VERIFIKASI ASET TAHUN 2017 -HASIL PEMERHATIAN DAN CADANGAN TINDAKAN Oleh : Bahagian Audit Dalam 13 DISEMBER 2017
2 Keputusan Jawatankuasa Audit UPM Laporan Verifikasi Aset Telah Dibentangkan Di Mesyuarat Jawatankuasa Audit Pada 24 November 2017 Jawatankuasa telah memanggil PTJ yang mendapat markah verifikasi kurang daripada 80% untuk aset aktif dan 9 PTJ yang mendapat 0% atas aset susulan 2015. (7 wakil PTJ telah hadir daripada 11 PTJ) Jawatankuasa bersetuju supaya perbincangan diadakan bersama-sama PTJ untuk cadangan tindakan yang perlu diambil dan tempoh tindakan yang perlu diambil.
3 SKOP Skop 1 Aset dan inventori yang berstatus aktif di dalam sistem FAMS setakat Januari 2017 2 Susulan Ke atas Aset yang tidak dapat diverifikasi Tahun 2015 3 Susulan ke atas Aset yang termasuk di bawah kategori lain-lain bagi Tahun 2012-2015 Bilangan Verifikasi 50 sampel dipilih daripada: a) Aset tahun perolehan 1978 hingga 2005 (10 unit) b) Aset tahun perolehan 2006 sehingga 2016 (30 unit); dan c) Inventori (>RM1,000) tahun perolehan 2011 hingga 2016 (10 unit). Mengikut senarai Mengikut senarai
4 Sistem Pengurusan Aset Universiti (FAMS) @ JANUARI 2017 Skop Aset (A34000 dan A35000) dan inventori yang berstatus aktif di dalam sistem FAMS Inventori P27000 (yang bernilai RM1,000 ke atas) tahun perolehan 2011 sehingga 2016. Unit Harga perolehan (RM) 62,181 914,552,462.29 51,532 99,405,696.49 Jumlah Keseluruhan 113,713 1,013,958,158.78
5 SKOP Bil Keterangan Skop Unit RM Skop 1 (Aset) *maksimum 10 unit aset diverifikasi 1. Aset dan inventori yang berstatus aktif di dalam sistem FAMS setakat Januari 2017 Skop 2 (Aset) *maksimum 30 unit aset diverifikasi Skop 3 (Inventori) *maksimum 10 unit aset diverifikasi 625 9,452,348.68 2,082 30,464,302.87 992 1,997,970.45 2. Aset Tidak dapat Diverifikasi semasa verifikasi tahun 2015 2,632 26,851,515.72 3. Aset yang dikategorikan lain-lain semasa verifikasi tahun 2012-2015 1,002 10,521,996.10 Jumlah Keseluruhan 7,333 79,288,133.82
6 Hasil Verifikasi Sampel Aset Aktif dan Susulan Aset TDV 2015
7 HASIL KESELURUHAN : SAMPEL 2017 DAN SUSULAN TDV 2015
8 HASIL KESELURUHAN : SAMPEL 2017 DAN SUSULAN TDV 2015
9 Bil Keterangan Aset dan inventori yang berstatus aktif 1. di dalam sistem FAMS setakat Januari 2017 Aset tidak dapat diverifikasi 2. semasa verifikasi tahun 2015 Jumlah Keseluruhan Sampel Yang Dipilih Harga Unit Perolehan (RM 000) Dapat Diverifikasi Unit Harga Perolehan (RM 000) Kategori Lain-lain Unit Harga Perolehan (RM 000) 3,699 41,914 3,414 38,995 155 1,865 % 96.5 % 2,632 26,847 337 16,782 623 5,198 36% 6,331 68,827 3,751 55,777 778 7,063
10 Status Tindakan Aset Kategori Lain-lain Tahun 2012-2015
11 Status Tindakan Aset Kategori Lain-lain Tahun 2012-2015 Bil Keterangan 1. Aset yang dikategorikan lain-lain semasa verifikasi tahun 2012-2015 Jumlah Keseluruhan Harga Unit Perolehan (RM 000) Telah Diambil Tindakan Harga Unit Perolehan (RM 000) Belum Diambil Tindakan Harga Unit Perolehan (RM 000) 1,002 10,521 21 3420,822 981 10,179
Bilangan PTJ 12 Hasil Verifikasi Sampel 2017 Carta 1: Prestasi Verifikasi PTJ 60 50 40 30 20 10 0 100% 80% - 99.9% 60% - 79.9% 40% - 59.9% Cemerlang Baik Memuaskan Kurang memuaskan Kurang dari 40% Tidak memuaskan Bilangan PTJ 51 24 2 1 0
Bilangan PTJ 13 Perbandingan Pencapaian Verifikasi Tahun 2015 dan 2017 60 50 51 40 30 28 24 20 19 12 10 5 7 0 Cemerlang Baik Memuaskan 2 1 0 Kurang memuaskan Tidak memuaskan Tahun 2015 5 28 19 12 7 Tahun 2017 51 24 2 1 0
14 Aset Tidak Dapat Diverifikasi Mengikut Skop 35 unit (27%) Inv 2011-2016 60 unit (46%) 1978-2005 35 unit (27%) 2006-2016 Skop 1 Skop 2 Skop 3
15 Aset Di Bawah Kategori Lain-lain Bil Kategori Unit Nilai (RM) Tindakan 1 Lupus/Aset Dikeluarkan Daripada Sistem FAMS 39 281,902.00-2 Permohonan Hapuskira 50 740,659.50 3 4 Tukar Pusat Kos/Serah Kepada PTJ Lain Aset Diserahkan Kepada Pihak Luar PTJ/ Pejabat Bursar 47 382,501.65 Pejabat Bursar 1 3,995.00 PTJ/ Pejabat Bursar 5 Aset Dipinjam 3 65,086.00 PTJ 6 Aset Dihantar Baiki 6 114,174.00 PTJ 7 Aset Berada Di Luar Kawasan 2 183,011.00 PTJ 8 Salah Caj Akaun 7 94,235.00 Pejabat Bursar Jumlah 155 1,865,564.15
16 Hasil Verifikasi Susulan TDV 2015: Keseluruhan Kategori Unit Jumlah (RM) % Aset Dapat Diverifikasi 337 4,994,427.36 13% Aset Tidak Dapat Diverifikasi 1,672 16,658,638.48 63% Kategori Lain-lain 623 26,851,515.72 24% Jumlah Keseluruhan 2,632 26,847,035.95 100%
17 Hasil Verifikasi Susulan TDV 2015: Tidak Dapat Diverifikasi (Tahun) Bil. Tempoh Tahun Perolehan Bilangan Unit Jumlah Perolehan (RM) 1 1980-1989 272 540,601 2 1990-1999 341 679,835 3 2000-2005 572 1145,476 4 2006-2010 294 590,363 5 2011-2012 76 152,867.00 6 2013-2014 81 163,108 7 Inventori (2003-2010) 35 70,105
18 Hasil Verifikasi Susulan TDV 2015: PTJ
19 Hasil Verifikasi Susulan TDV 2015: Kategori Lain-Lain Bil Kategori Unit Nilai (RM) Tindakan 1 2 3 Lupus/Aset Dikeluarkan Daripada Sistem FAMS Permohonan Hapuskira/Pelupusan Tukar Pusat Kos/Serah Kepada PTJ Lain 13 55,360.00-592 4,999,402.78 PTJ/ Pejabat Bursar 11 59,511.60 Pejabat Bursar 4 Aset Digantikan (Hilang) 1 6,950.00 Pejabat Bursar 5 Aset Dihantar Baiki 2 7,287.00 PTJ 6 Salah Caj Akaun 4 69,947.50 Pejabat Bursar Jumlah 623 5,198,449.88
20 Aset Kategori Lain-lain Tahun 2012-2015 Tindakan Telah Diambil Tindakan Belum Diambil Tindakan Unit RM Unit RM Pejabat Bursar 20 224,632.56 974 9,337,251.04 PTJ 1 118,190.00 7 Jumlah 21 342,822.56 981 841,922.50 10,179,173.54
21 1 Tiada Surat Lantikan Dan Surat Lantikan Tamat Tempoh 6 PTJ 2 Aset ID Tidak ditulis pada aset 21 PTJ ISU PEMATUHAN KEPADA PENGURUSAN ASET 3 Aset Rosak 182 unit di 52 PTJ 4 Maklumat Aset Tidak sama dengan Rekod 4 unit aset di 4 PTJ
22 SENARAI ASET ALIH YANG AKTIF (SEHINGGA JANUARI 2017) KATEGORI BILANGAN UNIT NILAI PEROLEHAN (RM) 1 ASET ALIH 62040 910,638,352.30 2 INVENTORI 292,415 173,153,940.86 Data @ November 2017
23 PECAHAN MENGIKUT TAHUN ASET (UNIT) NILAI PEROLEH AN (RM) INVENTORI (UNIT) NILAI PEROLEHAN (RM) 2000 DAN SEBELUM 9,989 115,983,799 14 48,316 2001 2005 16,300 262,609,373 101,993 55,817,819 2006 2010 16,513 301,230,431 105,164 64,663,845 2011-2015 8,355 197,015,122 67,863 43,568,874 2016 1,424 27,837,881 7,827 6,367,299
