BAB VI MK Komunikasi Bisnis PENGORGANISASIAN & REVISI PESAN-PESAN BISNIS
Penyebab Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik 1. Bertele-tele. 2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan. 3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis. 4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup didalam pembahasan.
Bagaimana Mengorganisasi Pesan-Pesan Bisnis yang Baik? Subjek & tujuan jelas. Semua informasi berhubungan dengan subjek & tujuan. Ide-ide dikelompokkan & disajikan dengan cara yang logis. Semua informasi penting sudah tercakup.
Manfaat Pengorganisasian Yang Baik a) Membantu audiens memahami suatu pesan (kognitif). b) Membantu audiens menerima suatu pesan (afektif). c) Menghemat waktu audiens. d) Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline Mendefinisikan & Mengelompokkan Ide-ide Menentukan urutan dengan rencana operasional
IDENTIFIKASI & PENGELOMPOKKAN IDE Ide Pokok 1. Alasan Umum 2. Alasan Umum 3. Alasan Umum Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti
Menentukan Urutan Dengan Rencana Organisasional a. Pendekatan Langsung (Direct Approach). b. Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach).
Pendekatan Langsung (Direct Approach) pendekatan deduktif (deductive approach). Ide pokok bukti-bukti pendukung. Reaksi audiens cenderung positif & menyenangkan.
Kelebihan Direct Approach Menghemat waktu pembaca. Menetapkan bingkai berpikir yang tepat. Mencegah frustasi.
Pendekatan Tidak Langsung (Indirect Approach) pendekatan induktif (inductive approach). Bukti pendukung ide pokok. Reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Kelebihan Indirect Approach Menghargai perasaan audiens. Mendorong penerimaan yang baik. Meminimalkan reaksi negatif.
Jika Senang Jika agak Tertarik Jika Netral Jika tidak Tertarik Jika tidak Senang Jika Bermusuhan PENDEKATAN LANGSUNG PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG ----------- Berita baik-------------- Atau ide utama--------- ----------------------------- ----------------------------- ----------------------------- ----------------------------- -------------- -------------- ----------------------------- ----------------------------- ----------------------------- Berita Buruk------------ Atau ide utama--------- ----------------------------- -------------
REVISI PESAN-PESAN BISNIS
Mengapa Revisi Sangat Diperlukan? Peninjauan ulang atau penyempurnaan untuk antisipasi kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud & tujuan pesan. Hanya sedikit penulis yang bisa menghasilkan sebuah tulisan yang memuaskan pada versi pertama.
REVISI Keterampilan merevisi. Memilih kata-kata yang tepat. Membuat kalimat yang efektif. Mengembangkan paragraf.
Keterampilan Merevisi Pesan bisnis pesan pribadi. Pesan bisnis memerlukan proses pemikiran, tenaga, & waktu yang cukup. Pesan bisnis: tertulis & lisan. Memiliki persamaan & perbedaan dari: Sisi format penulisan, Gaya penulisan, & Cara penyampaiannya.
I. Pesan-Pesan Bisnis Tertulis a) Mengevalusi Isi, Pengorganisasian & Gaya Penulisan: Baca seluruh dokumen dengan cepat (skimming). Hal-hal yang perlu diperhatikan: - Substansi pesan. - Pengorganisasian pesan. - Gaya penulisan.
Membuat Pesan Jelas KISS : Keep It Short and Simple
Contoh: Samar-samar Karyawan belum cukup disadarkan mengenai kemungkinan konsekuensi merugikan yang terkandung dalam bahan-bahan kimia ini. Jelas Peringatkan karyawan Saudara tentang bahan kimia ini.
Membuat Pesan Ringkas Bertele-tele Ada tiga hal yang ingin saya lakukan. Ringkas Saya ingin melakukan tiga hal.
b) Mengedit Mekanik/Teknik Penulisan o Susunan kalimat, sesuai dengan kaidah bahasa. o Penggunaan kapitalisasi secara tepat. o Penulisan tanda baca secara benar. o Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat. o Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat.
c) Mengedit Format & Layout Format & bentuk fisik penulisan: Menarik, ditata rapi, bersih & tidak penuh coretan, menggunakan kertas yang berkualitas.
CONTOH Kami bermaksud menyelenggarakan konferensi tahunan di hotel Rose Garden dalam bulan depan. Sehubungan dengan hal tersebut kami berharap dapat memperoleh informasi tentang ketersediaan kamar untuk 350 peserta konferensi. Selain itu, kami juga memerlukan informasi tentang konsumsi dan kendaraan yang memadai untuk antar-jemput dari bandara ke hotel dan sebaliknya.
REVISI Asosiasi Manajemen Wirausaha Indonesia merencanakan konferensi nasional bertempat di hotel Rose Garden dari tanggal 25-30 April 2007. Sehubungan dengan rencana tersebut kami memerlukan informasi yang terinci sebelum kami menetapkan keputusan akhir. Kami berharap pihak manajemen dapat memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan berikut: 1. Dapatkah disediakan akomodasi untuk 350 orang untuk tanggal-tanggal tersebut diatas (dengan perkiraan tiga perempat dari peserta lebih menyukai single room)? 2. Berapa biaya penginapan untuk setiap kamar? 3. Dapatkan disediakan tiga ruang pertemuaan yang besar pada tanggal-tanggal tersebut (setiap ruang berkapasitas 125 orang? 4. Kami lebih menyukai makan bersama dalam bentuk prasmanan untuk makan pagi, siang, dan malam. Dapatkah hal tersebut dipenuhi?kami juga memerlukan informasi tentang menu dan harga. 5. Apakah hotel Rose Garden memiliki kendaraan yang representatif untuk antar-jemput peserta dan dari hotel/airport?
II. Pesan-Pesan Bisnis Lisan Disampaikan melalui rapat/pertemuan bisnis, negosiasi, presentasi bisnis. Perlu kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan yang akan disampaikan. Perlu pengeditan yang mencakup: - Substansi pesan. - Pengorganisasian pesan. - Gaya penulisan.
Substansi Pesan Apakah inti pesan telah tercantum di dalamnya? Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, audio, audivisual) juga sudah tercantum?
Pengorganisasian Pesan Pembuka. Penyampaian substansi pesan. Penutup. Gaya Bahasa Lebih menarik & dinamis daripada tertulis. Penyampaian yang lebih santai, luwes & tidak monoton.
PEMILIHAN KATA YANG TEPAT Kata yang sudah familiar/dikenal. Kata yang singkat. Hindari kata bermakna ganda. Contoh: Kacamata yang dikonsumsi untuk berenang di kolam renang ini dirancang oleh divisi R & D di bawah pengawasan rezim Pak Yoshida, pemilik perusahaan ini. Revisi??? TRIVIA TIME?
MEMBUAT KALIMAT EFEKTIF Bentuk kalimat yang dengan sadar & sengaja disusun untuk mencapai informasi yang tepat & baik. Contoh: A man without his woman is nothing.
Mengembangkan Paragraf Ilustrasi. Komparasi. Sebab-akibat. Klasifikasi. Pemecahan masalah.
Referensi Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan. Indeks:Jakarta. Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006). Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga.