DAFTAR ISI. I. PENDAHULUAN Gambaran Umum Tujuan Pengguna Petunjuk Operasional... 2

Transkripsi

1

2 DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN Gambaran Umum Tujuan Pengguna Petunjuk Operasional... 2 II. KETENTUAN UMUM PEMBAYARAN Jenis Pembayaran Jenis Tagihan Pembayaran Pihak Ketiga Atas Biaya-Biaya Didalam Kontrak Pembayaran Atas Biaya-Biaya Kegiatan Swakelola Penagihan... 6 III. JENIS KEGIATAN... 8 IV. KOMPONEN BIAYA... 9 V. PERTANGGUNGJAWABAN DAN PELAPORAN Pertanggungjawaban Pelaporan VI. VERIFIKASI TAGIHAN Hal LAMPIRAN Lampiran 1. Format Buku Kas Regional, Propinsi, Kabupaten/Kota Lampiran 2. Rekapitulasi Bukti Transfer Lampiran 3. Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas Lampiran 4. Surat Pernyataan Sewa Kantor Lampiran 5. Surat Pernyataan Sewa Kendaraan Lampiran 6. Rekapitulasi Pemeriksaan Fisik (Physical Count Checklist) Lampiran 7. Rekapitulasi Hasil Konfirmasi Kepada Pihak Ketiga Lampiran 8. Mekanisme Verifikasi Tagihan Pihak Ketiga Dan Swakelola i

3 I. PENDAHULUAN 1. GAMBARAN UMUM Program Pamsimas bertujuan untuk meningkatkan jumlah warga masyarakat kurang terlayani dan berpendapatan rendah di wilayah perdesaan dan peri-urban yang dapat mengakses pelayanan air minum dan sanitasi yang berkelanjutan, meningkatkan penerapan nilai perilaku hidup bersih dan sehat dalam rangka pencapaian target MDGs sektor air minum dan sanitasi melalui pengarusutamaan dan perluasan pendekatan pembangunan berbasis masyarakat. Untuk mencapai tujuan tersebut, didalam pelaksanaannya Pamsimas memerlukan dukungan, selain Pengelola Program itu sendiri. Agar pendukung Pamsimas mempunyai kapasitas dan dapat menyelaraskan dengan tujuan program, maka diadakan peningkatan kemampuan (capacity building). Peningkatan kemampuan pendukung ini dibangun melalui pelatihan, lokakarya, maupun sosialisasi. Kegiatan lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah rapat/pertemuan yang diselenggarakan di luar kantor dalam rangka koordinasi dan penyelesaian pekerjaan yang diperlukan secara intensif. Penyelenggara pelaksanaan dukungan manajemen proyek maupun peningkatan kapasitas tenaga pendukung dapat dilakukan melalui kegiatan Konsultan maupun Bukan (Non) Konsultan. Baik kegiatan konsultan maupun non konsultan, didalam pelaksanaannya dituntut akuntabilitas dan batas waktu pertanggungjawaban sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Berkaitan dengan pertanggungjawaban kegiatan, perlu dilakukan proses verifikasi atas dokumen pertanggungjawaban oleh penyelenggara kegiatan. Pamsimas merupakan program lintas sektoral, dan setiap sektor atau pelaksana (PIU) mempunyai tenaga pendukung dan kegiatan capacity building atau kegiatan sejenis. Pelaksanaan kegiatan tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur masing-masing, oleh karena itu diperlukan suatu panduan, sehingga pelaksanaan kegiatan dapat dipertanggungjawabkan secara akurat. Secara garis besar pelaksanaan verifikasi antara lain harus berdasarkan hal-hal sebagai berikut: 1. Kecukupan, validitas dan akurasi sistem pengelolaan keuangan proyek, yang didalamnya telah termasuk pengendalian internal. 2. Ketaatan terhadap ketentuan kesepakatan pendanaan (Loan Agreement dan Grant Agreement), khususnya yang terkait dengan relevansi pelaksanaan akuntansi / keuangan yang mencakup bahwa: 1

4 a) Semua dana eksternal telah digunakan sesuai dengan persyaratan dengan memperhatikan prinsip ekonomi dan efisiensi dan sesuai dengan tujuan pendanaan; b) Semua pengeluaran yang dibebankan kepada proyek merupakan pengeluaran yang layak dan telah dikelompokkan dengan benar; c) Seluruh Barang dan Jasa yang didanai dan diadakan (pengadaan) sesuai dengan kesepakatan pendanaan; d) Semua bukti-bukti dokumen pendukung dan seluruh catatan pengeluaran telah disimpan sesuai dengan kegiatan proyek. Panduan ini juga dimaksudkan sebagai panduan untuk kegiatan swakelola. Swakelola menurut Perpres 70 tahun 2012 merupakan kegiatan pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/diawasi sendiri oleh Kementerian/Lembaga /Departemen/Instansi (K/L/D/I) sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan /atau kelompok masyarakat. Contoh kegiatan swakelola adalah penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya,dan penyuluhan. Pedoman ini berlaku untuk Pamsimas 2, dengan sumber dana dari IBRD 8259-ID dan TF TUJUAN Panduan ini bertujuan untuk memberikan petunjuk minimal yang harus ada didalam pertanggungjawaban pekerjaan kontraktual baik itu konsultan, non-konsultan, maupun kegiatan swakelola sehingga memudahkan bagi semua pihak, baik itu pihak ketiga, penyelenggara kegiatan (panitia pelaksana) dan atau verifikator. 3. PENGGUNA PETUNJUK OPERASIONAL 1. Penanggungjawab Kegiatan Penanggungjawab kegiatan pada masing-masing Project Implementation Unit (PIU) sebagai berikut : PIU Kementrian PU (kontraktual, swakelola dan EO) PIU Kementrian Kesehatan (kontraktual, swakelola dan EO) PIU Kementerian Dalam Negeri (EO) Sedangkan penanggungjawab pada pelaksana kegiatan adalah panitia pelaksana. 2. Tim verifikasi Verifikator adalah pejabat yang ditunjuk untuk melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban kegiatan untuk masing-masing PIU. Penunjukkan verifikator dilakukan berdasarkan surat keputusan Kepala Satker (mengikuti aturan PIU masing-masing). 2

