BAGIAN I PENDAHULUAN

Transkripsi

1 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT BAGIAN I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berdasarkan Petunjuk Teknis Operasional PNP P bahwa sistem pengendalian PNP P dilakukan melalui kegiatan pemantauan, pengawasan, evaluasi dan pelaporan terhadap seluruh proses dan tahapan kegiatan. Pengertian dari Sistem Pengendalian Internal disini adalah rencana, metoda, prosedur dan kebijakan yang didesain oleh manajemen program untuk memberi jaminan yang memadai atas tercapainya efisiensi dan efektivitas pelaksanaan program, baik terkait dengan kehandalan pengelolaan dan pelaporan keuangan maupun ketaatan/kepatuhan terhadap aturan/kebijakan. Tujuan Sistem Pengendalian Internal: 1. enjaga setiap proses PNP P selalu sesuai dengan aturan, prinsip dan kebijakan PNP P. 2. enjaga bahwa hasil-hasil selama tahap perencanaan diperoleh melalui proses dan mekanisme yang benar. 3. engendalikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. 4. engendalikan pemanfaatan dana PNP P agar sesuai dengan yang direncanakan dan dikelola secara transparan. 5. enjaga kualitas dari setiap kegiatan yang dilaksanakan agar memuaskan dan memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. 6. engendalikan agar setiap pelaku PNP P dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara baik sesuai dengan fungsinya masing-masing. Panduan Audit Internal Page 1

2 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT Tujuan dari sistem pengendalian tersebut dapat diwujudkan melalui strategi dasar yang mencakup : beberapa 1. Semua pihak terkait melakukan pemantauan secara obyektif dan mampu memberikan umpan balik dilaksanakan. terhadap setiap proses dan kegiatan yang 2. Pelaku PNP P di semua tingkatan menjalankan mekanisme pelaporan baik formal maupun informal dengan disiplin, akurat dan efektif termasuk jika ditemui kendala dan masalah. 3. Dilakukannya pemeriksaan yang detail dan akurat sesuai dengan mekanisme yang ditetapkan terhadap setiap proses dan tahapan kegiatan yang dilaksanakan. 4. Pengawasan yang ketat dan tegas terhadap proses dan kegiatan pada setiap tahapan yang dilaksanakan. 5. Setiap saat dilakukan evaluasi untuk meningkatkan kineja serta menegakkan aturan dengan pemberian sanksi. B. Pengertian Audit Internal Salah satu yang merupakan bagian dari kegiatan pengendalian adalah dengan adanya audit internal. Audit Internal mempunyai pengertian sebagai suatu fungsi penilaian yang independen, yang didirikan dalam sebuah organisasi untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan organisasi tersebut sebagai sebuah pelayanan terhadap organisasi tersebut. C. Jenis-jenis Audit Internal Jenis-jenis audit yang dilakukan oleh Audit Internal adalah: 1. Audit Keuangan adalah melakukan penilaian tentang pengelolaan keuangan dana yang dikelola. 2. Audit Non-Keuangan yang terdiri dari: a. Audit Kepatuhan adalah audit internal untuk menentukan apakah aktivitas dan/atau unit kerja (entitas) telah mematuhi peraturan, kebijakan, dan prosedur yang dibuat oleh program. Panduan Audit Internal Page 2

3 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT b. Audit Operasional (Kinerja) adalah audit internal untuk menentukan bagaimana suatu unit mampu mengelola penggunaan sumber daya (kekayaan) secara ekonomis, efektif dan efisien dalam memenuhi misi dan tujuan program. Pengelolaan sumber daya yang dimaksud meliputi prosedur, proses, dan kinerja personil yang melaksanakan fungsi pengelolaan tersebut. c. Audit Pengadaan Barang dan Jasa adalah audit pengadaan adalah salah satu fungsi dari Satuan Audit Internal yang bertugas terhadap pengawasan (monitoring) terhadap pelaksanaan pengadaan barang dan/atau jasa oleh masyarakat dalam PNP andiri Perdesaan. 3. Audit Tujuan Khusus yang terdiri dari : a. Follow up Hasil Audit dan Hasil Supervisi adalah audit internal yang dilaksanakan sebagai tindak lanjut dari hasil audit atau hasil supervisi yang telah dilakukan sebelumnya. Audit ini dilakukan baik berdasarkan permintaan dari audit maupun berdasarkan perintah dari Satker PD, Team Leader atau lainnya. b. Audit Investigasi adalah audit internal yang dilaksanakan jika terdapat indikasi adanya penggelapan, penyimpangan, dan/atau penyalahgunaan wewenang dalam suatu unit kerja yang menyebabkan timbulnya kerugian pada program. Audit ini juga dilaksanakan apabila terdapat indikasi adanya tindak pidana atau perdata dalam unit kerja. D. Waktu Pelaksanaan Audit Internal dibedakan : 1. Audit Berkala/Reguler adalah audit yang dilakukan secara terencana dan berkala pada masing-masing provinsi dan kabupaten. 2. Audit Insidentil adalah audit yang dilakukan tidak secara terencana sesuai dengan kebutuhan berdasarkan resiko cakupan audit. Panduan Audit Internal Page 3

4 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT E. Sistematika Audit Internal PNP andiri Perdesaan. Pelaksanaan Audit Internal di PNP P mencakup dua sistematika Audit Internal sesuai dengan fungsi pengendalian secara menyeluruh terhadap pengelolaan program PNP P yaitu : 1. Audit Internal Dukungan Program. Adalah pelaksanaan audit internal yang bertujuan melakukan penilaian dukungan manajemen implementasi yang mengacu pada aturan kebijakan yang telah ditentukan oleh Departemen Dalam Negeri ( Ditjen PD). Pelaksanaan audit internal terhadap dukungan program diatur dalam SOP yang mendasari pelaksanaan Audit Internal Dukungan Program. Dukungan program mempunyai sifat lintas aturan dan lintas pelaku untuk mendukung program dengan aturan pelaksanaan Kebijakan Dekonsentrasi, TOR RC dan Petunjuk Pelaksanaan Tugas Pembantuan. SOP Audit Internal Dukungan Program merupakan aturan yang terpisah dari Panduan Audit Internal Pelaksanaan Program. 2. Audit Internal Pelaksannaan Program. Dalam pelaksanaan program di lapangan mengacu pada kebijakan dalam Petunjuk Teknis Operasional sehingga pelaksanaan audit internal untuk Pelaksanaan Program diperlukan adanya sebuah panduan yang harus dilakukan oleh jalur fungsional secara berjenjang. Panduan ini dibuat dengan mengacu pada ketentuan-ketentuan yang ada dalam Petunjuk Teknis Operasional dan ketentuan-ketentuan lainnya yang mengatur pengelolaan PNP P serta berisi prosedur-prosedur yang bersifat dasar sehingga tidak membatasi inisiatif dan kreatifitas dari pengguna panduan ini sehingga dapat diperkaya baik parameter maupun langkah kerja untuk mencapai masingmasing tujuan dalam panduan ini. Panduan pelaksanaan audit ini meliputi : i. Panduan Pelaksanaan Audit Proses Perencanaan Panduan pelaksanaan audit proses perencanaan kegiatan PNP P meliputi penilaian terhadap proses perencanaan, dari mulai tahapan AD Sosialisasi sampai dengan AD Penetapan Usulan serta pembuatan SPC. Panduan Audit Internal Page 4

