MANUAL PROSEDUR PENDAFTARAN DAN SELEKSI MAHASISWA BARU PROGRAM DOKTOR PROGRAM DOKTOR ILMU TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2015
MANUAL PROSEDUR PENDAFTARAN DAN SELEKSI MAHASISWA BARU PROGRAM DOKTOR PROGRAM DOKTOR ILMU TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : 00602 07055 Revisi : 02 Tanggal : 30 Desember 2015 Dibuat oleh : Tim UJM Program Doktor Teknik Mesin ttd Ir. Djarot B. Darmadi, MT.,Ph.D Diperiksa oleh : Sekretaris Jurusan Teknik Mesin ttd Purnami, ST., MT. Disetujui oleh : Ketua Jurusan Teknik Mesin ttd Dr. Eng. Nurkholis Hamidi, ST., M. Eng. i
KATA PENGANTAR Program Doktor Ilmu Teknik Mesin Fakultas Teknik Universitas Brawijaya (PDITM-FTUB) sebagai institusi penyelenggara pendidikan mempunyai orientasi di masa depan dengan membuat penjabaran tugas, kewajiban, tanggung jawab dan rencana tindakan untuk pengembangan Tri Darma Perguruan Tinggi. Visi, misi dan tujuan pendidikan yang akan diwujudkan dan dicapai oleh Jurusan Teknik Mesin, Fakultas Teknik Universitas Brawijaya dititik- beratkan pada kualitas lulusan yang berdaya saing tinggi dan berwawasan global dan berkepribadian serta berbudi pekerti luhur. Oleh karena itu Jurusan Teknik Mesin haruslah menjadi sebuah lembaga yang dikelola secara profesional, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. Untuk mewujudkan hal tersebut di atas, maka salah satu sistem yang harus diterapkan adalah sistem penjaminan mutu. Salah satu dokumen sistem penjaminan mutu yang dibuat oleh PDITM-UB adalah Manual Prosedur Pendaftaran & Seleksi Mahasiswa Baru dalam rangka menyelenggarakan pendidikan yang dapat memenuhi standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan secara berkelanjutan. Dokumen ini berisi tentang prosedur Pendaftaran & Seleksi Mahasiswa Baru di PDITM- UB. Manual prosedur ini diharapkan dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik oleh seluruh civitas akademika PDITM-UB. Malang, 30 Desember 2015 Ketua Jurusan Teknik Mesin ii
DAFTAR ISI Lembar Pengesahan... i Kata Pengantar... ii Daftar Isi... iii SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE) Publikasi Penerimaan Mahasiswa Baru bagi Staf Administrasi... 1 SOP (Standard Operating Procedure) Pendaftaran Mahasiswa Baru a. Bagi Mahasiswa Baru... 4 b. Bagi Staf Administrasi... 5 SOP (Standard Operating Procedure) Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru bagi Staf Administrasi... 8 Tim Unit Jaminan Mutu... 10 iii
SOP (Standard Operating Procedure) Publikasi Penerimaan Mahasiswa Baru bagi Staf Administrasi ITEM SOP Nama : PUBLIKASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU Latar : Yang dimaksud dengan publikasi Belakang penerimaan mahasiswa baru adalah sebagai media publikasi diperlukan sarana informasi pendaftaran bagi mahasiswa baru baik Lembaga Pendidikan, Intansi Pemerintah Maupun Swasta juga bagai perseorangan yang datang ke PPSUB. Kegiatan PPMB ini melibatkan unit kerja di PPSUB secara menyeluruh oleh karena itu perlu dibuat SOP yang mengikat semua unit kerja. Kegunaan : 1. SOP PPMB Digunakan SOP sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten pada kegiatan selanjutnya. 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh 1
oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal Prosedur : 1. Mempersiapkan materi publikasi berdasarkan data tahun sebelumnya. 2. Design publikasi tahap pertama untuk informasi tahun akademik yang akan berjalan 3. Menyerahkan Draft publikasi ke KPS dan pengelola untuk koreksi 4. Menerima draft Publikasi dari KPS setelah revisi untuk editing 2
5. Design ulang yang menarik sesuai permintaan KPS dan keinginan pengelola 6. Diserahkan ke KPS lagi untuk persetujuan baik isi dan design 7. Masuk percetakan yang ditunjuk 8. Sambil menunggu hasil cetakan publikasi, mempersiapkan data alamat yang akan dikirim dan tempat Publikasi 9. Proses pengiriman brosur berisi surat pengantar, brosur dan formulir pendaftaran dalam amplop 10. Mempersiapkan proses pendaftaran maba Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 3
SOP (Standard Operating Procedure) Pendaftaran Mahasiswa Baru a. SOP Bagi Calon Mahasiswa Baru ITEM SOP Nama : PENDAFTARAN MAHASISWA BARU Latar : Dalam rangka memberikan layanan Belakang informasi dan pendaftaran untuk calon mahasiswa baru perlu dibuka fasilitas yang menyangkut layanan pemberian brosur, informasi program studi, Biaya studi dan jadwal Pendaftaran serta menerima pendaftaran sebagai mahasiswa baru. Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit 4
pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal Prosedur : 1. Calon mahasiswa mengambil brosur dan formulir pendaftaran 2. Membayar biaya pendaftaran ke bank yang di tunjuk 3. Mengembalikan Form pendaftaran beserta persyaratan akademik yang telah ditetapkan. 4. Mengikuti Tes Potensi akademik dan Toefl sesuai jadwal yang ditentukan 5. Proses Seleksi penerimaan oleh Tim KPS dan Fakultas 6. Menerima Surat Penerimaan mahasiswa baru untuk mendaftar ulang 7. Mendaftar ulang kegiatan 5
Penataran Alih Tahun 8. Daftar ulang semester I dan mengisi KRS 9. Mengikuti Perkuliahan sesuai Program studi yang diambil Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 6
b. SOP Bagi Staf Administrasi ITEM SOP Nama PENDAFTARAN MAHASISWA BARU Latar : Dalam rangka memberikan layanan Belakang informasi dan pendaftaran untuk calon mahasiswa baru perlu dibuka fasilitas yang menyangkut layanan pemberian brosur, informasi program studi, Biaya studi dan jadwal Pendaftaran serta menerima pendaftaran sebagai mahasiswa baru. Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi 5
staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal Prosedur : 1. Mempersiapan brosur pendaftaran untuk semua program studi yang ada. 2. Menggandakan Formulir pendaftaran, BPPS, TPA dan TOEFL 3. Pengumpulan daftar Alamat yang dikirim informasi pendaftaran 4. Pengiriman Brosur, Formulir pendaftaran ke alamat yang dituju. 5. Memberikan informasi dan menyerahkan formulir kepada calon mahasiswa baru 6. Menerima pendaftaran Mahasiswa Baru 7. Mengecek kelengkapan 6
administrasi calon mahasiswa baru. 8. Membuat Laporan Pendaftaran setiap Hari Selasa 9. Membuat daftar calon mahasiswa untuk Seleksi penerimaan 10. Membuat Surat Penerimaan mahasiswa baru 11. Mengirimkan ke alamat masingmasing 12. Menerima daftar ulang Penataran Alih Tahun Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 7
SOP (Standard Operating Procedure) Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru bagi Staff Administrasi ITEM SOP Nama : SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU Latar : Dalam rangka mempersiapkan Belakang data calon mahasiswa baru perlu di buatkan rekap data calon mahasiswa untuk Seleksi. Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk 8
mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal Prosedur : 1. Membuat laporan dengan format identitas mahasiswa lengkap untuk keputusan penerimaan 2. Membuat undangan penerimaan mahasiswa baru ke KPS dan Pengelola 3. Memberikan informasi berkasberkas yang dibutuhkan oleh KPS dan Pengelola 4. Menyiapkan HR dan konsumsi untuk Rapat penerimaan 5. Menggandakan laporan untuk masing-masing KPS dan Pengelola PPS 6. Menerima hasil keputusan penerimaan dari KPS. 7. Membuat Surat Penerimaan dan di Tanda tangani oleh Direktur 8. Mengirim Surat penerimaan ke mahasiswa sesuai stautus 9
masing-masing calon mhs. Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB Tim Unit Jaminan Mutu 1. Dr. Eng Nurkholis Hamidi, S.T., M.Eng. 2. Purnami, S.T., M.T. 3. Prof. Ir. ING. Wardana, M.T., Ph.D. 4. Ir. Djarot B. Darmadi, M.T., Ph.D. 5. Dr. Eng. Eko Siswanto, S.T., M.T. 6. Dr. Eng. Sofyan Arief Budi, S.T., M.T. 7. Teguh Dwi Widodo, S.T, M.Eng., Ph.D. 10