BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang Peranan perpustakaan dewasa ini sangat penting mengingat semakin

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Peranan perpustakaan dewasa ini sangat penting mengingat semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dalam era globalisasi. Dalam pendidikan, perpustakaan merupakan salah satu unsur penting untuk mendukung proses belajar mengajar. Keberadaan perpustakaan di suatu perguruan tinggi diharapkan dapat membantu mahasiswa dan dosen dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan, untuk meningkatkan ilmu pengetahuan mahasiswa dan dosen, serta dapat mendukung terlaksananya program Tridarma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Saat ini informasi berkembangbiak dengan sangat cepat. Perkembangbiakan informasi ini didukung oleh perkembangan yang pesat di bidang teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Aplikasi TIK memunculkan sistem akses dan temu-kembali terhadap informasi menjadi semakin cepat. Transfer informasi dari sumber (lokasi) ke pengguna (end user) menjadi cepat. Situasi ini menjadikan akses dokumen elektronik semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan pengguna akan informasi. Salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang mengelola dokumen elektronik adalah Perpustakaan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer, Teknologi Informasi dan Edukasi (STMIK TIME). 1

2 Perpustakaan STMIK TIME tidak luput dari keharusan untuk melengkapi koleksinya dengan karya ilmiah. Hal ini erat hubungannya dengan fungsi Perpustakaan STMIK TIME sebagai pusat deposit terbitan STMIK TIME baik berbentuk tercetak maupun elektronik. Koleksi Deposit Perpustakaan STMIK TIME adalah karya ilmiah berupa skripsi, yang dihasilkan mahasiswa. Dalam perkembangannya dari tahun ke tahun, STMIK TIME semakin banyak menghasilkan lulusan Strata (S-1) yang berkualitas dan berdaya guna bagi masyarakat sekitar. Untuk menyelesaikan program S-1, seorang mahasiswa harus dapat menyelesaikan sebuah skripsi. Biasanya setiap mahasiswa STMIK TIME yang telah menyelesaikan studinya maka akan menyerahkan skripsi tersebut ke perpustakaan sebagai salah satu syarat wisuda. Koleksi skripsi pada Perpustakaan STMIK TIME ada dalam dua bentuk yaitu tercetak dan elektronik. Melalui observasi awal, jumlah koleksi skripsi Perpustakaan STMIK TIME sejak tahun sebanyak judul tercetak dan 360 judul dalam bentuk dokumen elektronik. Skripsi-skripsi tercetak tersebut akan terus bertambah setiap tahunnya dan jumlah skripsi potensial Perpustakaan STMIK TIME setiap tahunnya mencapai 100 eksemplar/tahun. Sementara pustakawan Perpustakaan STMIK TIME mengakui bahwa tempat dan rak untuk skripsi tercetak terbatas sehingga yang diolah dan dipajang hanya terbitan 3 (tiga) tahun terakhir. Koleksi skripsi ini sifatnya adalah un-published sehingga pemanfaatannya terbatas karena tidak dapat dipinjam keluar gedung perpustakaan dan jumlah yang dimiliki oleh perpustakaan adalah satu eksemplar per judul. Pengadaan dokumen elektronik dengan digitalisasi atau mengeluarkan kebijakan 2

3 melalui SK Rektor adalah salah satu solusi untuk meminimalkan masalah tersebut baik dalam hal pengolahan maupun pemanfaatan. Saat ini jenis dokumen elektronik yang dihasilkan Perpustakaan STMIK TIME hanya koleksi skripsi, hal itu dikarenakan STMIK TIME tergolong jenis sekolah tinggi yang hanya menghasilkan lulusan S-1. Pihak STMIK TIME terutama mahasiswa mengenalnya dengan istilah e-skripsi (skripsi elektronik). Berdasarkan observasi yang penulis lakukan melalui internet ada beberapa perpustakaan yang juga menggunakan istilah e-skripsi, yaitu: 1) FKIP UNIVERSITAS JAMBI < 2) FT UNIVERSITAS MALIK SHALEH < Namun penggunaan istilah e-skripsi saat ini belum meluas seperti istilah e- book dan e-journal. Sedangkan pengertian dari istilah e-skripsi yang dimaksud mahasiswa/i STMIK TIME yaitu file elektronik skripsi yang dapat diunduh melalui Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME. Dalam dunia perpustakaan istilah tersebut dikenal dengan istilah dokumen elektronik. Menurut Pangaribuan (2008) dalam Pelatihan Perpustakaan KOPERTIS Wilayah I menyebutkan bahwa salah satu jenis dokumen elektronik selain e-book dan e-journal adalah: Dokumen elektronik yang dibuat sendiri oleh perpustakaan (digitalisasi). Saat ini banyak perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia mendigitalisasi (alih media) dokumen cetak menjadi dokumen elektronik, khususnya dokumen berupa karya ilmiah (skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, tulisan ilmiah dan sebagainya) yang belum dipublikasi (un-published) dengan cara men-scan (menggunakan scanner). Ada juga yang melakukannya dengan mengeluarkan kebijakan melalui SK Rektor agar setiap penyerahan dokumen berupa karya ilmiah ke Perpustakaan harus menyertakan file elektroniknya. 3

4 Perpustakaan STMIK TIME memiliki koleksi dokumen elektronik yang masih sedikit jumlahnya dan dokumen elektronik tersebut seluruhnya bersumber dari format elektronik skripsi yang dikemas dalam bentuk media compact disk (CD) yang diserahkan mahasiswa saat menyerahkan skripsi tercetak dengan melampirkan dokumen elektroniknya sesuai dengan kebijakan yang telah dikeluarkan melalui SK Pembantu Ketua (PUKET-1) Bidang Akademik no. no.1025/sk/p1/vi/2013. Berdasarkan observasi terdapat dokumen skripsi tercetak (per tanggal 09 November 2014). Namun, dokumen elektronik skripsi yang telah dipublikasikan pada Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME keseluruhannya masih terdiri dari 360 item. Jika di persentasikan hanya 26% item yang dipublikasikan ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME dari jumlah keseluruhan dokumen skripsi tercetak. Perbedaan jumlah tersebut dikarenakan belum adanya skripsi hasil digitalisasi (scanning) dan Sumber Daya Manusia (SDM) yang menangani pengolahan dokumen elektronik tersebut hanya berjumlah 3 (tiga) orang. Oleh karena itu, dokumen-dokumen lambat untuk dipublikasikan ke Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME. Pustakawan Perpustakaan STMIK TIME mengakui bahwa jika dibandingkan dengan dokumen elektronik, pencarian manual pada dokumen tercetak akan sulit dan memakan waktu lama. Dalam hal pengelolaan juga akan membutuhkan tempat yang lebih luas. Mahasiswa STMIK TIME khususnya mahasiswa yang sedang mengerjakan tugas akhir mengakui bahwa koleksi skripsi sangat diperlukan karena dapat dijadikan sebagai pengembangan penelitian skripsi 4

5 yang seringkali dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya. Jika dibandingkan dengan dokumen tercetak, dokumen elektronik dapat digunakan oleh banyak pengguna dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan dengan akses jarak jauh tanpa harus datang langsung ke perpustakaan. Sejak tahun 2013, Perpustakaan STMIK TIME dalam kegiatan pengolahan sudah menggunakan komputer dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi Senayan Library Management Systems (SliMS 5.0 meranti). Sehingga proses pengolahan dapat dilakukan dengan cepat. Pengolahan skripsi tidak jauh berbeda dengan pengolahan buku (monograf). Setelah skripsi diterima langsung diberikan stempel/cap milik perpustakaan kemudian diinventarisasi, yaitu diberikan stempel inventaris, nomor inventaris, nomor barcode, memasukkan nomor barcode ke komputer, setelah itu diklasifikasi dan dikatalog kemudian disimpan dan ditempatkan di rak khusus koleksi skripsi. Perbedaannya terletak pada proses input data ke dalam sistem, tidak semua informasi di buku ada pada skripsi. Contohnya ketika meng-input skripsi tidak perlu mencantumkan edisi dan ISBN seperti halnya meng-input buku. Kelebihan pengolahan skripsi adalah adanya cantuman abstrak yang bisa dilihat pengguna ketika menelusur melalui sistem OPAC Perpustakaan STMIK TIME. Kemudian pengguna juga dapat mengunduh file dokumen elektronik skripsi yang dilampirkan. Hal ini dikarenakan pengolahan dokumen elektronik skripsi tidak terlepas dari Sistem Perpustakaan Online yang digunakan. SliMS 5.0 Meranti mendukung pengolahan dokumen elektronik dengan menyediakan fasilitas Attachment File yang dapat diisi dengan file yang berkaitan dengan 5

6 koleksi. Tujuannya adalah untuk mempermudah kinerja pengolahan skripsi dan hanya sebatas untuk kebutuhan internal yaitu pihak pustakawan STMIK TIME. Sistem Perpustakaan Online STMIK TIME dapat diakses melalui: 1. jaringan intranet (LAN) dengan alamat 2. jaringan internet dengan alamat Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk menganalisis bagaimana pengolahan dokumen elektronik Perpustakaan STMIK TIME oleh pustakawan Perpustakaan STMIK TIME. Oleh karena itu, penulis menetapkan judul penelitian ini adalah analisis pengolahan skripsi elektronik (e-skripsi) sebagai salah satu bentuk dokumen elektronik dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi senayan pada perpustakaan STMIK TIME Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah, maka penulis menetapkan perumusan masalah dalam penelitian ini adalah proses pengolahan skripsi elektronik (eskripsi) sebagai salah satu bentuk dokumen elektronik dengan menggunakan perangkat lunak aplikasi senayan pada Perpustakaan STMIK TIME Tujuan Penelitian Sesuai dengan latar belakang yang dikemukakan di atas tujuan penulisan penelitian ini adalah: untuk mengetahui pengolahan dokumen elektronik yang dilaksanakan pada Perpustakaan STMIK TIME. 6

7 1.4. Manfaat Penelitian Berdasarkan tujuan penelitian maka manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Perpustakaan STMIK TIME Medan, yaitu sebagai bahan masukan untuk meningkatkan pengolahan dokumen elektronik. 2. Peneliti lain, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan rujukan bagi penelitian selanjutnya dengan topik yang berhubungan. 3. Penulis, untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis tentang pengolahan dokumen elektronik Ruang Lingkup Penelitian Dalam penulisan ini, penulis membatasi ruang lingkup penelitian pada pola pengolahan dan prosedur pengolahan dokumen elektronik. Dokumen elektronik adalah berupa skripsi dalam bentuk elektronik yang dimiliki Perpustakaan STMIK TIME. 7