PEMERIKSAAN MANAJEMEN TERHADAP FUNGSI PENJUALAN PADA PT. SERBA MULIA AUTO DI SAMARINDA JURNAL YULIANA NUR HIDDAYATIKA NIM :

Transkripsi

1 PEMERIKSAAN MANAJEMEN TERHADAP FUNGSI PENJUALAN PADA PT. SERBA MULIA AUTO DI SAMARINDA JURNAL YULIANA NUR HIDDAYATIKA NIM : Dibawah Bimbingan : 1. Drs. H. Hamid Bone, M.Si., Ak 2. Dr. Ledy Setiawati, SE., M.Si FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MULAWARMAN SAMARINDA ABSTRACT The Objectives of this research are to determine the level of effectiveness, efficiency, and economically management of the sales of Yamaha motorcycles at PT. Serba Mulia Auto. The analytical tools used in management audit of the sales function at PT. Serba Mulia Auto is to use the stages in the management audit consisting of a preliminary audit, review and testing of management controls, advanced inspection stage or detailed audit, reporting stage, and follow-up audit stage. Based on the results of research conducted at PT. Serba Mulia Auto in Samarinda is known that the management of the sales activity is ineffective because the sale has not been able to reach the expected target. For the promotion conducted by company are less helping to achieve the target. Promotion budgets in 2011 which had been set by PT. Serba Mulia Auto is Rp 53,400, but the company has been using the cost of promotion up to Rp 55,800, so it has been happened wastage of the company resources to carry out promotion activities to market their products. Thereby can be concluded that the company was not economical. Sales administration costs budget for year 2011 is Rp 259,130, but the realization of the sales administration costs in 2011 which had been spent by the company is until the amount Rp 285,460, so the realization of sales administration costs had exceeded the budget that has been determined by management and it has been made the company become inefficient. Keywords: Management audit, sales function, effectively, efficiently, economically RINGKASAN Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah pengelolaan penjualan sepeda motor Yamaha pada PT. Serba Mulia Auto telah dilaksanakan secara efektif, efisien, dan hemat. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui tingkat keefektifan, keefisienan, dan kehematan pengelolaan penjualan sepeda motor Yamaha pada PT. Serba Mulia Auto. 1

2 Adapun alat analisis yang digunakan dalam pemeriksaan manajemen terhadap fungsi penjualan pada PT. Serba Mulia Auto adalah dengan menggunakan tahapan-tahapan dalam pemeriksaan manajemen yang terdiri dari audit pendahuluan, review dan pengujian pengendalian manajemen, tahap pemeriksaan lanjutan atau audit terinci, tahap pelaporan, dan tahap tindak lanjut pemeriksaan. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada PT. Serba Mulia Auto di Samarinda diketahui bahwa pengelolaan pada kegiatan penjualan kurang efektif dikarenakan penjualan belum dapat memenuhi target yang diinginkan, dimana target penjualan sepeda motor Yamaha untuk tahun 2011 adalah sebanyak 744 unit atau dengan anggaran penjualan sebesar Rp ,00 tetapi perusahaan hanya mampu menjual sepeda motor Yamaha sebanyak 709 unit selama tahun 2011 atau dengan realisasi penjualan sebesar Rp ,00. Untuk promosi yang dilakukan perusahaan kurang begitu membantu pencapaian target. Anggaran biaya promosi tahun 2011 yang telah ditetapkan oleh PT. Serba Mulia Auto adalah sebesar Rp ,00 namun perusahaan telah memakai biaya promosi sebesar Rp ,00 sehingga telah terjadi pemborosan sumber daya perusahaan untuk melakukan aktivitas promosi untuk memasarkan produknya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perusahaan ini kurang hemat. Anggaran biaya administrasi penjualan untuk tahun 2011 adalah sebesar Rp ,00 namun realisasi pemakaian biaya administrasi penjualan pada tahun 2011 yang dikeluarkan perusahaan adalah sebesar Rp ,00 sehingga biaya administrasi penjualan yang terealisasi melebihi dari anggaran yang telah ditentukan oleh manajemen dan hal ini menyebabkan perusahaan kurang efisien. Kata Kunci: Pemeriksaan manajemen, fungsi penjualan, efektif, efisien, ekonomis PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang PT. Serba Mulia Auto merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan sepeda motor merk Yamaha. PT. Serba Mulia Auto juga berusaha dengan penjualan ini dapat mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan dengan memperoleh laba tiap tahunnya untuk menutup semua resiko dan kerugian yang mungkin timbul selama perusahaan beroperasi. Agar perusahaan dapat memperoleh laba yang diinginkan perlu adanya efektifitas, efisiensi, dan kehematan dalam melaksanakan kegiatan penjualan dan pemasaran. Untuk menjamin kegiatan dijalankan secara efektif, efisien, dan hemat adalah dengan menetapkan sistem pengendalian manajemen. Dari penelitian pendahuluan yang telah dilakukan, ditemukan adanya permasalahan pada perusahaan tersebut, dimana target penjualan sesungguhnya yang direncanakan belum tercapai keseluruhan, yaitu pada tahun 2011 yang direncanakan adalah 744 unit sepeda motor, namun yang dicapai hanya 709 unit sepeda motor sehingga mengakibatkan penjualan yang ingin dicapai oleh perusahaan masih kurang dari yang diharapkan. Hal ini disebabkan karena kurang gencarnya promosi dan advertensi padahal pemakaian dana yang digunakan untuk melakukan promosi sudah lebih dari yang dianggarkan oleh perusahaan, serta sistem pengendalian manajemen yang berlaku didalam perusahaan masih terdapat kekurangan. Hal ini disebabkan karena masih lemahnya pengukuran atau evaluasi perusahaan terhadap sistem perencanaan, dan pelaksanaan (organisasi, sistem otorisasi, dan praktik yang sehat). Bila hal ini berlangsung secara terus menerus, maka mengakibatkan kinerja 2

