Pemanfaatan Online Public Access Catalogue (OPAC) Sebagai Sarana Sistem Temu Balik Pada Perpustakaan

Transkripsi

1 Pemanfaatan Online Public Access Catalogue (OPAC) Sebagai Sarana Sistem Temu Balik Pada Perpustakaan Oleh : LELY EMILIYANA, S.Sos. NIP : POLITEKNIK NEGERI MEDAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN TINGGI REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2014

2 KATA PENGANTAR Puji syukur saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat-nyalah saya masih diberi kesehatan dan kesempatan sehingga saya dapat menyelesaikan makalah dengan judul Pemanfaatan Online Public Access Catalogue (OPAC) Sebagai Sarana Sistem Temu Balik Pada Perpustakaan. Adapun penyusunan makalah ini untuk mengetahui pemanfaatan OPAC sebagai sarana sistem temu balik pada perpustakaan. Saya menyadari masih banyak kesalahan dalam peyusunan atau pun isi dari makalah ini. Maka dari itu saya meminta maaf atas kesalahan serta kata-kata yang tidak tepat yang terdapat dalam makalah ini. Demikianlah makalah ini disusun, semoga dapat memberikan manfaat bagi semua. Akhir kata saya ucapkan terima kasih. Medan, Agustus 2014 Penyusun

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 BAB II ISI 2.1 Pengertian OPAC Tujuan Dan Fungsi OPAC Sejarah Dan Perkembangan OPAC Unsur-unsur Katalog Online OPAC Sebagai Sarana Temu Balik Informasi Keuntungan Menggunakan OPAC Sebagai Sarana Sistem Temu Balik Informasi...9 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan...10 DAFTAR PUSTAKA...11

4 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perpustakaan merupakan sumber informasi bagi pengguna yang senantiasa berkembang sesuai dengan perkembangan zaman. Perpustakaan juga tempat mengumpulkan, mengelola dan menyimpan bahan pustaka serta menyebarluaskan informasi bagi kepentingan pengguna. Dalam hal ini perpustakaan selalu berusaha mengorganisasikan dan mengelola sumber informasi yang ada secara sistematis. Pada perpustakaan, katalog menjadi salah satu sarana yang sangat penting dalam temu balik informasi. Katalog merupakan sarana penelusuran untuk mengetahui informasi apa saja yang bisa didapat di perpustakaan. Pada umumnya katalog perpustakaan mempunyai beberapa bentuk yaitu : katalog berbentuk kartu, katalog berbentuk migro, dan katalog komputer terpasang atau biasa dikenal dengan Online Public Access Catalog (OPAC). Kebutuhan informasi semakin meningkat seiring dengan tumbuh dan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Sesuai dengan perkembangan itu, sebagai sarana sumber informasi perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan informasi yang cepat dan tepat. Proses temu balik bahan pustaka merupakan hal yang cukup rentan dalam perpustakaan. Pada saat sekarang ini katalog online menjadi sebuah pilihan praktis. OPAC adalah sistem temu balik informasi berbasis komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menemukan koleksi perpustakaan. Sebagai salah satu sistem yang telah berbasis komputer, OPAC mempunyai kemudahan dalam penelusuran, melalui OPAC pengguna bisa menelusur dokumen yang dibutuhkan dengan berbagai cara. OPAC juga menyediakan akses yang luas kepada seluruh cantuman bibliografi, dan memudahkan pengguna literatur dengan cepat dari koleksi yang besar. Dengan tersedianya OPAC pada setiap perpustakaan, diharapkan seluruh pengguna dapat menggunakan OPAC secara optimal. 1

5 BAB II ISI 2.1 Pengertian OPAC Pengorganisasian koleksi di perpustakaan akan berhubungan langsung dengan alat bantu penelusuran koleksi. Alat penelusuran koleksi yang lazim digunakan adalah katalog perpustakaan, baik dalam bentuk buku atau dalam bentuk kartu maupun dalam bentuk database elektronik (catalog online). Katalog merupakan suatu daftar koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis. Katalog memuat informasi tentang bahan pustaka mulai dari pengarang, judul buku, edisi, kota terbit, tahun terbit, jumlah halaman, keterangan seri dan catatan-catatan lain yang dianggap perlu seperti nomor buku dan nomor panggil. Menurut Gates dalam Hasugian (2001:1) katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan dengan informasi deskriftif mengenai pengarang, judul buku, tahun terbit, bentuk fisik, ciri khas bahan, dan tempatnya. Namun, hingga sekarang istilah baku untuk online public access catalogue (OPAC) dalam bahasa Indonesia belum terumuskan dengan pasti. Ada yang menyebutnya dengan istilah katalog online atau katalog terpasang, dan ada juga yang tetap menyebutnya dengan OPAC. Selain itu, ada juga perpustakaan yang menyebutnya dengan Katalog Akses Umum Talian, disingkat KAUT (Siregar 1999, 5). Defenisi lain tentang OPAC, Corbin dalam Hasugian (2003:3) menyatakan bahwa OPAC adalah katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetik disk atau media rekam lainnya dan dibuat tersedia secara online kepada pengguna. Katalog dapat ditelusur secara online melalui titik akses yang ditentukan. Pendapat ini menekankan pengertian OPAC dari segi penyimpanan dan penelusuran secara online. Pendapat lain menyatakan bahwa OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan 2

6 informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam, pendapat ini dikemukakan oleh Tedd dalam Hasugian (1993,141). Pendapat ini menunjukkan fungsi dari OPAC sebagai sarana temu balik informasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem sirkulasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka. Melalui OPAC, pengguna dimungkinkan juga dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanannya. Horgan dalam Hasugian (1994,1) menyatakan, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi, dengan satu sisi masukan (input) yang menggabungkan pembuatan file cantuman dan indeks. Hal ini menghasilkan pangkalan data yang dapat ditelusur sebagai sisi keluaran (output) dari sistem. OPAC menyediakan akses umum kepada file pangkalan data yang dimiliki perpustakaan. Melalui OPAC pengguna berinteraksi untuk memeriksa isi file yang ada. Kebutuhan pengguna berkomunikasi dengan sistem komputer dalam rangka memecahkan suatu pertanyaan atau permintaan (query), merupakan aspek paling penting pada OPAC. Pengguna menggunakan OPAC adalah untuk menjawab query tertentu. OPAC menjadi suatu sarana atau alat bantu bagi pengguna utnuk melakukan penelusuran informasi di perpustakaan. Melakukan penelusuran melalui OPAC, biasanya menggunakan suatu terminal yang tersambung ke sistem komputer. Oleh karena itu, OPAC adalah sistem temu balik informasi yang merupakan bagian dari sistem komputer perpustakaan. Begitu juga Feather dalam Hasugian (1997,330) menyatakan bahwa OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu. OPAC menawarkan akses secara online ke koleksi perpustakaan melalui terminal komputer. Pengguna dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subjek, kata kunci dan sebagainya. Pendapat ini selain menunjukkan fungsi OPAC pada penelusuran informasi, juga menekankan fungsi lain dari OPAC yaitu untuk menunjukkan keberadaan atau kekayaan koleksi dari suatu perpustakan tertentu. Melalui OPAC, pengguna akan bisa mengetahui seberapa banyak judul, subjek, eksemplar, dan sebagainya dari koleksi suatu perpustakan tertentu. Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan bahwa OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusur koleksi suatu perpustakaan atau unit informasi lainnya. 3

7 2.2 Tujuan dan Fungsi OPAC Pada dasarnya OPAC digunakan sebagai sarana penelusuran bahan pustaka pada perpustakaan. Dengan menggunakan OPAC, pengguna lebih mudah dalam pencarian bahan pustaka di perpustakaan. Berdasarkan situs http// dikatakan bahwa OPAC memiliki keistimewaan diantaranya adalah sebagai berikut : 1. OPAC mempunyai susunan atur (layout) layar yang jelas dan menarik 2. Gaya bahasanya padat dan mudah dipahami 3. Pengguna yang tahu menggunakannya bisa berinteraksi melalui OPAC untuk mendapatkan dokumen yang dikehendaki dengan mudah dan jelas 4. OPAC mempunyai banyak antar muka human-information-computer yang mudah dan mudah digunakan 5. Panduan OPAC jelas sehingga dapat menarik pengguna untuk terus menggunakannya 6. Layar utama menunjukkan identitas perpustakaan 7. Layar berikutnya menunjukkan tempat dimana pengguna mengakses serta menunjukkan cara bagaimana balik ke layar asal dan juga tampilan yang lain 8. Tidak menggunakan jargon dan kode yang mengelirukan 9. Arahan dan isi setiap tampilan disusun dalam kolom dan ini mudah diikuti dan memiliki banyak pilihan 10. Di dalam OPAC disediakan tempat untuk pengguna membuat rujukan bibliografi, tempahan dan meminta pertolongan segera 11. Rekord bibliografi dapat disalin, atau dicetak untuk tindakan selanjutnya. Selanjutnya, menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 316) tujuan katalog adalah : 1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuh buku yang diketahui berdasarkan : a. Pengarangnya b. Judulnya c. Subjeknya 4

8 2. Menunjukkan sebuah buku yang dimiliki oleh perpustakaan d. Oleh pengarang tertentu e. Berdasarkan subjek tertentu, atau f. Dalam jenis literatur tertentu 3. Membantu dalam pemilihan buku g. Berdasarkan edisinya. atau h. Berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik) Dari keterangan di atas dapat dilihat bahwa tujuan katalog sangat membantu pengguna dalam penelusuran informasi pada perpustakaan. Katalog sangat memudahkan pengguna dalam pencarian informasi baik melalui pengarang, judul, maupun subjeknya. Selain itu katalog juga bertujuan utnuk mengetahui daftar bahan pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan. Untuk tujuan selanjutnya katalog membantu pengguna dalam pemilihan buku yang sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan. Menurut Yusuf (1995:76) fungsi katalog secara umum adalah sebagai berikut : 1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan lambanglambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call number). 2. Mendaftarkan semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan ke dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri atau informasi yang dibutuhkan. 3. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu daftar kelengkapan buku yang bersangkutan. Dari ketiga fungsi diatas dapat dilihat katalog sangat berfungsi bagi pengguna maupun pustakawan, baik dalam penelusuran informasi maupun utnuk mengetahui bahwa pustaka apa saja yang telah dimiliki oleh perpustakaan. Katalog sangat berfungsi sebagai alat komunikasi, dengan menggunakan katalog pustakawan seara langsung dapat memberikan informasi mengenai bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Tidak berbeda dengan katalog manual, OPAC juga berfungsi sebagai sarana sistem temu balik pada perpustakaan dalam memberikan informasi tentang status dan letak koleksi pada perpustakaan. 5

9 2.3 Sejarah dan Perkembangan OPAC Perkembangan automasi perpustakaan merupakan cikal bakal pengadaan OPAC pada perpustakaan. Automasi perpustakaan berkembang pada awal tahun 1960-an. Menurut Tedd dalam Hasugian (2001:5) perkembangan OPAC adalah sebagai berikut : a. Tahun an dan awal tahun 1970-an. Pada tahun 1960-an, komputer digunakan di berbagai perpustakaan umum dan perguruan tinggi untuk membantu membuat katalog. Pada saat itu pengoperasian sistem komputer masih berada pada mode atau cara yang sangat bervariasi, sehingga kemungkinan melakukan penelusuran informasi dengan katalog terpasang (online) dianggap masih jauh dari kenyataan. Pada awal tahun 1970-an, sejumlah perustakaan mulai menggunakan sistem komputer induk mengembangkan sistem lokal. Sistem lokal ini umumnya didesain dan dirancang oleh staf dari pusat komputer. b. Pertengahan tahun 1970-an. Pada masa ini, komputer mulai digunakan untuk proses pengawasan sirkulasi di perpustakaan. Sistem komputer digunakan untuk tujuan pengumpulan data, khususnya pencatatan peminjaman. COM (computer output on microfilm) menjadi metode yang terkenal digunakan untuk menghasilkan katalog. Perkembangan pada saat ini, juga ditandai dengan munculnya sistem kerjasama pengatalogan dan pemanfaatan bersama pada berbagai perpustakaan. c. Akhir tahun 1970-an dan awal tahun 1980-an Pengenalam komputer mikro (micro computer) di era ini, mendorong berbagai perpustakaan semakin mandiri untuk menggunakan fasilitas komputer yang diperoleh dari perusahaan yang dilanggan. Penggunaan micro computer menjadi terkenal karena menyediakan fasilitas untuk melakukan akses secara terpasang (online) terhadap berbagai simpanan (file) dalam sistem sirkulasi. d. Pertengahan sampai akhir tahun 1980-an Pada masa ini, perpustakaan yang menggunakan OPAC semakin meningkat. Pemasok mulai menyediakan sistem yang terintegrasi untuk manajemen perpustakaan, mencakup modul atau sub-sistem yang berbeda. Seperti pengatalogan, sirkulasi, akuisasi, pengawasan serial, layanan antar perpustakaan dan juga OPAC. Keuntungan dari sistem terintegrasi bagi kegiatan penelususran ialah sistem memperbolehkan pengguna mengakses modul OPAC untuk mengetahui status pinjam dari semua bahan pustaka, apakah sedang tersedia atau sedang dipinjam, kapan dikembalikan dan sebagainya. e. Tahun 1990-an Pada tahun 1990-an, terlihat perubahan besar pada sistem manajemen perpustakaan, dengan menawarkan kecenderungan dari sistem milik sendiri bergerak kearah sistem terbuka. Ditemukan bahwa sejumlah besar sistem yang ada di perpustakaan pada tahun 1980-an hanya bisa dijalankan pada perangkat keras tertentu. Untuk mengatasi hal tersebut, berbagai upaya dilakukan oleh pemasok sistem untuk perbaikannya. 6