5 ii. PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT Panduan Pelaksanaan Audit Proses Pelaksanaan Kegiatan Panduan pelaksanaan audit proses pelaksanaan kegiatan PNP P meliputi penilaian terhadap proses pelaksanaan kegiatan pendidikan masyarakat, penilaian terhadap proses pelaksanaan kegiatan kesehatan, penilaian terhadap proses pelaksanaan kegiatan peningkatan kapasitas, penilaian terhadap proses pelaksanaan kegiatan SPP, serta penilaian terhadap proses pelaksanaan kegiatan sarana prasarana. iii. Panduan Pelaksanaan Audit Keuangan Dana Bantuan Langsung asyarakat Panduan pelaksanaan audit keuangan BL meliputi penilaian terhadap kewajaran transaksi, ketaatan aturan, perencanaan keuangan, kualitas administrasi, kualitas pelaporan, dan pengelolaan dokumen keuangan dana BL yang terdiri dari BL Dana Kegiatan, DOK Perencanaan dan DOK Pelatihan asyarakat. iv. Panduan Pelaksanaan Audit Pengeloloaan Dana Bergulir Panduan pelaksanaan audit pengelolaan Dana Bergulir PNP P meliputi penilaian ketaatan aturan, kewajaran transaksi, kualitas administrasi, kualitas pelaporan, kualitas fasilitasi, pengelolaan dokumen keuangan dana bergulir PNP P yang terdiri dari dana bergulir SPP dan UEP. v. Panduan Pelaksanaan Audit Proses Pengadaan Barang dan Jasa Panduan pelaksanaan audit proses pengadaan barang dan jasa oleh masyarakat dalam proses pelaksanaan kegiatan PNP P meliputi penilaian terhadap ketaatan aturan, kualitas proses pengadaan, kualitas supplier, kualitas dan kuantitas barang dan jasa, administrasi, pelaporan, dan kualitas pengelolaan dokumen. vi. Panduan Pelaksanaan Audit Proses Pemeliharaan, Pemanfaatan dan Pelestarian. Panduan pelaksanaan audit proses pemeliharaan dan pelestarian meliputi pemeriksaan terhadap fungsi dan manfaat kegiatan yang dihasilkan, kelembagaan tim pengelola, aturan kelembagaan pengelola, kegiatan Panduan Audit Internal Page 5

6 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT pemeliharaan, pendanaan pemeliharaan & pelestarian dan pertanggungjawaban masyarakat. F. Hasil Audit Internal Hasil audit internal bertujuan untuk : 1. emberikan penilaian dan rekomendasi terhadap proses pelaksanaan pengendalian internal di setiap tingkatan konsultan sesuai dengan Sistem Pengendalian Internal dalam PNP P (desentralisasi dan berjenjang). 2. emberikan penilaian dan rekomendasi terhadap kualitas pelaksanaan dari setiap tahapan kegiatan PNP P serta pelaksanaan prinsip-prinsip. 3. emberikan penilaian terhadap tertib administrasi dan laporan keuangan UPK, pengelolaan keuangan dan dana bergulir, serta mengetahui lebih awal adanya indikasi penyalahgunaan dana. 4. Setelah dilakukan review secara periodik terhadap hasil pemeriksaan dan penilaian (audit) yang dilakukan oleh setiap tingkatan konsultan (K Nasional sampai dengan fasilitator kabupaten) diharapkan tersusun rekomendasi yang dapat menjadi bahan masuk untuk perbaikan program selanjutnya. Panduan Audit Internal Page 6

7 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT BAGIAN II PROSEDUR UU DAN PELAPORAN HASIL AUDIT A.Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Pelaksanaan audit internal dalam PNP P dilakukan secara desentralisasi dan berjenjang oleh setiap level/tingkatan manajemen dari mulai pusat, provinsi sampai ke tingkat kabupaten dengan tujuan untuk efektifitas pelaksanaan audit internal. Selain itu, Audit Internal juga dilaksanakan secara terstruktur dengan mengikuti fungsi dan peran dari masing-masing tingkatan konsultan/fasilitator yang ada dalam struktur audit internal dengan mekanisme kerja/prosedur pelaksanaan Audit Internal yang dilakukan dari tingkat nasional (pusat) sampai dengan kabupaten diatur dalam uraian di bawah ini: 1. Pelaksanaan Audit Internal oleh Spesialis Internal Audit (NC) Audit internal terhadap pengelolaan Dekonsentrasi dalam Pembinaan & Pengendalian Fasilitator, Tugas Pembantuan untuk BL dan kualitas pengendalian internal konsultan dan fasilitator dilakukan oleh Spesialis Audit Internal yang ada di National anagement Consultant dengan ketentuan sebagai berikut : i. Cakupan Wilayah adalah seluruh provinsi lokasi PNP andiri Perdesaan dengan target : (1) inimal 2 (dua) kali dalam satu tahun per provinsi untuk Audit Dukungan Program. (2) 20 % kabupaten sebagai lokasi Tugas Pembantuan. (3) 5 % sampling lokasi Kecamatan ii. Khusus untuk melakukan Audit terhadap Implementasi/Pelaksanaan Program yang dilakukan secara sampling lokasi, dengan tahapan sebagai berikut : Panduan Audit Internal Page 7

8 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT (1) elakukan pemeriksaan terhadap Laporan Implementasi Audit Internal baik yang dilakukan oleh FS (Spesialis) maupun fasilitator kabupaten. (2) elakukan wawancara dengan Spesialis FS dan fasilitator kabupaten berkaitan dengan sistem pengawasan dan pengendalian internal. (3) elakukan spot check terhadap kabupaten/kecamatan yang sudah diperiksa dan dilakukan penilaian oleh Spesialis FS dan fasilitator kabupaten. iii. Cara penentuan sampel lokasi, selain kecamatan yang sudah diaudit baik oleh FS maupun oleh Fasilitator Kabupaten, juga dapat ditentukan dengan mempertimbangkan besar kecilnya tingkat resiko, lokasi yang jarang dijadikan sampel audit/jarang disupervisi, lokasi yang tingkat penyerapan dananya sudah besar, lokasi yang tidak pernah ada laporan masalah, lokasi yang dianggap paling baik, dll. 2. Pelaksanaan Audit Internal oleh FS/Korprov (RC) Pelaksanaan audit internal Pelaksanaan Program dan pengendalian terhadap pelaksanaan audit internal oleh fasilitator kabupaten dilakukan oleh Spesialis provinsi (khususnya FS) dan Korprov dengan ketentuan sebagai berikut : i. Cakupan wilayah adalah seluruh kabupaten dalam wilayah provinsi dengan target sebagai berikut : (1) Tabel target dalam satu tahun anggaran sebagai berikut : JULAH KECAATAN DALA PROVINSI Sampai dengan 50 kecamatan TARGET KECAATAN UNTUK AUDIT INTERNAL inimal 50 % lokasi kecamatan Panduan Audit Internal Page 8

9 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT Diatas 50 s/d 100 kecamatan Diatas 100 s/d 200 kecamatan Diatas 200 kecamatan inimal 40 % lokasi kecamatan inimal 30 % lokasi kecamatan inimal 20 % lokasi kecamatan (2) Target khusus lokasi untuk provinsi : aluku, aluku Utara, Papua dan Papua Barat adalah 75 % mengacu tabel tersebut di atas. ii. Lokasi sasaran audit provinsi dilakukan secara berimbang 50 % merupakan lokasi spot check terhadap pelaksanaan audit internal oleh Fasilitator Kabupaten dan 50 % merupakan audit yang dilakukan oleh FS sendiri. iii. Lokasi yang menjadi sampel baik kecamatan maupun desa dapat ditentukan dengan mempertimbangkan besar kecilnya tingkat resiko, lokasi yang jarang dijadikan sampel audit/jarang disupervisi, lokasi yang tingkat penyerapan dananya sudah besar, lokasi yang tidak pernah ada laporan masalah, lokasi yang dianggap paling baik, dll. iv. Tahapan pelaksanaan : a. Penilaian dilakukan pada saat suatu tahapan telah selesai dilaksanakan (bertahap) atau pada akhir pelaksanaan PNP P dengan memeriksa dokumen, klarifikasi langsung kepada pelaku serta validasi langsung ke lapangan (misalnya untuk kegiatan sarana prasarana). b. elakukan wawancara dengan fasilitator kabupaten berkaitan dengan sistem pengawasan dan pengendalian internal yang telah mereka lakukan serta memeriksa laporan hasil audit. Panduan Audit Internal Page 9

10 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT c. elakukan audit terhadap kecamatan sesuai dengan target kecamatan. Khusus untuk lokasi yang sudah diaudit dan dilakukan penilaian oleh fasilitator kabupaten, proses audit merupakan penilaian terhadap kualitas pelaksanaan audit internal dengan objek proses pelaksanaan kegiatan program (implementasi program) sekaligus penilaian tindak lanjut temuan internal audit, atau mendapatkan hasil temuan baru. Proses audit dapat dilakukan secara bertahap setiap bulan dengan fokus audit sesuai dengan kebutuhan. 3. Pelaksanaan Audit Internal oleh Fasilitator Kabupaten i. Audit Internal yang dilakukan oleh fasilitator di tingkat kabupaten (Fasilitator Kabupaten - Pemberdayaan, Fasilitator Kabupaten Teknik dan Fasilitator Kabupaten Keuangan, selanjutnya disebut fasilitator kabupaten), merupakan audit internal terhadap proses pelaksanaan kegiatan PNP P dari mulai tahap perencanaan sampai pemeliharaannya termasuk pengelolaan dananya, proses pengadaan barang dan jasa serta pengelolaan dana bergulir. Dalam pelaksanaan auditnya sendiri, fasilitator yang ada di kabupaten dapat membagi tugas dan fokus audit berdasarkan bidang kompetensinya. Adapun mekanismenya ditentukan sebagai berikut : (1) Objek pelaksanaan audit adalah seluruh kecamatan yang ada di wilayah kabupaten dengan penilaian dapat dilakukan secara sampling terhadap beberapa desa atau seluruh desa di setiap kecamatan (tergantung jumlah desa) dengan cakupan pendanaan mencapai minimal 60 % BL. Penentuan sampel desa dapat Panduan Audit Internal Page 10

11 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT dilakukan dengan mempertimbangkan masalah. tingkat resiko timbulnya (2) Penilaian dilakukan pada saat suatu tahapan telah selesai dilaksanakan (bertahap) atau pada akhir pelaksanaan PNP P dengan memeriksa dokumen, klarifikasi langsung kepada pelaku serta validasi langsung ke lapangan (misalnya untuk kegiatan sarana prasarana). (3) Sebelum melakukan audit, fasilitator kabupaten melakukan evaluasi seluruh pelaporan yang dilaporkan oleh fasilitator kecamatan kemudian melakukan wawancara dengan fasilitator kecamatan dan UPK berkaitan dengan sistem pengawasan dan pengendalian internal (keuangan maupun kegiatan) yang telah mereka lakukan, seperti review internal terhadap pengelolaan kas dan rekening baik yang ada di UPK maupun TPK. ii. elakukan audit internal dengan seluruh fokus audit secara bertahap setiap bulan dengan faktor-faktor penilaian disesuaikan dengan perkembangan pelaksanaan, kebutuhan dan kondisi pelaksanaan tahapan di lapangan. (1) Seluruh Fokus Audit minimal dilakukan satu kali pelaksanaan audit internal dalam Perlaksanaan Tahun Anggaran tertentu. (2) Khusus untuk pelaksanaan Audit Dana BL dan Audit Dana Bergulir dilakukan secara reguler per triwulan dengan memberikan scoring yang sesuai dengan ketentuan penilaian dalam setiap indikator. Supervisi tindak lanjut temuan terhadap Audit Dana BL dan Audit Dana Bergulir dilakukan dengan pemeriksaan dana perlu dilakukan secara rutin dan kontinyu minimal sebulan sekali oleh fasilitator kabupaten. (3) Tindak lanjut terhadap temuan Audit Internal dengan Fokus Audit Dana BL dan Dana Bergulir pada tingkat kecamatan dan desa melalui implementasi pengendalian internal dalam pengelolaan dana/keuangan dilakukan oleh fasilitator kecamatan dengan Panduan Audit Internal Page 11

12 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT pengawasan dan pemeriksaan rutin (review internal) terhadap laporan keuangan serta pengadministrasiannya (buku kas, buku bank, buku rekening, buku inventaris, bukti-bukti transaksi, administrasi TPK, administrasi kelompok, dll). Pengawasan dan pemeriksaan ini wajib dilakukan terhadap UPK minimal 2 minggu sekali, serta seluruh TPK dan kelompok peminjam yang mengelola dana program maupun dana bergulir secara bertahap namun terusmenerus. B.Hasil Temuan Audit 1. Temuan Audit Temuan audit adalah masalah-masalah penting (material dan substantial) yang ditemukan selama pelaksanaan audit berlangsung dan masalah tersebut pantas untuk dikemukakan dan dikomunikasikan dengan pelaku obyek yang diaudit karena mempunyai dampak terhadap perbaikan kinerja. Setiap perlaksanaan audit harus dibuat laporan yang mengacu pada Panduan Laporan Hasil Audit. Laporan mencakup pada jumlah temuan, lokasi, dan rekomendasi yang dilakukan secara berjenjang. 2. Laporan Hasil Audit Setiap proses pelaksanaan Audit Internal dilaporkan dalam Laporan Hasil Audit yang mengacu pada ketentuan Lembar Kerja, Pelaporan dan Tindak Lanjut Audit Internal Pelaksanaan Program. 3. Pengembangan Hasil Temuan Audit Internal Pengembangan terhadap hasil temuan audit internal dapat dilakukan, terutama bila temuan tersebut menyangkut adanya indikasi permasalahan misalnya penyalahgunaan dana yang belum dapat diketahui secara pasti jumlah dan pelaku-pelakunya. Kegiatan audit lanjutan terhadap temuan tersebut bisa dilakukan oleh tim audit internal NC, spesialis provinsi atau fasilitator kabupaten. Panduan Audit Internal Page 12

