GARIS PANDUAN PERMOHONAN KELULUSAN TEKNIKAL DAN PEMANTAUAN PROJEK TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (ICT) UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS PUSAT ICT UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS FEBRUARI 2016
GARIS PANDUAN PERMOHONAN KELULUSAN TEKNIKAL DAN PEMANTAUAN PROJEK TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (ICT) UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS 1.0 TUJUAN Dokumen ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada semua Pusat Tanggungjawab bagi tatacara memohon kelulusan projek teknologi maklumat dan komunikasi (ICT). Ini adalah selaras dengan langkah Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) UPSI dalam memperkukuhkan lagi tadbir urus Projek ICT di UPSI. 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) UPSI merupakan sebuah jawatankuasa yang ditubuhkan untuk menimbang dan meluluskan permohonan kelulusan teknikal projek ICT daripada Pusat Tanggungjawab bagi perolehan sistem, rangkaian, perkakasan dan perisian ICT. 2.2 Projek-projek ICT yang dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan jawatankuasa ini mestilah telah mempunyai peruntukan dan mendapat kelulusan JPICT di peringkat UPSI terlebih dahulu sebelum dikemukakan kepada JPICT Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT). 2.3 Permohonan projek ICT yang telah diluluskan melalui jawatankuasa ini seterusnya akan dikemukakan kepada Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT) KPT dan Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) KPT tertakluk kepada skop dan had nilai yang ditetapkan.
3.0 KEAHLIAN JAWATANKUASA PEMANDU ICT (JPICT) Keahlian JPICT adalah seperti berikut : Pengerusi : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Ahli-ahli : a) Ketua Pegawai Maklumat (CIO) b) Bendahari c) Pengarah Jabatan Pembangunan dan Pengurusan Harta Benda d) Timbalan Ketua Pegawai Maklumat e) Timbalan Dekan, Fakulti Seni, Komputeran dan Industri Kreatif (FSKIK) f) Ketua Unit Rangkaian dan Server, Pusat ICT g) Ketua Unit Khidmat Pengguna, Pusat ICT Urus Setia : Penolong Pendaftar, Pusat ICT Bidang Tugas a) Menetapkan arah tuju dan strategi untuk pembangunan dan pelaksanaan ICT UPSI ; b) Merancang, mengenal pasti dan mencadangkan sumber seperti kepakaran, tenaga kerja dan kewangan yang diperlukan bagi melaksanakan arah tuju/strategi ICT UPSI ; c) Merancang dan menyelaras pembangunan dan pelaksanaan program/projek ICT UPSI ; d) Menyelaras dan menyeragamkan pembangunan ICT UPSI agar selari
dengan Pelan Strategik ICT UPSI, Pelan Strategik ICT KPT dan Pelan Strategik ICT Sektor Awam ; e) Meluluskan projek ICT agensi berdasarkan kepada keperluan sebenar dan dengan perbelanjaan yang berhemah serta mematuhi peraturanperaturan semasa yang berkaitan; f) Mengikuti dan memantau perkembangan program ICT serta memahami keperluan, masalah dan isu yang dihadapi dalam pembangunan dan pelaksanaan ICT; g) Merancang dan menentukan langkah-langkah keselamatan ICT; h) Mengemukakan perolehan ICT yang telah diluluskan di peringkat JPICT UPSI kepada JPICT KPT untuk kelulusan; dan i) Mengemukakan laporan kemajuan projek ICT yang telah diluluskan kepada JPICT Kementerian mengikut tempoh yang telah ditetapkan. 4.0 SKOP PROJEK YANG MEMERLUKAN KELULUSAN 4.1 Skop projek ICT yang perlu mendapatkan kelulusan teknikal ICT adalah seperti yang berikut: a) Projek Baharu Projek baharu bermaksud projek pengkomputeran yang melibatkan salah satu atau gabungan aktiviti perolehan perkakasan, perisian, rangkaian, pengurusan data, pembangunan sistem aplikasi serta perkhidmatan berasaskan ICT
