ANALISA PENGELOLAAN SPARE PARTS STOCK BERBASIS VMI PADA WAREHOUSE PT UNITED TRACTORS TBK CABANG SAMARINDA TUGAS AKHIR

Transkripsi

1 ANALISA PENGELOLAAN SPARE PARTS STOCK BERBASIS VMI PADA WAREHOUSE PT UNITED TRACTORS TBK CABANG SAMARINDA TUGAS AKHIR ADE ALFITRA RAMADHAN NIM : POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN JURUSAN TEKNIK MESIN BALIKPAPAN 2018

2 ANALISA PENGELOLAAN SPARE PARTS STOCK BERBASIS VMI PADA WAREHOUSE PT UNITED TRACTORS TBK CABANG SAMARINDA TUGAS AKHIR KARYA INI DIAJUKAN SEBAGAI SALAH SATU SYARAT UNTUK MEMPEROLEH GELAR AHLI MADYA DARI POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN ADE ALFITRA RAMADHAN NIM : POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN JURUSAN TEKNIK MESIN BALIKPAPAN 2018

3 LEMBAR PENGESAHAN ANALISA PENGELOLAAN SPARE PARTS STOCK BERBASIS VMI PADA WAREHOUSE PT UNITED TRACTORS TBK CABANG SAMARINDA Disusun Oleh : ADE ALFITRA RAMADHAN NIM : Jurusan Teknik Mesin Program Studi Alat Berat ii

4 LEMBAR PERNYATAAN Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Ade Alfitra Ramadhan Tempat/Tgl. Lahir : Bunut, 06 Februari 1997 NIM : Menyatakan bahwa tugas akhir yang berjudul ANALISA PERSEDIAAN SPARE PARTS STOCK BERBASIS VMI PADA WAREHOUSE PT UNITED TRACTORS TBK CABANG SAMARINDA adalah bukan merupakan hasil karya tulis orang lain, baik sebagian maupun secara keseluruhan, kecuali dalam kutipan yang kami sebutkan sumbernya. Demikian pernyataan kami buat dengan sebenar-benarnya dan apabila pernyataan ini tidak benar kami bersedia mendapatkan sanksi akademis. iii

5 LEMBAR PERSEMBAHAN Karya ilmiah ini kupersembahkan kepada Ayahanda dan Ibunda tercinda Hanafi dan Eliana Saudariku yang kusayangi Dhea Fadilla Sahabatku yang selalu ada untukku Rachmad Setiawan Teman-teman seperjuanganku Jurusan Teknik Mesin Angkatan 2015 iv

6 SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai civitas akademik Politeknik Negeri Balikpapan, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Ade Alfitra Ramadhan NIM : Program Studi : Alat Berat Judul TA : Analisa Pengelolaan Spare Parts Stock Berbasis VMI Pada Warehouse PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya menyetujui untuk memberikan hak kepada Politeknik Negeri Balikpapan untuk menyimpan, mengalihkan media atau format-kan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila pernyataan ini tidak benar kami bersedia mendapatkan sanksi akademis. v

7 ABSTRAK Persediaan adalah salah satu hal yang harus diperhatikan dalam setiap perusahaan yang memiliki kebutuhan permintaan yang berbeda-beda, sehingga diperlukannya suatu pengelolaan yang dapat mengatur ketersediaan barang di warehouse. Apabila tidak ada suatu management yang mengatur tentang pengelolaan spare parts, maka dapat menyebabkan stock out dan dapat memberikan kerugian bagi perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengatur ketersediaan spare parts sehingga terhindar dari stock out dan mengatur posisi peletakkan spare parts berdasarkan tingkat frekuensi jumlah permintaan spare parts. Penelitian ini dilakukan di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah vendor management inventory dan konsep class based storage. Metode vendor management inventory dimana vendor dapat mengatur dan menjaga level ketersediaan barang di warehouse sehingga terhindar dari stock out. Dalam melaksanakan metode vendor management inventory diperlukannya suatu konsep yang mana adalah konsep class based storage. Konsep class based storage adalah suatu analisa yang dapat mengklasifikasi sparepart menjadi 3 bagian. Klasifikasi A dengan jumlah permintaan yang tinggi, klasifikasi B dengan jumlah permintaan sedang dan klasifikasi C dengan jumlah permintaan rendah. Hasil dari penelitian ini adalah bahwa PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda belum sepenuhnya menerapkan metode vendor management inventory dan konsep class based storage. Pihak vendor hanya melakukan penjagaan dan penataan spare parts, dalam order spare parts dilakukan oleh pihak PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda. Hal ini tidak sesuai dengan konsep VMI, yang dimana vendor sepenuhnya mengendalikan spare parts, mulai dari pemesanan, penjagaan dan penataan spare parts. Tujuan dari metode VMI sendiri adalah untuk mengurangi beban kerja dari pihak PT United Tractros Tbk Cabang Samarinda dalam hal menjaga ketersediaan spare parts di warehouse. Kata Kunci: Class Based Storage, Stock Out, Spare Parts, Vendor Management Inventory, Warehouse. vi

8 ABSTRACT Inventory is one of the things that must be considered in every company that has different demand requirements, so that a management is needed that can regulate the availability of goods in the warehouse. If there is no management that regulates the management of spare parts, it can cause stock out and also cause losses to the company. The purpose of this research is to regulate the availability of spare parts therefore it avoid stock out and set the position of placing spare parts based on the frequency level of the number of spare parts requests. This research was conducted at PT United Tractors Tbk Samarinda Branch. The method used in this study was vendor inventory management and the concept of class based storage. Vendor inventory method was where vendors could manage and maintain the level of availability of goods in the warehouse so that they were avoided stock outs. In implementing the vendor inventory management method, a concept was needed which was the concept of class based storage. The concept of class based storage was an analysis that could classify spare parts into 3 parts. A classification with a high number of requests, classification B with a number of moderate requests and classification C with a number of low demand. The result of this research was that PT United Tractors Tbk Samarinda Branch had not fully implemented vendor management inventory method and class based storage concept. The vendor only carried out the maintenance and arrangement of spare parts, in the order of spare parts carried out by PT United Tractors Tbk Samarinda Branch. This is not in accordance with the VMI concept, in which vendors fully controled spare parts, starting from ordering, maintaining and arranging spare parts. The purpose of the VMI method itself was to reduce the workload of the PT United Tractros Tbk Branch Samarinda in terms of maintaining the availability of spare parts in the warehouse.. Keywords: Class Based Storage, Stock Out, Spare Parts, Vendor Management Inventory, Warehouse vii

9 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-nya penulis dapat menyeselesaikan tugas akhir ini yang berjudul ANALISA PENGELOLAAN SPARE PARTS STOCK BERBASIS VMI PADA WAREHOUSE PT UNITED TRACTORS TBK CABANG SAMARINDA Tujuan penulis membuat tugas akhir ini adalah sebagai persyaratan akademik untuk diajukan sebagai syarat memperoleh gelar Ahli Madya. Oleh karena itu dengan segala pengharapan dan kemampuan penulis untuk semaksimal mungkin menyelesaikan tugas akhir ini agar dapat bermanfaat bagi semua pembaca, baik untuk sekarang maupun di masa yang akan datang. Selama pembuatan tugas akhir pun kami juga mendapat banyak dukungan dan juga bantuan dari berbagai pihak, maka dari itu saya haturkan banyak terima kasih kepada: 1. Tuhan Yang Maha Esa, yang selalu memberikan kemudahan dalam penyelesaian proposal ini. 2. Bapak Ramli, S.E., M.M., selaku Direktur Politeknik Negeri Balikpapan. 3. Bapak Zulkifli, S.T., M.T., selaku Ketua Jurusan Teknik Mesin Alat Berat dan selaku dosen pembimbing 2 yang membantu dalam penyelesaian proposal ini. 4. Bapak Wahyu Anhar, S.T., M.Eng selaku dosen pembimbing 1 yang membantu dalam penyelesaian proposal ini. 5. Keluarga tercinta yang turut membantu mendo akan dan memberi dukuangan moril dengan sepenuh hati. 6. Rekan-rekan mahasiswa angkatan 2015 jurusan Teknik Mesin Alat Berat yang telah banyak membantu dan memberikan semangat sehingga proposal ini dapat terselesaikan pada waktu yang telah ditentukan. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih memiliki kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari para pembaca yang budiman sangat dibutuhkan untuk penyempurnaan tugas akhir ini kedepannya. viii

10 Akhir kata besar harapan penulis, semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat dikemudian hari. Balikpapan, 23 Agustus 2018 Ade Alfitra Ramadhan ix

11 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i HALAMAN LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR... ii HALAMAN LEMBAR PERNYATAAN... iii HALAMAN LEMBAR PERSEMBAHAN... iv HALAMAN SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH... v ABSTRAK... vi ABSTRACT... vii KATA PENGANTAR... viii DAFTAR ISI... x DAFTAR GAMBAR... xii DAFTAR TABEL... xiii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Sistematika Penulisan... 3 BAB II LANDASAN TEORI Tinjauan Pustaka Landasan Teori Warehousing Warehouse Fungsi Warehouse Jenis-Jenis Warehouse Warehouse Layouts Kebijakan Penyimpanan Warehouse Persediaan Fungsi Persediaan x

12 2.2.4 Supply Chain Management (SCM) Model-model supply chain Traditional System Vendor Management Inventory Centralized System Keuntungan Proses VMI Keuntungan Bagi Supplier Keuntungan Bagi Vendor Lead Time Safety Stock Re-Order Point (ROP) BAB III METODOLOGI PENELITIAN Jenis Penelitian Tempat dan Waktu Penelitian Prosedur Penelitian Metode Penelitian BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Konsep Class Based Storage Analisa Layout Warehouse Berdasarkan Metode VMI Layout Warehouse Close Storage Layout Warehouse Open Storage Penentuan Safety Stock dan Reorder Point BAB V KESIMPULAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN LAMPIRAN LAMPIRAN xi

13 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1. Ilustrasi break bulk... 8 Gambar 2.2 Ilustrasi Consolidation... 9 Gambar 2.3 Ilustrasi Mixing Gambar 2.4 Layout Arus Garis Lurus Gambar 2.5 Layout Arus U Gambar 2.6 Layout Arus L Gambar 2.7 Across-aisle Storage Gambar 2.8 Proses supply chain Gambar 2.9 Model Rantai Pasok Tradisional Gambar 2.10 Model Rantai Pasok VMI Gambar 2.11 Model Rantai Pasok Centralized System Gambar 3.1 Diagram Alir Penelitian Gambar 4.1 Grafik Permintaan Spare Parts Tahun Gambar 4.2 Grafik Permintaan Spare Parts Tahun Gambar 4.3 Grafik Permintaan Spare Parts Tahun Gambar 4.4 Grafik Permintaan Spare Parts Tahun Gambar 4.5 Grafik Permintaan Spare Parts Tahun Gambar 4.6 Layout Warehouse Close Storage (First Floor) Gambar 4.7 Layout Warehouse Close Storage (Second Floor) Gambar 4.8 Kondisi Real Warehouse Gambar 4.9 Barisan Rack Yang Kosong Pada Warehouse Close Storage Gambar 4.10 Layout Warehouse Open Storage (First Floor) Gambar 4.11 Kondisi Real Open Storage Warehouse Gambar 4.12 Layout Warehouse Open Storage (Second Floor) xii

14 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.1 Pencapaian Target OTIF PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda... 2 Tabel 4.1 Permintaan Parts Tertinggi Tabel 4.2 List Spare Parts Pada Warehouse Close Storage Lantai Satu Tabel 4.3 List Spare Parts Pada Warehouse Close Storage Lantai Dua Tabel 4.4 List Spare Parts Pada Warehouse Open Storage Di Lantai Satu Tabel 4.7 List Spare Parts Pada Warehouse Open Storage Di Lantai Dua Tabel 4.3 Permintaan Spare Parts Cartridge Tahun xiii

15 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan ekonomi di Indonesia saat ini semakin menunjukkan peningkatan, baik dibidang jasa maupun manufaktur. Hal ini ditandai dengan semakin berkembangnya perusahaan baru sebagai bentuk kreatifitas dan inovasi masyarakat untuk memajukan kesejahteraan bangsa. Dengan semakin banyaknya perusahaan baru yang berdiri tentu saja persaingan semakin ketat, apalagi jika perusahaan baru tersebut bergerak dibidang yang sama. Untuk memenangkan kompetisi, perusahaan berlomba memperbaiki kinerja dalam hal persediaan barang. Salah satu cara yang dilakukan adalah menerapkan sistem persediaan barang yang lebih efisien yaitu dengan menerapkan manajemen supply chain yang akan memberikan keuntungan bagi pihak vendor maupun pihak vendor. VMI (Vendor Management Inventory) merupakan salah satu metode yang memberikan keuntungan bagi perusahaan melalui waktu replenishment yang singkat, menjaga stock dan meningkatkan keuntungan. Metode VMI bertujuan untuk menjalin hubungan yang saling menguntungkan antara dua belah pihak dalam menjamin ketersediaan dan arus barang menjadi lebih lancar dengan kontrol yang akurat. Setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa maupun perusahaan manufaktur, selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, perusahaan akan dihadapkan pada sebuah risiko, tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggan. Sehingga para pelanggan cenderung akan berpindah ke perusahaan yang memiliki persediaan barang yang cukup. (Rangkuti: 2004) Perusahaan yang memiliki jumlah persediaan dan berfluktuasi yang berbedabeda tentu tidak mungkin untuk memprioritaskan satu atau dua barang saja. Diperlukannya pengendalian atas barang-barang tersebut, sehingga perusahaan dapat mengendalikan persediaan barang secara efisien. PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda bergerak dibidang distributor alat berat yang berkomitmen memprioritasikan kepuasan customer dengan menggunakan pengukuran terhadap performansi pengambilan barang. 1

16 2 Salah satunya menggunakan metode OTIF (On Time In Full). OTIF mengukur kinerja pengambilan atau pengiriman barang secara tepat waktu (On Time) dan utuh (In Full). Pada tahun 2017 target OTIF di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, tidak tercapai secara penuh seperti yang ditunjukkan pada Tabel 1.1. Tabel 1.1 Pencapaian Target OTIF PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda OTIF Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Target 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% 90% OTIF OTIF 87% 91% 90,8% 90,8% 90,9% 85,3% 90,8% 92,0% 91% 92% 91% 92% 2017 Sumber: (PT. United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2017) Untuk meningkatkan performa yang telah dicapai oleh PT. United Tractros Tbk Cabang Samarinda, maka peneliti melakukan analisa pengelolaan spare parts berbasis VMI yang diharapkan dengan menggunakan metode VMI ini, pengelolaan spare parts tidak dilakukan lagi oleh pihak United Tractors melainkan dilakukan oleh pihak vendor, sehingga dapat meringankan beban kerja dalam pengelolaan spare parts yang dilakukan oleh PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda dan mengisi kekosongan pekerjaan tersebut dengan melakukan pekerjaan lainnya yang dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaaan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan dari uraian-uraian latar belakang masalah yang telah diuraikan secara singkat, maka dapat diperoleh rumusan masalah yaitu: 1. Bagaimana mengklasifikasikan kelompok spare parts menggunakan metode VMI dengan alat bantu class based storage di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda? 2. Bagaimana cara menerapkan konsep VMI pada penataan spare parts di warehouse PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda? 3. Bagaimana perhitungan safety stock dan reorder point pada warehouse PT United Tracktors Tbk Cabang Samarinda?

17 3 1.3 Batasan Masalah Adanya keterbatasan kemampuan, dana, tenaga, teori dari lain - lain, penulis menyusun batasan masalah dalam penulisan karya ilmiah. Adapun batasan masalah dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Pemetaan pengeluaran spare parts hanya dilakukan pertahun. 2. Pengambilan data logistik hanya pada tahun Area sampel observasi data dilakukan di warehouse PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui pengklasifikasian kelompok spare parts menggunakan metode VMI dengan alat bantu class based storage di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda. 2. Untuk mengetahui cara menerapkan konsep VMI pada layout di warehouse PT nited Tractors Tbk Cabang Samarinda. 3. Untuk mengetahui safety stock dan reorder point berdasarkan penerapan konsep VMI. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Memberikan wawasan baru dalam hal pembelajaran tentang pengendalian spare parts menggunakan metode VMI. 2. Dapat mempermudah dalam pengendalian spare parts stock di warehouse. 3. Sebagai bahan evaluasi agar warehouse menjadi lebih baik. 1.6 Sistematika Penulisan Untuk mempermudah pembaca dalam memahami isi tugas akhir ini, maka penulis menyusun tugas akhir ini menjadi 5 (Lima) bab. Berikut adalah penjelasan mengenai isi bab-bab yang ada pada tugas akhir ini:

18 4 A. Bab I Pendahuluan Pada bab ini berisi pendahuluan yang mencakup tentang latar belakang, rumusan masalah, Batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. B. Bab II Landasan Teori Pada bab ini berisi tentang tinjauan pustaka dan teori yang mendukung penelitian tugas akhir. C. Bab III Metodologi Penelitian Pada bab ini berisi tentang jenis penelitian, waktu penelitian, prosedur penelitian dan diagram. D. Bab IV Hasil dan Pembahasan Pada bab ini berisi tentang hasil dan pembahasan dari penelitian tugas akhir. E. Bab V Kesimpulan dan Saran Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari penelitian tugas akhir F. Daftar Pustaka. G. Lampiran.

19 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka Menurut Yosefa (2015), meneliti tentang perancangan model VMI dengan satu pemasok dan banyak vendor. Dengan menggunakan model VMI dapat meminimalisir total biaya rantai pasok yang terdiri dari biaya disisi vendor dan supplier yang melibatkan biaya penyimpanan dan pemesanan. Menurut Sitompul (2017), meneliti tentang pengembangan model VMI dengan mempertimbangkan ketidakpastian lead time. Metode ini dapat meminimalisir frekuensi stock out dibandingkan dengan tradisional EOQ. Menurut Hudori (2016) meneliti tentang implementasi penempatan dan penyusunan barang menggunakan metode class based storage. kondisi pola penyimpanan dan penyusunan barang yang dilakukan secara acak dan kurang teratur akan mengakibatkan terjadinya penumpukkan barang ataupun tercampurnya barang-barang dalam didalam satu slot rak. Dengan menggunakan metode class based storage dapat menyusun barang agar teratur sesuai dengan klasifikasi pengambilan spare parts yang diklasifikasian menjadi 3 kelompok, yang mana kelompok A termasuk kategori fast moving, kelompok B termasuk kategori normal moving, dan kelompok C termasuk kategori slow moving. Berdasarkan uraian diatas bahwa pengendalian spare parts sangatlah penting, mengingat fluktuasi demand selalu berbeda-beda. Maka dari itu penulis tertarik untuk membahas tentang pengendalian spare parts berbasis VMI dengan menggunakan metode class based storage. Dengan terkendalinya persediaan spare parts, kepuasan pelanggan menjadi bertambah dikarenakan dapat memenuhi pesanan dari pelanggan dengan cepat dan efisien. 2.2 Landasan Teori Warehousing Pergudangan adalah penyimpanan atau pengolahan material yang efektif dan efisien, barang-barang di tempat yang sesuai dan selamat sehingga barang-barang itu diperlukan di pasaran. Pergudangan yang efektif dan efisien adalah kemampuan 5

20 6 beradaptasi pada tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengiriman. Namun pada saat ini dimana adanya e-commerce, integrasi pada proses supply chain, era globalisasi, dan proses just in time, pergudangan menajdi semakin kompleks dibandingkan dengan masa lampau bahkan cenderung menjadi beban biaya yang semakin mahal. Berpegang pada efisiensi dan akurasi sebagai kunci sukses dari warehousing, program ini merupakan metodologi untuk membantu mengatasi masalah warehouse saat ini terhadap supply chain, dimana memberikan prinsip-prinsip yang dapat digunakan untuk merampingkan semua jenis pengoperasian pergudangan kelas dunia. (Warman: 1988) Warehouse Meskipun istilah pergudangan sangat berkaitan dengan biaya yang tinggi, dalam kenyataannya sebagian besar cabang dalam suatu perusahaan tetap menggunakan gudang sebagai penyimpanan barang mereka. Menurut sudut pandang dari sisi logistik bahwa ini adalah sebuah perencanaan untuk menghubungkan antara waktu dengan status. Terdapat beberapa alasan yang mendasari pentingnya pergudangan dan distribusi sepanjang rantai pasokan, berikut diantaranya: (Hompel: 2005) 1. Mengoptimalisasikan kinerja logistik Permintaan dasar dari customer adalah pesanan yang dikirimkan dengan tepat waktu. Apablia pesanan telah masuk dan jumlah dari pesanan tersebut tidak sesuai dengan peramalan maka hal pertama yang harus dilakukan adalah meramalkan ketersediaan barang di dalam stock, yang dapat juga dideskripsikan sebagai kesiapan barang yang akan dikirim. Ini adalah suatu proses terutama pada kasus dimana jarak yang sangat jauh antara lokasi produksi dengan konsumen. Akibat dari jauhnya jarak tersebut maka memungkinkan dibukanya warehouse. Semakin banyaknya macam-macam barang, kecenderungan akan pemesanan barang semakin meningkat dan waktu pengiriman barang menjadi lebih singkat. Dengan mengoperasikan pusat distribusi secara efisien, perusahaan akan mendapatkan nama yang baik di mata customer. Dalam penyimpanan stock barang diperlukannya pengawasan yang berkelanjutan dan mengoptimalisasikan pola pemesanan agar

