A. PENGUATAN MANAJEMEN PERUBAHAN 1. Capaian Tahun 2017 Capaian-capaian yang berhasil diraih pada tahun 2017 adalah sebagai berikut 1. Tim Reformasi Birokrasi Tim Reformasi Birokrasi Kemendikbud telah ditetapkan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan yang di tetapkan dalam Keputusan Menteri Pendidikan dan kebudayan Nomor 046/P/2017 tentang Tim reformasi Birokrasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Tahun 2017 tertanggal 28 Februari 2017 dengan struktur sebagai berikut: sebagai tindaklanjut atas keputusan menteri tersebut, untuk melaksanakan reformasi birokrasi, ditetapkan Keputusan Ketua Pelaksana Tim Reformasi Birokrasi Kemendikbud Nomor 20525/A/TU/2017 tentang Tim Kerja Reformasi Birokrasi di lingkungan Kemendikbud Tahun 2017 tertanggal 5 April 2017 dengan struktur sebagai berikut :
2. Road-Map Reformasi Birokrasi Rencana aksi 8 area perubahan Reformasi Birokrasi Kemendikbud tahun yang dituangkan dalam road-map Reformasi Birokrasi Kemendikbud, adalah sebagai berikut: 3. Pemantauan dan Evaluasi i. Survei Kepuasan Pemangku Kepentingan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) terus berupaya untuk meningkatkan kinerja kebijakan, program dan layanan di bidang pendidikan dan kebudayaan. Indikasi keberhasilan kebijakan, program dan layanan salah satunya adalah kepuasan dari para pemangku kepentingan. Berdasarkan
Permen PAN RB Nomor 16/2014 dijelaskan bahwa penyelenggara pelayanan publik wajib melakukan Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) secara berkala minimal 1 kali dalam 1 tahun. Target responden sebanyak 12.000 responden, dengan sampling error sebesar +/- 1,03%, pada interval kepercayaan 95,0%. adapun parameter survei tersebut sebagai berikut: Dari hasil survei diperoleh indek kepuasan pemangku kepentingan sebesar 79.67 dari target sebesar 75.00 dengan rincian bidang pendidikan sebesar 78.69 atau naik 1.17 dari tahun 2016, bidang kebudayaan sebesar 78.59 atau naik 3.87 dari tahun 2016 dan layanan ULT sebesar 81.74 atau naik 0.88 dari tahun 2016, perbandingan kepuasan pemangku kepentingan tahun 2016 dan 2017 sebagai berikut:
sedangkan indek kepuasan pemangku kepentingan tahun 2017 per bidang sebagai berikut: i. Bidang Pendidikan berdasarkan pemangku kepentingan indek kepuasan pemangku kepentingan tahun 2017 bidang pendidikan sebesar 78.69 dengan rincian per pemangku kepentingan sebagai berikut:
ii. Bidang Kebudayaan berdasarkan pemangku kepentingan indek kepuasan pemangku kepentingan tahun 2017 bidang kebudayaan sebesar 78.59 dengan rincian per pemangku kepentingan sebagai berikut: iii. Bidang Unit Layanan Terpadu berdasarkan pemangku kepentingan indek kepuasan pemangku kepentingan tahun 2017 Unit Layanan Terpadu sebesar 81.74 dengan rincian per layanan sebagai berikut: 4. Penilaian Mandiri Reformasi Birokrasi Pada tahun 2017 telah dilakukan Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) oleh Inspektorat Jenderal Kemendikbud atas pelaksanaan 8 area perubahan yang dilakukan dengan hasil sebagai berikut :
No Komponen Bobot Tahun 2014 Tahun 2015 Tahun 2016 Tahun 2017 Itjen MenPAN- RB Itjen MenPAN- RB Itjen MenPAN -RB Itjen MenPAN -RB A Komponen Pengungkit (KP) 60 47,46 28,30 50,56 38,82 50,20 42,09 55,13 42,19 1. Manajemen Perubahan 5 4,43 3,54 4,60 3,86 4,33 3,89 4,69 3,79 2. Penataan Peraturan UU 5 3,75 2,71 3,75 2,71 3,75 3,13 3,13 3,13 3. PenguatanOrganisasi 6 4,01 3,84 4,51 3,84 4,51 3,84 6,00 3,18 4. Penataan Tatalaksana 5 4,46 3,47 4,46 3,63 4,21 3,76 4,38 3,13 5. Penataan Sistem MjmSDM 15 12,71 6,84 13,91 11,78 13,64 12,05 14,64 12,26 6. Penguatan Akuntabilitas 6 4,26 2,65 5,07 4,10 5,01 4,32 5,80 3,12 7. Penguatan Pengawasan 12 8,92 3,11 9,29 5,32 9,79 7,42 10,80 9,53 8. Pening. Kualitas Pelayanan 6 4,91 2,64 4,96 3,58 4,96 3,68 5,08 4,06 B Komponen Hasil (KH) 40 29,39 27,07 30,97 31,96 32,91 31,89 30,02 31,44 