Guide untuk PMB Back untuk Universitas Merdeka Malang

Transkripsi

2 Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved. Informasi yang terdapat pada dokumen ini adalah rahasia dan diatur oleh legalitas antara PT Sentra Vidya Utama dan Universitas Merdeka Malang dan tidak diperkenankan secara keseluruhan atau sebagian diberikan atau disalin kepada pihak lain tanpa kesepakatan atau izin tertulis. Dicetak dan diterbitkan oleh PT Sentra Vidya Utama untuk penggunaan kalangan terbatas. Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman ii

3 Daftar Isi Daftar Isi... iii Daftar Gambar... v Daftar Tabel... vi 1 Pendahuluan Bagaimana Cara Masuk Kedalam Sistem? Tombol Apa Sajakah Yang Terdapat Pada Sistem? Data Referensi Apa Sajakah Yang Terdapat Pada Sistem? Proses Awal Penerimaan Mahasiswa Baru Alur Awal Pendaftaran PMB Bagaimana Cara Menambah Periode PMB? Bagaimana Cara Menambah Jalur PMB? Bagaimana Cara Menambah Gelombang PMB? Bagaimana Cara Menambah Data Seleksi? Bagaimana Cara Setting Seleksi Per Jalur PMB? Bagaimana Cara Setting Seleksi Prodi PMB? Bagaimana Cara Mengatur Jalur PMB? Bagaimana Cara Mengatur Pagu Per Jurusan? Bagaimana Cara Mengatur Lokasi Ruang Ujian? Proses Pendaftaran (Back - PMB) Alur Pendaftaran Bagaimana Cara Mengelola Data Pendaftar PMB? Proses Seleksi Kelengkapan PMB Alur Seleksi 7.2 Bagaimana Cara Menambahkan Data Syarat Seleksi? Bagaimana Cara Melakukan Pengecekan Syarat Kelengkapan Pendaftar? Proses Seleksi Ujian dan Kelulusan Alur Seleksi Ujian Bagaimana Cara Mengatur Nilai Ujian? Bagaimana Cara Mengatur Hasil Ujian? Bagaimana Cara Mengatur Kelulusan Pendaftar? Bagaimana Cara Mengatur Kelulusan D3 Bahasa Inggris? Proses registrasi ulang Alur Registrasi Ulang Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman iii

4 9.2 Bagaimana Cara Menambahkan Syarat Registrasi Ulang? Bagaimana Cara Melakukan Registrasi Ulang? Bagaimana Cara Melakukan Generate NIM? Proses Mengelola Menu Alat Bagaimana Cara melakukan Import Pendaftar? Bagaimana Cara melakukan Subsidi Pendaftar? Proses Cetak Laporan PMB Bagaimana cara melakukan cetak laporan PMB? Bagaimana Cara Keluar dari Sistem Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman iv

