Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara pengurusan peperiksaan akhir kursus siswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua urusan memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i- GIMS, penyediaan kertas soalan peperiksaan, menjalankan peperiksaan, membuat penilaian, dan memasukkan dan mengesahkan markah/gred. 3.0 TANGGUNGJAWAB dan PT Unit Akademik bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Terkini Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003
Halaman: 2/9 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN FBMK : Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi FPP : Fakulti Pengajian Pendidikan i-gims : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKSS : Jawatankuasa Semakan Siswazah KJ : Ketua Jabatan : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Pengajian Siswazah PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PhD : Doktor Falsafah SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TP : Timbalan Pengarah TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses WP : Wakil Pengurusan
Halaman: 3/9 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula / PT Fakulti 6.2 Tetap dan Masukkan Tarikh Peperiksaan Akhir Kursus dalam i-gims 6.2 (a) Tetapkan tarikh peperiksaan akhir untuk setiap kursus (wujudkan jadual waktu peperiksaan akhir) dan masukkan tarikh tersebut ke dalam i-gims selewatlewatnya pada minggu Ke- 11. Pastikan peperiksaan dijalankan dalam tempoh minggu peperiksaan akhir dan termasuk juga penilaian untuk kursus Seminar dan kursus lain yang tidak mempunyai peperiksaan akhir. 6.3 Sediakan Kertas Soalan Peperiksaan 6.3 Sediakan kertas soalan peperiksaan mengikut rancangan pengajaran (RP). 6.4 Semak Kesesuaian Kertas Soalan Peperiksaan 6.4 (a) Lengkapkan Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) dan majukan kepada sebelum penilaian dibuat. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) Semak kesesuaian kertas soalan peperiksaan dengan menggunakan Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02). 6.5 Wajar? Tidak 6.5 Wajar (a) Jika Ya, ikut Langkah 6.6. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) Fakulti Ya 6.6 Cetak dan Simpan Kertas Soalan Peperiksaan A Jika Tidak, ikut Langkah 6.3. 6.6 (a) Cetak kertas soalan selewat-lewatnya 3 hari sebelum peperiksaan dijalankan. Simpan kertas soalan peperiksaan di tempat yang selamat sehingga peperiksaan dijalankan.
Halaman: 4/9 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A 6.7 Jalankan Peperiksaan 6.7 Jalankan peperiksaan dalam tempoh yang telah ditetapkan. 6.8 Periksa Kertas Jawapan 6.8 Periksa kertas jawapan dalam tempoh yang ditetapkan. 6.9 Masukkan Markah/Gred 6.9 (a) Masukkan markah bagi kursus yang mempunyai peperiksaan akhir ke dalam i-gims dalam tempoh empat belas (14) hari selepas peperiksaan akhir dijalankan. Gred akan diberi secara automatik oleh i-gims. SPS 6.10 Gred Lengkap? Tidak 6.10 Gred Lengkap Masukkan markah keseluruhan atau gred bagi kursus yang tiada peperiksaan akhir dalam tempoh empat belas (14) hari selepas hari terakhir minggu peperiksaan akhir. Gred akan diberi secara automatik oleh i-gims. (a) Jika Ya, ikut Langkah 6.11. Jika Tidak, beri peringatan umum kepada pihak sama ada secara bertulis (surat/emel) untuk ikut Langkah 6.9. Ya Nota: Peringatan diberi secara automatik oleh i-gims dua (2) hari sebelum tamat tempoh untuk memasukkan gred bagi sesuatu kursus. / (c) Majukan permohonan secara bertulis melalui PTJ untuk mendapatkan kebenaran memasukkan gred lewat kepada Dekan SPS dengan menyatakan sebab kelewatan. SPS B (d) Aktifkan i-gims dan maklumkan pensyarah secara bertulis (surat/e-mel) atau melalui panggilan telefon selepas kelulusan diperolehi.