1. Kapasitas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi 2. Pemerintah yang bersih dan bebas KKN 20 13,64 14,26 14,29 14,73 15,08 10,28 13,92 10,60 10 8,25 6,54 8,43 9,8 9,18 5,40 8,60 4,71 3. Kualitas Pelayanan Publik 10 7,50 6,27 8,25 8,23 8,65 5,71 7,50 5,71* Jumlah 76,84 55,37 81,53 70,79 83,11 3,00 85,15 3,00 5. Monitoring Internalisasi 7 Tata Nilai Budaya Kerja Monitoring internalisasi 7 tata nilai budaya kerja pada Satuan Kerja Kemendikbud dalam upaya evaluasi perubahan pola pikir pegawai telah dilakukan di 5 propinsi yaitu DI Aceh, Lampung, Jambi, Nusa Tenggara Timur dan Kalimantan Barat dengan responden sebanyak 299 responden dari unsur pimpinan dan staf dengan hasil nilai rata-rata 77.33 (Sangat Baik) dengan target 80.00 dengan rincian sebagai berikut : N O TA TA N IL A I N IL A I IN T E R N A L IS A S I N IL A I IN T E R N A L IS A S I 1 M EM ILIK I IN T EG R ITA S 82.08 M e m u as k an 2 K R E A T IF D A N IN O V A T IF 77.69 S a n g at B a ik 3 IN IS IA T IF 76.48 S a n g at B a ik 4 P E M B E LA JA R 79.24 S a n g at B a ik 5 M EN JU N JU N G T IN G G I M ER IT O K R A S I 77.10 S a n g at B a ik 6 T E R LIB A T A K T IF 77.53 S a n g at B a ik 7 T A N P A P A M R IH 71.18 S a n g at B a ik R a t a -R a t a 7 7.3 3 S a n g a t B a ik
6. Strategi Komunikasi Dalam mengkomunikasikan perubahan kebijakan sesuai kondisi terkini, komunikasi yang digunakan untuk penyebaran informasi baik untuk internal maupun eksternal melalui melalui media sosial (website, tweter, facebook, instagram, youtube), begitu juga dalam menjalankan komunikasi dua arah antara pimpinan dan staf Kemendikbud dilakukan melalui media sosial (WhatsApp). Media sosial dipilih karena media sosial adalah media yang berbiaya murah dan cepat dalam penyebaran informasi yang saat ini jumlah keanggotaan media sosial yang dikelola Kemendikbud dengan rincian sebagai berikut: dan pada Tahun 2017 Media Humas Kemendikbud mendapatkan peringkat 2 terbaik dari Kementerian Komunikasi dan Informatika. 7. Keterbukaan Informasi Berdasarkan Keputusan Mendikbud Nomor 244/P/2015 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kemendikbud, bahwa Kepala Biro Komunikasi dan Layanan Masyarakat sebagai Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi harus menyediakan informasi publik Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sesuai amanah dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang meliputi 1) Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala 2) Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta 3) Informasi yang wajib tersedia setiap saat
daftar tersebut telah termuat dalam website http://e-ppid.kemdikbud.go.id/ yang dapat diakses oleh pemangku kepentingan. Pada Tahun 2017, PPID Kemendikbud ikut serta dalam Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Badan Publik yang dilakukan oleh Komisi Informasi Publik, hal ini untuk mengetahui pelaksanaan keterbukaan informasi di Badan Publik sebagaimana amanah dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (selanjutnya disebut UU KIP) yang kemudian secara teknis telah diatur dalam Peraturan Komisi Informasi Nomor 5 Tahun 2016 tentang Metode dan Teknik Evaluasi Keterbukaan Informasi Badan Publik. Kegiatan ini dilaksanakan selama 7 (tujuh) bulan yang berlangsung pada Juni- Desember 2017 yang diakhiri dengan Pemeringkatan Badan Publik. Badan Publik WAJIB mengikuti seluruh alur kegiatan yang telah ditetapkan oleh Komisi Informasi Pusat. Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Badan Publik Tahun 2017 dalam penilaiannya menggunakan 4 indikator, yaitu: 1) Mengumumkan Informasi Publik 2) Menyediakan Informasi Publik 3) Pelayanan Permohonan Informasi Publik 4) Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Pada tahun 2017 Kemendikbud dalam pemeringkatan keterbukaan informasi publik masuk dalam 10 besar (akan diserahkan oleh Wapres tgl 21 Des 2017 di Kantor Wapres)
8. Perubahan Pola Pikir dan Budaya Kerja Kemendikbud Upaya mencapai visi dan misi Reformasi Birokrasi terkait dengan komponen pengungkit yakni manajemen perubahan, reformasi birokrasi yang telah dijalankan oleh Kemdikbud berdasarkan evaluasi Kemen PAN dan RB tahun 2016 mendapat nilai 73,91. Salah satu komponen pengungkitnya yakni Manajemen Perubahan mendapat nilai 3,89 sedangkan penilaian sementara terhadap manajemen perubahan pada tahun 2017 mendapat nilai 3,79. Adapun penurunan ini menurut tim asessor Menpan dianggap alumni Tunas Integritas yang telah dibentuk Kemendikbud seharusnya bertindak sebagai agent of change dalam menerapkan 7 (tujuh) tata nilai budaya kerja pada renstra Kemendikbud belum mempunya rencana aksi dan rencana kerja, adapun aksi untuk perubahan pola pikir dan budaya kerja yaitu melalui sosialisasi reformasi birokrasi kepada pegawai dan workshop alumni tunas integritas. 1) Sosialisasi Reformasi Birokrasi Pada tahun 2017 telah dilakukan sosialisasi RBI dan budaya kerja kepada pegawai di 10 propinsi yaitu : Aceh, Lampung, Jambi, Kalbar, NTT, Maluku, Maluku Utara, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Tengah dan Bengkulud engan jumlah peserta sebanyak 983 orang pegawai diharapkan pegawai memahami program reformasi birokrasi Kemendikbud. 2) Workshop Penguatan Agen Perubahan (Alumni Tunas Integritas) Pada tahun 2017 telah dilakukan workshop alumni tunas integritas unit utama yang ada di kantor pusat Kemendikbud sebanyak 84 orang dari total alumni tunas integritas pada tahun 2017 sebanyak 637 alumni Tunas Integritas dan menghasilkan rencana aksi tunas integritas dalam menginternalisasikan 7 tata nilai budaya kerja di masing-masing unit kerjanya.
3) Inovasi layanan Kemendikbud Pada tahun 2017 manajemen perubahan telah menginventarisir inovasi layanan yang ada di unit utama sebagai upaya untuk mempercepat dan efisiensi biaya dalam layanan baik internal maupun eksternal Kemendikbud dengan rincian inovasi layanan sebagai berikut : No KONDISI AWAL KONDISI SEKARANG 1 2 3 Melaksanakan Pemantauan Capaian Kinerja Satker dengan menggunakan Lembar Pengukuran Kinerja Melakukan Pembinaan SDM Sakip Satker melalui pemaparan Materi Penyusunan Laporan Kinerja Melakukan evaluasi system akuntabilitas kinerja dengan menggunakan lembar kerja evaluasi 4 Inventarisasi BMN secara manual Menggunakan aplikasi E-Performance, sehingga setiap saat dapat diketahui hasil capaian kinerja Satker Melakukan Pembinaan Satker dengan menggunakan Vidiotron Penyusunan Laporan Kinerja Melakukan evaluasi sakip dengan menggunakan aplikasi evaluasi Sistem Akuntabilitas Kinerja (e-sakip) Sekarang sudah ada inventarisasi secara elektronik e-asset 5 Persuratan masih manual Sekarang sudah dengan e-office 6 Absensi pegawai masih per satker 7 Layanan masih di dominasi dengan surat menyurat, kunjungan dan tatap muka 8 Layanan perpustakaan secara manual pendampingan 9 10 Diklat SLIMS kepada pengelola perpustakaan di satuan pendidikan secara manual Koleksi buku perpustakaan sebagian besar masih berbentuk hardcopy/buku-buku bacaan 11 Sistem pengelolaan arsip dan dokumentasi masih manual 12 Sistem perparkiran masih manual, mandiri 13 Layanan keterbukaan informasi diberikan secara manual 14 Pengaduan pelaku pendidikan yang disampaikan Kemdikbud ke Itjen melalui surat, kunjungan dan tatap muka 15 Penilaian kinerja pegawai yang menggunakan format SKP di isi secara manual 16 Aplikasi Monitoring Laporan Keuangan (Molk) versi 2.0 Sekarang sudah terintegrasi melalui aplikasi kehadiran web : kehadiran.kemdikbud.go.id Layanan pengaduan sudah berbasis Web Layanan Perspustakaan sudah menggunakan aplikasi SLIMS (Senayan Library Management System) Diklat SLIMS kepada pengelola perpustakaan di satuan pendidikan secara online (aplikasi dalam pengembangan dan uji coba) Koleksi perpustakaan sudah terhimpun dan terintegrasi dalam Repositori Institusi Sistem pengelolaan arsip dan dokumentasi sudah memakai aplikasi SPAD (Sitem Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi) Sitem perpakiran secara elektronik dengan melibatkan pihak ke 3 Alternatif layanan keterbukaan informasi publik melalui (e-ppid) Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen Posko Pengaduan ITJEN Kemendikbud menggunakan Web : posko pengaduan.itjen.kemdikbud.go.id Penilaian kinerja pegawai dan pembayaran Tukin menggunakan Aplikasi Sistem Kinerja Pegawai Web : Skp.sdm.kemdikbud.go.id Aplikasi Monitoring Laporan Keuangan (Molk) versi 3.0 17 Penyusunan perencanaan dilakukan secara Penyusunan perencanaan dilakukan secara
18 19 manual dengan mengkompilasi RKAKL dari seluruh unit utama Monitoring media cetak, online, elektronik dan media sosial terhadap pemberitaan Pendidikaan dan Kebudayaan menggunakan aplikasi intelegent media monitori masih manual Data dan informasi Pendidikan dan Kebudayaan selama ini belum sepenuhnya terintegrasi secara online 20 Perizinan belajar masih manual 21 Program Indonesia Pintar manual 22 Program Data Pokok Pendidikan Dasar dan Menengah masih manual elektronik dengan e-planning Monitoring media cetak, online, elektronik dan media sosial terhadap pemberitaan Pendidikaan dan Kebudayaan menggunakan aplikasi intelegent media monitoring (media tracking) yang pelaporanya didistribusi menggunakan email dan aplikasi melalui smart phone Data dan informasi Pendidikan dan Kebudayaan terintegrasi secara online dan bisa diakses melalui Web : Jendela.data.kemdikbud.go.id Perizinan belajar ( e-layanan penyetaraan ijazah dari luar negeri/sekolah asing, penyaluran siswa dari luar negeri izin belajar WNA) yang sudah dapat di akses melalui web: http://kemdikbud.go.id/ Program Indonesia Pintar, dan dapat diakses melalui web: http://www.sipintar.web.id/ Program Data Pokok Pendidikan Dasar dan Menengah, dapat diakses melalui web: http://dapo.dikdasmen.kemdikbud.go.id/ 2. Rencana kerja Tahun 2018 Upaya mencapai visi dan misi Reformasi Birokrasi terkait dengan komponen pengungkit yakni manajemen perubahan, reformasi birokrasi yang telah dijalankan oleh Kemedikbud berdasarkan evaluasi Kemen PAN dan RB tahun 2016 mendapat nilai 73,91. Salah satu komponen pengungkitnya yakni Manajemen Perubahan mendapat nilai 3,89 sedangkan penilaian sementara terhadap manajemen perubahan pada tahun 2017 mendapat nilai 3,79. Adapun penurunan ini menurut tim asessor Menpan dianggap alumni Tunas Integritas yang telah dibentuk Kemdikbud seharusnya bertindak sebagai agent of change dalam menerapkan 7 (tujuh) tata nilai budaya kerja pada renstra Kemendikbud belum mempunya rencana aksi dan rencana kerja. Pada tahun 2017, terdapat tiga rencana aksi yang diprogramkan untuk dilaksanakan dalam rangka penguatan manajemen perubahan di lingkungan Kemendikbud, antara lain yaitu: 1. Sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan 1) Up date strategi/program kerja perubahan dan strategi komunikasi a) Penyusunan Tim Manajemen Perubahan b) Penyusunan rencana aksi/program kerja c) Penyusunan Materi Promosi Perubahan d) Pembentukan agen perubahan 2) Sosialisasi dan internalisasi Budaya Kerja a) Sosialisasi Reformasi Birokrasi b) Workshop Agen perubahan (Alumni Tunas Integritas) 3) Penguatan Hasil Perubahan a) Survei Kepuasan Pemangku Kepentingan b) Monitoring internalisasi budaya kerja pegawai c) Monitoring agen perubahan (Alumni Tunas Integritas) 3. Kriteria Keberhasilan Kriteria untuk mengukur keberhasilan pelaksanaan rencana aksi dari masing-masing kegiatan ditetapkan indikator keberhasilan sebagai berikut: No Program/Kegiatan Indikator Keberhasilan Target 2018
No Program/Kegiatan Indikator Keberhasilan Target 2018 1 Penyusunan kerja RBI Strategi/Program Jumlah dokumen strategi /program kerja perubahan 1 dokumen 2 Internalisasi Budaya Kerja 3 Sosialisasi dan Internalisasi Nilai internalisasi budaya kerja pegawai SDM Kemendikbud yang memperoleh sosialisasi Reformasi Birokrasi 77 s.d 80 (Sangat Baik) 2.400 pegawai Nilai Penilaian Mandiri RBI 85 4 Penguatan hasil perubahan Indek Kepuasan pemangku Kepentingan 76 4. Agenda Prioritas Kegiatan prioritas yang diagendakan dalam program penguatan manajemen perubahan periode 2018 yaitu perubahan terhadap komitmen pimpinan dan seluruh pegawai serta alumni tunas integritas untuk menciptakan perubahan mindset (pola pikir) maupun culture set (Budaya kerja) untuk menjadi agen perubahan yang mampu berperan sebagai role model (individu/kelompok) yang bisa dijadikan contoh serta terbangunnya birokrasi dengan integritas dan kinerja tinggi. 5. Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja Penjelasan mengenai kegiatan, tahapan-tahapan kegiatan, dan waktu pelaksanaan kegiatan, perinciannya sebagai berikut: a. Update strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi No Tahapan Kegiatan Deskripsi Waktu Pelaksanaan 1 Penyusunan Tim Manajemen Perubahan Kegiatan ini dimaksudkan untuk membentuk tim pelaksana reformasi birokrasi Kemendikbud Januari 2018 2 Penyusunan aksi/program kerja rencana Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyusun rencana aksi/program pada 8 area perubahan Januari 2018 3 Penyusunan Materi Promosi Perubahan Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mendukung komunikasi perubahan kepada pegawai Januari s.d Februari 2018 4 Pembentukan Agen perubahan Kegiatan ini dilakukan dalam rangka membentuk model panutan dalam merubah pola pikir budaya kerja sesuai tatanilai budaya kerja Januari s.d Februari 2018 b. Sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi
No Tahapan Kegiatan Deskripsi Waktu Pelaksanaan 1 Sosialisasi Reformasi Birokrasi Kegiatan ini dimaksudkan untuk memberikan pemahaman kepada pegawai tentang reformasi birokrasi kemendikbud Maret s.d Oktober 2018 2 Workshop Agen Perubahan (Alumni Tunas Integritas Kegiatan ini dimaksudkan agar para alumni Tunas Integritas sebagai agen perubahan dalam internalisasi 7 tata nilai budaya kerja pada unit kerjanya April s.d. Oktober 2018 c. Penguatan Hasil Perubahan No Tahapan Kegiatan Deskripsi Waktu Pelaksanaan 1 Survei Kepuasan Pemangku Kepentingan Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui tingkat kepuasan stakeholder pendidikan dan kebudayaan atas layanan Kemendikbud Oktober November 2018 s.d 2 Monitoring internalisasi budaya kerja pegawai Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui perubahan internalisasi budaya kerja pegawai Kemendikbud Oktober November 2018 s.d 3 Monitoring agen perubahan (Alumni Tunas Integritas) Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui pelaksanaan program/rencana aksi agen perubahan Oktober November 2018 s.d d. Jadwal Kegiatan Program/ Kegiatan Tahapan kerja Bulan Up date strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi 1) Penyusunan Tim Manajemen Perubahan 2) Penyusunan rencana aksi/program kerja 3) Penyusunan Materi Promosi Perubahan Sosialisasi 4) Pembentukan agen perubahan 1) Sosialisasi Reformasi
dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi Birokrasi 1) Workshop Agen Perubahan ( Alumni Tunas Integritas) Penguatan Hasil Perubahan 1) Survei Kepuasan Pemangku Kepentingan 2) Monitoring internalisasi kerja pegawai budaya 3) Monitoring agen perubahan (Alumni Tunas Integritas) 6. Penanggung Jawab Penanggung jawab Program Penguatan Manajemen Perubahan adalah Kepala Biro Komunikasi dan Layanan Masyarakat, Bapak Dr. Ir. Ari Santoso, D.E.A.selaku koordinator program Manajemen Perubahan, dan Kepala Bagian Informasi, Ibu Dra. Dian Srinursih, Kepala Bagian Hubungan Antar Lembaga M.Si, Drs. Sediarto, MM, Kepala Bagian Layanan Terpadu Drs. Setiono, MM; Kasubbag Tata Usaha Anang Ristanto, SE.MA selaku tim kerja Manajemen Perubaha.