13 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT 4. Tindak Lanjut Hasil Audit Internal Konsultan Provinsi dan Fasilitator Kabupaten melakukan monitoring terhadap tindak lanjut hasil audit internal dan rekomendasinya yang dilakukan secara berjenjang. Yang dimaksud dengan tindak lanjut hasil audit adalah langkah-langkah yang harus diambil baik oleh auditor maupun pihak yang diaudit berdasarkan laporan audit. Hal yang harus dilakukan auditor adalah mengidentifikasi dan mendokumentasikan kemajuan pihak yang diaudit dalam menyelesaikan/melaksanakan rekomendasi audit. Sedangkan pihak yang diaudit harus melaksanakan/menyelesaikan hal-hal yang direkomendasikan dalam laporan audit. onitoring terhadap hasil audit spesialis provinsi dilakukan oleh Korprov atau spesialis yang mendapatkan rekomendasi atau mendapatkan tugas untuk melakukan tindak lanjut. Selain itu, monitoring juga dapat dilakukan oleh supervisor dari konsultan/fasilitator yang mendapatkan rekomendasi untuk melakukan tindak lanjut hasil audit. Jika temuan audit berdampak negatif terhadap program dan berpotensi merugikan masyarakat maka monitoring dilakukan oleh Spesialis Penanganan asalah baik di tingkat provinsi maupun nasional/pusat melalui laporan penanganan masalah. Oleh karena itu, masalah-masalah yang merupakan hasil temuan audit internal harus dilaporkan juga dalam laporan penanganan masalah, mulai dari laporan fasilitator kabupaten hingga ke NC. 5. Evaluasi Proses Audit dan Hasil Tindak Lanjut Setiap akhir tahun anggaran, dilakukan evaluasi terhadap hasil tindak lanjut dari temuan audit termasuk proses audit. Evaluasi terhadap hasil tindak lanjut dapat digunakan sebagai masukan terhadap perbaikan kebijakan atau program PNP P selanjutnya. Sedangkan evaluasi terhadap proses audit internal sangat bermanfaat untuk pengembangan sistem audit internal itu sendiri. Panduan Audit Internal Page 13

14 C. ekanisme Pelaporan Audit Internal. PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT Hasil pelaksanaan Audit Internal disampaikan kepada Satker Pusat dalam bentuk Laporan Unit Bidang Audit Internal dilampiri dengan rekomendasi. Pelaporan dilakukan secara berjenjang sebagai berikut : 1. Laporan Audit Kabupaten Dokumen hasil pelaksanaan audit internal (dalam bentuk lembar langkah kerja) yang dilakukan oleh fasilitator kabupaten merupakan laporan hasil audit terhadap beberapa indikator/parameter audit pada kecamatankecamatan yang dikunjungi setiap aktifitas audit. Berkas dan dokumen laporan tersebut tetap menjadi dokumentasi fasilitator kabupaten (dalam kebutuhan khusus Korprov dan NC dapat meminta dokumen laporan tersebut) dan akan selalu diperiksa pada saat konsultan provinsi atau NC melakukan supervisi, monitoring dan audit ke lapangan. Setiap kabupaten diwajibkan untuk mengirimkan Laporan Hasil Audit secara periodik setiap bulan dengan melakukan review dan membuat kesimpulan tentang hasil audit terhadap pelaksanaan proses PNP P dan pengelolaan keuangan di kabupatennya dan dikirim dikirim ke Korprov untuk direview oleh Spesialis FS. Selanjutnya laporan kabupaten ini akan dikompilasi per provinsi untuk dikirim ke NC. 2. Laporan Audit Provinsi. Laporan Audit oleh Spesialis FS dan konsultan provinsi merupakan laporan hasil audit internal dan pengendalian internal implementasi audit internal yang dilakukan oleh fasilitator kabupaten dan kecamatan serta laporan mengenai kasus-kasus yang menjadi temuannya. Laporan ini tetap menjadi dokumentasi di Spesialis FS dan akan digabungkan dengan hasil audit fasilitator kabupaten untuk kemudian direview hingga menjadi Laporan Hasil Internal Audit Provinsi yang disampaikan kepada NC dalam bentuk pelaporan sebagai berikut : a) Laporan Konsolidasi Kabupaten pada masing-masing provinsi adalah laporan yang bersifat konsolidasi dari kabupaten-kabupaten dibawah Panduan Audit Internal Page 14

15 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT supervisinya, sehingga FS/Korprov dapat melakukan analisa kualitas implementasi Audit Internal pada wilayah masing-masing dan menilai kualitas implementasi program. b) Laporan Hasil Audit Provinsi adalah laporan realisasi Audit Internal yang dilakukan oleh Tim Provinsi yang mrencakup spot check dan realisasi Audit Internal 3. Laporan Audit NC Laporan Audit NC merupakan laporan hasil pelaksanaan Unit Audit Internal dan laporan konsolidasi nasional. Laporan terdiri dari : a) Laporan Konsolidasi Nasional adalah laporan yang bersifat konsolidasi laporan dari provinsi terhadap pelaksanaan audit internal yang terdiri dari Laporan Konsolidasi Kabupaten dan Laporan Konsolidasi Hasil Audit Provinsi b) Laporan Unit Internal Audit adalah laporan Unit terdiri dari konsolidasi laporan audit internal semua spesialis Audit Internal yang dapat memberikan gambaran tentang pelaksanaan audit internal yang terdiri dari : Laporan Audit Dukungan Program, Laporan Sampling Pelaksanaan Audit Internal dan Laporan Audit tujuan Khusus. Panduan Audit Internal Page 15

16 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT BAGIAN III PANDUAN PELAKSANAAN AUDIT PROSES PERENCANAAN A. Tujuan Umum Audit Proses Perencanaan Secara umum tujuan atas audit proses perencanaan kegiatan PNP P adalah untuk memberikan penilaian dan rekomendasi terhadap kualitas perencanaan dari mulai AD Sosialisasi sampai dengan AD Penetapan Usulan serta penerapan prinsip-prinsip PNP P dalam setiap tahapan proses perencanaan. B. Ruang Lingkup Audit Audit meliputi pemeriksaan dan penilaian terhadap hal-hal yang dianggap perlu yang berkaitan dengan pelaksanaan setiap tahapan perencanaan dan implementasi dari prinsip-prinsip PNP P, yang mencakup : 1. Penilaian mengenai ketaatan terhadap prinsip dan prosedur PNP P yang tercantum dalam Petunjuk Teknis Operasional PNP P 2. Penilaian terhadap pencapaian tujuan dan kualitas pelaksanaan dari setiap tahapan perencanaan. 3. Penilaian terhadap administrasi kegiatan (non keuangan). C. Tujuan Khusus Audit 1. Untuk meyakinkan bahwa proses seluruh tahapan dalam proses perencanaan telah dilakukan dengan baik dan matang, serta memenuhi prinsip-prinsip PNP P. 2. Untuk meyakinkan bahwa seluruh tahapan dalam proses perencanaan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dalam Petunjuk Teknis Operasional (PTO) PNP P serta penegasan-penegasan teknis yang ada, baik dari sisi peserta, metode/media/materi yang digunakan, output dan dokumen yang dihasilkan, serta kualitas forum dan partisipasi peserta musyawarah. Panduan Audit Internal Page 16

17 D. Parameter Penilaian Proses Perencanaan PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT 1. Penilaian/Audit atas Proses AD Sosialisasi Parameter dalam melakukan audit sebagai berikut : a) Kegiatan AD sosialisasi dihadiri oleh 6 orang wakil dari setiap desa: Kepala Desa, 2 orang wakil dari BPD/nama lain (jika sudah ada), 3 orang tokoh masyarakat (sekurang-kurangnya 3 dari 6 wakil tersebut adalah perempuan) serta anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir, seperti: Tim Koordinasi Kabupaten, Camat, wakil instansi sektoral kecamatan, PjOK, UPK dan Fasilitator Kecamatan. b) Kegiatan pertemuan antar desa di kecamatan telah dilaksanakan dengan hasil yang diharapkan adalah: 1) Tersosialisasikannya tujuan, prinsip, kebijakan, pendanaan, organisasi, proses dan prosedur PNP P, 2) Tersosialisasikannya cara pengambilan keputusan di tingkat desa atau antar desa, 3) Tersosialisasikannya cara pemetaan RT dan kegunaannya, 4) Tersosialisasikannya konsep BKAD, cara penanganan masalah, pemantauan dan evaluasi, serta pola penyampaian informasi, 5) Tersosialisasikannya perencanaan partisipatif di desa dengan pola DD, 6) Disepakatinya mekanisme AD serta terpilihnya ketua rapat, pokokpokok kesepakatan dalam penyelenggaraan musyawarah dan penetapan anggota tim perumus, 7) Disepakatinya jadwal D sosialisasi dan waktu penyusunan detai desain dan RAB usulan kegiatan di setiap desa, 8) Tersosialisasikannya rencana pembentukan UPK dan BPUPK serta tugas dan kewenangan masing-masing, 9) Tersosialisasikannya hasil evaluasi terhadap pelaksanaan PNP P tahun sebelumnya, 10) Tersusunnya Rencana Penggunaan DOK Perencanaan dan DOK Pelatihan asyarakat. Panduan Audit Internal Page 17

18 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT c) Dokumen yang dihasilkan : Berita Acara Hasil Keputusan usyawarah; Jadwal usdes Sosialisasi; RPD DOK Perencanaan dan DOK Pelatihan asyarakat. d) Kualitas forum baik, hampir semua peserta berpartisipasi, tidak ada peserta yang mendominasi, serta pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peserta sesuai dengan masalah yang dibahas. e) Waktu pelaksanaan efisien sesuai dengan kebutuhan untuk mewujudkan musyawarah yang efektif (tujuan musyawarah tercapai). 2. Penilaian/Audit atas Proses usyawarah Desa (usdes) Sosialisasi Parameter dalam melakukan audit sebagai berikut : a) Kegiatan usdes sosialisasi dihadiri oleh Kepala Desa dan aparat desa, anggota BPD atau sebutan lainnya, LP, wakil RT desa, wakil perempuan, LS/ormas, tokoh masyarakat, tokoh agama serta sebanyak mungkin anggota masyarakat desa lainnya termasuk anggota masyarakat yang paling miskin dan perempuan. b) Kegiatan musyawarah desa sosialisasi telah dilaksanakan dengan hasil yang diharapkan adalah: 1) Tersosialisasikannya informasi PNP P yang meliputi tujuan, prinsip, kebijakan, pendanaan, organisasi, proses dan prosedur PNP P serta keputusan-keputusan yang dihasilkan dalam AD Sosialisasi, 2) Adanya pernyataan kesanggupan atau kesediaan desa untuk mematuhi dan melaksanakan ketentuan PNP P 3) Terpilihnya Ketua, Sekretaris dan Bendahara TPK, 4) Ditetapkannya BPD sebagai lembaga pengawas PNP P di tingkat desa, 5) Dibentuknya tim pemantau dari unsur masyarakat, 6) Dipilih dan ditetapkannya kader desa dan kader teknik 7) Disepakati dan ditetapkannya jadwal usdes Perencanaan, 8) Disepakatinya pembuatan dan lokasi pemasangan papan informasi serta media informasi lainnya. Panduan Audit Internal Page 18

19 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT c) Dokumen yang dihasilkan: Berita Acara Hasil Keputusan usyawarah; Surat Pernyataan Kesanggupan Desa untuk berpartisipasi dalam PNP P. d) Kualitas forum baik, hampir semua peserta berpartisipasi, tidak ada peserta yang mendominasi, serta pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peserta sesuai dengan masalah yang dibahas. e) Waktu pelaksanaan efisien sesuai dengan kebutuhan untuk mewujudkan musyawarah yang efektif (tujuan musyawarah tercapai). 3. Penilaian/Audit atas Pelatihan Pelaku Tingkat Desa (KPD dan TPK) Parameter dalam melakukan audit sebagai berikut : a) Kegiatan pelatihan diikuti oleh peserta yang terdiri dari kader desa (KPD), kader teknik dan TPK yang telah terpilih dalam musyawarah desa sosialisasi. b) Kegiatan pelatihan pelaku tingkat desa yang dilaksanakan telah berjalan dengan efektif sehingga peserta : 1) emahami tentang latar belakang, tujuan, prinsip, kebijakan dan tahapan atau mekanisme PNP P, 2) emahami peran dan tugasnya, 3) Terampil dalam melakukan tehnik-tehnik fasilitasi pertemuan masyarakat termasuk perencanaan desa secara partisipatif, 4) Terampil memberikan pendampingan dan pembimbingan kepada masyarakat, 5) emahami administrasi dan pelaporan yang diperlukan serta memapu menyusun rencana kerja untuk melakukan peran dan tugasnya, 6) emahami langkah-langkah fasilitasi dalam rangka DD, 7) emahami instrumen pemetaan RT basis dusun secara partisipatif, diagram Venn kelembagaan masyarakat, pola penyampaian informasi, pola penanganan masalah serta pola pemantauan dan evaluasi. c) etode, materi, media serta alat bantu yang digunakan sudah tepat serta sesuai dengan hasil yang diharapkan dari pelatihan pelaku tingkat desa. Panduan Audit Internal Page 19

20 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT d) Waktu pelaksanaan efisien sesuai dengan kebutuhan untuk mewujudkan musyawarah yang efektif (tujuan pelatihan tercapai). 4. Penilaian/Audit atas Penggalian Gagasan Parameter : a) Pertemuan dihadiri oleh warga masyarakat (laki-laki, perempuan, atau campuran) yang tergabung dalam: 1) Ikatan kemasyarakatan yang berlatar belakang wilayah seperti; RT/RW/RK/Dusun/Kampung atau yang lainnya; 2) Kelompok kelompok informal di masyarakat seperti; kelompok arisan, kelompok usaha bersama, kelompok keagamaan; 3) Pengelompokan masyarakat lainnya sesuai kondisi setempat. b) Pertemuan penggalian gagasan harus merupakan rangkaian kegiatan sbb: 1) diawali dengan penentuan klasifikasi kesejahteraan (mengelompokkan penduduk desa dalam kategori tingkatan ekonomi menurut kriteria/istilah setempat, misalnya kaya, menengah, miskin), pemetaan sosial (membuat peta sosial dusun), pemetaan kelembagaan yang ada di dusun/desa (diagram Venn kelembagaan), serta pemetaan RT partisipatif, 2) musyawarah penggalian gagasan, dengan hasil: dipahaminya hal-hal pokok tentang PNP P; adanya gagasan-gagasan kegiatan maupun visi ke depan masyarakat untuk mengatasi permasalahan dan penyebab kemiskinan berdasarkan potensi dan sumber daya lokal yang dimiliki c) Kualitas forum baik, hampir semua peserta berpartisipasi, tidak ada peserta yang mendominasi, serta pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peserta sesuai dengan masalah yang dibahas. Panduan Audit Internal Page 20

21 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT d) Dokumen yang dihasilkan: Berita Acara Keputusan Hasil usyawarah; Daftar Gagasan; Peta Sosial; Hasil Pemetaan RT partisipatif (kriteria RT, daftar nama KK RT); diagram Venn hasil pemetaan kelembagaan. e) Peta sosial yang dibuat telah digunakan sebagai alat bantu dalam menggali gagasan masyarakat dalam menentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang dapat memenuhi kebutuhan dan berguna bagi mayoritas keluarga miskin. f) Waktu pelaksanaan efisien sesuai dengan kebutuhan untuk mewujudkan musyawarah yang efektif (tujuan pertemuan tercapai). 5. Penilaian/Audit atas usyawarah Desa Khusus Perempuan Parameter : a) Kegiatan usdes Khusus Perempuan dihadiri oleh kaum perempuan dengan tingkat partisipasi baik secara kuantitas maupun kualitas cukup tinggi. b) Kegiatan musyawarah desa khusus perempuan telah dilaksanakan dengan hasilnya adalah gagasan-gagasan, kegiatan dan visi ke depan dari kelompok perempuan di desa dalam mengatasi penyebab kemiskinan, ditetapkannya usulan kegiatan SPP jika ada gagasan tentang kegiatan tersebut, ditetapkan usulan lain di luar SPP yang merupakan aspirasi perempuan serta terpilihnya calon-calon wakil perempuan yang akan hadir dalam AD perencanaan. c) etode yang digunakan dalam KP adalah analisis penyebab kemiskinan yang bertujuan untuk mengajak perempuan mencari permasalahan penyebab kemiskinan yang seringkali dirasakan dalam kehidupan seharihari kemudian mencari akar masalahnya serta gagasan kegiatan apa saja yang dapat mengatasi masalah tersebut dari sudut pandang perempuan. d) Waktu pelaksanaan efisien sesuai dengan kebutuhan untuk mewujudkan musyawarah yang efektif (tujuan musyawarah tercapai). Panduan Audit Internal Page 21

22 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT 6. Penilaian/Audit atas usyawarah Desa (usdes) Perencanaan Parameter : a) Kegiatan usyawarah dihadiri oleh : Kepala Desa dan aparat desa, anggota Badan Perwakilan Desa, tokoh masyarakat di desa, sebanyak mungkin anggota masyarakat desa lainnya yang berminat untuk hadir. Fasilitator meliputi kader desa dan/ atau FK. b) Kegiatan musyawarah desa perencanaan telah dilaksanakan dengan hasil sesuai yang diharapkan dalam PTO yaitu tersusunnya peta sosial desa dan prioritas kegiatan dari hasil penggalian gagasan, ditetapkannya satu usulan kegiatan sarana prasarana dasar atau kegiatan peningkatan kualitas hidup masyarakat (kesehatan dan pendidikan), disyahkannya usulan kegiatan hasil KP yang terdiri dari usulan kegiatan sarana prasarana dasar atau kegiatan peningkatan kualitas hidup masyarakat (kesehatan dan pendidikan) serta usulan kegiatan SPP jika ada, ditetapkannya usulan-usulan kegiatan yang akan diajukan pendanaannya melalui sumber dana lain, terpilihnya TPU, terpilihnya minimal satu orang untuk calon Pengurus UPK serta calon pengamat serta wakil-wakil desa yang akan hadir dalam AD prioritas usulan yang terdiri dari kepala desa, ketua TPK, 4 orang wakil masyarakat (minimal 3 perempuan dari 6). c) etode yang digunakan untuk menyusun skala prioritas adalah menggunakan alat prioritas gagasan yang hasilnya berupa table penilaian gagasan. d) Kualitas forum baik, hampir semua peserta berpartisipasi, tidak ada peserta yang mendominasi, serta pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peserta sesuai dengan masalah yang dibahas. e) Waktu pelaksanaan efisien sesuai dengan kebutuhan untuk mewujudkan musyawarah yang efektif (tujuan musyawarah tercapai). Panduan Audit Internal Page 22

23 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT 7. Penilaian/Audit atas Penulisan Usulan Desa Parameter : a) Kegiatan penulisan usulan dilakukan oleh Tim Penulis Usulan yang telah dipilih dalam musdes perencanaan. b) Tersajinya dokumen proposal usulan kegiatan desa yang telah disetujui dalam musya-warah desa perencanaan dan musyawarah desa khusus perempuan, termasuk data dan isian formulir pendukungnya. 8. Penilaian/Audit atas Verifikasi Parameter : a) Kegiatan verifikasi telah dilakukan dengan dibuktikan adanya laporan hasil verifikasi yang memuat hasil penilaian dan rekomendasinya. b) Kegiatan verifikasi usulan dilakukan oleh Tim Verifikasi yang dibentuk di tingkat kecamatan dengan beranggotakan 5 10 orang yang memiliki keahlian sesuai usulan kegiatan. c) Hasil verifikasi sesuai dengan kriteria penilaian usulan yaitu lebih bermanfaat bagi masyarakat, mendesak untuk dilaksanakan, bisa dikerjakan oleh masyarakat, tingkat keberhasilan dan keberlanjutan cukup tinggi serta didukung oleh sumber daya yang ada di masyarakat. d) Indikator yang diverifikasi dalam kegiatan verifikasi untuk setiap jenis usulan kegiatan telah sesuai dengan indikator yang ditentukan dalam PTO. 1) Untuk memverifikasi usulan kegiatan pendidikan sudah memperhatikan: pendataan calon penerima sudah dilakukan oleh FD, Kadus dan Komite Sekolah, mengadakan dialog dengan pihak sekolah, memastikan bahwa bantuan pendidikan diusulkan bersifat multiyears. 2) Untuk verifikasi usulan kegiatan kesehatan sudah memperhatikan: kesesuaian antar bentuk kegiatan dengan permasalahan kesehatan yang dihadapi masyarakat, kelayakan paket rangkaian kegiatan yang Panduan Audit Internal Page 23

24 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT dikembangkan, kesesuaian bahan dan alat yang akan digunakan, kesesuaian jumlah biaya dengan sasaran, kesesuaian bentuk pengorganisasian dan pengelolaan kegiatan. 3) Untuk verifikasi usulan kegiatan SPP sudah memperhatikan: pengalaman kegiatan simpan pinjam, persyaratan kelompok, kondisi simpan pinjam (permodalan, kualitas pinjaman, administrasi dan pengelolaan, pendapatan, likuiditas, penilaian khusus rencana kegiatan, penilaian calon pemanfaat apakah sesuai dengan peta sosial golongan masyarakat miskin. 4) Untuk verifikasi usulan kegiatan sarana prasarana sudah memperhatikan: hasil survey dan pengukuran, jumlah manfaat dan golongan pemanfaat. 9. Penilaian/Audit atas usyawarah Antar Desa (AD) Prioritas Usulan Parameter : a) Kegiatan AD dihadiri oleh Camat dan staf terkait, instansi dinas terkait tingkat kecamatan, Tim Pengamat, 6 orang wakil per desa: Kepala Desa, Ketua Tim Pelaksana, 4 orang wakil masyarakat (3 diantaranya perempuan), calon pengurus UPK, dan anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir. b) Kegiatan AD Prioritas Usulan telah menghasilkan susunan/daftar prioritas usulan sesuai skala prioritas kelayakan dan kebutuhan masyarakat, daftar pengurus UPK terpilih (Ketua, Sekretaris dan Bendahara), ada sanksi-sanksi yang akan diterapkan dalam pelaksanaan PNP P di kecamatan tersebut serta adanya jadwal musyawarah desa III. c) Penyusunan prioritas usulan kegiatan telah didasarkan atas kriteria usulan kegiatan sebagaimana yang digunakan oleh tim verifikasi dalam menilai usulan kegiatan. Panduan Audit Internal Page 24

