BAB II TINJAUAN LITERATUR

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1 Konsep Perpustakaan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pustaka artinya kitab, buku (Depdikbud:1980). Dalam bahasa Inggris dikenal dengan library. Istilah ini berasal dari kata librer atau libri, yang artinya buku (Sulistyo Basuki, 1993: 3). Dari kata latin tersebut terbentuklah istilah librarius; tentang buku. Dalam bahasa asing lainnya, perpustakaan disebut biliotheca (Belanda), yang juga berasal dari bahasa Yunani, biblia yang artinya tentang buku, kitab. Perpustakaan berasal dari kata pustaka. Pustaka berarti buku yang juga menimbulkan istilah turunan lain seperti bahan pustaka, pustakawan, kepustakawanan, dan ilmu perpustakaan. Sulistyo Basuki (1993: 1) menjelaskan bahwa : Perpustakaan adalah sebuah pranata yang dibentuk khusus untuk keperluan menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan bahan-bahan pustaka. Perpustakaan dapat diartikan seperti sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Sulistyo Basuki, 1993: 3 ). Suatu unit kerja yang substansinya merupakan sumber informasi yang setiap saat dapat digunakan oleh pengguna jasa lainnya. Berdasarkan pengertian tersebut, perpustakaan adalah suatu unit kerja yang dilaksanakan disuatu ruangan, bagian sebuah gedung maupun gedung itu sendiri yang saling berhubungan, dimana terdapat berbagai tugas dalam tiap bagian yaitu untuk memberikan informasi khususnya bagi pengguna perguruan tinggi Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Secara sederhana perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi. Perpustakaan Nasional mendefenisikan perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan tinggi yang layanannya diperuntukkan sivitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan. Bentuk perguruan tinggi adalah universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik dan sebagainya. Organisasi di dalam sebuah perguruan tinggi sebagai badan bawahannya seperti : Fakultas, Departemen, Jurusan, Proggram Studi, Lembaga Penelitian,

2 Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat, pusat pusat penelitian, kajian dan unit kerja lainnya. Oleh karena itu, Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh suatu perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu pengguna dan membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Reitz (2004), yang dikutip oleh Hasugian(2009: 79) mendefenisikan perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut : A library or library system established, administered, and funded by a university to meet the information, research, and curriculum needs of its students, faculty, and staff. Dari pengertian diatas, perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, diadministrasikan dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya. Defenisi ini menyatakan bahwa perustakaan perguruan tinggi boleh berupa sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan. Sistem perustakaan maksudnya adalah kemungkinan adanya berbagai perpustakaan baik perpustakaan pada tingkat universitas, fakultas, departemen/jurusan dan juga pada lembaga lain di bawah suatu perguruan tinggi. Artinya, pada sebuah perguruan tinggi dimungkinkan terdapat berbagai perpustakaan yang dimaksudkan untuk mendukung perguruan tinggi itu sendiri. Dari uraian diatas dapat dilihat perpustakaan perguruan tinggi merupakan pusat informasi dan pusat pendidikan yang secara terus menerus harus dikembangkan agar perpustakaan dapat berhasil guna serta perpustakaan dapat menjadi sarana untuk membantu mencerdaskan generasi muda dimasa yang akan datang Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruna tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya. Adapun tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan pustaka, memberi layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan. Kelima tugas tesebut dilaksanakan dengan sistem administrasi dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggaraan sebuah perpustakaan di perguruan tinggi. Tujuan perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia adalah untuk memberi layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan

3 perguruan tinggi benar-benar diarahkan untuk mendukung pencapaian tujuan dan pelaksanaa Tri Dharma tersebut. Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (Dirjen Dikti, 2004: 3), perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut : a) Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. b) Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi. c) Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang. d) Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan. e) Fungsi Publikasi Perpustakaan juga selayaknya membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf nonakademik. f) Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggginya. g) Fungsi Interpretasi

