Panduan Pemasukan Data melalui SIPISIS for Windows SIPISIS merupakan program automasi bagi sistem sirkulasi buku atau jenis pinjaman lainnya, pada suatu Perpustakaan. SIPISIS juga menyediakan catalog umum/catalog publik, yang disebut OPAC (online Public Access Catalog) yang dapat diakses oleh anggota Perpustakaan untuk memeriksa status peminjaman suatu buku. Secara umum SIPISIS for windows terbagi atas dua buah sistem, yaitu sistem sirkulasi dan sistem penelusuran. Sistem sirkulasi terbagi terbagi atas lima kelompok menu yaitu : 1. Kelompok menu transaksi 2. Kelompok menu pemeliharaan 3. Kelompok menu informasi 4. Kelompok menu perangkat pembantu 5. Kelompok menu bantuan Sedangkan untuk sistem OPAC, sistem terbagi atas lima menu, yakni 1. Menu Penelusuran dengan istilah sendiri 2. Menu Penelusuran melalui Kamus Istilah 3. Menu Pencarian Melalui Subjek 4. Menu Pencarian Melalui Judul 5. Menu Pencarian melalui Pengarang Kelompok menu yang akan dibahas dalam panduan ini adalah kelompok menu pemeliharaan data, seperti : basis data buku, basis data user, basis data circ, basis data denda, basis data jenis, basis data libur, basis data OPRT (operator), basis data pesan, dan basis data tamu. Basis data yang telah disebutkan diatas, pengisiannya dibagi menjadi dua pengisian, 1). Pengisian dengan cara mengetik satu persatu. Seperti basis data buku, basis data user, basis libur dan basis data operator. 2). Pengisian dengan cara proses transaksi melalui basis data CIRC (sirkulasi). Dibawah ini pengoperasian SIPISIS melalui pengiputan satu persatu. Mengoperasikan SIPISIS untuk input Data Buku Pertama tama Klik SIPISIS for Windows maka akan muncul gambar seperti berikut : 1
Kemudian masukkan kode operator dan Password kemudian klik OK Gambar diatas bisa di ubah kemenu lain berdasarkan kebutuhan, misalnya kita akan memasukan data buku maka klik menu pemelihanaan data kemudian klik ubah pangkalan data aktif, maka aktifkan pangkalan data buku, dan pastikan bahwa basisidata aktif : buku seperti gambar dibawah ini : Kemudian klik isi dan sunting pangkalan data, Maka akan muncul menu, ubah pangkalan data aktif, isi dan sunting pangkalan data, rawak pangkalan data, isis hari libur, manajemen operator, selanjutnya klik menu isi dan sunting pangkalan data, maka akan muncul gambar sebagai berikut : Gambar diatas menampilkan data yang telah terisi, selanjutnya klik menu Baru untuk mengisi pangkalan data buku yang akan diinput maka akan tampil worksheet seperti gambar berikut ini : 2
Pada gambar tersebut adalah formulir isian atau juga disebut sebagai lembar kerja, lembar kerja digunakan untuk memasukan cantuman ke dalam pangkalan data. Sebuah pangkalan data dapat mempunyai beberapa buah lembar kerja. Dalam sebuah lembar kerja tidak harus semua ruas dicantumkan, dapat saja sebuah lembar kerja berisi beberapa ruas dan lembar kerja lain berisi ruas ruas yang lain. Untuk pangkalan data buku, dan cara pengisian lembar kerja atau formulir (worksheet) sebagai berikut : 0008/005 Tanggal : 08 08 2001 ini merupakan tanggal pemasukkan data 008/35 37 Bahasa : eng buku tersebut menggunakan bahasa Inngris ISBN [ab] : ^a0 582 44624 4 gunakan ^a untuk pengisian nomor ISBN, setelah ^a jangan gunakan spasi No. Kendali [a]: ^ajbunipb, JBUNIPB adalah kode kepemilikan Perpustakaan IPB No. Panggil [a] (R) : ^a556.55 ini