21 7 terhindar dari stock barang yang berlebihan dan waktu penyimpanan stock barang yang terlalu lama. 2. Memastikan produktivitas Rantai pasok dirancang bertujuan agar pengiriman barang menjadi tepat waktu, sehingga produktivitas dalam produksi menjadi lancar. 3. Memberikan layanan tambahan Variasi produk yang dihasilkan oleh produsen selalu bertambah dan beraneka macam dengan demikian diperlukannya penambahan informasi suatu produk dengan cara menambahkan label disetiap produk dan melakukan kegiatan promosi agar produk tersebut dapat dikenal luas oleh customer. 4. Mengurangi biaya transportasi Salah satu alasan utama diperlukannya penyimpanan stocks adalah untuk mengurangi biaya transportasi. Dengan menyimpan barang di warehouse perusahaan dapat menambah pasokan barang dan mengurangi biaya pengiriman barang sehingga perusahaan tersebut dapat meningkatkan keuntungan. 5. Menyeimbangkan permintaan dan jumlah pengiriman barang Diperlukannya stock barang yang berlebih, tujuannya untuk menghindari fluktuasi demand yang selalu berbeda-beda sehingga perusahaan dapat menghadapi permintaan dari customer yang berbeda-beda Fungsi Warehouse Warehouse berfungsi sebagai pengaman asset atau stock barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan agar terhindar dari kemungkinan terjadinya kerusakan barang. Terdapat dua sudut pandang mengenai manfaat gudang dalam logistik, yaitu dari segi ekonomi dan segi pelayanan. (Miranda: 2001) 1. Manfaat Ekonomi Manfaat gudang dari segi ekonomi yaitu apabila keseluruhan biaya logistik mengalami penurunan dengan adanya pemanfaatan satu atau beberapa fasilitas gudang. Empat jenis manfaat ekonomi dari pemanfaatan gudang, yaitu:

22 8 a. Break Bulk Pemanfaatan warehouse sebagai break bulk sebenarnya hampir sama dengan pemanfaatan gudang consolidation. Break Bulk berfungsi sebagai tempat untuk memecah barang atau produk yang dikirim dalam volume besar menjadi beberapa bagian dengan masing-masing bervolume yang lebih kecil. Gambar 2.1 menunjukkan pabrik menghasilkan suatu barang yang dimana produk tersebut dibutuhkan oleh tiga customer. Pabrik tersebut mengirimkan barang ke warehouse yang dimana barang tersebut dibagi kepada tiga customer. Dari warehouse kemudian akan dilakukan pengiriman barang sesuai dengan kebutuhan dari customer. Dengan dilakukannya break bulk dapat mengurangi biaya pengiriman barang. Gambar 2.1. Ilustrasi break bulk Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda) b. Consolidation Pemanfaatan warehouse sebagai consolidation yaitu, gudang berfungsi sebagai tempat penerimaan dan konsolidasi material dari beberapa manufaktur, sebelum didistribusikan kepada konsumen dalam transportasi tunggal. Gambar 2.2 menunjukkan warehouse sebagai tempat penyimpanan dengan menerima barang dalam skala yang kecil dan nantinya akan dikeluarkan dalam skala yang lebih besar menuju customer.

23 9 Gambar 2.2 Ilustrasi Consolidation Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda) c. Processing/Postnement Pemanfaatan warehouse sebagai processing atau postponement yaitu pada warehouse tersebut dilakukan proses penundaan dengan melakukan proses manufaktur ringan terhadap produk atau material. d. Stockpilling Warehouse berfungsi untuk menyimpan produk yang sifatnya musiman. Ketika tiba musim dimana jumlah permintaan akan produk tinggi, dengan adanya gudang maka produk dapat didistribusikan kepada konsumen. 2. Manfaat Pelayanan Manfaat pelayanan yang biasanya diperoleh dengan pemanfaatan warehouse dalam logistik mungkin tidak dapat mengurangi biaya, namun dapat memperbaiki pelayanan dengan mengurangi waktu pengiriman dan kapabilitas tempat, berikut ini adalah penjelasannya: a. Spot Stock Paling umum digunakan dalam saluran distribusi, khususnya untuk prooduk personal. Perusahaan lebih memilih untuk menempatkan produknya digudang agar dapat mengurangi waktu pengiriman produk ke customer. b. Assortment Warehouse sebagai tempat penyimpanan kombinasi produk sebagai antisipasi terhadap permintaan customer.

24 10 c. Production Support Warehouse sebagai tempat untuk menyuplai penyediaan bahan baku atau material yang akan digunakan dalam proses produksi. d. Market Presence Warehouse yang posisinya lebih dekat dengan customer, maka dapat memberikan respon yang lebih baik dengan customer, dengan mengirimkan produk lebih cepat kepada customer. e. Mixing Pemanfaatan warehouse sebagai mixing hampir sama dengan break bulk, pada mixing melibatkan beberapa manufaktur atau vendor yang berbeda-beda. Gambar 2.3 menunjukkan terdapat tiga manufaktur yang menghasilkan barang berbeda-beda. Barang tersebut dikumpulkan pada satu warehouse yang nantinya akan digabung menjadi satu pengantaran barang sesuai dengan kebutuhan yang customer inginkan. Gambar 2.3 Ilustrasi Mixing Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda) Jenis-Jenis Warehouse Apabila suatu perusahaan untuk memutuskan untuk menyimpan prouk di tanah lapang, perusahaan tersebut secara khusus memilihi suatu celah ruangan, yang disebut pergudangan umum (warehousing publilc) atau ruang sendiri maupun ruang sewa, yang disebut pergudangan pribadi (private warehousing). Perusahaan harus menguji pentingnya pelayanan pelanggan dan pertimbangan financial. Untuk itu perlu mengenal jenis-jenis pergudangan umum yang ada. Terdapat 6 jenis gudang yang biasa digunakan, yaitu:

25 11 1. Warehouse barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik Warehouse tipe ini merupakan bentuk yang paling lazim. Tipe ini dirancang untuk digunakan oleh pengusaha pabrik, distributor dan para pelanggan untuk menyimpan praktis berbagai jenis produk. 2. Warehouse untuk penyimpanan yang bersifat dingin. Warehouse ini menyediakan lingkungan penyimpanan yang dapat dikendalikan temperaturnya. Umumnya, digunakan untuk menyimpan barangbarang yang tidak tahan lama seperti buah-buahan dan sayur-sayuran, barangbarang farmasi, kertas fotografik dan film dan barang-barang lainnya yang membutuhkan tipe fasilitas ini. 3. Bonded Warehouse Barang-barang seperti tembakau dan minuman beralkohol impor disimpan di gudang ini. Meskipun pemerintah memegang kendali barang-barang tersebut sampai disalurkan ke pasaran, saat itu juga importir harus membayar kewajiban cukai kepada pemerintah. Keuntungan dari warehouse ini adalah tidak perlu membayar bea impor dan pajak pembelian sampai barang dagangan terjual. 4. Household Goods Warehouse Digunakan untuk penyimpanan properti pribadi. Properti ini secara khusus disimpan dalam jangka panjang yang sifatnya sementara. Dalam kategori pergudangan ini terdapat beberapa jenis alternatif penyimpanan: a. Open Storage Concept Barang-barang tersebut disimpan disebuah tempat pijakan kubik atau sebuah dasar meter kubik per bulan dilantai terbuka dari gudang. b. Vault Storage Pemakai akan disediakan sebuah ruang pribadi atau kubah sehingga dapat mengunci dan menjaga barang-barang. c. Container Storage Menyediakan tempat untuk membungkus barang-barang. Penyimpanan dalam wadah memberikan perlindungan produk yang lebih baik dibandingkan penyimpanan terbuka.

26 12 5. Special Commodity Warehouse Digunakan untuk produk pertanian khusus seperti butir padi, wol dan katun. Biasanya masing-masing gudang ini menyimpan satu jenis produk dan menawarkan pelayanan spesial terhadap produk itu. 6. Bulk Storage Warehouse Warehouse ini memberikan tangki penyimpanan cairan dan penyimpanan terbuka atau tersembunyi untuk produk kering seperti batu bara, pasir dan barangbarang kimia. Selain itu menyediakan drum pengisi atau campuran berbagai tipe bahan kimia dengan bahan kimia lainnya untuk menghasilkan campuran baru Warehouse Layouts Perencanaan kapasitas ini sangat penting, apabila saat pendirian suatu pabrik atau akan memperluas suatu kegiatan. Dengan memperkirakan besarnya arus barang, maka direncanakan pula besarnya warehouse. Berdasarkan alur keluar masuk barang, terdapat beberapa bentuk warehouse layouts yang dapat diterapkan, yaitu: (Oktarina: 2005) 1. Arus garis lurus sederhana Dengan menggunakan layout arus garis lurus sederhana, arus barang akan berbentuk garis lurus. Proses keluar masuk barang tidak melalui lorong yang berkelok-kelok sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif lebih cepat. Lokasi barang yang akan disimpan dibedakan antara barang fast moving dan slow moving. Barang yang bersifat fast moving disimpan dilokasi yang dekat pintu masuk. Gambar 2.4 menunjukkan arah garis lurus sederhana.