4 Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. h) Fungsi Kultural Perpustakaan bertugas menyimpan khasanah budaya bangsa khususnya yang berupa media yang merekam informasi, naskah, manuskrip atau dokumen lainnya. Perustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat. Dengan demikian, perpustakaan juga berperan dalam meningkatkan nilai dan apresiasi budaya dari masyarakat sekitar perpustakaan melalui penyediaan bahan bacaan. i) Fungsi Penyimpanan Perpustakaan bertugas menyimpan buku atau bahan pustaka yang diterimanya. Fungsi inilah yang menyebabkan perpustakaan selalu disebut dengan istilah document storage, sebab semua jenis perpustakaan melakukan fungsi ini (Hasugian, 2009: 82). 2.2 Tujuan dan Fungsi Pelayanan Perpustakaan Fungsi layanan perpustakaan tidak boleh menyimpang dari tujuan perpustakaan itu sendiri. Perpustakaan harus dapat memberikan informasi kepada pembaca, memberikan informasi kepada pembaca untuk mengadakan penelitian, yaitu fungsi informasi. Selanjutnya, perpustakaan juga memberikan kesempatan kepada penggunanya untuk mengadakan rekreasi, dengan membaca novel pengguna dapat terhibur.fungsi yang lain adalah mengembangkan pendidikan. Para pengguna diharapkan dapat memanfaatkan bahan pustaka yang tersedia, baik fiksi maupun nonfiksi. Fungsi layanan perpustakaan adalah mempertemukan pembaca dengan bahan pustaka yang mereka minati. Perpustakaan harus berusaha menyelenggarakan kegiatan yang dapat membuat pengguna senang untuk datang ke perpustakaan, misalnya dengan mengadakan diskusi atau pertunjukan film. Tujuan perpustakaan memberikan pelayanan kepada para pembaca adalah agar bahan pustaka yang telah dikumpulkan dan diolah ssebaik-baiknya itu dapat sampai ke tangan pengguna. Bahan pustaka yang dikumpilkan itu terutama dimaksudkan agar dapat dipakai oleh pengguna. Sedangkan maksud diadakannya pengolahan untuk mempermudah pencarian bahan pustaka sesuai dengan yang diinginkan pengguna (Karmidi Martoatmojo, 1994: 5).

5 2.3 Pelayanan Teknis Perpustakaan Ada beberapa tahap kegiatan pelayanan teknis, seperti : 1. Pengadaan Bahan Pustaka 2. Pengolahan Bahan Pustaka 3. Pemeliharaan Bahan Pustaka Pengadaan Bahan Pustaka Menurut buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (2004: 54), pengadaan bahan pustaka adalah mengusahakan bahan pustaka yang belum dimiliki perpustakaan dan menambah bahan pustaka yang sudah dimiliki oleh perpustakaan tetapi jumlahnya masih terbatas. Istilah pengadaan dan pemesanan kadang-kadang digunakan secara bergantian. Namun demikian biasanya kegiatan pemesanan mengacu kepada pembelian, sementara itu kegiatan pengadaan memasukkan unsur cara mendapatkan bahan pustaka tersebut. Pada umumnya cara pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan dapat dilakukan dengan cara : 1. Pembelian 2. Hadiah atau sumbangan 3. Tukar - menukar 4. Titipan 5. Penerbitan sendiri 1. Pembelian Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu : a. Membeli ke toko buku b. Membeli langsung ke penerbit baik penerbit dalam negeri maupun luar negeri c. Membeli melalui agen Menurut buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (2004: 54), langkah - langkah yang dapat dilakukan dalam proses pembelian bahan pustaka yaitu sebagai berikut : a. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan pustaka yang diusulkan b. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui katalog perpustakaan c. Menerima atau menolak ususlan d. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan e. Mengirim daftar pesanan f. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan g. Membayar pesanan

6 h. Menyusun laporan pembelian 2. Hadiah atau sumbangan Bahan pustaka hadiah dapat diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta. Perpustakaan yang menerima hadiah atau sumbangan secara langsung perlu : a. Meneliti kiriman bahan pustaka hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya b. Memilih bahan pustaka hadiah yang dibutuhkan c. Menyisihkan bahan pustaka hadiah yang tidak diperlukan Sedangkan perpustakaan yang meminta hadiah atau sumbangan bahan pustaka perlu : a) Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan b) Mengirim surat permohonan kepada perpustakaan yang ingin menyumbang c) Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantar d) Mengirim kembali surat pengantar (surat ucapan terima kasih) e) Mengolah bahan pustaka yang diterima 3. Tukar - menukar Tukar - menukar merupakan suatu cara yang digunakan perpustakaan untuk bahan pustaka yang memiliki jumlah atau eksempar yang berlebih. Tukar - menukar dengan bahan pustaka lain juga dapat dilakukan untuk melengapkan koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang melakukan tukar - menukar bahan pustaka perlu : 1) Mendaftar bahan pustaka yang akan dipertukarkan 2) Mengirim daftar penawaran disertai persyaratannya 3) Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan 4) Mengirim bahan pustaka yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga 4. Titipan 5. Penerbitan sendiri Inventarisasi Bahan Pustaka Inventarisasi merupakan kegiatan pencatatan koleksi sebagai bukti bahwa koleksi tersebut menjadi milik perpustakaan yang bersangkutan. Untuk pelaksanaan kegiatan itu digunakan beberapa perlengkapan yaitu buku inventaris, stempel inventaris dan stempel perpustakaan. Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam rangkaian kegiatan inventarisasi bahan pustaka meliputi sebagai berikut : 1. Memberi stempel buku

7 2. Mendaftar buku - buku Isi buku inventaris adalah: a. Nomor urut b. Tanggal masuk buku c. Asal buku d. Nama pengarang e. Judul buku f. Nama penerbit dan tahun terbit g. Jumlah eksemplar h. Harga satuan dan jumlah harga i. Jenis buku: teks/ informasi/ fiksi/ referensi j. Bahasa yang dipakai k. Nomor inventaris l. Keterangan mengenai keadaan buku Pengolahan Bahan Pustaka Bahan pustaka yang banyak di perpustakaan adalah buku, oleh karena itu dimulai dengan langkah - langkah yang biasa diambil dalam mempersiapkan buku untuk dipinjam. Sebelum bahan pustaka disusun dirak buku dan dapat dipergunakan oleh pengguna, maka buku harus terlebih dahulu diolah sesuai dengan ketentuan perpustakaan. Setelah dicatat dalam daftar atau buku induk, bahan pustaka yang diterima selanjutnya dikatalog dan diklasifikasi untuk memudahkan penempatan dan penemuan kembali. Pengatalogan bahan pustaka adalah kegiatan mencatat data bibliografi bahan pustaka menurut aturan baku yang berlaku di perpustakaan. Pengklasifikasian merupakan kegiatan menggolongkan bahan pustaka menurut kelas bidang ilmunya (Dirjen Dikti, 2004: 60). Beberapa tahap yang dilakukan dalam pengolahan bahan pustaka adalah sebagai berikut : Klasifikasi Koleksi Menurut Wiji Suwarno, yang dimaksud dengan klasifikasi koleksi ialah kegiatan mengelompokkan koleksi bahan pustaka dengan memberikan notasi (kode - kode klasifikasi) sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan. Klasifikasi di perpustakaan dimaksudkan untuk memudahkan pengguna dalam memilih dan menelusur buku atau bahan pustaka yang diperlukan secara cepat dan tepat. Untuk setiap buku yang dimiliki, perpustakaan harus melalui proses klasifikasi sebelum dilayankan kepada pengguna. Untuk melakukan proses

8 klasifikasi di perpustakaan, sudah ada cara - cara tertentu yang merupakan hasil kesepakatan secara nasional maupun internasional (2010: 117). Secara umum, klasifikasi terbagi dalam dua jenis berikut : a. Klasifikasi artifisial (artificial classification), yaitu klasifikasi bahan pustaka berdasarkan sifat - sifat yang secara kebetulan ada pada bahan pustaka tersebut. Seperti berdasarkan warna dan tinggi buku. Pengelompokan semacam ini baik untuk buku - buku tertentu saja, seperti untuk skripsi atau karya ilmiah. Sementara untuk buku - buku umum, pengelompikan ini kurang efektif digunakan apalagi pada saat perkembangan modern sekarang ini. b. Klasifikasi fundamental (fundamental classification), yaitu klasifikasi bahan pustaka beerdasarkan isi atau subjek buku, yaitu sifat yang tetap pada bahan pustaka, sekalipun tampilan fisik atau formanya diubah. Keuntungan yang diperoleh dari klasifikasi jenis kedua ini adalah : 1. Buku - buku yang sama atau mirip isinya akan terletak berdekatan 2. Memudahkan dalam mengadakan perimbangan koleksi yang dimiliki 3. Memudahkan dalam mengadakan penelusuran terhadap bahan pustaka menurut subjek 4. Memudahkan dalam pembuatan bibliografi menurut pokok masalah. Dari kedua jenis klasifikasi tersebut, dapat diketahui kegunaan klasifikasi bagi perpustakaan 1. Untuk menyusun buku dalam penyimpanannya di rak. Untuk kepentingan ini, buku diberi label yang berisi tanda buku dimana salah satu unsurnya adalah notasi klasifikasi. 2. Untuk menyusun katalog berdasarkan nomor klasifikasi (classified catalog). Untuk mengelompokkan atau mengklasifikasi bahan pustaka, harus dipahami subjek dan isi bahan pustaka. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh seorang pengklasifikasi yaitu: a) Menganalisa subjek buku Dalam menganalisa subjek buku ada beberapa unsur yang dapat memberi petunjuk, yaitu : 1) Judul buku 2) Kata pengantar 3) Daftar isi 4) Pendahuluan

9 b). Menentukan klasifikasi Menentukan klasifikasi adalah tanda yang dapat berujud gambar, huruf, angka atau yang lain yang telah disepakati oleh perpustakaan tersebut. Setiap sistem klasifikasi mempunyai kode, seperti DDC dan UDC menggunakan kode angka sedangkan LC menggunakan kode huruf. Setiap perpustakaan bebas memilih sistem klasifikasi yang ingin digunakan yang sesuai dengan koleksi yang bersangkutan. Ada beberapa sistem klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan seperti DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), dan LC (Library of Congress Classification). Namun lebih banyak perpustakaan yang menggunakan sistem klasifikasi DDC baik DDC edisi 21 maupun DDC edisi 22. Dewey membagi sepuluh kelas atau golongan utama dengan angka : Karya Umum Filsafat Agama Ilmu Sosial Bahasa Ilmu Murni Ilmu Terapan Kesenian Kesusasteraan Sejarah dan Geografi Katalogisasi Koleksi Menurut Yaya Suhendar (2007: 1), katalog merupakan istilah umum yang sering diartikan sebagai suatu daftar barang atau benda yang terdapat pada tempat tertentu. Dalam kaitannya dengan perustakaan, katalog adalah daftar bahan pustaka baik berupa buku maupun non buku seperti majalah, surat kabar, mikrofilm, slide dan lain - lain yang dimiliki dan tersimpan pada suatu perpustakaan. Dalam katalog perpustakaan tercantum informasi - informasi penting dari suatu bahan pustaka yang biasanya dipakai oleh pengunjung perpustakaan sebagai bahan informasi, yang menyangkut fisik bahan pustaka, isi, ataupun informasi - informasi lainnya, seperti judul, nama pengarang, edisi, cetakan, kota terbit, penerbit, tahun terbit, subjek bahasan, ISBN, dan lain - lain. Pada dasarnya katalog perpustakaan memiliki dua fungsi, yaitu:

10 a. Berfungsi sebagai daftar inventaris bahab pustaka dari suatu perpustakaan. Maksudnya adalah katalog perpustakaan merupakan daftar kekayaan yang dimiliki perpustakaan, terutama menyangkut bahan - bahan pustaka yang tersedia. b. Berfungsi sebagai sarana temu balik bahan pustaka. Dimana katalog adalah alat atau media untuk mencari dan menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengnjung secara cepat, tepat dan akurat. Fungsi ini merupakan fungsi utama katalog perpustakaan. Sejalan dengan fungsi tersebut, maka tujuan pembuatan katalog perpustakaan sebagaimana dikemukakan oleh pustakwan C.A. Cutter pada tahun 1876 yang diangkat kembali oleh Needham, 1971 yang dikutip oleh Suhendar (2007: 2) sebagai berikut : 1. Memberikan kemudahan kepada seseorang untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya secara cepat, tepat, dan akurat. 2. Menunjukkan bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perustakaan oleh pengarang tertentu berdasarkan subjek tertentu atau subjek yang berhubungan dan jenis atau bentuk literatur tertentu. 3. Membantu dalam pemilihan bahan pustaka berdasrkan edisi dan karakternya (sastra atau berdasarkan topik). Katalog memiliki bermacam - macam bentuk fisik seperti katalog buku, katalog berkas, katalog kartu, dan katalog dengan media komputer. Katalog yang masih banyak ditemui hingga saat ini adalah katalog kartu. Dimana katalog ini dibuat dalam bentuk kartu berukuaran 7,5 x 12,5 cm Pelabelan Pelabelan adalah pemasangan label pada punggung buku yang berisi call number sesuai dengan yang tertulis dalam katalog. Pelabelan sebaiknya diketik pada kertas label putih, atau pada kertas HVS biasa yang digunting satu ukuran (seragam), sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Pemasangan dilakukan setelah call number sudah dicantumkan dan tinggi pada label buku harus sama (misalnya 3 cm dari bawah), agar jika buku dijajarkan akan tampak rapi Pemeliharaan Bahan Pustaka Dalam pengembangan perpustakaan perguruan tinggi perlu adanya peningkatan buku perpstakaan baik ditinjau dari segi kualitas maupun kuantitasnya. Dalam kagiatan

11 pemeliharaan bahan pustaka, pepustakaan berusaha mencegah kemungkinan timbulnya kerusakan pada buku. Untuk mencegah kerusakan bahan pustaka diketahui ada beberapa faktor penyebab timbulnya kerusakan pada buku. Menurut buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (Dirjen Dikti, 2004: 63) kerusakan bahan pustaka dapat disebabkan oleh : 1. Faktor dari dalam Kerusakan berasal dari koleksi bahan pustaka tersebut yakni pada kertas, tinta cetak, perekat, dan pengawet perekat yang tidak baik kualitasnya,serta benang penjilidan yang tidak serasi dengan sampul. Kerusakan pada bahan pustaka non-buku seperti kaset, disket, piringan hitam juga disebabkan oleh bahannya yang tidak baik atau tidak cocok. Pemrosesan yang kurang baik juga menyebabkan bahannya mudah tercemari oleh jasad renik sehingga bahan pustaka mudah rusak 2. Faktor dari luar Kerusakan bahan pustaka disebabkan oleh faktor mekanis atau kimiawi dari lingkungan dan hayati. Faktor mekanis, misalnya kecerobohan pengguna yang menimbulkan keausan pada bahan pustaka; debu dan kotoran, cahaya matahari, air, api, dan medan magnet yang ditimbulkan oleh arus listrik atau logam maagnet. Faktor kimiawi yang menyebabkan kerusakan, misalnya air dan kelembaban, suhu udara, dan lingkungan yang mengandung bahan kimia. Faktor hayati yang menyebabkan kerusakan misalnya, cendawan, serangga, hewan pwngerat dan manusia. Kelembaban udara dapat menimbulkan jamur yang dapat merusak buku. Kelembaban ini biasanya terjadi di ruangan yang gelap dan ventilasi yang kurang. Air dapat menimbulkan timbulnya flek - flek warna pada buku, kertas buku menjadi rusak dan perekat buku menjadi mudah lepas. Oleh sebab itu pada waktu mendirikan gedung perpustakaan harus mempertimbangkan kemungkinan terjadinya banjir. Apabila terjadi kerusakan pada bahan pustaka, harus segera diperbaiki agar kerusakan tidak bertambah besar. Ada bermacam - macam usaha yang dapat dilakukan untuk mencegah kerusakan bahan pustaka. Untuk kerusakan yang disebabkan oleh faktor dari dalam sulit untuk dicegah, tetapi beberapa upaya berikut dapat dilakukan : a. Menghindarkan bahan pustaka dari sinar matahari langsung b. Mengatur peredaran udara, kelembaban dan suhu udara ruangan Kerusakan yang disebabkan oleh faktor luar dapat dicegah dengan usaha sebagai berikut : a. Memberi bimbingan tentang cara menggunakan bahan pustaka secara baik kepada pengguna

