Halaman: 1/13 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program secara penyelidikan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua pemantauan dan pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program secara penyelidikan. 3.0 TANGGUNGJAWAB Penyelaras dan PT di PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Terkini Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 Terkini UPM/PU/S/P013 UPM/PU/S/AK04/02 UPM/PU/S/AK04/03 Panduan Peperiksaan Komprehensif (CE) PhD di Universiti Putra Malaysia Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Pengajian Siswazah Arahan Kerja Peperiksaan Semula Arahan Kerja Semakan Gred Kursus
Halaman: 2/13 UPM/PU/S/AK04/04 Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN CE : Peperiksaan Komprehensif - PhD GB : Gagal dan Diberhentikan i-gims : Internet Graduate Information Management System JKP : Jawatankuasa Penyeliaan JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti Penasihat : Pensyarah yang dilantik oleh JKPSU untuk membimbing pelajar sebelum JKP ditubuhkan Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah ; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah PhD : Doktor Falsafah PNGK : Purata Nilai Gred Kumulatif PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses WP : Wakil Pengurusan
Halaman: 3/13 6.0 PROSES TERPERINCI Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula Pensyarah/ Penyelaras Kursus Pengerusi JKP 6.2 Masukkan Keputusan Semester G 6.2 Masukkan keputusan semester seperti berikut: (a) (b) Masukkan markah peperiksaan semester ke dalam i-gims dalam tempoh 14 hari selepas tarikh peperiksaaan. Sistem akan memberi catatan gred F /TM jika pensyarah gagal memasukkan markah/gred dalam tempoh yang telah ditetapkan dari tarikh Peperiksaan Akhir. Semak dan nilai kemajuan penyelidikan pelajar pada borang Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) dalam i- GIMS dalam tempoh yang ditetapkan. Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03) Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) Penyelaras (c) Sahkan borang Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) dalam i- GIMS dalam tempoh yang ditetapkan. Pensyarah/ Penyelaras Kursus/ Penyelaras SPS (d) (e) Nota: Majukan permohonan secara bertulis melalui Penyelaras PTJ untuk mendapatkan kebenaran memasukkan gred lewat kepada Dekan SPS dengan menyatakan sebab kelewatan. Maklumkan pensyarah untuk hadir ke SPS bagi memasukkan markah/gred selepas kelulusan diperolehi. Sekiranya JKP belum dilantik, penasihat akan menjalankan tugas JKP. SPS Keputusan semester dapat disemak melalui sistem i-gims 3 hari bekerja selepas mendapat perakuan Senat. SPS A Hantar notis untuk membuat semakan ke atas pemberhentian kepada mana-mana pelajar yang berstatus Gagal dan Diberhentikan.
Halaman: 4/13 Carta alir Perincian A Status pengajian pelajar adalah muktamad. Pelajar perlu membuat permohonan Semakan Gred atau Semakan Ke Atas Pemberhentian jika tidak berpuas hati dengan keputusan yang diperoleh dalam tempoh dua minggu selepas keputusan diumumkan kepada pelajar. Rekod/ Dokumen Rujukan PT SPS 6.3 Kategorikan Prestasi Pelajar 6.3 Kategorikan prestasi pelajar seperti berikut: (a) Kategorikan prestasi semester sama ada Good Standing, Probation dan Terminated atau keputusan tidak lengkap bagi setiap pelajar. SPS Penyelia/ Penasihat (b) (c) Hantar senarai nama pelajar mengikut status pengajian kepada pihak dan iputra selepas cetakan dibuat. Menyemak keputusan pengajian pelajar dalam igims. 6.4 Status Baik? Ya 6.5 Perlu CE? Tidak B 6.4 Status Baik (a) Jika Ya, ikut Langkah 6.5. (b) Jika Tidak, ikut Langkah 6.6. 6.5 Perlu CE (a) Jika Ya, ikut Langkah 6.8. (b) Jika Tidak, ikut Langkah 6.12. D Tidak C Ya