5 Daftar Gambar Gambar 2.1 Halaman Login Website... 7 Gambar 2.2 Halaman modul... 8 Gambar 2.3 Halaman Home... 8 Gambar 5.1 Alur Awal Pendaftaran PMB Gambar 5.2 Tampilan Daftar Periode PMB Gambar 5.3 Tampilan Daftar Jalur PMB Gambar 5.4 Tampilan Daftar Gelombang Gambar 5.5 Tampilan Daftar Nama Seleksi PMB Gambar 5.6 Proses Setting Seleksi Per Jalur Gambar 5.7 Proses Pengaturan Seleksi Prodi Gambar 5.8 Tampilan Daftar Pengaturan Jalur Penerimaan Gambar 5.9 Tampilan Pengisian Setting Jalur Penerimaan PMB Gambar 5.10 Tampilan Daftar Pagu Jurusan Gambar 5.11 Tampilan Daftar Ruang Ujian Gambar 6.1 Alur Pendaftaran Gambar 6.2 Tampilan Daftar Pendaftar Gambar 7.1 Alur Syarat Kelengkapan Seleksi Gambar 7.2 Tampilan Daftar Syarat Seleksi Gambar 7.3 Tampilan Proses Cek Kelengkapan Syarat Seleksi Gambar 8.1 Alur Proses Seleksi Ujian & Kelulusan Gambar 8.2 Tampilan Daftar Materi Gambar 8.3 Tampilan Hasil Seleksi Gambar 8.4 Tampilan Proses Kelulusan Final Gambar 8.5 Tampilan Kelulusan D3 Bahasa Inggris Gambar 9.1 Alur Registrasi Ulang Gambar 9.2 Tampilan Daftar Syarat Seleksi Gambar 9.3 Tampilan Proses Cek Kelengkapan Syarat Seleksi Gambar 9.4 Tampilan Proses Pengecekan Registrasi Ulang Gambar 9.5 Tampilan Proses Generate NIM Massal Gambar 10.1 Tampilan Import Data Pendaftar Gambar 10.2 Tampilan Template Import Pendaftar Gambar 10.3 Tampilan Hasil Import Pendaftar (Upload) Gambar 10.4 Tampilan Subsidi Pendaftar Gambar 10.5 Tampilan Proses Pemberian Subsidi Gambar 10.6 Tampilan Hasil Pemberian Subsidi Gambar 11.1 Tampilan Halaman Filter Laporan Gambar 11.2 Tampilan Hasil Cetak Laporan Gambar 12.1 Tampilan Proses Keluar dari Sistem Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman v

7 1 Pendahuluan SIM Penerimaan Mahasiswa baru secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan Perguruan Tinggi yang menginginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas layanan, daya saing serta kualitas SDM yang dihasilkannya. SIM Penerimaan Mahasiswa Baru dibangun menggunakan sistem bertingkat sesuai dengan tugas dan tanggung-jawab masing-masing bagian dalam perguruan tinggi. Pada SIM Penerimaan Mahasiswa baru dibuat menjadi dua model system yaitu SIM PMB khusus untuk pihak petugas PMB dan SIM PMB pendaftaran online untuk pihak pendaftar, pada bagian ini kami jelaskan alur proses SIM PMB dengan user petugas PMB kelas reguler. 2 Bagaimana Cara Masuk Kedalam Sistem? Gambar 2.1 Halaman Login Website 1. Ketikkan alamat website: 2. Kemudian masukkan Username dan Password dengan benar, maka user akan masuk ke halaman modul seperti berikut : Copyright 2013 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 7

8 Gambar 2.2 Halaman modul 3. Pada halaman modul pilih modul kemudian klik user Administrator Yayasan Perguruan Tinggi Merdeka Malang, maka akan masuk pada halaman utama sistem penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) seperti berikut : Gambar 2.3 Halaman Home 3 Tombol Apa Sajakah Yang Terdapat Pada Sistem? Tabel 3.1 Daftar Tombol Dalam Sistem No. Tombol Nama Fungsi 1. Move_First Untuk melihat daftar data pertama. 2. Move_Previous Untuk melihat daftar data sebelumnya. Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 8

9 3. Move_Next Untuk melihat daftar data berikutnya. 4. Move_Last Untuk melihat daftar data terakhir. 5. atau Tambah 6. Cari 7. Reset 8. atau Simpan 9. Batal Untuk menambah data baru. Untuk menampilkan data yang dicari sesuai yang diinginkan. Untuk me-refresh filter yang dilakukan pada data. Untuk Menyimpan data baru atau data yang telah di update. Untuk Menghapus isian sebelum disimpan. 10. Daftar Untuk kembali ke tampilan daftar 11. Ubah Untuk merubah/mengedit data 12. Cetak Untuk mencetak kartu ujian dan formulir pendaftaran 13. Detail Data Untuk menampilkan detail data 14. atau Hapus Data 15. Tampilkan Laporan 16. Generate NIM 17. Upload 18. Ganti 19. Home 20. User Guide Untuk menghapus data. Untuk menampilkan cetak laporan Untuk melakukan generate NIM pendaftar yang lulus Untuk Melakukan upload file syarat daftar ulang Jika ingin mengganti role/ user dimana nantinya tampilan disesuaikan dengan akses role yang pilih Untuk kembali ke halaman utama/ home Untuk menampilkan user guide/ petunjuk penggunaan sistem Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 9

