BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan Teknologi Informasi saat ini sudah semakin pesat dan telah merambah ke berbagai sektor kehidupan manusia. Perkembangan Teknologi Informasi tersebut didukung oleh banyaknya perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware) dan juga Internet yang semakin hari semakin cangggih perkembangannya untuk memenuhi tuntutan yang dihadapi oleh kebutuhan manusia. Komputer sebagai perangkat teknologi canggih akhirnya terpilih sebagai salah satu alternatif yang paling mungkin dalam membantu menyelesaikan pekerjaan dan menangani arus informasi dalam jumlah yang besar. Kemunculan Internet juga dapat digunakan sebagai media informasi yang dapat diakses dengan menggunakan komputer yang terkoneksi ke berbagai belahan dunia, sehingga pengaksesan informasi dapat dilakukan di mana saja tanpa terbatas ruang dan waktu. Sekolah Vokasi merupakan salah satu fakultas yang ada di Universitas Gadjah Mada. Terdapat 26 program studi yang ada di Sekolah Vokasi UGM dan setiap program studi memiliki himpunan mahasiswa. Setiap himpunan mahasiswa aktif dalam berorganisasi dan memiliki banyak kegiatan sehingga ruangan sangat dibutuhkan untuk mendukung jalannya kegiatan tersebut. Selain itu, kegiatan perkuliahan juga membutuhkan ruangan sebagai tempat pembelajaran. Sekolah Vokasi UGM menyediakan ruangan yang diperbolehkan dipinjam untuk kegiatankegiatan tersebut yaitu di gedung pusat Sekolah Vokasi UGM dan gedung perpustakaan Sekolah Vokasi UGM. Namun ruangan yang ada di kedua gedung tersebut sangat terbatas, sebab tidak semua ruangan diperbolehkan untuk dipinjam karena beberapa alasan, sehingga dalam proses peminjaman ruangan terdapat beberapa masalah. Proses peminjaman ruangan yang dilakukan saat ini, peminjam harus datang ke bagian aset Sekolah Vokasi UGM yang bertugas menangani peminjaman 1
2 ruangan untuk memperoleh informasi tentang ketersediaan ruangan yang akan dipinjam. Setelah mendapatkan ruangan yang diinginkan, peminjam harus membuat surat izin peminjaman ruangan yang kemudian diserahkan kepada petugas akademik KPTU (Kantor Pelayanan Tata Usaha) Sekolah Vokasi UGM untuk memverifikasi surat tersebut. Namun terkadang pihak KPTU yang menangani peminjaman ruangan dalam memberikan informasi kepada peminjam kurang valid, sehingga menimbulkan beberapa permasalahan. Selain itu peminjam juga membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses peminjaman ruangan. Dengan permasalahan tersebut, dibutuhkan sebuah sistem yang menyajikan kemudahan dalam melakukan reservasi ruangan Sekolah Vokasi UGM dengan cara pengisian form peminjaman dan pencetakan bukti peminjaman. Selain itu juga dapat memberikan informasi ketersediaan ruangan dengan manampilkan denah ruangan yang ada di Sekolah Vokasi UGM dan perpustakaan Sekolah Vokasi UGM. Hadirnya sistem tersebut, diharapkan dapat memberikan solusi kepada peminjam dalam proses peminjaman ruangan. Sehingga akan lebih efisien dalam waktu dan juga tempat. 1.2. Rumusan Masalah Dari latar belakang yang dijelaskan, maka dapat ditarik suatu permasalahan bagaimana membuat suatu sistem yang dapat memberikan fasilitas peminjaman ruangan kepada pengguna di Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada. 1.3. Batasan Masalah Agar pembahasan tidak meluas dari lingkup dan juga inti dari permasalahan, maka pembahasan akan dibatasi oleh hal-hal berikut ini : 1. Sistem hanya dapat digunakan oleh civitas akademika Sekolah Vokasi UGM. 2. Proses cetak bukti peminjaman hanya dapat dilakukan pada saat data peminjaman telah terverifikasi. 3. Peminjam hanya dapat melakukan proses peminjaman pada satu lantai dalam satu kali proses peminjaman.
3 4. Denah yang ditampilkan di dalam sistem meliputi gedung pusat Sekolah Vokasi UGM dan perpustakaan Sekolah Vokasi UGM. 1.4. Tujuan Penelitian Tujuan yang hendak dicapai adalah merancang dan mengimplementasikan suatu sistem berbasis web, yang dapat memberikan solusi kepada peminjam berupa kemudahan dalam proses peminjaman ruangan. Selain hal tersebut, juga terdapat denah ruangan dengan dilengkapi dengan ketersediaan ruangan yang ada di Sekolah Vokasi UGM. 1.5. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Memudahkan peminjam dalam proses reservasi. 2. Memudahkan peminjam untuk mendapatkan informasi ketersedian ruangan. 3. Memudahkan peminjam untuk mendapatkan kepastian ruangan yang akan digunakan. 1.6. Metodologi Penelitian Metode metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Observasi Observasi pada sistem ini dilakukan pada proses pengumpulan data mengenai jumlah ruangan yang dapat dipinjam dan informasi proses peminjaman ruangan yang dilakukan saat ini. Kemudian data tersebut akan digunakan untuk membuat perencaanaan sistem. 2. Wawancara Wawancara dilakukan dengan peminjam dan pegawai program studi Sekolah Vokasi UGM yang akan mengimplementasikan sistem reservasi ruangan di Sekolah Vokasi UGM. Wawancara ini dilakukan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan peminjam dan pegawai program studi Sekolah Vokasi UGM serta memperoleh data dan informasi yang berkaitan dalam penelitian ini.
4 3. Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan mengumpulkan data dan mempelajari informasi yang berkaitan dengan system reservasi ruangan di Sekolah Vokasi UGM, termasuk dalam perancangan, analisa data, dan implementasi sistem. 4. Perancangan dan Pengembangan Sistem a. Analisis Sistem Analisis sistem berisi tentang permasalahan yang ada dalam proses reservasi ruangan Sekolah Vokasi UGM. Hasil dari analisis permasalahan ini kemudian dituliskan dalam analisis kebutuhan sistem, kebutuhan data, kebutuhan fungsional dan juga kebutuhan non fungsional sistem yang akan dibangun. b. Perancangan Sistem Perancangan sistem berisi tentang sistem reservasi ruangan Sekolah Vokasi UGM yang akan dibangun dan dirancang berdasarkan analisis yang telah dilakukan. Sistem dirancang meliputi perancangan basis data, perancangan menu, dan perancangan user interface. c. Implementasi Sistem Implementasi sistem berisi tentang sistem yang akan diimplementasikan dari perancangan yang telah dilakukan, sistem reservasi ruangan Sekolah Vokasi UGM menggunakan bahasa pemograman Hypertext Prepocessor (PHP), framework CodeIgniter, basis data MySQL dan server Apache. d. Pengujian Sistem Pengujian sistem berisi tentang pembahasan dalam pengujian sistem reservasi ruangan di Sekolah Vokasi UGM yang telah dibuat. Tujuannya adalah meneguji kesesuaian sistem yang dibuat dengan perancangan yang disusun sebelumnya, mengurangi kesalahpahaman pada sistem serta memastikan sistem ini dapat digunakan dengan baik. e. Dokumantasi dan Pelaporan Dokumentasi dan pelaporan berisi tentang dokumentasi dan pelaporan yang merupakan bahasan tentang pembuatan laporan dan dokumentasi dari sistem reservasi ruangan Sekolah Vokasi UGM yang telah dibuat.
5 1.7. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini merupakan gambaran secara menyeluruh mengenai masalah yang akan dibahas dalam penelitian, yaitu terdiri dari: BAB I PENDAHULUAN Membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Membahas tentang tinjauan secara umum sebagai dasar penelitian. Pada bagian ini menjelaskan informasi-informasi yang digunakan sebagai bahan acuan penulis. Informasi tersebut dapat berupa penelitian-penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya. BAB III LANDASAN TEORI Membahas tentang teori-teori yang menjadi landasan dalam tahap analisi dan perancangan sistem. Selain itu, pada bab ini juga berisi penjelasan tentang komponen-komponen yang digunakan dalam membangun sistem. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Membahas tentang analisis dan perancangan sistem pada penelitian ini. Bagian analisis meliputi analisis permasalahan, kebutuhan fungsional dan nonfungsional sistem, gambaran umum sistem, analisis kebutuhan data, analisis basis data, dan analisis model sistem. Perancangan sistem meliputi perancangan struktur menu sistem dan perancangan antarmuka pengguna yang digunakan dalam penelitian ini. BAB V IMPLEMENTASI Membahas tentang implementasi sistem beserta hal-hal yang mendukung dalam pembangunan sistem. Pada bab ini menjelaskan beberapa kode program yang digunakan dalam membangun sistem dan menampilkan tampilan antarmuka yang digunakan dalam sistem.
6 BAB IV PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN SISTEM Membahas tentang pengujian dan pembahasan sistem yang menguji kesesuaian sistem dengan perancangan yang sudah dibuat. Pengujian sistem bertujuan untuk mengevaluasi kinerja sistem, mengurangi adanya kesalahan serta memastikan sistem dapat digunakan dengan baik. BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN Memuat tentang kesimpulan dan saran sehingga dapat dijadikan sebagai acuan untuk pengembangan sistem selanjutnya. DAFTAR PUSTAKA Memuat tentang sumber referensi literatur yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini.