METODOLOGI DAN KERANGKA KERJA TEORETIS

BAB IV METODOLOGI DAN KERANGKA KERJA TEORETIS 4.1 Metodologi Penelitian 4.1.1 Pendekatan desain penelitian Di dalam pengerjaan tugas akhir ini, studi kasus dipilih sebagai metode penelitian. Pemilihan studi kasus sebagai metode penelitian berdasar pada beberapa hal yaitu: a. Penelitian ini lebih menekankan pada pemahaman mendalam dari permasalahan yang ada, bukan generalisasi dari hasil yang diperoleh b. Penelitian ini bertujuan untuk menentukan faktor yang harus diperhatikan dalam proyek ERP sehingga diperlukan analisis yang mendalam dari berbagai sumber Literature review dilakukan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam implementasi sistem ERP berdasar pada hasil penelitian-penelitian yang dilakukan sebelumnya. Beberapa tulisan hasil penelitian sebelumnya mengenai faktor-faktor penting pada implementasi ERP diperoleh dengan mencari dari dokumen-dokumen yang dipublikasikan (paper, jurnal, laporan hasil penelitian, buku, dll). Pengumpulan data dilakukan dengan observasi lapangan, wawancara terhadap beberapa orang penting dalam proyek ERP, serta mempelajari berbagai dokumen atau pustaka yang relevan. Analisis lebih dalam dan deskripsi lebih jauh dilakukan dengan studi kasus terlebih dahulu ke organisasi yang telah dan atau sedang mengimplementasikan sistem ERP. 4.1.2 Tahapan Penelitian Langkah-langkah penelitian yang dilakukan untuk menghasilkan model hubungan faktor kritis kesuksesan dalam penerapan implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi dapat dilihat di gambar di bawah ini. IV-1

Gambar IV-1 Kerangka kerja dalam membuat model awal faktor kritis kesuksesan dalam implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi Indonesia 1. Studi pendahuluan Studi pendahuluan dilakukan dengan cara menentukan bidang atau tema yang akan dikaji dalam penelitian. Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan hasil penelitian terdahulu yang telah ada dan dipublikasikan untuk dijadikan referensi untuk penentuan posisi penelitian yang akan dilakukan. 2. Perumusan masalah dan penentuan tujuan penelitian Setelah menelaah semua hasil penelitian sebelumnya mengenai implementasi ERP, maka dapat diambil suatu rumusan masalah yang belum dibahas secara lebih mendalam pada penelitian-penelitian terdahulu. Penelitian-penelitian sebelumnya mengenai implementasi ERP telah banyak yang membahas mengenai faktor-faktor penting pada implementasi ERP, akan tetapi belum banyak penelitian yang menggambarkan atau menjelaskan dengan lebih rinci dalam daerah implementasi di dalam institusi pendidikan tinggi Indonesia. Karena sebuah literatur menyebutkan bahwa CSF dalam implementasi ERP terkait IV-2

dengan spesifikasi industri. Sedangkan literatur yang lain menyebutkan bahwa CSF dalam implementasi ERP terkait dengan budaya di dalam negara tempat organisasi tersebut mengimplementasikan sistem ERP. Penelitian ini menitikberatkan atau memfokuskan perhatian pada proyek implementasi ERP sehingga rumusan masalahnya menjadi menentukan faktor-faktor yang harus diperhatikan pada proyek ERP, lebih mendalam lagi kaitannya dengan insitusi pendidikan tinggi Indonesia. 3. Studi literatur Untuk dapat menjawab pertanyaan penelitian dan mencapai tujuan penelitian, maka dilakukan studi literatur dengan melakukan pengumpulan literatur-literatur mengenai sukses tidaknya implementasi ERP. Literatur yang dipergunakan untuk penelitian ini di antaranya adalah buku-buku mengenai ERP, jurnal-jurnal mengenai impelementasi ERP, hasil penelitian sebelumnya sesuai dengan tema yang dipilih, serta beberapa referensi yang relevan dengan topik penelitian. Hasil dari studi literatur adalah pembuatan model awal penelitian serta acuan bagaimana penelitian harus dilakukan dan data apa saja yang perlu dikumpulkan sehingga tujuan penelitian dapat tercapai. Analisis yang dilakukan dalam penelitian ini juga berdasarkan pada studi literatur yang relevan dengan tema penelitian. 4. Pengumpulan data Pengumpulan data dilakukan dengan berpatokan pada protokol pengumpulan data yang telah disusun berupa pertanyaan yang akan diberikan pada saat wawancara pada pihak-pihak yang terkait dengan implementasi sistem ERP, poin-poin penting mengenai data yang harus dikumpulkan dan sumber data. a. Teknik pengumpulan data Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah wawancara, observasi, studi literatur (jurnal-jurnal hasil penelitian, buku-buku, serta dokumen-dokumen yang relevan dengan penelitian) IV-3

