Peran Strategis Teknologi Informasi

Transkripsi

1 Peran Strategis Teknologi Informasi N. Tri Suswanto Saptadi 1 Tujuan Pembahasan Memahami hubungan antara perusahaan dengan lingkungannya Memahami peran Teknologi Informasi dalam suatu Organisasi Menjelaskan mengenai rancang ulang proses bisnis dan peran yang dimainkan jasa informasi Mengerti bahwa keunggulan kompetiti dapat dicapai dengan mengelola arus informasi Memahami makna konsep CIO 2 1

2 Perusahaan & Lingkungan (1 dari 2) Perusahaan adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan menggunakan sistem konseptual. Perusahaan merupakan: Sistem tertutup Sistem ini dikendalikan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan sistem umpan balik. Sistem terbuka Sistem berhubungan langsung dengan lingkungannya yang merupakan sumber pengambilan sumberdaya. 3 Perusahaan & Lingkungan (2 dari 2) 4 2

3 Fungsi dan Peran (1 dari 2) Pemasok: menyediakan material, mesin, jasa, dan informasi yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa. Pelanggan: memperoleh barang dan jasa yang dipasarkan. Serikat pekerja: organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil. Masyarakat keuangan: lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan. 5 Fungsi dan Peran (2 dari 2) Pemegang saham: orang yang menanamkan modal. Pesaing: mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasar. Pemerintah: penyelenggaran dan memberikan UU dan peraturan dan pemberian informasi dan dana. Masyarakat Global: wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. 6 3

4 Arus Environmental Resources Beberapa sumberdaya mengalir lebih cepat dari pada lainnya. Paling sering: Arus informasi dari pelanggan Arus material kepada pelanggan Paling jarang: Arus material ke pemasok (pengembalian) Arus pekerja ke pesaing Satu-satunya sumberdaya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen lingkungan adalah Informasi 7 Sumber Daya Informasi Perangkat keras komputer Perangkat lunak komputer Spesialis informasi Pemakai Fasilitas Database Informasi 8 4

5 Chief Executive Officer (CEO) Adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Istilah lain yang biasa ada dalam perusahaan: CFO: Chief Financial Officer COO: Chief Operating Officer CIO: Chief Information Officer adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi perusahaan. 9 Pendekatan SPIR Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi. Dibutuhkan perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resource). Rencana perusahaan didukung oleh rencana jasa informasi yang mencerminkan kebutuhan dukungan sistem di masa mendatang. 10 5

6 Contoh Rencana Strategis SD Informasi Transformasi Kumpulan Strategi Kelompok Strategi organisasi Kelompok Strategi SIM Misi Tujuan Strategi Elemen lain strategi organisasi Proses perencanaan strategi SIM Tujuan Sistem Kendala Sistem Strategi Rancangan Sistem 11 Contoh Rencana Strategis Sistem Persediaan Sistem: Persediaan Subsistem: tata Ruang Gudang Tujuan: Menerapkan sebuah program pada 1 oktober tahun depan, yang menentukan lokasi barang-barang dalam gudang yang akan memudahkan pengisian pesanan. Kebutuhan Sumber Daya, meliputi: perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, database, spesialis informasi, keterangan, pemakai. Lihat hal 44. Gambar

7 Peran Teknologi Informasi dalam suatu Organisasi (1 dari 3) Looking Inward 3 Peran Utama: Perbaikan proses dan struktur didalam organisasi: Business Process Reengineering Restrukturisasi Organisasi Looking Outward Peningkatan penjualan produk/jasa dan layanan: Competitive Advantage. Looking Across Hubungan dengan/antar organisasi lain: IOS dengan EDI. 13 Peran Teknologi Informasi dalam suatu Organisasi (2 dari 3) Prediksi ke depan (mid 1990s) (1 dari 2) Pada perusahaan yang besar, 25-80%. perputaran uang (cash flow) dikelola secara on-line. Pertukaran data secara elektronik adalah suatu kebiasaan. Penjualan dan pembayaran secara elektronik merupakan layanan inti (core services). Teknologi image telah biasa digunakan. 14 7

8 Peran Teknologi Informasi dalam suatu Organisasi (3 dari 3) Prediksi ke depan (mid 1990s) (2 dari 2) Pekerjaan terdistribusi dan direorganisasikan pada tempat semestinya. Peningkatan pekerjaan pada lokasi-lokasi tertentu berkembang secara independen. Kerjasama bisnis secara elektronik menjadi suatu standar. Reorganisasi perusahaan akan sering terjadi dan bukan lagi merupakan suatu perkecualian. 15 Rancang Ulang Proses Bisnis (1 dari 11) Rancang ulang proses bisnis (Business Process Redesign/BPR) disebut juga Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering). dilakukan karena: Proses bisnis yang sekarang dilakukan oleh organisasi tersebut, sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi dan situasi lingkungan yang ada. Sistem warisan (legacy system) yang terlalu berharga untuk dibuang, namun terlalu mahal untuk dioperasionalkan dan dipelihara. 16 8

9 Rancang Ulang Proses Bisnis (2 dari 11) Pendekatan: Revolutionary Radikal: sistem yang lama dibuang dan mulai dari nol (awal). Tingkat keberhasilan: 30-50%. Satu-satunya cara untuk mendapatkan lompatan atau dampak yang cukup bermakna. Evolutionary Perubahan berkesinambungan (continuous improvement) Contoh: penerapan Total Quality Management (TQM) Perubahan dapat menyeluruh atau partial berdasarkan masalah yang dihadapi (real issue) atau pengalaman masa lalu (lessons learned) 17 Rancang Ulang Proses Bisnis (3 dari 11) Perbedaan pendekatan disebabkan oleh: (1 dari 2) Taktik pimpinan Pimpinan baru untuk mendorong BPR Mempekerjakan konsultan paling sering digunakan Keberhasilan tergantung pada: Sponsor yang bertindak sbg buffer antara Tim dengan Staf Tim perubahan, sebagai leader, coach dan referee Tekanan atau faktor pendorong untuk berubah Krisis dapat mendorong terjadinya revolusi, namun krisis juga dapat menyebabkan kehancuran Penganut teori revolusi akan menciptakan krisis untuk mendorong terjadi perubahan yang dramatis 18 9

10 Rancang Ulang Proses Bisnis (4 dari 11) Perbedaan pendekatan disebabkan oleh: (2 dari 2) Resistensi dalam menghadapi perubahan Perlu dilakukan perubahan struktural yang mendasar, termasuk budaya perusahaan (corporate cultur). Pilihan untuk BPR 19 Rancang Ulang Proses Bisnis (5 dari 11) Teknik penerapan BPR pada CBIS (3 R): Rekayasa mundur (reverse engineering) Restrukturisasi (restructuring) Rekayasa ulang (reengineering) Teknik penerapan tersebut, bisa dilakukan secara terpisah atau kombinasi, bergantung pada tingkat perubahan yang diinginkan. Penggunaan: untuk pemeliharaan sistem yang ada

11 Rancang Ulang Proses Bisnis (6 dari 11) Rekayasa mundur (reverse engineering) (1 dari 2) Proses analisa sistem, untuk identifikasi elemenelemen sistem dan hubungan antar elemen, berdasarkan sistem yang ada, untuk mendapatkan gambaran proses pengembangan sistem dari awalnya. Tidak mengubah fungsionalitas sistem yang ada. Diterapkan untuk sistem yang tidak ada dokumentasinya. Hasil: dokumentasi sistem yang menyeluruh, seperti diagram arus data (data flow diagram/dfd), bagan arus sistem, dsb. 21 Rancang Ulang Proses Bisnis (7 dari 11) Rekayasa mundur (reverse engineering) (2 dari 2) 22 11

12 Rancang Ulang Proses Bisnis (8 dari 11) Restrukturisasi (restructuring) Transformasi suatu sistem menjadi sistem baru/bentuk lain tanpa mengubah fungsionalitas sistem tersebut. Program/sistem tidak terstruktur, menjadi terstruktur 23 Rancang Ulang Proses Bisnis (9 dari 11) Rekayasa ulang (reengineering) Rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya, berdasarkan sistem yang ada

13 Rancang Ulang Proses Bisnis (10 dari 11) Komponen Rancang Ulang Proses Bisnis : Kualitas fungsional Ukuran mengenai apa yang bisa dilakukan oleh sistem tersebut. Kualitas teknis Ukuran mengenai bagaimana fungsi tersebut dilakukan. Kombinasi kedua komponen menentukan pemilihan teknik Rancang Ulang Proses Bisnis. 25 Rancang Ulang Proses Bisnis (11 dari 11) 26 13

14 Restrukturisasi Organisasi Contoh: Otis Elevator Inc. Centralizing Customer Service. Decentralizing Decision Making. Mencoba mengimplementasikan konsep: Virtual Corporations dengan menggunakan IT. Tidak ada Headquaters. Staff dapat bekerja dimana saja (dirumah, di tempat pelanggan, di hotel, dsb) Kenyataannya : Headquaters-nya kecil dan umumnya hanya berisi supporting staff. 27 Pertukaran Data Elektronik (EDI) Adalah transmisi data dalam bentuk terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari komputer ke komputer di antara beberapa perusahaan. Transmisi tersebut memungkinkan data ditransmisikan dan diterima tanpa pengetikan ulang

15 Hubungan EDI yang Umum Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya dan pelanggannya. Kaitan dengan pemasok dikatakan sisi pemasok (supplay side) sistem. Kaitan dengan pelanggan dinamakan sisi pelanggan (customer side) Perusahaan Permintaan penawaran dan pesanan pembelian. Pemasok melakukan penawaran harga, persetujuan pesanan pembelian, pembuatan faktur. 29 Pengisian Kembali Persediaan oleh Penjual Terjadi dialog umum antara perusahaan dan pemasok. EDI memungkinkan suatu hubungan yang sama sekali baru. Perusahaan tidak perlu lagi memicu proses pembelian. Perusahaan memberikan akses database bagi pemasok. Ketika persediaan untuk suatu jenis barang mencapai titik pemesanan kembali, pemasok secara otomatis menciptakan pemesanan pembelian dan memenuhi pesanan tersebut

16 Manfaat EDI Langsung: Pengurangan kesalahan Pengurangan biaya Peningkatan efisiensi opererasional Tidak Langsung: Peningkatan kemampuan bersaing Hubungan dengan mitra dagang yang lebih baik Pelayanan pelanggan yang lebih baik 31 Looking Outward (1 dari 7) Competitive Advantage (1 dari 2) Banyak cara untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, antara lain: Menyediakan barang dan jasa yang murah. Menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pada competitor. Dulu, perusahaan mengandalkan bahwa sumberdaya fisik untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan sumberdaya konseptual untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Banyak bidang usaha mempergunakan informasi untuk mendapatkan pengaruh di pasaran

17 Looking Outward (2 dari 7) Competitive Advantage (2 dari 2) Pemicu : Ketidak-puasan dengan sumberdaya fisik yang dimilikinya. Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif terus menerus. Pelanggan merupakan sumber informasi yang sangat penting. Contoh Usaha-usaha yang dilakukan : Jump to a New Experience Curve. Embed IT in Product and Services. Penggunaan Marketspace. 33 Looking Outward (3 dari 7) Jump to a New Experience Curve Setiap experience curve, didasari oleh perbedaan teknologi yang digunakan. Untuk pindah (jump) ke kurva baru, diperlukan: investasi yang substansial. Untuk dapat pindah dilakukan: Identifikasi new market. Identifikasi teknologi yang dapat di exploitasi. Contoh : shipping industry 34 17

18 Looking Outward (4 dari 7) Penggunaan Marketspace Beda marketplace & marketspace : Marketplace diutamakan tempat dimana barang/jasa tsb berada Marketspace diutamakan informasi mengenai barang/jasa tsb Strategi yang dapat digunakan Creating Value in Marketspace Value dihasilkan oleh 3 komponen: Content, Context, Infrastructure Value dihasilkan oleh kombinasi ke 3 komponen bersama-sama (contoh: newspaper) atau bisa terpisahpisah (contoh: AOL) 35 Added Value AOL : Content dan Context oleh AOL, infrastruktur oleh pelanggan Looking Outward (5 dari 7) Penggunaan Marketspace Strategi yang dapat digunakan (lanjutan) Virtual Value Chain (1 dari 3) 36 18

19 Looking Outward (6 dari 7) Virtual Value Chain (2 dari 3) Memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan perubahan Setiap tahapan tersebut membutuhkan : Pengumpulan data dan informasi Pengorganisasian data dan informasi Pemilihan data dan informasi yang dibutuhkan Pengolahan data dan informasi Pendistribusian data dan informasi 37 Looking Outward (7 dari 7) Virtual Value Chain (3 dari 3) Cara-cara (evolusi) untuk mendapatkan added value : Melihat physical operations dengan informasi Visibility of operations Coordination activities across the physical value chain, etc Mengganti satu/beberapa physical activities dengan virtual activities Pembuatan design dan prototype Menggambarkan arus informasi dalam delivering value ke customer America Airline, mempergunakan reservation system yang disebut Sabre 38 19