5 II. KETENTUAN UMUM PEMBAYARAN 1. JENIS PEMBAYARAN Jenis pembayaran yang dilakukan oleh pihak proyek kepada pihak penyedia jasa adalah pembayaran uang muka dan pembayaran atas hasil pelaksanaan pekerjaan. 1.1 Pembayaran Uang Muka a. Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan) Pekerjaan kontraktual yang ada dalam Pamsimas 2 adalah CMAC, ROMS, TDS, BIES; EO; Individual Consultant. Pembayaran uang muka kepada penyedia jasa digunakan sebagai modal kerja yang besarannya telah ditentukan dalam dokumen kontrak. Uang muka ini merupakan hak penyedia jasa dengan masa pengembalian maksimum 12 bulan atau ketentuan lain yang diatur dalam dokumen kontrak. Pembayaran uang muka dilakukan pada saat pekerjaan akan dilaksanakan, atau setelah Surat Perintah Kerja (SPK) ditandatangani dengan mewajibkan penyedia jasa untuk menyerahkan jaminan uang muka yang diterbitkan oleh bank umum/lembaga keuangan dengan nilai nominal sekurang-kurangnya sama dengan uang muka yang dibayarkan kepada penyedia barang atau jasa. b. Swakelola Kegiatan swakelola yang diselenggarakan oleh Satker, pembayaran uang muka oleh satker melalui bendaharawan mengikuti ketentuan dari Kementerian Keuangan. Kegiatan swakelola yang diselenggarakan oleh manajemen CMAC, ROMS, TDS, BIES, pembayaran uang dari manajemen kepada pejabat yang ditugasi sebagai penanggung jawab kegiatan sesuai dengan kebijakan manajemen. 1.2 Pembayaran Hasil Pelaksanaan Pekerjaan a. Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan) Pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan kegiatan kontraktual (CMAC,ROMS, TDS, BIES, EO; Individual Consultant) kepada penyedia jasa dilakukan setelah adanya surat tagihan yang disebut invoice. Invoice dapat dibayarkan, berdasarkan pembuktian yang akuntabilitasnya dapat dipertangungjawabkan. b. Swakelola Pembayaran kegiatan swakelola dilakukan mengikuti ketentuan dari Kementerian Keuangan. 3

6 2. JENIS TAGIHAN 1.1 Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan) Untuk tagihan hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari dua jenis, yaitu tagihan uang muka dan tagihan untuk pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan, tagihan pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari; tagihan langsung personil (remuneration) dan tagihan non personil yang terdiri dari duty travel, mobilization and demobilization, rental expenses, utilities expenses, office equipment, communication cost, reporting, dan training and socialization. 1.2 Swakelola Pertanggungjawaban pembayaran perjalanan dinas, akomodasi (penginapan dan penyelenggaran), serta pembayaran perlengkapan kegiatan lainnya. 3. PEMBAYARAN PIHAK KETIGA ATAS BIAYA-BIAYA DI DALAM KONTRAK Manajemen melakukan pembayaran atas biaya-biaya yang terdapat didalam kontrak melalui mekanisme transfer baik transfer langsung ataupun transfer tidak langsung Transfer langsung adalah transfer dari manajemen langsung kepada rekening yang dituju yang didasari oleh ikatan perjanjian, contoh : transfer pembayaran gaji tenaga ahli, transfer biaya sewa kendaraan roda empat, transfer biaya sewa bangunan kantor. Manajemen wajib membukukan setiap transfer tersebut sebagai dasar pengajuan invoice. Transfer tidak langsung adalah transfer dari manajemen kepada orang yang ditunjuk oleh manajemen sebagai perantara pembayaran, orang tersebut namanya harus tercantum dalam dokumen kontrak dalam hal ini office manager, project manager, provincial coordinator, district coordinator. Transfer tidak langsung dilakukan karena jenis biaya yang akan dibayarkan relatif kecil sehingga digabung dengan pembayaran lainnya (contoh: transfer untuk biaya office running cost digabung dengan transfer utilities expenses digabung dengan biaya komunikasi). Manajemen wajib membukukan setiap transfer tersebut sebagai dasar pengajuan invoice, dan penerima transfer wajib membukukan setiap transfer yang diterimanya seperti pada Lampiran 1, 2, 3 dan buktibukti pembelanjaan harus diadministrasikan dengan baik dan disimpan di kantor masing-masing dengan tertib dan aman. Bukti-bukti asli akan diperiksa pada saat ada kunjungan lapangan dan harus tersedia apabila dibutuhkan baik dalam rangka konfirmasi maupun pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan. 4

7 Berikut adalah mekanisme transfer dan pengajuan penagihan : 4. PEMBAYARAN ATAS BIAYA-BIAYA KEGIATAN SWAKELOLA Pembayaran atas biaya-biaya kegiatan swakelola melalui mekanisme: 4.1 Transfer (langsung melalui KPPN-SP2D LS) untuk pembayaran kontrak yang terkait langsung dengan kegiatan yang diselenggarakan (misal: hotel, material kit, dan lian-lain), serta perjalanan dinas. 4.2 Pertanggungjawaban kegiatan (misal: biaya perjalanan dinas peserta, operasional atas penyelenggaraan kegiatan). Mekanisme pembayaran melalui transfer dan pertanggungjawaban biaya mengikuti aturan dari Kementerian Keuangan. 5

