PANDUAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN BKPP KABUPATEN TABALONG PEMERINTAH KABUPATEN TABALONG BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KABUPATEN TABALONG Jalan Tanjung Selatan No. 33 Telepon (0526) 2021511 Kecamatan Murung Pudak Kode Pos 71571
PENDAHULUAN SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian) merupakan sebuah sistem yang terpadu meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam administrasi kepegawaian. BKPP Tabalong sebagai badan yang mengelola manajerial kepegawaian juga menerapkan SIMPEG untuk membantu dalam proses pengelolaan dan pengolahan data secara lebih efektif dan efesien. Adapun SIMPEG di BKPP Tabalong diwujudkan dalam satu aplikasi Manajemen Data Pegawai untuk data internal di BKPP Tabalong, dan pelayanan terhadap SKPD masing masing yaitu proses pendaftaran kenaikan pangkat secara online. Usul dan proses Kenaikan Pangkat ini hanya berupa layanan pengantar per SKPD dalam bentuk berupa registrasi, nantinya fungsi dari usul kenaikan pangkat disini meminimalisir adanya data PNS yang di usulkan oleh SKPD terjadi keterlambatan/tertunda karena kurangnya informasi, disini juga bisa nantinya dapat membantu PNS dalam mengetahui proses kenaikan yang di usulkan. Adapun keuntungan dari Registrasi Kenaikan Pangkat Secara Online ini sebagai berikut : 1. Kontrol Data Usul Kenaikan Pangkat per SKPD / Pegawai 2. Batasan Waktu Pengusulan untuk Pengiriman Data Pada Aplikasi Sistem Kunci 3. Data Usul dijadikan Bahan Perubahan Data Pegawai
Tutorial Menggunakan Aplikasi SIMPEG 1. Pertama anda masuk ke halaman https://simpeg.tabalongkab.go.id/. Anda akan diarahkan ke halaman login. Silakan masukan nip anda dan password anda. Secara default password sama dengan nip. Gambar 1. Alamat Simpeg Gambar 2. Tampilan Login
2. Setelah anda login maka anda akan menuju halaman utama. Pada aplikasi ini user diberikan 2 level yaitu level sebagai Kasubag Umum dan Kepegawaian dan level sebagai pegawai biasa. Contoh berikut merupakan level login sebagai Kasubag Umum dan Kepegawaian. Untuk halaman level Kasubag Umum dan Kepegawaian pada gambar dibawah terdapat beberapa menu : Menu Dashboard berupa halaman utama yang berisi info jumlah data pegawai. Menu Layanan Kepegawaian Kenaikan pangkat, tempat proses pendaftaran kenaikan pangkat secara online. Data Pegawai berisi data data pegawai pada SKPD masing masing. Data Saya merupakan data pribadi pegawai sendiri, selain di menu Data Saya di my profile juga sama fungsinya untuk melihat data kita sendiri tetapi pada menu ini kita dapat mengubah password kita, my profile berada di pojok kanan atas pada aplikasi. Gambar 3. Menu My Profile Logout untuk keluar dari aplikasi. Gambar 4. Halaman Utama
3. Menu Kenaikan Pangkat (Level Kasubag Umum dan Kepegawaian) Anda akan diarahkan ke halaman kenaikan pangkat, pada halaman ini terdapat beberapa tombol dan fasilitas. Tambah Data untuk menambah data pegawai yang akan di registrasi kenaikan pangkatnya. Tampil Data KP Yang Dibuka, berisi data data pegawai yang mengusulkan kenaikan pangkatnya. Dibawah tombol Tambah Data terdapat informasi jumlah data yang statusnya sedang di verifikasi oleh pihak BKPP Tabalong, apabila ingin mengetahui nama nama yang sedang dalam proses tersebut silakan klik pada judul tersebut. Cetak PDF dan Export Excel merupakan fasilitas untuk mengambil data seluruh pegawai yang melakukan registrasi kenaikan pangkat ke dalam format PDF atau Export Data ke Excel, silakan klik tombol yang ingin ada cetak atau export. Download form berisi syarat syarat untuk melakukan registrasi kenaikan pangkat. Gambar 5. Halaman Kenaikan Pangkat
4. Klik Tambah Data, apabila ingin mendaftarkan registrasi pangkat secara online Setelah di klik tambah, maka anda akan di arahkan ke halaman tambah data registrasi pangkat. Gambar 6. Halaman Registrasi Kenaikan Pangkat Silakan masukan nip pegawai yang akan didaftarkan, nip diisi tanpa spasi, apabila nip sudah terisi maka nama, skpd, sub unit, jabatan, dan golongan lama akan terisi otomatis. Sisa silakan anda isi, yaitu no. hp, golongan baru, jenis fungsional, jenis kp, pilihan kenaikan, periode, dan tempat lahir anda. Gambar 7. Masukan NIP Tanpa Spasi
5. Apabila anda sudah selesai mengisi data pada halaman tambah registrasi pangkat maka klik tombol simpan, lalu anda akan diarahkan ke halaman registrasi pangkat lagi. Untuk menambah data registrasi kenaikan pangkat lagi ulangi langkah 4. (Note : data yang sudah tersimpan tidak dapat diubah lagi) Gambar 8. Klik Simpan Setelah Selesai Menginput Data 6. Pada halaman registrasi kenaikan pangkat klik Tampil Data KP Yang Dibuka untuk melihat status registrasi pegawai. Tombol detail untuk melihat data registrasi kenaikan pangkat, tombol cetak untuk download formulir pendaftaran registrasi kenaikan pangkat. Apabila ingin keluar dari aplikasi klik menu Logout. Gambar 9. Status Kenaikan Pangkat
7. Sekarang kita masuk menggunakan nip yang status levelnya hanya pegawai saja. Tidak ada perbedaan jauh antara halaman Kasubag Umum Dan Kepegawaian dengan pegawai biasa yang membedakan hanya pada menu tidak ada Data Pegawai. Gambar 10. Halaman Utama User Pegawai 8. Selanjutnya kita masuk ke menu layanan kepegawaian, kenaikan pangkat untuk melakukan registrasi kenaikan pangkat. Disini terdapat perbedaan pada halaman level user Kasubag Umum dan Kepegawaian dan Pegawai. Pada halaman ini pegawai dapat registrasi kenaikan pangkatnya hanya untuk dirinya sendiri. Klik tombol Registrasi Pangkat apabila ingin melakukan registrasi. Gambar 11. Halaman Registrasi Kenaikan Pangkat
9. Ketika klik tambah maka nip, nama skpd, jabatan dan golongan lama akan terisi otomatis. Sisanya silakan anda lengkapi sendiri. Klik tombol Simpan apabila sudah selesai mengisi data tersebut. (Note : Data yang tersimpan tidak dapat diubah) Gambar 12. Data Akan Terisi Otomatis Gambar 13. Klik Tombol Simpan Apabila Selesai Mengisi Data Tersebut
10. Setelah klik simpan maka anda akan di arahakan kembali ke halaman kenaikan pangkat, dan pada halaman tersebut akan berisi informasi bahwa anda sudah terdaftar dalam proses kenaikan pangkat, klik cetak untuk download syarat kenaikan pangkatnya dan klik detail untuk melihat informasi data kenaikan pangkat. Apabila ingin keluar dari aplikasi klik menu Logout. Catatan : - Apabila saat anda memasukan nip pegawai saat melakukan registrasi kenaikan pangkat dan ternyata data pegawai tersebut ada yang salah silakan hubungi admin (085248036099) atau pegawai di BKPP Tabalong. - Pendaftaran dilakukan hanya untuk pegawai yang benar benar di usulkan kenaikan pangkatnya oleh atasan atau sudah masanya untuk melakukan kenaikan pangkat, apabila anda belum saatnya melakukan kenaikan pangkat atau ada beberapa nilai nilai yang belum terpenuhi dan anda melakukan registrasi secara online, maka saat kami verifikasi dan ternyata benar terbukti anda belum saatnya proses kenaikan pangkat, maka akan ada konsekuensi tersendiri.