BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT Garuda Indonesia adalah suatu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang penyediaan jasa transportasi udara dan jasa-jasa lain yang terkait. Sebagai BUMN, PT. Garuda Indonesia juga mempunyai tanggung jawab, yaitu sebagai wakil Indonesia dalam bidang pembangunan, khususnya penerbangan untuk memasuki dunia internasional dan sebagai wakil dari rakyat Indonesia, di manapun mereka berada. Sekitar tahun 1998 PT. Garuda Indonesia berusaha memaksimalkan setiap divisinya untuk membentuk strategi-strategi bisnis yang diharapkan dapat menghasilkan laba dan mengurangi beban biaya operasional perusahaan. Untuk keperluan tersebut, munculah divisi Bussiness Support yang memiliki tugas dalam pengadaan, baik dalam bentuk barang maupun jasa. Pengadaan sendiri adalah proses kegiatan menyediakan barang atau jasa yang dibiayai oleh perusahaan. Dari setiap pengadaan barang tersebut, selalu dibutuhkan penyedia barang atau jasa yang biasa disebut vendor. Hal itu menyebabkan perusahaan harus cermat dalam memilih vendor. Seperti memiliki persyaratan administrasi yang lengkap yaitu Akta Pendirian dan Akta Perubahan Perusahaan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan laporan keuangan. Kemudian dari segi teknis hal-hal yang harus dilengkapi yaitu manajemen perusahaan, quality control dan SOP (Standart Operation Procedure), serta jika pihak vendor memiliki sertifikasi sesuai spesifikasi bidang usaha selain sertifikasi standar umum yang ditetapkan, misalnya sertifikat standar kualitas (ISO), dapat dicantumkan untuk menjadi nilai 1
2 tambah dalam evaluasi kelayakan vendor tersebut. Sehingga dibutuhkan penilaian yang baik saat melakukan pendaftaran dan evaluasi kelayakan terhadap vendorvendor tersebut. Pada saat ini, PT Garuda Indonesia belum memiliki sistem yang memadai dalam pendaftaran vendor. Vendor masih melakukan pendaftaran tersebut secara manual, jika ingin menjadi salah satu vendor PT. Garuda Indonesia. Mereka diharuskan mengirimkan proposal yang berisi profil vendor, fotocopy SIUP, fotocopy Akta Pendirian dan Akta Perubahan Perusahaan kepada Bussiness Support. Dalam melakukan evaluasi kelayakan terhadap vendor baru pun masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mengisi form evaluasi kelayakan untuk vendor baru. Record dari form evaluasi kelayakan tersebut, juga hanya ditaruh di proposal yang vendor berikan, kemudian disimpan di dalam lemari berkas. Hal ini bisa menyebabkan form evaluasi kelayakan dan proposal tersebut mudah hilang, bila tidak disimpan pada tempatnya. Dalam melakukan penilaian performa vendor juga seperti itu. PT. Garuda Indonesia masih melakukannya dengan cara manual, di mana PIC (Person in Charge) akan membagikan form assessment kepada pihak-pihak di PT. Garuda Indonesia yang berhubungan langsung dengan kontrak vendor tersebut. Misalnya suatu divisi di PT. Garuda Indonesia telah selesai melakukan kontrak dengan vendor penyedia sepatu pramugari. Maka tahap pertama, PIC akan membagikan form penilaian peforma vendor kepada pramugari dan divisi dari PT. Garuda Indonesia yang berhubungan dengan kontrak tersebut. Selanjutnya, form tersebut kemudian dikembalikan kembali kepada PIC. Dari sisi lain, vendor tidak bisa mengetahui
3 bagaimana nilai performa mereka saat ini, karena belum adanya sistem tersebut dari pihak PT. Garuda Indonesia. Oleh karena itu, saat ini diperlukan suatu sistem yang bisa melakukan pendaftaran, evaluasi kelayakan dan penilaian performa vendor secara online, sehingga proses tersebut bisa dilakukan dengan lebih mudah, dengan syarat tersedia komputer dan internet. Kelebihan lain yaitu semua data disimpan dalam database sehingga semua data tersebut dapat terdokumentasi dengan jelas, jadi tidak perlu lagi ada penyimpanan berkas proposal vendor, evaluasi kelayakan vendor, dan penilaian performa vendor, sehingga bisa dipantau siapa saja yang berhubungan langsung dengan sistem, dan pada saat dibutuhkan data tersebut bisa dipanggil kapan saja. Hal tersebut mengurangi resiko untuk kehilangan berkas-berkas tersebut. 1.2 Ruang Lingkup Agar pembahasan materi lebih terarah, maka ruang lingkup skripsi adalah sebagai berikut: 1. Pembuatan web ini untuk melakukan pendaftaran vendor baru yang akan bekerja sama dengan PT. Garuda Indonesia dan tidak menangani data-data vendor yang telah melakukan registrasi sebelumnya. Kemudian pendaftaran tersebut, hanya diperuntukkan untuk vendor yang berdomisili di wilayah negara Indonesia. 2. Web tersebut berfungsi untuk evaluasi kelayakan, dan penilaian performa vendor selama bekerja sama dengan PT. Garuda Indonesia.