adalah contoh kode nomor klas bukan kode nomor panggil. untuk nomor klasifikasi, pengisian ini tergantung klasifikasi penggolongan buku, adakalanya pada sebuah buku tidak hanya mengandung satu klas, akan tetapi beberapa klas untuk itu, disediakan (R), hal ini dimaksudkan sebagai pengulangan atau repeatable. Contoh beberapa nomor klas : ^a556.55%^a660%^a660.66. untuk setiap pengulangan ini digunakan % kemudian tambahkan nomor klas dan tidak menggunakan spasi. No. Panggil Setempat [lab]: ^a556.55^bmac f yang dimaksud dengan nomor panggil setempat adalah nomor panggil sebuah buku, buku tersebut disimpan pada rak dengan menggunakan nomor panggil klas (klasifikasi) hal ini dimaksudkan agar buku tersebut dapat terkumpul pada klas yang sama. Pada nomor panggil terdapat sub field seperti [lab], hal ini dimaksudkan pada setiap field mengandung arti yang berbeda, sedangkan untuk [l] pada buku menandakan buku tersebut berjenis, seperti [^lb] buku tersebut berjenis buku, [^lr] buku tersebut berjenis referens, [^ll] buku tersebut berjenis laporan, untuk laporan tersebut biasanya berjenis laporan penelitian, [^lipb] buku tersebut merupakan hasil dari karya tulis orang orang IPB, [^a] adalah nomor klasifikasi buku, [^b] adalah tiga huruf nama depan pengarang yang telah dibalik, ditambah satu huruf awal nama judul buku tersebut, tiga huruf awal judul buku, jika buku tersebut tidak memiliki pengarang. Entri Utama [Orang] [aq] : ^anasution, Andi Hakim, setiap pengarang selalu dibalik, nama belakang terlebih dahulu kemudian koma dan dilanjutkan dengan nama depan, pembalikan nama dimaksudkan 3
agar nama nama yang mempunyai marga dapat terkumpul dalam satu catalog. sekali marga, penulisan marga biasanya selalu disimpan dibelakang nama. Di Indonesia banyak Judul [abc] : [^a] adalah pernyataan judul utama atau judul sebenarnya, [^b] adalah anak judul, atau judul lain yaitu judul tambahan atau keterangan lebih lengkap, pada anak judul ini biasanya ditandai titik dua (:) setelah judul utaman [^c] adalah pernyataan penanggung jawab tulisan, atau pernyataan kepengarangan, penulisan ditulis sesuai dengan data yang tercantum pada sumber informasi utama dan tidak dibalik, contoh ^candi Hakim Nasution Edisi (ab) : adalah pernyataan tentang edisi, edisi revisi dan sebagainya: Second edition harus ditulis ^a2nd.ed., edisi pertama, ditulis ^aed. 1., cet. 2 Penerbit dan Distribusi [abc] : Penerbitan dan Distribusi biasanya disebut daerah (Impresum), ^a menunjukan buku tersebut diterbitkan di mana (kota), ^b nama penerbit, ^c tahun terbit, sebagai contoh : ^abogor^bipb Press^c2013 Nama perusahaan seperti (PT,CV, CO,FA) tidak dicantumkan kecuali khusus Press untuk perguruan tinggi ditulis apa adanya untuk membedakan perguruan tinggi tersebut dengan penerbitnya, apabila tempat terbit, nama penerbit dan tahun terbit tidak ditemukan dalam bahan pustaka yang akan dideskripsikan, maka gunakan istilah untuk [s.l.] singkatan dari sine loco untuk tempat terbit yang tidak diketahui ; [s.n.] singkatan dari sine nomine untuk nama penerbit yang tidak diketahui. Deskripsi Fisik [abce] : daerah ini berisi data data tentang fisik sebuah bahan pustaka seperti : jumlah halaman angka romawi dan jumlah halaman angka arab, ada juga gambar atau foto/grafik serta ukuran atau tinggi buku. ^avii, 343 hlm.^bil.^c22 cm. Catatan Umum [ab] (R) : Daerah catatan adalah daerah untuk mencatat informasi yang dianggap penting untuk diketahui oleh pemakai dan petugas. Informasi yang dicantumkan pada daerah catatan ini terdiri dari : Cakupan karya, bahasa asli karya, mis terjemahan dari Rusia, sumber pengambilan informasi juduk, mis. Judul dari kemasan, variasi judul, mis judul asli : Total quality management, variasi dari judul parallel atau anak juduk. Dll. Entri Tambahan Subyek [axyz] (R) : ^asubjek besar^xsubjek verbal dari nomor klas^y keterangan waktu^zketerangan tempat contoh : ^aroot Vegetables^xCarrots^y2003^zJawa Barat Bandung%^aPlant diseases^xbacterial diseases. Kata Kunci [a] (R) :contoh ^apemupukan%^a%^afertilizer%^apesticides, sebagai catatan : tulis kata kunci dengan istilah yang belum tertera dalam judul, terjemahkan istilah dalam judul ke dalam bahasa Inggris, untuk judul yang tidak berbahasa Inggris, gunakan istilah dalam bahasa Indonesia jika tidak mungkin diterjemahkan, kata kunci yang berbahasa Inggris harus distandarkan dengan Thesaurus CAB, jika subjek verbal tidak terdapat dalam table carilah istilah yang sesuai dalam Thesaurus. 4
Mengoperasikan SIPISIS untuk input Data Anggota Pertama tama Klik SIPISIS for Windows maka akan muncul gambar seperti berikut : Kemudian masukkan kode operator dan Password kemudian klik OK Gambar diatas bisa di ubah kemenu lain berdasarkan kebutuhan, misalnya kita akan memasukan data buku maka klik menu pemelihanaan data kemudian klik ubah pangkalan data aktif, maka aktifkan pangkalan data anggota, dan pastikan bahwa basisidata aktif : Anggota seperti gambar dibawah ini : Kemudian klik isi dan sunting pangkalan data, Maka akan muncul menu, ubah pangkalan data aktif, isi dan sunting pangkalan data, rawak pangkalan data, isis hari libur, manajemen operator, selanjutnya klik menu isi dan sunting pangkalan data, maka akan muncul gambar sebagai berikut : 5
Gambar diatas menampilkan data yang telah terisi, selanjutnya klik menu Baru untuk mengisi pangkalan data anggota yang akan diinput maka akan tampil worksheet seperti gambar berikut ini : Gambar diatas merupakan lembar kerja anggota yang terdiri dari Nomor identitas, nomor identitas ini biasanya berisi nomor induk registrasi mahasiswa, Nama lengkap tidak dibalik, kondisi diketik A yang berarti dalam keadaan pengguna masih aktif sebagai mahasiswa, alamat harus disesuaikan dengan alamat yang tertera pada KTP (kartu tanda penduduk) yang masih berlaku saat itu, kategori (jenis) diisi dengan nama fakultas, jurusan jurusan, kode operator input kartu anggota, tanggal daftar mahasiswa mendaftar pada saat itu, keterangan diisi yang berkaitan dengan keanggotaan misalnya belum buat kartu fakultas, telah bebas pustaka dan lain lain, operator bebas pustaka, diisi oleh petugas yang saat itu sedang melayani pengguna, permintaan bebas pustaka. Daftar Pustaka Fatmi, S.S. dan Adriati (2004). Katalogisasi : bahan ajar diklat calon pustakawan tingkat ahli. Perpustakaan Nasional RI. Himawan, Deden dan Rahayu, Sri (2006). Pedoman kerja pengolahan buku Perpustakaan IPB. Perpustakaan IPB UPT Perpustakaan IPB dan be IT( 200?). Panduan Sipisis for Windows : sistem informasi Perpustakaan berbasis CDS/ISIS (1991). Panduan operasional CDS/ISIS. Unit Koordinasi Kegiatan Perpustakaan Proyek Pengembangan Perguruan Tinggi Bantuan Luar Negeri, Depok UI 6