Standar Prosedur Operasi Pencegahan, Pemeliharaan dan Perbaikan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Transkripsi

1

2 Halaman : 1 dari 9 1. Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk mengatur pelaksanaan pencegahan, pemeliharaan dan perbaikan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) dalam usaha mengembalikan fungsi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang ada, sehingga dapat berfungsi kembali. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup kegiatan pencegahan, pemeliharaan dan perbaikan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) milik perusahaan yang tidak berfungsi dengan baik yang berada di lingkungan PT Bakrie Metal Industries. 3. Definisi a. Pencegahan, tindakan yang dilakukan untuk menanggulangi atau mengurangi kemungkinan dampak atau akibat dari terjadinya suatu risiko yang dapat mengganggu kelangsungan operasional perusahaan. b. Pemeliharaan, tindakan yang dilakukan secara terencana dan berkala untuk mempertahankan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) untuk memperkecil timbulnya masalah dikemudian hari yang dapat mengganggu kelangsungan operasional perusahaan. c. Perangkat Keras (hardware) adalah salah satu komponen yang sifat alatnya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau nyata yang berfungsi untuk mendukung semua layanan teknologi informasi di lingkungan PT Bakrie Metal Industries. d. (software) adalah kumpulan instruksi yang diwujudkan dalam bentuk bahasa, kode, ataupun bentuk lain yang apabila digabungkan dengan media yang dapat dibaca dengan komputer akan mampu membuat komputer bekerja untuk melakukan fungsi khusus atau untuk mencapai hasil yang khusus termasuk persiapan dalam merancang instruksi tersebut. e. Perusahaan adalah PT Bakrie Metal Industries f. Vendor adalah pihak ke-3 yang menyediakan jasa atau produk yang ditawarkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. g. IT Helpdesk adalah center point untuk masalah (issue) terkait Departemen Teknologi Informasi yang dilaporkan lewat web base, telepon dan . h. User adalah karyawan yang menggunakan komputer dan memiliki hak akses atau terdaftar dalam network PT Bakrie Metal Industries.

3 Halaman : 2 dari 9 4. Ketentuan Umum a. Setiap perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang mengalami masalah harus dilaporkan ke Departemen Teknologi Informasi melalui IT Helpdesk. b. Setiap permasalahan terhadap perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), IT helpdesk memberikan solusi atas permasalahan yang ada sebagai bantuan (support) pertama dan apabila permasalahan tersebut memerlukan vendor, Departemen Teknologi Informasi akan menghubungi vendor untuk perbaikan. 5. Lingkup Perbaikan a. Perangkat Keras (hardware) i. Perbaikan dilakukan dengan terlebih dahulu mempertimbangkan beberapa hal seperti, harga suku cadang, umur atau masa pakai dengan pembelian perangkat baru. ii. Perangkat yang masih dalam masa garansi harus diperbaiki oleh pusat perbaikan resmi dari produsen atau penjual (authorize service center). b. (software) i. Perbaikan perangkat lunak (software) yang diperbaiki oleh Departemen Teknologi Informasi. ii. Perbaikan software yang dibeli dari perusahaan lain, akan dianalisa oleh Departemen Teknologi Informasi. Berikut adalah beberapa kategori perbaikan : 6. Lingkup Pemeliharaan 1. Perbaikan minor seperti : penyetelan ulang atau konfigurasi, instalasi program update akan dilakukan oleh Departemen Teknologi Informasi. 2. Perbaikan major seperti : error bugs pada program maka akan diserahkan kepada perusahaan penyedia software yang bersangkutan. a. Perangkat keras (hardware) i. Menghidupkan dan mematikan perangkat keras (hardware) dengan menekan tombol on/off atau dengan menggunakan menu shutdown di windows. ii. Menghindari perangkat keras (hardware) dari cairan.

4 Halaman : 3 dari 9 iii. Membersihkan komputer secara berkala dengan menggunakan peralatan khusus. b. Perangkat lunak (software) i. Penambahan modul akibat adaptasi produk (enhancement). ii. iii. Pemeliharaan perangkat lunak (software) sebagai akibat timbulnya perbaikan dari pemeliharaan perangkat lunak (software) tersebut. Pemeliharaan perangkat lunak atas update software yang ada. 7. Lingkup Pencegahan Adapun ruang lingkup sebagai berikut : a. Sistem update secara periodik Departemen Teknologi Informasi akan melakukan sistem update secara periodik dengan mengisi Installation checklist terhadap semua update software pada aplikasi dan sistem yang digunakan. b. Mekanisme pelaporan keluhan User Departemen Teknologi Informasi menyediakan IT Helpdesk sistem terhadap laporan keluhan atas perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan oleh User untuk diberikan solusi terhadap masalah yang dilaporkan tersebut. 8. Penanggung Jawab Penanggung jawab pelaksanaan pemeliharaan perbaikan ini dilaksanakan oleh Departemen Teknologi Informasi. 9. Dokumen Terkait a. Lampiran I : Flow Prosedur Corrective Maintenance b. Berita Acara Penyerahan Perangkat Keras (hardware) ke Vendor c. Installation Checklist d. Tanda Terima