27 13 2. Arus U Gambar 2.4 Layout Arus Garis Lurus Sumber: (Oktarina, 2005) Dengan menggunakan layout arus U arus barang berbentuk ini, proses keluar masuk barang melalui lorong yang berkelok-kelok sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif lebih lama. Lokasi barang yang akan disimpan dibedakan antara barang yang bersifat fast moving dan slow moving. barang yang bersifat fast moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu keluar, sebaliknya barang yang bersifat slow moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu masuk. Gambar 2.5 menunjukkan layout arus U. Gambar 2.5 Layout Arus U [9] Sumber: (Oktarina, 2005) 3. Arus L Dengan menggunakan layout L arus barang berbentuk L. proses keluar masuk barang melalui lorong yang tidak berkelok-kelok sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif lebih cepat. Lokasi barang yang akan

28 14 disimpan dibedakan antara barang yang bersifat fast moving dan slow moving. Barang yang bersifat fast moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu keluar, sebaliknya barang yang bersifat slow moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu masuk. Gambar 2.6 Menunjukkan layout arus L. Gambar 2.6 Layout Arus L [9] Sumber: (Oktarina, 2005) Kebijakan Penyimpanan Warehouse Sebelum pesanan keluar dari warehouse, spare parts diletakkan diberbagai lokasi penyimpanan. Terdapat sebuah kebijakan dalam penyimpanan spare parts di warehouse. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam penempatan produk adalah karakteristik dari spare parts, lokasi spare parts, berdasarkan dari jumlah spare parts yang harus disimpan dan jumlah permintaan kebutuhan dari setiap spare parts. Terdapat beberapa pendekatan dalam kebijakan penyimpanan produk. Salah satu dari kebijakan penyimpanan produk ini adalah konsep class based storage. Konsep class-based storage adalah spare parts yang permintaannya tinggi harus ditempatkan dibagian depan mendekati depot atau pintu keluar barang yang biasanya disebut dengan fast moving dan untuk spare parts dengan permintaan yang rendah dapat ditempatkan dibelakang. Spare parts dari kelompok fast moving disebut dengan klasifikasi A dan dilanjutkan dengan klasfikasi B dan selanjutnya. Pada umumnya pengelompokkan klasifikasi dibagi menjadi 3. Keuntungan menggunakan konsep ini adalah dapat menempatkan spare part yang tergolong kelompok fast moving ditempatkan dibagian depan dan secara bersamaan dapat meningkatkan fleksibilitas.

29 15 Terdapat variasi dari konsep class based storage variasi tersebut adalah Across-aisle. Variasi ini termasuk dari konsep penyimpanan ABC. Bagian depan ditempatkan oleh klasifikasi A, bagian tengah diisi oleh klasifikasi B dan bagian paling belakang diisi oleh klasifikasi C. Gambar 2.7 menunjukkan salah satu variasi dari konsep class bease storage. variasi tersebut adalah A-cross-aisle storage. (Manzini: 2012) Persediaan Gambar 2.7 Across-aisle Storage [10] Sumber: (Manzini, 2012) Persediaan adalah bahan-bahan, bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barangbarang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu. (Rangkuti: 2004) Persediaan merupakan asset yang akan digunakan untuk proses produksi atau dijual kepada konsumen. Manajemen persediaan merupakan suatu cara untuk mengendalikan persediaan agar dapat melakukan pemesanan yang tepat yaitu dengan biaya yang optimal. Oleh karena itu, konsep mengelola sangat penting di terapkan oleh perusahaan agar tujuan efektivitas dan efisiensi tercapai. Semua organisasi mempunyai beberapa jenis perencanaan dan pengendalian persediaan. (Meilani: 2013)

30 Fungsi Persediaan Beberapa alasan diadakannya persediaan berkaitan dengan pelayanan konsumen atau untuk meminimalkan biaya yang secara tidak langsung dihasilkan dari usaha memuaskan pelanggan. Secara singkat dapat dipaparkan sebagai berikut: (Ballou: 2004) 1. Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan. Sistem pengendalian persediaan yang dijalankan oleh perusahaan tidak selalu dapat bereaksi secara cepat dan ekonomis terhadap permintaan konsumen atau jasa, yang jika diperhitungkan secara benar dapat memenuhi fluktuasi demand yang tinggi akan produk maupun jasa. Adanya persediaan berpengaruh pada peningkatan penjualan. 2. Mengurangi biaya operasional, agar: a. Pelaksanaan produksi lebih ekonomis karena persediaan bertindak sebagai penyangga antara jumlah yang harus diproduksi dengan variasi permintaan b. Dapat mengurangi biaya transportasi dan menyeimbangkan biaya dari sejumlah kuantitas yang dibeli dengan penurunan harga pasar. c. Pembelian dalam jumlah yang besar semakin mendekati kuantitas kebutuhan yang mendesak. d. Persediaan bertindak sebagai penyangga terhadap variasi waktu antara produksi dan pengiriman. e. Persediaan dapat mengantisipasi masalah pemogokan buruh, bencana alam, keterlambatan pengiriman Supply Chain Management (SCM) Tujuan dari supply chain management adalah untuk membagi informasi antara anggota supply chain sehingga menghasilkan lead time yang lebih singkat, mengurangi dead stock, dan manufaktur yang lebih efisien. Anggota dari supply chain memiliki banyak peluang dalam megambil keputusan untuk barang apa yang akan di supply ke constumer, proses supply chain terdapat pada Gambar 2.8. (Pol, 2012)

31 17 Gambar 2.8 Proses supply chain Sumber: (Pol, 2012) Informasi yang diberikan dapat berupa persediaan barang yang diinginkan, min dan max dari persediaan barang, jadwal produksi, tanggal kadaluwarsa dari suatu barang, lead time dan perkiraan jumlah pesanan Model-model supply chain Terdapat beberapa model yang digunakan dalam supply chain, berikut diantaranya: (Sitompul: 2012) Traditional System Metode supply chain yang masih tradisional antara pemasok dengan vendor dapat dideskripsikan sebagai berikut: 1. Terdapat permintaan dari konsumen kepada vendor. 2. Vendor akan memenuhi permintaan dan persediaan yang dimiliki, apabila persediaan tidak cukup, maka bisa terjadi dua kondisi, yaitu lost sale apabila konsumen tidak mau menunggu kekurangan barang tersebut untuk dipenuhi di periode selanjutnya dan backorder apabila kekurang barang tersebut dapat dipenuhi di periode selanjutnya. 3. Vendor akan melakukan pengecekan jumlah persediaan yang ada, apabila jumlah persediaan mencapai level tertentu (order point) maka vendor akan memesan barang ke pemasok agar persediaannya kembali ke level maksimal. 4. Pemasok akan menerima informasi pesanan dari vendor 5. Pemasok akan memenuhi permintaan dari vendor dengan menggunakan persediaan yang dimiliki dan juga produksi apabila diperlukan. Apabila kapasitas produksi dan persediaan tidak mencukupi makan pemasok akan melakukan outsourcing. 6. Barang pesanan akan dikirim sekaligus sehingga level persediaan vendor kembali ke level maksimal.

32 18 Pada model tradisional ini biaya pemesanan ditanggung sepenuhnya oleh pihak vendor. Informasi yang diterima pemasok dari vendor adalah jumlah pesanan yang harus dipenuhi. Model rantai pasok tradisional ini dapat dilihat pada Gambar 2.9. Gambar 2.9 Model Rantai Pasok Tradisional Sumber: (Sitompul, 2012) Vendor Management Inventory Vendor Management Inventory atau yang sering disebut dengan VMI adalah merupakan inisiatif supply chain dimana vendor menentukan level dari inventory yang dari setiap produk dan menjaga level inventory agar selalu optimal. Di era persaingan yang semakin ketat, pada bagian vendor menerapkan setiap proses optimasi supply chain yang akan mengurangi biaya, tingkat persediaan dan meningkatkan keuntungan. VMI didesain untuk memfasilitasi transfer dan untuk memberikan manfaat terhadap penghematan biaya besar bagi para supplier dan vendor. VMI adalah program pengisian terus menerus yang menggunakan pertukaran informasi antara supplier dengan vendor yang memungkinkan vendor untuk mengelola, mengisi inventory di warehouse, memproyeksikan secara lebih baik dan mengantisipasi jumlah produk yang dibutuhkan untuk memproduksi atau memasok barang. Ada dua langkah utama dalam mengimplementasikan VMI, berikut diantaranya: (Levi: 2000) 1. Ketentuan perjanjian kontrak harus dinegosiasikan. Dimana negosiasi tersebut termasuk keputusan mengenai kepemilikan, kapan barang akan dikirim, persyaratan kredit, tanggung jawab pemesanan dan ukuran performansi seperti tingkat layanan atau persediaan. 2. Ada tiga hal yang harus dieksekusi, yaitu:

33 19 a. Mengembangkan sistem informasi yang terintegrasi untuk supplier dan vendor. Sistem informasi tersebut harus mudah diakses oleh kedua belah pihak. b. Mengembangkan teknik peramalan yang efektif untuk digunakan oleh supplier dan vendor. c. Mengembangkan decision support tools untuk membantu dalam mengkoordinasikan kebijakan manajemen persediaan dan transportasi. Sistem yang dikembangkan tentu saja akan tergantung dari kemitraan. Berbeda dengan sistem tradisional yang membebankan seluruh ongkos/biaya pemesanan pada supplier. Pada VMI ini terdapat pembagian biaya antara pemasok dan vendor dengan proporsi tertentu. Model rantai pasok VMI dapat dilihat pada Gambar Gambar 2.10 Model Rantai Pasok VMI Sumber: (Sitompul, 2012) Berikut ini adalah aliran informasi pada VMI: (Pol, 2012) 1. Dari supplier ke vendor a. Inventory Levels Supplier memberikan informasi kepada vendor mengenai stok persediaan barang yang tersedia di warehouse, jumlah pemesanan, stock out, dan status pada stok tersebut. b. Sales History Supplier memberikan informasi kepada vendor mengenai jumlah barang yang terjual selama periode tertentu, jumlah baris yang terjual, forecast bisa dilakukan oleh pihak supplier maupun pihak vendor.

34 20 2. Dari vendor ke supplier a. Proposal Pemesanan Vendor melakukan komunikasi kepada supplier mengenai jumlah barang yang akan dipasok ke supplier. Dalam proposal tersebut juga membahas tentang transportasi mengenai pengiriman barang Centralized System Dasarnya sistem rantai pasok ini sama dengan VMI, namun tujuan sistem ini adalah mengoptimalkan performasi rantai pasok secara keseluruhan. Oleh sebab itu strategi optimal pengelolaan rantai pasok tidak dilihat untuk masing-masing pihak yang terlibat layaknya VMI dan sistem tradisional. Dengan kondisi seperti ini maka pengambil keputusan dalam sistem ini dipegang oleh satu pihak. Model rantai pasok centralized system dapat dilihat pada Gambar (Sitompul: 2012) Gambar 2.11 Model Rantai Pasok Centralized System Sumber: (Sitompul, 2012) Keuntungan Proses VMI Proses penggunaan VMI membawa keuntungan bagi supplier dan vendor. Berikut adalah keuntungan bagi penggunaan VMI [15]: Keuntungan Bagi Supplier Proses VMI sangat menguntungkan bagi supplier, berikut adalah keuntungan bagi vendor. 1. Mengurangi Inventory Dengan Menggunakan proses VMI, vendor dapat mengendalikan lead-time pemesanan komponen dengan lebih baik, Selain itu vendor memiliki tanggung jawab yang besar untuk menjaga ketersediaan produk yang dibutuhkan, dan meninjau ulang informasi dengan demikian dapat menurunkan safety stock.