12 b. Membersihkan ruangan dari debu dan kotoan secara teratur c. Menempatkan bahan pustaka ditempat yang tepat dan sesuai agar terhindar dari sinar matahari langsung dan air hujan d. Melarang pengguna merokok dan makan di dalam ruangan perpustakaan e. Memberi rambu peringatan atau peraturan tertulis di dalam perpustakaan f. Menyediakan sarana pemadam api. 2.4 Sistem Layanan Perpustakaan Perpustakaan diharapkan dapat memberikan layanan yang cepat, tepat dan benar kepada penggunanya, karena salah satu tujuan perpustakaan adalah untuk memberi layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Menurut buku pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 71) bahwa: Pelayanan perpustakaan adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna. Perpustakaan adalah pelayanan. Pelayanan berarti suatu aktifitas yang terjadi akibat adanya sebuah kegiatan yang dilakukan oleh beberapa orang dalam sebuah transaksi dimana dalam hal ini adalah transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku maupun denda. Selain itu termasuk juga sistem pelayanan perpustakaan, pelayanan pengguna, pelayanan referensi, pelayanan sirkulasi, dan pelayanan pendidikan pengguna. Dalam penyelenggaraan setiap perpustakaan harus dapat menentukan sistem layanan yang akan dilakukan oleh perpustakaan tersebut sesuai dengan pengguna serta tujuan perpustakaan. Sistem layanan perpustakaan ada 2 jenis, yaitu: 1. Sistem layanan terbuka (open access) Adalah suatu sistem yang memungkinkan pemakai masuk ke ruang koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi yang mereka inginkan. Sistem ini memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan antara lain: a) kartu katalog tidak mudah rusak b) menghemat tenaga c) lebih banyak judul koleksi yang diketahui d) kecil kemungkinan terjadi kesalahan antara petugas dan pemakai Beberapa kekurangan antara lain: a. frekuensi kerusakan koleksi besar b. perlu ruangan yang besar

13 c. susunan koleksi tidak teratur d. pengguna baru sering bingung 2. Sistem layanan tertutup (close access) Adalah suatu sistem peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil koleksi sendiri. Koleksi yang dipinjam pulang atau dibaca ditempat harus membutuhkan tenaga pustakawan untuk mengambil buku. Dalam sistem ini peran katalog sangat dominan. Sistem ini juga memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihannya antara lain: 1) Daya tampung koleksi lebih banyak, 2) Susunan koleksi lebih teratur, 3) Kerusakan dan kehilangan koleksi relatif lebih sedikit, dan 4) Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi. Beberapa kekurangan sistem ini antara lain: a. Memerlukan banyak energi (tenaga kerja), b. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak dikenal pemakai, dan c. Sering terjadi kesalahpahaman antara petugas dan pemakai Sirkulasi Pelayanan sirkulasi merupakan bentuk pelayanan ang telah dilaksanakan oleh sebagian besar perpustakaan di Indonesia. Sirkulasi sering dikenal dengan bagian peminjaman dan pengembalian. Namun, sebenarnya pengertian sirkulasi ini mencakup pengertian yang lebih luas, yakni semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan dan pemakaian koleksi dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai jasa perpustakaan. Dapat dipahami bahwa bagian sirkulasi merupakan suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman maupun pengembalian. Kegiatan ini antara lain meliputi: syarat keanggotaan, sistem peminjaman, peraturan, prosedur peminjaman dan pengembalian, jam buka, dan sistem pencatatan (Lasa H.S, 1993: 1). Jenis pelayanan ini merupakan bagian penting dari suatu perpustakaan. Pelayanan ini bertujuan untuk : 1. Agar para pemakai mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal, 2. Agar mudah diketahui identitas peminjam, buku yang dipinjam dan waktu pengembalian,

