SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERIKANAN 3 SKS (2:1) Teaching team: Zainal Abidin, S.Pi, MP, M.BA *) Dr. Eng. Abu Bakar Sambah, S.Pi, MT. Erlinda Indrayani, S.Pi, M.Si Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si. Candra Adi Intyas, S.Pi, MP. 1
KONSEP DASAR SISTEM (1) Konsep Dasar Sistem: suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Teori Sistem pertama kali oleh Kenneth Boulding menekankan pada pentingnya SETIAP bagian pembentuk sebuah sistem. Pemimpin suatu organisasi cenderung memusatkan perhatian HANYA pada salah satu komponen saja dari SISTEM Organisasi, ini tidak baik. Teori sistem mengatakan setiap unsur pembentuk organisasi harus diperhatikan agar efektif, bukan hanya sisi fisik saja tetap juga yang abstrak/konseptual seperti misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok informal, dll. 2
KONSEP DASAR SISTEM (2) Teori sistem melahirkan konsep-konsep futuristic a.l. Cybernetics, yaitu ilmu perilaku, fisika, biologi, dan teknik. Cybernetics biasanya terkait usaha-uasah otomasi tugas-tugas yang dilakukan oleh manusia, sehingga melahirkan studi robotika, kecerdasan buatan (artificial intelligence), dll. UNSUR sistem: INPUT (masukan) PROCESS (pengolahan) OUTPUT (keluaran). Suatu sistem tak lepas dari lingkungan sekitarnya. Umpan balik dapat berasal dari output maupun lingkungan sistem tsb. ORGANISASI dipandang sbg sistem, shg memiliki semua unsur tsbt. Gambar 1.. (hal 3) 3
KONSEP DASAR SISTEM (3) Sistem sbg konsep SINERGI dan integratif, maka output yang dihasilkan suatu organisasi diharapkan > output individual atau output masing-masing bagian. Dalam organisasi, 2 + 2 4, bisa 5 atau >5. OKI, organisasi (sebagai sistem) mengutamakan BEKERJA secara terintegratif, baik menyangkut manusia, perkakas, metode, maupun sumberdaya yang dimanfaatkan. Contoh sistem: sistem terbuka/tertutup, sistem mesin, sistem manusia, gabungan antara sistem manusia dan mesin, dll. Contoh sistem lainnya: sistem perbankan, sistem sistem akuntansi, sistem inventori, sistem persediaan, sistem pemasaran, sistem pendidikan, sistem pemerintahan, sistem pelayanan, sistem perangkat lunak, sistem tata surya, dll. Pada umumnya, SISTEM INFORMASI adalah SISTEM TERBUKA, artinya sistem tsb menerima masukan dari lingkungan luarnya. 4
PENGERTIAN SUBSISTEM (1) Ilustrasi: jika anda membeli sepeda, tetapi tidak ada roda dan rem-nya, tentu sepeda itu tidak akan berfungsi. Artinya, sepeda tanpa rem dan roda tsb TAK BISA DIKATAKAN sbg SISTEM yang utuh krn 2 subsistemnya tak ada, atau ada komponen yg kurang, walaupun sepeda tsbt harga mahal sekalipun. INILAH maka sistem itu bernilai MAHAL. Suatu KOMPUTER yang berfungsi normal dapat dikatakan sbg SISTEM, tdd: Hardware dan Software sebagai SATU KESATUAN dan TERINTEGRASI (integrated) agar tujuan computer tercapai. Konsep Sistem sistem sebagai keseluruhan, namun keseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis secara rinci. OKI sistem diuraikan dalam beberapa subsistem. Pengertian subsistem merupakan bagian dari sistem itu sendiri. SUBSISTEM, adalah: Serangkaian kegiatan yg dapat ditentukan identitasnya yg berhubungan dalam suatu sistem (Menurut Norman L. Enger). Sistem terbagi atas beberapa factor/unsur ke dalam beberapa subsistem. Batasan dan penghubung di dalam suatu sistem ditelaah secara cermat untuk menjamin agar hubungan antar susbstem didefinisikan secara jelas, dan jumlah semua subsistem merupakan keseluruhan sistem (Gordon B. davis). (Gambar hal 4) 5