3 perusahaan menjadi tidak efektif, efisien dan hemat. Untuk menilai hal itu biasanya manajer membuat suatu alat kendali yang digunakan untuk mendapatkan dan menggunakan sumber daya secara efektif, efisien, dan ekonomis dalam rangka mencapai tujuan utama perusahaan. Untuk menilai tingkat efektifitas, efisiensi, dan kehematan perusahaan, diperlukan suatu pemeriksaan yang sistematis dan kritis terhadap kegiatan perusahaan. Pemeriksaan manajemen merupakan pemeriksaan terhadap kegiatan-kegiatan yang ada dalam perusahaan secara menyeluruh atau sebagian dari elemen-elemen yang ada, dengan tujuan memberikan rekomendasi yang konstruktif kearah perkembangan perusahaan dimasa yang akan datang. Dari uraian yang telah penulis jelaskan di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian pada PT. Serba Mulia Auto dengan judul Pemeriksaan Manajemen Terhadap Fungsi Penjualan Pada PT. Serba Mulia Auto di Samarinda. Dalam hal ini, penjualan yang akan dibahas adalah penjualan sepeda motor jenis manual dan matic dari produk Yamaha Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka yang menjadi permasalahannya adalah apakah pengelolaan penjualan sepeda motor Yamaha pada PT. Serba Mulia Auto telah dilaksanakan secara efektif, efisien, dan hemat Tujuan penelitian Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah untuk mengetahui tingkat keefektifan, keefisienan, dan kehematan pengelolaan penjualan sepeda motor Yamaha pada PT. Serba Mulia Auto Manfaat Penelitian Adapun yang menjadi manfaat dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Untuk mengaplikasikan teori pemeriksaan manajemen pada bagian penjualan pada PT. Serba Mulia Auto. b. Untuk memberikan rekomendasi kepada manajemen terhadap temuan-temuan untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan keekonomisan perusahaan. c. Sebagai bahan penelitian selanjutnya. KAJIAN PUSTAKA 2.1. Auditing Menurut Agoes (2004:2), Auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut. 3

4 Pemeriksaan Manajemen Pemeriksaan manajemen adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. (Agoes, 2004:173) Tujuan Pemeriksaan Manajemen Tujuan pemeriksaan manajemen adalah membantu semua peringkat manajemen dalam meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen dengan cara mengidentifikasikan aspek-aspek sistem dan prosedur serta rekomendasi kepada manajemen untuk meningkatkan efisien, efektif, dan kehematan Tahap Pemeriksaan Manajemen Agar pemeriksaan manajemen dapat mencapai tujuannya maka perlu disusun rencana tahap-tahap pemeriksaan yang akan dilaksanakan. Adapun tahap-tahap dalam pemeriksaan manajemen menurut Bayangkara (2008:9) adalah sebagai berikut: 1. Audit pendahuluan 2. Review dan pengujian pengendalian manajemen 3. Tahap pemeriksaan lanjutan atau audit terinci 4. Tahap pelaporan 5. Tahap tindak lanjut pemeriksaan 2.2. Pemeriksaan Manajemen Atas Penjualan Pemeriksaan manajemen atas penjualan diperlukan untuk mengukur sejauh mana kegiatan operasional perusahaan khususnya penjualan berjalan dengan baik. Pemeriksaan ini dilakukan agar target yang telah diinginkan dapat tercapai dengan baik dan mudah, sehingga perlu dilakukan pengawasan Pengertian Penjualan Menurut Mulyadi (2008:160) menyatakan bahwa penjualan adalah suatu kegiatan yang terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, secara kredit maupun tunai Tujuan Pemeriksaan Manajemen Atas Penjualan Dalam membuat rancangan program pemeriksaan atas bagian penjualan ini harus benar dan mencakup semua unsur yang akan diteliti. Sebagian program tersebut harus didasarkan pada pengetahuan pemeriksaan terhadap penjualan dan pemasaran serta titik-titik kelemahan yang dicurigai dalam sistem. Dalam pemeriksaan manajemen atas penjualan harus mencakup tujuan berikut ini: 1. Untuk membuat evaluasi atas perencanaan penjualan dan manajemen penjualan untuk menentukan bahwa ada suatu rencana penjualan yang masuk akal untuk mencapai sasaran penjualan. 2. Untuk menganalisis usaha pemasaran perusahaan untuk mendukung rencana penjualan. 4

5 Aplikasi Pemeriksaan Manajemen Berhubungan dengan Keefektifan, Keefisienan, dan Kehematan dalam Penjualan Salah satu kesuliatan utama yang dihadapi dalam pemeriksaan manajemen ialah menentukan kriteria untuk mengevaluasi apakah efektifitas, efisiensi, dan kehematan telah tercapai. Menurut Bayangkara (2008:12) definisi ekonomis, efisiensi, dan efektifitas adalah sebagai berikut: a. Ekonomis (kehematan) berhubungan dengan bagaimana perusahaan dalam mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam setiap aktivitasnya. b. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. c. Efektifitas merupakan ukuran tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu program/aktivitas telah mencapai tujuannya Sistem Pengendalian Manajemen Sejalannya proses suatu perusahaan apabila suatu perusahaan ingin dapat menjamin bahwa sumber-sumber yang diperoleh kemudian digunakan itu efektif dan efisien, maka perusahaan tersebut harus menerapkan proses dari sistem pengendalian manajemen Pengertian Sistem Pengendalian manajemen Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu proses yaitu penyusunan program, penyusunan anggaran, operasi, dan akuntansi serta pelaporan analisis. Menurut Anthony, et al. (2003:4) menyatakan sistem pengendalian manajemen adalah sebagai berikut: Management control system is organized systematic process and structure that management uses in management control. Sejalan dengan pengertian sistem pengendalian manajemen di atas bila suatu perusahaan ingin mendapatkan jaminan bahwa sumber-sumber yang diperoleh kemudian digunakan secara ekonomis, efektif, dan efisien, maka perusahaan tersebut harus menerapkan proses dari sistem pengendalian manajemen. Adapun proses dari sistem pengendalian manajemen adalah sebagai berikut: a. Pemrograman Menurut Sugiyono (2005:21) mengemukakan bahwa program adalah suatu rangkaian instruksi-instruksi dalam bahasa komputer yang disusun secara logis dan sistematis. Dalam tahap pemrograman perusahaan harus menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang ditentukan. b. Penganggaran Tugas pokok anggaran adalah untuk meramalkan transaksi-transaksi atau kejadian finansial dan kejadian non finansial dimasa yang akan datang. Selain itu anggaran juga mengembangkan informasi yang akurat bagi penerima anggaran. Untuk mencapai tujuan ini, anggaran harus disajikan secara jelas dan wajar. Adapun definisi anggaran menurut Munandar (2003:1) adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) yang akan datang. 5