untuk membangunkan projek ICT agensi Sektor Awam seperti yang berikut: i. Pembangunan Sistem Aplikasi yang dimaksudkan merangkumi pembangunan sistem aplikasi menggunakan perisian pembangunan, customization dan/atau integrasi; ii. Perkakasan ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis perkakasan atau peranti elektronik yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu projek ICT, iaitu peralatan input/output (contoh: pencetak, pengimbas, alat baca biometrik, Suara Melalui IP(VoIP), pemprosesan, storan data, multimedia,[contoh : persidangan video(video conferencing)], perkakasan komunikasi mudah alih [contoh : jalur lebar tanpa wayar (wireless broadband)] dan perkakasan komunikasi berteknologi tinggi (contoh: radar, satelit); iii. Perisian ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis perisian sistem, perisian aplikasi dan lesen perisian (pembelian dan pembaharuan). Perisian sistem merangkumi sistem operasi, pangkalan data dan perisian bagi membangunkan sistem. Perisian aplikasi ialah perisian yang digunakan untuk menyokong kerja-kerja harian dalam urusan pengurusan dan pentadbiran pejabat serta pengajaran dan pembelajaran; iv. Rangkaian ICT yang dimaksudkan merangkumi perolehan perkakasan, perolehan perisian dan perolehan
perkhidmatan bagi menyediakan kemudahan rangkaian luas [Wide Area Network (WAN)], rangkaian setempat [Local Area Network (LAN)] dan rangkaian tanpa wayar; dan v. Perkhidmatan-perkhidmatan lain berasaskan ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis perkhidmatan teknikal yang diperoleh daripada syarikat perunding swasta, kontraktor dan syarikat- syarikat lain yang berkaitan. Antara contoh perkhidmatan ICT termasuklah instalasi dan konfigurasi perkakasan, pemasangan sistem, pengurusan perubahan (CM), latihan dan pemindahan teknologi (TOT), pejabat pengurusan projek (PMO), pengurusan data (migrasi, pemurnian, kunci masuk, pemulihan, penukaran), perkhidmatan keselamatan ICT, sewaan perkakasan, perkhidmatan pengehosan (hosting), migrasi sistem, langganan maklumat dalam talian dan seumpamanya. b) Peningkatan Sistem Peningkatan sistem bermaksud mempertingkatkan keupayaan, perubahan dan/atau pertambahan skop/ tempoh, change request (CR) atau menaik taraf perkakasan, perisian, rangkaian, aplikasi dan/atau perkhidmatan ICT. Contoh yang dimaksudkan seperti peningkatan perkakasan dari segi konfigurasi dan kapasiti, pengemaskinian fungsi dalam sistem ICT sedia ada kepada tahap yang lebih baik, peningkatan saiz lebar jalur (bandwidth) serta peluasan rangkaian, perubahan dan/atau pertambahan skop perkhidmatan sedia ada kepada
yang lebih baik dan seumpamanya. (c) Pertambahan Peralatan Pertambahan peralatan bermaksud menambahkan bilangan bagi mana-mana perkara di bawah kategori perkakasan, perisian dan/atau rangkaian bagi projek ICT sedia ada. (d) Peluasan Projek Peluasan (roll-out) projek bermaksud memperkembangkan pelaksanaan projek ICT dari lokasi sedia ada ke lokasi-lokasi lain atau dengan menambah bilangan pengguna di lokasi yang sama atau pun kedua- duanya sekali. 4.2 Perolehan peralatan bukan ICT boleh dilaksanakan bersama dengan perolehan projek ICT sekiranya perolehan peralatan bukan ICT menyokong pelaksanaan projek baharu ICT [Contoh: perolehan televisyen litar tertutup (Closed- Circuit TV (CCTV))], bekalan kuasa tanpa gangguan [Uninterruptible Power Supply (UPS)], rak pelayan dan penyaman udara untuk tujuan membangunkan pusat data atau perolehan projektor bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran). 4.3 Perolehan perkhidmatan penyenggaraan selepas tamat tempoh waranti tidak boleh dilaksanakan bersama dengan perolehan projek ICT. 4.4 Garis Panduan ini terpakai bagi semua projek ICT agensi Sektor Awam yang dibiayai oleh peruntukan kewangan Kerajaan Persekutuan atau projek ICT yang dilaksanakan melalui kaedah inisiatif pembiayaan swasta [Private Finance Initiative (PFI)] / kerjasama awam-swasta [Public-Private
Partnership (PPP)] di bawah Unit Kerjasama Awam Swasta (UKAS), Jabatan Perdana Menteri (JPM). 4.5 Perolehan yang dikecualikan daripada mendapat kelulusan teknikal JTICT adalah seperti yang berikut: (a) Perkhidmatan penyenggaraan peralatan ICT dan sistem aplikasi; (b) Perkhidmatan ICT yang memerlukan perlanjutan seperti langganan maklumat dalam talian, sewaan talian Internet dan perkhidmatan pengehosan (hosting) yang tiada perubahan kepada skop asal tidak perlu memohon kelulusan teknikal JTICT bagi perkhidmatan seterusnya; (c) Perolehan peralatan teknologi baharu dan peralatan dalam bidang penyelidikan dan pembangunan (R&D) tertakluk kepada 1PP PK1/2013 Perenggan 6 (x) bertajuk Garis Panduan Mengenai Penyelarasan Penggunaan dan Perolehan Kemudahan dan Peralatan Teknologi Baru di agensi Kerajaan; (d) Perolehan bagi peralatan bukan ICT yang digabung dengan peralatan ICT untuk tujuan khas seperti perkakasan instrumen saintifik, contoh teleskop di balai cerapan); perubatan, contoh: mesin pengimejan resonans magnetik [magnetic resonance imaging (MRI)]; keselamatan, contoh: Sistem Risikan Tentera (Military Intelligence System), Sistem Pengukuran Amaran (Alert Measurement System), Radio Komunikasi Tentera Kriptografi (Cryptography Military Communications Radio); kejuruteraan, contoh: Simulator Penerbangan Penuh (Full Flight Simulator) dan seumpamanya; dan
(e) Komponen alat ganti, barang pakai habis (consumable item), aksesori, perabot komputer, kamera, projektor, CCTV, penyaman udara, telefon pintar (smartphone) dan seumpamanya. 4.6 Senarai peralatan ICT yang perlu dan tidak perlu mendapat kelulusan Jawatankuasa Teknikal ICT adalah seperti di Lampiran 1.
5.0 HAD NILAI DAN KELULUSAN TEKNIKAL PROJEK ICT Bil A B C D Kategori Perolehan Projek Baharu Peningkat an Sistem Pertambah an Peralatan Peluasan Projek Nota : Skop Projek Nilai Projek JK Teknikal PTj Pembangunan, naik taraf sistem aplikasi 20K hingga < dan/atau integrasi. 50K 50K hingga < 1 J Perolehan perkakasan (pembelian dan sewaan), dan/atau perisian, dan/atau rangkaian dan/atau perkhidmatan ICT. Naik taraf sistem aplikasi dan/atau integrasi. Naik taraf perkakasan (pembelian dan sewaan), dan/atau perisian, dan / atau rangkaian dan / atau perkhidmatan ICT Perolehan perkakasan (pembelian dan sewaan), dan/atau perisian, dan/atau rangkaian dan/atau perkhidmatan ICT. Peluasan penggunaan sistem aplikasi Perolehan perkakasan (pembelian dan sewaan), dan/atau perisian, dan/atau rangkaian dan/atau perkhidmatan ICT JPICT UPSI JPICT KPM JTISA < 20K * - - - - - - - - 1J - < 20K * - - - 20K hingga < - - - 500K 500K hingga - - < 5J 5J - < 1J - - 1J - < 500K - 500K hingga < 5J - - 5J < 500K - 500K hingga < 5J - - 5J < 1J - 1J - < 500K - 500K hingga < 5J - - 5J 1. Bagi perolehan ICT di bawah 20K, Pusat Tanggungjawab perlu melantik seorang pegawai dari Pusat ICT sebagai ahli jawatankuasa teknikal perolehan. 2. Had nilai kelulusan teknikal projek ICT adalah tidak termasuk nilai Cukai Barang dan Perkhidmatan (GST).
