Transkripsi

1 Sekolah : Mata Diklat : Keterampilan Komputer Dan Pengelolaan Informasi Program Studi : Semua Program Studi Kompetensi : Mengoperasikan Software Client Kode : SWR.OPR.102.(1).A Durasi Pemelajaran : menit Penyusun/Tutor : I. Petunjuk 1. Bacalah modul ini dengan seksama sebelum Kamu melakukan praktik diruangan komputer 2. Jika ada yang kurang kamu pahami mintalah petunjuk tutormu (guru) 3. Praktikkan setiap tutorial hingga selesai sebelum kamu mempraktikkan tutorial berikutnya 4. Kerjakan Tes Kemampuan baik secara teoretis maupun praktik dengan benar 5. Jika kamu telah mengikuti semua tutorial dan tes kemampuan laporkan pada tutormu untuk dikoreksi 6. Mintalah Tes Formatif 7. Jika tes kamu lulus Kamu akan memelajari modul berikutnya, namun jika belum lulus kamu harus mengulang memelajari modul ini. II. Kriteria Kinerja 1. Software Client telah terinstalasi dan dapat berjalan normal 2. User manual Software Client sudah disediakan dan dipahami 3. Perangkat komputer sudah dinyalakan, dengan sistem operasi dan persyaratan sesuai dengan Installation Manual dan SOP yang berlaku. 4. Account telah dimiliki. 5. Software Client dijalankan 6. Menu-menu yang disediakan beserta shortcut-nya dikenali berdasarkan user manual. 7. Format alamat Client dipahami. 8. Konfigurasi sederhana dapat dilakukan, seperti: SMTP server, POP server, IMAP server (jika menggunakan IMAP), account , default user dan password. 9. baru dapat diambil dari server menggunakan menu/tombol yang tersedia dapat dikenali asal dan dapat dibaca isinya. 11. File attachment (jika ada) dapat diekstrak dari dapat di forward/reply ke alamat tertentu 13. baru dapat dibuat/dikomposisi dan dikirim dengan menggunakan fitur yang disediakan 14. Pengiriman dapat dilakukan ke suatu alamat atau beberapa dan dapat disertai dengan file attachment 15. dapat dicetak ke printer 16. Fitur-fitur dasar pencetakkan dapat digunakan, seperti page setup, printer setup, print preview 17. dapat disimpan ke media yang tersedia III. Tujuan Pemelajaran Setelah mempelajari modul ini, Kamu diharapkan untuk dapat : 1. Menjelaskan konsep dasar 2. Mempersiapkan software Client 3. Menjalankan menu, format, alamat dan konfigurasi sederhana software client 4. Mengambil, membaca dan mengirim 5. Mencetak dan menyimpan IV. Uraian Materi Mengoperasikan Software Client 1

2 A. I. Hakikat (Electronic Mail ) adalah satu cara unruk mengirimkan pesan dalam format data elektronik, dari satu komputer ke komputer lainnya. Pesan yang pada dibuat dengan pengolah kata yang menghasilkan suatu dokumen yang segera dikirimkan secara elektronik dengan menggunakan komputer. Proses pembentukan data sebenarnya afalah dengan menyususn data dengan menggunakan program tertentu misalnya Outlook Express, kemudian proses pengiriman dilaksnakan secara otomatis oleh program. Pada dasarnya sama dengan surat biasa ( snail mail ) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server. Ketika tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan ( seperti yang ditunjuk pada alamat kepada siapa kita menulis ), maka tersebut disimpan pada sebuah box. Si pemilik alamat baru bisa mendapatkan itu kalau yang bersangkutan mengecek box-nya. Alamat terdiri dari tiga bagian yaitu identitas pengguna (user name), yang dibaca et (artinya lokasinya di ) dan yang terakhir nama domain tempat pengguna tersebut berada. Misalnya falah_yunus@telkom.net yanga dibaca falah_yunus yang lokasinya di domain telkom.net (falah_yunus at telkom.net). Di sini identitas pengguna ( user name) adalah falah_yunus. User name bisa merupakan nama si pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. User name juga menjadi nama bagi box yang dimiliki seseorang di sebuah mail server. Sedangkan telkom.net disebut domain name, yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki box. Jadi e-mial tersebut bisa juga Kamu baca falah_yunus di server telkom.net. Dalam beberapa hal memang meniru snail mail, meskipun jelas memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan yaitu : Point to Point. Maksudnya adalah mengirimkan langsung ke sebuah alamat tertentu. Carbon Copy / CC. Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat ( dengan mesin tik konvensional ) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah , selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan TO, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian CC. Blind Carbon Copy / BCC. Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima yang alamatnya dituliskan pada bagian TO oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat mana saja tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian CC. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa client menyediakan bagian BCC, selain TO dan CC. Pada Outlook Express versi 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah baru dan mengklik pilihan View dan All Headers. Distribution List. Distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu ( pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya ), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima nya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah ke alamat tersebut, maka alamat itu akan memforward tadi ke semua alamat yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list. Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat mereka ke database pelanggan secara manual. Discussion List. Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah . Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja. Mengoperasikan Software Client 2