6 c. Operasi dan Akuntansi Dalam tahap operasi diperlukan adanya pemisahan fungsi-fungsi yang cukup, adanya struktur organisasi yang baik dengan memperlihatkan adanya pemisahan tanggung jawab yang layak pada setiap tingkat atau jenjang manajemen, dan bahwa setiap eksekutif diberi otorisasi yang sesuai dengan tanggung jawabnya. Selain itu, fungsi-fungsi itu juga haruslah diisi atau ditempati oleh orang-orang yang tepat dan memadai, selanjutnya untuk memperlancar dan mempermudah prosedur dan jalannya aktifitas-aktifitas, para pelaksana in memerlukan pedoman (manual) didalam melaksanakan tugasnya. Sedangkan dalam akuntansi dilakukan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaanpenerimaan yang dihasilkan. d. Laporan dan Analisis Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan. Rencana-rencana yang telah dilaksanakan diukur dengan membandingkan antara pelaksanaan tersebut dengan yang direncanakan. Bila diemukan penyimpangan dan membuat perbaikanperbaikan untuk rencana selanjutnya. Proses selanjutnya adalah melaporkan hasil analisis tersebut kepada manajemen Sistem Pengendalian Manajemen Terhadap Pengelolaan Penjualan Penjualan merupakan suatu bidang yang dinamis disertai dengan kondisi yang selalu berubah-ubah, sehingga selalu terjadi masalah baru yang berbeda. Sistem pengendalian manajemen mempunyai pengaruh penting dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan penjualan. Proses operasi dan akuntansi dalam pelaksanaannya harus didukung oleh adanya pemisahan fungsi-fungsi yang cukup, pegawai yang cakap, sistem, prosedur, kebijaksanaan, dan praktek-praktek yang sehat di dalam fungsi penjualan. Pencatatan akuntansi penjualan harus dilakukan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Sejalan dengan pengertian diatas, bila perusahaan ingin menjamin bahwa sumbersumber yang diperoleh dan digunakan itu efisien dan efektif, perusahaan harus menyusun program dan rencana-rencana perusahaan dimasa yang akan datang, kemudian melaksanakan rencana tersebut serta mengadakan pengukuran dengan membandingkan antara pelaksanaan yang direncanakan. Bila terdapat penyimpangan maka perusahaan perlu membuat perbaikanperbaikan untuk rencana selanjutnya. Proses selanjutnya melaporkan hasil analisa tersebut kepada manajemen. Proses pelaksanaan rencana perusahaan akan melibatkan beberapa fungsi atau bagian lainnya. Maka harus ada pemisahan yang cukup di antara fungsi-fungsi tersebut. Bila syarat tersebut dipenuhi, maka sistem pengendalian intern akan tercipta dengan baik. Unsur-unsur pengendalian intern yang berhubungan erat dengan sistem pengendalian manajemen terhadap pengelolaan penjualan yaitu pengendalian terhadap organisiasi, sistem otorisasi, dan praktik yang sehat. Dalam pengendalian manajemen, masalah penelitian hasil suatu kegiatan atau evaluasi adalah sangat penting, karena dapat dijadikan tolak ukur prestasi manajemen yang bertanggungjawab atas kegiatan tersebut serta dapat digunakan untuk mencari sebab terjadinya penyimpangan apabila hasil yang dicapai tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. 6

7 Maka setelah melakukan pelaksanaan kegiatan, proses selanjutnya yang perlu dilakukan adalah proses pengukuran atau evaluasi Kerangka Pikir Kerangka pikir adalah suatu model yang menerapkan bagaimana hubungan suatu teori dengan faktor-faktor yang penting yang telah diketahui dalam suatu masalah tertentu. Berdasarkan kajian teoritis maka kerangka pikir penelitian sangat dibutuhkan sebagai alur berpikir sekaligus sebagai landasan untuk menentukan hasil penelitian. Penyusunan kerangka pikir juga akan memudahkan pembaca untuk memahami permasalahan utama yang dikaji dalam penelitian ini. Adapun yang menjadi kerangka pikir dalam penelitian ini adalah: PT. Serba Mulia Auto Auditing RUMUSAN MASALAH: Apakah pengelolaan penjualan sepeda motor Yamaha pada PT. Serba Mulia Auto dilaksanakan secara ekonomis, efektif, dan hemat? ALAT ANALISIS: 3. Gambar 2.1 Kerangka P Untuk menilai keekonomisan, keefisienan, dan kehematan penjualan maka penulis melakukan pemeriksaan manajemen dengan menggunakan tahapantahapan dalam pemeriksaan manajemen menurut Bayangkara (2008:9) sebagai berikut: 1. Audit pendahuluan 2. Review dan pengujian pengendalian manajemen 3. Tahap pemeriksaan lanjutan atau audit terinci 4. Tahap pelaporan 5. Tahap tindak lanjut pemeriksaan HASIL ANALISIS Gambar 2.1 Kerangka Pikir METODE PENELITIAN 1.1. Definisi Operasional PT. Serba Mulia Auto yang terletak di jalan Imam Bonjol No. 18 Samarinda adalah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan sepeda motor khusus merk Yamaha. Untuk lebih memudahkan mengetahui pengertian tentang maksud dan tujuan dari penulisan ini, maka akan diuraikan rumusan atau operasional mengenai unsur-unsur apa saja yang 7

8 digunakan untuk melakukan pemeriksaan manajemen terhadap fungsi penjualan pada PT. Serba Mulia Auto di Samarinda sebagai berikut: 1. Pemeriksaan manajemen adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi pada PT. Serba Mulia Auto di Samarinda, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan hemat. 2. Penjualan adalah seluruh kegiatan dimana terjadi transaksi penjualan sepeda motor merk Yamaha pada PT. Serba Mulia Auto di Samarinda dengan sesuatu yang telah disepakati sebelumnya. 3. Kehematan (ekonomis) berhubungan dengan bagaimana perusahaan PT. Serba Mulia Auto dalam mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam setiap aktivitasnya. 4. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan PT. Serba Mulia Auto melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Dalam hal ini efisien terjadi bila proporsi realisasi biaya administrasi penjualan dan pemasarannya lebih kecil dari proporsi anggaran biaya administrasi penjualan dan pemasaran. 5. Efektifitas merupakan ukuran tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu program/aktivitas pada PT. Serba Mulia Auto telah mencapai tujuannya. Dalam hal ini efektif apabila fungsi pemasaran dan penjualan berjalan dengan baik misalnya bagian penjualan dapat mencapai target yang ditentukan dalam penjualan sepeda motor merk Yamaha Jenis dan Sumber Data Jenis Data Untuk mendapatkan pemecahan masalah dalam penulisan maka diperlukan data seperti berikut: a. Data Primer Data primer merupakan data yang didapat dari hasil pengamatan secara langsung, yang diperoleh dari hasil wawancara yang dilakukan terhadap bagian unit kerja pada perusahaan. b. Data Sekunder Data sekunder merupakan data yang diambil langsung dari objek penelitian. Rincian data yang diperlukan terdiri dari : 1. Gambaran umum perusahaan PT. Serba Mulia Auto di Samarinda. 2. Struktur organisasi PT. Serba Mulia Auto di Samarinda. 3. Data penjualan tahun 2011 pada PT. Serba Mulia Auto di Samarinda. 4. Anggaran dan realisasi penjualan tahun 2011 PT. Serba Mulia Auto di Samarinda. 5. Data lain yang relevan dan berhubungan dengan penelitian ini Sumber Data Dalam usaha memperoleh data yang menunjang dalam penulisan ini, maka penulis melakukan penelitian untuk mendapatkan data dengan judul dan tujuan yang ingin dapat dicapai pada penelitian ini, maka yang menjadi objek penelitian yang memberikan sumber data dalam penelitian ini adalah PT. Serba Mulia Auto yang berada di jalan Imam Bonjol No. 8

9 18 Samarinda. Penelitian ini difokuskan pada pemeriksaan manajemen dalam usaha meningkatkan efisiensi, efektivitas serta kehematan dalam penjualan sepeda motor Yamaha pada PT. Serba Mulia Auto di Samarinda Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penelitian ini, maka akan digunakan metode pengumpulan data sebagai berikut: 1. Penelitian Lapangan (Field Work Research) Yaitu data yang diperoleh dengan mengadakan penelitian yang akan dilakukan secara langsung terhadap objek yang akan diteliti dengan cara: a. Observasi, yaitu pengumpulan data yang dilakukan secara langsung pada objek penelitian. Dalam penelitian ini, observasi yang dilakukan adalah dengan melakukan interview atau wawancara terhadap bagian unit kerja pada perusahaan. b. Dokumentasi ialah pengambilan data yang menunjang penyelesaian masalah dengan menggunakan dokumentasi atau arsip perusahaan yang berkenaan dengan penelitian. Dalam penelitian ini, dokumentasi yang dimaksud meliputi struktur organisasi perusahaan dan data-data yang berhubungan dengan penelitian ini. 2. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Yaitu pengumpulan data yang diambil penulis melalui studi kepustakaan dengan membaca literatur-literatur yang berupa buku teks yang ada hubungannya dengan variabelvariabel yang diteliti Alat Analisis Untuk menilai keekonomisan, keefisienan, dan kehematan penjualan maka penulis melakukan pemeriksaan manajemen dengan menggunakan tahapan-tahapan dalam pemeriksaan manajemen menurut Bayangkara (2008:9) sebagai berikut: 1. Audit pendahuluan Audit pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai sejarah, struktur organisasi atau latar belakang serta informasi-informasi umum dari fungsi yang diperiksa. 2. Review dan pengujian pengendalian manajemen Pada tahapan ini akan dilakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen yang telah dilaksanakan oleh PT. Serba Mulia Auto di Samarinda, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Pengujian tahap ini menggunakan Management Control yaitu dengan melakukan pengisian Internal Control Questionnaires untuk pengujian sistem pengendalian manajemen. 3. Tahap pemeriksaan lanjutan atau audit terinci Pada tahap ini akan dilakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu kertas kerja audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan. Bagian awal dari tahapan ini ialah membuat audit program pemeriksaan manajemen terhadap penjualan agar lebih sistematis. 9

10 Susunan audit program pemeriksaan manajemen terhadap penjualan secara terinci dapat dilihat pada lampiran Tahap pelaporan Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen (objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan. 5. Tahap tindak lanjut pemeriksaan Sebagai tahap akhir dari audit manajemen, tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut (perbaikan) sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Pemeriksaan Manajemen Terhadap Penjualan Sepeda Motor Audit Pendahuluan Tujuan dilakukannya persiapan pendahuluan adalah untuk memperoleh informasi mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi atau latar belakang perusahaan, serta informasi-informasi umum dari fungsi yang diperiksa. Pada tahap ini, informasi yang didapat mengenai PT. Serba Mulia Auto adalah sebagai berikut: Latar Belakang PT. Serba Mulia Auto yang terletak di jalan Imam Bonjol No. 18 Samarinda adalah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan sepeda motor khusus merk Yamaha. PT. Serba Mulia Auto beroperasi pada pagi sampai dengan sore hari dengan jam kerja mulai dari jam WITA sampai dengan jam WITA. PT. Serba Mulia Auto terus berusaha dan bertekad untuk mengembangkan pasar Yamaha dengan menambah kantor cabang dan terbentuknya sinergi dengan PT. Smart Multi Finance serta kerjasama dengan perusahaan pembiayaan resmi lainnya, yakni PT. Busan Auto Finance Informasi-Informasi Umum Setelah dilakukan tahap persiapan pendahuluan, maka pada tahap penelitian lapangan dilakukan pengumpulan data dan informasi sebagai berikut: 1. Jenis Produk yang Dipasarkan Produk yang dipasarkan adalah sepeda motor berbagai tipe dari merk Yamaha, seperti Yamaha Vega All Item, Yamaha Jupiter Z All Item, Yamaha Jupiter MX All Item, Yamaha Mio Series All Item, Yamaha Vixion All Item, Yamaha Fino All Item, Yamaha Byson, Yamaha Scorpio, Yamaha Xeon, dan Yamaha Lexam. 10

11 2. Sistem Penjualan Sistem penjualan produk sepeda motor Yamaha yang dilakukan oleh PT. Serba Mulia Auto adalah dengan cara tunai dan kredit. Penjualan yang dilakukan dengan cara tunai akan diurus atau ditangani langsung oleh karyawan PT. Serba Mulia Auto dan langsung masuk ke kas perusahaan tanpa melalui perantara perusahaan pembiayaan. Sistem penjualan yang dilakukan dengan cara kredit maka akan ditangani oleh perantara atau perusahaan pembiayaan yang telah bekerjasama dengan PT. Serba Mulia Auto. Pada saat transaksi pembayaran uang muka pembelian kredit sepeda motor Yamaha, PT. Serba Mulia Auto hanya mendapatkan uang muka dari harga motor yang dijual, dan sisanya akan didapat setelah perusahaan membuat faktur penjualan dan diajukan ke perusahaan pembiayaan untuk sisa pembayaran atas penjualan unit yang terjual. 3. Anggaran dan Realisasi Penjualan Tahun 2011 Anggaran penjualan pada tahun 2011 adalah sebesar Rp ,00 dengan target penjualan sebanyak 744 unit dan jumlah realisasi penjualan selama tahun 2011 untuk keseluruhan tipe motor merk Yamaha adalah sebesar Rp ,00 dengan volume penjualan sebanyak 709 unit. 4. Promosi Dengan memasarkan produknya, perusahaan melakukan promosi guna meningkatkan volume penjualan. Promosi yang dilakukan melalui media cetak, dimana biaya promosi sepeda motor Yamaha selama tahun 2011 adalah sebesar Rp ,00. Selain itu, PT. Serba Mulia Auto juga memberikan brosur jenis produk beserta harganya kepada setiap konsumen yang datang atau berkunjung ke dealer PT. Serba Mulia Auto di Samarinda. Dari informasi yang didapat pada persiapan pendahuluan diketahui bahwa promosi yang dilakukan perusahaan adalah melalui media cetak serta membagikan brosur kepada setiap konsumen yang datang berkunjung ke dealer PT. Serba Mulia Auto. Selain itu, diketahui pula bahwa anggaran telah disusun dalam suatu rencana kerja anggaran perusahaan tetapi perusahaan belum begitu tepat dimana penjualan yang dianggarkan tidak sesuai dengan realisasinya. Masalah anggaran dipandang perlu diidentifikasi dan diteliti lebih lanjut guna mengetahui apakah anggaran tersebut mengakibatkan efisiensi pada penjualan. Maka dengan ini dikembangkan suatu tujuan pemeriksaan sementara sebagai berikut: 1. Untuk promosi yang dilakukan perusahaan seharusnya dapat memberikan efek yang baik dalam pencapaian target, namun pada kenyataannya kurang begitu membantu pencapaian target. 2. Untuk penjualannya belum dapat memenuhi target yang telah ditentukan oleh perusahaan. Pada tahun 2011 target penjualan yang telah ditetapkan oleh manajemen adalah sebanyak 744 unit, namun volume penjualan sepeda motor pada tahun 2011 hanya dapat terjual sebanyak 709 unit. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa masih terdapat kelemahan pada sistem pengendalian manajemen yang berlaku dalam bagian penjualan. Hal ini dapat mengakibatkan pendapatan perusahaan menjadi lebih kecil atau terjadinya penurunan pendapatan dari yang diharapkan perusahaan sesuai targetnya. 11

12 Didalam perkembangannya masalah yang dihadapi perusahaan adalah tidak tercapainya target penjualan sepeda motor Yamaha, serta masih terdapat kelemahan pada perencanaan, pengendalian, dan pengukuran atau evaluasi terhadap kegiatan atau aktivitas perusahaan. Atas dasar alasan-alasan tersebut, maka dianggap perlu untuk melakukan pemeriksaan manajemen terhadap bagian penjualan, dengan tujuan untuk menemukan kemungkinan kemungkinan dilakukannya peningkatan keefektifan, keefisienan, kehematan perusahaan dalam melakukan aktivitas penjualan. Dalam penelitian ini dilakukan pemeriksaan atas penjualan yang diharapkan sudah cukup untuk dijadikan bahan pertimbangan bagi manajemen untuk menyadari pentingnya analisis-analisis untuk peningkatan kinerja perusahaan khususnya pada penjualan produknya Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen Pada tahap ini dirumuskan tentang pengujian sistem pengendalian manajemen yang telah dilaksanakan oleh PT. Serba Mulia Auto di Samarinda. Sistem pengendalian manajemen yang baik terdiri dari proses penyusunan program, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, serta analisis dan pelaporan. Secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan pengukuran atau evaluasi. Untuk review dan pengujian sistem pengendalian manajemen dapat dilihat pada tabel Internal Control Questionnaires pada lampiran Kelompok pertanyaan mengenai perencanaan Pertanyaan-pertanyaan dalam kelompok satu sangat erat hubungannya dengan kasus yang dinyatakan dalam pemeriksaan manajemen. Oleh karena itu jawaban-jawaban dapat dijadikan bukti pendukung terhadap kasus tersebut. Berdasarkan hasil pertanyaan no. 1 sampai dengan no. 6 didapatkan jawaban tidak pada survei kepuasan konsumen. Jawaban tersebut menegaskan bahwa sistem perencanaan dalam perusahaan masih terdapat kekurangan walaupun perusahaan juga sudah memperhitungkan target jangka pendek dan jangka panjang serta perusahaan juga sudah membuat anggaran penjualan sebelum waktu berjalan. Berdasarkan temuan-temuan tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam masalah perencanaan manajemen PT. Serba Mulia Auto belum memenuhi syarat pengendalian manajemen yang baik. Hal ini menyulitkan perusahaan mengadakan pengawasan karena perencanaan merupakan alat pengawasan yang penting. 2. Kelompok pertanyaan mengenai pelaksanaan Adapun kelompok pertanyaan mengenai pelaksanaan terbagi atas beberapa pertanyaan mengenai unsur-unsur pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otoritas, dan praktik yang sehat. Dalam kelompok pertanyaan mengenai organisasi, PT. Serba Mulia Auto masih terdapat adanya perangkapan pekerjaan yang dilakukan karyawan dikarenakan keterbatasan karyawan dimana karyawan sales yang berhasil menjualkan produknya kepada konsumen terkadang juga diperintahkan untuk menagih hutang kepada konsumennya tersebut yang terlambat melakukan pembayaran kredit kepada perusahaan pembiayaan karena dianggap hal ini juga merupakan tanggung jawab karyawan sales yang menjualkan produk tersebut sehingga hal ini menghambat kelancaran dalam pekerjaannya. Selanjutnya, untuk kelompok pertanyaan mengenai sistem otorisasi dalam pelaksanaannya tidak ada satupun transaksi yang dapat terjadi tanpa otorisasi dari pihak yang berwenang, hal ini bertujuan untuk meminimalisir terjadinya penyimpangan. Dalam melakukan penjualan diperlukan adanya surat menyurat dan laporan yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dengan tujuan agar kegiatan tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh pihak yang memberi otoritas. 12

13 Dan untuk kelompok pertanyaan mengenai praktik yang sehat bertujuan untuk mengetahui apakah perusahaan dijalankan dengan sehat dan tidak ada penyimpangan. Berdasarkan informasi yang diperoleh menerangkan bahwa control pos mingguan tidak dilakukan, dan belum menerapkan kertas kerja monitoring pelaksanaan internal control, dimana hal tersebut sangat diperlukan agar apabila terjadi suatu kesalahan dapat segera teratasi sehingga tidak merugikan perusahaan. Berdasarkan temuan-temuan tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa dalam masalah pelaksanaan manajemen sudah berjalan dengan baik dari organisasi dan sistem otorisasinya walaupun dari segi praktik yang sehat, perusahaan masih terdapat kekurangan karena perusahaan belum menerapkan kertas kerja monitoring pelaksanaan internal control, dimana hal tersebut sangat diperlukan agar apabila terjadi suatu kesalahan dapat segera teratasi sehingga tidak merugikan perusahaan. 3. Kelompok pertanyaan mengenai pengukuran atau evaluasi Dalam pengendalian manajemen, masalah penelitian hasil suatu kegiatan atau evaluasi adalah sangat penting, karena dapat dijadikan tolak ukur prestasi manajemen yang bertanggungjawab atas kegiatan tersebut serta dapat digunakan untuk mencari sebab terjadinya penyimpangan apabila hasil yang dicapai tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Dari jawaban-jawaban mengenai penilaian dan evaluasi dapat ditarik kesimpulan bahwa PT. Serba Mulia Auto telah melaksanakan evaluasi dan penilaian dengan cukup baik, baik itu dari segi evaluasi penjualan maupun pelayanannya walaupun masih terdapat sedikit kekurangan dalam pelaksanaannya, yakni tidak membuat survei kepuasan konsumen dimana hal ini juga diperlukan sebagai pengukuran untuk meningkatkan volume penjualan, dan juga perusahaan tidak membuat daftar pengendalian dimana hal ini juga diperlukan sebagai tolak ukur manajemen dalam melakukan pengendalian pada perusahaan Tahap Pemeriksaan Lanjutan atau Audit Terinci Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu kertas kerja audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan. Bagian awal dari tahapan ini ialah membuat program audit manajemen penjualan agar lebih sistematis. Susunan program audit manajemen terhadap penjualan dapat dilihat pada lampiran Evaluasi Pemeriksaan Manajemen Terhadap Keefektifan Efektifitas merupakan ukuran tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu program/aktivitas pada PT. Serba Mulia Auto telah mencapai tujuannya. Dalam hal ini efektif apabila fungsi pemasaran dan penjualan berjalan dengan baik misalnya bagian penjualan dapat mencapai target yang ditentukan dalam penjualan sepeda motor merk Yamaha. Berdasarkan data yang telah diperoleh pada tahaptahap sebelumnya ditemukan bahwa target penjualan tidak tercapai sebagaimana yang telah direncanakan sebelumnya. Untuk membuktikan hal tersebut secara lebih terinci dan sistematis, maka dilakukan analisis dengan menggunakan kertas kerja pemeriksaan seperti terlihat pada lampiran Evaluasi Pemeriksaan Manajemen Terhadap Kehematan (Keekonomisan) Kehematan (ekonomis) berhubungan dengan bagaimana perusahaan PT. Serba Mulia Auto dalam mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam setiap aktivitasnya. Berdasarkan data yang telah diperoleh pada tahap-tahap sebelumnya ditemukan bahwa 13

14 anggaran biaya promosi tahun 2011 adalah sebesar Rp ,00 namun perusahaan telah memakai biaya promosi sebesar Rp ,00 selama tahun 2011 yang digunakan untuk usaha perusahaan memasarkan produk sepeda motor Yamaha agar dapat mencapai target, namun kenyataannya target tidak dapat tercapai dan terjadinya pemborosan sumber daya perusahaan untuk melakukan kegiatan promosi tersebut. Untuk membuktikan hal tersebut secara lebih rinci dan sistematis, maka dilakukan analisis dengan menggunakan kertas kerja pemeriksaan seperti terlihat pada lampiran Evaluasi Pemeriksaan Manajemen Terhadap Keefisienan Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan PT. Serba Mulia Auto melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Dalam hal ini efisien terjadi bila proporsi realisasi biaya administrasi penjualan dan pemasarannya lebih kecil dari proporsi anggaran biaya administrasi penjualan dan pemasaran. Berdasarkan data yang telah diperoleh pada tahap-tahap sebelumnya ditemukan bahwa anggaran biaya administrasi penjualan untuk tahun 2011 adalah sebesar Rp ,00 namun realisasi pemakaian biaya administrasi penjualan pada tahun 2011 yang dikeluarkan perusahaan adalah sebesar Rp ,00. Untuk membuktikan hal tersebut secara lebih rinci dan sistematis, maka dilakukan analisis dengan menggunakan kertas kerja pemeriksaan seperti terlihat pada lampiran Tahap Pelaporan Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen (objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan. Berdasarkan dari bukti-bukti temuan yang diperoleh selama tahap pemeriksaan sebelumnya, maka secara keseluruhan dapat disimpulkan pada laporan audit PT. Serba Mulia Auto di Samarinda sebagai berikut: 1. Pemeriksaan manajemen ini dilaksanakan pada bagian penjualan produk sepeda motor Yamaha yang dijual perusahaan. Latar belakang diadakannya pemeriksaan ini dipicu oleh adanya informasi tidak mencapai target penjualan yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan. 2. Selama melakukan penelitian lapangan, diperoleh temuan-temuan seperti adanya perangkapan pekerjaan yang dilakukan karyawan dikarenakan keterbatasan karyawan sehingga menghambat kelancaran dalam pekerjaannya. Untuk promosi yang dilakukan perusahaan seharusnya dapat memberikan efek yang baik dalam pencapaian target, namun pada kenyataannya kurang begitu membantu pencapaian target. Anggaran biaya promosi tahun 2011 adalah sebesar Rp ,00 namun perusahaan telah memakai biaya promosi sebesar Rp ,00 selama tahun 2011 yang digunakan untuk usaha perusahaan memasarkan produk sepeda motor Yamaha agar dapat mencapai target, namun kenyataannya target tidak dapat tercapai dan terjadinya pemborosan sumber daya perusahaan untuk melakukan aktivitas promosi untuk memasarkan produknya. Untuk penjualannya belum dapat memenuhi target yang telah ditentukan oleh perusahaan. Pada tahun 2011 target penjualan yang telah ditetapkan oleh manajemen adalah sebanyak 744 unit dengan anggaran penjualannya sebesar Rp ,00 namun volume penjualan sepeda motor pada tahun 2011 hanya dapat terjual sebanyak 709 unit dengan realisasi hasil penjualannya sebesar Rp ,00 dan hasil penjualan ini lebih kecil dari anggaran yang diharapkan oleh manajemen sehingga terdapat selisih penurunan hasil penjualan sebesar Rp ,00 atau setara dengan persentase penurunan 14