6. TATACARA PERMOHONAN KELULUSAN TEKNIKAL 6.1 Semua peringkat permohonan perolehan projek ICT UPSI perlu dikemukakan kepada JPICT UPSI tertakluk kepada had amaun projek. 6.2 Semua permohonan perolehan projek ICT daripada UPSI (tertakluk kepada had amaun projek) hendaklah mendapat kelulusan JPICT di peringkat Kementerian dan kelulusan peruntukan daripada agensi pusat yang meluluskan peruntukan kewangan Persekutuan sebelum dikemukakan kepada JTISA. 6.3 Format kertas cadangan bagi permohonan JPICT UPSI adalah seperti di Lampiran 2. 6.4 Pusat tanggungjawab perlu mendapatkan nasihat dan spesifikasi teknikal daripada Pusat ICT bagi cadangan projek ICT yang hendak dilaksanakan. 6.5 Semua permohonan perolehan projek ICT hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti kajian yang telah dilaksanakan, laporan pengurusan nilai, laporan penggunaan, maklumat spesifikasi perkakasan/perisian dan seumpamanya bagi menyokong permohonan.
6.6 Sekiranya perolehan perkakasan baharu bagi menggantikan perkakasan yang lama, perlulah mempunyai maklumat berkaitan pelupusan dan telah disahkan oleh pegawai Pusat ICT. 7.0 PEMANTAUAN DAN PELAPORAN PELAKSANAAN PROJEK 7.1 Pusat Tanggungjawab hendaklah memantau dan melaporkan kemajuan pembangunan projek ICT kepada JPICT UPSI Seterusnya, JPICT UPSI melapor pembangunan projek ICT kepada JPICT Kementerian bagi projek ICT yang diluluskan oleh JPICT Kementerian. 7.2 Status pelaksanaan dan kemajuan projek yang diluluskan oleh JPICT UPSI perlu dilaporkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT). 8.0 TARIKH KUAT KUASA Garis panduan ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan. 9.0 PENUTUP 8.1 Semua Pusat Tanggungjawab hendaklah mematuhi Garis Panduan ini dalam memohon kelulusan teknikal perolehan projek ICT dan memantau kemajuan pembangunan dan pelaksanaan projek ICT.
