PANDUAN PENGGUNA SISTEM VENDOR MANAGEMENT BERNAS (MODUL VENDOR)

Isi Kandungan 1. PENDAFTARAN VENDOR... 4 a) LAMAN UTAMA... 4 b) TERMA DAN PERATURAN... 5 c) PENDAFTARAN... 6 BUTIRAN LOG MASUK... 6 BUTIRAN VENDOR-POPUP BANK... 7 BUTIRAN VENDOR- POPUP CAWANGAN... 8 BUTIRAN PERNIAGAAN... 9 BUTIRAN PERNIAGAAN- POPUP PEMEGANG SAHAM... 9 BUTIRAN LESEN DAN PENDAFTARAN... 10 BUTIRAN LESEN DAN PENDAFTARAN- POPUP CIDB... 10 BUTIRAN LESEN DAN PENDAFTARAN- POPUP MOF... 11 BUTIRAN LESEN DAN PENDAFTARAN - POPUP LESEN DAN PENDAFTARAN LAIN... 11 LATAR BELAKANG KEWANGAN... 12 CUKAI... 12 IKRAR... 13 LAMPIRAN VENDOR... 13 2. MEMBUAT BAYARAN PENDAFTARAN... 16 a) MEMBUAT BAYARAN MELALUI JomPAY... 17 SLIP PEMBAYARAN JomPAY... 17 b) MEMBUAT BAYARAN MELALUI FPX... 18 3. PENGURUSAN PROFIL VENDOR... 20 a) PROFIL VENDOR... 20 LIHAT PROFIL... 20 KEMAS KINI PROFIL... 21 TUKAR KATA LALUAN... 22 LUPA KATA LALUAN... 22 b) PENGURUSAN PRODUK... 23 TAMBAH PRODUK /KEMAS KINI PRODUK... 23 PADAM PRODUK... 24 c) PENILAIAN PROJEK... 24 LIHAT PENILAIAN PROJEK... 24 d) SIJIL VENDOR... 25 CETAK SIJIL... 25 e) INVOIS... 25 Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 2

LIHAT INVOIS... 25 LIHAT BUTIRAN INVOIS... 25 4. RFQ (REQUEST FOR QUOTATION)... 27 a) PENGENALAN RFQ... 27 b) FUNGSI CARI... 27 c) FUNGSI CARI TEPERINCI... 28 d) TERIMA RFQ... 28 e) TOLAK RFQ... 29 f) KEMAS KINI RFQ... 30 g) LAMPIRAN... 33 MUAT NAIK LAMPIRAN... 33 PADAM LAMPIRAN... 34 h) Q & A (SOALAN DAN JAWAPAN)... 34 5. LAMPIRAN... 36 Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 3

b) TERMA DAN PERATURAN Berikutnya adalah terma dan peraturan bagi pendaftaran vendor: 1. MAKLUMAN AM 1.1 Vendor bertanggungjawab untuk memastikan semua maklumat yang diberikan adalah betul dan tepat. 2. PENDAFTARAN BARU 2.1 Yuran bagi pendaftaran baru ialah RM 100.00 dan sah untuk 2 tahun dari tarikh kelulusan sebagai Vendor BERNAS. * Tempoh sah bermula vendor dikira dari tarikh enrol oleh staf BERNAS. 3. PEMBAHARUAN PENDAFTARAN 3.1 Pembaharuan pendaftaran mesti dibuat sekurang-kurangnya 2 bulan sebelum tamat tarikh tempoh. 3.2 Jumlah yuran pembaharuan tidak termasuk GST ialah 50.00 dan sah untuk 2 tahun dari tarikh tamat pendaftaran terdahulu, tertakluk kepada pembaharuan sebelum tamat tarikh tempoh pendaftaran. 3.3 Pembaharuan selepas tarikh tamat tempoh pendaftaran dan dalam 2 bulan tempoh penangguhan tertakluk kepada caj penalti dan yuran pembaharuan, jumlah yuran pembaharuan tidak termasuk GST ialah RM 80.00. 3.4 Pembaharuan selepas tarikh tamat tempoh pendaftaran dan melebihi 2 bulan tempoh penangguhan adalah dianggap sebagai pendaftaran baru, jumlah yuran pembaharuan tidak termasuk GST ialah RM 100.00. Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 5