10 21. Menu SIM Untuk kembali ke halaman modul 22. Log Out Untuk keluar dari sitem 4 Data Referensi Apa Sajakah Yang Terdapat Pada Sistem? Data referensi ini berfungsi untuk menyimpan data-data acuan standart yang akan digunakan di dalam sistem. Yang dapat mengelola data referensi hanya yang bertindak sebagai petugas PMB kelas reguler. Tabel 4.1 Daftar Data Referensi Dalam Sistem No. Data Referensi Menu Fungsi 1. Jenis SMU Referensi PMB Biodata Asal Perguruan Tinggi 2. Asal SMU Referensi PMB Jalur Penerimaan Periode Untuk menambahkan unit/ prodi baru Untuk menambahkan data periode PMB baru 3. Asal Perguruan Tinggi Referensi PMB Jalur Penerimaan Jalur PMB Untuk menambahkan data jalur PMB baru 4. Asal Ponpes Referensi PMB Jalur Penerimaan Gelombang PMB Untuk menambahkan data gelombang baru, serta mengatur jadwal PMB (jadwal pendaftaran, ujian, pengumuman, dan registrasi) 5 Pekerjaan Orang Tua 6 Nilai Minimal Toefl 7 Syarat Registrasi Ulang Referensi PMB Jalur Penerimaan Pagu PMB Referensi PMB Syarat Kelengkapan Syarat Seleksi Referensi PMB Syarat Kelengkapan Syarat Registrasi Ulang Untuk mengelola data pagu/ kapasitas pendaftar per jurusan Untuk mengelola data syarat kelengkapan dokumen setelah ujian Untuk mengelola data syarat kelengkapan dokumen registrasi ulang Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 10

11 8 Atur Nilai Minimal 9 Pengaturan KTM Sementara Referensi PMB Atur Nilai Minimal Referensi PMB Pengaturan KTM Sementara Untuk mengatur nilai minimal pada setiap periode Untuk menginformasikan tentang pembuatan KTM 5 Proses Awal Penerimaan Mahasiswa Baru 5.1 Alur Awal Pendaftaran PMB 1. Input periode, jalur, gelombang 2. Input data nama seleksi, setting seleksi per jalur & setting seleksi per prodi 3. Atur jadwal PMB Pendaftaran PMB 5. Atur lokasi ruang ujian PMB 4. Atur pagu jurusan PMB Keterangan: 1. Input periode, jalur dan gelombang Gambar 5.1 Alur Awal Pendaftaran PMB Masukkan data periode, jalur dan gelombang yang akan dipakai dalam proses pendaftaran PMB Universitas Merdeka Malang. 2. Input nama seleksi, setting seleksi per jalur dan setting seleksi per prodi Masukkan nama seleksi yang nantinya dipakai dalam proses seleksi PMB, kemudian setting penggunaan seleksi tersebut pada jalur dan prodi/ jurusan (dipakai atau tidak). 3. Atur jadwal PMB - Tentukan jadwal pendaftaran awal akhir, ujian, pengumuman dan registrasi awal akhir pada masing- masing jalur dan gelombang PMB. - Pengaturan keaktifan jalur PMB serta pengaturan berbayar/ tidak jalur tersebut. 4. Atur pagu jurusan PMB Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 11

12 Tentukan pagu/ kapasitas pendaftar setiap jurusan berdasarkan periode, jalur dan gelombang. 5. Atur lokasi ruang ujian Lakukan pengaturan lokasi ruang ujian PMB dan tentukan kapasitas peserta ujian dalam satu ruangan. 6. Setelan proses diatas dilakukan semua, baru kemudian proses Pendaftaran PMB Bisa Dilaksanakan. 5.2 Bagaimana Cara Menambah Periode PMB? Langkah-langkah : 1. Pilih menu Referensi Jalur Penerimaan Periode Penerimaan. Gambar 5.2 Tampilan Daftar Periode PMB 2. Masukkan data periode pada kolom yang ada, kemudian klik icon. 3. Untuk edit data klik icon, sedangkan hapus data klik icon. 5.3 Bagaimana Cara Menambah Jalur PMB? Langkah-langkah : 1. Pilih menu Referensi Jalur Penerimaan Jalur Gambar 5.3 Tampilan Daftar Jalur PMB 2. Masukkan data jalur pada kolom yang ada, kemudian klik icon. 3. Untuk edit data klik icon, sedangkan hapus data klik icon. Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 12

