PANDUAN BUKU PANDUAN BSR BIASISWA SEKOLAH RENDAH eyayasan2.yp.org.my/bsryp/jpnp/
PENGENALAN BAB 01 Muka Surat 1.1 Sejarah Penubuhan Yayasan Pahang 06 1.2 Unit Biasiswa Sekolah Rendah Yayasan Pahang (BSR YP) 06 1.3 Objektif BSR YP 06 1.4 Kriteria Kelayakan Pemohon 07 1.5 Dokumen Wajib Yang Perlu Dilampirkan 08 1.6 Kadar BSR YP 08 1.7 Jawatankuasa BSR YP 09-10 PERMOHONAN BSR BAB 02 Muka Surat 2.1 Tatacara Permohonan 12-13 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR BAB 03 Muka Surat 3.1 Proses Kerja Permohonan Baharu BSR YP 16 3.2 Carta Alir Proses Permohonan Baharu BSR YP 17 3.3 Proses Kerja Tawaran Baharu BSR YP 18 3.4 Carta Alir Tawaran Baharu BSR YP 19 3.5 Proses Bayaran BSR YP 20 3.6 Proses Kerja Pembayaran Murid BSR YP 21 3.7 Carta Alir Proses Pembayaran Murid Baru BSR YP 22 3.8 Penggunaan Wang BSR YP 23 3.9 Proses Kerja Pertukaran Murid Ke Sekolah Dalam Negeri Pahang 24 3.10 Carta Alir Pertukaran Murid Ke Sekolah Dalam Negeri Pahang 25 3.11 Penarikan Semula BSR YP 26 3.12 Proses Kerja Penarikan Semula BSR YP 27 3.13 Carta Alir Penarikan Semula BSR YP 28
KANDUNGAN PEREKODAN DAN PEMFAILAN BAB 04 30 PEMANTAUAN BAB 05 Muka Surat 6.1 Tatacara Pemantauan 32 6.2 Proses Kerja Pemantauan Oleh SEKOLAH/PPD/JPN Pahang/JAIP/YP 33 6.3 Carta Alir Pemantauan Pengurusan BSR YP 34 PERTUKARAN GURU BIASISWA BAB 06 Muka Surat 6.1 Tatacara Serah Tugas 36 6.2 Proses Kerja Pertukaran 36 6.3 Carta Alir Pertukaran 37 LAMPIRAN Muka Surat A Proses Kerja Permohonan Baharu BSR YP 40-41 B Carta Alir Proses Permohonan Baharu BSR YP 42-44
1. PENGENALAN 1.1 SEJARAH PENUBUHAN YAYASAN PAHANG Perasmian Yayasan Pahang (YP) telah disempurnakan pada 29 September 1983 oleh KDYMM Sultan Haji Ahmad Shah Ibni Almarhum Sultan Abu Bakar Riayatuddin Al-Muadzam Shah, Yang DiPertuan Agong pada ketika itu. Misi utama penubuhan YP adalah untuk meningkatkan kemajuan pendidikan, sukan, kebudayaan dan memperluaskan peluang mendapatkan pendidikan dalam kalangan anak negeri Pahang dan warganegara Malaysia yang menetap di negeri ini. Sebagai pemangkin penjanaan modal insan bertaraf dunia, YP kini memberi fokus kepada kualiti dan kuantiti murid yang menerima bantuan. Selaku organisasi yang bertanggungjawab terhadap pembangunan pendidikan anak-anak Pahang, YP menyediakan pakej pendidikan lengkap kepada anak-anak negerinya meliputi murid sekolah rendah, menengah, institut pengajian tinggi, masyarakat bekerja dan masyarakat minoriti orang asli. 1.2 UNIT BIASISWA SEKOLAH RENDAH YAYASAN PAHANG (BSR YP) Unit Biasiswa Sekolah Rendah Yayasan Pahang (BSR YP) telah ditubuhkan pada tahun 2002 untuk menguruskan bantuan biasiswa kepada murid-murid dalam negeri Pahang untuk kegunaan persekolahan seterusnya mengelakkan anak Pahang tercicir dalam menerima pendidikan. BSR YP telah membelanjakan RM74 juta bagi 102,025 penerima (murid tahun 4 6) dari tahun 2002 sehingga tahun 2017. 1.3 OBJEKTIF BSR YP Memastikan pengendalian biasiswa menepati keperluan YP dilaksanakan secara efisien dan efektif seterusnya memenuhi kehendak pelanggan dan Kerajaan Negeri Pahang. 6
1. PENGENALAN 1.4 KRITERIA KELAYAKAN PEMOHON Kriteria kelayakan BSR YP adalah seperti berikut: i. Warganegara Malaysia. ii. iii. iv. Ibu atau bapa warganegara Malaysia. Anak Negeri Pahang Darul Makmur yang ditakrifkan sebagai: Pemohon atau ibu atau bapa mesti dilahirkan di Negeri Pahang Darul Makmur. Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah bawah tanggungan ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan lain. v. Pemohon yang terdiri daripada anak yatim atau berasal daripada keluarga kurang berkemampuan yang mendapat bantuan kebajikan masyarakat atau ibu bapa atau penjaga uzur, cacat, Orang Kelainan Upaya (OKU) atau ibu tunggal atau Peserta Program Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT) diberi keutamaan. vi. vii. viii. ix. Murid yang berpotensi dalam akademik atau kokurikulum. Pemohon sedang belajar di Tahun 3 bagi tahun semasa di Sekolah Kebangsaan/Sekolah Jenis Kebangsaan (Cina)/Sekolah Jenis Kebangsaan (Tamil) dan Sekolah Agama Bantuan Kerajaan (SABK) dalam Negeri Pahang Darul Makmur. Pendapatan kasar isi rumah tertakluk kepada pemilihan semasa tahun tersebut. Murid yang pernah digantung/dibuang sekolah tidak layak memohon. 7
1. PENGENALAN 1.5 DOKUMEN WAJIB YANG PERLU DILAMPIRKAN BERSAMA BORANG PERMOHONAN Pemohon wajib melampirkan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan benar semasa membuat permohonan. i. Salinan MyKid pemohon. ii. Salinan sijil lahir pemohon. iii. iv. Salinan kad pengenalan ibu dan bapa/penjaga. Salinan sijil kematian ibu/bapa bagi anak-anak yatim. v. Salinan sijil pengesahan bercerai bagi ibu bapa yang berpisah. vi. vii. viii. Salinan kad OKU/JKM/PPRT ibu bapa/penjaga. Salinan slip gaji/penyata pendapatan terkini ibu dan bapa atau penjaga yang disahkan oleh majikan. Surat pengesahan pendapatan daripada Penghulu/Ketua Kampung wajib dilampirkan bagi ibu bapa/penjaga yang tidak mempunyai slip gaji. Salinan sijil-sijil Sukan/Kokurikulum. (jika ada) 1.6 KADAR BSR YP 1.6.1 Kadar BSR YP bagi murid Tahun 4 dan sedia ada (Tahun 5 dan 6) pada tahun semasa adalah sebanyak RM300 setahun. 8
1. PENGENALAN 1.7 JAWATANKUASA BSR YP Sebarang keputusan berkaitan pengurusan BSR YP perlu diputuskan dalam mesyuarat jawatankuasa di setiap peringkat bagi memastikan keputusan yang dibuat lebih telus. Minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan perlu difailkan untuk tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat di setiap peringkat dan peranannya adalah seperti berikut: 1.7.1 Jawatankuasa BSR YP Yayasan Pahang Pengerusi : Pengurus Besar Timbalan Pengerusi : Pengurus Kanan Operasi Setiausaha 1 : Pengurus Capaian Pendidikan Setiausaha 2 : Penolong Pengurus Capaian Pendidikan Ahli Jawatankuasa : Pengurus Teknologi Maklumat Juruaudit Pembantu Tadbir Capaian Pendidikan Pembantu Tadbir Unit Kewangan dan Akaun Peranan Jawatankuasa BSR YP Yayasan Pahang: i. Mencadangkan jumlah murid layak menerima tawaran baharu mengikut peruntukan kewangan pada tahun semasa. ii. Membuat bayaran pada tempoh yang ditetapkan. iii. Mendapatkan data murid layak memohon daripada JPN Pahang. iv. Menyelia sistem atas talian BSR YP. 1.7.2 Jawatankuasa BSR YP Jabatan Pendidikan Negeri Pahang (JPN Pahang) Pengerusi : Ketua Sektor Sektor Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan Timbalan Pengerusi : Ketua Penolong Pengarah Hal Ehwal Murid Setiausaha : Pegawai Biasiswa Ahli Jawatankuasa : Penyelia Hal Ehwal Murid PPD Peranan Jawatankuasa BSR YP JPN Pahang: i. Memberi data murid yang diperlukan oleh YP pada tahun semasa. ii. Pemantauan pengurusan BSR YP di peringkat sekolah. 9
1. PENGENALAN 1.7 JAWATANKUASA BSR YP 1.7.3 Jawatankuasa BSR YP Sekolah Pengerusi : Guru Besar Timbalan Pengerusi : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (PK HEM) Setiausaha : Ahli Jawatankuasa : Penolong Kanan Pentadbiran Penolong Kanan Kokurikulum Guru Bimbingan dan Kaunseling Wakil PIBG (bukan guru) Peranan Jawatankuasa BSR YP Sekolah: i. Menyenarai pendek dan mengesahkan murid yang layak memohon melalui keputusan mesyuarat yang diadakan. Borang permohonan BSR YP 3.0 wajib dihantar kepada YP. ii. iii. iv. Jika terdapat keraguan maklumat pada mana-mana bahagian yang diisytiharkan, pihak jawatankuasa berhak untuk menolak permohonan tersebut atau menarik semula biasiswa yang telah ditawarkan. Sekolah bertanggungjawab mengemas kini data murid di Modul Pengurusan Murid (MPM) bagi penyediaan data permohonan baharu BSR YP secara atas talian. Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian BSR YP (murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/ kes disiplin/menerima tawaran bantuan lain/berhenti sekolah/ bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (vii)/ meninggal dunia). 10