15 sebesar 6,62%. Dan untuk masalah pengeluaran biaya, ditemukan bahwa anggaran biaya administrasi penjualan untuk tahun 2011 adalah sebesar Rp ,00 namun realisasi pemakaian biaya administrasi penjualan pada tahun 2011 yang dikeluarkan perusahaan adalah sebesar Rp ,00 sehingga besarnya biaya administrasi penjualan yang terealisasi melebihi dari anggaran yang telah ditentukan oleh manajemen. 3. Dari temuan-temuan yang terdapat diatas, maka dapat dikembangkan tujuan pemeriksaan sementara bahwa masih terdapat kelemahan pada sistem pengendalian manajemen yang berlaku pada perusahaan. Hal ini dapat mengakibatkan pendapatan perusahaan menjadi lebih kecil atau terjadinya penurunan pendapatan dari yang diharapkan perusahaan sesuai targetnya. Tidak terealisasinya hasil yang diharapkan oleh perusahaan (causes) diakibatkan karena manajemen kurang memperhatikan parameter yang ditetapkan oleh manajemen (effect) dari target yang telah dianggarkan perusahaan (criteria). Berdasarkan hasil pemeriksaan manajemen dapat disimpulkan bahwa penjualan yang dilakukan oleh PT. Serba Mulia Auto di Samarinda belum berjalan secara ekonomis, efektif, dan efisien. Hal ini disebabkan oleh masih lemahnya sistem perencanaan, pelaksanaan pengendalian intern serta pengukuran atau evaluasi bagian penjualan dan pemasaran Tahap Tindak Lanjut Pemeriksaan Tahap tidak lanjut pemeriksaan merupakan tahap akhir dari audit manajemen, tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut (perbaikan) sesuai dengan rekomendasi-rekomendasi yang diberikan. Oleh karena itu penulis memberikan rekomendasi-rekomendasi kepada perusahaan agar perusahaan dapat melakukan perbaikan-perbaikan atas kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam manajemen perusahaan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan agar kegiatan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Rekomendasi-rekomendasi untuk perusahaan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Manajemen perusahaan hendaknya melakukan pemisahan terhadap rangkap pekerjaan tersebut agar terciptanya keefektifan kinerja para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya. 2. Sebaiknya perusahaan membuat perencanaan yang baik dan sistematis terhadap anggaran penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan, disesuaikan dengan pangsa pasar yang ada dan memperhatikan resiko atau kendala-kendala yang ada terutama dari para pesaing. 3. Perusahaan hendaknya lebih memperhatikan atau memperhitungkan terhadap biaya yang dikeluarkan. Gunakanlah prinsip mengeluarkan dana sekecil-kecilnya untuk mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya guna menunjang kelancaran aktivitas operasi perusahaan. 4. Seharusnya perusahaan melakukan perhitungan pengeluaran biaya administrasi penjualan disesuaikan dengan anggaran yang telah ditentukan oleh manajemen agar tercapainya optimalisasi dalam penggunaan sumber daya perusahaan (dana) serta dapat memenuhi target penjualan yang diharapkan oleh perusahaan. 5. Sebaiknya perusahaan setiap bulan pada akhir periode melakukan Internal Control terhadap perusahaan agar dapat selalu melakukan pengukuran atas sistem perencanaan dan sistem pengendalian untuk mengetahui kelemahan-kelemahan apa yang terdapat pada perusahaan dan segera melakukan tidakan perbaikan. 6. Perusahaan seharusnya juga melakukan survei terhadap kepuasan konsumen dimana hal itu juga sangat diperlukan dalam melakukan penjualan karena dapat dipergunakan sebagai tolak ukur pihak manejemen agar dapat meningkatkan volume penjualan. 7. Dalam hal penagihan piutang yang dilakukan oleh salesman hendaknya setiap hasil penagihan dan bukti penagihan yang belum dilunasi harus disetor pada hari yang sama 15

16 ketika piutang tersebut ditagih ke bagian keuangan beserta daftar penerimanya. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan. 8. Kebijakan dan metode perhitungan insentif perlu dikomunikasikan kepada seluruh salesman agar salesman dapat lebih memahami perhitungan insentif. 9. Tidak adanya struktur organisasi dan penugasan pada bagian gudang secara baku mengakibatkan pembagian kerja yang tidak merata. Oleh karena itu perlu dibuatkan struktur organisasi dan job description secara tertulis. 10. Internal auditor belum berfungsi sehingga staf bagian accounting merangkap sebagai internal auditor. Hal ini menyebabkan pemeriksaan intern yang dilakukan oleh bagian accounting dapat menjadi keraguan dalam hal kebenaran laporan yang dibuat. Oleh karena itu, diharapkan dapat dibentuk bagian internal audit yang bertugas untuk membantu pihak manajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran, dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya. Dengan adanya rekomendasi-rekomendasi tersebut, diharapkan perusahaan dapat melaksanakan tindak lanjut guna melakukan perbaikan-perbaikan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan agar kegiatan atau aktivitas operasi dan kebijakan akuntansi perusahaan dapat terlaksana dengan lancar sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan khususnya pada bagian penjualannya 4.2. Pembahasan Laporan Hasil Pemeriksaan Manajemen Terhadap Penjualan Sepeda Motor PT. Serba Mulia Auto adalah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan sepeda motor merek Yamaha. PT. Serba Mulia Auto 1S (Sales) dealer Yamaha yang terletak di Jalan Imam Bonjol No. 18 Samarinda ini didirikan pada tahun PT. Serba Mulia Auto ini menjual berbagai tipe sepeda motor merek Yamaha seperti motor jenis Yamaha Mio All Series, Yamaha Jupiter Z, Yamaha Jupiter MX, Yamaha Vega, Yamaha Vixion, Yamaha Xeon, Yamaha Fino, Yamaha Scorpio, Yamaha Lexam, dan Yamaha Byson. Dalam perkembangannya, masalah yang dihadapi perusahaan adalah target penjualan yang diharapkan tidak tercapai. Atas dasar alasan tersebut, maka dianggap perlu untuk melakukan pemeriksaan manajemen terhadap bagian penjualan, dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keefektifan, keefisienan, dan kehematan penjualan sepeda motor Yamaha pada PT. Serba Mulia Auto. Dalam melaksanakan kegiatannya, bagian penjualan belum dapat berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan dimana target penjualan sepeda motor Yamaha untuk tahun 2011 adalah sebanyak 744 unit atau dengan anggaran penjualan sebesar Rp ,00 dalam setahun. Namun, pencapaian target tersebut belum dapat terpenuhi karena perusahaan hanya mampu menjual sepeda motor Yamaha sebanyak 709 unit selama tahun 2011 atau dengan realisasi penjualan sebesar Rp ,00 selama tahun 2011 sehingga terdapat selisih penurunan hasil penjualan sebesar Rp ,00 atau dengan persentase penurunan sebesar 6,62%. Dalam hal ini, besarnya penurunan yang terjadi selama tahun 2011 cukup signifikan karena terlampau jauh dari target yang telah ditentukan. Sehingga, dengan bukti temuan ini, dapat ditarik kesimpulan bahwa perusahaan ini kurang berjalan efektif. Hal ini secara rinci dapat dilihat pada kertas kerja pemeriksaan terhadap keefektifan penjualan yang terdapat pada tabel di lampiran 3. 16

