BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi saat ini telah dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan, salah satunya adalah dalam dunia bisnis. Peran teknologi informasi pada sebuah perusahaan menjadi semakin vital untuk mendukung kinerja perusahaan tersebut. Teknologi informasi yang digunakan dengan baik dapat meningkatkan kualitas pelayanan terhadap pelanggan, menghasilkan informasi secara cepat dan akurat, dan meningkatkan efisiensi kerja. Informasi yang dihasilkan dapat membantu para pengambil keputusan perusahaan untuk mengambil keputusan dengan lebih baik dan lebih cepat. Dengan perkembangan dunia bisnis yang semakin kompleks, Enterprise Resource Planning (ERP) dapat dijadikan salah satu solusi untuk berbagai masalah yang dihadapi oleh perusahaan. ERP sebagai sebuah sistem terintegrasi mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan semua proses yang ada dalam area fungsional perusahaan, antar departemen, antar lokasi yang berbeda. Dengan integrasi sistem ini data yang tadinya didapat dari sistem yang berbeda-beda, akan diintegrasikan menjadi sebuah sistem tunggal dengan format yang standar. Dengan demikian tidak ada lagi perbedaan proses yang terjadi antar fungsi, antar departemen, antar lokasi yang berbeda. Akibatnya adalah peningkatan kontrol terhadap pekerjaan dan peningkatan akses informasi bagi siapa saja yang membutuhkan terutama untuk pengambilan keputusan baik pada level atas, menengah, maupun level bawah. 1
2 Dimulai sekitar tahun 1980-an hingga kini, banyak perusahaan besar di dunia, termasuk di Indonesia, yang menerapkan sistem ERP. Sebagai contoh, PT Jamu Puspo Internusa menyatakan bahwa setelah mengimplementasikan salah satu aplikasi ERP, manajemen Jamu Puspo mempunyai akses yang real time untuk mengakses laporan dengan akurat dan tepat waktu, sehingga proses pengambilan keputusan lebih cepat dan dapat merespon lebih cepat terhadap permintaan pelanggan (http://www.jamupuspo.com/?pgs=articles&pkey=64&phpsessid=80d be75c8adb8a6f7e681d527c37a0b9). Beberapa perusahaan seperti Indofood, Blue Bird Group, Astra, Garuda, Pertamina, Telkom, BRI, Asia Pulp and Paper, Excelcom, Indosat, Nippon Indosari Corp (Sari Roti), Ranch Market, dan sebagainya juga telah menerapkan ERP untuk mendukung bisnisnya (http://web.bisnis.com /SAP_10years/). PT BM adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri tekstil, yang memproduksi berbagai jenis bahan tekstil untuk kemudian dijual kepada para pelanggannya. Untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat di pasar dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggannya maka PT BM mempertimbangkan untuk menerapkan sistem ERP. Permasalahan yang dihadapi adalah apakah sistem ERP tepat untuk diterapkan di perusahaan dan bagaimana menentukan aplikasi ERP yang cocok dengan kondisi perusahaan. Dalam menentukan apakah sistem ERP tepat untuk diterapkan di PT BM maka perlu dilakukan penelitian studi kelayakan dengan menganalisis berbagai faktor yang terkait dengan perusahaan. Kemudian dalam penelitian ini akan dipaparkan analisis dari masing-masing aplikasi ERP yang diajukan untuk menghasilkan suatu solusi yang terbaik dalam memilih salah satu aplikasi ERP yang tepat bagi perusahaan.
3 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Penelitian mencakup proses bisnis penjualan, pembelian, produksi, keuangan, dan personalia PT BM. 2. Analisis pengambilan keputusan untuk memilih aplikasi ERP yang akan diterapkan dilakukan dengan membandingkan dua aplikasi ERP yaitu Microsoft Dynamics Nav 2009 dan SAP Business One 2007. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: Melakukan analisis dan evaluasi sistem yang sedang berjalan pada PT BM Menganalisis kebutuhan PT BM terhadap sistem yang diusulkan Menganalisis biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang akan diperoleh dari penerapan ERP pada PT BM Mengetahui kesesuaian dari aplikasi ERP yang diusulkan terhadap proses bisnis dan kebutuhan PT BM Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini antara lain: Menyajikan informasi mengenai biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang akan diperoleh dengan penerapan ERP Memberikan rekomendasi aplikasi ERP yang sesuai dengan kebutuhan PT BM
4 Memberikan tambahan pengetahuan mengenai analisis pengambilan keputusan dalam memilih aplikasi ERP yang sesuai dengan proses bisnis dan kebutuhan perusahaan 1.4 Metodologi Metode yang digunakan untuk pengumpulan data antara lain: 1. Studi lapangan a. Wawancara Wawancara dilakukan secara langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan. b. Observasi Observasi dilakukan dengan mengamati langsung kegiatan operasional dan keadaan perusahaan. 2. Studi pustaka Studi pustaka dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan informasi dari referensi buku-buku, jurnal, juga sumber-sumber dari internet yang berkaitan dengan penelitian skripsi. Metode yang digunakan untuk analisis data antara lain: 1. Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) 2. Fit/Gap Analysis 3. AHP (Analytic Hierarchy Proces) 4. Cost Benefit Analysis
5 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada penelitian ini yaitu: BAB 1: PENDAHULUAN Bab ini menguraikan latar belakang penulisan skripsi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini membahas teori-teori yang relevan dan sesuai dengan penelitian skripsi dan kerangka pikir penelitian skripsi. BAB 3: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini membahas tentang gambaran umum perusahaan, proses bisnis yang sedang berjalan, analisis SWOT, permasalahan yang dihadapi pada sistem yang berjalan, dan alternatif pemecahan masalah. BAB 4: ANALISIS PEMILIHAN APLIKASI ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) Bab ini membahas tentang dua alternatif aplikasi ERP yang diusulkan, estimasi waktu implementasi proyek, estimasi biaya, analisis kebutuhan perusahaan, dan rekomendasi penentuan aplikasi ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini memberikan kesimpulan dari hasil penelitian yang didapat dari uraian pada bab-bab sebelumnya, serta saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan di masa mendatang.