24 Tindakan: Aset Di Bawah Kategori Lain-lain Tindakan PTJ Tindakan Seksyen Pengurusan aset 1 Permohonan Hapus Kira Hantar Ke Seksyen aset Kumpul dan buat permohonan ke JKTK 2 3 4 Tukar Pusat Kos/Serah Kepada PTJ Lain Aset hilang Aset Dihantar Baiki Maklumkan ke Seksyen Aset Untuk tukar Pusat Kos Buat laporan polis mengikut tatacara kehilangan dan kemukakan ke Seksyen Aset untuk tindakan seterusnya Buat susulan aset tersebut dibaiki dalam tempoh yang dipersetujui Ambil tindakan kemaskini Tubuh jawatankuasa penyiasat
25 Tindakan: Aset Di Bawah Kategori Lain-lain 4 5 Aset Dihantar Baiki Salah Caj Akaun 6 Aset yang diserahkan ke pihak luar (atau telah dinyatakan di dalam perjanjian aset adalah hakmilik pemberi dana/ komuniti) Tindakan PTJ Buat susulan aset tersebut dibaiki dalam tempoh yang dipersetujui Maklumkan ke Seksyen Aset untuk tindakan Maklumkan ke Seksyen Aset untuk diselaraskan Tindakan Seksyen Pengurusan aset - Membuat pelarasan mengikut peraturan Membuat pelarasan mengikut peraturan
26 TINDAKAN : CARI ASET KATEGORI TINDAKAN TARIKH AKHIR MAKLUMBALAS 1 Aset Yang Tidak Dapat Diverifikasi A. Aset Sampel 2017 B. Susulan TDV 2015 a) Kenalpasti Pemilikan / Penempatan b) Aset Yang Tidak Dapat Dikesan, sila rujuk kepada cadangan Hapuskira 2 Aset Lain - a) Kenalpasti Pemilikan / Penempatan b) Aset Yang Tidak Dapat Dikesan, sila rujuk kepada cadangan Hapuskira 31 Januari 2018 15 Disember 2018
27 CADANGAN TINDAKAN: ASET TIDAK DIGUNAKAN Kategori Cadangan Tindakan 1 Rosak Hantar Baiki 2 Tidak Digunakan Kerana Tiada Keperluan Diserahkan ke PTJ lain yang memerlukan pelupusan 3 Tidak Digunakan Kerana Usang Trade in untuk perolehan aset yang baharu jika ada keperluan Pelupusan
28 CADANGAN TINDAKAN : ASET YANG TIDAK DAPAT DIKESAN KATEGORI TAHUN PEROLEHAN CADANGAN 1 Aset Yang Nilai Perolehan Melebihi RM50,000 2 Aset Yang Bernilai Kurang Daripada RM50,000 3 Semua Kategori Aset Perolehan Selepas 2011 2010 Dan Ke Bawah Pohon Hapuskira Mengikut Kategori Aset Dengan Justifikasi 2010 Dan Ke Bawah Pohon Hapuskira Buat Laporan Polis Atas Kehilangan Dan Pegawai Yang Bertanggungjawab Akan Dikenakan Tindakan Surcaj
29 Cadangan penambahbaikan PERKARA TINDAKAN PTJ KEKERAP AN 1 Kew PA 7 Senarai Aset Dilokasi Dikemaskini 2 Kemaskini Pemilikan Aset Staf Yang Berpindah 3 Kemaskini Pemilikan Aset Staf Yang Telah Menamatkan Perkhidmatan 4 Semakan kendiri/ silang antara jabatan Disediakan Pada Semua Lokasi Bilik/Makmal Dan Ruang Dengan Pegawai Yang Bertanggungjawab Borang Penyerahan Aset Diisi Dan Disahkan Oleh Ketua Jabatan Borang Penyerahan Aset Diisi Dan Disahkan Oleh Ketua Jabatan Pembayaran Gaji Akhir Tertakluk Kepada Borang Yang Telah Diisi Dan Disahkan Oleh Ketua Jabatan Dilaksanakan di peringkat Jabatan sama ada melalui pengesahan pemilikan, kemaskini KEW PA 7 atau antara Jabatan Setiap 6 Bulan Mengikut Keperluan Mengikut Keperluan Sekurangkurangnya setahun sekali 5 Pelupusan PTJ membuat pelupusan secara berkala Setiap tahun
30 SEBARANG PERSOALAN SILA RUJUK KE KETUA AUDIT DALAM Email: kb_audit@upm.my
31