35 21 2. Mengurangi Stock Out Vendor dapat melacak pergerakan inventory dan mengambil alih tanggung jawab ketersediaannya produk, sehingga mengurangi stock out. 3. Mengurangi forecast and purchasing activities Diperlukannya peramalan dan membuat pesanan berdasarkan informasi permintaan yang dikirim oleh supplier, sehingga supplier dapat mengurangi costs dalam peramalan dan aktivitas pembelian. 4. Meningkatkan Penjualan Karena kurangnya pasokan barang, customers akan mencari produk yang dimana dalam pengirimannya selalu tepat waktu dan sesuai dengan quantity yang dibutuhkan. Customers akan datang kembali lagi ke supplier secara terus-menerus hal ini berdampak dengan naiknya tingkat penjualan Keuntungan Bagi Vendor Disamping menguntungkan bagi supplier, proses VMI juga memiliki keuntungan bagi vendor, berikut adalah keuntungan bagi vendor: 1. Meningkatkan visibilitas sehingga menghasilkan peramalan yang lebih baik Tanpa proses VMI, vendor tidak mengetahui secara detail tentang bagaimana cara customers akan memesan. Untuk memenuhi permintaan, vendor biasanya harus menjaga safety stock dengan jumlah yang besar. Dengan proses VMI, supplier mengirimkan data POS kepada vendor, yang dimana dapat meningkatkan visibilitas dan menghasilkan peramalan yang lebih baik. 2. Mengurangi Pre-Order errors Ketika vendor meramalkan dan membuat pesanan seringnya terjadi kesalahan yang bisa menyebabkan kembalinya produk. Hal ini dapat dikurangi dengan menerapkan proses VMI. 3. Menambahkan Perjanjian Tingkat Layanan Vendor dapat melihat potensi barang yang dibutuhkan sebelum benar-benar dipesan oleh supplier sehingga menciptakan perjanjian tingkatan layanan antara vendor dengan supplier.

36 22 4. Meningkatkan kerjasama rantai pemasok Kemitraan dan kolaborasi terbentuk secara perlahan sehingga menciptakan supply chain yang baik Lead Time Lead time adalah waktu yang dibutuhkan antara pemesanan dengan barang sampai di perusahaan sehingga lead time berhubungan dengan reorder point dan saat penerimaan barang. Lead time muncul karena setiap pesanan membutuhkan waktu dan tidak semua pesanan bisa dipenuhi seketika, sehingga selalu ada jeda waktu. (Rangkuti: 2004) Safety Stock Safety stock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadi kekurangan bahan. Tujuan safety stock adalah untuk meminimalkan terjadinya stock out. Safety stock dapat juga mengurangi penambahan biaya penyimpanan dan biaya stock out total, biaya penyimpanan disini bertambah seiring dengan adanya penambahan yang berasal dari re-order point oleh karena adanya safety stock. Keuntungan adanya safety stock adalah pada saat jumlah permintaan mengalami lonjakan, maka persediaan pengaman dapat digunakan untuk menutup permintaan tersebut. (Rangkuti: 2004) Untuk mencari permintaan rata-rata dapat menggunakan rumus seperti yang ditunjukkan pada Persamaan (2.1), untuk mendapatkan permintaan selama lead time dapat menggunakan rumus seperti yang ditunjukkan pada Persamaan (2.2). Dengan mendapatkan Persamaan (2.1) dan (2.2) maka kita dapat menghitung safety stock berdasarkan persamaan (2.3). D = D...(2.1) n σdduring LT (D D ) 2 x LT...(2.2) n ss = Z. σduring LT... (2.3) Dimana D adalah permintaan aktual, D adalah permintaan rata-rata, LT adalah lead time, N adalah jumlah data, Z adalah service level, dan SS adalah safety stock

37 Re-Order Point (ROP) ROP atau biasa disebut dengan batas atau titik jumlah pemesanan kembali termasuk permintaan yang diinginkan atau dibutuhkan selama masa tenggang, misalnya suatu tambahan atau ekstra stock [3]. Untuk menghitung ROP dapat menggunakan rumus seperti yang ditunjukkan pada Persamaan (2.4). ROP = DL + SS...(2.4) Dimana D adalah jumlah permintaan, L adalah lead time dan SS adalah safety stock.

38 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian lapangan yang dimana mengumpulkan data dan informasi secara nyata berdasarkan kondisi yang ada di lapangan. Observasi yang dilakukan adalah mengenai kondisi pengelolaan spare parts pada warehouse PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda. 3.2 Tempat dan Waktu Penelitian Tempat penelitian dilaksanakan di warehouse PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, Jalan KH Mas Mansyur, Kelurahan Loa Bakung, Kecamatan Sei Kunjang, Samarinda. Waktu penelitian dimulai pada tanggal 02 Maret 2018 sampai dengan 02 Juni Prosedur Penelitian Prosedur penelitian dilakukan bertujuan untuk menentukan langkah-langkah yang harus dilakukan pada saat melakukan penelitian, berikut adalah langkahlangkah dalam melakukan penelitian ini: 1. Observasi lapangan (warehouse PT United Tractors Tbk Samarinda). 2. Identifikasi masalah. 3. Melakukan pengumpulan data jumlah penjualan spare parts. 4. Melakukan pengolahan data jumlah spare parts. 5. Menganalisa data spare parts berbasis VMI. 6. Menyimpulkan hasil analisa. 24

39 Metode Penelitian Dalam melaksanakan penelitian, terdapat beberapa metode yang dilakukan, Pada Gambar 3.1 menunjukkan diagram alir dari metode penelitian. Start A Observasi Lapangan Hasil dan Pembahasan Identifikasi Masalah Kesimpulan Pengumpulan Data Jumlah Penjualan Spare Parts End Pengolahan Data Jumlah Penjualan Spare Parts NO Data Sesuai? YES Analisa Spare Parts Berbasis VMI Terjadi permasalahan analisa? YES NO A Gambar 3.1 Diagram Alir Penelitian

40 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Konsep Class Based Storage Permintaan spare parts di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda dapat dilakukan pengelompokkan sebanyak 12 kelompok spare parts. Walaupun masih terdapat kelompok lainnya, tetapi jumlah permintaannya sangat sedikit. Kelompok tersebut antara lain, filter (fil), engine (eng), undercarriage (uc), hydraulic (hyd), hose (hos), electric (elc), chemcial (cmc), fuel injection pump (fip), battery (bat), cooling (col), bearing (brg) dan attachment (att). Menggunakan konsep class based storage terkait permintaan spare parts di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda dapat dilakukan pemetaan dari tahun 2013 sampai dengan Berdasarkan pengolahan data pada Lampiran 1, diperoleh hasil berupa grafik permintaan tertinggi secara berurutan seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.1 sampai dengan Gambar 4.5. Gambar 4.1 Grafik Permintaan Spare Parts Tahun 2013 Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2013) 26

41 27 Gambar 4.2 Grafik Permintaan Spare Parts Tahun 2014 Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2014) Gambar 4.3 Grafik Permintaan Spare Parts Tahun 2015 Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2015) Gambar 4.4 Grafik Permintaan Spare Parts Tahun 2016 Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2016)

42 28 Gambar 4.5 Grafik Permintaan Spare Parts Tahun 2017 Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2017) Permintaan kelompok spare parts tertinggi di tahun 2013 adalah kelompok filter, engine dan undercariage. Di tahun 2014 kelompok spare parts tertinggi adalah filter, engine dan undercariage. Di tahun 2015 kelompok spare parts tertinggi adalah filter, engine dan undercarriage. Di tahun 2016 kelompok spare parts tertinggi adalah electric, engine dan filter. Di tahun 2017 kelompok spare parts tertinggi adalah engine, filter dan undercarriage. Secara garis besar dimulai dari tahun 2013 sampai dengan 2017 terdapat tiga kelompok tertinggi, antara lain filter, engine dan undercarriage. Berdasarkan pengolahan data pada Lampiran 2, cartridge memiliki permintaan yang paling tinggi diantara kelompok spare parts filter. Sedangkan pada kelompok spare parts engine, diketahui seal memiliki permintaan yang paling tinggi diantara spare parts yang lain. Kemudian pada kelompok spare parts undercarrriage, diketahui bolt memiliki permintaan yang tinggi diantara yang lain. Tabel 4.1 Menunjukkan klasifikasi kelompok spare parts berdasarkan konsep class based storage. Tabel 4.1 Permintaan Parts Tertinggi No Tahun Kelompok Spare Parts FIL ENG UC HOS HYD ELC (1) Cartridge (1) Gasket (1) Bolt (1) Hose (1) Ring (1) Switch (2) Filter (2) Seal (2) O-Ring (2) Flexible (2) Bushing (2) Wiring (3) Oil Filter (3) O-ring Hose (3) Packing Harness

43 29 (3) Shoe Single Grouser (3) Hose As Hansei (1) Cartridge (1) Gasket (1) Bolt (1) Hose (2) Filter (2) Seal (2) Nut (2) Hose As (3) Element (3) O-ring (3) Teeth Hansei (3) Hose PC (1) Cartridge (1) Gasket (1) Bolt (1) Hose (2) Element (2) Seal (2) Nut (2) Hose As (3) Filter (3) O-ring (3) Shoe (3) Hose Single Hansei Grouser HHCP (1) Cartridge (1) Seal (1) Bolt (1) Hose (2) Element (2) Gasket (2) Nut (2) Hose (3) Filter (3) O-ring (3) Seal HHCP Assy (3) Hose Assy (1) Cartridge (1) Gasket (1) Bolt (1) Hose (2) Element (2) Seal (2) Nut (2) Hose (3) Filter (3) O-ring (3) Seal HHCP Assy (3) Hose Brake Cooling Sumber: (Dokumen Pribadi, 2018) (1) Ring (2) Piston (3) Packing (1) Ring (2) Piston (3) Bushing (1) Ring (2) Packing (3) Valve Core (1) Ring (2) Packing (3) Bushing (3) Fuse (1) Switch (2) Sensor (3) Breaker (1) Switch (2) Clip (3) Bulb (1) Switch (2) Terminal (3) Wiring harness (1) Switch (2) Wiring harness (3) Cap Filter, engine, undercarriage dan hose termasuk dalam klasifikasi A. Hydraulic, electric, chemcial, dan fuel injection pump termasuk dalam klasifikasi B dan Battery, Cooling, Bearing, Attachment termasuk dalam klasifikasi C. Berdasarkan data hasil konsep class based storage, terlihat kecenderungan pengulangan permintaan dari setiap kelompok spare parts. Data permintaan spare parts ini dapat digunakan oleh vendor di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, sehingga vendor dapat melakukan perencanaan dan memperkirakan spare parts yang harus tersedia berdasarkan konsep class based storage. Dalam hal ini PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda harus saling memberikan informasi mengenai stock barang yang ada di warehouse kepada pihak vendor, sehingga vendor dapat memasok, mengatur inventory di warehouse dan memproyeksikan spare parts yang harus mendapat prioritas yang lebih sehingga menghasilkan efisiensi dalam pemesanan spare parts. Hal inilah yang disebut dengan vendor management inventory dan konsep class based storage merupakan

44 30 konsep yang memberikan data dalam vendor management inventory. Dimana vendor sebagai pihak yang menjamin ketersedian dan kontinuitas spare parts Analisa Layout Warehouse Berdasarkan Metode Vendor Management Inventory Terdapat dua warehouse di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, yaitu Open Storage Area dan Close Storage Area Layout Warehouse Close Storage PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda. Gambar 4.6 menunjukkan kondisi real layout warehouse lantai satu di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda. Gambar 4.6 Layout Warehouse Close Storage (First Floor) Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda) Berdasarkan observasi lapangan, lantai 1 terdapat berbagai macam kelompok spare parts. Barisan didominasi oleh kelompok engine, hydraulic, hose, electric, bearing, fuel injection pump dan juga terdapat kelompok spare parts dari filter, tetapi hanya sedikit jumlah dari spare parts tersebut. Barisan didominasi oleh kelompok spare parts hose, hydraulic, dan cooling. Barisan didominasi oleh injector yang termasuk dalam kelompok spare parts dari

45 31 engine. Rincian spare parts sesuai dengan urutan kode lokasi ditunjukkan dalam Tabel 4.2. Tabel 4.2 List Spare Parts Pada Warehouse Close Storage Lantai Satu Kode Nama Komponen Kode Nama Komponen (L) (R) 101 elbow, rod, *pi* stud, washer, o-ring, 101 valve cotter, ring, relay, element, hexagon screw, snap spacer, oil seal, shim, bearing, o-ring, ring, ball bearing, clamp, spring washer, fitting seal, gasket, wear ring, nut, sensor, q- switch, switch 102 priming pump, lock washer, o-ring, guide, 102 hose, nozzle piston, nut, back up ring, oil seal, clamp, clamp, boot, cable tie, screw, ball bearing, valve, seal ring, limiter, horn, breather, collar, body, thrust washer, roller bearing, o-ring, dust plug, snap ring, connector, seal, shim, rod end, seal, washer. thermostat, moq ball, cover, yoke. 103 thrust washer, q-relay, plate, dust seal, oil 103 seal, spring washer, cushion, seal assy, needle bearing, seal, connector, sealing ring, adjusting, filter, thrust metal assy, needle, lubricator. bearing, nipple, ball bearing, bushing, o- ring, joint, valve, gear,, angular ball bearing, temperature sensor, screw, hose, service kit, gasket kit, mirror. 104 Roll pin, shaft, diode, seal, o-ring, washer, 104 shim, shim assy, sensor, retainer, valve guide, dust seal, packing, elbow, needle bearing, horn q-connector, q-switch, q-lamp, ball joint, switch, lever, overflow valve, knob, rod, gasket, bracket, cap, service kit,, spool, nozzle, spacer, wire-p, handle, switch, piston, plug-p, fan cover, bolt, clamp, pressure relief valve. 105 insert valve exhaust, lamp-p, washer, 105 bushing, gasket, switch-p, shim 0.2mm, cap screw, seal gasket, strap, dust seal, valve assy relief, ring, phbt amk eo standpipe elbow, union, valve core, q-bracket, spring exhaust, cleaner assy, nut. spacer, clip, o-ring, shim, snap ring, valve seat, ring -p, lever, bolt-p, bearing bushing, base, oil seal, seal, switch pressure, v-belt, flexible hose. 106 switch -p, bushing -p, bolt, relay -p, o-ring, tank cover, q-fuse, seal, lever, clamp, vibrator insulator, check valve, thrust washer, main bearing, ball bearing, stay, bearing, plug, greasae nipple, lock nut, packing, shaft seal, pinion, roller, needle roller bearing, sealing ring. 107 priming pump assy, ball bearing, clamp, taper bearing, valve, ring, washer, insert, band, temperature sensor, element assy, 106 wheel stud, q-hose, q-switch, sensor, holder, washer, wiper blade, shim assy, shim, q-gasket, back-up ring, 107 oil seal, shim, bearing, hose, cover, terminal, spacer, clip, q-bushing, washer, switch, nut, crosshead, needle bearing, bolt joint, dust seal, valve spring.

46 32 thermostat, boss, bolt, gasket, bearing, bolt joint, dust seal, valve spring tube, bolt, bulb, needle bearing, bearing, adapter, wire, ring, q-bushing, handle, service kit, o-ring, injection pump, shim, valve assy, lock plate,gear, q-bracket kit, seal, q-rubber hose, service kit buck PC1250, guard, metal assy. bushing, o-ring, bearing set, cushion, needle bearing, cover, bearing, bowl, filter, fitting, connector, hose, seal, shaft, rod end, seal ring, pihexagon screw,washer, seat rubber. 108 q-horn, valve, v-belt, clamp, hose, rubber, coupling, piston pin, buffer ring, elbow, pin, piblind rivet, 109 relief valve, dust seal, repair kit, hose, piston ring assy, spacer, plate, shaft -p, heater, valve assy, diode, front element, joint assy,pin, bolt joint. 110 strainer fuel tank, belt, panel, room lamp, bracket mirror lh, cushion, slide bearing, 110 tube, filler cap, bearing, gear, gauge, cover, dowel pin, flexible hose, rod, packing. controller, relief z priming pump, plate, shim, bushing, wear valve, element, solenoid assy, hose, bulb, clamp, 111 ring, gasket, valve assy. v-ripped belt, o-ring, sealing ring, support, bolt, gasket, wear ring, bearing, stopper, z z piston ring assy, hose, valve kit, metal 111 valve. bolt, buffer, piston, nut, cover, tappet assy, pilot valve, pipe, insert, pin, bracket, shaft seal, magnet assy. z assy, cushion, shim, piston assy. 112 hexagon nut, seal ring, pin, bearing, 112 thrust bearing, shaft, bracket, blade, needle bearing, bushing, service kit, tube, seal, hose bolt, priming pump, q-bulb, gasket, ring, hook, packing, u-packing, q-fuel pump, cushion, piston ring assy, cover, lock pin, metal assy, slack adjuster. z bolt joint, inner race, bolt, q-fuel pipe, q- hose assembly, plate, belt tensioner. 113 thermostat, piston, hose, pispring shackle z bol, sealing ring, shock absorber,seal kit, gasket, impeller, pin assy, pitting, bearing, 113 bolt, coupling, contrast pipe, q-ball joint, metal assy, piston ring assy, o-ring. washer, collar, cover, solenoid z assy, manifold, cable, wire, control panel, middle cone, z screw, plate, cross head tube, check valve, separator assy, cushion, input shaft, oil pump assy, v- bearing buffer. belt. 114 service kit, bushing, wear ring, antenna, hose, tube, valve, guide, bearing, belt, zz lamp assy, main bearing, oil gauge, wiring harness, coolant hose, plunger, fitting, washer, sensor handle assy, kit, cab tilt pump. 115 bushing, fitting, u-bolt, v-clamp, weather strip, hose, pump assy, valve collar, seal z ring, strainer, pin, shaft, bolt, guide, metal assy, nozzle holder, door handle, q-sealing strip, piston assy, bolt. 116 q-brake chamber, rod assy torque, hose, cylinder liner, bearing, a-pillar,piston, air compressor, bushing, waterpump assy, 114 metal assy, seat, inner ring, seal ring, q-hose, mirror assy, belt tensioner, crevic seal, breather pipe, wire rope, fuel pipe, back up ring, main metal assy, release bearing, inner core. zzzz 115 gasket liquid see 09920, sealing fan cover, v-belt, tube, clamp, wiring harness, switch, q-repair kit, mirror side, hose assy air, horn, blade assy, wiper blade. 116 pin assy, univ joint, alternator, rubber cushion, piston assy, carrier, retainer, spider assy, filter oil seal, grease, coolant, pump assy, wear ring, piston kit, brake shoe z z

47 33 link, turbocharger, disc,hose hhcp, kit, exhaust hose. starting motor, coupling assy, pump assy. 117 bracket radiator rh, q-unit, connector, ring gear, frame headlamp, floating seal, hose, cushion, q-control valve, hyd clinder (cab 117 q-bushing kit, retainer, strainer hyd tank, shaft, tool pin, valve assy, mesh, q-bushing kit, gear assy-drive, mirror, pulley, v-belt, accumulator, float seal assy, wiper blade. tilt), seal, wiper blade, vibration motor, gear, master. 118 hose, hose assy, solenoid valve, packing, 118 cylinder, bracket, water pump, guide, q-rubber hose, q- hydraulic pump, solenoid valve, hose lid, damper gas, slack adjuster, rubber buffer, bearing hhcp, wiper motor, housing assy, kit, piston, bearing, plate, cable, extension, lever kit, floating seal, dipstick L=1715mm, pipe set, q-belt tensioner, ac condensor, turbocharger. exhaust pipe, q-damper kit, lamp assy fr, fuel hose, v-belt, pulley. 119 water pump, floating seal, turbocharger, bolt, q-rubber spring, tube, disc, q- 121 injector assy PC400-8, injector exchange PC300-8, injector assy PC200-/8,. housing, repair kit (piston & liner), gasket, q-link rod, floating seal assy, q-dust cover, mirror assy, bolt. 122 injector, injector assy Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2018) Berdasarkan hasil observasi lapangan, lantai 2 didominasi oleh kelompok spare parts filter dan beberapa spare parts dari kelompok electric yang berada dibarisan belakang. Terdapat beberapa rack yang kosong pada lantai 2. Gambar 4.7 menunjukkan layout warehouse close storage lantai kedua. Gambar 4.7 Layout Warehouse Close Storage (Second Floor) Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2012)

48 34 Rincian list spare parts sesuai dengan urutan kode lokasi ditunjukkan dalam Tabel 4.5. Tabel 4.3 List Spare Parts Pada Warehouse Close Storage Lantai Dua Kode Nama Komponen (L) 201 safety catridge, filter assy, filter element,oil filter retarder, cartridge, filter, q-fuel prefilter, separator assy itc 017, strainer, switch, fuel filter, q-camshaft, q-lens, 202 Element assy, air filter outter, filter dessicant, moq-fuel filter, air filter inner, cartridge, element. 203 air filter outter, corrosion resistor, oil filter. Kode Nama Komponen (R) 201 oil filter gearbox, cartridge assy, q-filler cap, element kit, receiver dryer, q-mirror kit, q-exhaust pressure, element with o-ring, q-oil cooler, piwasher kit. 202 filter assy, vent assy, strainer, element assy, lube filter, hydraulic filter, filter assy fuel. 203 filter, cartridge, air filter element, element. 204 element assy, element, fuel filter element (scania), element oil cooler, oil filter 204 gear shift lever c, fuel filter assy, air cleaner assy, air filter outter, head lamp lh, q-brake chamber. repair kit, q-slack adjuster, mirror, filter, elbow, q-starter motor, cartridge. 205 cartridge, element assy, fuel filter, element outter, qn- fuel filter kit, air filter. 205 q-tail lamp cluster lh, element, hyd filter, q-insert, hyd element. 206 q-headlamp, q-wire, cartridge, raccor unit, q-select cable, filter, q-filter kit, 206 q-pipe, q-gear shift lever carrier, q-intermediate pipe, q- brake kit, q-shift cable. element, q-gasket cylinder, 207 q-prefuel filter, gear shift lever c, air cleaner assy, q-cab fresh air filter, q-brake 207 repair kit, element filter, hydraulic filter, q-air cleaner, element pto, element. kit. 208 air filter inner, by pass filter, qn-element kit, cartridge, hydraulic filter, filter, q- 208 q-seat belt, q-cover, q-pressure regulator, q-bracket kit, q-bracket valve, q-valve, q-repair kit. protecting valve. 209 lamp cluster, q-brake chamber, element, fuel filter, cover assy, hose, q-filter 209 shock absorber, q-load sensing valve, q-door lock, gear shift cable, cartridge, q-instrument cluster. cartridge osc+ring, air cleaner, q-fuel pipe, q-cooling coil, q-horn, tube. 210 dash board, hose brake coupling, filter. 210 q-mounting strap, q-brake chamber. 211 fitting. Q-hose assembly, q-charge air hose cold side. Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2018)

49 35 (a) (a) Lantai Satu (b) Lantai Dua Gambar 4.8 Kondisi Real Warehouse Sumber: (Dokumentasi Pribadi, 2018) (b) PT. United Tractors Tbk Cabang Samarinda memiliki close storage warehouse seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.8. Barisan pada rack pada sisi bagian kanan seperti yang ditunjukkan Gambar 4.9 sebagian besar tidak terisi oleh spare parts, hal ini dapat menganggu flexibility dari pergerakan spare parts itu sendiri. Sesuai dengan vendor management inventory, diperlukannya peran dari vendor untuk mengatur barisan rack yang kosong tersebut agar terisi kembali. Sehingga memudahkan dalam pengambilan spare parts dan dapat mengurangi space yang tidak terpakai. Gambar 4.9 Barisan Rack Yang Kosong Pada Warehouse Close Storage Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2018)

50 36 Dalam penempatan spare parts di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda masih terdapat beberapa rack yang kosong, khususnya di warehouse close storage. rack yang kosong tersebut terletak dibagian depan. Mulai dari 105, terlihat ada beberapa spare parts yang dilingkari hijau dan merah seperti yang ditunjukkan dalam Tabel 4.2. Spare parts yang dilingkari warna hijau adalah kelompok spare parts undercarriage dan yang dilingkari warna merah adalah kelompok spare parts engine. Baris 112 dan 115 terdapat spare parts bolt yang termasuk dalam kelompok undercarriage. Dimulai dari baris terdapat beberapa spare parts dari engine dan undercarriage yang penempatannya berada dibagian tengah. Berdasarkan konsep class-based storage, bahwa kelompok spare parts engine dan undercarriage termasuk dalam klasifikasi A. Kelompok spare parts tersebut seharusnya dapat ditempatkan pada barisan Sesuai dengan vendor management inventory, diperlukannya peran dari vendor untuk mengatur barisan rack yang kosong tersebut agar terisi kembali. Seharusnya kelompok spare parts engine dan sebagian dari spare parts undercarriage ditempatkan dilantai 1 bagian depan. Untuk lantai 2 telah menerapkan penataan spare parts berdasarkan konsep class based storage yang mana spare parts filter ditempatkan dibagian depan. Penataan masih secara umum belum menerapkan konsep class based storage, masih ada spare parts yang memiliki permintaan kebutuhan tinggi yang letaknya jauh dari akses pengambilan. VMI merupakan salah satu metode dimana vendor melakukan penataan spare parts di warehouse. Dalam membantu penataan spare parts, vendor dapat menggunakan konsep class based storage yang bertujuan meningkatkan fleksibilitas dalam pengambilan spare parts. Dengan meningkatnya fleksibilitas, maka waktu untuk pengiriman spare parts akan tepat (on time) dan presentase OTIF dapat meningkat.

51 Layout Warehouse Open Storage PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda Gambar 4.10 Layout Warehouse Open Storage (First Floor) Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2018) PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda terdapat berbagai macam spare parts disertai dengan kode lokasi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.10 yang mana menunjukkan layout open storage warehouse lantai satu. Spare parts di open storage warehouse memiliki ukuran yang besar, seperti dari kelompok spare parts attachment, battery, undercarriage dan chemical. (a) (b) (a) Lantai Satu (b) Lantai Dua Gambar 4.11 Kondisi Real Open Storage Warehouse Sumber: (Dokumentasi Pribadi, 2018)

52 38 Pada warehouse open storage terdapat jalur forklift yang bertujuan untuk mengangkut spare parts yang memiliki ukuran yang besar. Gambar 4.11 menunjukkan kondisi real dari warehouse open storage di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda. List spare parts pada warehouse open storage ditunjukkan dalam Tabel 4.4. Tabel 4.4 List Spare Parts Pada Warehouse Open Storage Di Lantai Satu Kode Nama Komponen Kode Nama Komponen 400 kgo 15w40 pail engine oil, scania 15w40 pail engine oil, kgo to30 pail transmission oil, kgo ho46 pail hydraulic oil, kgo eo30 pail engine oil, komatsu litihium grease (16 kg), ud axle oil 85w140 pail (20l), ud engine oil 15w40 pail (20l), ud gearbox oil 80w90 pail (20l), komatsu h/w grease (16kg), bracket, regular pin, q-charge air cooler, q-cross member. 402 tooth, tie rod, pin, end bit, cylinder assy, camshaft, turbocharger rh, hose hhcp, hanger, nut, point ripper d155, point, pump assy no 2 hd785-7, bevel gear, gear, steering valve, turbocharger, bushing, protector long, bracket, muffler, pump assy, anti roll bar, bolt, hose, gear shift unit, q-clutch, q-brake lining kit, battery,sun visor, frame, shaft counter, flap bs. 404 point ripper heavy duty d375, power steering gear, pump assy no 1 hd785-7, water pump, tandem (spring bearing assy), guard, gear assy, steering valve, turbocharger, q-brake shoe kit, cover, mini, tooth single tiger, piston, point, q- propeller shaft, ring, coupling, gear, bushing, spider assy, q-brake lining kit front, cyl liner, bogie, anti roll, noise absorbent, tube, tube bs, hose hhcp, kgo 15w40 bottle engine oil, q-reaction rod, hose. 406 spring leaf, tension pulley, spirng leaf no 6, turbocharger d85ess, q- turbocharger cwe370/gwe370, link, brake drum, pinion d155-2, cutter lh, 401 battery n200 + accu zuur, coolant afnac 18l, battery 12v 180 ah included batt acid, battery n70, battery n100 + accu zuur, battery n120, battery n150, bearing, shoe bolt kit sk200, hub -p,, q-disc wheel, ring, drum. 403 pin, q-drum brake, camshaft, damper inner part, water pump assy, cover, q-air compressor, mount, tube trn, protector, connecting rod, adapter, protector, brake lining set 10inc, hose hhcp, liner, ud coolant (5lt), shaft assy, brake chamber, univ joint, tube, fan ring, exhaust hose, q-wheel arch liner, weather-ws, q-door panel, air intake. 405 hose hhcp, pispring leaf, link, accu zuur 1.5li, shoe bolt kit, trunnion, brake drum, member cross, radiator core, end bit, shaft, liner, bracket, case trans fr, tooth runcing pc200, disc, fan, rod, camshaft, vertical shroud pc1250, turbocharger assy, side cutter, tooth standart pc200, q-tie rod, tube, shroud, baffle, exhaust pipe, pump assy no 3 hd785-7, door glass lh. 407 shoe bolt kit, d155, shoe bolt kit, track roller single PC200, tooth, tooth tiger, q-bumper, adapter corner, sprocket ar pc300, sprocket, tooth single tiger, teeth.

53 39 cutter rh, q-hub, brake lining set 8inc, gear set-drive, repair kit, crossbar, interaxle shaft p520, turbocharger assy, pump assy, control console rh, qn- grille assy-lwr, q-side panel, front grille panel, q-fan condensor. 408 kgo ho46 drum hydraulic oil, carrier roller, kgo 15w40 drum engine oil, kgo to10 drum transmission oil, kgo to idler assy PC200-8mo, idler assy, idler, idler assy d155-6, shoe triple 800mm, ban luar, soe 800mm, carrier roller. drum transmission oil, scania 80w140 drum axle oil, scania 15w40 drum engine oil, ud engine oil 15w40 drum (208l), q-ud gearbpx oil 80w90 drum (208l), ud axle oil 85w140 drum (208l), tooth, cyl bucket-l assy PC1250sp-7, diesel oil sae 15w40 ci4 200 ltr, hyd oil iso vg 46 2, track roller as, idler assy. 410 track roller as, track roller, carrier roller, track roller assy sf, cutting edge, tire assy bs (radial l317), track roller df, travel motor pc link assy 90l skidding, track link assy, final drive, link assy, link assy 82l, link assy rcn, track link, off road tire radialtg85, sportrak tyre assy, tube bs, link assembled. 412 Track Shoe Assy 610 mm. Floor cutting edge heavy duty gd825 cutting edge, heavy duty gd705, band, radiator core, cutting edge standart gd705, bucket assy pc , swing pump pc1250-8, windscreen frame sea, recoil spring, fuel tank, telescope assy (357x31x36) cm, cover-p, seat assy, radiator assy d85ess-2, cutting edge standart gd511 (curve), oil cooler assy, shank ripper long d155, radiator assy, bracket, wiring harness, after cooler as, shank ripper d375 heavy duty. KACA0101- glass, windscreen, q-windshield alt. Area Pispring, Pispring Leaf, Spring Leaf No 07, Spring, Leaf 0501 Spring No 05, Pispring Leaf, Rear Spring Assy 8, Bushing, PI- Q-Spring Assy 4Leaf, PI-Q-Spring No2/4Leaf (Assy ), PI-Q-Spring No 3/4Leaf (Assy ), PI-Q-Spring No 4/4Leaf (Assy ), Spring Kit. Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2018) Berdasarkan hasil observasi lapangan, lantai dua pada warehouse open storage hanya terdapat satu kelompok spare parts yaitu filter. Gambar 4.12 menunjukkan layout lantai dua di warehouse open storage.