SENARAI PERALATAN PEROLEHAN ICT YANG PERLU MENDAPAT KELULUSAN TEKNIKAL JPICT UPSI LAMPIRAN 1 Bil ITEM PERLU TIDAK PERLU 1 Pembangunan Sistem Aplikasi Aplikasi baharu yang dibangunkan mengggunakan perisian pembangunan atau pakej sedia ada. (Cthnya : Sistem Pengurusan Kandungan & Sistem Pengurusan Inventori) 2 Perkakasan ICT Komputer Komputer Riba Thin-Client / Zero Client Tablet / ipad Projector (LCD, LED, DLP) Big Monitor (LCD, LED, Plasma TV) Visual Presenter Pengimbas (scanner) Pencetak Alat Siaraya Visual Presenter Pelayan (server) Storan (storage) Wireless Access Point Switch Modem Router Persidangan Video Perabot Komputer (cth Meja Komputer dll) 3 Perkakasan ICT (Barang Pakai Habis) Toner Pencetak Bateri CMOS CD/CD-RW,DVD/DVD-RW Bulb Projector 4 Perkakasan ICT (Aksesori dan Komponen Alat Ganti) Monitor Mouse Keyboard CATATAN
Speaker Pendrive External CD/DVD-ROM Barcode Scanner Random Access Memory (RAM) Power Supply Hard Disk / External Hard Disk 5 Perisian Perisian Komputer (cth Dewan Eja) Perisian Pangkalan Data (cth Oracle, MySQL, PostgreSQL) Perisian Pembangunan Sistem Perisian Automasi Pejabat (cth Microsoft Office) Perisian Keselamatan (ctn Antivirus) Perisian Pengajaran dan Pembelajaran (cth SPSS, Nvivo) 6 Perkhidmatan ICT Makmal komputer (baharu) Talian Internet (cth Streamyx) Peningkatan saiz jalur lebar (bandwidth) Perluasan infrastruktur rangkaian Web Hosting Cloud (software as a service) Langganan maklumat atas talian dan seumpamanya Perakam waktu kehadiran Migrasi data Integrasi sistem 7 Keselamatan ICT CCTV Door Access
LAMPIRAN 2 FORMAT KERTAS PERMOHONAN KELULUSAN TEKNIKAL PROJEK ICT
<NAMA PERMOHONAN> 1. TUJUAN Tujuan kertas kerja ini dikemukakan kepada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) adalah untuk mendapat pertimbangan dan seterusnya kelulusan teknikal ICT bagi <nama projek>. 2. LATAR BELAKANG (Nyatakan latar belakang projek> Sumber ICT sedia ada adalah seperti berikut: (a) Senarai perkakasan sedia ada; (b) Senarai perisian sedia ada (c) Senarai sistem aplikasi sedia ada (jika permohonan melibatkan Sistem Aplikasi) 3. RASIONAL YANG MEMBAWA KEPADA CADANGAN PROJEK ICT Nyatakan rasional yang menyebabkan cadangan projek ini perlu dilaksanakan seperti keperluan baru, perluasan (roll-out) atau memperbaiki proses atau perkhidmatan yang disediakan oleh organisasi. (Sertakan penerangan mengenai proses yang terlibat sekiranya ada) Senaraikan masalah seperti masalah perkakasan / masalah perisian / masalah atau kekurangan sistem aplikasi / masalah penyelenggaraan / masalah capaian rangkaian dan sebagainya. (Bergantung kepada projek yang dicadangkan).
4. CADANGAN PROJEK ICT Berikut adalah keterangan projekyang dicadangkan dan perlu dilengkapkan dengan maklumat yang terperinci: (a) Objektif : <Objektif projek> (b) Fungsi : <Fungsi projek> (c) Senarai Perolehan : Catatan : Sila masukkan perincian senarai perolehan seperti berikut : Bil Item Jumlah Unit A PERKAKASAN 1 2 B PERISIAN 1 2 C RANGKAIAN 1 2 D PERKHIDMATAN 1 2 E LAIN-LAIN 1 2 JUMLAH (d) Anggaran kos : RM X,XXX.00 (e) Sumber Peruntukan Kos/ Unit Jumlah : < Mengurus / Pembangunan / sumber-sumber lain>(nyatakan sumber peruntukan) 5. FAEDAH JANGKA PENDEK DAN JANGKA PANJANG SERTAOUTCOMEPROJEK ICT YANG DICADANGKAN. Nyatakan petunjuk-petunjuk prestasi atau deliverables yang dijangka akan dicapai, jika sesuai
6. CARTA PERBATUAN Bil Perkara BULAN PERTAMA KE 2 KE 3 KE 4 KE 5 KE 6 1 Pembangunan dan penambahbaikan modul 2 Pengujian modul bersama pengguna dan penambahbaikan susulan 3 Pemantauan penggunaan modul 4 Pengemaskinian data 5 Pemasangan dan Penyelengaraan (deployment&maintenance)