Software User Manual Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring (SIMBaDa)Portal Panduan Bagi Pengguna Portal KOPERTIS WILAYAH 1 SUMUT
DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 2 Pendahuluan... 3 A. Tinjauan Sistem... 3 B. Tujuan... 3 C. Flowchart Aplikasi... 4 How to..?... 5 1. Login... 5 2. Pengelolaan Pendaftaran Beasiswa... 6 3. Export Excel Data Pendaftar... 8 4. Unggah SK Pendaftar... 9 5. Lihat Hasil Pendaftaran Beasiswa... 9 6. Konfirmasi Pengiriman Rekening Koran... 10 Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring(SIMBaDa) Halaman 2 dari 10
Pendahuluan A. Tinjauan Sistem Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring (SIMBaDa) adalah sebuah sistem untuk pendataan proses pengelolaan beasiswa yang ada di Kopertis Wilayah I Sumut. Sistem ini berbasis web yang digunakan secara mandiri oleh perguruan tinggi dalam mendaftarkan mahasiswa dan oleh Kopertis dalam pengelolaan tawaran beasiswa. Maksud dan tujuan dari dikembangkannya Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring (SIMBaDa) ini adalah untuk membantu proses pengelolaan beasiswa yang ada di kampus. Proses pengolahan ini meliputi proses pengelolaan data beasiswa, pegelolaan tawaran beasiswa, pendaftaran beasiswa, verifikasi berkas sampai pengamprahan beasiswa. Hasil akhir dari Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring (SIMBaDa) ini adalah terwujudnya sistem yang terintegrasi untuk memberikan pelayanan yang cepat dan akurat kepada penerima beasiswa. B. Tujuan 1) Memudahkan mahasiswa untuk mendaftar beasiswa secara online. 2) Membiasakan operator menggunakan alat bantu berupa aplikasi dalam menyelesaikan masalah yang dihadapainya dilapangan. Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring(SIMBaDa) Halaman 3 dari 10
C. Flowchart Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring(SIMBaDa) Halaman 4 dari 10
How to..? 1. Login Menu ini dipergunakan untuk login/masuk ke dalam halaman website Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring(SIMBaDa). Langkah-langkah untuk melakukan Login adalah sebagai berikut : 1. Ketikkan nama URL dari halaman browser http://simbada.kopertis1sumut.or.id/. 2. Selanjutnya akan tampil halaman Login. Masukkan username pada field Username dan password pada field Password, seperti pada gambar di bawah. 3. Kemudian tekan tombol Sign In. 4. Setelah proses login berhasil, akan tampil halaman utama dengan menu-menu yang lebih lengkap seperti yang tertampil berikut. Dan klik pada Menu Beasiswa. Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring(SIMBaDa) Halaman 5 dari 10
2. Pengelolaan Pendaftaran Beasiswa Menu pengelolaan pendaftaran beasiswa merupakan menu yang digunakan untuk memasukkan data penerima beasiswa. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pilih Menu Registrasi Calon Penerima klik tombol Daftar, dengan 3 tahap sebagai berikut : a. Form Identitas mahasiswa Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring(SIMBaDa) Halaman 6 dari 10
b. Form Prestasi Mahasiswa c. Form Unggah Berkas persyaratan 2. Klik Simpan Jika sudah selesai, maka data mahasiswa akan tampil pada daftar calon penerima beasiswa. 3. Untuk mengedit data, tekan tombol (Ubah) pada kolom Aksi. Ubah data sesuai dengan kebutuhan, tekan tombol Ubah untuk menyimpan perubahan data. 4. Untuk menghapus data, pilih data yang akan dihapus dengan menekan tombol (Hapus) pada kolom Aksi. Pada halaman konfirmasi hapus data, pilih tombol Hapus bila yakin akan menghapus data tersebut, atau tekan tombol Batal bila ingin membatalkan penghapusan data. Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring(SIMBaDa) Halaman 7 dari 10
3. Export Excel Data Pendaftar Fasilitas Export Excel merupakan menu yang digunakan untuk mengexport data calon penerima beasiswa dalam bentuk excel. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pilih Menu Registrasi Calon Penerima klik tombol Daftar. 2. Klik Tombol Cetak, kemudian isikan form dan Klik Simpan seperti gambar berikut ini : Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring(SIMBaDa) Halaman 8 dari 10
4. Unggah SK Pendaftar Menu unggah pendaftar Beasiswa merupakan menu yang digunakan untuk mengunggah SK pendaftar beasiswa yang telah disepakati oleh perguruan tinggi. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pilih Menu Registrasi Calon Penerima klik tombol Daftar. 2. Klik Tombol Unggah SK pendaftar, kemudian pilih file yang akan di unggah dan Klik Simpan seperti gambar berikut ini : Note : Jika proses unggah SK ini belum dilakukan oleh perguruan tinggi maka operator back office tidak bisa melakukan proses selanjutnya yaitu verifikasi berkas. 5. Lihat Hasil Pendaftaran Beasiswa Menu Lihat hasil Pendaftaran Beasiswa merupakan menu yang digunakan untuk melihat hasil pendaftaran beasiswa. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pilih Menu Pengumuman hasil Seleksi klik Tombol Hasil Seleksi, maka akan tampil perubahan status pada daftar mahasiswa. 2. Klik Aksi pada Berkas untuk melihat status verifikasi berkas. Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring(SIMBaDa) Halaman 9 dari 10
6. Konfirmasi Pengiriman Rekening Koran Menu Konfirmasi Beasiswa merupakan menu yang digunakan untuk melakukan konfirmasi apabila Perguruan Tinggi telah mengirimkan rekening koran pencairan beasiswa secara manual ke Kopertis. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pilih Menu Pengumuman hasil Seleksi klik Tombol Konfirmasi. 2. Maka secara otomatis akan memberikan konfirmasi pada Administrator Kopertis Sistem Informasi Manajemen Beasiswa Daring(SIMBaDa) Halaman 10 dari 10