4 3. Web ini tidak menangani hal-hal yang berhubungan dengan proses sebelum kesepakatan kontrak dibuat, seperti proses auction (lelang), pembuatan kontrak, dan penandatanganan kontrak. Web ini hanya mengambil data dari kontrak yang sudah disepakati. 4. Pembuatan sistem ini tidak akan membahas masalah keamanan sistem jaringan dalam pengoperasiannya. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan: a. Menganalisis dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang mendukung pendaftaran, evaluasi kelayakan dan penilaian peforma vendor dari PT. Garuda Indonesia. b. Melakukan analisis sistem pendaftaran, evaluasi kelayakan dan penilaian peforma vendor yang sedang berjalan saat ini. c. Mengembangkan sebuah solusi yang berguna dalam pendaftaran, evaluasi kelayakan dan penilaian peforma vendor untuk PT. Garuda Indonesia. Manfaat: a. Membantu proses pengambilan keputusan dalam mencari vendor yang tepat dalam kegiatan pengadaan barang pada PT. Garuda Indonesia. b. Menunjang kegiatan operasional perusahaan sehingga dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
5 1.4 Metodologi Metodologi yang dipakai dalam skripsi ini adalah: 1. Metode Analisis a. Studi kepustakaan merupakan metode dengan cara membaca literatur atau buku yang berhubungan dengan sistem yang dibuat. b. Wawancara Adalah melakukan tanya jawab dengan pihak perusahaan atas kebutuhan sistem yang akan dibuat. c. Observasi Yaitu melakukan tinjauan langsung ke perusahaan terhadap topik yang akan dibahas. d. Analisis sistem Adalah mempelajari sistem yang sedang berjalan di perusahaan saat ini dan sistem yang akan dibangun. e. Kuisioner Adalah membuat daftar pertanyaan yang akan digunakan oleh peneliti untuk memperoleh data dari sumbernya secara langsung melalui proses komunikasi atau dengan mengajukan pertanyaan.
6 2. Memeriksa Dokumentasi Yaitu pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dokumen dan formulir yang berhubungan dengan sistem sekarang, agar pengertian tentang sistem dapat diperoleh dengan cepat. 3. Metode Perancangan Sistem a. Perancangan Database b. Spesifikasi Modul c. Perancangan Layar 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini dibagi dalam lima bab. Di bawah ini merupakan gambaran singkat mengenai pembahasan dalam masing-masing bab agar dapat mempermudah pembaca memahami materi, dan akan diuraikan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan latar belakang penulisan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat yang dapat diperoleh dari skripsi ini, metodologi serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai kerangka teori dan kerangka yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan dimulai dari teori-teori dasar/umum hingga teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas.
7 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Dalam bab ini dibahas mengenai struktur organisasi perusahaan, prosedur yang berlaku, metode pengumpulan data, permasalahan yang muncul pada prosedur yang berlaku serta ulasan pemecahan masalah tersebut. BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini berisi hasil rancangan sistem yang diusulkan, meliputi rancangan basis data, spesifikasi modul, rancangan layar, serta implementasi sistem. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan dari hasil skripsi yang diperoleh dari seluruh hasil penelitian dan pengembangan sistem yang telah dilaksanakan, serta beberapa saran agar sistem dapat berjalan dengan lebih baik, yang sekiranya dapat berguna bagi perusahaan.