Halaman: 5/13 Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan E B Gagal dan Diberhentikan Ya 6.6 Gagal dan Diberhentikan? 6.6 (a) Jika Ya, ikut Langkah 6.10. (b) Jika Tidak, ikut Langkah 6.7. Nota: F Tidak Pelajar diberhentikan daripada pengajian berasaskan salah satu perkara berikut: (i) PNGK kurang dari 2.500. (ii) PNGK kurang dari 3.000 selepas status Probation. (iii) Mendapat dua (2) TM atau diperakukan gagal oleh penyelia walaupun dengan satu (1) TM untuk kursus Penyelidikan Master/PhD. Jika status pengajian kekal Terminated selepas proses peperiksaan semula (Langkah 6.7), pelajar boleh memohon semakan ke atas pemberhentian (Langkah 6.10). Pengerusi JKP Pengerusi JKP Penyelaras Kursus/ Pensyarah Penyelaras Kursus/ Pensyarah 6.7 Tindakan Pembetulan G 6.7 Ambil tindakan pembetulan sebagaimana berikut: (a) Pastikan kategori status pelajar adalah Probation iaitu 2.500 PNGK < 3.000 dan/atau mendapat satu (1) gred TM untuk kursus Penyelidikan Master/PhD. (b) Nasihatkan pelajar untuk menduduki peperiksaan semula, jika layak (iaitu mendapat gred kurang dari B bagi kursus yang didaftar pada semester semasa). Jika tidak layak, nasihatkan pelajar untuk membuat semakan gred. (c) (d) Maklumkan tarikh peperiksaan semula dan pastikan pelajar yang layak mendudukinya. Majukan gred peperiksaan semula ke SPS melalui Penyelaras Fakulti. Arahan Kerja Peperiksaan Semula (UPM/PU/S/AK04/02) Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03)
Halaman: 6/13 Carta alir Perincian SPS Penasihat/ Penyelia C Ya (e) (f) Masukkan markah/gred baharu pelajar dan cetak semula keputusan semester (jika berkaitan). Bincang perancangan pendaftaran bagi semester akan datang untuk meningkatkan PNGK. Rekod/ Dokumen Rujukan 6.8 Jalankan CE 6.8 Jalankan CE berdasarkan Panduan Peperiksaan Komprehensif (CE) PhD di Universiti Putra Malaysia. Nota: 6.9 Lulus CE Bagi program ICP, proses CE bergantung kepada perjanjian di antara UPM dengan institusi berkenaan. Prosedur Pengendalian Pengajian Berkaitan Akademik Pelajar Siswazah (UPM/PU/S/P007) H F Ya 6.9 Lulus CE? Tidak (a) Jika Ya, ikut Langkah 6.12. (b) Jika Tidak, ikut Langkah 6.10. Nota: Kriteria Terminated kerana CE adalah seperti yang berikut: (i) Gagal menduduki CE sehingga semester kelima tanpa kelulusan penangguhan. (ii) Gagal CE selepas dua (2) kali percubaan. SPS 6.10 Proses Semakan ke atas Pemberhentian 6.10 (a) Jika pelajar membuat permohonan semakan ke atas pemberhentian, uruskan permohonan pelajar sebagaimana berikut: (i) Bawa permohonan semakan yang melibatkan PNGK dan/atau gred TM yang diberi oleh penyelia dan/atau gagal menduduki CE selepas diluluskan penangguhan, untuk pertimbangan Jawatankuasa Semakan Siswazah. Kemukakan keputusan kepada Senat untuk kelulusan. Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) I (ii) Bawa permohonan semakan yang melibatkan gred TM kerana kegagalan pelajar mengemukakan Laporan Kemajuan Penyelidikan atau kegagalan Penyelia/ Penasihat
Halaman: 7/13 Carta alir Perincian I memberikan gred untuk Laporan Kemajuan Penyelidikan dan/atau kegagalan pelajar menduduki CE selewat-lewatnya pada semester kelima untuk pertimbangan Dekan SPS Rekod/ Dokumen Rujukan SPS (b) Cetak surat keputusan permohonan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas pengesahan Senat/Dekan SPS. Makluman awal perlu dibuat melalui telefon atau emel. SPS (c) Kemaskini status pelajar dalam i-gims bagi permohonan yang berjaya. 6.11 Lulus Semakan? 6.11 Lulus Semakan (a) Jika Ya, ikut Langkah 6.12. D & H Tidak (b) Jika Tidak, keputusan Terminated adalah kekal dan ikut Langkah 6.13. SPS Ya 6.12 Teruskan Pengajian 6.12 Maklumkan pelajar untuk meneruskan pengajian dan mendaftar mengikut peraturan yang berkuatkuasa. 6.13 Tamat
Halaman: 8/13 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Gred peperiksaan semula [jika Borang permohonan Semakan Gred [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika Surat cadangan pemberhentian pelajar yang mendapat 1 TM untuk Penyelidikan Doktor Falsafah/ Penyelidikan Master oleh Penyelia/Penasihat [jika Salinan surat Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan SPS SPS Bilik Fail Pelajar, SPS/ Network Attached Storage Sekurangkurangnya 3 tahun selepas pelajar bergraduat Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS
Halaman: 9/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar 3. UPM/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Fail Gred peperiksaan semula [jika Salinan borang permohonan Semakan Gred (PU/S/BR04/GS- 13a) [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika Surat/emel cadangan pemberhentian pelajar yang mendapat 1 TM untuk Penyelidikan Doktor Falsafah/Penyelidikan Master oleh Penyelia/Penasihat [jika Salinan Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat SPS SPS Unit Akademik Kuasa Melupus Dekan Pengarah Dekan SPS Surat kepada Dekan SPS bagi permohonan untuk memasukkan gred lewat [jika Surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula.
Halaman: 10/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat kepada Dekan SPS bagi permohonan untuk memasukkan gred lewat [jika Salinan surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula [jika berkenaan]. 5. UPM/600-4/2/3 Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Fail SPS SPS Unit Akademik Kuasa Melupus Dekan Pengarah Dekan SPS Salinan surat beserta senarai pelajar mengikut status pengajian yang dihantar ke. 6. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/3 Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan Surat beserta senarai pelajar mengikut status pengajian. Bilik Fail Dekan Pengarah 7. UPM/600-4/2/5 Rekod Semakan Ke Atas Pemberhentian SPS SPS Unit Akademik Dekan SPS Salinan surat Notis untuk
Halaman: 11/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian. Salinan surat keputusan permohonan. Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 8. UPM/600-9/12 Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Siswazah (JKSS) Surat panggilan Mesyuarat. Kertas Mesyuarat JKSS. Minit Mesyuarat JKSS. Kertas Mesyuarat untuk Mesyuarat Senat. Petikan Minit Mesyuarat Senat. 9. UPM/(Kod PTJ)/600-9/12 Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Siswazah (JKSS) Surat panggilan Mesyuarat [jika Kertas Mesyuarat JKSS [jika Petikan Minit Mesyuarat Senat [jika 10. UPM/600-4/2/6 Statistik Keputusan Semester Kertas mesyuarat JKPSU dan Senat beserta statistik keputusan peperiksaan semester mengikut status pengajian pelajar. SPS SPS Unit Akademik Bilik Fail SPS SPS Unit Akademik 5 Tahun Dekan SPS Dekan Pengarah Dekan SPS
Halaman: 12/13 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 PU:S- 27/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-178 TNC (A&A) WP 08/08/2011 02 02 PU:S- 19/2012 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186 TNC (A&A) WP 09/05/2012 02 03 PU:S- 10/2013 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 04 PU:S- 16/2014 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-215 TNC (A&A) WP 30/05/2014 02 05 PU:S- 11/2015 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-228 TNC (A&A) WP 14/07/2015 02 06 PU:S- 14/2016 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-241 TPKD PP TWP PP 18/08/2016
Halaman: 13/13 No. Isu No. Semakan 02 07 No. CPD PU:S- 12/2018 Kelulusan Mesyuarat Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-273 Disedia dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TPKD PP TWP PP 29/06/2018