8 5. PENAGIHAN 5.1 Pekerjaan kontraktual (Konsultan dan Non Konsultan) Proyek akan melakukan pembayaran tagihan pelaksanaan setelah pihak proyek menerima hasil pelaksanaan pekerjaan berupa laporan-laporan (Laporan Awal Penugasan, Laporan Bulanan, Tiga Bulanan, Tahunan, dan Laporan Akhir Penugasan). 5.2 Swakelola Untuk pekerjaan yang dikerjakan sendiri (swakelola), proyek akan mempertanggungjawabkan penggunaan dana dan mengajukan permintaan dana ke KPPN. Pembayaran atau pertanggungjawaban kegiatan dapat diajukan kepada proyek dengan melampirkan dokumen pendukung berupa: Nomor Urut Jenis dokumen pendukung Kontraktual Swakelola 1 Kwitansi dalam rangkap lima (5) bermaterai cukup, bernomor, tanggal, dan ditandatangani oleh Direktur/Pimpinan Perusahaan 2 Laporan Kegiatan (Laporan Awal Penugasan, Bulanan, Tiga bulanan, Tahunan, dan Laporan Akhir Penugasan). Laporan suatu kegiatan pelatihan/workshop/sosialisasi, rapat koordinasi. 3 Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, dibuat rangkap lima (5) dan telah ditandatangani oleh panitia penerima pekerjaan. 4 Rekapitulasi Tagihan (Invoice) beserta buktibukti pengeluaran dibuat rangkap 2 (dua) dan menyertakan bukti transfer untuk pengeluaran yang mensyaratkan bukti transfer (1 asli dan 1 foto copy) Event Organizer (EO) 1. Jika salah satu persyaratan didalam tabel diatas tidak terpenuhi maka, pihak proyek/verifikator menolak dan mengembalikan permohonan pembayaran invoice/tagihan tersebut. 2. Jika seluruh bukti pengeluaran tidak disusun sesuai dengan urutan Rencana Anggaran dan Biaya (RAB), maka tim verifikasi berhak menolak permohonan Pembayaran invoice/tagihan tersebut. 3. Bukti-bukti pengeluaran yang dinyatakan tidak valid oleh tim verifikasi (seperti: bukti pengeluaran dalam bentuk tidak asli/scan/fotocopy, bukti pengeluaran yang tidak wajar, dan sejenisnya) akan dikembalikan ke pihak penyedia jasa pada kegiatan kontraktual. Ketidaksesuaian akan dikomunikasikan (dalam waktu dua hari) kepada 6

9 penyedia jasa dan penyedia jasa diberi kesempatan menjelaskan/memperbaiki. Verifikasi akan dilakukan 10 hari kerja dari diterimanya dokumen penagihan. Klarifikasi atas hasil verifikasi dilakukan segera atau paling lambat dalam kurun waktu 10 hari kerja setelah proses verifikasi selesai, dimana pihak ketiga diberikan waktu selama tiga (3) hari kerja untuk memberikan penjelasan maupun melakukan perbaikan atas klarifikasi tersebut. Sedangkan apabila kegiatan swakelola, terhadap bukti yang tidak valid, tidak dapat diajukan pertanggungjawaban dan atau pengajuan pembayaran ke KPPN. Terhadap bukti yang belum lengkap dapat dilengkapi sepanjang tidak merubah bukti utama dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya (paling lambat dalam kurun sepuluh (10) hari kerja tersebut). Harap merujuk pada diagram alur di Lampiran 8 mengenai mekanisme verifikasi tagihan pihak ketiga dan swakelola. 4. Bukti tagihan yang bersifat pembelian / pengadaan (purchase) dinyatakan valid apabila pembelian tersebut dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan setelah tandatangan kontrak, kecuali pembelian dengan spesifikasi khusus (indent) dan harus mendapat persetujuan dari pemberi pekerjaan. 5. Personil yang ada/ditugaskan harus sesuai dengan nama, posisi / jabatan yang tertera dalam kontrak atau surat mobilisasi, sesuai dengan periode dimulainya kontrak yang bersangkutan. Bilamana terjadi ketidak sesuaian maka tidak dapat ditagihkan. 6. Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk pada: Persyaratan kontrak (untuk pekerjaan kontraktual) yaitu: - Biaya dengan plafon (ceiling cost) yaitu merupakan penagihan atas pengeluarandari jenis biaya dengan pagu atas; wajib disertai bukti pendukung asli yang menunjukkan jumlah biaya aktual, dilengkapi dengan rekapitulasi sesuai RAB yang disiapkan oleh office manager (manajemen). Wajib pula disertai bukti transfer asli dari office manager (manajemen) ke rekening personal/ pihak ketiga/ project manager/ koordinator propinsi/ koordinator kabupaten-kota; - Biaya yang bersifat tetap (fixed cost) yaitu merupakan biaya yang bersifat tetap sesuai dengan unit cost didalam kontrak. Penagihan jenis biaya dengan fixed cost ini wajib disertai bukti transfer asli dari Office Manager (manajemen) ke rekening penerima masing-masing personal/pihak ketiga/ petugas administrasi/ Project Manager/ Koordinator Propinsi/ Koordinator Kabupaten- Kota disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager (manajemen). RAB (untuk kegiatan baik yang dilakukan sendiri/swakelola) yaitu biaya biaya yang dapat ditagihkan oleh pihak penyelenggara kegiatan atau dipertanggungjawabkan adalah komponen biaya didalam RAB yang telah disepakati atau telah mendapat persetujuan dari donor/lender. 7

