Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen. Konsep Sistem Informasi (TIF 1205)

Transkripsi

1 Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Konsep Sistem Informasi (TIF 1205)

2 Pengertian SIM Komponen pembangun SIM Manajemen Informasi sebagai sumber daya yang dibutuhkan perusahaan Subsistem dari SIM Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer Hubungan SIM dengan disiplin ilmu lain Gambaran Umum SIM 2

3 Pengertian Sistem Informasi Manajemen ditinjau menurut 3 frase: Sistem Informasi Manajemen Konsep Dasar SIM 3

4 Definisi Sistem Ada 2 pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu: 1. Pendekatan yang menekankan pada prosedur Mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Prosedur: urutan urutan yang tepat dari tahapan tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana (how) mengerjakannya (Fitzgerald, dalam Jogiyanto: 2005) Konsep Dasar Sistem 4

5 2. Pendekatan yang menekankan pada elemen dan komponen sistem Sistem sebagai sekumpulan elemen yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Cushing, Davis, Murdick, Fuller, Ross, etc). Sekelompok elemen elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod, 2004). Sistem dapat dilihat dari beberapa kata kunci: Ada elemen (bagian/komponen/subsistem, contoh: alat, manusia, peraturan, dll) Ada interaksi (hubungan) Terintegrasi (satu kesatuan) Ada tujuan (goal/objective) Konsep Dasar Sistem (2) 5

6 (Jogiyanto, 2005) Karakteristik Suatu Sistem 6

7 (Jogiyanto, 2005) Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu seperti elemen-elemen (terdiri dari beberapa subsistem), batas sistem (boundary), memiliki tujuan tertentu (goals), adanya proses transformasi, memiliki input output, adanya saling ketergantungan (adanya interaksi melalui interface), adanya mekanisme pengendalian, dan lingkungan sistem (enviroments). Karakteristik Suatu Sistem (2) 7

8 Komponen (component) : sesuatu yang menjadi bagian sistem (benda, aturan, manusia). Batas sistem (boundary) : daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Lingkungan luar sistem (environment) : apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Penghubung sistem (interface) : media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui interface, Sumberdaya mengalir dari suatu sistem ke sistem lainnya, Output satu sistem menjadi input bagi lainnya, Satu subsistem berintegrasi dengan lainnya membentuk satu kesatuan. Masukan sistem (input) : sesuatu yang digunakan sebagai bahan untuk diolah lebih lanjut. Karakteristik Suatu Sistem (3) 8

9 Pengolahan sistem (processing) : Kegiatan memproses bahan masukan menjadi hasil keluaran. Keluaran sistem (output) : berbagai macam bentuk yang dihasilkan melalui pengolahan. Sasaran (objective) : sesuatu yang ingin dicapai dalam jangka pendek dan atau panjang Tujuan (goal) : pencapaian akhir yang hendak dicapai dalam waktu yang panjang Kendali (control) : menjaga sistem agar tetap berjalan sesuai rencana dan tujuannya Umpan Balik (feedback) :mengukur operasional proses sistem (mengembalikan kondisi menyimpang menjadi standar) Karakteristik Suatu Sistem (4) 9

10 Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Abstract system : sistem yg berisi gagasan atau konsep (sistem teologi) Physical System : sistem yg secara fisik dapat dilihat (sistem komputer, sistem transportasi) Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Sistem alamiah : terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia (sistem tata surya) Sistem buatan : sistem yg dirancang manusia (sistem informasi) Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu Sistem tertentu : sistem yg operasinya dapat diprediksi secara tepat (social network dan software dari beberapa vendor) Sistem tak tentu : sistem yg tidak bisa diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas (ramalan cuaca, stok barang) Klasifikasi Sistem 10

11 Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Closed system : sistem yg mandiri dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya (reaksi kimia dalam tabung tertutup) Open system : sistem yg berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya (sistem keorganisasian, sistem penawaran) Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks Sistem Sederhana : terdiri dari sedikit elemen, interaksinya tidak rumit, sifatnya langsung Sistem Kompleks : memiliki banyak elemen yg sangat erat kaitannya dan saling berhubungan Sistem Stabil dan Sistem Dinamis Sistem Stabil : Jika perubahan yg terjadi di lingkungan memberi pengaruh sangat kecil atau tidak sama sekali thd sistem (perusahaan mainan dari kayu) Sistem Dinamis : sistem yg terus berubah dengan cepat seiring perubahan yg terjadi pada lingkungannya (perusahaan manufaktur komputer) Klasifikasi Sistem (2) 11

12 Sistem Permanen dan Sistem Temporer Sistem Permanen : sistem yg memiliki eksistensi jangka panjang, umumnya lebih dari 10 tahun Sistem Temporer : sistem yg eksistensinya jangka pendek (kemitraan) Sistem Fisik dan Sistem Konseptual Sistem Fisik: terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik (sistem bisnis) Sistem Konseptual: sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual, umumnya berupa data dan informasi untuk mewakili suatu sistem fisik Subsistem dan Supersistem Subsistem: sebuah sistem di dalam suatu sistem yg lebih besar Supersistem: sistem yang lebih besar dan terdiri dari subsistem subsistem Contoh: pemerintah propinsi merupakan supersistem dari pemerintah kota, namun merupakan subsistem dari pemerintahan nasional Klasifikasi Sistem (3) 12

13 (Sutabri, 2012) Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top down. Siklus Hidup Sistem 13

14 Beberapa tahapan atau fase-fase dari Siklus Hidup Sistem yaitu : a) Mengenali adanya kebutuhan Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan diri organisasi dan volume yang meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan tersebut harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektifitasnya. b) Pembangunan sistem Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut. c) Pemasangan sistem Setelah tahap pembangunan sistem selesai, sistem akan dipasang. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem. Di dalam peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi tahap pemasangan sistem yang sebenarnya merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem. Siklus Hidup Sistem (2) 14

15 d) Pengoperasian sistem Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi ditunjang oleh sistem informasi tersebut. Sistem selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan peraturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan tersebut sistem harus diperbaiki atau diperbaharui. e) Sistem menjadi usang Kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Secara ekonomis dan teknik, sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya. Sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan yang muncul. Sistem beradaptasi terhadap perubahan-perubahan lingkungan yang dinamis. Kemudian sampai pada kondisi di mana sistem tersebut tidak dapat beradaptasi dan harus dibangun sistem yang baru. 15 Siklus Hidup Sistem (3)

16 Definisi Informasi Hasil pengolahan data yang sudah menjadi bentuk yang memiliki arti tertentu. Data: sekumpulan fakta yang menjadi bahan pengolahan lebih lanjut. Atau representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. Contoh: Informasi kependudukan Data : Biodata penduduk (nama,jenis kelamin,ttl,pekerjaan) Informasi : Jumlah penduduk, penduduk miskin, DPT Informasi Akademik Data : Biodata mahasiswa, Nilai, Aktifitas Informasi : Absen per kelas, Transkrip, IP, IPK, Ijazah Konsep Dasar Informasi 16

17 Konsep Dasar Informasi (2) 17

18 Siklus Informasi 1. Input (data) yang diolah melalui suatu model (process) menjadi output (informasi) 2. Diterima oleh penerima informasi (recipient) kemudian dibuat keputusan (decision) dan melakukan tindakan (action) 3. Hasil tindakan tersebut (result) akan kembali menjadi data yang akan ditangkap (captured) sebagai input dan diproses kembali melalui model dan seterusnya membentuk suatu siklus 4. Siklus tersebut disebut sebagai information cycle atau data processing cycle Konsep Dasar Informasi (3) 18

19 Kualitas Informasi Akurat informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Komponen akurat meliputi: Completeness, informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Correctness, informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran. Security, informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan. Konsep Dasar Informasi (4) 19

20 Tepat waktu Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Relevan Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda mengingat kebutuhannya. Waktu respon Berkaitan dengan kecepatan informasi yang diberikan sesuai dengan tuntutan pengguna. Lengkap Informasi dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Konsep Dasar Informasi (5) 20

21 Definisi Sistem Informasi Kumpulan dari subsistem apapun baik fisik ataupun nonfisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna (Azhar Susanto, 2004). Susunan dari orang-orang, kegiatan, data, jaringan, dan teknologi yang diintegrasikan sedemikian rupa dengan tujuan untuk mendukung dan memperbaiki operasi sehari-hari perusahaan serta untuk memenuhi kebutuhan informasi baik untuk pengambilan keputusan maupun pemecahan masalah (Whitten, 2004). Jadi sistem informasi berfungsi menghasilkan informasi untuk memenuhi kebutuhan aktivitas organisasi. Informasi yang bernilai tinggi dihasilkan oleh suatu sistem informasi yang efektif dan efisien. Sistem informasi yang efektif dan efisien menghendaki intervensi menajemen secara tepat. Konsep Dasar Sistem Informasi 21

22 (Azhar Susanto, 2004) Otak Sangat berperan dalam mengolah rangsangan yang tertangkap oleh indranya. Mengolah rangsangan / menginterpretasikan / mempersepsikan akan menghasilkan suatu fakta. Manual Alat bantu manual (untuk mengolah & mengingat sesuatu), mulai dari menulis di batu, sampai kemudian ditemukannya pena & kertas, dsb Alat Pengolah dalam Sistem Informasi 22

23 Mekanik Muncul dari kebutuhan untuk membuat sesuatu dengan lebih cepat & rapi (mesin tik, mesin penjumlah mekanik) Elektrik Hampir sama dengan mekanik, yang berbeda adalah tenaga penggeraknya menggunakan listrik (telegraph) Elektronik Pengembangan peralatan elektrik dengan kelebihan lebih efisien & efektif. Pengolahan datanya disebut sebagai electronic data Alat Pengolah dalam Sistem Informasi (2) 23

24 SI dapat digambarkan sebagai sistem yg terdiri dari berbagai komponen. Komponen ini dapat dianalogikan sebagai blok bangunan (building block), yg terdiri dari: Blok masukan (Input) Blok model (Model) Blok keluaran (Output) Blok teknologi (Technology) Blok basisdata (Database) Blok kendali (Control) Saling berinteraksi satu sama lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran Komponen Sistem Informasi 24

25 Blok masukan Mewakili sejumlah data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode-metode dan media untuk memperoleh data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar. Blok model Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi/mentranspormasi data masukan dan data yang tersimpan dalam basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Blok keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran berupa informasi dan dokumentasi yang berkualitas yang dapat digunakan untuk semua tingkatan manajemen dan semua pemakai sistem. Komponen Sistem Informasi (2) 25

26 Blok teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membatu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi(brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Blok basis data Merupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat. Blok kendali Pengendalian dirancang dan diterapkan untuk memelihara sistem dari hal-hal yang dapat merusaknya, seperti faktor-faktor alamiah (api, air, debu, dsb), virus, dan sebagainya. Komponen Sistem Informasi (3) 26

27 Pada dasarnya pemrosesan data dalam sistem informasi berbasis komputer terdiri dari 5 komponen, yaitu: Hardware, menggambarkan mesin, alat, dan peralatan yang berkaitan dengan pengolahan data. Digunakan untuk menunjukkan fungsi penyiapan data, input data, perhitungan, penyimpanan, dan menampilkan keluaran. Software, fungsi software: mengelola sumber daya komputer, menyediakan sarana bagi pengguna untuk memanfaat sumberdaya tsb, dan sebagai perantara antara informasi yang disimpan dengan penggunanya. Brainware, para spesialis (information specialist) yang bertanggung jawab dalam menerapkan dan menjalankan sistem informasi. Para spesialis yaitu: System Anayst, Database Administrator, Network Specialist, Programmer, Operator. Komponen Sistem Informasi Berbasis Komputer 27

28 Procedures, serangkaian peraturan peraturan yang menentukan operasi sistem komputer. Dapat juga diartikan sebagai kebijakan perusahaan yang mengendalikan operasi sistem komputer. Contoh: Standar Operating Procedures (SOP) yang terdapat pada perusahaan yang menjelaskan aktivitas normal harian dan penanganan hal hal yang sifatnya darurat bila terjadi kesalahan/kerusakan hardware ataupun software. Database, kumpulan file file yang berisi data yang saling berhubungan dan terorganisir, terpadu, diatur dan disimpan menurut suatu cara tertentu yang memudahkan proses pengambilan kembali. Komponen Sistem Informasi Berbasis Komputer (2) 28

29 Definisi Manajemen Proses pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian usahausaha para anggota organisasi dan pengguna sumber daya lain yang ada dalam organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Stoner, 1992). Manajemen terdiri atas proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang dilakukan manajer pada organisasi, mereka: merencanakan, mengorganisasikan, memprakarsai, dan mengendalikan operasi (Murdik, 1984). Kegiatan dalam manajemen Perencanaan, pengendalian, pengawasan, pengambilan keputusan. Sumberdaya Manusia, material, modal Informasi Konsep Dasar Manajemen 29

30 Tingkatan Kegiatan Manajemen dan Jenis Pembuatan Keputusan Proses Manajemen 30

31 Definisi Sistem Informasi Manajemen Terminologi frase : Kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok unsur dalam sebuah organisasi yang saling terkait dalam usaha memecahkan suatu masalah dengan memanfaatkan sumberdaya manajemen sehingga sampai pada sebuah pemberian informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. James Alter (1992) buku Information System : A Management Perspective : Kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen 31

32 Definisi Sistem Informasi Manajemen Kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yang berguna (Bodnar dan Hopwood, buku Accounting Information System). Turban, McLean, dan Waterbe (1999) buku Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages : Sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (2) 32

33 Tujuan Utama Sistem Informasi Manajemen Tujuan utama SIM adalah membantu pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat. Tantangan SIM dalam mencapai tujuan utama SIM (sistem informasi yang efisien) Kemampuan memberikan macam & jumlah informasi yang benarbenar dibutuhkan. Menyampaikan informasi yang memenuhi persyaratan & mudah dimengerti oleh pimpinan. Sistem Informasi Manajemen 33

34 SIM Menjembatani Perencanaan dan Pengendalian Sistem Informasi Manajemen (2) 34

35 SIM dalam Perencanaan, Pengorganisasian, dan Evaluasi/Pengontrolan Sistem Informasi Manajemen (2) 35

36 SIM dalam Perencanaan, Pengorganisasian, dan Evaluasi/Pengontrolan SIM harus ada dan dimanfaatkan pada semua fungsi manajemen agar organisasi dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Semua fungsi manajemen yaitu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), dan evaluating & controlling (evaluasi dan pengendalian) harus dilaksanakan secara benar agar proses & hasil pekerjaan organisatoris optimal. Sistem Informasi Manajemen (3) 36

37 Sistem Informasi Manajemen yang efektif Mampu menyajikan dan menyediakan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan pada fungsi manajemen manapun. Menghasilkan perencanaan termasuk rencana penganggaran yang memiliki nilai keterlaksanaan, realitas, fleksibilitas, dan rasional yang tinggi. Memberikan arah pengorganisasian (staffing, coordinating, directing) yang jelas dan tepat. Memberikan informasi yang tepat dalam aktivitas pengendalian atau evaluasi atau pengontrolan dalam organisasi. Sistem Informasi Manajemen (4) 37

38 Q & A 38

39 Materi Latihan: Pilihlah tempat (contoh: Apotik, Sekolah, Rumah sakit, Supermarket, dll) yang menurut kelompok anda harus atau sudah memiliki sistem informasi. Menurut kelompok anda: Data apa saja yang dibutuhkan Informasi apa saja yang dihasilkan Kelompokan informasi yang dihasilkan menurut level manajemen Buat uraian mengenai Siklus Informasi yang dihasilkan Sistem tersebut. Latihan - Kelompok 39

40 40