TEMU-14 DASAR-DASAR PENGAWASAN

Pengertian Pengawasan didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua SD perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan, pengorganisasian, penyusuan personalia dan pengarahan telah dilaksanakan secara efektif.

Hubungan Pengawasan dengan Fungsi Manajemen lainnya Perencanaan Pengorganisasian Penyusunan Personalia Pengarahan Pengawasan Pengawasan

Tipe-Tipe Pengawasan Ada 3 tipe pengawasan: 1. Pengawasan pendahuluan (Feedforward) 2. Pengawasan concurrent 3. Pengawasan umpan balik (Feedback control)

1. Pengawawsan pendahuluan Sering disebut steering controls Dirancang untuk mengantisifasi masalah atau penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan Pendekatan pengawasan lebih aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi Efektif digunakan jika manajer mendapatkan informasi yang akurat dan tepat waktu atas perubahan

2. Pengawasan Concurrent Control Pengawasan dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan Sering disebut pengawasan Ya-Tidak, screening control atau berhenti-terus, dilakukan selama kegiatan berlangsung Merupakan proses yang mempersyaratkan suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhu dulu sebelum kegiatan bisa dilanjutkan

3.Pengawasan Umpan Balik Dikenal sebagai past-action controls Mengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan Sebab2 penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan Penemuan2 diterapkan untuk kegiatan serupa di masa yang akan datang Pengawasan berisfat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan tejadi

Tipe-Tipe Pengawasan Kegiatan belum dilaksanakan Kegiatan sedang dilaksanakan Kegiatan telah dilaksanakan Feedforward control Concurrent control Feedback control

Kelemahan Pengawasan Pendahuluan dan Pengawasan Concurrent Biaya keduanya mahal Banyak kegiatan tidak memungkinkan dirinya dimonoitor secara terus menerus Pengawasan yang berlebihan akan menjadikan peroduktivitas berkurang

Tahap2 Proses Pengawasan 1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan) 2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata 4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan 5. Pengambilan tndakan koreksi bila perlu

Proses Pengawasan Penetapan standar pelaksanaan Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Pengukuran pelaksanaan kegiatan Pembandingan dengan standar; evaluasi Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

Proses Pengawasan-Tahap Penetapan Standar Standar berarti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil. Contoh: tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan Tiga bentuk standar yang umum: Standar-standar phisik, meliputi kuantitas barang/jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk Standar-standar moneter, berbentuk rupiah (biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan dll) Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan

Proses Pengawasan-Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Menggunakan pertanyaan2 a.l.: berapa kali (how opten) pelaksanaan seharusnya diukur (setiap jam, harian, mingguan, bulanan?) dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan (laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telepon?) siapa (who) yang akan terlibat (manajer, staf?)

Proses Pengawasan-Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa cara dapat dilakukan: Pengamatan (observasi) Laporan2, baik lisan maupun tertulis Metode-metode otomatis Inspeksi, pengujian, atau dengan pengambilan sampel

Proses Pengawasan-Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Merupakan tahap kritis dari proses pengawasan Tahap paling mudah dilakukan tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan (deviasi) Penyimpangan harus dianalisis untuk menetukan mengapa standar tidak dapat dicapai

Proses Pengawasan-Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan Tindakan koreksi mungkin berupa: Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau rendah) Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukurannya) Mengubah cara dalam menganalisis dan menginterpretasikan penyimpangan2

Faktor-Faktor Penyebab Pentingnya Pengawasan Perubahan lingkungan organisasi Peningkatan kompleksitas organisasi Kesalahan-kesalahan Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

Lima Langkah Prosedur Penetapan Sistem Pengawasan (William H. Newman) 1.Merumuskan hasil yang diinginkan 2.Menetapkan petunjuk (predictors) hasil. Menggunakan beberapa early warning predictors a.l.: pengukuran masukan hasil-hasil pada tahap permulaan gejala-gejala (symptoms) perubahan dalam kondisi yang diasumsikan 3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil 4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik 5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Unsur-Unsur dalam Siklus Pengawasan Hasil yang diinginkan Peramalan faktor2 ekstern dan masukan yang akan mempengaruhi hasil akhir Hasil2 intern yang dicapai Standar untuk hasil yang diinginkan dan untuk penunjuk Peramalan hasil akhir Penilai Tindakan koreksi Kegiatan-kegiatan

Alat Bantu Pengawasan Manajerial Menggunakan 2 teknik (yang paling terkenal): Manajemen dengan pengecualian (management by exception) Sistem informasi manajemen (management information system)

Management By Exception (MBE) Menetapkan standar Mengkur pelaksanaan kegiatan Apakah ada penyimpangan? Ya Tidak Tidak memerlukan tindakan koreksi Apakah penyimpangan bersifat pengecualian? Tidak Ya Mengambil tindakan koreksi Menganalisis dan mengevaluasi penyimpangan

Management Information System (MIS) MIS adalah suatu metoda formal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi2 perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi dilaksnakan secara efektif. MIS adalah sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi yang direncanakan agar keputusan manajemen efektif dapat dibuat MIS menyediakan informasi waktu lalu, sekarang dan y.a.d. dan kejadian di dalam dan di luar organisasi MIS berhubungan erat dengan teknologi komputer

Tahap Perancangan MIS Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah Tahap disain konseptual Tahap disain terperinci Tahap implementasi akhir

Yang perlu diperhatikan Manajemen (Pedoman) agar Perancangan MIS efektif Mengikutsertakan pemakai ke dalam tim perancang Mempertimbangkan secara hati2 biaya sistem Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih daripada perimbangan kuantitas belaka Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi operator dan pemakai sistem

Karakteristik Pengawasan Efektif 1. Akurat 2. Tepat waktu 3. Obyektif dan menyeluruh 4. Terpusat pada titik2 pengawasan strategik 5. Realistik secara ekonomis 6. Realistik secara organisasional 7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi 8. Fleksibel 9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional 10. Diterima para anggota organisasi

THANK U