PELATIHAN OPERATOR PROSES PENERIMAAN MAHASISWA BARU DISUSUN OLEH : TIM TEKNIS PT. GAMATECHNO INDONESIA UNIVERSITAS DEHASEN

Transkripsi

1 Handout PELATIHAN OPERATOR PROSES PENERIMAAN MAHASISWA BARU DISUSUN OLEH : TIM TEKNIS PT. GAMATECHNO INDONESIA UNIVERSITAS DEHASEN 2014

2 DAFTAR ISI Pendahuluan Tinjauan Sistem Tujuan Arsitektur Aplikasi...Error! Bookmark not defined. Flowchart Proses Utama Proses Registrasi Mahasiswa Baru Proses Herregistrasi... 6 How to..? Proses Persiapan Mengecek Data Fakultas Mengecek Data Jurusan Mengecek Data Prodi Mengecek data Jenjang Akademik Mengecek data Jenis Semester Mengecek Jalur Masuk yang Berlaku Mengecek Gelombang Masuk yang Berlaku Proses Registrasi Mahasiswa Baru Setup Periode Baru Setup Tarif Pembayaran Mahasiswa Setting Tagihan Melihat Status Registrasi Mahasiswa Baru Pembayaran Mahasiswa Membuat NIM Mahasiswa Melakukan Verifikasi Mahasiswa Proses Herregistrasi Mahasiswa Lama Melihat Status Herregistrasi Mahasiswa Lama P a g e

3 Pendahuluan 1.1. Tinjauan Sistem Sistem Informasi Registrasi adalah sebuah sistem informasi yang dikhususkan untuk mengelola dan memonitor proses mulai dari penerimaan mahasiswa baru dan registrasi mahasiswa baru. Maksud dan tujuan dari dikembangkannya SI Registrasi ini adalah untuk mendukung proses pengelolaan pendaftar universitas, proses penerimaan mahasiswa baru, serta registrasi mahasiswa sehingga proses dapat dilaksanakan dengan lebih lancar dan transparan. Untuk kebutuhan internal, SI Registrasi dapat menyediakan data-data yang bisa dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan. Hasil akhir dari sistem ini adalah terwujudnya sistem yang terintegrasi dengan sistem lain yaitu SI Finansi Pembayaran dan SI Akademik, sehingga proses pengelolaan data-data yang terkait dengan kemahasiswaan mulai dari data pembayaran mahasiswa, data registrasi dan data akademik dapat berjalan dengan lebih efisien Tujuan 1) Melatih para operator untuk dapat menggunakan aplikasi 2) Membiasakan operator menggunakan alat bantu berupa aplikasi dalam menyelesaikan masalah yang dihadapainya dilapangan 3 P a g e

4 Flowchart Sistem Informasi Registrasi adalah sebuah sistem informasi yang dikhususkan untuk mengelola dan memonitor proses mulai dari penerimaan mahasiswa baru, registrasi mahasiswa baru, dan herregistrasi mahasiswa lama Proses Utama Tahap Persiapan Tahap Registrasi Mahasiswa Baru Tahap Herregistrasi Mahasiswa Proses utama yang dikelola pada SI Registrasi adalah Penerimaan Mahasiswa Baru, Registrasi Mahasiswa Baru, dan Herregistrasi Mahasiswa Lama. Sebelum proses ini dapat berjalan dengan lancar, diperlukan persiapan pada aplikasi yang berupa setting-setting untuk aturan atau komponen yang ada pada prosesproses utama tersebut. Detil subproses untuk setiap tahapan akan ditampilkan di bawah ini. 4 P a g e

5 1.2. Proses Registrasi Mahasiswa Baru Calon Mahasiswa Bank BAAK Sistem Keuangan Kampus Datang ke bank dan menyebutkan billing number Teller merequest tarif pembayaran ke Sistem Kampus Merespon inquiry Komputer Teller menampilkan jumlah kewajiban bayar Memberikan data detail pembayaran Teller menyampaikan nominal kewajiban bayar Membayarkan sesuai dengan nominal Menerima dan menyimpan pembayaran Inquiry unpdate status pembayaran calon mahasiswa Memberikan bukti pembayaran ke calon Mhs Bukti Bayar Memeriksa berkasberkas calon mahasiswa Datang ke BAAK untuk proses selanjutnya Melakukan verifikasi data calon mahasiswa Pembuatan NIM Data mahasiswa tersimpan di SI Akademik 5 P a g e

6 1.3. Proses Herregistrasi 6 P a g e

7 How to..? 1. Proses Persiapan 1.1. Mengecek Data Fakultas Sebelum implementasi, data-data master termasuk data fakultas yang tersimpan di sistem harus dicek terlebih dahulu apakah sudah benar. Langkah-langkah untuk mengecek data fakultas adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Referensi Akademik Fakultas 2. Pada data-data fakultas yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data fakultas yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai. 3. Jika terdapat data fakultas yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan. 4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol (Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah. 5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol (Hapus) Mengecek Data Jurusan Sebelum implementasi, data-data master termasuk data jurusan, yang berhubungan dengan data fakultas yang tersimpan di sistem harus dicek terlebih dahulu apakah sudah benar. Langkah-langkah untuk mengecek data jurusan adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Referensi Akademik Jurusan 2. Pada data-data jurusan yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data jurusan yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai. 3. Jika terdapat data jurusan yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan. 4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol (Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah. 5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol (Hapus). 7 P a g e

8 1.3. Mengecek Data Prodi Sebelum implementasi, data-data master termasuk data prodi, yang berhubungan dengan data jurusan dan fakultas yang tersimpan di sistem harus dicek terlebih dahulu apakah sudah benar. Langkah-langkah untuk mengecek data program studi adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Referensi Akademik Program studi 2. Pada data-data program studi yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data program studi yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai. 3. Jika terdapat data program studi yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan. 4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol (Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah. 5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol (Hapus). 8 P a g e

9 1.4. Mengecek data Jenjang Akademik Sebelum implementasi, data-data master termasuk jenjang akademik yang tersimpan di sistem harus dicek terlebih dahulu apakah sudah benar. Langkah-langkah untuk mengecek data jenjang akademik adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Referensi Akademik Jenjang akademik 2. Pada data-data jenjang akademik yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data jenjang akademik yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai. 3. Jika terdapat data jenjang akademik yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan. 4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol (Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah. 5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol (Hapus) Mengecek data Jenis Semester Data Jenis Semester adalah data yang juga berhubungan di Sistem Informasi Akademik karena menentukan jenis-jenis semester yang berlaku di Akademik. Langkah-langkah untuk mengecek data Jenis Semester adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Referensi Akademik Jenis Semester 2. Pada data-data Jenis Semester yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data Jenis Semester yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai. 3. Jika terdapat data Jenis Semester yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan. 4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol (Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah. 9 P a g e

10 5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol (Hapus) Mengecek Jalur Masuk yang Berlaku Langkah-langkah untuk mengecek data Jalur Masuk adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Referensi Akademik Jalur Masuk 2. Pada data-data Jalur Masuk yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data Jalur Masuk yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai. 3. Jika terdapat data Jalur Masuk yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan. 4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol (Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah. 5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol (Hapus) Mengecek Gelombang Masuk yang Berlaku Langkah-langkah untuk mengecek data Gelombang Masuk adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Referensi Akademik Gelombang 2. Pada data-data Gelombang Masuk yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data Gelombang Masuk yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai. 3. Jika terdapat data Gelombang Masuk yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan. 4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol (Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah. 10 P a g e

