PT. PERKEBUNAN NUSANTARA II (PERSERO) Tanjung Morawa - Sumatera Utara - Indonesia SURAT KEPUTUSAN BERSAMA KOMISARIS DAN DIREKSI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA II (Persero) NOMOR : II.0/Kpts/06/XI/2010 TENTANG AUDIT COMMITTEE CHARTER (Piagam Komite Audit) KOMISARIS DAN DIREKSI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA II (Persero) Menimbang : 1. Fungsi Pengawasan Komisaris terhadap pengurusan perseroan oleh Direksi. 2. Perlunya dukungan demi kelancaran tugas-tugas pengawasan oleh Komisaris. Mengingat : 1. Peraturan Menteri BUMN No :Per. 05/MBU/2006 tanggal 20 Desember 2006. 2. Undang-undang Nomor 19 tahun 2003 tanggal 19 Juni 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara. 3. Keputusan Menteri BUMN No. Kep-117/M- MBU/2002 tanggal 31 Juli 2002 tentang Penerapan Praktek Good Corporate Governance pada BUMN. 4. Surat Keputusan Komisaris Nomor KEP- 02/DEKOM/PTPNII/IV/2009 tanggal 1 April 2009 dan Nomor KEP-01/DEKOM/PTPNII/I/2010, tanggal 1 February 2010. tentang Pengangkatan Komite Audit untuk membantu Komisaris dalam pelaksanaan fungsi pengawasan atas pengurusan perseroan oleh Direksi Hal 1 dari19
Menetapkan PERTAMA MEMUTUSKAN : : Audit Committee Charter (Piagam Komite Audit) terlampir sebagai pedoman bagi Anggota Komite dalam melaksanakan tugasnya. KEDUA KETIGA : Keputusan ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari lampiran. : Agar fungsi Komite Audit dapat berjalan lancar dan mendapat dukungan dari jajaran manajemen perusahaan, maka Piagam Komite Audit ini juga ditandatangani oleh Direksi. Piagam Komite Audit ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di : Tanjung Morawa Pada tanggal : 2 November 2010 Komisaris Direksi Drs.Megananda Daryono,MBA Komisaris Utama Bhatara Moeda Nasution Direktur Utama Tembusan : Dewan Komisaris Direksi Manajer Distrik Kepala Bagian Manajer Unit Usaha Hal 2 dari19
BAB I PENDAHULUAN Komisaris sebagai salah satu organ utama korporasi, yang oleh undangundang Perseroan Terbatas diberi tugas dan wewenang untuk melakukan pengawasan terhadap pengurusan korporasi oleh Direksi serta memberikan nasehat kepada Direksi termasuk mengenai rencana pengembangan korporasi, Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) tahunan dan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP), pelaksanaan ketentuan anggaran dasar, keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) serta peraturan perundang-undangan yang berlaku. Komite Audit adalah organ pembantu bagi Komisaris dalam melaksanakan fungsi pengawasan atas pengurusan perseroan oleh Direksi Mengingat tugas dan tanggungjawab komisaris yang cukup berat, terutama bagi perusahaan yang berskala besar dan operasionalnya cukup kompleks maka komisaris membutuhkan organ pembantu agar fungsi pengawasan yang menjadi tanggungjawabnya dapat terlaksana dengan baik, efektif dan efisien. Sejalan dengan kebutuhan tersebut maka pemerintah cq Menteri Badan Usaha Milik Negara melalui keputusannya nomor Kep-117/M- MBU/2002 tanggal 31 Juli 2002 tentang praktek penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara telah mengatur pembentukan suatu Komite dalam korporasi sebagai organ pembantu bagi Komisaris, meliputi Komite Audit, Komite Nominasi, Komite Remunerasi, Komite Asuransi dan Resiko Usaha. Hal 3 dari19
