Sistem Informasi Accounting Apotik Berbasis Web

Transkripsi

1 Diana Trivena Y, Chrysan Prasetya Susilo Jurusan S1 Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha Jl. Prof. Drg. Suria Sumantri no. 65 Bandung Abstract At this period, technology has growing extensive in all sectors of community life, especially in computer system. Importance of using the information system or this computer related with effort to increase information service which not already if we use manual system, needs to get opportunity, profit in business competition or to avoid financial system leaks or to increase efficiency and effectiveness in working etc. In a doctor s practice room have pharmacies as a supplier feeling overwhelmed in managing accounting pharmacies which will be recorded in accounting. The problem in doctor s practice room and pharmacies caused by still using conventional way, which way still raises a lot of mistakes. To solve the problems required a information system to organize the course of business. Therefore I will make a website base on application, that can manage pharmacies in handling accounting problem so that it can minimize the mistakes from the use of conventional system. Keywords : accounting, pharmacies 1. Pendahuluan Saat ini teknologi semakin berkembang luas di segala sektor kehidupan masyarakat, dalam konteks ini teknologi merujuk pada sistem komputer. Pentingnya penggunaan sistem informasi atau komputer ini berkaitan dengan upaya untuk meningkatkan pelayanan informasi yang sudah tidak memadai jika menggunakan sistem manual, kebutuhan untuk meraih peluang, keuntungan dalam persaingan bisnis atau untuk menghindari kebocoran-kebocoran dalam sistem keuangan atau meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dan sebagainya. Sebuah apotek selaku pemasok obat-obatan merasa kewalahan dalam mengelola accounting apotek (pencatatan transaksi, perhitungan stok barang, pembuatan laporan laba/rugi, pembuatan jurnal, pembuatan buku besar dan pembuatan neraca saldo) yang akan dicatat dalam buku. Permasalahanpermasalahan untuk apotek tersebut dikarenakan masih menggunakan cara konvensional, dimana cara tersebut masih banyak memunculkan kesalahankesalahan. Untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam mengelola apotek dibutuhkan suatu sistem informasi untuk mengatur jalannya bisnis. Sistem informasi yang akan dikembangkan adalah website yang dapat mengelola apotek 1

2 Jurnal Informatika, Vol. 8, No.1, Juni 2012: 1-11 dalam menangani masalah accounting sehingga meminimkan kesalahan dari penggunaan cara konvensional. 2. Landasan Teori 2.1 Akuntansi Jurnal melaporkan transaksi yang pada awalnya dimasukkan ke suatu catatan. Nama akun yang didebit dicatat terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan jumlah uang yang didebit. Nama akun yang dikredit dicatat di bawah tetapi sedikit di sebelah kanan debit, diikuti jumlah uang yang dikredit. Proses pencatatan transaksi ini disebut penjurnalan (journalizing). Bentuk pencatatan transaksi ini disebut ayat jurnal (journal entry). Tabel 1. Contoh Jurnal JURNAL Halaman 27 Tanggal 2007 Uraian Ref. Post. Debit Kredit 3 Jan Harga pokok penjualan Persediaan barang dagang Beban perlengkapan kantor Perlengkapan kantor Beban asuransi Asuransi dibayar dimuka Beban gaji penjualan Beban gaji kantor Utang gaji Sewa diterima di muka Pendapatan sewa Tujuan dari pencatatan di buku besar adalah mempermudah ayat jurnal. Perlu di ingat bahwa dalam proses posting, kolom Ref.Post (Referensi Posting) dalam buku jurnal menunjukkan nomor akun kemana ayat jurnal bersangkutan tersebut dipostingkan. Sedangkan kolom Ref.Post pada buku besar menunjukkan halaman jurnal darimana ayat tersebut diposting. Tabel 2. Contoh Buku Besar AKUN PERALATAN AKUN No. 18 Tanggal Uraian Ref. Debit Kredit Saldo 2007 Post. Debit Kredit 1 Apr Saldo Peralatan kantor

3 (Diana Trivena Y, Chrysan Prasetya Susilo) 9 Utang peralatan Salah satu caranya adalah dengan menentukan kesamaan antara jumlah debit dan kredit dalam buku besar. Kesamaan ini harus terbukti pada setiap akhir periode akuntansi. Pembuktian seperti ini, yang disebut neraca saldo atau neraca percobaan (trial balance). Langkah pertama dalam menyiapkan neraca saldo adalah menentukan saldo setiap akun kedalam buku besar. Jika menggunakan akun standar, maka saldo setiap akun akan terlihat dalam kolom saldo pada baris posting terakhir. Neraca saldo tidak memberikan bukti yang lengkap tentang keakuratan buku besar. Neraca saldo hanya mengindikasikan bahwa jumlah debit dan kredit adalah sama. Namun indikasi tersebut cukup berguna karena kesalahan sering kali mengakibatkan jumlah debit dan kredit tidak sama. Tabel 3. Contoh Neraca Saldo NetSolutions Neraca Saldo 30 April 2007 Kas 2361 Piutang Usaha 8720 Perlengkapan 535 Asuransi dibayar di muka 835 Peralatan Utang Usaha 1335 Modal J.F. Outz Penarikan J.F Outz 1250 Pendapatan Jasa 6865 Beban Gaji 1725 Beban Sewa 800 Beban Utilitas 545 Beban Listrik 360 Beban Rupa-rupa Laporan laba rugi biasanya disiapkan langsung dari jurnal. Akan tetapi, urut-urutan pencantuman beban bisa berubah. Beban diurutkan pada laporan laba rugi berdasarkan besar beban tersebut, dimulai dengan yang terbesar. Beban ruparupa (miscellaneous expense) merupakan pos terakhir tanpa memedulikan jumlahnya. Laporan laba rugi melaporkan pendapatan dan beban selama periode waktu tertentu berdasarkan konsep penandingan atau pengaitan (matching concept). Konsep ini diterapkan dengan menandingkan atau mengaitkan beban dengan pendapatan yang dihasilkan selama periode terjadinya beban tersebut. Laporan laba rugi juga melaporkan kelebihan pendapatan terhadap beban-beban yang terjadi. Kelebihan ini disebut laba bersih atau keuntungan bersih (net income atau net profit). Jika beban melebihi pendapatan, maka disebut rugi bersih (net loss). 3

4 Jurnal Informatika, Vol. 8, No.1, Juni 2012: 1-11 Tabel 4. Contoh Laba Rugi NetSolutions Laporan Laba Rugi Untuk Tahun yang Berakhir 31 Desember 2007 Pendapatan : Penjualan bersih $ Pendapatan sewa 600 Total Pendapatan $ Beban : Harga pokok penjualan $ Beban penjualan Beban administrasi Beban bunga 2440 Total beban $ Laba bersih $ Entitas Relasional Diagram Metodologi Entitas Relasional Diagram Tabel 5. Metodologi ERD 1 Menentukan Entitas Menentukan peran, kejadian, lokasi, hal nyata dan konsep dimana pengguna akan menyimpan data. 2 Menentukan relasi Menentukan hubungan antarpasangan entitas menggunakan matriks relasi 3 Gambar ERD sementara Entitas digambarkan dengan kotak dan relasi dengan garis yang menghubungkan entitas 4 Isi kardinalitas Menentukan jumlah kejadian satu entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan 5 Tentukan kunci utama Menentukan atribut yang mengindentifikasi satu dan hanya satu kejadian masing-masing entitas 6 Gambar ERD berdasar kunci Menghilangkan relasi many to many dan memasukkan primary dan kunci tamu pada masing-masing entitas 7 Menentukan atribut Menuliskan field-field yang dibutuhkan oleh sistem 8 Pemetaan Atribut Untuk masing-masing atribut, memasangkan atribut dengan satu entitas yang sesuai 9 Gambar ERD dengan atribut Mengatur ERD dari 6 langkah dengan menambah entitas atau relasi yang ditemukan pada langkah 8 4

