1 III TEORI DAN METODOLOGI SISTEM 1. MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN A. Pendahuluan Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Jenis-jenis Model: 1. Model Fisik Penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi 2. Model Naratif Menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. 3. Model Grafik Menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk. Contoh (Economic Order Quantity / EOQ) A Graphic Model of the Economic Order Quantity Concept Cost Total cost Maintenance cost 0 EOQ Order Quantity Purchasing cost 4. Model matematika Semua rumus atau persamaan matematika dalam pembuatan model bisnis. EOQ = 2PS M Kegunaan Model: 1. Semua empat model memudahkan pemahaman dan komunikasi. 2. Model matematika juga membantu meramalkan masa depan.
2 Model Sistem Umum Perusahaan Diagram grafis yang disertai dengan narasi yang melukiskan semua system organisasi umum, dengan menggunakan suatu kerangka system. B. Sistem Fisik 1. Arus material 2. Arus Personil 3. Arus Mesin 4. Arus Uang Sumber Daya Proses Transformasi Sumber Daya Output Transformation Process Output Boundary of The Firm SISTEM FISIK PERUSAHAAN SISTEM KONSEPTUAL 1. Sistem Lingkaran Terbuka Suatu system tanpa lingkaran umpan balik/mekanisme kontrol. 2. Sistem Lingkaran Tertutup Suatu system yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian, dapat mengendalikan outputnya dengan membuat penyesuaian pada inputnya.
3 Mekanisme Pengendalian Proses Transformasi Output 3. Pengendalian Manajemen Management Proses Transformasi Output 4. Pengolah Perjalanan informasi tak selalu langsung dari system fisik kepada manajer karena berada jauh dari aktivitas. Para manajer harus memperoleh informasi dari suatu system/prosedur yg menghasilkan informasi dari data yg terkumpul, disebut Pengolah informasi. Management Information Processor Data Proses Transformasi Dimensi-Dimensi 1. Relevansi 2. Akurasi 3. Ketepatan waktu 4. Kelengkapan
4 Agar Manajer dapat melakukan pengendalian atas bagian yang telah menjadi tanggung jawabnya, harus terdapat 2 unsur: 1. Harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapai. 2. Harus ada standar kinerja yg mencerminkan apa yang harus dicapai. Standar : Ukuran kinerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik. Tujuan : sasaran keseluruhan yang harus dicapai system. Suatu system harus memiliki sedikitnya 1 tujuan, tetapi dapat pula beberapa tujuan. Sistem Konsepsual yang mengendalikan system fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajemen, pengolah informasi dan standar. MANAGEMENT BY EXCEPTION (MBE) Membandingkan standar dengan output informasi dari pengolah informasi Manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. MBE merupakan kemampuan dasar yang disediakan oleh CBIS. MBE memberikan 3 keuntungan dasar: 1. Manajer tidak membuang waktu untuk memantau aktivitas yg berlangsung secara normal. 2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh. 3. Perhatian dipusatkan pada peluang, maupun pada hal yang tak berjalan semestinya. Arus Keputusan - Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi - diubah menjadi keputusan oleh manajer
5 MODEL UMUM PERUSAHAAN ` Standards Keputusan Management Information Processor dan Data Data SD FISIK Proses Transformasi SD FISIK MENEMPATKAN MODEL SISTEM UMUM DALAM KONTEKS - model tersebut akan membantu anda menyesuaikan diri dgn perusahaan. - Akan memberikan suatu rasa kemantapan ketika anda mempelajari perusahaan. - Akan memberikan suatu gambaran mental mengenai apa yang harus diperkirakan. 2. PENDEKATAN SISTEM A. Pemecahan Masalah Masalah? Pemecahan masalah? Keputusan? Pengambilan keputusan?
