SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEUANGAN PADA DESA NGADIREJAN NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEUANGAN PADA DESA NGADIREJAN NASKAH PUBLIKASI Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jenjang Sarjana Strata Satu ( S1 ) Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta Disusun Oleh : Nama : Atik Rusmayanti NIM : Program Studi : Teknik Informatika Dosen pembimbing 1 : Bambang Eka Purnama, M.Kom Dosen Pembimbing 2 : Sukadi, S.kom FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA 2013 i

2 ii

3 iii

4 iv

5 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i PERNYATAAN PENULIS... ii HALAMAN PERSETUJUAN... iii HALAMAN PENGESAHAN... iv DAFTAR ISI... xi DAFTAR GAMBAR... xv ABSTRACT... 1 ABSTRAKSI... 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.a Latar Belakang Masalah b Rumusan Masalah c Batasan Masalah d Tujuan Penelitian e Manfaat Penelitian... 2 BAB 2 LANDASAN TEORI DAN KAJIAN PUSTAKA 2.a Landasan Teori... 2 a. Pengertian Sistem Informasi... 2 b. Pengertian Pengelolaan Keuangan... 2 c. Pengertian Desa... 3 d. Pengertian Sistem... 3 e. Pengertian Database... 3 f. Pengertian Java... 3 g. Pengertian NetBeans b Kajian Pustaka... 3 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.a Analisis Sistem Yang Berjalan b Perancangan Sistem... 4 a. Diagram Konteks... 4 b. Dfd Level c. Dfd Level d. Dfd Level 2 Data Master... 4 e. Dfd Level 2 Data Kas... 4 v

6 3.c Relasi Antar Tabel... 4 BAB 4 IMPLEMENTASI 4.a Halaman Login b Menu Utama c Form Data Pendapatan d Form Data Belanja e Form Data Kas f Form Input Data Pendapatan g Form Input Data Belanja h Form Input Data Kas i Form Laporan Bulanan Pendapatan j Form Laporan Bulanan Belanja k Form Laporan Bulanan Kas... 6 BAB 5 PENUTUP 5.a Kesimpulan b Saran... 6 DAFTAR PUSTAKA vi

7 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1. : Buku pencatatan pendapatan dan pengeluaran... 4 Gambar 3.2. : Dfd Konteks... 4 Gambar 3.3. : Dfd Level Gambar 3.4. : Dfd Level 2 Data Master... 4 Gambar 3.5. : Dfd Level 2 Data Kas... 4 Gambar 3.6. : Relasi Antar Tabel... 4 Gambar : Halaman login... 5 Gambar 4.2. : Halaman menu utama... 5 Gambar 4.3. : Form Data Pendapatan... 5 Gambar 4.4. : Form Data Pengeluaran... 5 Gambar 4.5. : Form Data Kas... 5 Gambar 4.6. : Form Input Data Pendapatan... 5 Gambar 4.7. : Form Input Data Pengeluaran... 5 Gambar 4.8. : Form Input Data Kas... 5 Gambar 4.9. : Form Laporan Bulanan Pendapatan... 6 Gambar : Form Laporan Bulanan Belanja... 6 Gambar : Form Laporan Bulanan Kas... 6 vii

8 SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEUANGAN PADA DESA NGADIREJAN Atik Rusmayanti, Bambang Eka Purnama, Sukadi Abstract : Ngadirejan village office is the government authority which is located at Gondang street No. 2, Ngadirejan village, Pringkuku sub district. At this moment, Ngadirejan village office still used conventional information system, this is by noting then by recaping again to make income and outcome report. This system has mane weakness, namely there is enable an error and report making process. This research has goal to produce finances management which is faster, useful, effective and efficient in Ngadirejan village office. To support this research, data collecting technique was done by observasing, literature and interview. The result, of this research is to ease government official in Ngadirejan village office in managing finances, to help input data, cash report, and it can be minimized an error. It can also to optimize the data safety. Keywords : Finances Management, Information System Abstraksi : Kantor Desa Ngadirejan merupakan instansi pemerintahan yang beralamat di Jl. Gondang No. 2, Desa Ngadirejan, Kecamatan Pringkuku. Saat ini Kantor desa Ngadirejan menggunakan sistem informasi secara konvensional yaitu pencatatan pengelolaan keuangan pada sebuah buku, kemudian direkap kembali untuk membuat laporan pendapatan dan pengeluaran uang. Sistem yang ada tersebut mempunyai banyak kekurangan diantaranya memungkinkan adanya kesalahan, maupun dalam proses pembuatan laporan. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah sistem informasi pengelolaan keuangan yang lebih cepat, tepat guna, efektif dan efisien pada kantor desa Ngadirejan. Guna menunjang penelitian ini, metode pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, studi kepustakaan dan wawancara. Hasil dari penelitian ini adalah mempermudah pihak kantor desa Pringkuku dalam proses pengelolaan keuangan, membantu dalam proses penginputan data, pencarian data, dan laporan data uang, dapat meminimalisasi adanya kesalahan dan mengoptimalkan keamanan data. Kata Kunci : Pengelolaan Uang, Sistem Informasi 1. PENDAHULUAN 1.a. Latar Belakang Masalah Kantor Desa Ngadirejan merupakan instansi pemerintahan, yang beralamat di Jl. Gondang No. 2 Desa Ngadirejan, Kecamatan Pringkuku Kabupaten Pacitan. Kantor desa tersebut mempunyai penerimaan dan pengeluaran dana setiap bulannya.penerimaan dibagi menjadi dua, yaitu penerimaan dari dalam desa dan luar desa. Dari dalam desa yaitu, tanah kas desa, pasar desa, sewa balai desa, dan lain-lain. Dari luar desa yaitu, dana ADD, bantuan kabupaten,bantuan propinsi, dan lainlain. Pengeluaran juga dibagi menjadi dua, yaitu belanja langsung dan belanja tidak langsung. Belanja langsung yaitu, gaji Kades, gaji PLH Sekdes, biaya Pilkades, biaya rapat desa, dan lain-lain. Belanja tidak langsung yaitu, belanja operasional LKMD, belanja kegiatan PKK, belanja kegiatan karang taruna, biaya modal LKD, bantuan kegiatan Poskesdes, bantuan kegiatan sosial, dan lain-lain. 1

9 Untuk itu diperlukan suatu Sistem Informasi yang terkomputerisasi yang mampu mengatasi kendala dan masalah yang ada dalam desa tersebut. Karena jika selain data-data yang ada masih dalam bentuk konvensional yaitu disimpan dalam arsip yang kemungkinan data bisa hilang atau rusak, juga memerlukan waktu yang lama dalam pencarian jika data tersebut akan digunakan. Di Kantor Desa Ngadirejan belum ada sistem yang dapat membantu mengelola keuangan. Saat ini di Kantor Desa Ngadirejan masih menggunakan pencatatan di dalam 3 buku, yaitu buku penerimaan,pengeluaran dan penerimaan & pengeluaran. Pembuatan Sistem Informasi ini didukung dengan adanya data-data pendukung seperti berkas-berkas yang masih berupa arsip yang memungkinkan terjadinya kerusakan, bahkan hilang. Selain itu juga diperlukan sumberdaya manusia (SDM) yang optimal yang mampu menggunakan komputer. Karena sebagian besar pegawai yang bekerja di instansi kecamatan tersebut lulusan SLTA. Diharapkan dengan adanya sistem yang ada, dan sumberdaya manusia yang memadai maka akan tercipta suatu sistem informasi yang berfungsi untuk mengelola keuangan yang ada. 1.b. Rumusan Masalah Dari latar belakang, penulis mengambil rumusan masalah sebagai berikut: 1. Pengelolaan keuangan pada Kantor Desa Ngadirejan masih menggunakan cara konvensional yaitu pencatatan pada sebuah buku. 2. Bagaimana membuat Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan yang baik, sehingga dapat membantu proses pengelolaan Keuangan pada Kantor Desa Ngadirejan? 1.c. Batasan Masalah Batasan maslah pada penelitian ini adalah : : 1. Objek yang diteliti yaitu Kantor Desa Ngadirejan 2. Batasan masalah pada penelitian ini mencakup tentang pengelolaan keuangan yang ada di kantor Desa Ngadirejan 3. Dalam pembuatan Sistem Pengelolaan Keuangan menggunakan software Netbeans dan database MySQL 1.d. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian yaitu menghasilkan sebuah sistem informasi pengelolaan keuangan yang lebih cepat, tepat guna, efektif dan efisien pada Kantor Desa Ngadirejan 1.e. Manfaat Penelitian a. Mempermudah pihak Kantor Desa Ngadirejan dalam proses pengelolaan keuangan. b. Membantu dalam proses penginputan data, dan laporan Keuangan. c. Dapat meminimalisasi adanya kesalahan dan mengoptimalkan keamanan data. 2. LANDASAN TEORI DAN KAJIAN PUSTAKA 2.a. Landasan Teori a. Pengertian Sistem Informasi Menurut Sidharta (1995:11), Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai. b. Pengertian Pengelolaan Keuangan Pengertian pengelolaan keuangan daerah menurut Peraturan pemerintah Republik Indonesia No. 58 Tahun 2005 Tentang Pengelolaan Keuangan Daerah, yaitu: Pengelolaan keuangan daerah adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi perencanaan, penatausahaan, pelaporan, pertanggungjawaban dna pengawasan keuangan daerah. 2