5 (Diana Trivena Y, Chrysan Prasetya Susilo) 10 Periksa Hasil Apakah ERD sudah menggambar sistem yang dibangun? 2.3 PHP PHP merupakan bahasa pemrograman script yang paling banyak dipakai saat ini karena PHP bersifat open source. PHP banyak dipakai untuk memrogram situs web dinamis, walaupun tidak tertutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain. Beragam aplikasi berbasis web dapat dibuat menggunakan PHP, mulai dari halaman web yang sederhana sampai aplikasi komplek yang membutuhkan koneksi ke database. PHP dikatakan sebagai sebuah server-side embedded script language artinya sintaks-sintaks dan perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan oleh server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. Aplikasi-aplikasi yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server. Dalam hal ini client menggunakan kode-kode PHP untuk mengirimkan permintaan ke server (gambar 1). 3. Hasil Penelitian 3.1 Tampilan Halaman Login Halaman login merupakan halaman yang digunakan untuk mendapatkan hak akses penggunaan fungsi-fungsi didalam aplikasi serta sebagai sarana untuk pengamanan aplikasi tersebut. Pada halaman ini terdapat 2 pengguna, yaitu admin dan owner. Admin adalah pengguna yang dapat menjalankan seluruh kegiatan dalam aplikasi ini. Owner adalah seorang pemilik yang dapat menghapus seluruh kegiatan yang telah dibuat oleh admin dan mengelola user jika ada pengguna baru. 5

6 Jurnal Informatika, Vol. 8, No.1, Juni 2012: 1-11 Gambar 1. Halaman Utama Sebelum Login 3.2 Tampilan Halaman Utama Setelah Login (Dokter) Halaman ini merupakan halaman utama setelah user owner melakukan login. Tampilan pada halaman utama sebagian besar adalah gambar. Pada bagian atas terdapat menu yang berisi fitur-fitur yang ditujukan kepada owner untuk menjalankan program. Tampilan ini tidak berbeda jauh dengan tampilan utama untuk admin. Yang berbeda adalah menu untuk menjalankan fitur-fitur program, yaitu terdapat fitur user untuk mengelola data user. Gambar 2. Halaman Utama Setelah Login Owner 3.3 Tampilan Awal Halaman Obat 6

7 (Diana Trivena Y, Chrysan Prasetya Susilo) Halaman ini berisi data-data obat, dimana admin dan owner dapat mengelola data obat yaitu melakukan tambah data, edit dan delete data obat. Terdapat table untuk melihat informasi-informasi mengenai data obat. Admin dan owner juga dapat melakukan pencarian data obat yang diinginkan. Gambar 3. Tampilan Awal Halaman Obat 3.4 Tampilan Halaman Add Obat Pada halaman ini terdapat field-field kosong untuk memasukkan data obat yang baru. Data obat yang telah di submit akan masuk kedalam tabel data obat. Gambar 4. Tampilan Halaman Add Obat 7

8 Jurnal Informatika, Vol. 8, No.1, Juni 2012: Tampilan Awal Halaman Suplier Halaman ini berisi data-data suplier, dimana admin dan owner dapat mengelola data suplier yaitu melakukan tambah suplier, edit dan delete data suplier. Terdapat table untuk melihat informasi-informasi mengenai data suplier. Admin dan owner juga dapat melakukan pencarian data suplier yang diinginkan. Gambar 5. Tampilan Awal Halaman Suplier 3.6 Tampilan Awal Halaman User Halaman ini berisi data-data user, dimana hanya owner yang dapat mengelola data user yaitu melakukan tambah data, edit dan delete data user. Terdapat table untuk melihat informasi-informasi mengenai data user. Owner juga dapat melakukan pencarian data user yang diinginkan. 8

