PEMODELAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PT. NUTECH PUNDI ARTA

Transkripsi

1 PEMODELAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PT. NUTECH PUNDI ARTA 1 Zaenal Amin dan 2 Yudi Santoso 1, 2 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur 1 Nankaza@gmail.com dan 2 Yudi.santoso@budiluhur.ac.id ABSTRACT Inventories of goods is one of the vital components for companies in particular industries. Inventory is too large they require additional expenses such as maintenance, security, and space. Inventories are too small will hinder the production process and there for customer needs can not be met. Constraints faced by PT. Purse NUTECH ARTA is that many types of items required by production, therefor, control of stock is difficult. This problem the difficulty of determining the order for the goods to meet production needs. The above must be completed by modeling business processes using Use Case Diagram, modeling the data stores to build data stores using the ERD, ERD Transformation, LRS and Specification Database. Modeling Interface for interactions between Actor / User with the System. Based on the above model, it can be produced the information needed such as Report Demand for Goods, Report Goods Come Out, and Incoming Goods Report. The above information can help management to inventory control. Kata Kunci : sistem informasi persediaan barang, ERD 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT. Nutech Pundi Arta adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang industri dengan hasil produksinya berupa busa helm, pisau potong busa ati, pelapis pintu mobil, dan lainnya. PT. Nutech Pundi Arta didirikan tahun 2004 dengan nama BMK seiring waktu berjalan pada tahun 2008 merubah nama menjadi PT. Nutech Pundi Arta. Persediaan barang merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasional perusahaan ini. Alur keluar masuk barang produksi sangat berpengaruh dalam kelancaran produksi. Persediaan barang mencakup permintaan barang, penerimaan barang, penempatan, dan penggunaan ruang simpan (gudang). Seiring dengan perkembangan, perusahaan meningkatkan penjualan untuk memenuhi kebutuhan pasar dan memberi kepuasan kepada konsumen. Dengan semakin bertambahnya jumlah pesanan dan penjualan, muncul permasalahan yaitu kesulitan untuk mendapatkan informasi persediaan barang yang cepat, tepat, dan akurat. Adapun penyebab munculnya permasalahan tersebut adalah pengolahan data stock barang yang masih dikerjakan secara manual, butuh waktu yang lama untuk mencari barang karena tidak ada pengkodean, dan butuh waktu cukup lama untuk mengetahui stock barang, sering terjadi kesalahan yang dilakukan (human error), dan pembuatan laporan yang belum akurat. Berdasarkan permasalahan diatas, penelitian dan pengembangan sistem di PT. Nutech Pundi Arta perlu pemanfaatan teknologi komputer akan sangat membantu menanggulangi semua permasalahan yang ada. Pemodelan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Pt. Nutech Pundi Arta 71

2 Komputer merupakan alat elektronik yang dapat digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pengolahan, dan penyimpanan data bila dijalankan dengan program. Peranan komputer di sini adalah untuk menjaga dan memberikan dukungan serta bantuan pada sistem informasi pelayanan yang cepat, tepat, dan akurat agar lebih baik dan memuaskan. 1.2 Permasalahan Sistem persediaan barang pada PT. Nutech Pundi Arta yang ada saat ini belum memiliki sistem yang terkomputerisasi. Sehingga timbul masalah dalam pengolahan data stock barang dan pembuatan laporan. Adapun beberapa permasalahan yang biasa dihadapi oleh pada PT. Nutech Pundi Arta adalah sebagai berkut: a. Membutuhkan waktu cukup lama dalam mencatat dan pengecekan stock barang karena terlalu banyak jenis barang yang dicatat di buku stock. b. Cukup banyak media penyimpanan data yangdibutuhkan sehingga diperlukan ruang untuk penyimpanan berkas. c. Tidak ada pengkodean barang yang bisa mengakibatkan salah dalam mengambil barang. d. Barang habis karena kurang kontrol sehingga dapat mengganggu proses produksi. 1.3 Tujuan Penulisan Dapat menanamkan persepsi kepada PT. Nutech Pundi Arta bahwa inplementasi teknologi ini sangat penting, Dengan sistem yang terkomputerisasi yang diterapkan secara baik dan benar diharapkan dapat menambah bobot informasi yang disajikan secara cepat, tepat dan akurat serta mampu memperkecil faktor human error guna membangun manajemen dokumen yang baik di PT. Nutech Pundi Arta. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem menurut Lonnie D.Bentley dan Jeffrey L.Whitten (2007:6) mendefinisikan sistem sebagai: Kumpulan dari beberapa bagian yang saling berhubungan yang bekerja bersama-sama untuk mencapai beberapa hasil. 2.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Kualitas informasi yang didapat akan berbanding lurus dengan keputusan yang diambil oleh pihak manajemen pada suatu organisasi. Menurut Jogiyanto (2005:8) mengungkapkan : Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerima dan digunakan untuk mengambil keputusan. 2.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan hal penunjang yang sangat penting bagi semua tingkat manajemen di suatu organisasi dalam menyediakan informasi maupun dalam pengambilan keputusan. Dan menurut John W.Satzinger (2007:6) pada buku karangannya mendefinisikan sistem informasi sebagai : Sistem Informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa bagian yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan, sebagai hasil dari informasi yang dibutuhkan untuk meyelesaikan bisnis. 3. RANCANGAN SISTEM DAN INFORMASI 3.1 ERD (Entity Relationship Diagram) Pegawai yang ingin meminta barang dapat melakukan banyak permintaan barang (PB), satu permintaan barang (PB)bisa mengeluarkan banyak bukti brang keluar (BBK), satu bukti barang keluar dapat berisi banyak barang, bagian gudang dapat meminta barang kepada purchasing dengan form permintaan barang (FPB), satu form permintaan barang(fpb) berisi banyak barang, satu form permintaan barang(fpb) bisa mengeluarkan banyak bukti terima barang(btb), satu bukti terima barang(btb) bisa berisi banyak barang. Rancangan ERD dapat dilihat pada gambar 1. Pemodelan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Pt. Nutech Pundi Arta 72