10 c. Pengertian Desa 1. Desa dalam arti umum adalah desa sebagai suatu gejala yang bersifat universal, terdapat dimanapun di dunia ini. sebagai suatu komunitas kecil, yang terikat pada likalitas tertentu baik sebagai tempat tinggal (secara menetap) maupun bagi pemenuhan kebutuhan, dan terutama yang tergantung kepada pertanian, desa-desa cenderung mempunyai karakteristik-karakteristik tertentu yang sama, (Rahardjo, 1999: 28). 2. Pengertian Desa berdasarkan pada UU No. 32 Tahun 2004 yaitu Desa atau yang disebut dengan nama lain, selanjutnya disebut Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas-batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat, berdasarkan asal usul dan adat istiadat setempat yang diakui dan dihormati dalam sistem Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia. d. Pengertian Sistem Sebuah sistem terdiri dari atas bagian-bagian yang bergabung untuk suatu tujuan tertentu. Sebuah sistem bisa terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai sasaran, maksud atau tujuan tertentu. Definisi sistem menurut Jogiyanto H.M dalam bukunya Analisis dan Disain menyebutkan bahwa: sistem adalah Kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (2005:2). e. Pengertian DataBase Database adalah sekumpulan file data yang saling berhubungan dan berorganisasi sedemikian rupa sehingga memudahkan untuk mendapat dan memproses data. Lingkungan sistem database menekankan data yang tidak tergantung (indenpendent data) pada aplikasi yang akan menggunakan data (Andi, 2006). f. Pengertian Java Java merupakan bahasa pemrograman berorientasi objek daan bebas platform, dikembangkan oleh SUN Micro System dengan jumlah keunggulan yang memungkinkan java dijadikan sebagai bahasa pengembang entreprise. Java merupakan bahasa yang powerfull yang bisa digunakan dalam hampir semua bentuk pengembangan software. Anda dapat menggunakan java untuk membuat game, aplikasi desktop, aplikasi web, aplikasi enterprise, aplikasi jaringan, dan lainlain. Yang menarik adalah bahwa java bias digunakan untuk membuat laporan yang dapat berjalan di atas HP, PDA, dan peralatan lain yang dilengkapi dengan Java Virtual Machine(JVM). g. Pengertian NetBeans NetBeans merupakan salah satu IDE yang dikembangkan dengan bahasa pemrograman java. NetBeans mempunyai lingkup pemrograman java terintergrasi dalam suatu perangkat lunak yang di dalamnya menyediankan pembangunan pemrograman GUI, text editor, complier, dan interpreter. NetBeans adalah sebuah perangkat lunak open source sehingga dapat digunakan secara gratis untuk keperluan komersial maupun nonkomersial yang didukung oleh Sun Microsystem. 2.b. Kajian Pustaka Rusmana(2013), melakukan penelitian yang berjudul Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Dana Bantuan Pada Kecamatan Arjosari. Penelitian tersebut bertujuan untuk mengatasi masalah yang ada di Kecamatan Arjosari dalam pengelolaan keuangan dana bantuan. Pada sistem pengelolaan keuangan dana bantuan menggunakan sistem konvensional. Sehingga menyebabkan kesulitan dalam pencarian data yang diperlukan. Oleh karena itu peneliti mengadakan penelitian untuk menghasilkan Aplikasi Pengelolaan Keuangan Dana Bantuan dengan 3