4. BAYARAN PEMPROSESAN Item Jenis Bayaran (RM) GST Bayaran Termasuk GST (RM) 1 Pendaftaran Baru 100.00 6 106.00 2 2 Pembaharuan Pendaftaran 50.00 6 53.00 2 3 Penalti Pembaharuan Lewat 30.00-30.00 - c) PENDAFTARAN BUTIRAN LOG MASUK Tempoh (Tahun) Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 6

IKRAR LAMPIRAN VENDOR Selepas anda mengisikan butir-butir di atas, anda perlu melampirkan dokumen-dokumen yang diperlu kepada BERNAS untuk melengkapkan proses pendaftaran sebagai vendor. Anda masih boleh mengedit butiran anda sebelum menghantar borang anda. Nota: Sila menyemak lampiran anda sebelum menghantar kepada BERNAS untuk pemprosesan seterusnya. Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 13

Anda tidak akan dapat log masuk sistem sehingga BERNAS meluluskan pendaftaran anda sebagai vendor. Anda akan menerima e-mel sekiranya pendaftaran anda diluluskan oleh pihak BERNAS. Nota penting: Sekiranya anda tidak menerima e-mel daripada pihak BERNAS dalam tempoh 7 hari bekerja, sila hubungi pihak BERNAS untuk mengesahkan pendaftaran anda. Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 15

2. MEMBUAT BAYARAN PENDAFTARAN Selepas anda menerima e-mel daripada BERNAS bahawa anda berjaya mendaftar sebagai Vendor, anda perlu membuat bayaran pendaftaran untuk berurusan dengan BERNAS. Anda boleh membuat pembayaran menggunakan kaedah berikut: a) JomPAY b) FPX Untuk membuat pembayaran, melayari pautan berikut dan log masuk menggunakan akaun yang anda mendaftar sebelum ini: https://vms.bernas.com.my/views/vendor/login.aspx Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 16

a) MEMBUAT BAYARAN MELALUI JomPAY SLIP PEMBAYARAN JomPAY Anda dikehendaki mencetak atau menyimpan slip pembayaran JomPAY sebagai rujukan. Anda boleh membuat bayaran melalui perbankan online atau ATM. Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 17

b) MEMBUAT BAYARAN MELALUI FPX Langkah seterusnya ialah log masuk akaun perbankan online anda, pilih akaun yang anda ingin guna untuk membuat pembayaran. E-mel pengesahan akan dihantar kepada anda selepas anda membuat pembayaran. Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 18

Anda dikehendaki menunggu pihak BERNAS untuk menyemak pembayaran anda sebelum anda boleh log masuk sistem. E-mel akan dihantar kepada anda setelah pihak BERNAS menngesahkan pembayaran anda. Jika anda cuba untuk log masuk sistem, anda akan mendapat mesej yang berikutnya: Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 19

Emel akan dihantar kepada anda dan anda akan dapat menetapkan kata laluan anda dengan mengklik pada pautan yang diberi. b) PENGURUSAN PRODUK Anda boleh mengiklankan produk anda dengan menambah produk dalam halaman penyenaraian produk (Product Listing). TAMBAH PRODUK /KEMAS KINI PRODUK Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 23

5. LAMPIRAN CARTA ALIRAN PENDAFTARAN VENDOR BARU http://192.168.8.124:91 Vendor mendaftar 1 dalam Vendor Management System (VMS) Vendor log masuk sistem untuk membuat bayaran melalui JomPAY atau FPX 6 Vendor mengisikan semua butiran yang berkenaan 2 Bayaran dibuat? TIDAK Vendor memuat naik lampiran 3 YA Unit Kewangan BERNAS mengesahkan pembayaran 7 Vendor menghantar borang pendaftaran 4 Vendor mendaftar dengan berjaya (E-mel akan dihantar kepada vendor memberitahu vendor boleh log masuk sistem) 8 TIDAK Unit Perolehan BERNAS meluluskan? TAMAT YA Emel pemberitahuan akan dihantar kepada vendor setelah pendaftaran diluluskan 5 Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 36

CARTA ALIRAN PROSES RFQ (REQUEST FOR QUOTATION) Vendor log masuk Vendor Management System (VMS) 1 2 Terima RFQ? TIDAK Vendor menolak RFQ YA Vendor menerima RFQ and mengemas kini butiran sebut harga 3 Vendor menghantar sebut harga kepada Unit Perolehan 4 Vendor anugerah RFQ? TIDAK YA 5 Pegawai perolehan memilih vendor anugerah Emel pemberitahuan akan dihantar kepada vendor dianugerahkan 6 TAMAT 7 Copyright 2017 PADIBERAS NASIONAL BERHAD 37