3 3.2 Struktur Menu Struktur tampilan menggambarkan modul modul yang ada pada sistem persediaan barang pada PT. Nutech Pundi Arta. Lihat gambar HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Rancangan Laya Rancangan layar yang ada yang ada pada sistem persediaan barang adalah entry data pegawai, entry data barang, entry permintaan barang (PB), cetak bukti barang keluar (BBK), cetak form permintaan barang (FPB), cetak bukti terima barang (BTB), laporan permintaan barang, laporan barang keluar, dan laporan Barang masuk. Lihat gambar Rancangan layar Entry Pemintaan Barang (PB) Permintaan barang berisi tentang permintaan barang dari staff produksi, nomor permintaan barang sudah memakai autonumber, data pegawai dapat dicari dengan cepat memakai popup pegawai, dan pencarian barang dapat dengan cepat karena memakai pop up barang, pegawai bisa meminta banyak barang dengan kode yang berbeda lalu klik tambah untuk memasukan data barang kedalam lisviewpb untuk disimpan. Lihat gambar Rancangan Layar Cetak Bukti Barang Keluar (BBK) Form cetak bukti barang keluar berisi tentang bukti barang keluar sesuai dengan permintaan barang, nomor bukti barang keluar sudah memakai autonumber, data permintaan dapat dicari dengan cepat memakai popup permintaan barang (PB), dan data barang yang minta akan tampil di listview PB jika ingin menyerahkan barang double klik pada listview PB dan data akan masuk kedalam textbox yang ada dibawah listview PB lalu isi textboxt qty_serah sesuai dengan yang akan diserahkan lalu klik tambah untuk memasukan data barang yang akan diserahkan untuk masuk ke listviewbbk untuk disimpan, dan jika barang sudah diserahkan semua maka sistem akan menampilkan pesan yang menyatakan bahwa barang sudah diserahkan semua, jika penyerahan barang lebih dari permintaan barang maka sistem akan menampilkan pesan bahwa jumlah serah melebihi jumlah minta, jika stock barang 0 maka sistem akan menampilkan pesan yang berisi barang hapus lakukan pemesanan, dan jika jumlah serah melebihi stock maka sistem akan menampilkan pesan stock tidak cukup. Lihat Gambar Rancangan Layar Cetak Form Permintaan Barang (FPB) Form permintaan barang berisi tentang permintaan barang dari bagian gudang, nomor form permintaan barang sudah memakai autonumber, pencarian barang dapat dengan cepat karena memakai popup barang, bagian gudang bisa meminta banyak barang dengan kode yang berbeda dan bagian gudang mengisi qty pesan sesuai dengan yang akan dipesan lalu klik tambah untuk memasukan data barang kedalam listviewfpb untuk disimpan, jika pemesanan + qty pesan melebihi stock maka sitem akan menampilkan pesan qty pesan melebi stock atas. Pemodelan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Pt. Nutech Pundi Arta 73

4 Gambar 1: Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 2: Struktur Menu Pemodelan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Pt. Nutech Pundi Arta 74