54 40 Gambar 4.12 Layout Warehouse Open Storage (Second Floor) Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2018) Spare parts filter yang baru masuk, disimpan pada lantai dua. Rincian list spare parts pada lantai dua seperti ditunjukkan dalam Tabel 4.7. Tabel 4.7 List Spare Parts Pada Warehouse Open Storage Di Lantai Dua Kode Nama Komponen Kode Nama Komponen 601 Air Cleaner Assy 603 Cartridge 604 Cartridge, Air Cleaner Outter, Element Assy, Filter. 701 Element, q-air filter outter, oil filter gearbox, cartridge. 702 Air Cleaner Assy (Tambahan Sticker), Cartridge, Element, Cartridge Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2018) Untuk penataan spare parts di warehouse open storage, barisan 407,408 dan 410 merupakan kelompok spare parts undercarriage dan memiliki ukuran spare parts yang besar. Spare parts undercarriage memiliki kebutuhan permintaan yang tinggi dan termasuk dalam klasifikasi A. Berdasarkan konsep class based storage, kelompok spare parts yang termasuk dalam klasifikasi A, ditempatkan dibagian depan mendekati pintu keluar dari warehouse, sehingga dapat meningkatkan fleksibilitas pengambilan spare parts.

55 Penentuan Safety Stock dan Reorder Point Selain sebagai pengatur tata letak dari penempatan spare parts di warehouse dan menetukan spare parts yang memiliki prioritas yang lebih, vendor juga harus dapat melakukan perhitungan mengenai persediaan spare parts stock agar dapat memenuhi setiap permintaan dari customer. Salah satu yang harus dilakukan oleh vendor adalah menghitung safety stock & reorder point dari beberapa spare parts khususnya parts yang memiliki permintaan yang tinggi. Safety stock diperlukan untuk mengantisipasi apabila waktu tenggang (lead time) dari pembelian ternyata lebih lama dari jangka waktu yang ditentukan. Dalam penelitian ini mengambil satu contoh kelompok spare parts yang memiliki permintaan yang tinggi, yaitu cartridge. Dari data permintaan cartridge dari bulan Januari 2017 sampai dengan Desember 2017, berdasarkan pengolahan data pada Lampiran 3 dapat berdasarkan Lampiran 3 bahwa lead time atau waktu tunggu konstan selama 1/2 bulan. Sebelum menghitung safety stock, kita perlu menentukan permintaan rata-rata dengan menggunakan Persamaan (2.1). D = D n Untuk mencari permintaan rata-rata dapat dilakukan mengurutkan permintaan spare parts cartridge dalam satu tahun terakhir. Seperti ditunjukkan dalam Tabel 4.3. Tabel 4.3 Permintaan Spare Parts Cartridge Tahun 2017 Bulan Aktual Permintaan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September

56 42 Oktober November Desember Sumber: (PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda, 2017) D = 12 = = 1158 Sehingga didapatkan rata-rata permintaan spare parts cartridge adalah 1158 pcs. Jika telah ditetapkan bahwa lead time yang terjadi adalah 1/2 bulan Dan Z (Service Level) = 1,65 maka langkah selanjutnya mencari permintaan selama lead time dengan menggunakan Persamaan (2.2). (D D ) 2 σdduring LT = x LT n σdduring LT = ( )2 + ( ) 2 + ( ) 2 + ( ) 2 12 = ( )2 + ( ) 2 + ( ) 2 + ( ) 2 12 = ( )2 + ( ) 2 + ( ) 2 + ( ) 2 12 = 127 1/2 Setelah didapatkan hasil dari Persamaan (2.2), selanjutnya untuk mengetahui safety stock dapat menggunakan Persamaan (2.3). SS = Z. Dduring LT SS = 1.65 x 127 SS = 210 Berdasarkan perhitungan safety stock dengan menggunakan Persamaan (2.3) didapatkan safety stock dari spare parts cartridge berjumlah 210 pcs. Untuk menentukan ROP (Reorder Point) dari spare parts cartridge dapat diketahui dengan menggunakan Persamaan 2.3. ROP = DL + SS

57 43 ROP = DL + SS ROP = (1158 x 1 2 ) ROP = 789 Dapat diketahui bahwa reorder point sebesar 789 pcs. Dengan diketahui hasil tersebut, vendor dapat mempersiapkan spare parts stock untuk selalu memenuhi kebutuhan pada warehouse PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda sehingga dapat terhindar dari yang namanya stock out. Berdasarkan hasil wawancara, pihak Harmoni bertanggung jawab atas penanganan spare parts dari barang masuk sampai barang keluar. Dalam hal order spare parts masih dilakukan oleh PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda. Terlepas dari bentuk kerja sama, dalam hal ini dengan PT Komatsu yang tidak ketahui keterangan hubungannya. Sebagai masukan akan lebih mengurangi beban kerja dalam hal pengadaan spare parts, sehingga dapat dikatakan konsep vendor management inventory sangat layak untuk diterapkan secara maksimal.

58 BAB V KESIMPULAN 5.1. Kesimpulan Dalam suatu perusahaan yang memiliki permintaan akan barang yang berfluktuasi yang berbeda-beda, diperlukannya suatu pengelolaan yang dimana bertujuan untuk mengatur setiap barang yang akan dipasarkan sampai ke customer. Berdasarkan analisa yang dilakukan penulis, dapat disimpulkan bahwa: 1. Kelompok klasifikasi spare parts di PT United Tractors dari tahun 2013 sampai dengan 2017 memiliki 3 kelompok klasifikasi yaitu: a. Klasifikasi A yang terdiri dari kelompok Filter, Engine, Undercarriage dan Hose. b. Klasifikasi B yang terdiri dari kelompok Hydraulic, Fuel Injection Pump, Electric, dan Chemical. c. Klasifikasi C yang terdiri dari Battery, Cooling, Bearing, dan Attachment. 2. Berdasarkan metode VMI, penataan spare parts harus berdasarkan sesuai dengan urutan klasifikasi pengambilan spare parts. Klasifikasi A ditempatkan didekat pintu, untuk klasifikasi B ditempatkan dibagian tengah dan klasifikasi C ditempatkan dibagian belakang, sehingga dapat meningkatkan fleksibilitas pengambilan spare parts. 3. Safety stock pada cartridge di PT United Tractors Tbk Cabang Samarinda pada tahun 2017 sebesar 210 pcs dan reorder point dari spare parts cartridge adalah sebesar 789 pcs Saran Saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Peneliti memberikan masukan untuk menggunakan metode VMI yang mana dalam hal pengadaan spare parts, dilakukan oleh pihak vendor sehingga beban kerja dari pihak UT menjadi berkurang dan pihak UT dapat mengerjakan pekerjaan yang lainnya. 2. Untuk penataan spare parts dapat menggunakan konsep class based storage yang dapat meningkatkan fleksibilitas dalam pengambilan barang. 44

59 DAFTAR PUSTAKA Ballou, Ronald H. (2004). Business Logistic/Supply Chain Management: Planning, Organizing, and Controlling The Supply Chain (5 th ed). New Jersey: Prentice- Hall. Hompel, Michael Ten. (2005). Warehouse Management: Automation and Organization of Warehouse and Order Picking Systems. German: LE-TEX Jelonek, Schmidt & VöcklerGbR. Hudori, M, (2016). Implementasi penempatan dan penyusunan barang di gudang finished goods menggunakan metode class based storage. Bekasi: Politeknik Kelapa Sawit Citra Widya Edukasi. Kumar, Phani. (2003). VMI In Retail Industry. India: Tata Consultancy Service. Levi, D. Simchi. (2000). Designing and Managing The Supply Chain: Concepts, Strategies, and Case Studies (1 st edition). New york: McGraw-Hill. Manzini, Ricardo. (2012). Warehousing in th Global Supply Chain. Bologna: University of Bologna. Meilani, Ahmad. (2013). Pengendalian Persediaan Spare Parts dan Pengembangan Dengan Konsep (Analisis ABC) Pada Auto 2000 Cabang Sutoyo Malang. Miranda. (2001). Manajemen Logistik & Supply Chain Management. Jakarta: Harvarindo Oktarina, Rienna. (2005). Manajemen Pergudangan Program Semi-Que V: Program Peningkatan Kualitas Proses dan Hasil Pendidikan Tingkat Sarjana/Diploma. Bandung: Universitas Widyatama. Pol, Gajendra. (2012). Framework to Implementation for Vendor Managed Inventory. International Journal of Engineering Research and Development Vol 3 No Hlmn 46. PT United Tractors Tbk. (2012). Warehouse and Distribution. Samarinda: PT United Tractors Tbk. Rangkuti, Freddy. (2004). Manajemen Persediaan: Aplikasi di Bidang Bisnis, Cetakan Kedua. Jakarta: PT Raja Grafindo Sitompul, Charles. (2012). Penelitian: Pengembangan Model Persediaan Yang di Kelola Pemasok (VMI). Bandung: Universitas Katolik Parahyangan. Warman, John. (1988). Manajemen Pergudangan. Jakarta: Sinar Harapan. Yosefa. (2015). Perancangan Model VMI (Vendor Managed Inventory) Dengan Satu Pemasok dan Banyak Vendor yang Meminimalisir Ongkos Total Rantai Pasok. Bandung: Universitas Katolik Parahyangan. 45

60 LAMPIRAN 1 No Kelompok Spare Parts Jumlah Barang (Tahun 2017) 1 ATT 50 2 BAT BRG CMC COL ELC ENG FIL FIP HOS HYD UC No Kelompok Spare Parts Jumlah Barang (Tahun 2016) 1 ATT 16 2 BAT BRG CMC COL ELC FIL FIP HOS HYD UC ENG 27832

61 No Kelompok spare parts Jumlah Barang (2015) 1 ATT 35 2 BAT BRG CMC COL ELC ENG FIL FIP HOS HYD UC 9546 No Kelompok spare parts Jumlah Barang (2014) 1 ATT 26 2 BRG COL CMC BAT FIP ELC HYD HOS UC ENG FIL 42505

62 No Kelompok Spare Parts Jumlah Barang (2013) 1 ATT 27 2 BRG COL BAT FIP CMC ELC HOS HYD UC ENG FIL 56201