BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemanfaatan teknologi informasi saat ini telah menjadi faktor penting dalam meraih kesuksesan di berbagai bidang bisnis. Mayoritas organisasi atau perusahaan baik negeri maupun swasta sudah menggunakan teknologi informasi sebagai penunjang dalam meningkatkan efektifitas dan efesiensi kinerja. Menurut pendapat Bourgeois (2014), mengatakan bahwa seiring dengan kemajuan dan pemanfaatan teknologi informasi yang terus meningkat dari waktu ke waktu maka kecepatan dan keakuratan data serta informasi akan menjadi kunci dalam menjalankan organisasi atau perusahaan baik oleh pelaku bisnis maupun oleh masyarakat dan juga pemerintah. Menurut Henrique et al. (2014), pelaksanaan investasi teknologi informasi jika tidak terencana pada akhirnya akan mengakibatkan kegagalan atau kesia-siaan investasi yang berakibat munculnya anggapan bahwa biaya yang besar untuk teknologi informasi adalah suatu langkah pemborosan. Untuk mencegah hal tersebut, maka diperlukan adanya tata kelola teknologi informasi mulai dari perencanaan hingga implementasi supaya peran dari teknologi informasi menjadi optimal. 1
2 Berdasarkan pernyataan ISACA (2009), pengembangan sistem TI yang tidak murah menyebabkan perusahaan harus melakukan investasi yang tidak sedikit agar mendapat sistem TI yang sesuai dengan budaya, proses bisnis dan tujuan dari perusahaan itu sendiri. Pada saat transformasi bisnis, investasi signifikan yang mencapai 1-8% dari gross revenue (tergantung dari industri dan faktor lain) biasanya diperlukan. Biaya sebenarnya dari TI dalam banyak kasus tidak jelas dan anggaran yang ada tersebar ke seluruh unit bisnis, fungsi dan lokasi geografis tanpa adanya pengawasan secara keseluruhan (ISACA, 2009,p.10). Oleh karena itu, TI yang dibutuhkan adalah TI yang tepat guna dan dapat diandalkan sehingga investasi yang telah dikeluarkan perusahaan sesuai dengan manfaat yang akan diterima dan dapat berjalan secara efektif, efisien dan ekonomis. Kontrol terhadap teknologi informasi menjadi sesuatu hal yang harus dilakukan agar penggunaan teknologi informasi menjadi sesuatu hal yang harus dilakukan agar penggunaan teknologi informasi dapat berjalan sesuai dengan pedoman IT Governance yang telah dibuat oleh manajemen. Dalam penelitiannya Firmansyah (2015), menemukan bahwa perusahaan yang menerapkan IT Governance meningkat performanya, terutama performa keuangan. IT Governance adalah bagian turunan yang tidak dapat dipisahkan dari Corporate Governance yang terdiri dari kepemimpinan, struktur organisasi serta proses untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai dari penerapan teknologi informasi (ITGI, 2003).
3 PT. Plaza Auto Prima (Plaza Toyota) adalah perusahaan yang bergerak di bidang otomotif dengan memiliki 7 (tujuh) cabang di Indonesia. Plaza Toyota merupakan dealer resmi dengan produk mobil ber-merk Toyota yang fokus bisnisnya pada penjualan mobil, aksesoris mobil dan jasa service (bengkel mobil). Plaza Toyota menyadari bahwa peranan IS/IT sangatlah penting dalam menjalankan proses bisnisnya, hal inilah yang membuat perusahaan bersedia berinvestasi di bidang TI dalam mendukung visi dan misi perusahaan. Plaza Toyota memiliki visi yaitu menjadi dealer otomotif yang terbaik dengan pelayanan kelas dunia kepada pelanggan. Di dalam aktivitasnya, Plaza Toyota menggunakan Dealer Management System (DMS) untuk menjalankan dan mengelola bisnisnya. Pada penggunaan Dealer Management System (DMS) dirasakan kurang optimal karena ditemukannya beberapa kelemahan, hambatan dan permasalahan yang sering muncul dalam mendukung bisnis perusahaan. Permasalahan yang sering muncul terkait penggunaan DMS ini antara lain: kegagalan pembentukan invoice, selisih nominal transaksi di sistem, pembentukan jurnal yang tidak sempurna, sistem not responding, inventory transaction tidak bisa di-release dan juga permasalahan terkait infrastruktur seperti koneksi internet yang sering putus. Terkait permasalahan tersebut, penulis melakukan rekapitulasi jumlah kasus atau permasalahan yang terjadi terkait Dealer Management System (DMS) ataupun dukungan IS/IT dalam jangka waktu 6 bulan (periode 01 Juni 2016-31 Desember 2016) berdasarkan
4 jumlah request atau pelaporan permasalahan ke divisi IT Plaza Toyota seperti terlihat pada tabel 1.1 di bawah ini. Tabel 1.1 Rekapitulasi Permasalahan Terkait Sistem DMS No. Jenis Kasus/ Permasalahan Deskripsi Permasalahan Jumlah Kasus 1 Kegagalan Pembentukan Invoice Kegagalan invoice ini terjadi karena proses invoice pada sistem tidak berjalan/stuck sehingga statusnya menjadi waiting atau kembali ke status awal (release). 732 2 3 Selisih nominal transaksi di Sistem DMS Inventory transaction tidak bisa di-release Adanya transaksi yang tidak update berdasarkan harga terakhir sehingga ketika diproses menyebabkan selisih pada sistem. Adanya transaksi yang jumlah kuantitasnya tidak update berdasarkan kondisi stock terakhir. 324 568 4 Sistem DMS not responding Permasalahan not responding disebabkan karena traffic pemakaian sistem yang tinggi tidak sebanding dengan kapasitas memory di server. 72 5 Kesalahan SOP pada penggunaan sistem oleh user Kesalahan SOP penggunaan sistem DMS oleh user, biasanya terjadi faktor ketidaktahuan, kurang terlatih, kurang teliti dan kurang menguasai SOP. 232 6 Koneksi internet putus Putusnya koneksi internet disebabkan oleh dua faktor yaitu faktor jaringan internal dan jaringan eksternal (vendor) 965 Sumber: Hasil Rekap Data Penulis 1000 800 600 400 Jumlah Kasus 200 0 1 2 3 4 5 6 Urutan Masalah Gambar 1.1 Bar Chart rekap permasalahan terkait DMS Sumber: Penulis
5 Berdasarkan tabel 1.1. di atas, diketahui bahwa pengelolaan DMS di Plaza Toyota tidak optimal sehingga banyak permasalahan yang terjadi secara berulang. Solusi yang diberikan selama ini belum mampu mencegah terjadinya masalah dan hanya mampu untuk menangani masalah sementara. Plaza Toyota saat ini sudah mengarah untuk menerapkan tata kelola TIK secara benar dan top management ingin mengetahui di bagian sisi TIK mana yang menjadi kelemahan untuk dilakukan perbaikan dan di bagian mana yang sudah mendukung tujuan perusahaan untuk ditingkatkan lagi. Adapun hal yang menjadi pertimbangan pada top management saat ini sehingga memerlukan pengukuran tata kelola TIK di Plaza Toyota yaitu: 1) Keuntungan investasi di bidang TIK yang telah dilakukan dirasa kurang optimal bagi perusahaan atau kurang dipahami secara struktur oleh para top management. Hal ini menjadi pertimbangan jika dikaitkan dengan pemahaman mengenai intangible costs maupun intangible benefits. 2) Pengukuran terhadap Tata kelola TIK dan tingkat kapabilitasnya memang bukan sesuatu yang menjadi keharusan (mandatory) seperti halnya audit terhadap laporan keuangan, tetapi pada top management saat ini semakin menyadari betapa pentingnya pula kesadaran terhadap tata kelola TIK. Hal ini dikaitkan dengan semakin pentingya peranaan TIK terhadap perusahaan dan sangat besarnya pula biaya yang diberikan untuk investasi IS/IT. 3) Persaingan yang semakin pesat, menuntut perusahaan untuk terus berkembang di antara para pesaingnya. Berdasarkan hal tersebut, pada top
6 management menyadari perlu adanya pembaharuan prosedur atau kebijakan mengenai penyampaian dan penyebaran informasi dan knowledge yang sudah ada di divisi TIK untuk dapat dipahami oleh para karyawan perusahaan. 4) Budaya perusahaan yang terus menggiatkan karyawan untuk selalu berinovasi dirasakan kurang ditanggapi secara serius, sehingga perlu ada peninjauan untuk mengetahui penyebab kurangnya inovasi dari para karyawan perusahaan. 5) Belum adanya pengukuran akan tata kelola sistem informasi di Plaza Toyota untuk memberi penilaian terhadap pemanfaatan IS/IT saat ini. Atas dasar pertimbangan tersebut, maka perlu dilakukan pengukuran kinerja Sistem Informasi menggunakan Framework COBIT (Control Objective For Information and Related Technology). Menurut penelitian yang dilakukan oleh Heyckal (2013), penggunaan framework COBIT dalam melakukan pengukuran atau penilaian terhadap tata kelola IS/IT adalah karena secara umum kerangka kerja IT Governance serta pengendalian yang dibutuhkan untuk mencapainya disediakan oleh framework COBIT. Dimana di dalamnya terdapat panduan bagaimana organisasi harus mengendalikan pengelolaan TIK dalam pencapaian good governance. Mekanisme kontrol audit sistem informasi menggunakan kerangka kerja COBIT ini tidak hanya memberikan ukuran terhadap tata kelola IS/IT di perusahaan, akan tetapi juga memberikan masukan atau saran yang dapat
7 dimanfaatkan untuk perbaikan tata kelola untuk saat ini dan di masa yang akan datang. Namun COBIT dalam hal ini hanya memberikan panduan kontrol dan tidak memberikan panduan implementasi operasional. Dalam memenuhi kebutuhan COBIT pada lingkungan operasional, maka perlu diadopsi berbagai kerangka governance operational. Pemilihan tools COBIT ini didukung pula oleh Alida (2013), yang mengatakan bahwa COBIT merupakan good practice lintas suatu domain dan framework, dimana terjadi proses dan penyajian aktivitas yang dapat dikelola dan merupakan struktur yang logis. Pada penelitian ini, pengukuran dilakukan dengan melakukan observasi, memberikan kuesioner dan melakukan wawancara. Hasil dari pengukuran tersebut akan dijadikan dasar penilaian terhadap kinerja Sistem Informasi untuk menjadi bahan pembuatan standarisasi dan rekomendasi untuk meningkatkan kualitas dari sistem yang digunakan. Untuk itu penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul Pengukuran Tata Kelola Sistem Informasi menggunakan Framework COBIT 5 pada PT. Plaza Auto Prima (Plaza Toyota).
8 1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah dari penelitian ini adalah: 1. Bagaimana tingkat kapabiltas (capability level) Tata Kelola Sistem Informasi pada Plaza Toyota menggunakan framework COBIT 5? 2. Bagaimana melakukan pengukuran tingkat kapabilitas (capability level) Tata Kelola Sistem Informasi pada Plaza Toyota? 3. Bagaimana merekomendasikan perbaikan Tata Kelola Sistem Informasi pada Plaza Toyota sehingga tingkat kapabiltasnya dapat meningkat? 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Mengetahui kondisi Tata Kelola Sistem Informasi pada Plaza Toyota saat ini dan juga mengetahui aspek kelemahan dari penerapannya. 2. Mengukur tingkat kapabilitas Tata Kelola Sistem Informasi pada Plaza Toyota saat ini dan menentukan target tingkat kapabilitas yang ingin dicapai. 3. Memberikan rekomendasi perbaikan yang dapat dijadikan sebagai acuan untuk peningkatan kapabilitas Tata Kelola Sistem Informasi pada Plaza Toyota.
9 Manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Bagi Perusahaan Hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk melakukan pengukuran tingkat kapabiltas (capability level) tata kelola sistem informasi dengan menggunakan kerangka COBIT 5 sehingga dapat membantu tercapainya tujuan dari perusahaan. 2. Bagi Dunia Akademik Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai salah satu referensi dalam melakukan pengukuran tingkat kematangan tata kelola sistem informasi pada perusahaan yang menggunakan TI. 1.4 Ruang Lingkup Pada penelitian ini, penulis membatasi ruang lingkup penelitian pada: 1. Penelitian dilakukan pada tata kelola teknologi informasi pada PT. Plaza Auto Prima (Plaza Toyota). Dalam hal ini, difokuskan pada penerapan Dealer Management System (DMS) di Plaza Toyota. 2. Metodologi yang digunakan adalah COBIT 5 untuk menentukan tingkat kapabilitas tata kelola TI.
10 1.5 Metode Penelitian Metode-metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Studi Pustaka Dalam metode ini penulis mengumpulkan data-data dari berbagai sumber dengan mengadakan studi penelaahan terhadap bukubuku, literatur-literatur, jurnal dan kumpulan dokumen yang berkaitan dengan topik penelitian yang kemudian disimpulkan untuk menjadi data primer. 2. Studi Lapangan 1. Observasi Dalam metode ini penulis melakukan studi lapangan dengan peninjauan langsung kondisi saat ini untuk memperoleh data dan informasi yang dipakai sebagai bahan dalam melakukan wawancara dan kuesioner. 2. Wawancara Dalam metode ini penulis melakukan kegiatan wawancara terhadap pihak yang terkait untuk memperoleh data dan Informasi yang dibutuhkan sesuai dengan Framework COBIT 5 yang dapat digunakan sebagai pengukuran dan penilaian tingkat kematangan Sistem Informasi dalam mendukung bisnis perusahaan.
11 3. Kuesioner Dalam metode ini penulis membuat daftar pertanyaan yang disusun dalam bentuk kuesioner kepada pihak terkait untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan sesuai dengan Framework COBIT 5 yang digunakan pada pengukuran dan penilaian tingkat kematangan Sistem Informasi dalam mendukung bisnis perusahaan.
12