PENGERTIAN SUBSISTEM (2) CONTOH pembagian subsistem dalam suatu sistem: 1. Sistem informasi, tdd beberapa subsistem: - SS persediaan barang - SS pemasaran - SS produksi - SS keuangan - SS personalia dan daftar gaji - SS pembelian - SS pengendalian - SS perencanaan - SS pengawasan 2. Setiap subsistem di atas, terbagi lagi mjd berbagai subsistem lagi, misalkan subsistem personalia dan daftar gaji: - SS penyiapan data masukan catatan personalia - SS penyesuaian file daftar gaji personalia - SS laporan personalia - Penyiapan data masukan daftar gaji - SS daftar gaji harian - SS daftar gaji bulanan - SS daftar gaji untuk manajemen - SS audit personalia dan daftar gaji 6
PENGERTIAN SISTEM (1) 1. Setiap sistem tdd unsur-unsur. Contoh sistem pernafasan, tdd unsur hidung, saluran pernafasan, paru-paru, darah. Setiap unsurpun tdd subsistem yg lebih kecil yang membentuk unsur tsbt. 2. Unsur-unsur tsb mjd bagian terpadu sistem yang bersangkutan, berhubungan erat satu sama lain, saling bekerjasama mencapai tujuan sistem. 3. Suatu sistem (missal pernafasan) menjadi bagian dari sistem lain (missal sistem metabolsime tubuh) yang lebih besar. 7
KARAKTERISTIK SISTEM (1) (yang mencirikan sistem tsbt) 1. Komponen sistem (Components): bisa berupa bagian yang lebih kecil (subsistem) maupun yg lebih besar (supra sistem) yang mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batasan sistem (Boundary): ruang lingkup atau daerah yg membatasi sistem. 3. Lingkungan luar sistem (Environment): bentuk apapun di luar sistem yg mempengaruhi operasi (bekerjasanya) sistem. 4. Penghubung sistem (Interface): berupa media yg menghubungkan satu SS dg SS lainnya agar terintegrasi membentuk satu kesatuan. 5. Masukan sistem (Input): contoh, dalam sistem computer maka perlu 2 input, yaitu program (maintenance input) dan data (signal input) untuk diolah menjadi informasi. 6. Keluaran sistem (Output): Contoh sistem informasi keluaran nya berupa informasi untuk input bagi subsistem lainnya. 7. Pengolah sistem (Process): contoh, sistem akuntansi mengolah data transaksi menjadi laporan yang dibutuhkan pihak manajemen. 8. Sasaran sistem (Objectives): tanpa sasaran (sesuai rencana), maka sistem tak ada gunanya. 8
KLASIFIKASI SISTEM (1) 1. Sistem abstrak dan sistem fisik 2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia 3. Sistem deterministic dan sistem probabilistik 4. Sistem terbuka dan sistem tertutup 9
DAUR HIDUP SISTEM (1) 1. Mengenali adanya kebutuhan 2. Pembangunan sistem 3. Pemasangan sistem 4. Pengoperasian sistem 5. Sistem menjadi usang Gambar Hal 17 10
KONSEP DASAR DATA (1) Istilah data dan informasi sering digunakan secara bergantian. Ada yg menyebut data, padahal informasi; ada yg menyebut informasi, padahal data. Gordon B. davis menjelaskan sbb: Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yg mempunyai arti bagi si penerima atau pengguna, dan mempunyai nilai nyata dan terasa untuk mengambil keputusan saat itu maupun y.a.d. Sumber informasi adalah DATA. Data adalah bahan mentah yang diproses untuk menyajikan informasi. Data adalah fakta atau bagian dari fakta yang dihubungkan dg kenyataan, symbol, gambar, angka, huruf, symbol ide, obyek, kondisi atau situasi lainnya. Data berarti apa saja dan dapat ditemui dimana saja. Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yg obyektif (relative) di dalam proses penyusunan kebijakan dan keputusan oleh pimpinan organisasi. 11
KONSEP DASAR DATA (2) Contoh data dan informasi: Data: Jam kerja, upah per jam Informasi: jam kerja x upah menjadi pendapatan kotor. : jumlah tenaga kerja x pendapatan kotor masing-masing menjadi biaya gaji 12
KEGUNAAN DATA: 1. Pengetahuan (knowledge) 2. Perkiraan (estimation) 3. Pertimbangan (judgement) 4. Keputusan (decision) 13