11 Netbeans dan MySQL yang dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pegawai. Titin (2012), melakukan penelitian yang berjudul Pembuatan Sistem Informasi Administrasi Pinjaman Pada Unit Pengelola Keuangan Varia Usaha Desa Pringkuku. Penelitian tersebut bertujuan untuk mengatasi masalah yang ada di UPK Pringkuku dalam administrasi pinjaman. Pada sistem administrasi pinjaman menggunakan sistem konvensional. Sehingga dalam hal penyimpanan data sering terjadi kesalahan. Oleh karena itu peneliti mengadakan penelitian untuk membangun sistem informasi administrasi pinjaman pada UPK Pringkuku. Hidayat (2012), melakukan penelitian yang berjudul Pembuatan Sistem Informasi Administrasi Pengelolaan Sewa Alat Berat Pada Unit Pelaksana Teknis Bina Marga Pacitan. Penelitian tersebut bertujuan untuk mengatasi masalah yang ada di Bina Marga Pacitan, dalam hal sewa alat berat Pada sistem administrasi pengelolaan sewa alat berat menggunakan sistem konvensional. Sehingga dalam hal penyimpanan dan pengolahan data sering terjadi kesalahan. Oleh karena itu peneliti mengadakan penelitian untuk membangun sistem informasi administrasi pengelolaan sewa alat berat 3.a. Analisis Sistem Yang Berjalan 1 SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEUANGAN + Laporan_Kas Laporan_Pengeluaran Laporan_Pendapatan Input_Peng eluaran Input_Pendapatan Gambar 3.2. Diagram Konteks b. Dfd Level 1 pendapatan_detail peng eluaran_detail kode_detail kode_detail1 kd_pen 1 MASTER kd_pen1 Laporan_Pengeluaran Laporan_Pendapatan pendapatan Input_Peng eluaran Input_Pendapatan kode_pen ADMIN ADMIN Laporan_Kas peng eluaran kode_pen1 Gambar 3.3. Dfd level 1 c. Dfd Level 2 Proses Data Master pendapatan_detail pendapatan pengeluaran_detai l pengeluaran kode_detail kd_pen kode_detail1 kd_pen1 1 pendapatan 2 pengeluaran Laporan_Pendapatan Input_Pendapatan ADMIN Input_Pengeluaran Gambar 3.4. Dfd level 2 Proses Data master d. Dfd Level 2 Proses Data Kas pendapatan kode_pen 1 KAS1 kode_pengeluaran Laporan_Kas pengeluaran 2 KAS Laporan_Pengeluaran ADMIN Gambar 3.5. Dfd level 2 Proses Data Kas 3.c. Relasi Antar tabel KAS KAS TANGGAL KAS_BULANLALU DOUBLE date DOUBLE PENDAPATAN_DETAIL KODE_DETAIL integer KODE_PENDAPATAN varchar(11) KODE_DETAIL = KODE_DETAIL NAMA_PENDAPATAN varchar(30) NOMINAL DOUBLE TANGGAL1 date JENIS_PENDAPATAN <undefined> Gambar 3.1. Buku pencatatan pendapatan dan pengeluaran 3.b. Perancangan Sistem a. Diagram Konteks PENGELUARAN KODE_DETAIL2 KD_PENGELUARAN TANGGAL_PENGELUARAN PENGELUARAN_DETAIL JUMLAH_PENGELUARAN KODE_DETAIL2 integer KODE_PENGELUARAN varchar(11) NAMA_PENGELUARAN varchar(30) KODE_DETAIL2 = KODE_DETAIL2 NOMINAL2 DOUBLE TANGGAL2 date PENDAPATAN JENIS_PENGELUARAN <undefined> KODE_DETAIL integer KD_PENGELUARAN integer TANGGAL_PENDAPATAN date JUMLAH_PENDAPATAN DOUBLE Gambar 3.6. Relasi Antar Tabel integer integer date DOUBLE 4