3 Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription ( mendaftar ) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administrator yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung. II. Etika Penulisan Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui Jangan terlalu banyak mengutip. Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban , usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, juga pada pihak si pengirim. 2. Perlakukan secara pribadi. Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Kamu secara pribadi, Kamu tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. pada dasarnya adalah alat komunikasi personal. 3. Jangan gunakan huruf kapital. Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan /chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Kamu. 4. Jangan Membicarakan Orang Lain. Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekankejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Kamu tulis. E- mail memiliki fasilitas bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain. 5. Jangan gunakan CC. Jika Kamu ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Kamu melakukan hal itu, semua orang yang menerima Kamu akan bisa melihat alamat-alamat orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat nya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat nya sendiri. 6. Jangan gunakan format HTML. Jika Kamu mengirim sebuah pesan penting ke rekan Kamu, jangan gunakan format HTML tanpa Kamu yakin bahwa program rekan Kamu bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Kamu sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text. 7. Jawablah Secara Masuk Akal. Jawablah setiap pesan secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan yang panjang lebar, dan Kamu menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan. III. Cara untuk mengakses- Cara mengakses dapat dilakukan dua cara, yaitu dengan : 1. Akses dengan software khusus ( Client). Biasanya ini diperoleh langsung ketika Kamu mendaftarkan diri untuk mengakses melalui ISP. Misalnya valah@cbn.net.id, artinya valah di server ISP cbn.net.id. Pelanggan ISP akan mendapatkan tadi satu buah atau lebih, tergantung pada paket akses yang didaftarkan. Biasanya untuk mendapatkan lebih dari yang ditentukan, pelanggan harus membayar per setiap tambahan. Kamu harus menggunakan software khusus untuk mengambil yang kamu dapat, misalnya Outlook Express, Eudora Mail dan sebagainya. Software tadi harus disetting sedemikian rupa, agar bisa mengambil e- mail yang ditujukan kepada si penerima. Kebaikannya, yang masuk proses pengambilan relative cepat, kekuranagnnya hanya dapat diambil satu kali, yang diserver akan dihapus. Kalau Kamu membutuhkan ditempat lain dan lupa membawa filenya, Kamu tidak bisa mengambil lagi karena yang diserver sudah dihapus. 2. Akses dengan halaman web. Fasilitas ini umumnya diberikan secara gratis oleh penyelenggara web. Untuk membuka Kamu harus mengunjungi web mereka. Kamu dapat memperoleh gratis ini dengan mendaftarkan diri langsusng ke web mereka misalnya ke secara online. Mengoperasikan Software Client 3

4 Kelebihannya, gratis, dapat dilihat berulang-ulang meskipun Kamu ditempat yang berlainan. Kekurangannya melewati banyak prosedur yang membutuhkan waktu lama dalam pengambilan data, relative lambat karena adanya banner (iklan atau gambar-gambar). III. Rangkuman 1. (Electronic Mail ) merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet. bekerja seperti surat biasa ( snail mail ) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server 2. Alamat terdiri dari tiga yaitu user name (ID), dan domain name misalnya falah_yunus@telkom.net 3. Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Point to Point, Carbon Copy / CC, Blind Carbon Copy / BCC, Distribution List 4. Etika penulisan Jangan terlalu banyak mengutip, Perlakukan secara pribadi, Jangan gunakan huruf kapital, Jangan Membicarakan Orang Lain, Perhatikan penggunakan CC, Jangan gunakan format HTML, Jawablah Secara Masuk Akal. 5. Mengakses ada dua cara yaitu akses dengan software khusus ( client) dan akses dengan halaman web. IV. Evaluasi Sekarang kerjakan pertanyaan nomor 1-5 pada buku tugasmu: 1. Jelaskan apa yang dimaksud 2. Jelaskan cara kerja 3. Jelaskan anatomi 4. Tuliskan bentuk komunikasi pada 5. Apa yang harus diperhatikan pada penulisan B. CLIENT Dalam tutorial ini kita mencoba membahas salah satu program client yaitu Outlook Express 6. Outlook Express 6 adalah sebuah aplikasi pengelolaan client dan workgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft yang tersedia dan terbundel di dalam Windows. Agar bisa menggunakan Outlook Express 6 sebagai aplikasi , Kamu harus mempunyai account berbasis POP3. Daftarlah kesalah satu ISP (internet service provider), dan Kamu akan mendapat account. Kamu juga dapat memperoleh account berbasis POP3 (Post Office Protocol 3) secara gratis untuk membuka dan menjalankan protocol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) untuk mengirim . Contoh gratis yang bisa dibuka oleh Outlook Express, Microsoft Outlook, Netscape Mail atau Eudora adalah TelkomMail ( dan Hotmail. I. Cara Mendapatkan Account Berbasis POP3 dari TelkomMail PRAKTIK 1 Agar Kamu bisa praktik dan bisa mensetup Outlook Express maka Kamu harus mempunyai account berbasis POP3, cobalah dapatkan gratis di Telkommail, adapun langkahnya sebagai berikut : 1. Arahkah browser kamu ke alamat 2. Klik link Daftar/Regristrasi. Lalu baca aturan main, jika setuju klik tombol setuju. Isikan data-data Kamu pada formulir isian secara lengkap dan benar. Kemudian klik Submit 3. Jika nama pengenal (ID) telah dipakai orang lain atau ada kolom yang belum terisi atau kesalahan mengisi akan muncul pesan Error. Klik saja tombol Back pada Browser dan ganti nama/id, dan isikan kolom yang kosong pada form. Jika Kamu telaten dan segalanya beres maka Kamu akan mendapat account dari TelkomMail. 4. Untuk membaca dan mengirim dengan Eudora atau Outlook Express, setting yang harus Kamu lakukan adalah : Account : nama_kamu@telkom.net Mengoperasikan Software Client 4