13 5.4 Bagaimana Cara Menambah Gelombang PMB? Langkah-langkah : 1. Pilih menu Referensi Jalur Penerimaan Gelombang Gambar 5.4 Tampilan Daftar Gelombang 2. Masukkan data gelombang pada kolom yang ada, kemudian klik icon. 3. Untuk edit data klik icon, sedangkan hapus data klik icon. 5.5 Bagaimana Cara Menambah Data Seleksi? Langkah-langkah : 1. Pilih menu Referensi Jalur Penerimaan Seleksi Gambar 5.5 Tampilan Daftar Nama Seleksi PMB 2. Masukkan data nama seleksi pada kolom yang ada, kemudian klik icon. 3. Untuk edit data klik icon, sedangkan hapus data klik icon. 5.6 Bagaimana Cara Setting Seleksi Per Jalur PMB? Langkah-langkah : 1. Pilih menu Referensi Jalur Penerimaan Setting Seleksi Per Jalur Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 13

14 Gambar 5.6 Proses Setting Seleksi Per Jalur 2. Untuk menyeting seleksi per jalur, pilih jalur terlebih dahulu. Lalu cek list pada pilihan sesuai kebutuhan dan [Simpan]. Catatan - Digunakan? Untuk menampilkan nama seleksi pada menu ujian seleksi - Ada nilai? Untuk menginputkan nilai angka pada menu ujian- seleksi - Raport? Untuk menginputkan nilai raport pada menu ujian- seleksi - Tes? Untuk menginputkan nilai materi ujian pada menu ujian- seleksi 5.7 Bagaimana Cara Setting Seleksi Prodi PMB? Langkah-langkah : 1. Pilih menu Referensi Jalur Penerimaan Setting Prodi Jalur Penerimaan Gambar 5.7 Proses Pengaturan Seleksi Prodi Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 14

15 2. Untuk menambah jalur prodi klik icon 3. Tentukan program Studi dan Jalur Penerimaan kemudian [Simpan]. 4. Untuk mengedit prodi jalur penerimaan, klik icon 5. Untuk menghapus prodi jalur penerimaan, klik icon 5.8 Bagaimana Cara Mengatur Jalur PMB? Langkah-langkah : 1. Pilih menu Referensi Jalur Penerimaan Atur Jalur Gambar 5.8 Tampilan Daftar Pengaturan Jalur Penerimaan 2. Untuk menambah jalur penerimaan klik, Berikut ini contoh pengisian form atur jalur penerimaan. Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 15

16 Gambar 5.9 Tampilan Pengisian Setting Jalur Penerimaan PMB 3. Masukkan data jalur penerimaan, setting jadwal pendaftaran, ujian, pengumuman dan registrasi (Jika tanggal pendaftaran melebihi tanggal yang ditentukan maka pada system pendaftaran online jalur tersebut tidak ditampilkan) Catatan. - Centang (check box) pada kolom Aktif untuk mengaktifkan jalur PMB - Masukkan Nilai rata-rat raport, jika jalur PMB memiliki syarat raport, jika tidak tidak perlu diisi. - Centang (check box) pada kolom Berbayar?, jika jalur PMB tersebut merupakan jalur yang berbayar. 4. Untuk mengedit jalur penerimaan, klik 5. Untuk menghapus jalur penerimaan, klik 5.9 Bagaimana Cara Mengatur Pagu Per Jurusan? Langkah-langkah : 1. Pilih menu Referensi Jalur Penerimaan Pagu Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 16

17 Gambar 5.10 Tampilan Daftar Pagu Jurusan 2. Untuk menambah daftar pagu penerimaan, pilih jurusan, periode, jalur penerimaan, gelombang, dan masukkan jumlah pagu jurusan kemudian klik icon 3. Untuk mengedit pagu penerimaan, klik 4. Untuk menghapus pagu penerimaan, klik 5.10 Bagaimana Cara Mengatur Lokasi Ruang Ujian? Langkah langkah : 1. Pilih menu Referensi Ruang Ujian Ruangan Gambar 5.11 Tampilan Daftar Ruang Ujian 2. Untuk menambah daftar ruang, isilah data pada daftar materi seperti pada gambar berikut : Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 17

18 3. Setelah dilakukan pengisian data kemudian klik icon untuk menyimpan data pengaturan lokasi ruang. 6 Proses Pendaftaran (Back - PMB) 6.1 Alur Pendaftaran 1. Pendaftar membeli token 2. Melakukan proses pendaftaran 3. Cetak kartu ujian Gambar 6.1 Alur Pendaftaran Keterangan: 1. Pendaftar membeli token Pembelian token bisa dilakukan dengan 2 cara, yaitu dengan membeli token di bank yang sudah ditunjuk oleh Universitas atau langsung melakukan proses pembelian secara manual ke kasir bagian keuangan. 2. Melakukan proses pendaftaran Setelah mendapatkan token selanjutnya pendaftar melakukan proses pendaftaran ( tata cara sama dengan proses pendaftaran online ) yaitu dengan mengakses web PMB Universitas Malang, kemudian memasukkan token. 3. Cetak kartu ujian Setelah disimpan data dan tampil di daftar pendaftar kemudian admin PMB akan mencetak kartu ujian pendaftar. 6.2 Bagaimana Cara Mengelola Data Pendaftar PMB? Pada halaman data pendaftar user bisa melakukan beberapa hal, misalnya melihat data pendaftar, mengubah data pendaftar, menghapus data pendaftar serta melakukan cetak kartu ujian dan cetak formulir pendaftaran. Langkah langkah : Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 18

19 1. Pilih menu Portal Pendaftar Gambar 6.2 Tampilan Daftar Pendaftar 2. Untuk melihat detail dan edit data pendaftar caranya dengan klik icon maka akan tampil halaman detail data pendaftar. 3. Kemudian untuk mengubah data pendaftar klik tombol [Sunting] lakukan perubahan data kemudian klik tombol [Simpan]. Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 19

20 4. Untuk menghapus data pendaftar caranya klik tombol [Hapus], atau langsung klik icon pada pendaftar yang akan dihapus di halaman daftar. 5. Untuk melakukan cetak kartu ujian dan cetak formulir pendaftaran klik icon 7 Proses Seleksi Kelengkapan PMB 7.1 Alur Seleksi 1. Input syarat seleksi 2. Mengecek kelengkapan data syarat seleksi 3. Pendaftar Gambar 7.1 Alur Syarat Kelengkapan Seleksi Keterangan: 1. Input syarat seleksi Sebelum proses pengecekan syarat seleksi, pastikan terlebih dahulu data kelengkapan yang menjadi syarat seleksi dimasukkan ke system berdasarkan jalur penerimaan dan jenjang pendidikan. 2. Mengecek kelengkapan data syarat seleksi Sebelum dilaksanakan seleksi ujiannya, terlebih dahulu lakukan proses pengecekan syarat seleksi, apakah syarat sudah memenuhi atau tidak untuk mengikuti seleksi ujian. 7.2 Bagaimana Cara Menambahkan Data Syarat Seleksi? Langkah langkah : 1. Pilih menu Seleksi Syarat Seleksi Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 20

21 Gambar 7.2 Tampilan Daftar Syarat Seleksi 2. Untuk menambah data syarat seleksi, pilih jalur penerimaan, masukkan data ID, syarat, dan pilih jenjang kemudian klik icon syarat seleksi. 3. Untuk mengedit data syarat seleksi, klik 4. Untuk menghapus pagu penerimaan, klik untuk menyimpan data 7.3 Bagaimana Cara Melakukan Pengecekan Syarat Kelengkapan Pendaftar? Langkah langkah : 1. Pilih menu Seleksi Kelengkapan Seleksi Gambar 7.3 Tampilan Proses Cek Kelengkapan Syarat Seleksi Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 21