25 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT d) Kualitas forum baik, hampir semua peserta berpartisipasi, tidak ada peserta yang mendominasi, serta pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peserta sesuai dengan masalah yang dibahas. e) Waktu pelaksanaan efisien sesuai dengan kebutuhan untuk mewujudkan musyawarah yang efektif (tujuan musyawarah tercapai). 10. Penilaian/Audit atas Pembuatan Rencana Pelaksanaan Kegiatan dan Desain RAB Parameter : a) Pembuatan desain RAB dilakukan oleh Tim Penulis Usulan bersama Kader Tehnis dengan dibimbing oleh FK dan FT. b) Sebelum dibuat desain RAB terlebih dahulu sudah dilakukan survey dan pengukuran lokasi, survey harga material yang dibuktikan dengan adanya daftar harga material minimal dari 3 toko serta survey untuk material yang bisa diadakan/dipenuhi oleh masyarakat setempat (material lokal). Daftar harga hasil survey dijadikan dasar dalam penentuan harga di RAB serta penentuan proses pengadaan barang (perlu dilelang atau tidak). c) Desain RAB yang sudah dibuat telah diperiksa dan disertifikasi oleh FT dan K Tehnik. d) Untuk beberapa jenis prasarana misalnya sumur bor terlebih dahulu telah dilakukan pengujian/survey keberadaan air di lokasi yang direncanakan serta pengujian terhadap debit dan kualitas air yang dihasilkan. e) Usulan kegiatan prasarana termasuk rencana pelaksanaan kegiatan dan rencana pengadaan bahan yang diajukan telah memenuhi beberapa criteria tehnik dan aspek lingkungan yang mencakup komponen RAB menyertakan dan swadaya dan dilampiri surat pernyataan kesanggupan memberikan swadaya senilai yang tercantum dalam RAB, kegiatan sesuai dengan standar lingkungan dan kelayakan teknis serta meminimalkan ganti rugi lahan serta menghindari penggusuran penduduk, bila ada biaya ganti rugi harus mengikuti standar setempat namun tidak boleh Panduan Audit Internal Page 25

26 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT dialokasikan dari dana PNP P, ada rencana pemeliharaan yang mencakup tugas tim pemelihara, persiapan pelatihan dan identifiksi sumber dana yang akan digunakan. f) Waktu penyusunan efisien sesuai dengan kebutuhan. g) Telah ada sosialisasi desain RAB dalam forum musyawarah desa yang difasilitasi oleh TPU yang dibuktikan dengan notulen dan berita acara pertemuan. 11. Penilaian/Audit atas usyawarah Antar Desa (AD) Penetapan Usulan Parameter : a) Kegiatan penetapan usulan yang akan didanai melalui PNP P telah diambil dalam suatu usyawarah antar desa penetapan usulan yang dihadiri oleh Camat dan staf terkait, Ketua dan sekretaris AD, instansi dinas terkait, Tim Pengamat, 6 orang wakil desa, pengurus UPK, seluruh FD dan Pendamping Lokal serta anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir. b) Keputusan pendanaan mengacu pada peringkat usulan yang telah dibuat pada saat musyawarah antar desa prioritas usulan. c) Selain ada daftar usulan-usulan yang terdanai juga ada kesepakatan sanksi-sanksi yang akan diberlakukan selama pelaksanaan musyawarah yang dibuktikan dalam notulen dan berita acara, tata cara perguliran, susunan rencana kerja dan tindak lanjut berupa usulan yang tidak terdanai dalam PNP P akan diusulkan dalam usrenbang Kabupaten. d) Kualitas forum baik, hampir semua peserta berpartisipasi, tidak ada peserta yang mendominasi, serta pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peserta sesuai dengan masalah yang dibahas. e) Waktu pelaksanaan efisien sesuai dengan kebutuhan untuk mewujudkan musyawarah yang efektif (tujuan musyawarah tercapai). Panduan Audit Internal Page 26

27 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT 12. Penilaian/Audit atas usyawarah Desa (usdes) Informasi Hasil AD Parameter : a) Hasil penetapan alokasi dana PNP P yang diputuskan dalam usyawarah Antar Desa Penetapan Usulan telah disebarluaskan baik di desa yang mendapatkan dana maupun yang tidak. b) Bagi desa-desa yang usulannya terdanai, musdes ini telah menghasilkan: 1) susunan lengkap TPK, 2) kesepakatan jadwal pelaksanaan tiap kegiatan, 3) kesepakatan sanksi, 4) kesepakatan realisasi swadaya, 5) besar insentif pekerja dan cara pembayaran, 6) tersosialisasi dan difahaminya mekanisme pengadaan bahan dan alat, 7) ada tim khusus pemantau pelaksanaan. c) Kualitas forum baik, hampir semua peserta berpartisipasi, tidak ada peserta yang mendominasi, serta pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peserta sesuai dengan masalah yang dibahas. d) Waktu pelaksanaan efisien sesuai dengan kebutuhan untuk mewujudkan musyawarah yang efektif (tujuan musyawarah tercapai). 13. Penilaian/Audit atas Pengesahan Alokasi Bantuan oleh Camat dan Pengesahan Dokumen SPPB Parameter : a) Surat Penetapan Camat (SPC) atas keputusan musyawarah antar desa kedua telah di-buat telah dibuat oleh Camat atas nama Bupati. b) Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) telah dibuat oleh Ketua TPK, PjOK dan Ketua UPK, dan diketahui Kepala Desa dan Camat atas nama Bupati serta dilampiri dengan Proposal usulan kegiatan, RAB detail per kegiatan, jadwal pelaksanaan, Ceklis asalah Dampak Lingkungan, komitmen sumbangan dari masyarakat, foto 0% dari kegiatan yang akan dibangun/ dikerjakan Panduan Audit Internal Page 27

28 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT E. Langkah Kerja Langkah kerja merupakan hal-hal yang perlu dilakukan dalam rangka melakukan penilaian terhadap audit proses perencanaan sesuai dengan parameter yang telah ditentukan di atas. Penilaian dilakukan secara kuantitatif (angka) dengan range score antara 0 50 = tidak memadai (T), = kurang memadai (K), cukup memadai (C), = memadai () dan = sangat memadai (S). Untuk memberikan penilaian terhadap paramater-paramater dalam fokus audit proses perencanaan, terlebih dahulu ditentukan lokasi/kecamatan/desa yang akan dijadikan benchmark/tolok ukur dalam fokus audit perencanaan ini. Tolok ukur ini untuk selanjutnya dapat dijadikan sebagai pembanding dalam menilai lokasi/kecamatan/desa lainnya, apakah ada di atas atau di bawahnya. Kesimpulan akhir dari hasil penilaian terhadap suatu kegiatan merupakan nilai rata-rata dari keseluruhan parameter yang dinilai yang disampaikan secara kuantitatif dan disertai dengan penilaian secara kualitatif. No. Penilaian terhadap Parameter Catatan Temuan T K C S 1. usyawarah Antar Desa (AD) Sosialisasi a) Ada daftar hadir. Tingkat kehadiran mencapai kuorum. Unsur yang hadir dari setiap desa dan kecamatan telah memenuhi syarat b) Ada notulensi. Ada berita acara hasil musyawarah. ateri kegiatan usyawarah Antar Desa (AD) Sosialisasi telah sesuai dengan tujuan dan hasil yang harus dicapai dalam AD Sosialisasi. c) Terdapat media dan metode yang digunakan dalam AD Sosialisasi. d) Peserta musyawarah aktif. (Dokumen ref. : Notulensi) Panduan Audit Internal Page 28