5 Gambar 3 : Menu Utama Gambar 4: Rancangan Layar Entry Permintaan Barang (PB) Pemodelan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Pt. Nutech Pundi Arta 75

6 Gambar 5: Rancangan Layar Cetak Bukti Barang Keluar (BBK) Pemodelan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Pt. Nutech Pundi Arta 76

7 Gambar 6: Rancangan Layar Cetak Form Permintaan Barang (FPB) Rancangan Layar Cetak Bukti Terima Barang (BTB) Form cetak bukti terima barang berisi tentang bukti terima barang sesuai dengan form permintaan barang, nomor bukti terima barang sudah memakai autonumber, data form permintaan barang dapat dicari dengan cepat memakai popup form permintaan barang (FPB), dan data barang yang minta akan tampil di listviewfpb jika ingin menyerahkan barang double klik pada listviewfpb dan data akan masuk kedalam textbox yang ada dibawah listview FPB lalu isi textboxt qty terima sesuai dengan yang akan diterima lalu klik tambah untuk memasukan data barang yang akan diserahkan untuk masuk ke listviewbtb untuk disimpan, dan jika barang sudah diterima semua maka sistem akan menampilkan pesan yang menyatakan bahwa barang sudah diterima semua. Lihat gambar Rancangan Layar Laporan Laporan permintaan barang berisi tentang laporan permintaan barang sesuai dengan tanggal yang diinginkan lalu klik cetak untuk membuat laporan, dengan cara ini akan mempermudah dalam pembuatan laporan karena tinggal memilih periode yang diinginkan lalu klik cetak maka hasilnya akan keluar, hasilnya dapat dilihat pada gambar 8 Pemodelan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Pt. Nutech Pundi Arta 77

8 Gambar 7: Rancangan Layar Cetak Bukti Barang Keluar (BTB) Gambar 8: Hasil Cetakan Permintaan Barang Pemodelan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Pt. Nutech Pundi Arta 78

9 5. KESIMPULAN Berdasarkan riset yang telah dilakukan maka perancangan Sistem Persediaan Barang pada PT. Nutech Pundi Arta dapat dijadikan sebagai salah satu solusi yang tepat untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam bidang persediaan barang, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa : a. Dengan sistem yang telah terkomputerisasi, proses pelayanan persediaan barang dapat dilakukan secara lebih cepat, tepat, akurat dan efisien. b. Dengan sistem yang telah terkomputerisasi, proses penyimpanan data dalam jumlah besar sudah dapat teratasi dengan adanya database yang digunakan oleh sistem yang ada. c. Dengan sistem yang terkomputerisasi, proses pencarian barang lebih cepat karena sudah ada pengkodean. d. Ketersediaan laporan-laporan yang dibutuhkan purchasing dengan transaksi persediaan barang, sehingga bermanfaat bagi perencanaan dan pengambilan keputusan. e. Pengolahan data pada sistem yang diusulkan lebih terjamin kebenarannya, karena adanya pengontrolan yang lebih baik dan data yang masuk telah diperiksa terlebih dahulu kebenarannya. f. Sistem komputerisasi menghasilkan bukti transaksi persediaan barang yang terpisah satu dengan yang lainnya, sehingga fungsi dari masing masing tersebut menjadi lebih jelas dan memudahkan dalam pengarsipan serta pemeriksaan data kembali. [4] Lonnie D. Bentley, Jeffrey L. Whitten. System Analysis and Design for the Global Enterprise, edisi tujuh, Newyork : The McGraw Hill, 2007 [5] Munawar. Pemodelan Visual dengan UML. Jakarta : Graha Ilmu, [6] Sholiq. Analisa dan Perancangan Berorientasi Obyek : Konsep Dasar Berorientasi Obyek. Bandung : Mutiara Indah, [7] Sibero, Alexander F.K, Dasar-dasar Visual Basic.NET. Yogyakarta : Mediakom, 2010 [8] Utomo, Wiranto Herry. Pemodelan Basis Data Berorientasi Objek : Konsep Dasar Perancangan Sistem. Yogyakarta : Andi, [9] Whitten, Jeffery L., Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman, System Analysis and Design Methods. 6th ed. New York :McGraw Hill, DAFTAR PUSTAKA [1] Al-Bahra bin Ladjamuddin, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005 [2] Hartono, Jogiyanto. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI, [3] Jhon W.Satzinger., Robert B.Jackson. Stephen D.Burd. System Analys and Design in a Changing Word, fourth edition, New York : Thomson Course Technology, Pemodelan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Pt. Nutech Pundi Arta 79