11 5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol (Hapus). 2. Proses Registrasi Mahasiswa Baru 1.1. Setup Periode Baru Sebuah periode yang diaktifkan pada aplikasi Registrasi merupakan periode yang terhubung dengan periode pada aplikasi Finansi Pembayaran. Periode ini adalah periode semester aktif dimana mahasiswa melakukan registrasi dan herregistrasi. Hendaknya periode yang diaktifkan pada aplikasi registrasi dan aplikasi finansi pembayaran adalah sama. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Pada menu utama pilih Menu Registrasi Periode 2. Pada halaman Periode, tekan tombol 3. Selanjutnya akan tampil halaman Tambah Periode, isikan data-data yang diperlukan seperti : Tahun Akademik, pilih Tahun Akademik tersebut. Periode, pilih Periode tersebut. 4. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan data periode. 5. Tekan tombol Aktifkan untuk mengaktifkan sebuah periode semester Setup Tarif Pembayaran Mahasiswa Dalam sebuah periode registrasi/herregistrasi, mahasiswa (baik baru maupun lama) akan membayarkan sejumlah uang kepada bagian pengelola pembayaran mahasiswa. Pembayaran dikelola dengan aplikasi pembayaran mahasiswa dan datanya akan terhubung dengan database registrasi dan akademik untuk mengaktifkan status Registrasi mahasiswa. Besarnya tarif pembayaran akan bisa berbeda antara satu prodi dengan prodi yang lain, antara satu angkatan dengan angkatan yang lain. Langkah-langkah untuk menyeting tarif pembayaran mahasiswa adalah sebagai berikut : 1. Pada menu utama pilih Menu Referensi Pembayaran Setting Tarif Pembayaran Mahasiswa tekan tombol Tambah - Selanjutnya akan tampil halaman Tambah setting pembayaran, isikan data-data yang diperlukan seperti : angkatan/ periode masuk : pilih tahun angkatan jenis pembembayaran : pilihan pembayaran ukt : pilih uang kuliah tunggal gelombang : gelombang pendaftaran masuk strata : tingkat pendidikan 11 P a g e

12 fakultas : fakultas yang diambil program studi : pilihan program studi jalur masuk : pilihan jalur masuk tanggal pembayaran awal dan akhir : tanggal awal pembayaran dan tanggal akhir kelas kuliah : pilihan kelas perkuliahan yang diambil. masukkan detail pembayaran : rincian nominal yang menjadi biaya 2. Tekan Simpan untuk menyimpan perubahan 1.3. Setting Tagihan Menu ini digunakan untuk melakukan setting tagihan ke setiap mahasiswa dari setiap semester dan periode. Langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Pilih menu Referensi Tagihan Setting Tagihan. 2. Untuk menampilkan data Tagihan mahasiswa tertentu,masukkan data-data yang akan dicari.: 3. Proses dan aktivitas yang dilakukan untuk mengirimkan data tagihan mahasiswa ke bank. 12 P a g e

13 4. Pada halaman Bank, tekan tombol untuk melakukan proses simpan tagihan dan kirim ke bank Melihat Status Registrasi Mahasiswa Baru Seperti yang telah dipaparkan pada alur registrasi mahasiswa baru, proses registrasi dimulai dengan pembayaran biaya registrasi oleh calon mahasiswa. Status pembayaran registrasi ini dapat dipantau oleh panitia PMB dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Pilih menu Registrasi Status Bayar 2. Pada halaman status bayar, akan tampil data-data peserta yang sudah diterima menjadi calon mahasiswa berikut dengan status pembayaran dan status Registrasinya. 3. Untuk mengecek status pembayaran calon mahasiswa tertentu, silahkan menggunakan filter pencarian yang tersedia. Pencarian dapat digunakan berdasarkan periode masuk, program studi, No test, Nama Mahasiswa dan status registrasi atau status pembayaran Pembayaran Mahasiswa Proses pengelolaan data pembayaran mahasiswa dilakukan melalui aplikasi gtfinansi Pembayaran. Proses pembayaran ini akan menghasilkan data mengenai mana mahasiswa yang telah melakukan registrasi dan mana yang belum. Data pembayaran digunakan untuk men-generate NIM bagi mahasiswa baru, dan menjadi prasyarat melaksanakan KRS bagi mahasiswa lama. Catatan : Khusus Menu ini hanya boleh dilakukan jika aplikasi belum terkoneksi dengan bank. Jika aplikasi sudah terkoneksi dengan bank, maka menu ini tidak perlu dipakai. Syarat pra-kondisi yang harus terpenuhi sebelum menjalankan proses pembayaran mahasiswa adalah : Setting tarif pembayaran telah dibuat. 13 P a g e