22 2. Untuk memulai pengecekan syarat seleksi yaitu masukkan No. Pendaftar dan klik tombol [Filter], maka akan tampil list daftar syarat kelengkapan seleksi yang harus dipenuhi. (Syarat seleksi yang tampil sesuai dengan jenjang pendidikan). 3. Selanjutnya lakukan proses pengecekan syarat kelengkapan dengan mencentang pada (check box) yang terdapat pada daftar kelengkapan, kemudian klik tombol [Simpan]. 8 Proses Seleksi Ujian dan Kelulusan 8.1 Alur Seleksi Ujian 1. Pendaftar melakukan proses ujian 2. Admin Input nilai ujian 3. Menentukan hasil terakhir seleksi Pendaftar 5. Pengumuman Kelulusan Pendaftar 4. Penentuan jurusan diterima Keterangan: 1. Pendaftar melakukan proses ujian Gambar 8.1 Alur Proses Seleksi Ujian & Kelulusan Setelah data syarat seleksi terpenuhi selanjutnya pendaftar akan mengikuti tes ujian PMB dimana tempat ujian sesui dengan jadwal yang diberikan sebelumnya. 2. Admin input nilai ujian Setelah proses tes ujian dilakukan selanjutkan admin PMB memasukkan nilai hasil ujian, pada nilai ujian terdapat standard nilai minimal kelulusan, jika nilai hasil ujian dibawa standard maka pendaftar tersebut tidak lulus. 3. Menentukan hasil terakhir seleksi Pada proses ini admin akan menentukan hasil seleksi masing- masing dimana disesuaikan dengan jalur, seleksi, dan gelombang. Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 22

23 4. Penentuan jurusan diterima Setelah proses hasil seleksi dilakukan, selanjutnya penentuan jurusan yang akan diterima pendaftar dimana sebelumnya pendaftar telah memilih lebih dari satu jurusan pada saat pendaftaran. 5. Pengumuman kelulusan pendaftar Pendaftar bisa melihat pengumuman kelulusannya dengan cara login kembali di system pendaftaran PMB, dan mendownload informasi daftar ulang serta cetak file biodata dan KTM sementara. 8.2 Bagaimana Cara Mengatur Nilai Ujian? Langkah langkah : 1. Pilih menu Ujian Materi Ujian Gambar 8.2 Tampilan Daftar Materi 2. Untuk mengatur nilai ujian yaitu masukkan kode, materi dan standar nilai ujian minimal kemudian klik icon untuk menyimpan data nilai ujian. 3. Untuk mengedit data syarat seleksi, klik, sedangkan untuk menghapus pagu penerimaan, klik 8.3 Bagaimana Cara Mengatur Hasil Ujian? Langkah langkah : 1. Pilih menu Ujian Atur Hasil Ujian Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 23

24 Gambar 8.3 Tampilan Hasil Seleksi 2. Pada proses ini admin akan menentukan hasil seleksi masing- masing dimana disesuaikan dengan jalur, seleksi, dan gelombang. 8.4 Bagaimana Cara Mengatur Kelulusan Pendaftar? Langkah langkah : 1. Pilih menu Ujian Atur Kelulusan Gambar 8.4 Tampilan Proses Kelulusan Final 2. Pilih periode, jalur, dan gelombang kemudian klik tombol [Filter], maka akan tampil nama pendaftar, selanjutnya lakukan proses penentuan jurusan mana pendaftar tersebut diterima pada kolom Pilihan, sesuai dengan nilai hasil seleksi sebelumnya yang telah ditentukan, kemudian lakukan centang pada Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 24