6 Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah Sistem konseptual adalah suatu system pemecahan masalah yang terdiri dari: - manajer - informasi - standar. - Dua elemen lain masuk dalam proses pengubahan masalah menjadi solusi. Kedua elemen tersebut adalah solusi alternative dan kendala. Setelah berbagai alternatif pemecahan masalah diidentifikasikan oleh manajer, system informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternatif dengan mempertimbangkan berbagai kendala yang mungkin baik intern maupun lingkungan Masalah Elemen-elemen Proses pemecahan masalah Elemen2 system konseptual Standar Keadaan yang diinginkan Pemecah masalah (manajer) Keadaan saat ini Berbagai Solusi alternatif kendala Solusi Masalah Versus Gejala Struktur Masalah. Masalah terstruktur Masalah tidak terstruktur Masalah semi-terstruktur.
7 Struktur Masalah Pemecahan Oleh Komputer DSS DSS Pemecahan Oleh Manajer Structured Semi-structured Unstructured B. PENDEKATAN SISTEM John Dewey, professor filosofi di Columnia University, ia mengidentifikasikan tiga seri penilaian dalam pemecahan masalah. 1. Mengenali kontroversi 2. Menimbang klaim alternatif Masalah 3. Membentuk penilaian Solusi Serangkaian langkah-langkah dalam pendekatan system Terdiri dari 10 langkah yang dikelompokkan menjadi 3 tahap: Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi system. 1. Memandang perusahaan sebagai suatu system 2. Mengenali system lingkungan 3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan Usaha definisi, mencakup mengidentifikasi masalah utk dipecahkan dan kemudian memahaminya. 1.Bergerak dari tingkat system ke subsistem 2.Menganalisis bagian system dalam urutan tertentu
8 Usaha solusi, mencakup langkah2 yg tersebut dibawah: 1.Mengidentifikasi solusi alternative 2.Mengevaluasi solusi alternative 3.Memilih solusi terbaik 4.Menerapkan solusi terbaik 5.Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif. Pendekatan system memerlukan pengambilan keputusan Tahap Langkah Keputusan Usaha definisi Usaha solusi 1. Bergerak dari tingkat system ke subsistem 2.Menganalisis bagian system dalam urutan tertentu 1.Mengidentifikasi solusi alternative 2.Mengevaluasi solusi alternative Dimanakah permasalahannya? Apakah perlu dikumpulkan data baru atau data itu sudah ada? Bagaimana data akan dikumpulkan? Apa penyebab masalah itu? Berapa banyak alternative yg perlu diidentifikasi? Apakah alternatif2 ini layak? Kriteria apa yg harus digunakan? Bagaimana tiap alternative memenuhi tiap criteria? Apakah semua criteria memnuhi tiap kriteria 3.Memilih terbaik solusi 4.Menerapkan solusi terbaik 5.Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif. Apakah terdapat cukup informasi untuk membuat pilihan? Alternatif mana yg merupakan criteria terbaik? Kapan sebaiknya solusi ini diterapkan? Bagaimana Seharusnya solusi ini diterapkan? Siapa yang harus membuat evaluasi? Seberapa baik solusi itu mencapai tujuan? Faktor faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah Gaya dasar dalam merasakan masalah:
9 penghindar masalah pemecah masalah pencari masalah Manajer juga berbeda dalam cara mereka mengumpulkan informasi: Gaya teratur Gaya menerima Cara mereka menggunakan informasi untuk memecahkan masalah : Sistematis Intuitif Menempatkan pendekatan system dalam Perspektif 1. Pendekatan system sebenarnya hanyalah akal sehat. 2. Pendekatan system hanyalah satu cara memecahkan masalah 3. Pendekatan system adalah metodologi system dasar. Walau tidak semua manajer mengikuti pendekatan system dalam pemecahan masalah, pendekatan system merupakan metodologi system dasar. 3. METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM A. Siklus Hidup Sistem Tahap-tahap siklus hidup Siklus hidup system/system life cycle (SLC) adalah proses evolusi system yang diikuti dalam menerapkan system atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan system. Empat tahap pertama dalam SLC adalah perencanaan, analisis, rancangan dan penerapan. Empat tahap tersebut ditujukan bagi pengembangan. Istilah Siklus hidup pengembangan system/ system development life cycle (SDLC), sering digunakan bagi empat tahap ini. Tahap yang kelima adalah tahap penggunaan. Pengelolaan Siklus Hidup