12 4. IMPLEMENTASI SISTEM 4.a. Halaman Login 4.e. Form Data Kas Gambar 4.1. Halaman Login Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan 4.f. Gambar 4.5. From data kas From Input Data Pendapatan 4.b. Menu Utama Gambar 4.2. Halaman Menu Utama Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Gambar 4.6. From input data pendapatan. 4.c. Form Data Pendapatan 4.g. Form Input Data Belanja Gambar 4.3. Form data pendapatan 4.d. Form Data Pengeluaran Gambar 4.7. Form Input Data Belanja 4.h. Form Input Data Kas Gambar 4.4. From data pengeluaran Gambar 4.8. Form Input data Kas 5

13 4.i. Form Laporan Bulanan Pendapatan Keuangan menjadi lebih terbantu. 2. Penyimpanan data pengelolaan keuangan tidak membutuhkan berkas banyak dan data bisa digunakan dalam jangka waktu yang relatif lama. 4.j. 4.k. Gambar 4.9. pendapatan. Form laporan bulanan Form Laporan Bulanan Belanja Gambar Form laporan bulanan belanja. Form Laporan Bulanan Kas 5.b. Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, berikut ini merupakan beberapa saran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk meningkatkan kualitas kinerja pada Desa Ngadirejan sebagai berikut: 1. Dengan adanya sistem informasi pengelolaan keuangan ini, diharapkan ada upaya pengembangan lebih lanjut menjadi aplikasi sistem informasi pengelolaan keuangan yang lebih sempurna dengan fitur-fitur terbaru yang nantinya akan semakin memudahkan proses pengelolaan 2. Supaya ditambahkan sistem administrasi lainnya lagi seperti sistem penggajian. 6. Daftar Pustaka Davis, Gordon B. Sistem Informasi Manajemen, PT Pustaka Binaman Pressindo Jakarta 1984 Gambar Form laporan bulanan kas. 5. Penutup 5.a. Kesimpulan Berdasarkan uraian laporan hasil penelitian yang telah disampaikan mengenai Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya Sistem pengelolaan keuangan di Desa Ngadirejan, Kaur Jogiyanto H.M. Sistem Teknologi Informasi. Andi. Yogyakarta Sidharta, Lani. Pengantar Sistem Informasi Bisnis, P.T. ELEX Media Komputindo, Jakarta: 1995 Sutabri, Tata. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta. Andi Offset Sutedjo B. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi.Andi Offset. Yogyakarta

14 Witarto. Memahami Sistem Informasi.Informatika. Bandung Fajriah, Susanti. Aplikasi Pengelolaan dana dan Belanja Pemerintah Daerah Berbasis Web. Tugas Akhir Komputerisasi Akuntansi. Politeknik Telkom Bandung. George H. Bodnar, William S. Hopwood, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta: 2000 Amri, Uhlul. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Butik I Love You di Yogyakarta. Naskah Publikasi. Sekolah Tinggi Managemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta Frediryana, Sukadi. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muhammadiyah Pacitan.Universitas Surakarta K.Hendra, M.Eri dan R.Nur. Aplikasi Penjualan dengan Program Java Netebeans, Xampp, dan ireport. Jakarta. Elekmedia Komputindo