Pembentukan Komite komite tersebut sangat tergantung dari kebutuhan dan kondisi korporasi yang bersangkutan. Berdasarkan ketentuan Menteri BUMN tersebut di atas, Komisaris PT Perkebunan Nusantara II (Persero) termasuk kategori yang diharuskan membentuk suatu Komite Audit. Komite Audit ini bertugas untuk membantu fungsi pengawasan Komisaris terutama dalam memastikan integritas Piagam Komite Audit (Audit Committee Charter) merupakan suatu dokumen tertulis yang mengatur tugas, tanggungjawab dan wewenang Komite audit laporan keuangan (integrity of financial statement), ketaatan korporasi terhadap regulasi/peraturan perundang-undangan yang berlaku, kualifikasi dan independensi auditor ekstern dan kinerja fungsi auditor ekstern dan intern. Keberadaan Komite Audit bukan merupakan subsitusi dari fungsi auditor internal yang dibentuk oleh Direksi, tetapi melaksanakan tugas berdasarkan mandat yang diberikan oleh Komisaris, khususnya terkait dengan fungsi pengawasan Komisaris. Pelaksanaan tugas tugas Komite Audit tidak boleh mengambil alih tugas dan fungsi auditor internal Korporasi, tetapi sebaliknya harus ada koordinasi yang baik dengan fungsi auditor internal sehingga tidak terjadi tumpang tindih (duplikasi) tugas pengawasan yang dilakukan oleh Komite Audit. Oleh karena itu Komisaris harus secara tegas menetapkan program-program yang menjadi tanggungjawabnya untuk dilaksanakan oleh Komite Audit Piagam Komite Audit (Audit Committee Charter). dalam suatu dokumen yang disebut Piagam Komite Audit ini merupakan suatu dokumen tertulis yang mengatur tugas, tanggungjawab dan wewenang serta struktur Komite Audit yang Hal 4 dari19
disusun demi terciptanya pengawasan yang efisien dan efektif dalam korporasi. Dengan adanya charter ini dapat digunakan sebagai acuan bagi Komisaris, Direksi, SPI dan External Auditor dalam berkomunikasi dengan Komite Audit. Penugasan-penugasan yang dilakukan oleh Komite Audit harus mengacu kepada Piagam Komite Audit PT. Perkebunan Nusantara II (Persero), sehingga Piagam Komite Audit ini selain ditandatangani oleh Komisaris juga ditanda tangani oleh Direktur Utama sebagai bentuk dukungan Direksi demi kelancaran pelaksanaan tugas Komite Audit dan adanya koordinasi yang baik dengan fungsi pengawasan auditor internal korporasi. Hal 5 dari19
BAB II KOMITE AUDIT DENGAN URAIAN TUGASNYA 1. Pembentukan Komite Audit. Sesuai dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara nomor Per-05/MBU/2006 Dasar pembentuan Komite Audit adalah Undang-Undang no 19 Tahun 2003,Per Men BUMN No.05/MBU/2006.Kep. Men BUMN No.117/MBU/2002 tanggal 20 Desember 2006 tentang Komite Audit bagi BUMN dan nomor Kep. 117/M-MBU/2002 tanggal 31 Juli 2002, tentang penerapan Good Corporate Governance pada BUMN, serta UU no 19 Tahun 2003 tentang BUMN tanggal 19Juni 2003 maka Komisaris PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) telah membentuk Komite Audit. Dengan pembentukan Komite Audit tersebut diharapkan mampu memberikan kontribusi yang maksimal dalam penerapan Good Corporate Governance pada perusahaan. Hal 6 dari19
2. Struktur Organisasi Komite Audit dan Uraian Tugasnya 1) Organisasi Komite Audit (1) Struktur Organisasi Komite Audit dibentuk dan diangkat oleh Komisaris sehingga secara sruktural bertanggungjawab kepada Komisaris. (2) Persyaratan Keanggotaan Agar dapat diperoleh hasil pengawasan yang objektif maka integritas dan independensi serta kompetensi yang tinggi merupakan prasyarat bagi pemilihan anggota Komite Audit. 2) Tugas Komite Audit (1) Bidang Pelaporan Keuangan Tugas Komite Audit mencakup penilaian dan reviu mengenai kebijakan dan praktek pelaporan akuntansi dan keuangan termasuk adanya kemungkinan perubahanperubahan yang signifikan, dasar pertimbangan perlakuan akuntansi yang digunakan, standar pelaporan dan akuntansi, baik atas laporan tahunan maupun laporan triwulanan/ bulanan. Dalam melakukan penilaian dan reviu atas pelaporan keuangan tersebut Komite Audit mempunyai tugas, kewajiban dan wewenang. (2) Bidang Pengendalian Intern dan Manajemen Resiko Tugas, kewajiban dan wewenang Komite Audit berkaitan bidang tersebut di atas adalah memberikan rekomendasi Hal 7 dari19