Wawancara dilakukan pada beberapa orang yang terlibat dalam proyek implementasi ERP, baik senior manajemen, project leader, anggota tim proyek, maupun end user. Pemilihan wawancara sebagai metode pengumpulan data berdasar pada kebutuhan untuk memperoleh informasi yang lebih banyak mengenai bagaimana proyek dilaksanakan. Dengan wawancara, informasi yang diperoleh dapat dikembangkan sesuai kebutuhan dengan tetap berpegang pada protokol wawancara yang telah dibuat. Untuk menjaga kualitas dan keabsahan data yang dikumpulkan, maka wawancara yang dilakukan adalah wawancara yang terstruktur dimana pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan telah dipersiapkan lebih dulu. Dengan demikian wawancara tidak menyimpang dari apa yang diinginkan. Daftar pertanyaan yang diajukan kepada nara sumber dapat dilihat pada bagian lampiran. b. Sumber data Sumber-sumber data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah: hasil wawancara dokumen-dokumen perusahaan (tempat studi kasus) dokumen-dokumen hasil penelitian sebelumnya sumber data sekunder 5. Pengembangan model Pengembangan model dilakukan setelah studi literatur sehingga jelas model yang akan diusulkan dalam penelitian ini sebagai model awal yang nantinya akan dianalisis lebih jauh dengan melihat dan memperhatikan hasil studi kasus yang dilakukan. Pengembangan model dilakukan dengan beberapa langkah, yaitu: mendefinisikan tahapan implementasi ERP yang dilakukan, mendefinisikan sukses dari implementasi ERP, mendefinisikan faktor-faktor kritis yang menentukan dalam keberhasilan dalam implementasi sistem ERP dalam institusi pendidikan tinggi IV-4

4.2 Model Awal Faktor Kritis Kesuksesan Untuk mengidentifikasi faktor-faktor kritis kesuksesan apa saja yang dapat mempengaruhi implementasi sistem enterprise resource planning di institusi pendidikan tinggi Indonesia, perlu dibangun sebuah model awal faktor kritis kesuksesan. Model ini adalah hasil analisa studi literatur dan model-model acuan. Analisa studi literatur Dari teori-teori yang dijabarkan di dalam Bab 2 dan Bab 3, ada beberapa hal utama yang menjadi dasar pengembangan model awal faktor kritis kesuksesan, seperti: definisi kesuksesan dan faktor kritis kesuksesan, keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem ERP, resiko yang dihadapi sistem informasi, dan kekurangan-kekurangan sistem ERP. Faktor kritis kesuksesan adalah faktor-faktor (hal-hal) yang dibutuhkan untuk menjamin keberhasilan proyek implementasi sistem ERP. Suatu proyek implementasi sistem ERP dapat dikatakan berhasil apabila memberikan keuntungan dalam hal operasional, manajerial, strategis, infrastruktur IT dan organisasi. Terkait dengan resiko yang dihadapi oleh sistem informasi, faktor kritis kesuksesan juga harus bisa meminimalisasi resiko-resiko yang mungkin muncul terutama dalam hal kegagalan dalam mencapai keuntungan kompetitif, kesulitan penyesuaian dengan teknologi baru (permasalahan di sisi organisasi), potensi kelemahan-kelemahan yang ada di dalam sistem informasi (permasalahan di sisi kualitas sistem dan kualitas informasi), kesulitan dalam penggunaan (permasalahan di sisi pengguna) dan penolakan untuk berbagi informasi internal yang sensitif (permasalahan di sisi budaya). Dari kelima dimensi utama (operasional, manajerial, strategis, infrastruktur IT dan organisasi) serta resiko-resiko yang mungkin muncul dalam sebuah proses IV-5

implementasi sistem ERP, ada 6 hal yang menjadi pertimbangan dalam pembuatan model awal faktor kritis kesuksesan yaitu hal-hal strategis, organisasi, kualitas sistem, kualitas informasi, kepuasan pengguna dan permasalahan budaya. Keenam hal ini perlu dilengkapi dengan melihat hal-hal terkait proyek, karena proses implementasi sistem ERP dapat dipandang sebagai sebuah proyek TI. Analisa model acuan Dari keempat model faktor kritis yang menjadi acuan yang terdapat pada Bab 3.3, model faktor kritis yang didefinisikan oleh Nielsen [NIE 02] memiliki kedekatan dengan topik tugas akhir yaitu kesamaan dalam membahas faktor kritis kesuksesan implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi. Model yang diusulkan oleh Nielsen tersebut dikembangkan dari model faktor kritis yang diusulkan oleh Holland dan Light [HOL 99] serta Brown dan Vessey [BRO 99]. Kombinasi kedua model ini mampu mengidentifikasi faktor-faktor kritis kesuksesan dari sisi manajemen (lebih dekat kepada model Holland dan Light) dan teknis-taktis (lebih dekat kepada model Brown dan Vessey) Model yang dikembangkan Nielsen tersebut sudah cukup mature, namun juga perlu melihat model faktor kritis kesuksesan yang diusulkan oleh Li Fang dan Sylvia Patrecia [FAN 05], terutama dalam hal cultural impact. Nielsen memang telah mengidentifikasi budaya sebagai salah satu faktor kritis kesuksesannya, tetapi apabila dilihat dari sudut pandang yang lain, budaya dapat dijadikan satu model faktor yang masih dapat dianalisis lebih lanjut. Dalam sebuah penelitian yang terkait dengan implementasi sistem ERP yang dilakukan oleh Amaranti [AMA 06], faktor budaya dijadikan faktor utama yang dikaji lebih lanjut perubahan-perubahan yang terjadi selama proses implementasi. Apabila dikombinasikan dengan model yang dikembangkan Nielsen, faktor budaya nantinya akan memberikan pengaruh kepada faktor organizational context dan user satisfaction. IV-6

Dari pertimbangan-pertimbangan tersebut, diusulkan sebuah model untuk dikaji lebih dalam untuk mengidentifikasi faktor-faktor kritis kesuksesan dalam implementasi sistem enterprise resource planning di institusi pendidikan tinggi Indonesia. Model usulan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut. Gambar IV-2 Model faktor kritis kesuksesan yang diusulkan Model yang diusulkan seperti gambar IV-2 memiliki 7 faktor utama, yaitu strategic factors, organisational context, ERP system quality, ERP information quality, ERP project scope, cultural context dan user satisfaction. Penjelasan dari ketujuh faktor akan dijelaskan pada subbab berikut. IV-7

4.2.1 Faktor Strategis Kata strategi dalam konteks implementasi sistem ERP di lingkungan institusi pendidikan tinggi memiliki makna hal-hal yang dapat mempengaruhi atau memicu penyesuaian dari rencana utama di dalam institusi pendidikan tinggi sehingga secara langsung ataupun tidak langsung memberikan dampak yang baru kepada pihak-pihak tertentu. Pihak-pihak yang mungkin terpengaruh antara lain adalah customer dan institusi itu sendiri. Customer bisa dimaknai sebagai pihak luar institusi yang memiliki kepentingan dari aktifitas atau layanan yang dilakukan institusi. Customer bisa berupa pemerintah, mahasiswa, ataupun organisasi lain. Sebuah strategi umumnya mengandung visi, misi, nilai-nilai, strategic directions, tujuan, key strategies, performance outcomes, operational plans dan akuntabilitas. Dalam hal ini, faktor strategi akan mempengaruhi faktor-faktor yang lain baik secara langsung, maupun tidak langsung. Salah satu contoh tindakan strategis dalam institusi pendidikan tinggi adalah untuk pemilihan tindakan implementasi sistem ERP meningkatkan competitive advantage di dalam organisasi. Untuk mendalami faktor strategi dalam implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi Indonesia, perlu dilakukan observasi secara detil tentang karakteristik organisasi pada institusi pendidikan tinggi serta hal-hal apa saja yang akan mempengaruhi pengambilan keputusan strategis. 4.2.2 Faktor Organisasi Faktor organisasi penting untuk diperhatikan karena mengimplementasikan sistem ERP di lingkungan universitas sulit dilakukan. Implementasi sistem ERP mempengaruhi/mengubah dinamika keorganisasian dalam institusi pendidikan tinggi di beberapa bagian. Perubahan-perubahan akan terjadi selama proyek implementasi ERP dilakukan. Setiap perubahan perlu dikelola dengan baik dan ditangani dengan tepat. Untuk IV-8

mengetahui faktor-faktor kritis kesuksesan apa saja yang terkait dengan faktor organisasi, perlu dilakukan observasi hal-hal apa saja yang dibutuhkan agar perubahan yang terjadi di organisasi akibat implementasi sistem ERP dapat berjalan mulus. 4.2.3 Faktor Kualitas Sistem ERP Kualitas sistem ERP tentu saja erat kaitannya dengan kemampuan sistem. Di dalam menangani persoalan-persoalan tentang kualitas, sebagian besar pikiran pada umumnya difokuskan kepada aspek-aspek teknis. Faktor kualitas sistem ERP akan melihat hal-hal yang akan membuat sistem ERP bekerja dengan baik dari sisi teknis, baik tentang upgrade perangkat lunak maupun perangkat keras, maupun di sisi teknologi keamanan yang terdapat pada sistem tersebut. Faktor kualitas sistem ERP ini nantinya akan memberikan pengaruh kepada faktor kepuasan pengguna 4.2.4 Faktor Kualitas Informasi Area utama yang akan diteliti adalah kemampuan sistem yang baru dalam menghasilkan informasi-informasi yang diharapkan. Nilai jual utama dari sebuah sistem ERP adalah kemampuannya dalam memperlancar aliran informasi di dalam organisasi, dalam konteks ini organisasi yang dimaksud adalah lingkungan institusi pendidikan tinggi. Informasi yang akan mengalir di dalam sistem ERP yang diimplementasikan di sebuah institusi pendidikan tinggi akan didefinisikan dari visi, misi dan strategi organisasi. Kualitas informasi ERP akan terkait dengan informasi-informasi yang menjadi input terhadap sistem ERP dan informasi-informasi yang dihasilkan oleh sistem ERP. Kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem ERP juga akan mempengaruhi user satisfaction. IV-9

4.2.5 Faktor Cakupan Proyek Sistem ERP Proyek implementasi sistem ERP tidak sama dengan proyek-proyek IT biasa, sehingga harus ditangani berbeda, baik dalam pengelolaan dan pengaturan semua aspek yang terkait proyek. Apalagi tidak ada literatur yang pernah membahas tentang bagaimana menerapkan sistem ERP ke dalam lingkungan institusi pendidikan tinggi. Faktor cakupan proyek sistem ERP nantinya akan lebih memberikan perhatian dalam hal bagaimana anggota tim proyek bekerja, pendekatan implementasi sistem ERP, bentuk-bentuk pengambilan keputusan selama proyek berlangsung serta bagaimana perubahan-perubahan proses bisnis dipilih. Faktor cakupan proyek sistem ERP akan sangat dipengaruhi oleh faktor organisasi dan juga akan memberikan dampak kepada faktor kepuasan pengguna. 4.2.6 Faktor Budaya Di dalam sekumpulan orang yang saling berinteraksi terbangun budaya, dalam hal ini budaya juga terbentuk di dalam institusi pendidikan tinggi melalui cara berinteraksi dan bertindak dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Nilai-nilai yang terkandung dalam budaya organisasi di institusi pendidikan tinggi akan menuntun perilaku staf-staf yang terdapat di dalamnya. Terdapat perbedaan yang signifikan antara budaya organisasi sebelum dan setelah proses implementasi sistem ERP. Ada kemungkinan dimana budaya organisasi memberikan dampak ke dalam keberhasilan implementasi sistem ERP. Dampak tersebut bisa bersifat positif dan juga negatif. Untuk itu, perlu diuji juga pengaruh budaya dalam implementasi sistem ERP di Institusi Pendidikan Tinggi Indonesia. Faktor budaya nantinya akan terkait dengan hal-hal apa saja yang bisa mempengaruhi staf-staf yang ada di institusi pendidikan tinggi dalam berinteraksi dan bertindak. IV-10

4.2.7 Faktor Kepuasan Pengguna Kepuasan pengguna didefinisikan menjadi seberapa banyak pengguna yang meyakini bahwa keberadaan sistem informasi (sistem ERP) akan memenuhi kebutuhan mereka terhadap informasi. Faktor ini dipandang sebagai faktor yang potensial untuk mengevaluasi keberhasilan sistem karena terkait dengan penggunaan sistem pada saat sistem ERP telah siap untuk dipergunakan. Di awal proyek, faktor kepuasan pengguna terkait dengan keterlibatan pengguna dalam proses perancangan. Sedangkan di akhir proyek, kepuasan pengguna dapat dilihat setelah adanya pendidikan dan pelatihan. IV-11