KLASIFIKASI DATA Data menurut: 1. JENIS DATA: a. Data hitung: hasil perhitungan atau jumlah atau persentase tertentu. Misal, jumlah mahasiswa, berapa persen? b. Data ukur: angka atau huruf tertentu hasil pengukuran suatu nilai, misalnya berapa nilai mahasiswa di kelas SIM-P. 2. SIFAT DATA: a. Data kuantitatif b. Data kualitatif 3. SUMER DATA a. Data internal=data asli, hasil observasi sendiri. b. Data eksternal=data hasil observasi orang lain. 14
NILAI DATA dan PENGOLAHAN DATA DATA yang bernilai harus memenuhi 3 ketentuan: 1. Ketelitian 2. Komparabilitas 3. validitas data Pengolahan Data terdiri dari kegiatan: 1. Penyimpanan data: berdasarkan lembaga, perorangan, produksi, dll. Adakalanya dibagi menjadi file induk (master) dan file transaksi (detail). 2. Penanganan data: yaitu pemeriksaan, pembandingan, peringkasan, dan penggunaan. 15
KONSEP DASAR INFORMASI INFORMASI ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi, shg informasi sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yg kurang mendapatkan informasi akan mjd luruh, kerdil, dan akhirnya mati. INFORMASI adalah data yang TELAH diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. SISTEM pengolahan INFORMASI bertugas mengolah data MENJADI INFORMASI, atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya. NILAI INFORMASI berhubungan dg KEPUTUSAN. Bila tidak ada pilihan atau keputusan, maka informasi mjd tidak diperlukan. KEPUTUSAN dapat berupa keputusan berulang sederhana maupun keputusan strategis jangka panjang. Sumber informasi adalah DATA. 16
FUNGSI DAN SIKLUS INFORMASI Fungsi utama informasi = menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi, atau mengurangi bermacam-macam pilihan dalam pengambilan keputusan agar lebih mendekati keputusan yang tepat. Data kegiatan perusahaan misalnya berupa: Hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, berupa faktur penjualan. Untuk itu, faktur-faktur ini perlu diolah menjadi informasi agar dapat bercerita banyak kepada manajemen dalam mengambil berbagai keputusan. Berikut contoh informasi yang diperoleh: a. Laporan penjualan tiap salesman; berguna bagi manajemen untuk menetapkan berapa besar komisi atau bonus. b. Laporan penjualan tiap daerah; berguna bagi manajemen untuk pelaksanaan promosi dan periklanan. c. Laporan penjualan tiap jenis barang; berguna untuk mengevaluasi barang yg tidak laku dijual. 17
JENIS-JENIS BIAYA Biaya perangkat keras Biaya analisis, perancangan, dan pelaksanaan sistem Biaya untuk tempat dan factor-factor kontrol lingkungan Biaya perubahan Biaya operasi 18
JENIS-JENIS INFORMASI 1. Berdasarkan Persyaratan, informasi manajemen dibagi menjadi: a. Info yg tepat waktu b. Info yg relevan c. Info yg bernilai d. Info yg dapat dipercaya 2. Berdasarkan dimensi waktu a. Info masa lalu b. Info masa kini 3. Berdasarkan sasaran a. Info individual b. Info komunitas 19
NILAI INFORMASI NILAI INFORMASI: ditentukan 2 hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. PENGUKURAN NILAI INFORMASI menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit. NILAI INFORMASI didasarkan pada 10 sifat: 1. Mudah diperoleh 2. Luas dan lengkap 3. Ketelitian 4. Kecocokan 5. Ketepatan waktu 6. Kejelasan 7. Keluwesan 8. Dapat dibuktikan 9. Tidak ada prasangka 10. Dapat diukur 20
KUALITAS INFORMASI KUALITAS INFORMASI tergantung 3 hal: 1. Akurat 2. Tepat waktu 3. Relevan 21
