutan Perjalanan dan dikemukakan kepada : Bendahari bagi staf di UiTM Kampus Induk Rektor / Penyelaras Kampus masingmasing bagi staf di UiTM Negeri / Cawangan / Kampus untuk mendapatkan kelulusan bayaran. 44. ELAUN PERJALANAN KENDERAAN Seseorang staf yang menggunakan kenderaan Pekeliling Bilangan 3 Tahun Kemas kini : Januari

18 sendiri bagi menjalankan tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut dan dibayar Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kadar yang berkuat kuasa; Seseorang staf yang menggunakan kenderaan yang disediakan oleh Universiti atau penganjur semasa menjalankan tugas rasmi, tidak layak dibayar Elaun Perjalanan Kenderaan; Seseorang staf dikehendaki menggunakan perkhidmatan kapal terbang atau kereta api bagi menjalankan tugas rasmi di tempat yang boleh dihubungi terus oleh kapal terbang atau kereta api. Oleh itu, beliau tidak layak dibayar Elaun Perjalanan Kenderaan melainkan dalam keadaan seperti berikut:- (d) (i) (ii) (iii) Jika jarak di antara kedua-dua tempat adalah kurang daripada 240 km; Apabila seseorang staf dikehendaki juga menjalankan tugas rasminya di beberapa tempat di sepanjang perjalanan; Apabila didapati mustahak dan terpaksa bagi seseorang staf berkenderaan sendiri; dan (iv) Apabila seseorang staf mustahak dan terpaksa membawa staf lain sebagai penumpang yang juga menjalankan tugas rasmi. Bagi peruntukan 44(ii-iv), kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah dilampirkan pada Borang Tuntutan Perjalanan staf tersebut. 45. TAMBANG GANTIAN Seseorang staf yang menggunakan kenderaan sendiri untuk bertugas di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240 km daripada Ibu Pejabatnya dan terdapat perkhidmatan terus kapal terbang atau kereta api, layak dibayar Tambang Gantian mengikut kadar tambang pengangkutan yang sesuai dengan kelayakannya, dengan syarat dinyatakan dalam Borang Tuntutan Perjalanan, bahawa beliau telah menggunakan kenderaannya sendiri. Tambang Gantian tersebut hendaklah bersamaan dengan tambang kapal terbang atau tambang kereta api, mengikut mana yang berkenaan Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Anggota Tentera Dan Anggota Polis) Pekeliling Bilangan 3 Tahun 2003 Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Anggota Tentera Dan Anggota Polis) Kemas kini : Januari

19 Seseorang staf yang dibayar Tambang Gantian tidak layak dibayar apa-apa tambang atau bayaran tambahan yang bersabit dengan perjalanan kapal terbang atau kereta api seperti tambang dari rumah ke lapangan terbang/stesen kereta api dan sebaliknya, tambang dari lapangan terbang/ stesen kereta api ke tempat penginapan/hotel dan sebaliknya, bayaran Cukai Lapangan Terbang atau bayaran tempat tidur dalam kereta api (berth charges) 46. PANJAR WANG RUNCIT Panjar Wang Runcit bermaksud sejumlah wang yang diperuntukkan untuk tujuan perbelanjaan kecil yang diperlukan segera Membenarkan Panjar 2. Pekeliling Bendahari Bil 3/ Garis Panduan Pengurusan Wang Runcit 47. PERBELANJAAN DAN HAD NILAI YANG DIBENARKAN Panjar Wang Runcit boleh digunakan untuk apa-apa perbelanjaan kecil yang diperlukan SEGERA, bernilai tidak melebihi RM (Ringgit Malaysia : Lima Ratus sahaja), bagi satu resit pembelian, tertakluk kepada peraturan dan syarat-syarat perbelanjaan Panjar Wang Runcit yang berkuat kuasa. 48. PERMOHONAN PANJAR WANG RUNCIT Semua Pusat Tanggungjawab boleh memohon untuk mewujudkan Panjar Wang Runcit dengan mengemukakan permohonan bertulis kepada Bendahari / pegawai yang diberi kuasa yang mengandungi justifikasi keperluan panjar, amaun yang diperlukan dan Pegawai Pengendali Panjar Wang Runcit. 49. SENARAI PANJAR WANG RUNCIT Pejabat Bendahari hendaklah menyimpan satu senarai induk Panjar Wang Runcit yang diluluskan kepada Pusat Tanggungjawab yang merangkumi jumlah bagi setiap panjar. Kemas kini : Januari

20 50. PENGGUNAAN PANJAR WANG RUNCIT Panjar Wang Runcit mestilah digunakan hanya bagi maksud ianya diadakan dan hendaklah dikeluarkan dan diakaunkan mengikut syarat-syarat kelulusan yang telah diberi. Perbelanjaan yang tidak mengikut tujuan asal Panjar Wang Runcit tersebut dipohon, tidak akan diambil kira semasa pembayaran rekupmen. 51. PETI PANJAR WANG RUNCIT Peti Panjar Wang Runcit adalah bekas/kotak atau tempat yang boleh dikunci untuk menyimpan wang panjar. Wang awam lain tidak boleh disimpan bersama-sama dengan wang panjar. Peti Panjar Wang Runcit hendaklah dimasukkan ke dalam peti besi atau kabinet berkunci jika tidak ada pembayaran wang yang perlu dibuat. 52. BUKU PANJAR WANG RUNCIT Buku Panjar Wang Runcit adalah buku untuk merekodkan transaksi penerimaan imbuhan dan pembayaran serta hendaklah sentiasa dikemas kini dan direkod sebaik sahaja terdapat transaksi. 53. SUBBAUCAR Subbaucar ialah dokumen untuk merekodkan bayaran bagi perbelanjaan yang menggunakan Panjar Wang Runcit dan diberikan nombor mengikut turutan. Nombor subbaucar berkenaan dicatatkan dalam Buku Panjar Wang Runcit setiap kali transaksi dibuat. (d) Resit perbelanjaan/tuntutan hendaklah dikepilkan pada subbaucar dan diluluskan oleh Pegawai Melulus yang dilantik, sebelum sesuatu bayaran daripada Panjar Wang Runcit dibuat. Setelah bayaran dibuat, subbaucar dan setiap helaian resit/tuntutan/ dokumen bayaran yang berkaitan hendaklah dicap SUDAH DIBAYAR. Subbaucar hendaklah disusun mengikut turutan nombor (ascending order) untuk permohonan imbuhan. Kemas kini : Januari

21 54. PERMOHONAN IMBUHAN PANJAR WANG RUNCIT Pusat Tanggungjawab disyorkan supaya membuat permohonan imbuhan Panjar Wang Runcit apabila 70% daripada jumlah wang panjar yang diperuntukkan, telah dibelanjakan. Tiap-tiap imbuhan tidak boleh melebihi jumlah yang telah dibelanjakan. Permohonan imbuhan hendaklah disertakan dengan salinan asal helaian Buku Panjar Wang Runcit, subbaucar berserta resit-resit perbelanjaan yang telah dicap pada setiap helaian, dengan cap SUDAH DIBAYAR. 55. PEMERIKSAAN MENGEJUT PETI PANJAR WANG RUNCIT / PETI WANG TUNAI Bahagian/Unit Kewangan Zon/ Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan/Kampus hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala dan tidak kurang daripada sekali dalam tempoh enam (6) bulan ke atas peti wang tunai / Peti Panjar Wang Runcit di Pusat Tanggungjawab masing-masing. Pemeriksaan ini bertujuan untuk menentukan baki Buku Panjar Wang Runcit dan baki fizikal wang dan pengendalian Panjar Wang Runcit adalah mengikut peraturan. Hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan dalam Sijil Pengiraan Panjar Wang Runcit dan Buku Pemeriksaan Mengejut Peti Wang Tunai. (d) Sekiranya terdapat apa-apa perbezaan atau ketidakakuran kepada mana-mana peraturan, satu laporan lengkap mengenainya hendaklah disediakan dengan serta-merta dan dikemukakan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab dan sesalinan kepada Bendahari. 56. DAFTAR PEMERIKSAAN PETI PANJAR WANG RUNCIT / PETI WANG TUNAI Buku Daftar Pemeriksaan Peti Panjar Wang Runcit / Peti Wang Tunai hendaklah dibuka untuk merekodkan tarikh pemeriksaan dibuat, staf yang membuat pemeriksaan dan hasil pemeriksaan. Kemas kini : Januari

22 57. PERKIRAAN TAHUNAN PANJAR WANG RUNCIT Bahagian/Unit Kewangan Zon/ Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan /Kampus hendaklah membuat pemeriksaan ke atas Panjar Wang Runcit yang dikendalikan oleh Pusat Tanggungjawab, di bawah pengawasan masing-masing, selepas penutupan urusan pada hari kerja terakhir dalam tahun semasa atau sebelum permulaan urusan pada hari kerja pertama dalam tahun berikutnya. Pemeriksaan ini bertujuan untuk menentukan baki Panjar Wang Runcit pada akhir tahun. Hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan dalam Sijil Pengiraan Panjar Wang Runcit dan dilampirkan sebagai dokumen sokongan kepada Borang Perakuan Panjar Wang Runcit. 58. PERTUKARAN PEGAWAI YANG MENGENDALIKAN PANJAR WANG RUNCIT Apabila berlaku pertukaran pegawai yang mengendalikan Panjar Wang Runcit, suatu penyata serupa dengan penyata bulanan Panjar yang menunjukkan kedudukan Panjar pada masa penyerahan tugas hendaklah disediakan, ditandatangan oleh kedua-dua pegawai yang menyerah tugas dan yang mengambil alih tugas dan diberikan kepada Bendahari. Satu salinan penyata diberikan kepada Bahagian / Unit Kewangan Zon / Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan /Kampus yang berkenaan. 59. PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT Sekiranya sesuatu Panjar tidak diperlukan lagi, Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah mengemukakan cadangan secara bertulis untuk menutup akaun berkenaan kepada Bendahari. Setelah mendapat kelulusan, Panjar itu hendaklah ditutup dan wang Panjar dikembalikan kepada Bendahari. 113(f) Pengendalian Panjar 113(e) - Pengendalian Panjar 113(g) - Pengendalian Panjar 60. PERMOHONAN WANG APUNGAN ( FLOAT ) Pusat Tanggungjawab boleh memohon untuk mendapatkan wang apungan ( float ) sekiranya mempunyai kaunter yang memerlukan wang tukaran kecil. Pusat Tanggungjawab hendaklah mengemukakan Kemas kini : Januari

23 permohonan bertulis kepada Bendahari / pegawai yang diberi kuasa yang mengandungi justifikasi keperluan wang apungan dan amaun yang diperlukan. Kemas kini : Januari