Halaman: 5/9 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B Ya 6.11 Sahkan Gred dan Majukan ke SPS 6.11 Sahkan gred dan majukan ke SPS seperti berikut: (a) Cetak senarai gred pelajar yang telah dimasukkan ke dalam i-gims (cetak dari i- GIMS dan bukan Microsoft Word/Excel). Semak dan sahkan senarai gred yang telah dicetak dengan menurunkan tandatangan di atas kertas cetakan tersebut. Jika terdapat sebarang kesilapan, buat pembetulan dalam i-gims dan cetak semula sebelum membuat pengesahan. Majukan senarai yang telah disahkan kepada Dekan/TD/ Fakulti. (c) Sahkan (tandatangani) senarai gred pelajar yang telah disahkan oleh penyelaras kursus/pensyarah dan majukan ke SPS selewat-lewatnya dua minggu selepas hari terakhir peperiksaan Tidak akhir. SPS 6.12 Terima Senarai Gred yang telah Disahkan? Ya 6.12 Terima senarai gred yang telah disahkan (a) Jika Ya, ikut Langkah 6.13. Jika Tidak, beri peringatan secara bertulis (surat/emel) atau melalui panggilan telefon ke pejabat / untuk ikut Langkah 6.11. 6.13 Sedia Statistik Keputusan Peperiksaan dan Status Pelajar 6.13 (a) Pastikan semua gred kursus diterima dan disahkan oleh Fakulti. Sediakan statistik keputusan peperiksaan dan status pelajar untuk disahkan oleh Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti (JKPSU) dan diperakukan oleh Senat. C
Halaman: 6/9 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan C Pengajar/ /PT/ PT (P/O) 6.14 Kemaskini Rekod 6.14 Kemaskini rekod ke dalam fail kursus selewatlewatnya sebelum/pada minggu ke-18. 6.15 Tamat
Halaman: 7/9 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan SPS SPS Unit Akademik Kuasa Melupus Dekan SPS Salinan surat peringatan kepada pihak fakulti/pensyarah untuk memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i-gims [jika berkaitan]. Salinan surat/notis peringatan kepada pihak berkenaan tarikh penting urusan kemasukan gred. Petikan minit JKPSU berkaitan pengesahan gred kursus dan status pengajian pelajar. Dokumen lain yang berkenaan. 2. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat peringatan kepada pihak fakulti untuk memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i- GIMS [jika berkaitan]. Surat/ notis peringatan berkenaan tarikh penting urusan kemasukan gred. Petikan minit JKPSU berkaitan pengesahan gred kursus dan status pengajian pelajar. Dokumen lain yang berkenaan. Bilik Fail Fakulti/ Institut Dekan Fakulti/ Pengarah Institut
Halaman: 8/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 3. UPM/600-4/2/7 Gred yang telah Disahkan Gred bagi sesuatu kursus yang dicetak dari i-gims yang telah disahkan oleh pensyarah dan. Dokumen lain yang berkenaan. Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan SPS SPS Unit Akademik Kuasa Melupus Dekan SPS 4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/7 Gred yang telah Disahkan Salinan dokumen gred kursus yang telah disahkan. Dokumen lain yang berkenaan. Bilik Fail Fakulti/ Institut Dekan Fakulti/ Pengarah Institut 5. UPM/(Kod PTJ)/600-3/2/3/(Kod Kursus) Ketua Jabatan Bilik Fail PTJ Fail Kursus (nama kursus) Kertas soalan peperiksaan. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) yang telah dilengkapkan. Penilaian Kursus (rujuk dalam i-gims). 6. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/8 Peperiksaan Komprehensif Master PT (P/O) FPP/FBMK PT (P/O) FPP/FBMK Pejabat Am TD (Siswazah) FPP/FBMK Dekan FPP/FBMK Kertas soalan Peperiksaan Komprehensif Master. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) yang telah dilengkapkan.
Halaman: 9/9 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 29/2011 kali ke-178 TNC (A&A) WP 08/08/2011 02 02 24/2012 kali ke-186 TNC (A&A) WP 09/05/2012 02 03 12/2013 kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 04 29/2014 kali ke-221 TNC (A&A) WP 12/12/2014 02 05 13/2015 kali ke-228 TNC (A&A) WP 14/07/2015 02 06 16/2016 kali ke-241 TPKD PP TWP PP 18/08/2016 02 07 14/2018 Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-273 TPKD PP TWP PP 29/06/2018