U s e r M a n u a l Sistem Aplikasi Persetujuan Iklan untuk Industri/Perusahaan VERSI 1.3. COPYRIGHT @2017
Daftar Isi Daftar Isi...i Pendahuluan... 3 Aplikasi SIAPIK... 3 Halaman Beranda Aplikasi SIAPIK... 4 Registrasi Perusahaan... 5 Memulai Proses Registrasi Perusahaan... 5 Isian Data Registrasi... 6 Proses Pengajuan Permohonan... 9 Memulai Proses Pengajuan Permohonan... 9 Mengisi Form Pengajuan... 11 Isian Data Permohonan...11 Upload Rancangan Iklan...12 Isian Data Obat...13 Kirim Data Permohonan...17 Pembayaran SPB... 18 Mencetak SPB...18 Mencetak Nomor Billing ID...18 Upload Bukti Bayar SPB...20 Tambahan Data... 23 Manajemen Data Permohonan Pengajuan... 25 Menu Permohonan... 25 Mengubah dan Mengirim Permohonan Pengajuan... 27 Hapus Permohonan... 28 Lihat Detil Permohonan... 29 Manajemen Data Pembayaran PNPB... 30 Menu Pembayaran SPB... 30 Lihat Detil Permohonan... 31 APLIKASI SIAPIK BPOM DAFTAR ISI I
Fasilitas Lainnya... 32 Role User... 32 Tambah User... 32 Mengubah dan Menghapus Data User... 33 Mencari Data User... 34 Mengajukan dan Mengirim Pertanyaan... 34 Mencari Pertanyaan... 35 Ubah Password... 35 Lupa Password... 36 Sejarah Versi... 37 Lampiran Surat Penunjukan... 38 APLIKASI SIAPIK BPOM DAFTAR ISI II
Bab 1 Pendahuluan Aplikasi SIAPIK A plikasi SIAPIK (Sistem Aplikasi Persetujuan Iklan) merupakan pengembangan dari kegiatan pengawasan iklan obat sebelum beredar. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini, proses penyampaian informasi terkait proses persetujuan iklan obat yang sedang diajukan dapat dipercepat karena informasinya dapat diakses secara online. Dokumen ini merupakan dokumen petunjuk penggunaan aplikasi SIAPIK bagi perusahaan/industri farmasi. Dokumen ini ditujukan untuk membantu pengguna dalam menjalankan proses pada aplikasi sesuai dengan prosedur yang ada. Diharapkan dokumen ini dapat dijadikan panduan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam penggunaan aplikasi. APLIKASI SIAPIK BPOM APLIKASI SIAPIK 3
Halaman Beranda Aplikasi SIAPIK Untuk dapat menggunakan aplikasi, ketik http://siapik.pom.go.id/ pada web browser. Browser yang dapat digunakan adalah untuk mengakses halaman tersebut adalah Mozilla Firefox dan Google Chrome. User akan dihadapkan dengan halaman beranda aplikasi SIAPIK (Sistem Aplikasi Persetujuan Iklan) sebagai berikut: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) Keterangan : (a) Beranda : menu ini berfungsi untuk menampilkan halaman beranda aplikasi SIAPIK. (b) Login : menu ini berfungsi untuk login ke aplikasi SIAPIK. (c) Informasi Surat Keluar : menu ini berfungsi untuk menampilkan surat persetujuan yang sudah dikeluarkan oleh Badan POM dan sudah dapat diambil. Berita Terkini : menu ini berfungsi untuk menampilkan berita dan kegiatan terkini yang dilaksanakan oleh Direktorat Penawasan Distribusi Produk Terapetik dan PKRT Jadwal Rapat : menu ini berfungsi untuk menampilkan jadwal rapat iklan obat yang akan dilaksanakan (d) Regulasi : menu ini berfungsi untuk menampilkan peraturan-peraturan terkait periklanan obat dan lainnya. (e) Bantuan Manual User : menu ini berfungsi untuk menampilkan manual user yang dapat digunakan Industri Farmasi sebagai panduan dalam menggunakan e-siapik FAQ : menu ini berfungsi untuk menampilkan pertanyaan umum mengenai penggunanan e-siapik (f) Download : menu ini berfungsi untuk menampilkan materi kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Direktorat Pengawasan Distribusi Produk Terapetik dan PKRT (g) Registrasi : menu ini berfungsi untuk menampilkan form yang dapat digunakan untuk melakukan registrasi Industri Farmasi sebelum dapat menggunakan e-siapik (h) Survey Kepuasan : menu ini berisi survey kepuasan pelanggan mengenai penggunaan e-siapik yang dapat diisi oleh pengguna e-siapik APLIKASI SIAPIK BPOM HALAMAN BERANDA APLIKASI SIAPIK 4
Bab 2 Registrasi Perusahaan Perusahaan dapat menggunakan aplikasi SIAPIK bila telah memiliki username dan password untuk login. Untuk mendapatkan username dan password login tersebut, perusahaan terlebih dahulu harus melakukan proses registrasi. Berikut gambaran alur proses pendaftaran akun SIAPIK untuk perusahaan: Memulai Proses Registrasi Perusahaan Untuk melakukan proses registrasi, terlebih dahulu buka web SIAPIK melalui web browser dengan alamat http://siapik.pom.go.id. Klik menu Registrasi yang tersedia pada halaman utama aplikasi SIAPIK. Selanjutnya user akan dihadapkan dengan form isian registrasi. Adapun cara pengisiannya akan dijelaskan pada sub-bab di bawah ini. APLIKASI SIAPIK BPOM REGISTRASI PERUSAHAAN 5
Isian Data Registrasi Setelah menu Registrasi di-klik, user akan dihadapkan dengan halaman yang menampilkan isian berupa data-data registrasi. Berikut contoh isian lengkap dengan aturan penulisan beserta syaratsyarat lainnya. Catatan: Data Perusahaan 1. Kolom Nama Perusahaan diisi dengan nama perusahaan yang sesuai dengan akta/izin usaha atau NPWP atau surat legal lainnya. 2. Kolom NPWP diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak yang dimiliki oleh perusahaan. NPWP diisi dengan 15 angka tanpa ada karakter pemisah seperti titik (.) atau strip (-). Apabila NPWP yang dimasukkan sudah pernah didaftarkan sebelumnya maka proses pendaftaran perusahaan tidak akan dapat dilanjutkan. 3. Kolom Nama Pimpinan diisi dengan nama Penanggung Jawab Pemastian Mutu. 4. Kolom Nomor Telepon diisi dengan nomor telepon perusahaan yang aktif. 5. Kolom Nomor Fax diisi dengan nomor faksimili perusahaan yang aktif. 6. Kolom Email diisi dengan alamat email aktif yang dimiliki oleh pengakses/penanggungjawab e- siapik. Apabila terdapat lebih dari 1 email, dapat dimasukkan seluruhnya dan dipisahkan dengan tanda titik koma (;). APLIKASI SIAPIK BPOM REGISTRASI PERUSAHAAN 6
7. Kolom Alamat Perusahaan diisi dengan alamat perusahaan yang sesuai dengan akta/izin usaha atau NPWP atau surat legal lainnya. Alamat yang dimasukkan tidak boleh berisi kabupaten/kota, provinsi dan kode pos. 8. Kolom Provinsi harus dipilih dari daftar yang ada. 9. Kolom Kabupaten/Kota harus dipilih dari daftar yang ada. Daftar kabupaten/kota akan otomatis terisi data kabupaten/kota dari provinsi yang dipilih sebelumnya. 10. Kolom Kode Pos diisi dengan kode pos sesuai dengan alamat perusahaan. Jumlah karakter untuk kode pos terbatas 5 karakter. Data Penanggung Jawab 11. Kolom Nama diisi dengan nama penanggung jawab e-siapik 12. Kolom Nomor Telepon/HP diisi dengan nomor telepon atau nomor HP aktif penanggung jawab e-siapik 13. Kolom Email diisi dengan alamat email aktif yang dimiliki oleh penanggung jawab e-siapik. Apabila ada lebih dari 1 email, dapat dimasukkan seluruhnya dan dipisahkan dengan tanda titik koma (;). 14. Kolom Alamat diisi dengan alamat penanggung jawab e-siapik Data User 15. Kolom Username diisi dengan user ID atau username yang akan digunakan untuk login ke aplikasi SIAPIK. User ID yang dipilih hendaknya singkat, jelas, bermakna, dan mudah untuk diingat. User ID ini bersifat unik, apabila user ID yang dimasukkan sudah pernah didaftarkan sebelumnya maka proses pendaftaran perusahaan tidak dapat dilanjutkan. 16. Setelah seluruh isian di setiap kolom telah sesuai, klik tombol Registrasi. Verifikasi Data 17. Apabila semua kolom isian pada form registrasi telah diisi, selanjutnya Industri Farmasi melakukan verifikasi data untuk mengaktifkan akun dengan menghubungi petugas di Gedung E lantai 5 Badan POM dan membawa kelengkapan dokumen sebagai berikut: a. Salinan surat izin Industri Farmasi*) b. Salinan surat izin Penanggung Jawab Mutu*) c. Salinan NPWP perusahaan*) d. Surat penunjukkan penanggung jawab e-siapik sesuai format terlampir (lampiran 1) Keterangan: *): yang telah disahkan/dilegalisir oleh bagian legal perusahaan atau notaris APLIKASI SIAPIK BPOM REGISTRASI PERUSAHAAN 7