10 III. JENIS KEGIATAN Bagan Kegiatan Pamsimas Konsultan (4) CMAC/ Individual Kontraktual (2) CMAC: Kemen PU; Individual: Kemen PU, Kesehatan;Dalam Negeri; KEGIATAN (1) Swakelola (3) Kemen PU; Kesehatan; Dalam Negeri; Non Konsultan (5) ROMS, TDS, EO ROMS, TDS: Kemen PU; EO: Kemen PU,Kesehatan; Dalam Negeri; Penjelasan: (1) Kegiatan adalah aktivitas yang dilaksanakan didalam program Pamsimas. (2) Kegiatan kontraktual adalah kegiatan yang dilakukan oleh pihak ketiga melalui suatu proses pengadaan. (3) Swakelola menurut Perpres 70 tahun 2012 merupakan kegiatan pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/diawasi sendiri oleh Kementerian/ Lembaga / Departemen/ Instansi (K/L/D/I) sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan/atau kelompok masyarakat. Contoh kegiatan swakelola adalah penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya, dan penyuluhan. (4) Jasa Konsultasi menurut Perpres 70 tahun 2012 adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware). Sedangkan Penyedia Barang/Jasa adalah badan atau orang perseorangan yang menyediakan barang/konstruksi/jasa konsultan/jasa lainnya. (5) Non konsulting services 1 adalah layanan dimana aspek-aspek dari suatu kegiatan yang utama/dominan. Kegiatan yang utama tersebut yang dilelang dan dikontrak berdasarkan kinerja dari output fisik yang terukur, dan dimana standar kinerja dapat dengan jelas diidentifikasi dan secara konsisten dijalankan. 1 Guidelines Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services Under IBRD Loans and IDA Credits & Grants byworld Bank Borrowers 8

11 IV. KOMPONEN BIAYA Komponen biaya yang ada dalam kontrak masing-masing mempunyai unit cost dengan sifat yang berbeda, perbedaan itu terletak pada keharusan menyertakan bukti-bukti pendukung untuk pengajuan pembayaran (invoice). Tabel di bawah ini harus dijadikan acuan bagi penyedia jasa didalam melakukan pembayaran kepada pelaksana. Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada: 1. Sifat Unit Cost (ceiling / fixed) Untuk item biaya dengan sifat unit cost ceiling (biaya dengan plafon): pengajuan pembayaran (invoice) wajib disertai bukti pendukung belanja asli dan rekapitulasinya yang sesuai dengan struktur yang ada dalam RAB kontrak, bukti transfer asli dari manajemen ke Office Manager atau dari Office Manager ke Provincial Coordinator dan Dictrict Coordinator lengkap dengan rekapitulasi bukti transfer. Untuk item biaya dengan sifat unit cost fixed (biaya yang bersifat tetap): pengajuan pembayaran (invoice) wajib disertai bukti transfer asli dari manajemen ke Office Manager atau dari Office Manager ke Provincial Coordinator dan Dictrict Coordinator lengkap dengan rekapitulasi bukti transfer. 2. RAB yang disetujui oleh donor/lender (swakelola) (ceiling cost/fixed cost) Untuk pembayaran kegiatan swakelola, pembayaran biaya dengan persyaratan ceiling cost maupun fixed cost wajib disertai bukti asli dan rekapitulasi sesuai dengan RAB. Tabel A Komponen Biaya Dan Sifat Unit Cost No. Komponen Biaya CMAC Individu ROMS TDS EO ****) Swakelola A Biaya Personil (Remuneration) Fixed*) Fixed***) Fixed**) Fixed***) B Biaya Yang Dapat Digantikan (Reimbusable Cost) 1 Perjalanan Dinas (Duty Travel) Ceiling Ceiling Ceiling Ceiling 2 Biaya penempatan tenaga dan pengembalian ke tempat asal NA Ceiling/NA Ceiling NA (Mobilisation dan Demobilisation) 3 Sewa Kantor (Office Space -Rental) Ceiling NA Fixed Ceiling 4 Biaya Rumah tangga (Utilities Expense) Ceiling Fixed Fixed Ceiling 5 Peralatan Kantor (Office Equipment) Ceiling NA Fixed Ceiling 6 Sewa Kendaraan (Vehicle Rental) Ceiling Fixed Fixed Ceiling 7 8 Biaya Komunikasi (Communication Cost) Pelatihan/pertemuan (Training/meeting) Ceiling Ceiling Ceiling Ceiling Ceiling NA Ceiling/ Fixed Ceiling 9

12 C No. Komponen Biaya CMAC Individu ROMS TDS EO ****) Swakelola 9 Pembuatan laporan (Reproduction of Report) Fixed Fixed Fixed Fixed Paket Kegiatan 1 Honor Narasumber NA Fixed Fixed Fixed 2 Per diem peserta/osa Fixed Fixed Fixed 3 Tiket pesawat/kapal laut/kereta/ Ceiling Ceiling Ceiling/ Ceiling Ceiling bus/travel Fixed 4 Paket Fullboard/Fullday/Halfday Ceiling Fixed Ceiling Ceiling/ Ceiling Fixed 5 Bahan Pelatihan (material training Ceiling Ceiling Fixed Ceiling & Kit) 6 ATK Fixed Fixed Ceiling/ Fixed Fixed Perlengkapan: NA Ceiling Ceiling/ Ceiling 7 - Sewa kamera video Fixed - Sewa kendaraan - Sewa printer 8 Percetakan: spanduk, poster, Fixed Ceiling Ceiling/ Ceiling leaflet Fixed Catatan: Tabel mengenai sifat unit cost ceiling dan fixed di atas biasanya tercantum dalam kolom keterangan/remakrs masing-masing kontrak pekerjaan kontraktual, sedangkan untuk kegiatan swakelola harus mengikuti ketentuan RAB yang disetujui dan pertanggungjawaban DIPA (per MAK dan Kegiatan). Apabila terdapat perbedaan sifat unit cost dengan yang ada pada kolom keterangan/remakrs kontrak, maka keterangan di kontrak yang diberlakukan. Apabila dalam kontrak tidak terdapat keterangan yang menyebutkan sifat masing-masing unit cost, maka tabel di atas dipakai. Untuk kontrakkontrak baru tabel diatas harus dijadikan acuan dalam menyusun kontrak. *) Untuk konsultan harga satuan billing rate adalah fixed, termasuk didalamnya biaya overhead, keuntungan perusahaan, dan lain lain. Perusahaan diharuskan menyiapkan bukti penugasan personil yang ditagihkan dengan timesheet. **) Untuk ROMS biaya satuan personal adalah fixed, termasuk di dalamnya keuntungan perusahaan dan lain lain. Selain bukti penugasan perusahaan harus dapat membuktikan (bila diperlukan) bahwa sejumlah pembayaran kepada personal yang bersangkutan tidak kurang dari angka minimum yang disyaratkan dalam dokumen kontrak dengan didukung oleh bukti transfer. ***) Pada konsultan individu, termasuk yang dibayarkan melalui TDS, maka biaya satuan personal konsultan individu adalah fixed rate dan merupakan pembayaran yang diterima oleh personal yang bersangkutan. Untuk pembayaran konsultan individu dalam TDS maka pihak ketiga mendapatkan fee sebesar yang tercantum dalam kontrak. *****) Sesuai dengan kontrak 10

