Halaman: 1/11 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan urusan pendaftaran pelajar yang mengikuti program dengan tesis (Master dan PhD) dan program tanpa tesis. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses pendaftaran pelajar sambungan, penawaran kursus semester, jadual waktu semester, pendaftaran kursus, menambah dan menggugurkan kursus, pertukaran status kursus, pengecualian kursus/kredit, pertukaran program/bidang pengajian, pertukaran taraf pengajian, penangguhan semester, permohonan tarik diri dari pengajian, dan pelanjutan tempoh pengajian. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2009-10) UPM/PU/S/AK02/01 Arahan Kerja Pendaftaran Pelajar Baharu UPM/PU/S/AK02/03 Arahan Kerja Pertukaran Program/Bidang Pengajian UPM/PU/S/AK02/04 UPM/PU/S/AK02/05 UPM/PU/S/AK02/08 UPM/PU/S/AK02/09 Arahan Kerja Pertukaran Taraf Pengajian Arahan Kerja Penangguhan Semester Arahan Kerja Pelajar Menarik Diri Arahan Kerja Pelanjutan Tempoh Pengajian UPM/PU/S/AK02/10 Arahan Kerja Urusan Menambah Kursus, Menggugurkan Kursus dan Pengecualian Kredit UPM/PU/S/AK04/05 Arahan Kerja Pemantauan Keputusan Peperiksaan
Halaman: 2/11 Komprehensif PhD PU/S/SS-01 PU/S/M01 Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Pasca Siswazah i-gims Manual 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN i-gims Pelajar Sambungan Penyelaras Penasihat Penyelia PhD PT PTJ PTM PTO SPS Semester TNCAA TWP WP : Internet Graduate Information Management System : Pelajar semester kedua dan seterusnya : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut : Pensyarah yang akan membimbing pelajar sebelum penyelia dilantik : Pengerusi Jawatankuasa Penyeliaan pelajar : Doktor Falsafah : Pegawai Tadbir : Pusat Tanggungjawab : Pegawai Teknologi Maklumat : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Sekolah Pengajian Siswazah : Semester Pertama dan Kedua : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Wakil Pengurusan : Wakil Pengurusan
Halaman: 3/11 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Dekan SPS, Penyelaras dan PT Unit Program Akademik dan Rekod bertanggungjawab memastikan prosedur pendaftaran pelajar dan pendaftaran kursus ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pendaftaran pelajar dan pendaftaran kursus juga perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 4/11 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Muat Naik Kalendar Akademik, Maklumat Kursus dan Jadual Waktu Semester 7.2 Pelajar Baharu? 7.3 Ya Jalankan Urusan Pendaftaran Pelajar Baharu 7.4 Tidak Daftar Kursus dan Lain-lain 7.5 Sahkan Pendaftaran Kursus 7.6 Simpan Senarai Pelajar Mengikut Kursus 7.7 Tamat 7.8 Nota: Bagi Langkah 7.5, "Lain-lain merujuk kepada proses pertukaran program/bidang pengajian, pertukaran taraf pengajian, penangguhan semester dan pelanjutan tempoh pengajian yang memerlukan kelulusan Dekan/JKPSU/ Senat.
Halaman: 5/11 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Muat Naik Kalendar Akademik, Maklumat Kursus dan Jadual Waktu Semester 7.2.1 Muat naik Kalendar Akademik Pengajian Siswazah dan maklumat semester akan datang, yang disediakan oleh Unit Pengambilan dalam i- GIMS mengikut kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah selewat-lewatnya lima (5) minggu sebelum semester bermula. Muat naik Kalendar Akademik yang telah dikemas kini pada laman web SPS. 7.2.2 Buat paparan Kalendar Akademik Pengajian Siswazah pada papan kenyataan SPS/Fakulti/Institut. 7.2.3 Kemas kini maklumat kursus yang akan ditawarkan dalam modul tawaran kursus dan modul jadual waktu dalam i-gims selewatlewatnya empat (4) minggu sebelum semester bermula. 7.2.4 Maklumkan tarikh dan proses penting urusan pendaftaran melalui portal pelajar sambungan selewat-lewatnya empat (4) minggu sebelum semester bermula. PT/PTM SPS PT/PTO SPS/Fakulti/Institut PT/PTO Fakulti/Institut PT/PTM SPS 7.3 Pelajar Baharu? 7.3.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.4. 7.3.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.5.