18. Apabila berdasarkan hasil verifikasi oleh petugas, data pendaftaran perusahaan dinyatakan benar dan lengkap, maka akan dikirimkan notifikasi melalui email yang telah didaftarkan sebelumnya sebagai berikut: 19. Silakan menggunakan User ID dan Password tersebut untuk login ke aplikasi SIAPIK untuk pengajuan permohonan iklan. 20. Apabila berdasarkan hasil verifikasi petugas data pendaftaran perusahaan dinyatakan tidak benar atau tidak lengkap, maka akan dikirimkan notifikasi melalui email yang telah didaftarkan sebelumnya sebagai berikut: 21. Apabila pendaftaran ditolak, silahkan melakukan proses pendaftaran ulang atau hanya memperbaiki beberapa data sesuai dengan catatan yang diberikan oleh petugas di email. Note: User bertanggung jawab penuh terhadap seluruh data yang sudah diisi, seperti penggunaan huruf besar dan huruf kecil pada kolom Nama Perusahaan ataupun pada kolom-kolom lainnya. Email yang dimasukkan harus benar dan aktif, karena seluruh informasi mengenai hasil verifikasi data pendataran/registrasi akan disampaikan ke email tersebut. Jika email yang dimasukkan salah, maka Industri Farmasi harus memperbarui emailnya dengan menghubungi petugas. Selanjutnya Industri Farmasi harus melakukan reset password untuk mendapatkan password baru yang akan dikirim ke email baru sebagaimana yang disampaikan kepada petugas. Jika Industri Farmasi ingin mengubah Data Perusahaan setelah pendaftaran disetujui oleh petugas, maka Industri Farmasi harus menghubungi petugas dengan membawa data dukung yang diperlukan terkait perubahan data tersebut. APLIKASI SIAPIK BPOM REGISTRASI PERUSAHAAN 8
Bab 3 Proses Pengajuan Permohonan Bab ini menjelaskan bagaimana prosedur untuk mengajukan permohonan iklan. Perusahaan dapat melakukan proses pengajuan permohonan iklan ini apabila saat proses registrasi, data perusahaan dinyatakan sesuai oleh petugas dan mendapatkan password login ke aplikasi SIAPIK. Berikut gambaran untuk alur proses permohonan hingga penerbitan SK: Memulai Proses Pengajuan Permohonan Untuk dapat memulai proses pengajuan permohonan, user harus Login ke dalam aplikasi SIAPIK terlebih dahulu dengan cara memasukkan Username dan Password di masing-masing kolom sesuai dengan data yang telah diterima melalui email. Selanjutnya klik tombol Login untuk login ke aplikasi SIAPIK. APLIKASI SIAPIK BPOM PROSES PENGAJUAN PERMOHONAN 9
Setelah proses login berhasil, user akan dihadapkan dengan tampilan awal aplikasi SIAPIK yang menampilkan profil lengkap perusahaan. Warning: Untuk kemanan data user, segera lakukan perubahan data password yang berasal dari email dengan password baru sesuai dengan keinginan. Petunjuk untuk mengubah data password secara lebih lengkap dapat dilihat pada halaman 32. APLIKASI SIAPIK BPOM PROSES PENGAJUAN PERMOHONAN 10
Mengisi Form Pengajuan Isian Data Permohonan Setelah halaman utama aplikasi SIAPIK ditampilkan, pilih menu Permohonan» Permohonan Baru untuk dapat mengisi data pengajuan permohonan. Catatan: 1. Kolom NPWP, Nama Perusahaan, dan Alamat akan terisi otomatis dengan NPWP perusahaan, nama perusahaan, dan alamat perusahaan. 2. Kolom Nama yang diberi kuasa diisi dengan nama yang diberi kuasa atas pengajuan permohonan. 3. Kolom Versi Iklan diisi dengan versi iklan yang akan diajukan. 4. Kolom Jenis Iklan dipilih dari daftar yang ada sesuai dengan jenis iklan; apakah iklan cetak, iklan elektronik, atau iklan luar ruang. Note: Pengajuan rancangan iklan obat yang dilakukan adalah per versi iklan. Apabila terdapat lebih dari satu rancangan iklan yang akan diajukan dengan gambar dan klaim yang sama namun medianya berbeda, maka dapat diajukan dalam satu permohonan dengan versi yang sama. Apabila terdapat lebih dari satu rancangan iklan yang akan diajukan dan masing-masing memiliki perbedaan klaim yang dicantumkan maka harus diajukan dalam permohonan yang berbeda dengan versi iklan yang berbeda. Untuk rancangan iklan TV yang diajukan, meskipun judul versi sama namun ada perbedaan durasi/komposisi frame, maka harus diajukan dalam permohonan yang berbeda dengan versi iklan yang berbeda. Untuk rancangan iklan radio, tiap rancangan iklan radio yang diajukan, meskipun judul versi sama namun ada perbedaan durasi/alur pada skrip, maka harus diajukan dalam permohonan yang berbeda dengan versi iklan yang berbeda. APLIKASI SIAPIK BPOM ISIAN DATA PERMOHONAN 11
