A. Pendahuluan E-mail adalah electronic mail (surat elektronik) merupakan salah satu atau pelayanan internet yang sering kita gunakan. Sebagai alat komunikasi yang murah dan cepat, kita dapat berkomunikasi atau berhubungan dengan siapa saja diseluruh dunia yang terhubung di internet melalui e-mail ini. Pada dasarnya prinsip ini hampir sama dengan pengiriman surat melalui pos biasa. Melalui pos, kita mengirimkan surat yang sudah dibubuhi alamat tujuan ke kantor pos. Dari kantor pos ini, surat kita akan disampaikan ke kantor pos terdekat dengan alamat yang dituju hingga akhirnya surat itu sampai ke alamat tersebut. Namun, kita tidak tahu apakah surat itu sudah sampai ke tangan orangg yang dituju atau belum. Hal ini baru kita ketahui setelah orang itu membalas surat kita. Pengiriman surat dengan cara lama (konversional) ini membutuhkan waktu yang cukup lama, bisa berhari-hari bahkan berminggu-minggu.
Berbeda dengan e-mail, melalui e-mail ini, surat atau data dikirim secara elektronik dengan waktu singkat dalam hitungan detik. Bahkan kita bisa mengirim data berupa file, program, grafik, gambar, dan sebagainya. Tak hanya itu, kita juga bisa mengirim surat lewat e-mail ke lebih dari satu orang sekaligus dalam satu waktu bersamaan. Hampir semua ISP (Internet Service Provider) menyediakan sarana e-mail ini, bahkan banyak situs atau web bebas yang menyediakan layanan surat elektronik ini secara gratis, kita tinggal memilih situs mana yang paling hkamul. Dan banyak dipercaya orang. 1. Bagian-bagian dari Alamat E-mail Alamat surat di internet (e-mail) memiliki tiga bagian berikut ini: a. Alamat email dipisahkan oleh tkamu @ (tkamu di) b. Bagian sebelum tkamu @ adalah kotak surat (ID) atau user name (nama pengguna). Nama pengguna ini merupakan nama pribadi kamu.
c. Bagian sesudah tkamu @ adalah nama domain dari penyedia jasa internet (ISP) atau nama web penyedia fasilitas email tersebut, seperti yahoo.com; hotmail.com; gmail.com dan sebagainya. Contoh alamat e-mail ini antara lain : budh19@gmail.com;kompas@kompas.com dan sebagainya. 2. Jenis-Jenis E-Mail Elektronik mail (email) terdiri dari tiga jenis layanan email, yaitu POP mail, e-mail forwarding, dan e-mail berbasis web. Ketiga jenis ini memiliki kelebihan dan kekurangan. a. POP mail POP mail ini sama dengan e-mail yang kita terima dari ISP. Kelebihan e-mail jenis ini antara lain dapat dibaca secara offline. Untuk mengecek e-mail jenis ini, kita terlebih dahulu haru connect ke server POP mail kemudian mendownload seluruh e-mail yang ada, setelah itu baru kita bisa memutuskan internet dan membaca e-mail tersebut.
Bila kita sudah siap dengan surat balasnya, kita connect lagi ke internet dan tekan send. Sedangkan kekurangan dari POP mail antara lain kita tidak bisa mengecek e-mail di sembarang tempat atau di warnet lain. Untuk menjalan POP mail ini kita harus menjalankan program client mail seperti outlook express. b. Email forwarding Pada prinsipnya e-mail forwarding ini merupakan layanan e- mail yang meneruskan e-mail yang dikirim kepadanya ke account e-mail kita yang lain. Jadi, manfaat e-mail forwarding akan terasa bagi kita yang belum menemukan layanan e-mail yang cocok atau suka gonta-ganti e-mail. Kelebihan e-mail jenis ini antara lain: kita bisa menyembunyikan alamat e-mail kita yang sesungguhnya. Selain itu, kita juga tidak perlu memberitahu e-mail kita yang baru. Kita cukup memberikan alamat e-mail forwarding tersebut. Sedangkan kekurangannya antara lain: karena bersifat sebagai perantara, e- mail tersebut akan membutuhkan waktu yang lama untuk sampai ke tempat kita.
c. E-mail berbasis web Email jenis ini merupakan email yang banyak ditawarkan oleh berbagai situs bebas seperti yahoo, gmail, hotmail, dan lain-lain. Biasanya bersifat gratis. Kelebihan dari email ini antara lain : kita bisa mengecek e-mail dari mana saja dan browser atau ISP apa saja. Sedangkan kekurangan email berbasis web ini antara lain untuk mengecek e-mail kita harus selalu berhubungan dengan internet. Bagi yang menerima beberapa atau balasan email tentu enggak begitu terasa. Tapi bagi kita yang menerima puluhan email atau ratusan email tentu akan terasa kekurangannya tentu dalam hal biaya (menambah biaya karena harus selalu terkonek ke internet). B. PENGGUNAAN DAN PENAKAIAN E-mail Untuk menggunakan email ada satu tahapan yang penting yang harus kita lakukan, yaitu membuka account dan mendaftar pada salah satu ISP atau web yang menyediakan fasilitas email tersebut.
Membuka account ini bertujuan untuk memperoleh alamat email. Tanpa alamat email mustahil kita bisa menggunakan email. Jika kita sudah memiliki alamat email maka kita bisa menggunakan email sebagai sarana berkomunikasi dengan orang lain. Sebagai langkah awal, dari ketiga jenis email yang telah disebutkan tadi, kita akan mencoba membuat email jenis ketiga yaitu email berbasis web, karena email jenis ini banyak digunakan oleh para pengguna internet. 1. Membuat alamat E-mail Setiap orang dapat memiliki email secara pribadi. Alamat email ini dapat diperoleh dengan 2 cara yaitu sebagai berikut : a. Melalui penyedia jasa internet atau ISP, alamat email dapat kita peroleh setelah kita terdaftar pasa ISP tersebut. b. Melalui situs-situs atau web bebas yang menyediakan fasilitas email di internet, seperti yahoo, hotmail, gmail dan sebagainya. Biasanya web-web tersebut memberikan email secara gratis.
Untuk membuat alamat email kita akan menggunakan fasilitas yang terdapat di gmail sebagai salah satu situs atau web yang umum dan mudah pendaftarannya serta memberikan space penyimpanan yang besar. a. Bukalah browser mozilla firefox atau internet explorer, kemudian ketikan URL gmail : http://www.gmail.com pada kotak addres bar hingga tampilan jendela gmail seperti ini :
b. Kliklah icon untuk membuat account baru hingga muncul tampilan berikut ini. c. Model keanggotaan di gmail ada dua jenis,yaitu free gmail, dan gmail plus. Untuk gmail plus kita diharuskan membayar iuran keanggotaan setiap tahunnya, sedangkan free mail disediakan gratis untuk kita.
d. Jika proses pengisian fomulir diatas selesai, kliklah tombol I Agree. Apabila proses mengisian formulir benar dan berhasil maka akan muncul tampilan yang menyatakan bahwa berhasil melengkapi pendaftaran di google mail. Dalam tampilan itu akan tertera gmail ID, alamat gmail, dan alamat email alternatif. Untuk alamat email alternatif ini, bisa menggunakan/meminjam alamat email yang sudah ada. Misalnya, alamat mail teman atau saudara. e. Selanjutnya akan muncul tampilan verifikasi account bisa dengan memasukkan nomor handphone, tunggu sebentar sampai di kirim kode lewat sms.
f. Kliklah tombol show my account. Dengan demikian telah resmi terdaftar di gmail. Gmail akan menyediakan kotak surat. Melalui fasilitas ini, dapat menerima dan mengirim surat, berdiskusi, mengirim gambar, maupun menerima surat, gambar, dan sebagainya dari teman-teman atau saudara dari seluruh dunia. Perlu diketahui juga bahwa pada prinsipnya, pembuatan alamat email untuk masing-masing web prinsipnya hampir sama, seperti yahoo, hotmail, lycos dan sebagainya. g. Setelah mengklik tombol show my account, akan langsung di bawa ke inbox (kotak surat gmail). Disana bisa membaca, menerima dan mengirim surat pada orang lain. Tapi jangan lupa mengklik sign out jika sudah selesai. Hal ini dilakukan agar orang lain tidak bisa melihat atau membuka kotak surat. Kotak surat gmail tersebut akan tampil seperti berikut.