25 (check box) yang terdapat pada kolom Lulus? Dan selanjutnya klik tombol [Simpan] untuk menyimpan data. 8.5 Bagaimana Cara Mengatur Kelulusan D3 Bahasa Inggris? Langkah langkah : 1. Pilih menu Ujian Kelulusan D3 Bahasa Inggris Catatan : Gambar 8.5 Tampilan Kelulusan D3 Bahasa Inggris Peserta yang tampil di daftar D3 bahasa inggris jalur undangan adalah peserta/ pendaftar yang lulus nilai Toefl, dimana sesuai dengan batas minimal Toefl yang ditentukan. 2. Untuk mengatur kelulusan D3 Bahasa Inggris klik icon Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 25

26 9 Proses registrasi ulang 9.1 Alur Registrasi Ulang 1. Admin mengisi data syarat registrasi ulang Pendaftar Diterima 2. Bayar tagihan registrasi ulang 3. Pendaftar melakukan registrasi ulang 4. Generate NIM Keterangan: Gambar 9.1 Alur Registrasi Ulang 1. Admin mengisi data syarat registrasi ulang Sebelum proses registrasi dilakukan pastikan data syarat registrasi yang harus dipenuhi diinputkan. 2. Bayar tagihan registrasi ulang Pendaftar yang bisa melakukan proses registrasi ulang adalah mahasiswa yang sudah melunasi tagihan registrasi ulang. 3. Pendaftar melakukan registrasi ulang Setelah proses pembayaran dilakukan selanjutnya pendaftar melakukan proses registrasi ulang. 4. Generate NIM Generate NIM dilakukan ketika semua pendaftar telah melakukan registrasi ulang, setelah proses generate NIM dilakukan maka pendaftar tersebut secara otomatis langsung terdaftar sebagai mahasiswa. 9.2 Bagaimana Cara Menambahkan Syarat Registrasi Ulang? Langkah langkah : 1. Pilih menu Registrasi Ulang Syarat Registrasi Ulang Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 26

27 Gambar 9.2 Tampilan Daftar Syarat Seleksi 2. Untuk menambah data syarat registrasi ulang, masukkan kode, syarat, QTY, dan centang check box Aktif, kemudian klik icon syarat regitrasi ulang. 3. Untuk mengedit data syarat seleksi, klik 4. Untuk menghapus pagu penerimaan, klik untuk menyimpan data 9.3 Bagaimana Cara Melakukan Registrasi Ulang? Langkah langkah : 1. Pilih menu Seleksi Registrasi Ulang Gambar 9.3 Tampilan Proses Cek Kelengkapan Syarat Seleksi 2. Untuk memulai pengecekan kelengkapan syarat registrasi ulang yaitu masukkan No. Pendaftaran dan klik tombol [Filter], maka akan tampil list Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 27

28 daftar kelengkapan syarat registrasi ulang yang harus dipenuhi. (Syarat registrasi yang tampil sesuai dengan jalur penerimaan). 3. Selanjutnya lakukan proses pengecekan syarat kelengkapan registrasi ulang dengan mencentang pada (check box) yang terdapat pada daftar kelengkapan, kemudian klik tombol [Simpan]. 9.4 Bagaimana Cara Melakukan Generate NIM? Proses generate NIM bisa dilakukan dengan 2 cara - Generate NIM per pendaftar ketika proses registrasi ulang dilakukan maka secara otomatis muncul tombol [Generate NIM], Gambar 9.4 Tampilan Proses Pengecekan Registrasi Ulang - Generate NIM massal berdasarkan periode pendaftaran, berikut penjelasan dibawah ini : Langkah langkah : 1. Pilih menu Portal Generate NIM Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 28

29 Gambar 9.5 Tampilan Proses Generate NIM Massal 2. Pilih periode kemudian klik tombol [Generate NIM], setelah generate NIM dilakukan maka secara otomatis pendaftar terdaftar sebagai mahasiswa dengan NIM yang telah di generatekan. 10 Proses Mengelola Menu Alat Menu Alat digunakan untuk melakukan 2 proses yaitu : - Melakukan proses import data pendaftar, dan - Proses penentuan pendaftar yang mendapatkan diskon atau subsidi tagihan pembayaran dari universitas dikarenakan beberapa faktor 10.1 Bagaimana Cara melakukan Import Pendaftar? Import pendaftar digunakan apabila terdapat data pendaftar yang belum dimasukkan pada system dimana sebelumnya data tercatat dalam dokumen lain, sehingga untuk mempermudah user agar tidak memasukkan data pendaftar satu per satu (jika data banyak) pada sistem, maka dibuatlah proses import data dimana sebelumnya data harus dimasukkan pada template excel yang di download kemudian di upload. Langkah-langkah : 1. Pilih menu Alat Import Pendaftar Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 29