14 3. Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan, 4. Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi perpustakaan, dan 5. Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran. Perjalanan koleksi untuk dapat dibaca diluar perpustakaan harus melalui proses peminjaman. Peminjaman ini merupakan salah satu kegiatan dari layanan sirkulasi, dimana pada layanan ini dicatat bukti bahwa pengguna meminjam bahan pustaka sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh pihak perpustakaan. Dalam layanan sirkulasi, bahan pustaka yang telah dipinjam harus dikembalikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Koleksi yang telah dipinjam dapat diperpanjang sesuai dengan batas waktu yang ditentukan, juga pemberian sanksi kepada pengguna. Pengguna dapat membaca bahan pustaka di tempat maupun dipinjam. Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam: a. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu, b. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari, c. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester Proses Peminjaman Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Dirjen Dikti, 2004: 74), proses peminjaman bahan pustaka yaitu sebagai berikut: 1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna 3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut: i. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi ii. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis pada formulir b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, kegiatan berlangsung sebagai berikut : i. Pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telah dipilih ii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku iii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan pustaka dikembalikan pada lembar tanggal kembali iv. Petugas mencatat kode bahan perpustakaan 4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan pustaka

15 5. Petugas menyerahkan bahan pustaka kepada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak 7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal Proses Pengembalian Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah: 1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali 2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali 3. Mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku 4. Membubuhkan sempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam 5. Mengambalikan kartu buku pada kantong buku 6. Mengembalikan kartu pinjam pada kotak kartu pinjam 7. Mengelompokkan buku menurut kode buku untuk dikembalikan ke dalam rak Pelayanan Referensi Pelayanan referensi atau sering juga disebut dengan layanan rujukan adalah suatu layanan yang bertujuan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informaasi dengan cepat, menelusur informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subjek yang lebih luas, dan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal(dirjen Dikti, 2004: 86). Koleksi referensi sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi, penjelasan dalam hal-hal tertentu. Mungkin informasi itu meliputi kata, pokok masalah, tempat, pustaka, nama tokoh, petunjuk, ukuran, dan lain sebagainya. Karena jenis ini banyak peminatnya dan sering diperlukan, maka pada umumnya tidak boleh dipinjam untuk dibawa pulang. Kecuali itu mungkin ada pertimbangan lain, misalnya jenis koleksi harganya mahal dan kadang sulit dicari (Lasa HS, 1993: 33). Untuk memudahkan pengenalan, maka dibedakan dengan koleksi lain dengan memberi kode R pada sandi pustaka yang tertulis pada punggung buku, kartu buku maupun katalog buku. Sebaiknya koleksi ini disendirikan dalam almari atau rak khusus dal lebih baik jika disediakan ruang khusus referensi. Agar berjalan dengan baik, pelayanan referensi perlu memperhatikan hal hal berikut : 1. Adanya komunikasi yang baik antara petugas dan pengguna

16 2. Pertanyaan ditanggapi dan dipahami secara cepat dan tepat 3. Mengenal secara menyeluruh mengenai koleksi referensi dan fasilitas pepustakaan 4. Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada di dalam maupun di luar perpustakaan 5. Memiliki pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber informasi Menurut isinya, ragam bahan pustaka referensi dapatt dibagi menjadi 3 jenis, yaitu: a. Bahan perpustakaan primer, yaitu merupakan sumber informasi dari tangan pertama atau peneliti. Biasanya berupa hasil penelitian asli, penelitisn tentang penerapan teori baru, atau penjelasan mengenai gagasan dalam bidang ilmu tertentu. Bahan pustaka primer ini antara lain : 1) Buku teks 2) Laporan penelitian 3) Artikel jurnal 4) Tesis dan disertasi 5) Monograf 6) Makalah ilmiah 7) Standar dan paten 8) Peraturan perundang - undangan b. Bahan perpustakaan sekunder, yaitu sumber informasi yang menujukkan keberadaan bahan perpustakaan primer, atau bahan pustaka yang berisi informasi yang sering diperlukan dan disajikan secara ringkas. Bahan pustaka sekunder antara lain: 1) Kamus 2) Ensiklopedi 3) Sumber biografi 4) Sumber geografi 5) Buku tahunan dan almanak 6) Buku pegangan dan manual 7) Bibliografi 8) Indeks dan abstrak c. Bahan perpustakaan tersier, yaitu sumber informasi yang menunjukkan keberadaan bahan pustaka primer dan sekunder. Bahan pustaka tersier mengarahkan pengguna pada keberadaan berbagai bahan perpustakaan sekunder biasanya disertai dengan telaah yang memeberikan evalusai. Yang dianggap sebagai bahan pustaka tersier yaitu: 1) Panduan bahan pustaka dalam bidang tertentu

