Cara Mudah Menghitung Jumlah Eksemplar Buku Didalam Data Winisis. Oleh Sri Rahayu

Transkripsi

1 Cara Mudah Menghitung Jumlah Eksemplar Buku Didalam Data Winisis Oleh Sri Rahayu Pendahuluan CDS/ISIS dikembangkan oleh perpustakaan IPB dimulai dari versi DOS, versi windows (WINISIS), dan versi SIPISIS for Windows program outomasi sirkulasi buku atau jenis pinjaman pada suatu Perpustakaan. Selain sirkulasi SIPISIS juga menyediakan catalog umum/catalog public OPAC (Online Publik Access Catalog), akses anggota Perpustakaan dan memeriksa status peminjaman buku. Hingga saat ini SIPISIS terus dikembangkan dengan versi Web. Untuk saat ini WINISIS banyak dipergunakan di perpustakaan-perustakaan di Indonesia, namun bagi pustakawan yang setiap hari menggunakan (CDS/ISIS) versi windows belum banyak mengetahui bagaimana cara menghitung jumlah eksemplar secara cepat, banyak sekali kemudahan-kemudahan yang didapat pada program ini diantaranya : (1). Ekpor impor, (2) konversi excell dan lain-lain. Untuk saat ini mungkin program WINISIS (CDS/ISIS) sudah banyak tersaingi oleh progam-progam perpustakaan yang memfasilitasi fitur-fitur yang lebih baik dari program WINISIS (CDS/ISIS), tulisan ini mungkin berguna bagi perpustakaan-perpustakaan yang telah terlanjur menggunakan WINISIS. Setiap tahun selalu diminta data jumlah eksemplar buku yang dimiliki suatu perpustakaan. Sebenarnya pertanyaan itu mudah untuk dijawab akan tetapi jika pengerjaannya secara manual akan menjadi sulit bahkan harus memerlukan waktu untuk menghitungnya. Untuk itu ada cara mudah menghitung jumlah eksemplar buku yang dimiliki perpustakaan.

2 Didalam struktur database winisis untuk jumlah eksemplar terdapat pada Tag (tengara) 999, pastikan tag (tengara) ini selalu terisi dengan jumlah eksemplar. Tag ini yang akan dipakai dalam penjumlahan, jika tag ini tidak terisi maka untuk menjumlah eksemplar akan sangat sulit. Didalam database winisis tag (tengara) 999 inipun biasanya dipakai sebagai nomor induk yang nantinya juga dijadikan nomor barcode, nomor barcode ini ada hubungannya peminjaman buku perpustakaan. Beriku ini adalah langkah-langkah menghitung jumlah eksemplar buku : Langkah-langkahnya: 1. Perhatikan gambar dibawah ini Gambar diatas adalah data buku yang diambil dari database winisis dengan max MFN (master file nomor) berjumlah , MFN ini sama dengan jumlah judul buku yang ada dalam database tersebut. 2. Buat format data untuk menghitung jumlah eksempar dengan mengklik tanda Kertas dan pensil dibawah UTILS kemudian buat format didalam kolom yang telah disediakan Contoh format sebagai berikut:

3 '"',{if v99^l=''then'b' else v99^l fi},'"+"',v99^a.1,'"+"',v99^a.2,'"+"',{e1:=1,e3:=0,e2:=nocc(v999),{f(e2,3,0)},'"+"', v985^a,'"+"',v990,'"+"',v260^a,'"+"'v260^c,'"'/ Format ini dibuat didalam kolom Jika selesai klik gambar yang bertanda halilintar, apabila tidak ada kesalahan maka simpan hasil dengan mengklik gambar bertanda disket untuk disimpan format pemjumlahan beri nama file tersebut didalam data buku. 3. Hitung jumlah eksemplar Untuk menghitung jumlah eksemplar, klik database kemudian klik print maka akan muncul layer sebagai berikut :

4 Untuk output to gunakan ASCII File (Windows ANSI) dengan cara mengklik panah kebawah, sedangkan Print Format menggunakan STAT dengan mengklik panah kebawah, kemudian klik Print yang bertanda? (hijau) maka akan muncul gambar sebagai berikut : Kemudian klik Yes maka akan muncul gambar sebagai berikut Didalam File Name ketik nama file seperti stat.txt yang disimpan pada f:\winisis\work kemudian klik ok akan muncul gambar sebagai berikut :

5 4. Buka excel untuk menghitung jumlah eksemplar dengan dengan cara sebagai berikut Pastikan file yang bernama stat tersebut berada dalam Folder F:\winisis\work\, didalam files of type : gunakan pilihan All Files agar semua file yang ada terbaca, klik stat dua kali maka akan muncul layer sebagai berikut : Kemudian klik dua kali delimited maka akan muncul gambar sebagai berikut

6 Pada gambar diatas untuk Tab dihilangkan dengan cara mengklik dua kali kemudian pada kotak Other ketik tanda plus (+) maka dalam kotak Data preview akan menjadi kolom-kolom, kemudian klik finish maka akan muncul pada layer seperti gambar berikut : Pada kolom D bisa dijumlahkan dengan bantuan SUM seperti contoh berikut ini Hal ini bisa terlihat bahwa jumlah buku yang ada diperpustakaan berjumlah judul dengan jumlah eksemplar 69491