Halaman: 6/11 7.4 Jalankan Urusan Pendaftaran Pelajar Baharu 7.4.1 Urusan pendaftaran pelajar baharu dijalankan mengikut Arahan Kerja Pendaftaran Pelajar Baharu (UPM/PU/S/AK02/01). PT/PTO SPS 7.5 Daftar Kursus dan Lain-lain 7.5.1 Adakan perbincangan dengan pelajar berkaitan kursus yang perlu didaftar. 7.5.2 Pastikan pelajar sambungan mendaftar kursus secara on-line dalam i-gims dalam tempoh tiga (3) minggu sebelum semester bermula. 7.5.3 Pastikan pelajar yang ingin menambah kursus melakukan proses tersebut secara online dalam tempoh dua (2) minggu selepas semester bermula. 7.5.4 Pastikan pelajar yang ingin menggugurkan kursus melakukan proses tersebut secara online dalam tempoh tujuh (7) minggu selepas semester bermula. 7.5.5 Ambil tindakan mengikut arahan kerja yang berkenaan (jika berkaitan). Rujuk : Arahan Kerja Pertukaran Program/Bidang Pengajian (UPM/PU/S/AK02/03) Arahan Kerja Pertukaran Taraf Pengajian (UPM/PU/S/AK02/04) Arahan Kerja Penangguhan Semester (UPM/PU/S/AK02/05) Arahan Kerja Pengurusan Program Tanpa Ijazah (UPM/PU/S/AK02/07) Arahan Kerja Pelajar Menarik Diri Penasihat/Penyelia/ Penyelaras Penasihat/Penyelia/ Penyelaras Penasihat/Penyelia/ Penyelaras Penasihat/Penyelia/ Penyelaras PT/PTO SPS/ Penyelaras/Penyelia/ Penasihat/PT/PTO Fakulti/Institut
Halaman: 7/11 7.6 Sahkan Pendaftaran Kursus (UPM/PU/S/AK02/08) Arahan Kerja Pelanjutan Tempoh Pengajian (UPM/PU/S/AK02/09) Arahan Kerja Urusan Menambah Kursus, Menggugurkan Kursus dan Pengecualian Kredit (UPM/PU/S/AK02/10) Arahan Kerja Pemantauan Keputusan Peperiksaan Komprehensif PhD (UPM/PU/S/AK04/05) Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Pasca Siswazah (PU/S/SS-01) 7.6.1 Semak dan sahkan pendaftaran kursus pelajar. Rujuk : Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Pasca Siswazah (PU/S/SS-01) Penasihat/Penyelia/ Penyelaras Program 7.7 Simpan Senarai Pelajar Mengikut Kursus 7.7.1 E-mel senarai pelajar mengikut kursus kepada pihak fakulti/institut selepas minggu ke-7 semester. 7.7.2 Simpan salinan lembut senarai pelajar mengikut kursus yang dihantar oleh SPS. PT SPS PT/PTO Fakulti/Institut 7.8 Tamat
Halaman: 8/11 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Pengecualian Kredit [jika berkaitan]. Penangguhan Semester [jika berkaitan]. Pertukaran Program/Bidang Pengajian [jika berkaitan]. Menukartaraf Program Master ke PhD [jika berkaitan]. Borang Keputusan Peperiksaan Komprehensif PhD [jika berkaitan]. Salinan surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif PhD [jika berkaitan]. Menambah Tempoh Pengajian [jika berkaitan]. Salinan Surat Permohonan Menarik Diri [jika berkaitan]. Menarik Diri [jika berkaitan]. Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTO SPS PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS Kekal Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) PTO PTJ PTO PTJ Bilik Fail Pelajar PTJ Dekan Fakulti/
Halaman: 9/11 Fail Pelajar Pengecualian Kursus [jika berkaitan] Penangguhan Semester [jika berkaitan] Pertukaran Program/Bidang Pengajian [jika berkaitan] Menukartaraf Program Master ke PhD [jika berkaitan] Salinan Borang Keputusan Peperiksaan Komprehensif PhD [jika berkaitan]. Salinan surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif PhD [jika berkaitan]. Menambah Tempoh Pengajian [jika berkaitan] Salinan Surat Pelantikan Jawatankuasa Bebas Pertukaran Taraf Pengajian [jika berkaitan] Laporan Jawatankuasa Bebas Pertukaran Taraf Pengajian [jika berkaitan] 3. UPM/600-5/2/1 Urusan Am Pendaftaran Notis atau peringatan berkenaan pendaftaran pelajar sambungan. Surat menyurat penawaran dan pendaftaran kursus. Petikan Minit Mesyuarat JKPSU Sekurangkurangnya 2 tahun selepas bergraduat PTO SPS PTO SPS Pejabat Am Unit Program Akademik dan Rekod 3 tahun Pengarah Institut Dekan SPS
Halaman: 10/11 dan Senat berkenaan perkara terkini urusan pendaftaran. Dokumen lain yang berkaitan. 4. UPM/(Kod PTJ)/600-5/2/1 Urusan Am Pendaftaran Notis atau peringatan berkenaan pendaftaran pelajar sambungan. Surat menyurat penawaran dan pendaftaran kursus. Dokumen lain yang berkaitan. 5. UPM/600-5/2/13 Peperiksaan Komprehensif PhD Senarai pelajar PhD semester ke- 4 yang diberikan surat peringatan kerana belum menduduki Peperiksaan Komprehensif PhD. Salinan surat pembawa serta surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif PhD kepada pihak Fakulti/Institut. Dokumen lain yang berkenaan. PTO PTJ PTO PTJ Bilik Fail di PTJ 3 tahun PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Program Akademik dan Rekod 3 Tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Institut Dekan SPS 6. UPM/(Kod PTJ)/600-5/2/13 Peperiksaan Komprehensif PhD Senarai pelajar PhD semester ke- 4 yang diberikan surat peringatan kerana belum menduduki Peperiksaan Komprehensif PhD. Surat pembawa edaran salinan surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif PhD. Kertas soalan/bahan penilaian Peperiksaan Komprehensif PhD. Dokumen lain yang berkenaan. PT/PTO Fakulti/ Institut PT/PTO Fakulti/ Institut Bilik Fail Fakulti/ Institut 3 Tahun Dekan Fakulti/ Pengarah Institut 7. UPM/600-5/2/14 PT/PTO SPS PTM SPS Pejabat Am Unit Program Dekan SPS
Salinan E-mel berkaitan Urusan Program Akademik Pelajar Siswazah Emel berkaitan : Penghantaran senarai pelajar yang mendaftar mengikut kursus Peringatan CE Peringatan pelanjutan tempoh pengajian Lain-lain dokumen yang dihantar melalui emel PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 11/11 Akademik dan Rekod 3 tahun 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 PU/S- 23/2011 02 02 PU/S- 12/2012 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186 TNC (A&A) WP 08/08/2011 TNC (A&A) WP 09/05/2012