Upload Rancangan Iklan Setelah memilih jenis iklan, akan muncul kolom untuk memilih media iklan dan upload rancangan iklan. User diwajibkan untuk memilih media iklan yang digunakan dan melakukan upload file rancangan iklan. User dapat memilih media iklan dan upload rancangan iklan lebih dari satu file dengan klik tanda plus (+), atau klik tombol minus (-) untuk menghapus data media iklan/rancangan iklan yang dirasa tidak sesuai. Catatan: 1. Siapkan file yang akan diupload. Tipe file yang diperbolehkan adalah.jpg,.jpeg, dan.pdf dengan ukuran file maksimal adalah 5 MB per file. 2. Untuk melakukan proses Upload File, klik tombol Browse. 3. Pilih file yang akan di-upload, klik tombol Open dan klik tombol OK. Tunggu hingga proses upload selesai. Untuk menampilkan file, klik menu Tampilkan File; dan untuk menghapus file yang tidak sesuai klik menu Edit dan Hapus File. Setelah seluruh data pengajuan permohonan iklan telah lengkap, klik Simpan Permohonan untuk menyimpan permohonan. Permohonan yang telah tersimpan akan ditampilkan pada menu Permohonan» Permohonan Draft. APLIKASI SIAPIK BPOM UPLOAD RANCANGAN IKLAN 12
Isian Data Obat Setelah data pengajuan permohonan berhasil disimpan, user akan dihadapkan dengan tampilan form untuk input data obat. APLIKASI SIAPIK BPOM ISIAN DATA OBAT 13
Untuk memasukkan data obat, klik tombol Tambah Obat. User akan dihadapkan dengan form sebagai berikut: Catatan: 1. Kolom Nama Obat diisi dengan nama obat yang diiklankan. Nama obat diberikan bantuan berupa daftar obat yang telah tersimpan pada database system. Akan tetapi, tetap memungkinkan untuk dapat diubah datanya apabila data yang ditampilkan dirasa tidak sesuai. 2. Kolom Komposisi diisi dengan bahan-bahan yang terkandung/komposisi dari obat. Bila data obat dipilih dari daftar obat yang telah tersedia, maka kolom komposisi akan otomatis terisi dengan komposisi obat yang dipilih sebelumnya. Kolom Komposisi agar diisi secara lengkap data zat aktif beserta besar kekuatannya sesuai dengan Surat Persetujuan. 3. Kolom Bentuk Sediaan diisi dengan bentuk sediaan obat. Bila data obat dipilih dari daftar obat yang telah tersedia, maka kolom bentuk sediaan akan otomatis terisi dengan bentuk sediaan yang dipilih sebelumnya. 4. Kolom Golongan Obat diisi dengan golongan obat. Bila data obat dipilih dari daftar obat yang telah tersedia, maka kolom golongan obat akan otomatis terisi dengan golongan obat yang dipilih sebelumnya. 5. Kolom NIE diisi dengan Nomor Izin Edar obat. Bila data obat dipilih dari daftar obat yang telah tersedia, maka kolom NIE akan otomatis terisi dengan Nomor Izin Edar obat yang dipilih sebelumnya. APLIKASI SIAPIK BPOM ISIAN DATA OBAT 14
6. Lampirkan surat persetujuan izin edar obat. Klik Browse untuk Upload File. - Pilih file yang akan di-upload, klik tombol Open dan klik tombol OK. Tunggu hingga proses upload selesai. Untuk menampilkan file, klik menu Tampilkan File; dan untuk menghapus file yang tidak sesuai klik menu Edit dan Hapus File. 7. Kolom Indikasi diisi sesuai dengan indikasi obat yang disetujui dalam Bahasa Indonesia. 8. Upload Penandaan Yang Disetujui. Catatan: - Penandaan yang disetujui (Primer dan Sekunder) wajib dilampirkan/di-upload. - Penandaan yang dilampirkan harus jelas terbaca. - Centang pada kotak ) apabila juga ingin melampirkan penandaan data dukung atau brosur. - Klik Browse untuk Upload File. Pilih file yang akan di-upload, klik tombol Open dan klik tombol OK. Tunggu hingga proses upload selesai. APLIKASI SIAPIK BPOM ISIAN DATA OBAT 15
- Untuk menampilkan file, klik menu Tampilkan File; dan untuk menghapus file yang tidak sesuai klik menu Edit dan Hapus File. - Untuk dapat meng-upload penandaan yang disetujui lebih dari satu file dengan klik tanda plus (+), atau klik tombol minus (-) untuk menghapus data. 9. Setelah seluruh data obat telah lengkap, klik tombol Simpan Data Obat untuk menyimpan data obat yang telah dimasukkan. Data obat yang telah tersimpan, akan ditampilkan pada daftar data obat. 10. Untuk mengubah data obat, pilih salah satu data obat yang akan diubah kemudian pilih proses Edit Data. Jika ingin menghapus data obat yang tidak sesuai, pilih data obat yang akan dihapus kemudian pilih data proses Hapus Data. Note: Data obat yang dimasukkan harus sesuai dengan jenis obat yang tercantum dalam satu rancangan iklan. Apabila dalam satu rancangan iklan obat terdapat lebih dari satu obat dengan indikasi yang berbeda-beda, maka masing-masing obat tersebut harus dimasukkan dalam data obat (dihitung lebih dari satu obat). Apabila dalam satu rancangan iklan obat tercantum beberapa obat yang sama namun berbeda besar kemasan, maka data yang dimasukkan cukup salah satu kemasan obat. Apabila dalam satu rancangan iklan obat tercantum beberapa obat yang sama namun dengan bentuk sediaan berbeda, maka data yang dimasukkan adalah data masing-masing obat dengan bentuk sediaan yang berbeda tersebut. Apabila dalam satu rancangan iklan obat tercantum obat yang sama namun dengan rasa yang berbeda, data, maka data yang dimasukkan adalah data masing-masing obat dengan rasa yang berbeda apabila NIE produk berbeda. APLIKASI SIAPIK BPOM ISIAN DATA OBAT 16
Kirim Data Permohonan Setelah data permohonan lengkap dan seluruh berkas yang dipersyaratkan telah di-upload, data permohonan pengajuan iklan dikirimkan ke petugas untuk diverifikasi. Klik tombol Kirim Permohonan untuk mengirimkan permohonan pengajuan ke petugas. Klik tombol Ya! pada pesan konfirmasi yang muncul. Permohonan pengajuan iklan yang telah dikirim ke petugas akan ditampilkan pada menu Permohonan» Permohonan Terkirim dengan status Administrasi - Penerimaan Permohonan. APLIKASI SIAPIK BPOM KIRIM DATA PERMOHONAN 17
Pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Apabila permohonan persetujuan iklan telah diverifikasi oleh petugas, maka Industri Farmasi akan mendapatkan Nomor Pengajuan serta Nomor Billing ID untuk pembayaran PNBP melalui notifikasi email sebagai berikut: Setelah mendapatkan Nomor Billing ID, maka Industri Farmasi harus melakukan pembayaran PNBP sesuai dengan Nomor Billing ID dan sebelum tanggal kadaluarsa. Pembayaran PNBP akan otomatis diverifikasi oleh sistem. Apabila terdapat kesulitan dalam melakukan pembayaran maupun verifikasi setelah pembayaran, dapat menghubungi petugas untuk meminta bantuan. Warning : Apabila sampai waktu kadaluarsa belum melakukan pembayaran, maka Nomor Billing tersebut akan hangus dan Industri Farmasi harus melakukan pengajuan baru untuk mendapatkan Nomor Billing yang baru. Pembayaran PNBP dilakukan dengan menggunakan Nomor Billing ID. Pembayaran yang dilakukan selain menggunakan Nomor Billing ID akan dianggap hangus dan permohonan tidak dapat diproses. Mencetak Nomor Billing ID Nomor Billing ID yang diperoleh perusahaan dapat dicetak dengan cara pilih menu Pembayaran PNPB» SPB Baru. Kemudian pilih 1 (satu) data permohonan yang akan diproses dari daftar SPB Baru. Pilih proses Print SPB dari daftar proses yang ada. Kemudian klik Proses pada pesan konfirmasi yang tampil. APLIKASI SIAPIK BPOM MENCETAK SPB dan BILLING ID 18
Berikut contoh print out Nomor Billing ID untuk pembayaran PNBP Nomor Billing ID untuk melakukan pembayaran APLIKASI SIAPIK BPOM MENCETAK SPB dan BILLING ID 18
Tambahan Data Setelah data pengajuan permohonan iklan berhasil dikirim dan mendapat respon perlu data tambahan dari petugas, maka pendaftar/perusahaan harus melakukan proses input data tambahan sesuai dengan catatan petugas yang tertera pada notifikasi yang dikirimkan petugas ke email pendaftar. Untuk input tambahan data, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Pilih menu Permohonan» Tambahan Data. 2. Pilih 1 (satu) data pengajuan permohonan iklan yang akan diproses, kemudian pilih Proses Data dari daftar proses yang ada. 3. Klik tombol Proses untuk melanjutkan ke proses berikutnya. 4. Setelah halaman preview detil pengajuan permohonan ditampilkan, lihat pada bagian Tambahan Data. APLIKASI SIAPIK BPOM TAMBAHAN DATA 23
5. Lampirkan/upload tambahan data sesuai dengan catatan dari petugas. Klik tombol Browse untuk upload file tambahan data. Untuk meng-upload tambahan data dengan jumlah file lebih dari 1 (satu), klik tombol plus (+); atau klik tombol minus (-) untuk menghapus data tambahan yang tidak sesuai. 6. Setelah seluruh data input tambahan dimasukkan, klik tombol Proses Data untuk melanjutkan proses kirim tambahan data. Status data pengajuan permohonan akan menjadi Kasubdit - Verifikasi Tambahan Data. Warning: Pendaftar/perusahaan hanya diperbolehkan melakukan proses tambahan data sebanyak 3 (tiga) kali. Jika lebih dari 3 kali, maka secara otomatis pengajuan permohonan iklan pendaftar akan ditolak. 7. Perbaikan iklan berupa tambahan data agar dikirim kembali ke petugas paling lambat satu bulan setelah keterangan tambahan data diterima oleh pemohon. Apabila dalam kurun waktu satu bulan pemohon belum mengirimkan tambahan data, maka secara otomatis permohonan akan dibatalkan oleh sistem dan dianggap ditarik kembali oleh pemohon. Permohonan tersebut harus diajukan oleh pemohon melalui permohonan baru apabila ingin diproses kembali. APLIKASI SIAPIK BPOM TAMBAHAN DATA 24
Bab 4 Manajemen Data Permohonan Pengajuan Menu Permohonan User dapat melakukan beberapa proses yang berkaitan dengan permohonan pengajuan iklan, dengan mengakses menu-menu berikut: 1. Permohonan» Permohonan Draft, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan baru yang telah tersimpan namun belum dikirimkan ke verifikator. 1.1. Proses data, untuk mengubah dan atau mengirimkan permohonan pengajuan iklan ke verifikator. 1.2. Hapus data, untuk menghapus data permohonan pengajuan iklan. 2. Permohonan» Terkirim, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan yang telah tersimpan dan dikirimkan ke verifikator. 2.1. Lihat data, untuk melihat detil permohonan pengajuan yang telah dikirim. APLIKASI SIAPIK BPOM MENU PERMOHONAN 25
3. Permohonan» Disetujui, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan yang telah disetujui. 3.1. Lihat data, untuk melihat detil permohonan pengajuan yang telah disetujui. 4. Permohonan» Ditolak, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan yang ditolak. 4.1. Lihat data, untuk melihat detil permohonan pengajuan yang telah ditolak. 5. Permohonan» Tambahan Data, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan yang memerlukan tambahan data. 5.1. Proses Data, untuk melihat detil pengajuan permohonan dan melakukan upload tambahan data. APLIKASI SIAPIK BPOM MENU PERMOHONAN 26
Mengubah dan Mengirim Permohonan Pengajuan User dapat mengubah data permohonan pengajuan, selama permohonan tersebut belum dikirim ke verifikator (masih berstatus Draft). 1. Klik menu Permohonan» Permohonan Draft. 2. Untuk mengubah permohonan, user harus memilih satu data permohonan dari daftar draft pengajuan persetujuan iklan obat. Kemudian pilih proses Proses Data. Pilih data 3. Klik tombol Proses untuk melanjutkan proses ubah data permohonan. 4. Sesuaikan isian data pada setiap kolom. Klik tombol Simpan Permohonan untuk menyimpan data permohonan yang diubah. 5. Jika seluruh data permohonan pengajuan iklan telah sesuai dan siap dikirim, klik tombol Kirim Permohonan untuk mengirimkan permohonan ke petugas. APLIKASI SIAPIK BPOM MENGUBAH DAN MENGIRIM PERMOHONAN PENGAJUAN 27