17 Selain itu, perusahaan juga tidak berjalan secara efisien, dimana dari data sebelumnya diketahui bahwa anggaran biaya administrasi penjualan untuk tahun 2011 adalah sebesar Rp ,00 namun realisasi pemakaian biaya administrasi penjualan pada tahun 2011 yang dikeluarkan perusahaan adalah sebesar Rp ,00 sehingga terdapat selisih biaya (pemborosan dana) sebesar Rp ,00 atau dengan persentase kelebihan penggunaan biaya sebesar 10,2%. Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa perusahaan belum berjalan secara efisien dalam penggunaan dananya karena perusahaan kurang adanya optimalisasi dalam penggunaan sumber daya yang dimilikinya (dana) yang telah dianggarkan sebelumnya oleh manajemen perusahaan yang digunakan untuk menunjang kelancaran aktivitas perusahaan, sehingga perusahaan mengalami kelebihan penggunaan dana (pemborosan) yang cukup signifikan yang terjadi selama tahun Hal ini secara rinci dapat dilihat pada kertas kerja pemeriksaan terhadap keefisienanan penjualan yang terdapat pada tabel di lampiran 5. Pada dasarnya dalam hal peningkatan kehematan sumber daya perusahaan adalah dengan menggunakan dana sekecil mungkin untuk mendapatkan hasil (sumber daya) yang sebesar-besarnya agar aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Pada PT. Serba Mulia Auto telah terjadi suatu pemborosan dalam hal melakukan aktivitas promosi penjualan dimana promosi yang dilakukan perusahaan selama tahun 2011 telah mengeluarkan dana sebesar Rp ,00 padahal dana yang telah dianggarkan oleh manajemen untuk melakukan aktivitas promosi tahun 2011 hanya sebesar Rp ,00. Tujuan dilaksanakannya kegiatan promosi ini adalah untuk usaha perusahaan memasarkan produk sepeda motor Yamaha agar dapat mencapai target, namun pada kenyataannya dalam hal ini target tidak dapat tercapai dan terjadinya pemborosan sumber daya perusahaan untuk melakukan kegiatan promosi sehingga dapat disimpulkan bahwa perusahaan kurang hemat (ekonomis) dalam menggunakan sumber daya yang dimilikinya. Hal ini secara rinci dapat dilihat pada kertas kerja pemeriksaan terhadap keekonomisan penjualan yang terdapat pada tabel di lampiran 4. Berdasarkan hasil dari pemeriksaan manajemen terhadap penjualan pada PT. Serba Mulia Auto di Samarinda dapat disimpulkan bahwa kegiatan penjualan yang dilakukan perusahaan belum berjalan secara efektif, efisien, dan hemat (ekonomis). Temuan-temuan tersebut menunjukkan bahwa sistem pengendalian manajemen yang berlaku didalam perusahaan masih belum memadai. Hal ini disebabkan karena masih lemahnya pengukuran atau evaluasi perusahaan terhadap sistem perencanaan, dan pelaksanaan (organisasi, sistem otorisasi, dan praktik yang sehat) Evaluasi Atas Pelaksanaan Sistem Pengendalian Manajemen Didalam sistem pengendalian manajemen terdapat suatu proses yang dinamakan perencanaan dan pelaksanaan (organisasi, sistem otorisasi, dan praktik yang sehat). Dalam hal ini, perusahaan masih terdapat kekurangan dalam melaksanakan proses tersebut. Hal ini diketahui dari hasil review dan pengujian pengendalian manajemen dengan pengisian Internal control Questionairres yang telah dilakukan pihak manajemen perusahaan dan dapat dilihat pada tabel di lampiran 2 pada bagian review dan pengujian pengendalian manajemen. Jadi, dapat diidentifikasi bahwa dalam masalah perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi terhadap kegiatan operasi perusahaan terutama pada bagian penjualan masih terdapat kekurangan sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian manajemen yang berlaku dalam manjemen perusahaan belum memadai. 17

18 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pembahasan mengenai pemeriksaan manajemen yang telah dilakukan terhadap kegiatan penjualan dan pengendalian manajemen pada PT. Serba Mulia Auto di Samarinda, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Dari pemeriksaan manajemen terhadap fungsi penjualan pada PT. Serba Mulia Auto di Samarinda ditemukan bahwa pengelolaan pada kegiatan penjualan kurang efektif dikarenakan penjualan belum dapat memenuhi target yang diinginkan oleh manajemen perusahaan.dengan terjadinya hal tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan ini kurang berjalan secara efektif dalam pengelolaan penjualannya. 2. Dalam melakukan promosi terhadap produk tidak sebanding terhadap pendapatan yang seharusnya dapat dihemat. Perusahaan hendaknya lebih memperhatikan atau memperhitungkan terhadap biaya yang dikeluarkan dan hasil yang diperoleh atau manfaat atas apa yang dikeluarkan. Untuk promosi yang dilakukan perusahaan seharusnya dapat memberikan efek yang baik dalam pencapaian target, namun pada kenyataannya kurang begitu membantu pencapaian target. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perusahaan ini kurang berjalan secara hemat (ekonomis) dalam mengelola dana yang telah dianggarkan sebelumnya. 3. Realisasi pemakaian biaya administrasi penjualan yang dikeluarkan perusahaan melebihi dari anggaran yang telah ditentukan oleh manajemen. Sehingga dengan begitu dapat disimpulkan bahwa perusahaan kurang berjalan secara efisien atau tidak tercapainya optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. 4. Pihak perusahaan tidak melakukan survei terhadap kepuasan konsumen, dimana hal tersebut merupakan salah satu faktor yang menentukan pencapaian penjualan perusahaan. 5. Temuan-temuan tersebut menunjukkan bahwa sistem pengendalian manajemen yang berlaku didalam perusahaan masih belum memadai. Hal ini disebabkan karena masih lemahnya pengukuran atau evaluasi perusahaan terhadap sistem perencanaan, dan pelaksanaan (organisasi, sistem otorisasi, dan praktik yang sehat) Saran Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka penulis dapat memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Sebaiknya perusahaan membuat perencanaan yang baik dan sistematis terhadap anggaran penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan, disesuaikan dengan pangsa pasar yang ada dan memperhatikan resiko atau kendala-kendala yang ada terutama dari para pesaing guna tercapainya efektivitas pengelolaan penjualan sehingga target penjualan dapat berjalan sesuai harapan perusahaan. 2. Perusahaan hendaknya lebih memperhatikan atau memperhitungkan terhadap biaya yang dikeluarkan agar terciptanya kehematan (keekonomisan) pada perusahaan. 3. Untuk keefisienan penggunaan sumber dana perusahaan, seharusnya perusahaan melakukan perhitungan pengeluaran biaya administrasi penjualan disesuaikan dengan anggaran yang telah ditentukan oleh manajemen agar tercapainya optimalisasi dalam penggunaan sumber daya perusahaan (dana) serta dapat memenuhi target penjualan yang diharapkan oleh perusahaan. 4. Sebaiknya perusahaan rutin melaksanakan evaluasi terhadap kepuasan konsumen. 5. Sebaiknya perusahaan juga harus rutin untuk melakukan Internal Control terhadap perusahaan agar dapat selalu melakukan pengukuran atas sistem perencanaan dan sistem 18