2. Cara Mengoperasikan E-mail Pada umumnya dalam pengoperasian e-mail ada dua hal yang selalu kita lakukan yaitu : a. Membuat email dan mengirimnya b. Membacanya email dan membalasnya (reply) maupun meneruskannya (forward).
a. Membuat dan mengirimkan email Untuk membuat dan mengirimkan suatu email dapat kita lakukan melalui kotak surat dari alamat email yang sudah kita miliki. Untuk itu kita harus membuka kotak surat tersebut melalui langkah berikut. 1) Bukalah browser mozilla firefox kemudian ketiklah URL gmail: http://www.gmail.com pada kotak addres bar hingga tampil jendela gmail. Masukkan ID dan Password lalu klik tombol sign in.
2) Jika gmail ID dan Password yang kita isi benar maka kotak surat gmail kita akan tampil seperti ini. 3) Kliklah tombol kotak masuk untuk memeriksa inbox yang berisi surat-surat yang kita terima, atau kalau kita ingin membuat email dan mengirimkannya kepada teman, kita dapat mengklik tombol buat surat hingga tampil jendala pembuatan dan pengiriman e-mail berikut.
4) Ketiklah alamat email yang kita tuju pada isian to, kemudian isilah kotak Cc dan Bcc jika kita juga ingin mengirimkan surat itu ke alamat lain. Namun, kotak isisan Cc dan Bcc tidak perlu kita isi jika hanya satu tujuan alamat saja yang kita ingin tuju.
5) Ketiklah isi surat atau pesan pada kotak yang tersedia. Bila telah selesai kliklah tombol kirim untuk mengirimkan pesan tersebut.
b. Membaca dan membalas (Replay) E-mail Untuk mebaca dan menjawab hingga meneruskan (fordwarding) e-mail ke berbagai teman-teman kita, prosedurnya juga hampir sama seperti mebuat dan mengirimkane-mail. Membaca, menjawab dan meneruskan e-mail tersebut dapat dilakukan melalui kotak surat dari alamat e-mail kita. Prosedurnya adalah sebagai berikut: 1) Bukalah browser mozilla, kemudian ketiklah URL gmail: http://ww.gmail.com pada kotak addres bar hingga tampil jendela gmail. Masukkan gmail ID dan password lalu klik tombol sign in. 2) Jika gmail ID dan password yang kita ketik benar maka halaman kotak surat akan membuka dan disitu dapat kita lihat jika ada surat masuk berarti judul dan pengirim surat tercetak tebal dan berapa surat yang masuk akan tertampil pada angka dalam kurung di tulisan kotak masuk.
3) Untuk membaca e-mail tersebut, kita dapat langsung mengklik kotak masuk, dan klik sekali salah satu dari judul email yang ingin dibaca hingga halaman isi surat terbuka.
4) Prosedur membalas e-mail yang kita terima sama dengan ketika kita mengirimkan surat atau email. Namun kita tidak perlu mengetikkan alamat email karena secara otomatis sudah tertera disitu jika kita menekan tombol reply atau balas. 5) Ketiklah isi surat atau pesan balasan pada kotak yang tersedia. Bila telah selesai kliklah tombol send untuk menirim pesan tersebut. c. Mengirimkan file melalui fasilitas attachment di E-mail (lampiran berkas). Selain mengirimkan dan membalas surat, kita juga dapat mengirimkan file-file lain seperti gambar, tabel dari pengolah angka, program, dan Sebagainya Melalui fasilitas attachment di e-maill. Prosedurnya sebagai berikut: 1) Bukalah browser mozila, kemudian ketiklah URL gmail: http://www.gmail.com pada kotak addres bar hingga tampil jendela gmail. Masukkan gmail ID dan password lalu klik tombol sign in.
2) Ikuti prosedur dalam membalas dan mengirimkan email. Selesai itu semua, kita dapat menyisipkan file, gambar, dan sebagainya dengan cara mengklik tombol telusuri pada kolom lampiran dan pilih file yang akan dikirimkan, jika ingin menambah file yang ingin menambah file yang ingin dikirimkan kita bisa klik tombol lampiran berkas lain. Jika sudah selesai dan pesan sudah diketik bisa langsung di klik tombol kirim.