TRANSFORMASI INFORMASI TRANSFORMASI INFORMASI adalah komponen proses dalam pengelolaan SISTEM INFORMASI yg dapat berfungsi memproses data menjadi informasi shg dapat dihasilkan PRODUK INFORMASI yg dapat diperlukan bagi para pemakai informasi. Kelancaran dan efisiensi proses TRANSFORMASI INFORMASI menentukan jumlah dan kualitas/mutu produk informasi. Kelancaran itu terlihat pada berjalannya mekanisme pelaksanaan TRANSFORMASI INFORMASI, mulai: Pengumpulan data dan informasi, Pengolahan dan analisis data dan informasi Penyajian dan penyebarluasan data dan informasi Penataan dokumentasi dan perpustakaan. 22
PEMAKAIAN INFORMASI Bidang pembangunan ekonomi: pertanian, perikanan, tenaga kerja, perdagangan, pariwisata, keuangan, dll Bidang kesejahteraan rakyat: kesejahteraan social, pendidikan, kesehatan, keluatrga sejahtera, pemuda, peran wanita dalam pembangunan, dll Bidang agama dan kepercayaan kpd Tuhan YME. Bidang IPTEK Bidang hukum Bidang politik Bidang pertahanan keamanan 23
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI SIM adalah pemanfaatan computer bagi aplikasi manajerial. Peran computer: menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan dan perencanaan serta pengendalian operasi. Komputer mempercepat, membuat lebih teliti dan meningkatkan jumlah volume data. SIM merupakan penerapan SI di dalam organisasi untuk mendukung informasiinformasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Informasi merupakan hal yg penting dalam pengambilan keputusan, dimana informasi dapat diperoleh dari SI. Definisi SISTEM INFORMASI: suatu sistem di dalam organisasi yg mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yg bersifat manajerial dg kegiatan strategi dari suatu organisasi utk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yg diperlukan. 24
KOMPONEN SISTEM INFORMASI SI terdiri dari komponen-komponen yg dsbt blok bangunan (building block), yg tdd: 1. Blok masukan 2. Blok Model 3. Blok Keluaran 4. Blok Teknologi 5. Blok basis data 6. Blok Kendali Sebagai suatu sistem, ke-enam blok itu masing-masing saling berinteraksi satu dengan yg lai membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. 25
26
JENIS SISTEM INFORMASI Komputer tak harus digunakan dalam SIM, namun kenyataannya tidak mungkin kalau melihat SIM yg kompleks yg melibatkan elemen-elemen computer dan noncomputer. SIM merupakan suatu sistem yg melakukan banyak fungsi utk menyediakan semua informasi yg mempengaruhi semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan SI sbb: 1. SI akuntansi 2. SI pemasaran 3. SI manajemen pemasaran 4. SI personalia 5. SI distribusi 6. SI pembelian 7. SI kelayakan 8. SI analisa kelayakan kredit 9. SI penelitian dan pengembangan 10. SI teknik Semua SI tersebut dimaksud utk memberikan informasi kpd semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah, manaj tingkat menengah, dan manaj tingkat atas. 27
PERENCANAAN SISTEM INFORMASI (Information System Planning, ISP) ISP berisi ttg bagaimana menerapkan pengetahuan SI ke dalam organisasi. SI dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing. OKI, untuk dapat menerapkan SI secara efektif dan efisien (agar unggul dalam berkompetisi) diperlukan PERENCANAAN, pelaksanaan, dan pengaturan, sert evaluasi sesuai keinginan dan nilai masing-masing organisasi. TAHAPAN PERENCANAAN SI: Tingkat I: Ide, mengetahui perlu adanya perubahan Tingkat II: Desain, merancang cara pemecahannya Tingkat III: Pelaksanaan, menerapkan desain ke dalam sistem Tingkat IV: Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai desain Tingkat V: Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yg terjadi sesuai tujuan semula Tingkat VI: Tindak lanjut, melaksanakan perubahan SI yg akan dibahas berkisar pd ke-4 tingkatan ini (IDPE) IDE DESIGN PELAKSANAAN EVALUASI 28
PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI (1) Pengelolaan SI merupakan factor kunci bagi keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen. Hal ini karena semua subsistem manajemen digerakkan oleh manusia (manajer maupun bawahan) dari tingkah lakunya dalam mencapai tujuan manajemen. Tingkah laku manusia terwujud dalam tingkah laku organisasi dan manajemen itu sendiri. OKI peran INFORMASI sangat menentukan. Dengan demikian, jika SISTEM MANAJEMEN hendak digerakkan secara MAKSIMAL, maka diperlukan dukungan SISTEM INFORMASI yg DIKELOLA secara BAIK dan BENAR shg dapat mencapai hasil yg OPTIMAL. 29
PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI (2) Pengelolaan SI yg baik akan mendukung pelaksanaan manajemen yg efektif. Pemimpin yg efektif bertugas dan betanggungjawab MENGELOLA SISTEM INFORMASI dlm rgka proses manajemen dan pelaksanaan fung-fungsi manajemen. TUGAS-tugas PENGELOLAAN tsbt meliputi: 1. Perencanaan informasi 2. Transformasi informasi 3. Komunikasi informasi 4. Organisasi pelaksana 5. Pemantauan 6. Pengendalian PENGELOLAAN SI berpangkal pada SIM yg memiliki ruang lingkup lebih luas. PENGELOLAAN SI merupakan bagian yg tak terpisahkan dan terpadu dalam konsep SIM tsb. 30
PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN SI tak dapat dipisahkan dari PENGELOLAAN SI, bahkan terpenting. PENGELOLA SI perlu memahami dan mampu mengendalikan tugas-tugas pengelolaan. yaitu: perencanaan informasi, proses transformasi, organisasi pelaksana SI, melaksanakan kordinasi. PENGENDALIAN SI adalah keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati, membina, dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan SI, khususnya fungsi-fungsi perencanaan informasi, transformasi, organisasi, dan koordinasi. PENGENDALIAN brtujuan menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan produk-produk informasi, dari segi kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktunya. PENGENDALIAN SI dilaksanakan melalui PENGAWASAN dan PEMBINAAN. Pengawasan dilakukan secara langsung di tempat dilaksanakan SI tsbt, atau tak langsung melalui laporan-laporan tertulis dan lisan. PEMBINAAN dg: pelatihan, pengkajian, bimbingan teknis, dan kerjasama. 31
PENILAIAN SISTEM INFORMASI Fungsi utama penilaian informasi adalah menyediakan informasi sbg bahan pertimbangan pembuatan keputusan. Siapapun dapat membuat keputusan setelah menerima informasi hasil penilaian sesuai tugas dan fungsinya. KEPUTUSAN YG diambil menyangkut byk beberapa kemungkinan, missal program/perencanaan, pelasanaan/operasional, diagnosis untuk pembinaan dan bimbingan, administrative, dsb. Semua keputusan memerlukan informasi dari hasil penilaian yang dipertimbangkan secara logis, rasional dan obyektif. Penilaia merupakan suatu komponen yg penting (yg erat kaitannya dg komponen masukan, proses, produk) dalam pengelolaan SI. 32
PENILAIAN SISTEM INFORMASI STRATEGI PENILAIAN SISTEM INFORMASI: 1. Strategi penilaian masukan, untuk menilai perencanaan informasi yg disusun berdasarkan kebutuhan informasi yg nyata. 2. Strategi penilain proses, untuk menilai pelaksanaan transformasi informasi (pengumpulan data, pengolahan, analisis dan penilaian, penyajian dan penyebarluasan, dokumentasi dan komunikasi sebagai proses yg berkesinambungan) 3. Strategi penilaian produk, untuk menilai produk-produk informasi yg dihasilkan oleh SI. Berdasarkan penilaian dapat dibuat keputusan yg tepat dan obyektif ttg berbagai kegiatan pengelolaan SI ttg: 1. Derajat keakuratan informasi. 2. Perencanaan informasi yg bermutu 3. Pelaksanaan kegiatan transformasi data dan informasi berdasar prosedur yg tepat. 4. Jenis dan mutu produk informasi yg dihasilkan oleh SI. 33
KONSEP DASAR MANAJEMEN 34