10 Tanggung jawab manajemen sikus hidup dapat berada pada beberapa tingkatan organisasi. Pada tingkat puncak, pengarahan menyeluruh dapat dating dari direktur utama dan eksekutif lain, yang sering berfungsi sebagai suatu komite pengarah. Pada tingkatan yang lebih rendah, kepemimpinan berada pada komite pengarah SIM. Dalam tim-tim proyek, pengarahan diberikan oleh para pemimpin proyek. Manajer Siklus Hidup Sistem Diatur Secara Hirarki Ekskutif Komite Pengarah SIM Marketing Manufacturing Pemimpin Proyek Tim model lokasi gudang Project leader MRP II team Project leader ISDN system team Finance Project leader Credit approval system team Human Project leader HRIS team Manajer dari area pemakai terlibat dalam perencanaan siklus hidup dengan maksud memperoleh manfaatnya nanti dalam proyek. Analisis system membantu manajer mendefinisikan masalah, menetapkan tujuan, dan mengenali kendala, kemudian mengadakan studi kelayakan. Studi kelayakan menjadi dasar bagi komite pengarah SIM dan manajer untuk menentukan apakah perlu melanjutkan proyek tersebut. Keputusan untuk maju menjadi tanda bagi para peserta untuk menetapkan suatu mekanisme pengendalian.
11 MIS Steering Comm The Planning Phase Comm Manager Systems Analyst 1. Menyadari Masalah 2. 3. Definisikan masalah Menentukan tujuan sistem konsultasi 4. Identifikasi Kendala sistem 5. 6. Membuat Studi kelayakan Menyiapkan usul penelitian sistem 7. Approve or disapprove the study project 8. Menetapkan mekanisme pengendalian Tahap analisis dimulai dengan pengumuman kepada para pegawai dan pembentukan tim proyek. Langkah-langkah selanjutnya sangat penting bagi keberhasilan proyek: pemakai mendefinisikan kebutuhan informasi mereka dan menentukan criteria kinerja. Analis menyiapkan usulan rancangan, yang memberikan justifikasi untuk merancang system baru. 1. MIS Steering Committee The Analysis Phase Manager Mengumumkan the system study Systems Analyst 2. 3. 4. Organize the project team Define information needs Definisikan kriteria kinerja sistem 5. Menyiapkan usulan rancangan 6. Approve or disapprove the design project 7-21
12 Tahap rancangan mulai saat analis terlibat terlibat dalam rancangan system yang terinci, dengan menggunakan teknik-teknik dan peralatan terstruktur yang men-dokumentasikan baik proses maupun data. Konfigurasi system alternative diidentifikasi dan dievaluasi, dan yang terbaik dipilih. Usulan penerapan memberikan manajemen dasar untuk menciptakan suatu system kerja dari dokumentasi rancangan. Tahap penerapan melibatkan para spesialis informasi, pemakai dan mungkin orang luar seperti konsultan dan kontraktor. Setelah perencanaan yang terinci dan pengumuman, diperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, dan diciptakan database. Saat fasilitas fisik telah siap dan pendidikan yang diperlukan telah dilaksanakan, cutover ke system baru dapat terjadi. Segera setelah tahap penggunaan dimulai, analis system dan auditor internal melaksanakan penelaahan setelah penerapan, yang diulangi secara berkala sepanjang umur hidup system. Spesialis informasi juga melakukan pemeliharaan. Walau siklus hidup system mewakili bentuk dasar dari kerja system, siklus hidup system terpengaruh perubahan oleh metodologi lain yang menekankan penggunaan peralatan pengembangan berbasis komputer. Rapid application development (RAD) adalah salah satu metodologi tersebut, dan meyatukan baik Computer-aided software engineering (CASE) maupun prototyping.