5 Perangkat Lunak Halaman : 4 dari 9 FLOWCHART PROSEDUR CORRECTIVE MAINTENANCE User IT Department Procurement Vendor Mulai Y Ada kesimpulan/ penyelesaian masalah? Procurement memproses permintaan IT Department PR Vendor menerima barang dari Procurement PT BMI T Cek fisik perangkat User menghubungi IT Department melalui aplikasi IT helpdesk & mendiskusikan permasalahan Tanda terima Y Dilakukan perbaikan langsung Masalah teratasi? Procurement menyerahkan perangkat ke Vendor untuk diperbaiki BAST Perangkat diperbaiki oleh vendor T IT Department mengajukan perbaikan ke Vendor PR Perangkat diterima oleh Procurement Perangkat diserahkan ke Procurement PT BMI User menerima perangkat & dilakukan pengetesan bersama petugas IT, Closing IT Help Desk Tanda terima IT Department menyerahkan PR & perangkat ke Procurement IT Department menerima perangkat & dilakukan pengecekan Tanda terima, PR Procurement menyerahkan perangkat ke IT Department Tanda terima Y Perangkat OK? T Selesai

6 Halaman : 5 dari 9 Berita Acara Penyerahan Perangkat Keras (hardware) ke Vendor

7 Halaman : 6 dari 9 Installation Checklist

8 Halaman : 7 dari 9 Tanda Terima Form : 002 SURAT PERNYATAAN KARYAWAN KELOMPOK BAKRIE METAL INDUSTRIES DALAM MENGGUNAKAN KOMPUTER MILIK PERUSAHAAN Saya yang bertandatangan di bawah ini, Nama : Nomor Induk Karyawan : Jabatan : Departemen : Atasan Langsung : dengan ini menyatakan bahwa, pada hari ini,... tanggal..., saya telah dipercaya perusahaan untuk menerima sebuah komputer milik perusahaan sebagai alat kerja di perusahaan dengan spesifikasi, sebagai berikit : Merek : Type : No.Seri : Komputer ini akan saya gunakan untuk mendukung penyelesaian pekerjaan atau tugas yang dipercayakan perusahaan kepada saya untuk diselesaikan. Dalam menggunakan komputer tersebut diatas, saya wajib dan bertanggung jawab sepenuhnya menaati ketentuan atau peraturan perusahaan berkaitan dengan penggunaan komputer, yaitu sebagai berikut : 1. Akan menjaga komputer tersebut agar tidak rusak diakibatkan penggunaan atau penanganan yang tidak sebagaimana mestinya. 2. Tidak akan menyerahkan atau meminjamkan komputer tersebut kepada orang lain. 3. Akan selalu menjaga agar komputer tersebut hanya dilengkapi perangkat lunak yang di pasang/install oleh petugas Departemen IT, yang dikoordinasikan oleh Corporate IT BMI 4. Akan menjaga komputer tersebut agar tidak dilengkapi dengan tambahan perangkat lunak/program tambahan yang tidak dipasang oleh petugas Departemen IT.

9 Halaman : 8 dari 9 5. Bila di komputer tersebut terpasang perangkat lunak yang tidak memiliki lisensi resmi dari produsen peranti lunak tersebut, maka saya : a. Akan bertanggung jawab penuh, dan bersedia diproses menurut ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia. Saya juga bersedia sepenuhnya mengganti rugi yg ditetapkan sesuai dengan hukum dan akan melepaskan perusahaan dari tanggung jawab apapun yang timbul karena hal itu. b. Akan bersedia menerima sanksi apapun yang dikenakan perusahaan kepada saya sampaipun dilakukan pemutusan hubungan kerja tanpa syarat dan melepaskan semua kewajiban perusahaan terhadap diri saya Demikian surat pernyataan ini saya buat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Jakarta,..., 20. Hormat saya, Yang menyerahkan, ( ) ( ) Mengetahui, Mengetahui, Atasan Langsung Lampiran : 1. SK Direksi No.02/SKDir/BMI/I-2 2. List Software & Apl ( ) Lampiran : SK Direksi No.02/SKDir/BMI/I-2014

10 Halaman : 9 dari 9