13 V. PERTANGGUNGJAWABAN DAN PELAPORAN 1. PERTANGGUNGJAWABAN Semua pembayaran dilakukan dengan transfer. Pembayaran akan dilakukan untuk pengeluaran yang ada bukti transfernya, baik untuk komponen biaya remuneration cost maupun reimbusables cost. Rekap bukti transfer harus dilampirkan (lampiran 2) termasuk detail pembayaran duty travel kepada penerima (lampiran 3) pada saat pengajuan penagihan (invoicing). Rincian penggunaan reimbusables cost akan menjadi obyek verifikasi pada saat kunjungan lapangan oleh tim verifikasi atau audit oleh BPKP, atau review oleh Bank Dunia. Bukti-bukti yang dianggap valid (akurat) dan dapat dipertanggungjawabkan akan diproses lebih lanjut. Sedangkan bukti yang dianggap tidak valid (tidak akurat) tidak dapat di proses. Bukti-bukti yang tidak valid antara lain bukti pengeluaran dalam bentuk scan/fotocopy, bukti pengeluaran yang pola penulisan huruf atau angkanya sama pada nota yang berbeda serta besaran volume bukti pengeluaran yang tidak wajar (yaitu pengeluaran dengan harga melebihi harga pasar setempat). Terhadap bukti-bukti yang dinyatakan tidak valid atau tidak wajar (dalam hal berkaitan dengan volume maupun biaya) dan telah dinyatakan dalam berita acara antara penyedia jasa dengan tim verifikator, tidak dapat di tagihkan kembali pada periode berikutnya. Apabila terdapat dokumen yang tidak dapat dibuktikan kebenarannya, maka pihak penyelenggara wajib memberikan penjelasan mengenai pengeluaran yang dipertanyakan tersebut. Apabila tidak dapat dijelaskan, pembayaran tersebut tidak dapat dibayar. Apabila setelah pembayaran dilakukan oleh KPPN transaksi tersebut dinyatakan sebagai ineligible expenditure oleh donor/lender, maka atas pembayaran tersebut pihak penyelenggara harus mengembalikan ke Rekening Khusus (mengikuti mekanisme dari Ditjen Perbendaharaan Kementerian Keuangan). Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada sifat masing-masing unit cost (ceiling cost / fixed costs), dokumen yang diperlukan pada saat pertanggungjawaban kontraktual dan non kontraktual adalah seperti terlihat didalam tabel dibawah ini. 1.1 Pengajuan Tagihan Pembayaran Kontraktual. Tabel dibawah ini menjelaskan dokumen yang harus diserahkan ke tim verifikasi saat pengajuan tagihan (invoice). 11

14 Tabel B. Dokumen pendukung pengajuan tagihan Pembayaran Kontraktual Item Data yang dibutuhkan CMAC Individual ROMS TDS Biaya Personil (Remuneration) Biaya Personil (Remuneration) a. Bukti transfer atas pembayaran remunerasi baik secara perorangan atau payroll, b. Melampirkan bukti setor pajak baik yang disetor secara perorangan maupun kolektif oleh perusahaan, berikut copy NPWP Tenaga Ahli (copy NPWP dilampirkan hanya pada tagihan pertama), c. Melampirkan kwitansi penerimaan yang ditandatangani Manajemen (direktur perusahaan) sebesar remuneration rate dengan mencamtunkan rinciannya d. Daftar hadir/ absensi (Time sheet)yang ditandatangani seluruh personel atau finger print NA Time sheet harus disetujui oleh Team Leader dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Time sheet harus disetujui pengendali teknis dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Time sheet harus disetujui oleh Project Manager/ Provincial Coordiantor / District coordinator dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Time sheet harus disetujui oleh Team Leader dan diketahui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) 12

15 Item Data yang dibutuhkan CMAC Individual ROMS TDS Reimbursable Cost Perjalanan Dinas (duty travel) Mobilisasi/ demobilisasi Ruang Kantor (Office Space) Tiket adalah tiket yang digunakan oleh personil baik yang dipesan dari kantor pusat atau dibeli di lapangan (dalam kasus tertentu), baik dalam bentuk elektronik tiketing maupun reguler tiket. a. Tiket pesawatboarding pass/kapal laut/ bis / tiket kereta / sewa mobil / kwitansi/ bukti transfer atas penyerahan uang jalan b. Surat Perintah Tugas c. Surat Perintah Perjalanan Dinas yang sesuai d. Laporan perjalanan Dinas e. OSA (per diem) harus didukung dengan bukti transfer dan dibuatkan rekapitulasi bukti perjalanan dinas sesuai dengan lampiran 3 Tiket pesawat-boarding pass/kapal laut/ bis / tiket kereta / sewa mobil / kuitansi atas penyerahan uang jalan a. Copy surat perjanjian sewa kantor &Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh pihak pemilik rumah/ bangunan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas tanah dan bangunan tersebut. Surat pernyataan yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran 4 dan harus dilengkapi NA 13