20 Looking Across (1 dari 7) Bisnis modern, bisnis yang makin kompleks : Makin membutuhkan investasi yang besar Makin membutukan kompetensi yang luas Perlu aliansi dan kolaborasi dengan perusahaan lain Aliansi untuk mendapatkan tingkat kompetensi yang lebih luas Aliansi secara regional, lintas ethnic, dsb Untuk itu diperlukan : Reengineering of fundamental business process Interlinked infrormation system IOS (InterOrganization information System) 39 Looking Across (2 dari 7) Characteristics of IOS (1 dari 3) IOS require partners Minimal ada 2 pihak (perusahaan/organisasi). Ke 2 nya mau, ingin selalu dan mempunyai kemampuan untuk saling bekerjasama. Standard Play a Key Role Harus ada standar baku untuk bisa saling berkomunikasi. Standar industri, national atau international/global internet. Education is Importance Pendidikan untuk potential partners, sering kali lebih dibutuhkan dan lebih penting dari pada teknologi yang digunakannya. Dengan kemauan untuk bekerjasama, maka partner yang lebih advanced bisa mendidik partner lainnya

21 Looking Across (3 dari 7) Characteristics of IOS (2 dari 3) 41 Third Parties are Often Involved Koordinasi dalam usaha pengabungan sistem (joint system) seringkali membutuhkan pihak lain (perusahaan atau individu) Pihak lain dibutuhkan, terutama untuk : Membuat standar baku dalam berkomunikasi (teknis maupun non teknis) Sbg service provider yang menghubungkan ke masingmasing pihak tsb The Work must be Synchronized Dengan diimplementasikan IOS diperlukan sinkronisasi pekerjaan, seperti sinkronisasi format standar, sinkronisasi updating data, sinkronisasi jadwal proses, dsb Terjadi peningkatan permasalahan dalam kerjasama yang perlu ada prosedur operasi standar (SOP/Standard Operational Procedure) untuk penyelesaian permasalahan tsb Looking Across (4 dari 7) Characteristics of IOS (3 dari 3) Work Processes are Often Reevaluated Dengan IOS, prosedur kerja harus dikaji ulang, dalam hal sistem surat menyurat EDI (Electronic Data Interchange) Yang dipertukarkan bukan data, namun form dalam bentuk elektronik. Contoh : Shipping notice yang dikirimkan secara electronik dapat menggantikan dokumen invoice (daftar barang yang dibutuhkan) Sangat berkaitan dengan waktu/jadwal pelaksanaan suatu pekerjaan Technical Aspect are Not Major Issue 42 Aspek membangun hubungan baru secara elektronik lebih dominan jika dibandingkan dengan aspek 21

22 Looking Across (5 dari 7) Information Link Alasan utama untuk mengimplementasikan IOS : Peningkatan jumlah informasi yang harus dipertukarkan. Penurunan response time antar ke 2 pihak. IOS sangat diperlukan untuk JIT (Just In Time) operation. EDI (Electronic Data Interchange) Computer-to-computer Exchange Merupakan Standard Business Transaction Standar yang digunakan: EDI X Level: Level ke 1/dasar : computer-to-computer Looking Across (6 dari 7) The Integrated Supply Chain Model The Traditional EDI Model Information Flow Goods Flow 44 22

23 Looking Across (7 dari 7) 45 Peran Strategis Teknologi Informasi Kesimpulan : Mereka tidak puas dengan sumberdaya fisiknya. Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif terus menerus. Pelanggan merupakan sumber informasi yang sangat penting, yaitu: Perusahaan harus membangun IOS yang menghubungkan ke delapan elemen. Hubungannya harus ke dua arah, kecuali hubungan dengan pesaing

24 End User Computing (1 dari 3) Dikelompokan dalam Tingkat Menu (menu level) Tingkat Perintah (command level) Tingkat Programer (programmer level) Personil pendukung (functional support personnel) Ciri Tiap tingkat mempunyai kemampuan untuk memanfaatkan aplikasi. Semuanya bukan staf organisasi jasa informasi. 47 End User Computing (2 dari 3) Aplikasi yang umumnya digunakan oleh End User Aplikasi sederhana untuk DSS. Office Automation. Manfaat Mengurangi beban kerja para Information Specialist. Mengurangi communication gap antara user dan Information Specialist

25 End User Computing (3 dari 3) Resiko Sistem yang dihasilkan tidak sesuai dengan tujuan. Sistem yang dihasilkan, design dan dokumentasinya buruk. Penggunaan sumberdaya informasi tidak efisien. Data tidak terintegrasi. Tidak adanya data security. Meskipun resikonya cukup besar, EUC tetap akan berkembang dan perusahaan harus 49 mengantisipasi. 25