17 2) Bibliografi 3) Direktori Layanan Multimedia Layanan mutimedia adalah kegiatan melayankan bahan multimedia kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapannya di dalam perpustakaan, misalnya film dengan proyektornya. Untuk keperluan kelompok, misalnya untuk mengajar atau seminar, bahan pustaka dan perlengkapannya dapat dipinjamkan ke luar gedung perpustakaan. Bahan perpustakaan multimedia dan perlengkapannya dapat dibedakan atas tiga kelompok, yaitu: 1. Bahan perpustakaan melalui perlengkapannya hanya menampilkan citra atau gambar saja, seperti slide, beningan (transparansi), dan bahan pustaka renik 2. Bahan perpustakaan melalui perlengkapannya hanya mengeluarkan bunyi, misalnya kaset audio, piringan hitam, cakram optik 3. Bahan perpustakaan melalui perlengkapannya menampilkan gambar disertai dengan bunyi, misalnya kaset video melalui mesin video, film suara melaui proyektor film Layanan Jasa Kesiagaan Informasi Jasa kesiagaan informasi (jki) adalah suatu jenis layanan rujukan yang memungkinkan pengguna mendapatkan informasi mengenai bahan pustaka yang baru dalam bidang yang diminatinya. Jki mencakup kegiatan memamerkan bahan pustaka yang baru diterima oleh perpustakaan, memilah dokumen yang sesuai dengan minat pengguna, dan menyebarluaskan informasi tersebut. Tujuannya adalah sebagai berikut: a) Membantu pengguna agar selalu dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. b) Memungkinkan pengguna mengetahui informasi mutakhir yang disediakan oleh perpustakaan sesuai dengan bidang minatnya. c) Memungkinkan terjalinnya hubungan harmonis antara pengguna perpustakaan sehingga pelayanan dan koleksi yang tersedia termanfaatkan dengan lebih tepat guna. Jasa kesiagaan informasi dapat berupa: 1.Penyebarluasan daftar perolehan bahan pustaka baru 2.Pemajangan bahan pustaka 3. Penyebaran fotokopi daftar isi jurnal (Dirjen Dikti, 2004: 92).

18 2.4.5 Layanan Pendidikan Pengguna Pendidikan pengguna adalah kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien, dimana perserta pendidikan pengguna adalah sivitas akademika (Dirjen Dikti, 2004: 95). Pendidikan pengguna bertujuan untuk: 1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri 2. Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuai untuk menemukan informasi dalam subjek tertentu 3. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya dan layanan perpustakaan 4. Mempromosikan layanan perpustakaan 5. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu dan teknologi. Jenis pendidikan pengguna ada dua, yaitu: a. Orientasi perpustakaan, yaitu pendidikan pengguna memperkenalkan perpustakaan secara umum kepada sivitas akademika. Pendidikan ini meliputi kunjungan ke perpustakaan atau peragaan dengan sarana multi media mengenai fasilitas dan pelayanan perpustakaan. b. Tutorial perpustakaan, yaitu mendidik pengguna agar dapat menggunakan perpustakaan serta sumber informasi yang tersedia di perpustakaan dan di tempat lain, termasuk ketrampilan dalam memanfaatkan berbagai media informasi sesuai dengan perkembangan teknologi.