9 (Diana Trivena Y, Chrysan Prasetya Susilo) Gambar 6. Tampilan Awal Halaman User 3.7 Tampilan Awal Halaman Pembelian Ketika memasuki halaman pembelian, maka akan muncul tanggal saat itu dan ID pembelian yang terbaru. Data-data tersebut tidak dapat diubah. Ketika klik submit maka akan masuk ke pembelian detail. Gambar 7. Tampilan Awal Halaman Pembelian 3.8 Tampilan Halaman Pembelian Detail Pada halaman pembelian detail terdapat field nama obat dan nama supplier yang dapat di isi dengan melakukan pencarian data tersebut untuk memudahkan pengisian data. Lalu terdapat field untuk mengisi banyak pembelian dan harga pembelian. Ketika di klik submit maka data-data pembelian detail akan masuk kedalam tabel pembelian detail yang kemudian dapat mengakhiri pembelian atau memasukkan pembelian yang lain. Transaksi pembelian yang terjadi akan dicatatkan secara accounting. 9

10 Jurnal Informatika, Vol. 8, No.1, Juni 2012: 1-11 Gambar 8. Tampilan Halaman Pembelian Detail 3.9 Tampilan Halaman Laporan Laba Rugi Tampilan halaman pada saat melihat laporan laba rugi. Untuk melihat halaman ini harus memasukkan bulan yang diinginkan agar dapat mencetak laporan laba rugi. Terdapat tombol untuk mencetak laporan rugi. Gambar 9. Tampilan Halaman Laporan Laba Rugi 4. Kesimpulan dan Saran Dengan dibuatnya aplikasi sistem informasi accounting apotek yang berbasis web ini dapat menjawab beberapa kebutuhan yang terdapat pada apotek Dr. Wibowo diantaranya : 1. Pengelolaan data obat dapat terpantau dengan baik, setiap pembelian dan penjualan obat akan memotong stok secara otomatis. 2. Pengolahan data transaksi pembelian dan penjualan secara komputerisasi dapat menghasilkan data yang akurat dan detail. 10

11 (Diana Trivena Y, Chrysan Prasetya Susilo) 3. Pembuatan laporan keuangan yang berbasis akuntasi pasti dapat menampilkan laporan keuangan yang akurat karena semua data penjualan, pembelian, serta beban-beban tersimpan dengan baik di database dan dihitung secara otomatis oleh sistem. 4. Melalui fitur jurnal, buku besar, neraca saldo dan laba rugi, pemilik dimudahkan untuk melihat keadaan keuangan saat itu juga. Untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut, dapat ditambahkan beberapa fitur yang dapat memudahkan pemilik dan penggunanya dalam memakai aplikasi. Beberapa fitur yang dapat disarankan yaitu : 1. Menambahkan fasilitas backup database apabila data sudah terlalu banyak. 2. Antar muka dapat di perbaiki agar lebih menarik. 3. Untuk menjamin keamanan dalam aplikasi ini sebaiknya dilakukan maintenance security berkala, untuk melakukan update sistem keamanan yang ada dalam aplikasi ini guna mencegah pihak pihak yang tidak bertanggung jawab untuk mengubah, mengambil ataupun menghapus data di dalam aplikasi ini. 5. Daftar Pustaka F., Warren Reeve Pengantar Akuntansi (21th ed.). Jakarta : Salemba Empat. I., Radiant Victor dan Bernard Renaldy Pemrograman Web-Commerce dengan Oracle dan ASP. Bandung : Informatika. Jamsa, K., dkk HTML & Web Design Tips & Techniques. USA: McGraw-Hill Companies. Kadir, Abdul Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta : Andi Offset. Marlinda, Linda Sistem Basis Data. Yogyakarta : ANDI. P.,Onno W dkk Buku Sakti Menjadi Programmer Sejati PHP. Jakarta : Solusi Media. S., Warren Carl Prinsip-Prinsip Akuntansi(19 th ed). Jakarta : Erlangga. Wahana komputer Pengolahan Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi. 11