ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG PADA PT. TIRTA INVESTAMA KLATEN TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Meraih Gelar Ahli Madya Manjemen Bisnis Oleh : Dinar Muhamad Rifai F3514022 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN BISNIS FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2017 i
ABSTRACT ANALYSIS OF OPERATIONAL ADMINISTRATIVE SYSTEM OF PT. TIRTA INVESTAMA KALTEN S WAREHOUSE Dinar Muhamad Rifai F3514022 The purpose of this research is to analyze the function of warehouse PT. Tirta Investama Klaten and operational administration system used in receiving the goods from suppliers, storage of materials and finished goods and good delivery to distributors. This research uses descriptive method, by describing the function of the warehouse and the operational administration system applied in PT. Tirta Investama Klaten. The result of this research is the application of warehouse done by PT. Tirta Investama Klaten as a place to receive goods from suppliers, resource and delivery of goods to consumers of distributors. Operational administrative procedures conducted by PT. Tirta Investama klaten is goods from supplier. However, in carrying out its administrative activities problem still constrained such as stacking of goods. This, warehouse operational administration activities have not run effectively and afficienly. Suggestion that can be given to PT. Tirta Investama Klaten is that in storing goods, it is necessary to keep it based on the items, add the number of drivers, carry out controlling, add special rack for carton box and pallet for small material base. Keywords : Warehouse, Operational Administrative System of Warehouse ii
ABSTRAK ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG PADA PT. TIRTA INVESTAMA KLATEN Dinar Muhamad Rifai F3514022 Tujuan pnelitian ini adalah menganalisa fungsi gudang PT. Tirta Investama Klaten dan sistem administrasi operasional yang digunakan dalam kegiatan penerimaan barang dari supplier, penyimpanan barang material dan barang jadi, pengiriman barang ke distributor serta kegiatan administrasi operasional gudang sudahkah berjalan dengan efektif dan efisien atau belum Data yang digunakan sebagai bahan analisis diperoleh melalui obeservasi langsung di lapangan, wawancara dan pemeriksaan terhadap dokumen perusahaan. Penelitian ini menggunakan metode analisis deskriptif, yaitu dengan menggambarkan fungsi gudang dan sistem administrasi operasional gudang yang diterapkan oleh PT. Tirta Investama Klaten. Hasil dari penelitian ini adalah penerapan fungsi gudang yang dilakukan oleh PT. Tirta Investama Klaten sebagai tempat penerimaan barang dari supplier, penyimpanan barang material dan pengiriman barang jadi ke konsumen atau distributor. Prosedur administrasi operasional yang dilakukan PT. Tirta Investama Klaten adalah penerimaan barang dari supplier, penyimpanan barang material dan produk jadi serta pengiriman produk jadi ke konsumen. Namun, dalam melaksanakan kegiatan administrasinya masih terkendala masalah antara lain terjadinya penumpukan barang, ketidaksesuain dalam penyimpanan barang dan keterlambatan pengiriman barang. Kegiatan administrasi operasional gudang belum berjalan secara efektif dan efisien. Saran yang dapat diberikan penulis kepada PT. Tirta Investama Klaten adalah dalam penyimpanan barang sebaiknya disimpan berdasarkan jenis barang, menambah jumlah driver, dilakukan controling, penambahan rak khusus untuk karton box dan pemberian pallet untuk alas material kecil. Kata Kunci: Gudang, Sistem Administrasi Operasional Gudang iii
HALAMAN PERSETUJUAN Tugas Akhir dengan judul : ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG PADA PT. TIRTA INVESTAMA KLATEN Surakarta, 2 Juni 2017 Telah Disetujui oleh Dosen Pembimbing Arum Setyowati, S.E., M.M NIP. 198502102010122007 iv
HALAMAN PENGESAHAN v
MOTTO Barang siapa bersungguh-sungguh. Sesungguhnya kesungguhan itu untuk dirinya sendiri (Q.S. Al-Ankabut 29: 6) Raihlah ilmu, dan untuk meraih ilmu belajarlah untuk tenang dan sabar (Sayyidina Umar bin Khattab) Jagalah sholatmu, maka Allah akan melancarkan segala urusanmu (Penulis) vi
PERSEMBAHAN Karya ini dipersembahkan untuk : - Alm Ayahku dan Ibuku tercinta - Kakakku tersayang - Sahabatku tersayang - Teman-teman Manajemen Bisnis angkatan 2014 Kelas A - Almamater kebangganku vii
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Nikmat dan Rahmat-Nya sehingga Laporan Tugas Akhir dengan judul ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG PADA PT. TIRTA INVESTAMA KLATEN ini dapat diselesaikan dengan baik. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi syarat-syarat Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program Diploma III Program Studi Manajemen Bisnis Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada pihakpihak yang membantu penyusunan laporan tugas akhir ini : 1. Dr. Hunik Sri Runing Sawitri, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret. 2. Drs. Heru Purnomo, M.M, selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Bisnis Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Surakarta. 3. Arum Setyowati, S.E., M.M, selaku Pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan pengarahan selama penyusunan tugas akhir. 4. Dudun Wibowo, S.H, selaku kepala cabang PT. Tirta Investama Klaten yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan magang kerja dan penelitian. 5. Indah Budiarti, selaku pembimbing Magang Kerja di PT. Tirta Investama. 6. Arifin Rahman, S.H, selaku HRD yang telah membantu penulis mendapatkan data-data yang diperlukan oleh penulis. viii
7. Idris Akhmad dan Tri Hatmoko Jaka Prastawa, selaku karyawan pendamping selama kegiatan magang kerja. 8. Ibuku tercinta yang telah mendoakanku dan menjadi motivasi untuk menyelesaikan tugas akhir. Terima kasih atas semua doa dan kesabaranmu selama ini dalam membingbingku. 9. Kakakku tersayang yang telah mendoakanku, mendukungku dan memberikan motivasi dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 10. Sahabatku tersayang yang telah mendoakan, mendukung dan memberi masukkan. 11. Teman-teman Manajemen Bisnis angkatan 2014 Kelas A. 12. Pihak-pihak yang telah membantu dalam menyusun tugas akhir ini yang tidak dapat disebutkan satu-persatu. Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan tugas ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Namun demikian, karya sederhana ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhlan. Surakarta, 2 Juni 2017 Dinar Muhamad Rifai ix
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i ABSTRACT... ii ABSTRAK... iii HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING... iv HALAMAN PENGESAHAN... v MOTTO... vi PERSEMBAHAN... vii KATA PENGANTAR... viii DAFTAR ISI... xi DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... BAB I PENDAHULUN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 4 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat penelitian... 5 x
E. Metode Penelitian... 5 1. Desain Penelitian... 5 2. Obyek Penelitian... 5 3. Sumber Data... 6 4. Teknik Pengumpulan Data... 6 5. Teknik Analisis Data... 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 9 A. Pengertian Gudang... 9 B. Jenis Gudang... 9 C. Fungsi Gudang... 10 D. Kegiatan Dalam Gudang... 12 E. Administrasi Gudang... 14 F. Efektifitas dan Efisiensi... 16 BAB III PEMBAHASAN... 18 A. Gambaran Obyek Penelitian... 18 1. Profil dan Sejarah Perusahaan... 18 2. Lokasi Perusahaan... 20 3. Struktur Organisasi... 20 4. Visi dan Misi... 21 5. Jenis-Jenis Produk... 22 B. Laporan Magang Kerja... 22 1. Pengertian Magang kerja... 22 2. Manfaat Magang Kerja... 23 3. Pelaksanaan Magang Kerja... 23 xi
C. Pembahasan Masalah... 27 1. Fungsi Gudang... 27 2. Prosedur Administrasi Gudang... 29 3. Efektifitas dan Efisiensi Administrasi Operasional Gudang... 38 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 40 A. KESIMPULAN... 40 B. SARAN... 40 DAFTAR PUSTAKA... LAMPIRAN... xii
DAFTAR TABEL TABEL Halaman 3.1 Daftar Kegiatan Magang Kerja... 24 xiii
DAFTAR GAMBAR GAMBAR Halaman 3.1 Struktur Organisasi... 21 3.2 Diagram Alir Penerimaan Barang Dari Suplier... 31 3.3 Diagram Alir Penyimpanan Barang Material dan Produk Jadi di Gudang... 34 3.4 Diagram Alir Pengiriman Produk Jadi Ke Konsumen atau Distributor... 36 xiv
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1: Surat Keterangan Magang LAMPIRAN 2: Surat Penilaian Magang LAMPIRAN 3:Foto Magang xv