mengenai penyempurnaan sistem pengendalian manajemen perusahaan dan manajemen resiko serta pelaksanaannya. (3) Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan Kebijakan Penerapan GCG Tugas Tugas Komite Audit juga mencakup reviu secara berkala kesesuaian antara kebijakan yang diterbitkan oleh perusahaan dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. Komite Audit juga harus melakukan evaluasi atas Pengawasan manajemen terhadap penerapan Good Corporate Governance. Kewajiban Membuat Laporan Hasil Reviu dan evaluasi secara berkala kepada komisaris. Memastikan bahwa Laporan Keuangan dan Laporan Tahunan telah menyajikan tentang masalah ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan penerapan Good Corporate Governance. Wewenang Dalam rangka kelancaran tugasnya, Komite Audit diberi wewenang mengakses data/informasi pada bagian yang terkait dengan petugas namun tetap menjaga kerahasiaan perusahaan. Hal 8 dari19
BAB III HUBUNGAN TUGAS KOMITE AUDIT DENGAN BERBAGAI PIHAK Dalam menjalankan tugasnya, Komite Audit harus memelihara hubungan kerja yang efektif dengan Komisaris dan Direksi, serta Auditor Ekstern maupun Satuan Pengawasan Intern (SPI). 1. Hubungan Tugas Komite Audit dengan Komisaris Komisaris melakukan evaluasi kinerja komite audit secara berkala Komite Audit dibentuk oleh Komisaris yang anggotanya diangkat oleh Komisaris sedangkan ketuanya berasal dari salah seorang Komisaris. Dengan demikian Komite Audit mempunyai hubungan langsung dengan Komisaris, baik dalam menjalankan fungsinya maupun mengenai hak/wewenang dan tanggungjawabnya. Dalam hubungan kerja tersebut, Komisaris mengharapkan dari Komite Audit hasil pekerjaannya yang berkualitas dan handal dalam rangka menunjang kelancaran tugas dan fungsi pengawasan. 2. Hubungan Tugas Komite Audit dengan Direksi Komite Audit dengan Direksi mempunyai hubungan tidak langsung, Bentuk dukungan yang diberikan melalui Piagam Komite Audit yang ditandatangani juga oleh Direktur Utama karena Komite Audit adalah bentukan Komisaris. Namun demikian, agar fungsi Komite Audit dapat berjalan lancar dan efektif diperlukan dukungan Direksi. Bentuk dukungan yang Hal 9 dari19
diberikan melalui Piagam Komite Audit yang ditandatangani juga oleh Direktur Utama, sehingga secara tidak langsung piagam tersebut dapat menjadi sarana komunikasi dengan pihak Direksi/Manajemen, karena piagam tersebut telah mencerminkan tugas Komite Audit sehingga Direksi/Manajemen dapat mempersiapkan berbagai informasi yang diperlukan. 3. Hubungan Tugas Komite Audit dengan SPI dan Auditor Ekstern Dalam menjalankan fugsinya, Komite Audit didukung oleh SPI melalui penyampaian Hasil Audit dan Laporan lainnya oleh SPI. Disamping itu Komite Audit dapat meminta bantuan tenaga SPI untuk melakukan audit bila dianggap perlu melalui Komisaris dengan persetujuan Kepala Bagian SPI dan Direksi, sebaliknya SPI mendapat dukungan Komite Audit untuk meningkatkan efektivitas, kualitas dan independensinya melalui reviu Komite Audit terhadap Charter SPI, Standar SPI, Rencana Audit Tahunan, Kinerja dan Mekanisme Kerja SPI. Hubungan Komite Audit dengan Auditor Eksternal terwujud melalui rapat-rapat dan diskusi selama audit berlangsung, sehingga laporan yang diterbitkan berkualitas, tepat waktu yang dapat mendorong terciptanya budaya pengawasan dalam perusahaan. 4. Hubungan Tugas Komite Audit dengan Bagian/Manager Demi kelancaran tugas Komite Audit dapat meminta data, dokumen atau laporan secara langsung dari Kepala Bagian atau Manajer tanpa Hal 10 dari19
surat perintah Komisaris dan tanpa harus mendapat izin dari Direksi dengan syarat: Data, Dokumen atau Laporan yang diminta sesuai dengan bidang tugasnya Permintaan dilakukan secara tertulis oleh Komite Audit Permintaan Komite Audit tidak bersifat memeriksa/ mengaudit. Komite Audit hanya meminta penjelasan atas data, Dokumen atau laporan yang diperoleh apabila kurang informatif dan tidak diperbolehkan berupa surat pernyataan. Hal 11 dari19
BAB IV MEKANISME KERJA KOMITE AUDIT 1. Perencanaan dan Pelaksanaan Kegiatan 1) Penyusunan Rencana Kegiatan Pada saat bersamaan dengan penyusunan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan, Komite Audit juga menyusun Program Kerja Tahunan yang memuat rencana kegiatan dan dana yang dibutuhkan. Secara rinci yang dimuat dalam Rencana Kegiatan Tahunan, antara lain: (1) Analisa dan pengkajian laporan bulanan, triwulanan dan laporan keuangan tahunan perusahaan. (2) Mereviu Rencana Program Kerja Tahunan (RPKT) Satuan Pengawasan Intern(SPI). (3) Reviu kebijakan standar dan prosedur audit SPI (4) Mengkaji hasil audit SPI (temuan audit, rekomendasi, tanggapan dan tindak lanjut Manajemen). (5) Reviu Proses Manajemen Resiko dan Pengendalian Intern. (6) Reviu kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dan penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) (7) Reviu kerangka Acuan (Term of Reference) persyaratan seleksi Kantor Akuntan Publik (KAP). (8) Reviu pelaksanaan Audit dan Laporan Hasil Audit Kantor Akuntan Publik. Hal 12 dari19
(9) Mengkaji temuan KAP dan relevansinya serta tindak lanjutnya. (10) Rapat internal, rapat dengan SPI, rapat dengan KAP dan rapat dengan Komisaris. (11) Kegiatan lain seperti pelaporan dan tugas-tugas yang ditugaskan oleh komisaris. Kegiatan insidentil ini dapat berupa antara lain : Audit Khusus atas adanya dugaan penyimpangan atau pemborosan sumber daya dan ekonomi yang dimiliki perusahaan. Efektivitas dan efisiensi suatu unit Usaha dalam perusahaan. Komite Audit meningkatkan efektivitas Satuan Pengawasan Intern dengan cara : Memastikan bahwa Laporan Satuan Pengawasan Intern telah cukup memadai. Memastikan bahwa prosedur audit yang dilakukan sesuai dengan audit program. Memastikan bahwa tidak terdapat pembatasan audit oleh Direksi. Memberikan masukan atas Internal Audit Charter. Mereviu standar audit yang dilaksanakan oleh SPI. Memberikan masukan atas pelaksanaan audit. Hal 13 dari19
Rencana kerja tahunan Komite Audit harus mempertimbangkan dan tidak mengambil alih tugas audit reguler/operasional yang seharusnya menjadi proram kerja SPI. Oleh karenanya sebelum rencana Kerja Tahunan tersebut disampaikan kepada Dewan Komisaris perlu dilaksanakan koordinasi terlebih dahulu dengan Rencana Kerja SPI sehingga tidak terjadi tumpang tindih atau duplikasi. 2) Pelaksanaan Kegiatan Komite Audit (1) Pelaporan Keuangan (2) Penerapan GCG dan Ketaatan terhadap Peraturan Perundang-Undangan. (3) Pengendalian Internal dan Manajemen Resiko 2. Mekanisme Kerja dengan SPI Komite Audit dengan Satuan Pengawasan Intern (SPI) mempunyai hubungan Kemitraan yang berkesinambungan dan saling mendukung. Komite Audit akan dapat melaksanakan peran dan tanggungjawabnya secara efektif jika memperoleh informasi dari Satuan Pengawasan Intern. Sebaliknya, independensi, kualitas dan efektivitas fungsi Satuan Pengawasan Intern akan mendapat dukungan dari Komite Audit melalui fungsinya. 3. Hal 14 dari19
Mekanisme Kerja dengan Auditor Ekstern Komite Audit mempunyai kewenangan yang luas berkaitan dengan Auditor Eksternal (KAP), dimulai proses seleksi, rekomendasi penunjukan, mengevaluasi independensi, mereviu/mengawasi perencanaan dan pelaksanaan audit sampai mereviu pelaporan serta memonitor tindak lanjut hasil Audit. Pemilihan dan penunjukan Auditor Ekstern (KAP) untuk mengaudit laporan keuangan, tetap mengacu kepada Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa yang berlaku bagi perusahaan, namun melibatkan Komite Audit, Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham sesuai fungsinya. 1) Keterlibatan Komite Audit dalam penunjukan Auditor Ekstern: Dalam proses seleksi, Komite Audit mereviu terlebih dahulu Terms of Reference (TOR) dan Request for Proposal (usulan penawaran) yang telah disiapkan oleh Panitia Pengadaan sebelum dikirim kepada calon peserta (KAP) yang dianggap mampu 2) Keterlibatan Komite Audit dalam pelaksanaan Pekerjaan Auditor Eksternal. (1) Tahap Perencanaan Audit Komite Audit mereviu rencana audit dari auditor ekstern (KAP) untuk menentukan apakah sesuai dengan kebijakan Hal 15 dari19
audit yang telah disahkan agar pelaksanaanya berjalan seperti yang diharapkan. Rencana Audit menjelaskan tentang sifat/jenis audit, jadwal waktu, sumberdaya yang dibutuhkan dan cakupan ruang lingkup audit yang akan dilaksanakan dengan mempertimbangkan berbagai faktor, seperti resiko pengendalian internal serta kompleksitas kegiatan yang akan diaudit. (2) Tahap Pelaksanaan Audit Komite Audit harus memelihara hubungan baik dengan auditor eksternal (KAP) selama pelaksanaan audit berlangsung dan mengevaluasi secara terus menerus kualitas pelaksanaan tugas Auditor eksternal dengan cara memantau, memperoleh informasi, melakukan diskusi atau rapat. 4. Mekanisme Kerja Komite Audit dengan Direksi Komite Audit merupakan alat Dewan Komisaris untuk melakukan fungsi Pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan. Fungsi Komite Audit dapat berjalan efektif jika Direksi memahami arti penting dan manfaat Pengawasan yang dilakukan oleh Komite Audit. 5. Rapat Komite Audit Sebaliknya, dalam rangka untuk efektivitas pelaksanaan tugastugasnya, Komite Audit harus membangun hubungan yang positif, Hal 16 dari19
konstruktif dan produktif dengan Direksi, selalu mengkomunikasikan hasil reviu dan rekomendasinya, serta mengatur jadwal kegiatan/pertemuan agar tidak menimbulkan gangguan terhadap kegiatan Direksi. Apabila Komite Audit bermaksud mengadakan rapat dengan Direksi maka panggilan atau undangan rapat dilakukan secara tertulis melalui Komisaris yang dilampiri dengan bahan rapat dan disampaikan dalam waktu sekurang-kurangnya tiga hari sebelum rapat, agar peserta rapat mempunyai waktu yang cukup mempelajarinya. Penyelenggaraan Rapat Rapat dilaksanakan minimal sekali dalam sebulan atau sekurangkurangnya sama dengan ketentuan rapat minimal Komisaris Rapat dipimpin oleh Ketua Komite Audit, kecuali rapat dengan Komisaris Utama dipimpin oleh Komisaris Utama atau yang telah ditunjuk. Pembukaan rapat dilakukan pemimpin rapat Penetapan notulis rapat. Pengisisan daftar hadir untuk seluruh peserta rapat. Pemaparan materi pokok masalah yang akan dibahas. Pembahasan materi rapat/tanya jawab. Perumusan simpulan dan rekomendasi. Penanda tanganan Risalah rapat. Hal 17 dari19
6. Laporan Kepada Dewan Komisaris Laporan Komite Audit kepada Dewan Komisaris merupakan sarana untuk mengkomunikasikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan fungsi yang didelegasikan kepada Komite. Laporan disampaikan secara berkala maupun insidentil kepada Dewan Komisaris sebagai berikut: Laporan berkala yang berisi pokok-pokok hasil kerjanya sebagaimana tercantum dalam Rencana Kegiatan Tahunan. Laporan tersebut disampaikan paling tidak setiap 3 bulan kecuali ditentukan lain oleh Komisaris (pasal 7/Kep Menteri BUMN no Kep 103/MBU/2002 tanggal 4 Juni 2002). Laporan khusus yang berisi setiap temuan yang dapat diperkirakan mengganggu kegiatan perusahaan. Bahan yang digunakan untuk penyusunan laporan adalah laporan yang diterima dari SPI, laporan dari manajemen, laporan dari auditor ekstern dan informasi yang dimiliki sendiri oleh Komite Audit. Komisaris mengadakan rapat internal atas Laporan yang diterima dari Komite Audit dan dapat mengundang anggota Komite Audit dalam rapat tersebut. Setiap risalah rapat komisaris yang memuat rekomendasi untuk ditindaklanjuti Direksi, disampaikan tembusannya kepada Komite Audit agar dapat dimonitor tindak lanjutnya. Disamping itu, Komite Audit membuat laporan berkala atas pelaksanaan atau realisasi rencana kegiatan tahunan yang disampaikan kepada Komisaris. Hal 18 dari19
BAB V PENUTUP Piagam Komite Audit (Audit Committee Charter) ini perlu dikaji ulang, dinilai, dievaluasi kecukupannya secara periodik dan dilakukan revisi agar fungsi Komite Audit dapat berjalan secara optimal. Hal 19 dari19