BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Teknologi memiliki peran yang sangat penting dalam kehidupan manusia di zaman ini sehingga menjadikan segala sesuatu lebih mudah dan praktis, khususnya meningkatkan kinerja organisasi serta mempermudah komunikasi antar sesama. Tidak hanya manusia sebagai individu, manusia sebagai organisasi juga mendapat dampak positif dari penggunaan teknologi ini. Bagi organisasi, teknologi dapat memberikan kemudahan dalam kegiatan operasionalnya. Internet juga merupakan suatu sarana yang memberikan kemudahan dalam melakukan akses informasi secara cepat dan tidak dibatasi waktu dan tempat. Dalam meningkatkan kinerja operasionalnya, organisasi membutuhkan suatu basis data di mana teknologi informasi ini dapat mengatur data secara akurat, cepat, dan dapat diperoleh di manapun dan kapanpun sehingga diperlukan sebuah sistem yang dapat memberikan kemudahan untuk mengakses informasi dari berbagai tempat. Perkantas (Persekutuan Kristen Antar Universitas) merupakan Yayasan yang didirikan pada tanggal 29 Juni 1971 dengan visi Mempersiapkan siswa dan mahasiswa menjadi alumni yang dewasa dan menjadi berkat dalam keluarga, gereja, bangsa dan negara serta dunia. Perkantas hadir di Indonesia untuk memberikan pembinaan spiritual kepada siswa dan mahasiswa yang diharapkan ketika mereka menjadi alumni, dapat bekerja secara profesional, memiliki etika kerja yang baik, dan berdampak bagi bangsa dan negara. Yayasan Perkantas sudah hadir di berbagai daerah di Indonesia, akan tetapi Yayasan Perkantas saat ini belum memiliki sebuah aplikasi untuk memanajemen organisasinya. Hal ini menghambat jalannya operasional Yayasan Perkantas. Masalah atau hambatan yang cukup besar dihadapi oleh Yayasan Perkantas adalah manajemen data. Selama ini, penyimpanan dilakukan dalam bentuk file fisik ataupun softcopy dalam komputer lokal. Sharing data juga dilakukan dalam bentuk file fisik, melalui e-mail, maupun softcopy melalui media penyimpanan fisik seperti flashdisk dan lainnya. Data yang disebutkan di atas berupa alumni, donatur, staff, pengurus, donatur, dan file-file. Contoh file yang dimaksud berupa 1
2 surat keputusan, laporan keuangan, surat berharga, dan lainnya. Oleh karena itu, yayasan mengajukan pembangunan aplikasi berbasis web dengan fitur File Manager untuk melakukan manajemen dan sharing data serta file. 1.2. Rumusan Masalah Terdapat beberapa rumusan masalah antara lain: a. Belum ada aplikasi untuk melakukan penyimpanan dan pertukaran data berbasis web. b. Proses pencarian data (alumni, pengurus, staff, donatur dan file) yang membutuhkan waktu yang lama. c. Proses sharing data membutuhkan adanya staff yang memegang data di komputer lokal tersebut. d. Data (alumni, pengurus, staff, donatur) yang mengalami inkonsistensi dan redundansi. 1.3. Ruang Lingkup Ruang lingkup yang akan dibahas pada skripsi ini dibatasi pada hal sebagai berikut: - Perancangan aplikasi web yang digunakan oleh staff dan pengurus Perkantas Nasional untuk mengakses data alumni, donatur, staff, dan pengurus yang dibatasi oleh hak akses (16 hak akses). - Pembuatan fitur File Manager di dalam aplikasi web Perkantas Nasional. 1.4. Tujuan dan Manfaat Tujuan perancangan aplikasi web PerkantasManager adalah: - Memenuhi kebutuhan Yayasan dengan menyediakan aplikasi web yang dapat digunakan untuk penyimpanan dan pengambilan data dan file. - Menyediakan fasilitas arsip secara online berupa File Manager, yang dapat dibuka sewaktu-waktu jika dibutuhkan. - Memudahkan sharing data bagi setiap bagian yayasan (nasional, cabang, ranting, perintisan).
3 Manfaat yang bisa diperoleh adalah: - Staff dapat menyimpan dan mengambil data yang dibutuhkan sesuai dengan hak aksesnya. - Pengarsipan file berupa dokumen dan surat-surat secara online yang lebih mudah dan terorganisir. 1.5. Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam pembuatan skripsi ini adalah sebagai berikut: A. Metode Analisis a. Wawancara Wawancara dengan pihak yayasan untuk mendapatkan informasi mengenai permasalahan yang dihadapi oleh staff dan pengurus Perkantas. b. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan mengambil teori berdasarkan dari bukubuku yang terkait. B. Metode Perancangan Metode pengembangan yang diterapkan adalah Extreme Programming (XP) dengan tahapan proses sebagai berikut: 1. Planning Dalam tahap ini, akan dilakukan pengumpulan informasi kebutuhan terhadap website yang akan dikembangkan. Tim juga akan membuat timeline berdasarkan iterasi pengerjaan proyek sebagai estimasi waktu pengembangan aplikasi hingga selesai. 2. Designing Hasil pengumpulan kebutuhan pada tahap sebelumnya akan digunakan untuk tahap perancangan sistem dan perancangan database. - Perancangan Sistem Sistem dirancang sesuai dengan fungsi dan fitur yang dikehendaki pengguna dengan membuat sejumlah diagram UML (Unified Model Language), yaitu berupa use case diagram, use case description, activity diagram, sequence diagram, data flow diagram.
4 - Perancangan Database Database untuk aplikasi web PerkantasManager dirancang sesuai dengan informasi yang dibutuhkan dengan mengikuti tahapan perancangan database Connolly yang dibagi menjadi tiga tahap perancangan utama, yaitu perancangan database konseptual, logikal, dan fisikal. 3. Coding Pada tahap ini akan dilakukan pemrograman sistem berdasarkan perancangan yang telah dibuat sebelumnya. 4. Testing Pengujian bagi aplikasi yang telah dibuat dan adanya evaluasi dari pengguna, di mana pengguna dapat memberikan tambahan, mengubah kebutuhan yang telah atau belum disampaikan serta menyetujui terhadap perkembangan aplikasi yang telah dibuat. Iterasi pengerjaan dapat dilakukan kembali untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan hasil evaluasi. 1.6. Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, serta sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini dibahas mengenai teori dasar yang mendukung dalam perencanaan sistem, artikel ilmiah serta penjelasan tentang komponenkomponen yang menunjang perealisasian aplikasi. BAB 3 DESKRIPSI UMUM PERUSAHAAN Dalam bab ini dibahas mengenai gambaran umum perusahaan yang dijadikan sebagai tempat penelitian, identifikasi permasalahan, ruang lingkup penelitian, identifikasi sistem berjalan dan usulan pemecahan masalah. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas mengenai hasil penelitian berupa sistem yang telah direalisasikan berdasarkan metode penelitian yang dipergunakan.
5 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan saran-saran pengembangan lebih lanjut dari aplikasi tersebut.
6