30 Gambar 10.1 Tampilan Import Data Pendaftar 2. Pilih periode dan jalur yang akan di import data pendaftarnya, misal : 20141,Undangan. 3. Download Template Excel yang sudah ada, dengan mengklik 4. Kemudian masukkan data pendaftar sesuai dengan format yang telah ditentukan dan simpan. Gambar 10.2 Tampilan Template Import Pendaftar 5. Kemudian upload template yang sudah terisi tersebut, dengan klik tombol [Upload] jika data pendaftar berhasil terupload maka data pendaftar tersebut akan tampil di daftar peserta PMB, seperti contoh berikut : Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 30

31 Gambar 10.3 Tampilan Hasil Import Pendaftar (Upload) 10.2 Bagaimana Cara melakukan Subsidi Pendaftar? Subsidi pendaftar disini adalah pendaftar yang mendapatkan subsidi khusus, dan pendaftar yang mendapatkan subsidi tersebut adalah pendaftar dari Prestasi Akademik atau pendaftar yang merupakan Anak TNI/ Polri, yang berhak memberi subsidi tersebut adalah Yayasan dan Wakil Rektor 1 dan 2 Langkah Langkah : 1. Pilih menu Alat Subsidi Pendaftar Gambar 10.4 Tampilan Subsidi Pendaftar Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 31

32 Catatan : Subsidi Pendaftar akan diberikan ke pendaftar yang sudah lulus SPMB dan sudah mendapatkan NIM. 2. Untuk memberikan subsidi, caranya klik icon edit yang secara otomatis muncul jika pendaftar memenuhi ketentuan yang di jelaskan diatas (pendaftar lulus dan sudah dibuatkan NIM), seperti contoh berikut : Gambar 10.5 Tampilan Proses Pemberian Subsidi 3. Setelah diinputkan % subsidi klik icon simpan, secara otomatis pendaftar mendapat subsidi tariff DPP sebesar 50% tampilannya akan sebagai berikut : Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 32

33 Gambar 10.6 Tampilan Hasil Pemberian Subsidi 11 Proses Cetak Laporan PMB Menu Laporan adalah menu yang digunakan untuk melakukan proses cetak semua laporan yang berhubungan dengan data PMB 11.1 Bagaimana cara melakukan cetak laporan PMB? Berikut kami contohkan salah satu cara proses mengelola menu cetak laporan PMB, cara dibawah ini berlaku untuk semua laporan. Langkah langkah : 1. Pilih menu Laporan Laporan Data Pendaftar Gambar 11.1 Tampilan Halaman Filter Laporan 2. Pada halaman filter laporan diatas pilih data sesuai dengan yang akan ditampilkan, misal seperti contoh diatas pilih Periode, Prodi Pilihan Pertama, Jalur Penerimaan, setelah ditentukan kemudian pilih Format, pada pemilihan format laporan user bisa memilih format laporan sesuai yang Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 33

34 diinginkan, terdapat 4 format laporan yang disediakan yaitu, HTML, DOC, EXCEL, dan PDF. 3. Seteah proses filter laporan dilakukan klik tombol [Tampilkan Laporan], maka akan tampil halaman hasil laporan yang sudah siap dicetak, berikut adalah contoh laporan dari format HTML. Gambar 11.2 Tampilan Hasil Cetak Laporan 12 Bagaimana Cara Keluar dari Sistem Untuk keluar dari system caranya klik icon yang terdapat pada pojok kirin atas, kemudian klik tombol, seperti contoh berikut : Gambar 12.1 Tampilan Proses Keluar dari Sistem Copyright 2014 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman 34