PERMOHONAN BSR YP BAB 02
2. PERMOHONAN BIASISWA BSR YP 2.1 TATACARA PERMOHONAN BSR YP ditawarkan kepada murid yang layak berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Bagi melancarkan proses permohonan BSR YP, setiap peringkat perlu memainkan peranan seperti berikut: 2.1.1 Tanggungjawab Ibu bapa/penjaga Ibu bapa/penjaga hendaklah mengisi Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0 dengan lengkap (Borang yang tidak lengkap diisi akan ditolak). Borang permohonan yang telah lengkap diisi hendaklah diserahkan kepada pihak sekolah bersama dengan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan benar. 2.1.2 Tanggungjawab Murid Murid yang layak memohon perlu mengambil Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0 di sekolah masing-masing. Borang yang lengkap diisi beserta salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan wajib diserahkan kepada Sekolah sebelum tarikh tutup permohonan pada tahun semasa. 12
2. PERMOHONAN BIASISWA BSR YP 2.1.3 Tanggungjawab Sekolah i) Memastikan setiap murid yang memohon BSR YP menepati kriteria yang telah ditetapkan. ii) iii) iv) Memastikan borang permohonan dan salinan dokumen-dokumen wajib disemak sebelum dihantar ke YP. Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi tujuan penawaran BSR YP. Mengagihkan surat tawaran baharu BSR YP kepada murid yang berjaya. v) Menyemak dan mengesahkan maklumat murid yang terdapat di dalam salinan baucar pembayaran BSR YP. vi) vii) viii) ix) Pihak sekolah boleh membuat pemotongan segala pembayaran persekolahan atau yuran yang perlu dijelaskan oleh murid. Wajib mengembalikan senarai bayaran BSR YP bagi sesi tahun semasa murid sedia ada/baharu yang telah siap ditandatangani oleh murid. Pentadbir sistem atas talian BSR YP di bawah tanggungjawab PK HEM. Permohonan rayuan BSR YP perlu dibuat terus kepada YP. 2.1.4 Tanggungjawab JPN Pahang/PPD i) JPN Pahang perlu memastikan semua sekolah di bawah pentadbirannya membuat permohonan dalam tempoh yang telah ditetapkan. ii) Pemantauan berkala ke sekolah-sekolah. 13
14
PROSES KERJA DAN CARTA ALIR BAB 03
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.1 PROSES KERJA PERMOHONAN BAHARU BSR YP BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 1 Menerima surat siaran permohonan baharu daripada YP. Guru Besar 2 Makluman kepada Guru Kelas Tahun 3 PK HEM 3 Kenal pasti murid yang layak memohon Guru Kelas Tahun 3 4 Mencetak dan mengedarkan Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0 kepada murid yang layak. 7 hari 5 Mengisi dan melengkapkan Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0 14 hari Murid/Ibu Bapa 6 Mengemas kini maklumat murid berdasarkan Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian BSR YP. 14 hari 7 Mencetak Borang Permohonan BSR YP 3.0 yang lengkap dan mendapatkan pengesahan murid, ibu bapa/penjaga, Guru Besar dan wakil yang dilantik oleh YP. 14 hari 8 Menyemak dan memastikan Borang Permohonan BSR YP 3.0 beserta dokumen-dokumen yang berkaitan dihantar ke YP. 9 Rekod dan pemfailan. *Nota: Borang Permohonan BSR YP 3.0 yang telah lengkap beserta salinan dokumen yang telah disahkan benar dihantar ke YP tanpa menunggu keseluruhan borang permohonan. 16
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.2 CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN BAHARU BSR YP MULA Guru Besar Terima surat siaran BSR YP daripada YP PK HEM/ Makluman kepada guru kelas Tahun 3 Guru Kelas Tahun 3 Kenal pasti murid yang layak memohon Cetak Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0, memberi taklimat dan mengedar borang permohonan kepada murid yang layak Kumpul Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0 Kembalikan Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0 untuk pembetulan TIDAK LENGKAP LENGKAP Masukkan data permohonan secara atas talian dan mencetak Borang Permohonan BSR YP 3.0 Kumpul dan hantar Borang Permohonan BSR YP 3.0 yang lengkap bersama salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan ke YP Rekod dan pemfailan TAMAT 17
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.3 PROSES KERJA TAWARAN BAHARU BSR YP BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 1 Menyemak status permohonan selepas menerima surat makluman daripada YP. 2 Mencetak dan mengedarkan Surat Setuju Terima Tawaran BSR YP. 7 hari 3 Kemas kini status Setuju Terima dalam sistem. 3 hari 4 Menghantar Surat Setuju Terima Tawaran BSR YP kepada YP. 1 hari 5 Mengedarkan Surat Tawaran Baharu kepada murid yang berjaya. 3 hari 6 Rekod dan pemfailan. 18
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.4 CARTA ALIR TAWARAN BAHARU BSR YP MULA Menyemak status permohonan Mencetak dan mengedarkan Surat Setuju Terima Tawaran BSR YP Kemas kini status Setuju Terima dalam sistem. Menghantar Surat Setuju Terima Tawaran BSR YP kepada YP Mengedarkan Surat Tawaran Baharu kepada murid yang berjaya Rekod dan pemfailan TAMAT 19
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.5 PROSES BAYARAN BSR YP 3.5.1 Pembayaran BSR YP akan dikreditkan ke akaun sekolah. Pihak sekolah mesti membuat pembayaran dalam bulan Januari. 3.5.2 Tatacara pengeluaran wang tunai daripada bank oleh pihak sekolah mestilah selamat dan mematuhi peraturan kewangan semasa. 3.5.3 Pihak sekolah membuat semakan senarai murid Berjaya secara atas talian dan mencetak senarai bayaran 1.0 serta mendapatkan tandatangan murid sebagai tanda akuan terima. 3.5.4 Pihak sekolah hendaklah memotong segala pembayaran persekolahan atau yuran yang perlu dijelaskan oleh murid dan seterusnya memaklumkan kepada ibu bapa/penjaga murid berkenaan. Baki pembayaran hendaklah diserahkan kepada ibubapa/penjaga. 3.5.5 Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan sehingga tamat persekolahan di Tahun 6. 3.5.6 Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSR YP tidak melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran. 20
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.6 PROSES KERJA PEMBAYARAN MURID BSR YP BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 1 Menerima surat makluman daripada YP. Guru Besar 2 Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan membuat semakan senarai murid berjaya secara atas talian. 7 hari 3 Membuat pembayaran kepada murid dan mendapatkan tandatangan penerimaan. 4 Menghantar Senarai Bayaran 1.0 yang lengkap ditandatangani murid ke YP (Bahagian Operasi) dan satu salinan untuk simpanan sekolah. 1 hari 5 Rekod dan pemfailan. 21
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.7 CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN MURID BSR YP MULA Guru Besar Menerima surat makluman daripada YP. Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan membuat semakan senarai murid berjaya secara atas talian. Membuat pembayaran kepada murid dan mendapatkan tandatangan penerimaan. Menghantar Senarai Bayaran 1.0 yang lengkap ditandatangani murid ke YP (Bahagian Operasi) dan satu salinan untuk simpanan sekolah. Mencetak dan mengedarkan Surat Tawaran Baharu murid yang berjaya Rekod dan pemfailan TAMAT 22
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.8 PENGGUNAAN WANG BSR YP 3.8.1 Sekolah perlu memastikan penerima BSR YP menggunakan wang biasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan aktiviti persekolahan sahaja. 3.8.2 Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan lain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, surat amaran perlu dikeluarkan dan tindakan penarikan semula BSR YP boleh dibuat. 3.8.3 Pihak sekolah hendaklah memotong segala pembayaran persekolahan atau yuran yang perlu dijelaskan oleh murid dan seterusnya memaklumkan kepada ibu bapa/penjaga murid berkenaan. Baki pembayaran hendaklah diserahkan kepada ibu bapa/penjaga. 23
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.9 PROSES KERJA PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI PAHANG BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 1 Menerima surat pertukaran murid. PK HEM 2 Menyerahkan surat pertukaran murid kepada. 3 hari PK HEM 3 Kemas kini status Setuju Terima dalam sistem. 3 hari 4 Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSR YP. 3 hari 5 Mengedarkan Surat Tawaran Baharu kepada murid yang berjaya. 3 hari 6 Rekod dan pemfailan. 24
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.10 CARTA ALIR PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI PAHANG MULA PK HEM Menerima surat pertukaran murid PK HEM Menyerahkan surat pertukaran murid kepada Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSR YP Rekod dan pemfailan TAMAT 25
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.11 PENARIKAN SEMULA BSR YP Pemberian BSR YP berterusan sehingga murid berkenaan tamat persekolahan di Tahun 6. Walau bagaimanapun, tindakan penarikan semula boleh dilaksanakan sekiranya berlaku perkara-perkara berikut: 3.11.1 Murid yang digantung/dibuang sekolah/berhenti sekolah/meninggal dunia. 3.11.2 Menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain daripada agensi kerajaan atau bukan kerajaan. 3.11.3 Penipuan dalam pengisytiharan pendapatan ibu bapa/penjaga semasa permohonan BSR YP. 3.11.4 Murid bertukar sekolah luar Pahang/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (vii). 3.11.5 Murid yang menyertai mana-mana kumpulan, persatuan (melainkan persatuan akademik dan kokurikulum), kongsi gelap, parti politik, aktiviti tidak bermoral dan menyalahi undang-undang sama ada di dalam atau di luar sekolah. *Nota 1: Kaedah dan peraturan pemberian BSR YP akan dikaji dari semasa ke semasa oleh pihak YP. YP berhak atas budi bicaranya yang mutlak untuk menarik semula pemberian BSR YP ini dengan serta-merta jika difikirkan perlu tanpa memberikan apa-apa alasan. *Nota 2: Jika ada penarikan semula berdasarkan perkara 3.11 bayaran hendaklah dikembalikan kepada YP (Bahagian Operasi) dalam masa 14 hari dengan cek atas nama TABUNG PENDIDIKAN & KEBAJIKAN YAYASAN PAHANG. 26
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.12 PROSES KERJA PENARIKAN SEMULA BSR YP BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 1 Menerima surat gantung/buang sekolah/berhenti sekolah/ bertukar sekolah/meninggal dunia. PK HEM 2 Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSR YP. 7 hari PK HEM / Guru Biasiswa 3 Mengembalikan bayaran penarikan semula kepada YP 14 hari PK HEM / Guru Biasiswa 4 Menyimpan dokumen berkaitan penarikan semula. 5 Rekod dan pemfailan. 27
3. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 3.13 CARTA ALIR PENARIKAN SEMULA BSR YP MULA PK HEM Menerima surat gantung/buang sekolah/ berhenti sekolah/bertukar sekolah/ meninggal dunia PK HEM/ Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSR YP PK HEM/Pembantu Tadbir Mengembalikan semula bayaran penarikan semula kepada YP Menyimpan dokumen berkaitan penarikan semula Rekod dan pemfailan TAMAT 28
PEREKODAN DAN PEMFAILAN BAB 04
4. PEREKODAN DAN PEMFAILAN 4.1 Sekolah wajib menyediakan sistem perekodan dan pemfailan dalam memastikan pengurusan BSR YP diurus dengan baik dan teratur. Setiap dokumen mestilah disimpan dan dikemas kini dari semasa ke semasa. 4.2 Senarai fail yang wajib disediakan: 4.2.1 Fail pengurusan: Carta organisasi. Minit mesyuarat. Surat lantikan guru biasiswa BSR YP. Nota Serah Tugas. Surat siaran daripada YP. 4.2.2 Fail permohonan: Borang Permohonan BSR YP 1.0/2.0 4.2.3 Fail keluar/masuk murid: Surat pertukaran murid. Surat gantung/buang sekolah. Surat berhenti sekolah/sijil kematian. 4.2.4 Fail bayaran: Salinan Senarai Bayaran 1.0 yang lengkap ditandatangani oleh murid (murid baharu). Salinan Senarai Bayaran 2.0 yang lengkap ditandatangani oleh murid (murid sedia ada). * Senarai asal wajib dikembalikan kepada YP (Bahagian Operasi). 30
PEMANTAUAN BAB 05
5. PEMANTAUAN 5.1 TATACARA PEMANTAUAN Pemantauan pengurusan BSR YP perlu dilaksanakan bagi memastikan semua prosedur pengurusan BSR YP dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi semua peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa. Perancangan untuk melaksanakan pemantauan perlu dibuat dengan teliti bagi memastikan pemantauan yang akan dijalankan berjalan lancar serta mencapai matlamat yang disasarkan. Takwim dan jadual pemantauan perlu disediakan lebih awal bagi mengelakkan pertindihan tugas. Instrumen pemantauan seperti di Lampiran A. Dapatan pemantauan perlu direkod dan dilaporkan agar pihak yang berkenaan dapat mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Kaedah pemantauan seperti berikut: i. Penyemakan fail-fail pengurusan BSR YP seperti di perkara 4.2 ii. Perbincangan dengan PK HEM dan. iii. Temu bual dengan murid penerima BSR YP. Laporan pemantauan perlu dikemukakan kepada pengurusan YP/JPN Pahang/ PPD/Pentadbiran sekolah dalam tempoh tujuh hari bekerja selepas pemantauan dijalankan. 32
5. PEMANTAUAN 5.2 PROSES KERJA PEMANTAUAN OLEH SEKOLAH/PPD/JPN PAHANG/YP BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 1 Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan program pemantauan. 2 Penetapan objektif pemantauan, Kriteria, Justifikasi dan Pemilihan Lokasi. 3 Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan. 4 Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen (Lampiran A). Sekolah/PPD/ JPN Pahang/YP 5 Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti. 6 Mengambil tindakan susulan. 7 Rekod dan pemfailan. 33
5. PEMANTAUAN 5.3 CARTA ALIR PEMANTAUAN PENGURUSAN BSR YP MULA Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan program pemantauan Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP Penetapan objektif pemantauan, kriteria, justifikasi dan pemilihan lokasi Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen (Lampiran A) Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP Mengambil tindakan susulan Sekolah/PPD/JPN Pahang/YP Rekod dan pemfailan TAMAT 34
PERTUKARAN GURU BIASISWA BAB 06
6. PERTUKARAN GURU BIASISWA 6.1 TATACARA SERAH TUGAS 6.1.1 Nota Serah Tugas wajib disediakan bagi memastikan pelaksanaan pengurusan biasiswa di sekolah dapat berjalan dengan baik. 6.1.2 Nota Serah Tugas perlu disediakan dalam empat salinan untuk: i. Fail Pejabat. ii. yang bertukar. iii. Fail Pengurusan HEM. iv. baharu yang mengambil alih tugas. (Disimpan dalam Fail Pengurusan BSR YP) 6.1.3 Sebagai panduan untuk menyediakan Nota Serah Tugas, sila rujuk Lampiran B. 6.2 PROSES KERJA PERTUKARAN GURU BIASISWA BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 1 Mendapat surat kelulusan/arahan bertukar. 2 Menyediakan Nota Serah Tugas. 3 hari 3 Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas. 1 hari PK HEM 4 Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada yang baharu. 1 hari PK HEM 5 Mengemas kini maklumat baharu dalam sistem atas talian BSR YP. Serta merta PK HEM 6 Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang diterima. Serta merta 7 Rekod dan pemfailan. 36
6. PERTUKARAN GURU BIASISWA 6.3 CARTA ALIR PERTUKARAN GURU BIASISWA MULA Mendapat surat kelulusan/arahan bertukar Menyediakan Nota Serah Tugas PK HEM Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas PK HEM Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada yang baharu PK HEM Mengemas kini maklumat baharu dalam sistem atas talian BSR YP Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang diterima Rekod dan pemfailan TAMAT 37
38
LAMPIRAN A DAN LAMPIRAN B
LAMPIRAN A INSTRUMEN PEMANTAUAN BSR YP SEKOLAH : PEGAWAI PEMANTAU : TARIKH : HARI : SKALA DISKRIPSI 0 Tiada 1 Ada tetapi tidak memuaskan 2 Ada tetapi tidak lengkap 3 Ada, berkeadaan baik dan lengkap 4 Ada, berkeadaan baik dan boleh dijadikan contoh PERKARA ITEM SKALA PEMANTAUAN SEKOLAH PEGAWAI PEMANTAU 1.1 Carta Organisasi 1.2 Minit Mesyuarat Pengurusan Biasiswa 1. FAIL PENGURUSAN 1.3 Surat lantikan guru biasiswa BSR YP 1.4 Nota Serah Tugas 1.5 Manual Prosedur Kerja BSR YP 1.6 Surat siaran dari YP 2. FAIL PERMOHONAN 2.1 Borang permohonan BSR YP 1.0/2.0 40
PERKARA ITEM SKALA PEMANTAUAN SEKOLAH PEGAWAI PEMANTAU 3.1 Surat pertukaran murid 3. FAIL KELUAR/ MASUK MURID 3.2 Surat gantung/buang sekolah 3.3 Surat berhenti sekolah/sijil kematian 2. FAIL PERMOHONAN 4.1 Salinan Senarai Bayaran 1.0 yang lengkap ditandatangani oleh murid (Murid baharu) 4.2 Salinan Senarai Bayaran 2.0 yang lengkap ditandatangani oleh murid (Murid sedia ada) JUMLAH MARKAH SKALA % DISKRIPSI A 80-100 Cemerlang boleh dijadikan contoh B 60-79 Baik dan lengkap C 40-59 Sederhana perlu penambahbaikan D 0-39 Lemah perlu dipantau semula GRED SEKOLAH RUMUSAN : Tandatangan Pihak Sekolah Tandatangan Pegawai Pemantau Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh : 41
LAMPIRAN B FORMAT NOTA SERAH TUGAS (NAMA SEKOLAH) NOTA SERAH TUGAS OLEH PEGAWAI YANG MENYERAHKAN : (NAMA PEGAWAI YANG MENYERAHKAN TUGAS) (NO. KAD PENGENALAN) (JAWATAN) (GRED) KEPADA YANG MENERIMA: GURU BESAR (NAMA SEKOLAH) 42
A. SENARAI DOKUMEN BSR YP Kuantiti 1. Buku Manual Kerja BSR YP 2 2. Senarai fail i. Fail pengurusan ii. Fail permohonan iii. Fail keluar/masuk murid iv. Fail bayaran B. KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI KEDUDUKAN SEKARANG TINDAKAN SUSULAN YANG DIPERLUKAN C. KEWANGAN *Nyatakan jika berkenaan 43
SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA NOTA SERAH TUGAS BAHAGIAN A Adalah saya (NAMA GURU YANG MENYERAH TUGAS), No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX yang memegang jawatan (JAWATAN DAN GRED), di (NAMA DAN ALAMAT SEKOLAH) dari tarikh (TARIKH BERMULA HINGGA TARIKH TAMAT MEMEGANG JAWATAN GURU BIASISWA) bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas BSR YP. Diserahkan oleh: Disemak oleh: Tandatangan Tandatangan Nama : Nama Guru Besar : *(GURU YANG BERTUKAR) BAHAGIAN B Adalah saya (NAMA GURU YANG MENERIMA TUGAS) No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX bersetuju mengambil alih tugas Guru Biasiwa BSR YP bermula tarikh.. dan telah menerima satu salinan Nota Serah Tugas. Diserahkan oleh: Disemak oleh: Tandatangan Tandatangan Nama : Nama Guru Besar : *(GURU YANG MENGAMBIL ALIH) 44
Nota : 45
Nota : 46