5 POP server SMTP server : pop3.telkom.net : smtp.telkom.net II. Setting Account untuk POP3 PRAKTIK 2 Langkah 1. Dengan OS Windows XP klik [Start] [Outlook Express] Langkah 2: Klik menu [Tools] [Accounts] Langkah 3: Pada tampilan kotak dialog Intrenet Account, klik tombol Add lalku klik Mail, maka akan tampil kotak dialog Internet Connection Wizarad, pada opsi address ketik kamu : misal falah_yunus@telkom.net. Selanjutnya klik Next Langkah 4: Pada tampilan Wizard berikutnya pada opsi Incoming mail (POP3, IMAP or HTTP) server, ketik pop3.telkom.net. Selanjutnya pada opsi Ougoing mail (SMTP) server, ketik smtp.telkom.net selanjutnya klik Next (jika Kamu tidak tahu alamat server incoming dan outgoing tanyakan pada ISP langganan Kamu) Mengoperasikan Software Client 5

6 Langkah 5: Pada tampilan Wizard, pada opsi Password berikutnya, Isikan password Kamu. Langkah 6 : lanjutkan dengan klik Finish, klik Close pada kotak dialog Internet Accounts, maka Alamat Kamu siap digunakan. III. Menyiapkan dan Mengirim PRAKTIK 3 Langkah 1. Buka aplikasi Outlook Express 6 Langkah 2. Klik tombol Create Mail Langkah 3. Selanjutnya pada tampilan jendela New Message. Kamu ketik isi pesan, masukkan alamat penerima pada kotak To, isi subyek/perihal pada kotak Subjek, ketik pada opsi CC (Carbon Copy) jika Kamu ingin memberikan copy pesan kepada orang lain, misalnya ke inten_sk@irc.dikmenjur.net. Kemudian ketik pesan/isi surat yang ingin Kamu sampaikan Langkah 4. Jika selesai semuanya klik tombol Send Langkah 5. Otomatis jendela New Message ditutup dan pesan Kamu masuk ke dalam folder Outbox. Langkah 6. Buat koneksi ke Internet Mengoperasikan Software Client 6

7 Langkah 7. Setelah konek, klik Send and Receive All untuk mengirim pesan-pesan yang ada dalam folder Outlook sekaligus juga mendownload (mengambil) pesan dari server mail Kamu. IV. Menerima PRAKTIK 4 Langkah 1. Lakukan koneksi ke internet Langkah 2. Buka aplikasi Outlook Express 6 Langkah 3. Pesan yang masuk secara otomatis tersimpan di dalam folder Inbox. Buka folder dengan mengklik Inbox. Langkah 4. klik tombol Send and Receive untuk mendownload pesan daru server Kamu. Langkah 5. Putuskan koneksi Internet. Sekarang kamu bisa membaca pesan secara langsung dengan mengklik folder Inbox. V. Mengirim Pesan Disertai Attachment PRAKTIK 5 Outlook Express menyediakan fasilitas untuk melampirkan dokumen, gambar atau file lainnya dalam yang Kamu kirimkan. Langkah-langkahnya adalah : 1. Buka Outlook Express 2. Klik tombol Create Mail 3. Pada jendela New Message, ketik kepada siapa dan apa isi pesan Kamu 4. untuk memasukkan lampiran, klik [Insert] [File Attachment] 5. Pada tampilan kotak dialog File Attachment pilih/klik file dokumen/image yang ingin Kamu masukkan. 6. Klik tombol Send 7. Lakukan koneksi ke Internet 8. Lalu klik tombol Send and Receive All Masih banyak fasilitas Outlook Express yang bisa Kamu praktikkan, oleh karena itu kamu dapat mencoba fasilitas dengan membaca literature baik melalui perpustakaan maupun melallui internet. VI. Rangkuman 1. Outlook Expres, Microsoft Outlook, Eudora adalah contoh program untuk mengelola yang berbasis client 2. Outlook Express menjadi paket dalam Windows yang terinstal bersama ketika kamu menginstall OS Windows 3. Sebelum digunakan terlebih dahulu Outlook Express di setting agar bisa mengelola yang berbasis POP3 (misalnya untuk atau berbasis SMTP (misalnya Ke Halaman Tentang Web Mail Mengoperasikan Software Client 7