10 Dari keterangan diatas dapat dilihat bahwa perkembangan OPAC tidak terlepas pada perkembangan automasi perpustakaan. OPAC berkembang seiring dengan berkembangnya teknologi informasi. Perkembangan OPAC ini juga sangat menbantu pengguna maupun pustakawan, karena selain dalam bentuk online pengguna lebih banyak menghemat waktu dalam penelusuran informasi dibandingkan dengan menggunakan katalog manual. 2.4 Unsur-unsur Katalog Online Katalog online sebagaimana halnya dengan katalog perpustakaan memuat data bibliografi suatu buku. Setiap buku berlainan subjeknya maka setiap katalog akan lain informasinya. Menurut yusuf (1995:75) bahwa didunia perpustakaan katalog adalah daftar sistematis dari sejumlah buku atau bahan lain yang ada di perpustakaan dengan dilengkapi keterangan judul buku, pengarang, edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, penampilan fisik, bidang subjek, ciri-ciri khusus dan tempat buku atau bahan tersebut disimpannya. Untuk jelasnya unsur-unsur yang perlu diperhatikan dalam membuat katalog khususnya karya monografi antara lain : 1. Daerah judul dan pengarang - Judul sebenarnya - Judul sejajar, judul lain atau anak judul (yang terdiri atas judul tambahan atau keterangan judul) - Pernyataan kepengarangan 2. Daerah edisi - Pernyataan edisi - Pernyataan kepengarangan sehubungan dengan edisi 3. Daerah impresum - Tempat terbit atau tempat cetak - Nama penerbit atau nama percetakan atau nama pencetak - Tahun terbit atau tahun percetakan 4. Daerah kolasi - Jumlah halaman dan / atau jumlah jilid - Pernyataan ilustrasi - Ukuran - Lampiran dan tambahan 7

11 5. Daerah seri - Pernyataan seri - Pernyataan anak seri (sub seri) - Nomor seri - Seri disertasi - Standar internasional nomor terbitan berseri 6. Daerah catatan 7. Daerah ISBN / ISSN dan harga (Sulistyo-Basuki, 1991:335). Dari unsur-unsur deskripsi diatas, memungkinkan pengguna perpustakaan yang menggunakan katalog dapat dengan cepat apabila katalog yang tersedia memuat data yang lengkap mengenai bahan pustaka tersebut. 2.5 OPAC Sebagai Sarana SistemTemu Balik Informasi Dalam meningkatkan pelayanan, perpustakaan harus mengikuti perkembangan teknologi informasi. Karena itulah perancangan sarana sistem temu balik yang cepat dan efisien akan memudahkan pengguna perpustakaan dalam penemuan kembali informasi di perpustakaan. Menurut Sulistyo-Basuki (1992:132) bahwa: temu balik informasi merupakan istilah generic yang mengacu pada temu balik dokumen atau sumber atau data yang telah dimiliki unit informasi. Sedangkan menurut Nadler (1982:706), dinyatakan bahwa : retrieval system is a sequence of action which result in obtaining (retrieving) required information. Dari defenisi tersebut dinyatakan retrieval system atau sistem temu balik merupakan suatu tindakan yang mengakibatkan ditemukannya kembali informasi yang dibutuhkan. Berdasarkan kedua pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem temu balik informasi merupakan prosedur yang dirancang untuk menemukan kembali informasi yang tersimpan dengan menggunakan sarana penelusuran. Agar tidak ketinggalan zaman, perpustakaan harus bekerja lebih giat guna mengikuti perkembangan informasi yang semakin pesat. Oleh karena itu perpustakaan sebagai suatu organisasi yang bergerak dibidang jasa harus megelola sumber informasi tersebut, agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan yang membutuhkannya. Dengan merancang sistem temu balik yang baik dan mudah penggunaannya, perpustakaan dapat membantu pengguna dalam memperoleh informasi. 8

12 Menurut Guinchat (1983:101). Dinyatakan bahwa : information retrieval covers a rang of operation aimed at supplying the user with information in response to specific inquires or regular needs. Dari defenisi tersebut dikatakan bahwa temu balik informasi meliputi sejumlah kegiatan yang mempunyai tujuan menyediakan informasi bagi pengguna sebagai jawaban atas pencarian atau penelusuran berdasarkan informasi yang menjadi kebutuhannya. Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan temu balik informasi adalah untuk mengefisiensikan waktu dan tenaga dalam menemukan kembali informasi yang tersimpan bagi pengguna perpustakaan yang membutuhkannya dengan menggunakan alat penelusuran. Salah satu alat penelusuran tersebut adalah OPAC Keuntungan Menggunakan OPAC Sebagai Saran Sistem Temu Balik Informasi Berikut merupakan beberapa keuntungan menggunakan katalog yang sudah berbasis komputer menurut Saleh (1996:21) yaitu : 1. Satu kali data yang dimasukkan / diketik ke komputer, maka untuk data yang sama akan menghasilkan berbagai keluaran antara lain : a. Dapat mencetak kartu katalog b. Dapat mencetak daftar tambahan buku c. Dapat mencetak bibliografi d. Dapat mencetak buku induk jika diperlukan e. Dapat mencetak label nomor pnggil f. Dapat mencetak kartu buku 2. Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai titik penelusuran (access point). Bukan saja berdasarkan nama pengarang, judul buku atau subjek, sebagaimana biasanya pada sistem tradisional, melainkan dapat dari seluruh kata dan seluruh ruas serta subruas yang ada dalam basis data. 3. Penelusuran dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan dengan cara tradisional 4. Data, meskipun sudah dimasukkan ke komputer, masih dapat secara leluasa diubahubah (diperbaiki, ditambah atau dikurangi) 5. Seluruh jumlah data yang disimpan akan memakan ruang lebih sedikit dibandingkan cara penyimpana tradisional 6. Data yang ada dapat saling dipertukarkan 7. Kalau sudah paham penggunaannya akan terasa menyenangkan mencari informasi menggunakan komputer. 9

13 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Dari data yang diperoleh sangat banyak keuntungan menerapkan katalog yang berbasis komputer. OPAC sangat berfungsi bagi pengguna sebagai sarana dalam pencarian informasi pada perpustakaan. Dengan menggunakan katalog online informasi yang dibutuhkan pengguna relative lebih mudah dan cepat ditemukan. Dengan penggunaan komputer pengguna hanya perlu memasukkan kata kunci sesuai dengan kebutuhan yang ingin dicari, kemudian mesin akan membantu pengguna dalam proses temu balik dan memberikan informasi lain yang masih berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan. Katalaog online juga dapat ditelusuri oleh beberapa pengguna sekaligus, hal ini memungkinkan karena katalog online dijalankan dalam Local Area Network (LAN) sehingga pengguna dapat berhubungan langsung pada pangkalan katalog melalui terminal katalog yang telah tersedia. 10

14 DAFTAR PUSTAKA Corbin, Jhon Developing Computer Based Library System, Canada : Orryx Press. Guinchat, Claire General Introduction to the Techniquis of Information and Documantation Work. Paris : UNESCO Hasugian, Jonner Katalog Perpustakaan : Dari Katalog Manual Sampai Katalog Online (OPAC). Medan : UPT Perpustakaan USU. Pendit, Putu Laxman Penelitian Dan Informasi : Suatu Pengantar Diskusi Epistemologi Dan Metodologi. Jakarta : JIP-FSUI Saleh, Abdul Rahman dkk CDS/ISIS Panduan Pengolahan Sistem Manajemen Basis Data Untuk Perpustakaan Dan Unit Informasi. Bogor : Saraswati Utama. Sulistyo-Basuki Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Subekti, Muhammad Sistem Manajemen Basis Data. Bogor : Ghal;ia Indonesia. Yusuf, Pawit M Pedoman Praktis Mencari Informasi. Bandung : Remaja Rosdakarya 11