BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada umumnya semua organisasi baik swasta maupun pemerintah tidak terlepas dari berbagai pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi perkantoran yang baik. Berbicara mengenai administrasi perkantoran, pikiran orang biasanya segera tertuju pada bangunan fisik tempat di mana berbagai kegiatan terselenggara. Akan tetapi yang lebih penting mendapat perhatian daripada bangunan fisik tersebut adalah beraneka ragam kegiatan yang terselenggara dalam suatu kantor. Semua perusahaan mempunyai administrasi perkantoran, tetapi setiap perusahaan pasti mempunyai tata cara administrasi yang berbeda. Tentu saja setiap perusahaan mempunyai alasan yang berbeda dalam menyikapi perbedaan prosedur dan tata cara administrasi. Administrasi perkantoran merupakan suatu hal yang sangat vital bagi perusahaan karena untuk mengukur baik atau tidaknya suatu perusahaan salah satunya dapat dilihat melalui administrasi perkantoran. Bila administrasi perkantoran kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah 1
2 memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi perkantoran yang benar maka akan menguntungkan perusahaan itu sendiri. Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Kegiatan perkantoran atau kegiatan tata usaha merupakan bagian dari kegiatan administrasi yang dipimpin oleh administrator. Dalam hubungan ini administrator merupakan pucuk pimpinan organisasi administrasi. Administrator berkewajiban membuat organisasinya hidup, tumbuh, berkembang dan bergerak, yaitu dengan menjalankan administrasi. Administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu perkantoran organisasi lainnya, karena tugas-tugas yang dilakukan didalamnya sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan kantor tersebut. Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat berperan dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi kegiatan organisasi, membantu kelancaran perkembangan organisasi serta dapat menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor. Pencapaian tujuan organisasi sangat terpengaruh dengan administrasi perkantoran yang ada didalamnya. Dimana administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Kegiatan yang biasanya dilakukan administrasi perkantoran adalah mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimpun,
3 mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut serta terdapat unsur-unsur administrasi diantaranya : pengorganisasian manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha. Semua pekerjaan kantor tersebut saling berkaitan, apabila salah satu dari pekerjaan tersebut diabaikan maka pekerjaan administrasi perkantoran akan terganggu. ( Siagian, 2001: 3) Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perananan administrasi perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor, mengingat tujuan yang ingin dicapai akan sangat terpengaruh oleh administrasi kantor yang saling bekaitan satu sama lain, mulai dari pengurusan kartu rencana studi, perbaikan kartu rencana studi, pencetakan kartu rencana studi, pengumpulan soal ujian dari dosen untuk seterusnya dicetak oleh bagian perlengkapan, penginputan nilai hasil ujian, ujian khusus, ujian komprehensif, pencetakan warkat, penandatanganan, penggandaan serta
4 pengurusan mahasiswa peserta magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Mengenai apa saja yang merupakan pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di bagian akademik yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri. Apabila ada salah satu kegiatan administrasi yang tertunda pelaksaannya tentu akan mengganggu ataupun menghambat kelancaran pekerjaan kantor lainnya. Sehubungan dengan hal di atas penulis terdorong untuk mengetahui kinerja serta pelaksanaan administrasi perkantoran, sehingga penulis melakukan observasi yang berjudul Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. B. Perumusan Masalah Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam tugas akhir ini adalah: Bagaimana Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor.
5 D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi serta lebih memahami peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Bagi Instansi Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan datang dan sebagai bahan pertimbangan serta informasi baik bagi perusahaan maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan penelitian ini. 3. Bagi Peneliti yang akan Datang Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya dan bahan pertimbangan terhadap perkembangan Peranan Administrasi Perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6 E. Sistematika Penelitian Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut : 1. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian dilaksanakan pada bagian Akademik Fakultas Ekonmi Universitas Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Prof. T. M. Hanafiah Kampus USU. Penelitian berlangsung selama empat minggu, yaitu dari tanggal 27 Mei 2013 sampai dengan 22 Juni 2013. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN Mei Minggu ke 1 Minggu ke 2 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber: Penulis (2013) Minggu ke 3 Minggu ke 4 2. Sumber Data Data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian : a. Data Primer Data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dapat diperoleh dengan
7 melakukan wawancara dengan pegawai di bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. b. Data Sekunder Data sekunder merupakan jenis data yang dikumpulkan dari buku literatur seperti buku-buku bacaan, dan tulisan-tulisan serta hasil-hasil yang berhubungan dengan topik yang dibahas. (Arikunto, 2006:129) Seperti : 1) Sejarah Perusahaan atau Lembaga 2) Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 3. Teknik Pengumpulan Data a. Observasi Menurut Arikunto (2006:156), observasi disebut dengan pengamatan. Dalam hal ini penulis langsung melakukan pengamatan ke objek penelitian untuk melihat pelaksanaan peranan komunikasi dan informasi yang diterapkan perusahaan. b. Studi Dokumentasi Studi Dokumentasi dilakukan untuk memperoleh berbagai teori-teori yang berkaitan dengan topik penelitian. (Arikunto,2006:158) 4. Metode Analisis Metode analisis yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini : a. Metode Deskriptif Yaitu metode analisis yang dilakukan secara sistematis dengan cara mengumpulkan data, menyusun, mengolah dan menafsirkan data
8 tersebut sehingga diperoleh gambar yang jelas sehingga menapatkan kesimpulan. b. Metode Deduktif Yaitu bagaimana proses penarikan kesimpulan yang logis berdasarkan teori-teri yang ada sebagai kebenaran umum. (Arikunto, 2006:239) 5. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mngemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adpun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan/penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB II : PROFIL INSTANSI Memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan. BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai Pengertian Administrasi Perkantoran, Jenis Pekerjaan Kantor, Komunikasi Perkantoran,
9 Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran, Pengertian Kelancaran Pekerjaan, Efisiensi Perkantoran serta Pelaksanaan Adminstrasi Perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.