Hapus Permohonan User dapat menghapus pengajuan permohonan, selama permohonan tersebut belum dikirim ke verifikator (masih berstatus Draft). 1. Klik menu Permohonan» Permohonan Draft. 2. Untuk menghapus permohonan, user harus memilih satu atau lebih data permohonan dari daftar draft permohonan persetujuan iklan obat. Kemudian pilih proses Hapus Data. Pilih data 3. Klik tombol Proses untuk melanjutkan proses hapus data permohonan. APLIKASI SIAPIK BPOM HAPUS PERMOHONAN 28
Lihat Detil Permohonan User dapat melihat seluruh detil permohonan yang pernah diajukan, baik permohonan yang telah dikirim ke petugas, disetujui, atau ditolak. 1.1. Klik menu Permohonan» dan submenunya sesuai dengan jenis pengajuan permohonannya. 1.2. Untuk melihat detil data permohonan, user harus memilih satu data permohonan dari daftar pengajuan permohonan. Kemudian pilih proses Lihat Data. Pilih data 1.3. Aplikasi akan menampilkan detil permohonan yang telah dipilih sebelumnya. APLIKASI SIAPIK BPOM LIHAT DETIL PERMOHONAN 29
Bab 5 Manajemen Data Pembayaran PNBP Menu Pembayaran PNBP User harus melakukan beberapa proses yang berkaitan dengan pembayaran PNBP, dengan mengakses menu-menu berikut: 1. Pembayaran PNPB» SPB, link ini menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan baru yang telah diterima dan memiliki kewajiban untuk melakukan proses pembayaran PNBP agar iklan tersebut dapat dievaluasi. 1.1. Upload Bukti Bayar, untuk melakukan upload bukti pembayaran PNBP. 1.2. Cetak Billing, untuk mencetak No. Billing untuk pembayaran PNBP ke bank. 2. Pembayaran PNPB» SPB Ditolak, menampilkan daftar permohonan pengajuan iklan yang bukti pembayaran PNBP-nya ditolak. 2.1. Lihat data, untuk melihat detil permohonan pengajuan yang bukti pembayaran PNBP nya ditolak. APLIKASI SIAPIK BPOM MENU PEMBAYARAN SPB 30
Lihat Detil Permohonan User dapat melihat detil permohonan yang SPB-nya telah hangus (tidak berlaku) dan juga yang telah hangus. 1. Klik menu Pembayaran SPB» dan submenunya sesuai dengan jenis pengajuan permohonannya. 2. Untuk melihat detil data permohonan, user harus memilih satu data permohonan. Kemudian pilih proses Lihat Data. Pilih data 3. Aplikasi akan menampilkan detil permohonan yang telah dipilih sebelumnya. APLIKASI SIAPIK BPOM LIHAT DETIL PERMOHONAN 31
Bab 6 Fasilitas Lainnya Role User Ada 2 tipe role atau jenis kewenangan yang dapat dimiliki oleh pendaftar, yaitu Pendaftar Koordinator dan Pendaftar Operator. Perbedaaan kewenangan antara kedua role user ini hanya terletak pada kewenangan untuk melakukan manajemen user (tambah dan ubah user perusahaan). Tambah User Fasilitas tambah user ini berfungsi untuk membuat user tambahan (child user). Untuk membuat user tambahan, klik menu Manajemen User» User Perusahaan. Kemudian klik tombol Tambah Data. User akan dihadapkan dengan form isian data user perusahaan berikut: Catatan: 1.1. Kolom Username diisi dengan user ID atau username yang akan digunakan untuk login ke aplikasi SIAPIK. User ID yang dipilih hendaknya singkat, jelas, bermakna, dan mudah untuk diingat. User ID ini bersifat unik, jadi apabila user ID yang dimasukkan sudah pernah didaftarkan sebelumnya maka proses tambah data user perusahaan tidak dapat dilanjutkan. Username ini juga digunakan sebagai password login. 1.2. Kolom Email diisi dengan email (aktif) yang dimiliki oleh user. 1.3. Bila isian data pada seluruh kolom telah sesuai, klik tombol Simpan. APLIKASI SIAPIK BPOM ROLE USER 32
Mengubah dan Menghapus Data User Pendaftar Koordinator dapat mengubah data user perusahaan (pendaftar operator/child user) yang telah disimpan sebelumnya dan juga menghapus data pendaftar operator/child user yang tidak sesuai. 1. Klik menu Manajemen User» User Perusahaan. 2. Untuk mengubah data user, terlebih dahulu user harus memilih 1 (satu) data user yang akan diubah dari daftar user perusahaan. 3. Kemudian pilih proses Edit Data dari daftar proses yang ada. 4. Klik Proses untuk melanjutkan ke proses berikutnya. 5. Sesuaikan isian pada masing-masing kolom. Klik tombol Simpan untuk mengubah data user sebelumnya. 6. Untuk menghapus data user, terlebih dahulu user harus memilih 1 (satu) atau lebih data user yang akan dihapus dari daftar user perusahaan. 7. Kemudian pilih proses Hapus Data dari daftar proses yang ada. 8. Klik Proses pada pesan konfirmasi yang ditampilkan untuk melanjutkan proses hapus data user (child user). APLIKASI SIAPIK BPOM MENGUBAH DAN MENGHAPUS DATA USER 33
Mencari Data User Pengguna dapat mencari data user perusahaan tertentu dengan menggunakan fasilitas pencarian data. Untuk mencari data user tertentu, masukkan username yang akan dicari pada form pencarian data. Kemudian tekan tombol Enter pada keyboard untuk menampilkan pencarian data. Masukkan username yang akan dicari di sini Mengajukan dan Mengirim Pertanyaan Apabila ada pertanyaan, kendala ataupun masukan dalam mengakses aplikasi SIAPIK, user dapat menyampaikan melalui menu yang telah disediakan. 1. Klik menu Hubungi Kami. Pada daftar FAQ, klik tombol Ajukan Pertanyaan. Klik untuk mengajukan pertanyaan 2. Ketikkan pertanyaan yang ingin diajukan pada form yang ditampilkan. Klik tombol Kirim Pertanyaan untuk mengirimkan pertanyaan. 3. Klik tombol Proses untuk melanjutkan mengirim pertanyaan. Note: Status dari pertanyaan yang berhasil dikirim adalah Pending. Apabila pertanyaan telah dijawab, maka akan berstatus Terjawab. APLIKASI SIAPIK BPOM MENCARI DATA USER 34
Mencari Pertanyaan User dapat mencari pertanyaan tertentu dengan menggunakan fasilitas pencarian data. Untuk mencari data pertanyaan tertentu, masukkan kata kunci pencarian pada form pencarian data. Kemudian tekan tombol Enter pada keyboard untuk menampilkan pencarian data. Form pencarian data Ubah Password User dapat melakukan proses perubahan password login setelah user berhasil login ke aplikasi SIAPIK. 1. Klik pada label nama user yang terletak pada pojok kanan atas. Kemudian pilih Ubah Password. 2. User akan dihadapkan dengan form ubah data berikut: - Masukkan password lama user pada kolom Password Lama. - Masukkan password baru user pada kolom Password Baru. Kolom ini akan aktif dan dapat diisi apabila data password lama yang diinputkan user telah benar. - Ketik ulang password baru user pada kolom Verifikasi Password Baru. 3. Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan data password. APLIKASI SIAPIK BPOM MENCARI PERTANYAAN 35
Lupa Password Apabila user mengalami kendala saat melakukan proses login yang mungkin disebabkan oleh user lupa dengan passwordnya, user dapat menggunakan fasilitas Lupa Password untuk mendapatkan password baru yang akan dikirim melalui email. Klik Lupa Password yang terdapat pada form login di halaman utama aplikasi SIAPIK. Masukkan Username/user ID yang ingin diproses. Kemudian klik tombol yang bertuliskan "Klik di sini untuk melakukan reset password user ID yang ingin diproses, kemudian silakan cek email Anda." Aplikasi akan mengirimkan password pada email Anda yang digunakan saat proses registrasi. APLIKASI SIAPIK BPOM LUPA PASSWORD 36
Sejarah Versi Versi Tanggal Rilis Keterangan 1.0 Juni 2015 1.1 Februari 2016 1.2 Agustus 2016 1.3 Januari 2017 APLIKASI SIAPIK BPOM SEJARAH VERSI 37
(KOP SURAT) SURAT PENUNJUKAN PENANGGUNG JAWAB HAK AKSES SISTEM APLIKASI PERSETUJUAN IKLAN OBAT (e-siapik) Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : / (L/P) Alamat :... Dalam hal ini bertindak dalam jabatannya sebagai... oleh dan karenanya sah bertindak untuk dan atas nama PT..., dengan ini menunjuk Saudara : Nama lengkap Alamat : / (L/P) :... Dalam jabatannya sebagai... untuk menjadi penanggung jawab sistem Aplikasi Persetujuan Iklan Obat (e-siapik) sebagai admin dan user untuk PT......,...2016... Materai Rp 6000 (Yang ditunjuk) (Yang menunjuk)...... APLIKASI SIAPIK BPOM LAMPIRAN 38