14 Data calon mahasiswa telah dientrikan Setting tagihan pembayaran mahasiswa. Periode yang diaktifkan antara aplikasi gtregistrasi dan gtfinansi Pembayaran telah sama. Langkah-langkah untuk pengelolaan pembayaran mahasiswa adalah : 1. Akses aplikasi gtfinansi Pembayaran. 2. Pada menu utama pilih Menu Pembayaran Tagihan Pembayaran Tagihan Manual 3. Masukkan NIM atau Nomor Tes atau No Pendaftaran pada kotak pencarian, kemudian tekan tombol Cari. 4. Pada jendela Pembayaran Tagihan Manual, akan tampil tagihan mahasiswa, kemudian klik tombol Bayar Membuat NIM Mahasiswa Mahasiswa yang telah diverifikasi berkasnya akan dibuatkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) melalui sistem. Pada proses pembuatan NIM ini, sistem registrasi juga akan mengirimkan data mahasiswa yang telah mempunyai NIM ke Sistem Informasi Akademik untuk proses akademik selanjutnya. Hanya mahasuswa yang telah melakukan registrasi dan pembayaran saja yang dapat dibuatkan NIM. Langkah-langkah untuk membuat NIM adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu Registrasi Pembuatan NIM 2. Pada data mahasiswa yang tertampil, lakukan pencarian pada data mahasiswa yang akan dibuatkan NIM nya. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan Program Studi, No. Test, dan Nama Mahasiswa. 3. Pada data calon mahasiswa yang dimaksud, klik pada tombol Buat NIM, maka mahasiswa tersebut akan diberikan NIM dan datanya akan dikirimkan ke Sistem Informasi Akademik. 14 P a g e

15 1.7. Melakukan Verifikasi Mahasiswa Calon mahasiwa yang sudah melakukan pembayaran registrasi kemudian dicek berkas-berkasnya, kemudian di-verifikasi secara sistem untuk mengubah statusnya dari calon mahasiswa menjadi mahasiswa. Pada sistem, hanya calon mahasiswa yang sudah melakukan registrasi dan pembayaran saja yang dapat diverifikasi secara sistem. Langkah-langkah untuk melakukan verifikasi adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu Registrasi Verifikasi 2. Pada data mahasiswa yang tertampil, lakukan pencarian pada data mahasiswa yang akan diverifikasi. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan Program Studi, No. Test, dan Nama Mahasiswa. 3. Pada data calon mahasiswa yang dimaksud, klik pada tombol Verifikasi, maka status akan berubah dari Calon Mahasiswa (CM) menjadi Mahasiswa. 3. Proses Herregistrasi Mahasiswa Lama 1.1. Melihat Status Herregistrasi Mahasiswa Lama Status registrasi mahasiswa lama (pembayaran dan herregistrasi) dapat dipantau oleh bagian Kemahasiswaan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Pilih menu Registrasi Status Bayar 2. Pada halaman status bayar yang tertampil, lakukan pencarian pada mahasiswa-mahasiswa yang akan dilihat status bayarnya. 3. Hasil pencarian akan ditampilkan oleh sistem. Status pembayaran mahasiswa dapat dilihat di kolom Status Bayar. Keterangannya adalah sebagai berikut; BB : Belum Bayar, BL : Sudah membayar tetapi belum lunas, L : Sudah Lunas Membayar. 15 P a g e