29 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT No. Penilaian terhadap Parameter Catatan Temuan T K C S ateri pertanyaan atau diskusi relevan dengan tujuan. Peserta perempuan aktif. e) Peserta musyawarah faham terhadap apa yang disosialisasikan dalam AD Sosialisasi. (Wawancara pada beberapa orang peserta sesuai daftar hadir) Kesimpulan hasil penilaian terhadap proses AD Sosialisasi. 2. usyawarah Desa (D) Sosialisasi a) Ada daftar hadir. Tingkat kehadiran mencapai kuorum. Unsur yang hadir memenuhi syarat b) Ada notulensi. Ada berita acara hasil musyawarah. ateri kegiatan usyawarah Desa (D) Sosialisasi telah sesuai dengan tujuan dan hasil yang harus dicapai dalam D Sosialisasi c) Terdapat media dan metode yang digunakan dalam D Sosialisasi. d) Peserta musyawarah aktif. (Dokumen ref : Notulensi) ateri pertanyaan atau diskusi relevan dengan tujuan. Peserta perempuan aktif. e) Peserta musyawarah faham terhadap apa yang disosialisasikan dalam D Sosialisasi. (Wawancara pada beberapa orang peserta sesuai daftar hadir) Kesimpulan hasil penilaian terhadap proses D Sosialisasi. Panduan Audit Internal Page 29

30 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT No. Penilaian terhadap Parameter Catatan Temuan T K C S 3. Pelatihan Pelaku Tingkat Desa a) Ada daftar hadir. Tingkat kehadiran mencapai kuorum. Unsur yang hadir memenuhi syarat b) Ada kurikulum pelatihan. Ada media yang digunakan. Ada metode yang digunakan c) Peserta pelatihan faham terhadap materimateri yang disampaikan dalam pelatihan. (Wawancara pada beberapa orang peserta sesuai daftar hadir) d) Ada dokumen yang dihasilkan dan berkualitas, yaitu: Peta/Sketsa setiap desa. Kesimpulan hasil penilaian terhadap pelatihan pelaku tingkat desa. 4. Pertemuan Penggalian Gagasan a) Ada daftar hadir. Tingkat kehadiran mencapai kuorum. Unsur yang hadir memenuhi syarat b) Ada instrumen/metode yang digunakan untuk penggalian gagasan dan berkualitas: Peta Sosial Dusun Analisa akar masalah/akar masalah penyebab kemiskinan c) Peserta pertemuan aktif. (Dokumen ref. : Notulensi) ateri pertanyaan atau diskusi relevan dengan tujuan. Peserta perempuan aktif. d) Ada dokumen yang dihasilkan dan berkualitas: Hasil Survey Dusun Sendiri Panduan Audit Internal Page 30

31 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT No. Penilaian terhadap Parameter Catatan Temuan T K C S Kriteria RT Hasil Pendataan RT Daftar Potensi dan asalah Daftar Gagasan Ada calon wakil ke D Perencanaan dan KP. Kesimpulan hasil penilaian terhadap proses Pertemuan Penggalian Gagasan. 5. usyawarah Desa Khusus Perempuan a) Ada daftar hadir. Tingkat kehadiran mencapai kuorum. Unsur yang hadir memenuhi syarat b) Ada notulensi. Ada berita acara hasil musyawarah. ateri kegiatan DKP telah sesuai dengan tujuan dan hasil yang harus dicapai dalam DKP c) Ada instrumen dan metode yang digunakan dalam DKP: Peta Sosial Desa Daftar Potensi dan asalah Hasil Pagas Daftar Gagasan Hasil Pagas Hasil Pendataan RT d) Peserta musyawarah aktif. (Dokumen ref : Notulensi) ateri pertanyaan atau diskusi relevan dengan tujuan. Peserta perempuan aktif. e) Output hasil DKP : Daftar Usulan Perempuan (SPP, Sarana Prasarana, Kesehatan atau Pendidikan). Kesimpulan hasil penilaian terhadap usyawarah Desa Khusus Perempuan Panduan Audit Internal Page 31

32 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT No. Penilaian terhadap Parameter Catatan Temuan T K C S 6. usyawarah Desa (usdes) Perencanaan a) Ada daftar hadir. Tingkat kehadiran mencapai kuorum. Unsur yang hadir memenuhi syarat b) Ada metode dan instrumen yang digunakan untuk mennetukan prioritas usulan: Kriteria Penentuan Prioritas Gagasan Tabel Penilaian Usulan/Gagasan. Peta sosial desa. b) Peserta musyawarah aktif. (Dokumen ref. : Notulensi) ateri pertanyaan atau diskusi relevan dengan tujuan. Peserta perempuan aktif. c) Ada notulensi. Ada berita acara hasil musyawarah. ateri kegiatan D Perencanaan telah sesuai dengan tujuan dan hasil yang harus dicapai dalam D Perencanaan Daftar Prioritas Usulan telah sesuai dengan kriteria penentuan prioritas gagasan. RPJ Desa RPT Desa Kesimpulan hasil penilaian terhadap proses D Perencanaan. 7. Penulisan Usulan Desa a) Ada Proposal Usulan Desa yang berisi Daftar Usulan dan RAB global. Usulan yang masuk dalam proposal merupakan hasil D Perencanaan. b) Penulisan usulan dilakukan oleh Tim Penulis Usulan yang telah dipilih dalam forum Panduan Audit Internal Page 32

33 PROGRA NASIONAL PEBERDAYAAN ASYARAKAT No. Penilaian terhadap Parameter Catatan Temuan T K C S musyawarah desa perencanaan Kesimpulan hasil penilaian terhadap proses Penulisan Usulan 8. V e r i f i k a s i a) Anggota tim verikasi minimal 5 orang. Anggota tim verifikasi telah dilatih oleh FK. Anggota tim verifikasi mempunyai latar belakang keahlian sesuai usulan kegiatan yang akan diverifikasi. b) Kegiatan verifikasi telah dilakukan, dibuktikan dengan adanya lembar Hasil Verifikasi. Ada kriteria/indikator yang diverikasi untuk menentukan layak atau tidaknya suatu usulan dan sesuai Kesimpulam hasil penilaian terhadap proses verifikasi 9. usyawarah Antar Desa (AD) Prioritas Usulan a) Ada daftar hadir. Tingkat kehadiran mencapai kuorum. Unsur yang hadir memenuhi syarat b) Ada notulensi. Ada berita acara hasil musyawarah. ateri kegiatan usyawarah Antar Desa (AD) Prioritas Usulan telah sesuai dengan tujuan dan hasil yang harus dicapai dalam AD Prioritas Usulan, yaitu: (1) Kesepakatan cara memeriksa dan menilai usulan kegiatan yang di-ajukan desa. (2) Urutan atau peringkat usulan kegiatan sesuai skala prioritas ke-layakan dan kebutuhan masyarakat. Panduan Audit Internal Page 33