16 Item Data yang dibutuhkan CMAC Individual ROMS TDS Biaya rumah tangga (utility expenses) dan office running cost Peralatan kantor (Office Equipment) dengan dokumen (NPWP jika ada, Asuransi Rumah jika ada, PBB, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan rumah); b. No telp & KTP Pemilik bangunan kantor; c. Fotocopy PBB bangunan kantor; d. Fotocopy rek. listrik; e. Fotocopy rekening telepon f. Bukti transfer dan kwitansi pembayaran sewa bangunan kantor a. Bukti pembayaran listrik, air, pembelian perlengkapan kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi); kebutuhan computer, kebutuhan fotocopy. b. Bukti transfer ke penerima dana Jika ada. a. Bukti-bukti pembayaran atas pembelian peralatan kantor dengan harga wajar (harga pasar setempat. Bukti bukti tersebut (invoice) mencantumkan nama supplier, tanggal, tanda tangan penjual, jenis barang yang dibeli, jumlah barang, nilai rupiah per unit, jumlah nilai uang

17 Item Data yang dibutuhkan CMAC Individual ROMS TDS Sewa Kendaraan (Vehicle rental) yang dibayarkan KPPN. b. Untuk peralatan yang disewa: Perjanjian/kesepak atan sewa Bukti pembayaran/ transfer sesuai dengan kesepakatan pembayaran didalam perjanjian. c. Rekapitulasi Pengecekan fisik (Physical count checklist) a. Surat perjanjian sewa &Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh pihak pemilik kendaraan (boleh pribadi atau perusahaan) atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan tersebut. Surat pernyataan (lampiran 5) harus sesuai dengan spesifikasi kendaraan dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan); b. Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) c. Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan; d. No telp dan alamat pemilik kendaraan e. Surat Pernyataan 15

18 Item Data yang dibutuhkan CMAC Individual ROMS TDS Komunikasi dan Pengiriman Dokumen Training/ workshop/ pelatihan f. Kendaraan dipublish di WEB Pamsimas yang meliputi : photo tampak muka dan samping; nomor polisi; tahun pembuatan dan peruntukannya a. Kwitansi yang diterima pihak ketiga, bukti transfer (penerima sama dengan tagihan) b. Bukti tagihan dari provider, bukti voucher (untuk pulsa prabayar) a. Bukti kegiatan berupa SPK dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma / Hotel / Balai dan bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan b. Bon / kwitansi pembelian kits (kelengkapan penunjang seperti tas, ATK, dll) c. Kwitansi tanda terima honorarium dari narasumber (jika menggunakan tenaga outsourcing) NA d. TOR Kegiatan e. Laporan Kegiatan - Undangan peserta dan narasumber - Agenda Kegiatan - Absensi peserta (daftar hadir asli) - Dokumentasi - Notulensi 16

19 Item Data yang dibutuhkan CMAC Individual ROMS TDS Pelaporan a. Bukti pendistribusian/ pengiriman dan atau tanda terima report kepada pihak-pihak terkait b. Kwintansi dan nota pembayaran dari pihak percetakan/toko yang mencantumkan nama pembeli, uraian rincian yang jelas, tandatangan penjual dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp toko, tandatangan dan nama jelas penerima a. Pengajuan Tagihan Paket Kegiatan Tabel biaya di bawah ini menjelaskan dokumen yang harus diserahkan untuk pembayaran paket kegiatan yang akan dilaksanakan (misal: penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan) oleh penyelenggara (swakelola atau pihak ketiga). Tabel C. Dokumen pendukung pengajuan tagihan Paket Kegiatan Item Data yang dibutuhkan Event Organizer (EO) Swakelola ROMS TDS Honor Narasumber Per diem peserta/osa a. Bukti pembayaran sesuai dengan nama didalam surat undangan b. Surat tugas dari instansi terkait c. Undangan Catatan: Narasumber yang dibayar adalah bukan dari personil CMAC, TDS, Individual, ROMS dan pihak lain sesuai dengan ketentuan penggunaan Pinjaman/Hibah a. Bukti pembayaran sesuai dengan nama didalam surat tugas dan ketentuan pembiayaan b. Surat Tugas 17

20 Item Data yang dibutuhkan Event Organizer (EO) Swakelola ROMS TDS Paket Fullboard/Fullday/ Half day c. Tiket Pesawat-boarding pass/kapal Laut/Kereta/Bus/Travel Catatan: Biaya perjalanan hanya untuk peserta (ROMS, CMAC, TDS, Individual: tidak termasuk) a. Bukti kegiatan berupa SPK dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma / Hotel / Balai. b. Berita Acara Penerimaan Pekerjaan c. Kuitansi pembayaran atas kegiatan paket full board. d. Undangan / agenda meeting e. Daftar hadir lengkap (selama waktu pelaksanaan), lengkap dengan tanda tangan asli dari peserta f. Laporan singkat hasil training/workshop g. Kwitansi lainnya untuk keperluan kegiatan (contoh: photocopy, dll) ditandatangani oleh staff yang bertanggung jawab atas acara yang diselenggarakan. h. Apabila ada tambahan rental peralatan workshop (contoh: proyektor, sound system, dll) harus disertai dengan jadwal acara meeting dan kuitansi dari penyedia jasa i. Bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran diatas Rp ,- 18

21 Item Data yang dibutuhkan Event Organizer (EO) Swakelola ROMS TDS Bahan Pelatihan (material training & Kit) ATK Perlengkapan: - Sewa kamera video - Sewa kendaraan - Sewa printer Percetakan: spanduk, poster, leaflet a. SPK dengan penyedia supplier b. Berita Acara Terima Barang c. Tagihan (invoice) dari pihak ketiga d. Kwitansi pembayaran Bukti pembayaran dari toko/pemasok a. Perjanjian kerja (SPK) b. Tagihan (invoice) c. Kwitansi pembayaran dari pihak ketiga a. Jumlah unit buku/spanduk/laporan/me diayang dicetak harus sesuai dengan kontrak b. Laporan/berita acara serah terima media yang telah dicetak c. Kwitansi dari perusahaan percetakan / fotocopy yang menjelaskan mengenai tipe printing yang dilakukan, jumlah, dan biaya total d. Bukti penerimaan barang (goods receipts atau delivery order)sesuai spesifikasi e. Untuk percetakan yang tidak dapat dilampirkan (contoh: spanduk, banner), harus dilampirkan dengan fotonya. f. Untuk pembuatan data elektronik (CD), cover CD harus dilampirkan. g. Bukti transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran diatas Rp ,- 19

22 2. PELAPORAN 1. CMAC, ROMS, TDS, BIES, Individual Consultant Penyedia jasa akan mengajukan permohonan pembayaran sesuai dengan ketentuan dalam kontrak, sedangkan penyelenggara kegiatan yang dilakukan sendiri akan mengajukan permohonan pembayaran/pertanggungjawaban setelah kegiatan selesai dilaksanakan. Surat permohonan pembayaran (invoice) dilampiri dengan dokumen pendukung antara lain kwitansi, dokumen pelaporan kegiatan, berita acara serah terima pekerjaan, bukti-bukti pengeluaran, dan RAB invoice. Penyedia jasa mengajukan berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada asisten administrasi dua bulan sekali, dengan dilampiri Berita Acara Serah Terima (BAST) pekerjaan. Apabila ada item kegiatan bulan berjalan yang tidak ditagihkan setelah dua bulan maka tagihan tersebut tidak dapat ditagihkan lagi. Pengajuan tagihan atas pembayaran selambat-lambatnya dalam waktu dua bulan setelah akhir periode tagihan. Contoh: tagihan/invoice bulan Januari 2013, hanya bisa ditagihkan paling lambat 31 Maret Setelah tanggal tersebut tagihan bulan Januari 2013 tidak dapat ditagihkan. Jenis pelaporan dan waktu penyampaian pelaporan sesuai dengan kontrak. Pihak ketiga dapat menagihkan pembayaran kepada Satker setiap bulan setelah menyerahkan laporan. 2. Penyelenggara Kegiatan Penyelenggara wajib membuat laporan kegiatan sebagai satu kesatuan dari proses pertanggungjawaban penyelenggaraan kegiatan. Kewajiban dari penyelenggara acara untuk memastikan kelengkapan dokumen dan menyiapkan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) paling lambat 2 (dua) minggu setelah acara selesai. 20

23 VI. VERIFIKASI TAGIHAN Untuk memastikan bahwa sistem pengelolaan keuangan berjalan dengan baik, maka setiap pengeluaran harus diperiksa secara cermat dan teliti, sehingga sesuai dengan kesepakatan yang tercantum didalam dokumen kontrak dan memenuhi ketentuan dan aturan yang berlaku. Verifikasi dilakukan terhadap data-data pendukung tagihan dan berpedoman pada kontrak. Verifikasi terhadap seluruh dokumen/bukti pendukung harus mengacu pada prinsip kehatihatian, kejujuran dan dapat dipertanggung jawabkan, sehingga dapat mencegah terjadinya pembayaran yang ineligible dan terhindar dari terjadinya pinjaman yang tidak dapat direplenish (tidak dapat dibiayai oleh donor). Untuk penyelenggaraan kegiatan yang menggunakan jasa pihak ketiga, maka pemberi kerja dapat menugaskan stafnya untuk memfasilitasi dan memonitor jalannya acara, memastikan OSA / per diem dan penggantian transport dibayarkan kepada peserta dan narasumber yang bersangkutan dengan jumlah yang sesuai dengan tanda terima (bukti). Apabila dibutuhkan, staff verifikasi akan melakukan konfirmasi kepada peserta dan atau narasumber secara langsung. Tugas verifikasi dilakukan oleh tim resmi yang dibentuk oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Tugas utama tim ini adalah memverifikasi keabsahan dokumen dan kelengkapan bukti-bukti pendukung. Proses verifikasi harus diselesaikan dalam 10 hari kerja setelah dokumen diterima oleh tim verifikasi. Selama 10 hari kerja tersebut, hasil dan temuan dari tim verifikasi akan dikomunikasikan dan diselesaikan dengan pihak ketiga (firms dan panitia kegiatan-swakelola). Apabila diperlukan pihak ketiga akan memberikan jawaban atau perbaikan dalam kurun waktu 10 hari tersebut. Hasil pemeriksaan wajib dituangkan kedalam sebuah berita acara resmi yang disepakati oleh kedua belah pihak. Tim verifikasi juga diharuskan untuk melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik, serta pemeriksaan kelengkapan dokumen bukti pembayaran ke Kantor Regional, Propinsi, maupun Kabupaten/kota (ROMS) yang mencakup: - Verifikasi sewa, maupun pembelian dan pembayaran lainnya yang diajukan sebagai pendukung invoice penagihan. Penagihan atas sewa harus dilengkapi dengan surat pernyataan sewa yang menyatakan spesifikasi ketentuan didalam kontrak (lampiran 4, lampiran 5) - Melakukan pengamatan dan pemeriksaan fisik langsung ke Kantor Regional, Propinsi, dan Kabupaten/Kota secara acak sekurang-kurangnya dua kali dalam setahun (setiap ROMS) (lampiran 6) 21

24 - Memeriksa administrasi dan pembukuan di Kantor Regional, Propinsi, dan Kabupaten/Kota. - Melakukan tugas-tugas khusus lain yang diperintahkan oleh PPK terhadap hal-hal yang berkaitan dengan keabsahan alat-alat bukti secara langsung di lapangan. - Konfirmasi kepada pihak ketiga secara acak dan dituangkan didalam rekapitulasi hasil konfirmasi (lampiran 7) Untuk penyelenggaraan kegiatan (swakelola) verifikasi mencakup: - Verifikasi pembayaran yang dilakukan dalam penyelenggaraan suatu kegiatan. - Verifikasi peserta dan narasumber yang hadir. Apabila dibutuhkan staff verifikasi akan melakukan konfirmasi positif (yaitu konfirmasi yang mengharuskan jawaban) kepada peserta dan atau narasumber secara langsung. 22

25

26 dibuat oleh penerima dana LAMPIRAN 1. FORMAT BUKU KAS REGIONAL, PROPINSI, KABUPATEN/KOTA 23

27 dibuat oleh penerima dana LAMPIRAN 2. REKAPITULASI BUKTI TRANSFER 24

28 dibuat oleh penerima dana LAMPIRAN 3. REKAPITULASI BUKTI PERJALANAN DINAS 25

29 dibuat oleh pihak ketiga LAMPIRAN 4. SURAT PERNYATAAN SEWA KANTOR SURAT PERNYATAAN Bertanda tangan dibawah ini: Nama : Sultan Agung Tirtayasa Jabatan : Office Manager PT XYZ Alamat Kantor : Jl. Pasadena Blok C4 nomor 5 RT 003 RW 23 Brian Indah Tangerang Selatan - Banten Menyatakan bahwa benar PT XYZ (ROMS aa) telah menyewa sebuah kantor secara bulanan dengan penyewa sebagai berikut: Nama Pemilik : Pangeran Diponegoro Nomor Telepon : , Alamat : Jl. Rumah Kaca 10 nomor 3 RT 001 RW 014 Kelurahan Kalisat, kec. Pangkalan Kulon Kota Tangerang Banten Luas Tanah : 400 m2 Luas Bangunan : 600 m2 (2 Lantai) Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Banten, 20 Juli 2013 Mengetahui Yang Menyatakan Pangeran Diponegoro Pemilik Kantor Sultan Agung Tirtayasa Penyewa 26

30 LAMPIRAN 5. SURAT PERNYATAAN SEWA KENDARAAN dibuat oleh pihak ketiga SURAT PERNYATAAN Bertanda tangan dibawah ini: Nama :... Jabatan :... Bertindak atas nama :... Alamat Kantor/Rumah :... Menyatakan bahwa benar telah menyewakan kendaraan kepada PT...(ROMS... untuk propinsi/kabupaten/kota)secara bulanan/tahunan dengan spesifikasi sebagai berikut: No Jenis Tahun STNK (nama, Nomor) Model/ Type/CC Warna Asuransi Perbaikan, perawatan Penge mudi Jml bi.sewa/ bulan/tahun (Rp) Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya...., Mengetahui Yang Menyatakan... Penyewa... Pemilik Kendaraan 27

31 LAMPIRAN 6. REKAPITULASI PEMERIKSAAN FISIK (PHYSICAL COUNT CHECKLIST) dibuat oleh Verifikator Mengetahui : PT.... (Management) (...) 28

32 dibuat oleh Verifikator LAMPIRAN 7. REKAPITULASI HASIL KONFIRMASI KEPADA PIHAK KETIGA Mengetahui : PT.... (Management) (...) 29

33 LAMPIRAN 8. MEKANISME VERIFIKASI TAGIHAN PIHAK KETIGA DAN SWAKELOLA BAPP 30

34 Keterangan: 1. Pihak Ketiga, Panitia Penyelenggara menyiapkan Tagihan (invoice) beserta bukti-bukti pendukung dan laporan yang disyaratkan. 7. Kelengkapan pembayaran dan dokumen tagihan diajukan ke Bendaharawan Satker 2. Dokumen tersebut diajukan kepada Tim verifikasi Tagihan. 8. Bendaharan melakukan uji: dengan hasil diterbitkan SPM 3. Berdasarkan dokumen yang diajukan pada no. 2 diatas, tim melakukan verifikasi selama maksimum 10 hari kerja 4. Hasil verifikasi: 1. Tidak OK (masih ada kekurangan dan atau ketidakjelasan 2. OK a. Pihak Ketiga Untuk memberikan tanggapan dan bukti pendukung, apabila hasil tanggagapn tidak memenuhi persyaratan pembayaran, maka tim verifikasi akan memberikan rekomendasi item pembayaran yang tidak bisa ditagihkan. b. Panitia Penyelenggara Swakelola Melengkapi dokumen sepanjang tidak merubah subtansi. 5. Tanggapan dan bukti pendukung disiapkan maksimum 3 hari. Dokumen tanggapan beserta bukti pendukung diajukan kembali tim verfikasi. 6. Atas dokumen tagihan yang sudah OK, tim verifikasi akan menyiapkan kelengpakan pengajuan pembayaran (BAP, SPTJB, SPP dst) 9. Bendahara mengajukan SPM ke KPPN 10. KPPN akan menerbitkan SP2D berdasarkan SPM dari bendahara 11. SP2D akan dikirim/diterima bendahara (baik SP2D pihak ketiga maupun SP2D an. Bendahara untuk swakelola) 12. Bendahara menerima transfer (swakelola) Pihak ketiga menerima transfer atas tagihan yang diajukan. 31