Bab IV. Deskripsi Kerja Praktek 4.1 Analisa Sistem Berdasarkan hasil survey dan pengamatan yang dilakukan di Bagian KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya, maka didapatkan prses-prses yang terjadi dalam administrasi kperasi. Prses-prses tersebut dapat dikelmpkkan menjadi tiga bagian, yaitu : prses simpanan, prses pinjaman, dan prses angsuran. Prses prses tersebut belum dilakukan secara kmputerisasi. Dalam sub bab ini dijelaskan cara kerja aliran dkumen pada KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya. 4.1.1 Dcument Flw Simpanan Dcument Flw pada gambar 4.1 menggambarkan jalannya prses simpanan pada KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya yang masih dilakukan secara manual, dimana kegiatan dimulai dari anggta menyerahkan kartu anggta kepada bendahara sebelum bendahara melakukan knfirmasi jenis simpanan apa yang akan dilakukan leh anggta. Frm jenis simpanan akan diisi lengkap leh anggta sebelum dilakukan terhadap buku simpanan anggta sebelum dilakukan terhadap buku simpanan anggta dan pembuatan lapran simpanan.
Dcument flw simpanan Anggta Bendahara Ketua start Kartu anggta Phase Kartu anggta Mengisi frm simpanan Uang simpanan Frm simpanan wajib Mengisi frm simpanan wajib Frm simpanan wajib terisi Lapran simpanan 2 Frm simpanan terisi N Y Knfirmasi simpanan Simpanan sukarela? Frm simpanan terisi Simpanan sesuai Y N Uang simpanan Mengisi buku simpanan Buku simpanan terisi Membuat lapran simpanan Lapran simpanan 1 2 Buku simpan pinjam Frm simpanan wajib terisi Gambar 4.1 Dcument Flw Simpanan Lapran simpanan 2 end
4.1.2 Dcument Flw Pinjaman Dcument Flw pada gambar 4.2 menggambarkan jalannya prses pinjaman pada KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya yang masih dilakukan secara manual dimana kegiatan dimulai dari anggta mengisi lengkap frm pinjaman disertai kartu anggta kepada bendahara, selanjutnya bendahara melakukan cek pinjaman sebelum mengisi buku pinjaman anggta dan membuat bukti pinjaman untuk diberikan kepada anggta dan ketua KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya.
Dcument flw Pinjaman Anggta Bendahara Ketua start Frm pinjaman terisi Kartu anggta Phase Frm pinjaman terisi Frm pinjaman Mengisi frm pinjaman Bukti pinjaman 1 Kartu anggta T Cek pinjaman Pinjaman sesuai? Isi buku simpan pinjam Buku simpan pinjam terisi Buat bukti pinjaman Bukti pinjaman 1 Buat lapran pinjaman 2 Lapran pinjaman 1 2 Gambar 4.2 Dcument Flw Pinjaman Y Lapran pinjaman 2 4.1.3 Dcument Flw Angsuran Dcument Flw pada gambar 4.1.3 menggambarkan jalannya prses angsuran end pada KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya yang masih dilakukan secara manual, dimana kegiatan dimulai dari penyerahan surat bukti pinjaman, kartu anggta,
serta uang ansuran kepada bendahara.selanjutnya leh pihak bendahara akan dibuatkan surat bukti angsuran setelah mengisi pada buku simpan pinjam. Dari surat bukti angsuran tersebutakan dibuatkan lagi lapran angsuran untuk diserahkan kepada kepala KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya. Dcument Flw Angsuran Phase Surat bukti pinjaman Anggta start Kartu anggta Bukti angsuran 2 Uang angsur Surat bukti pinjaman Gambar 4.3 Dcument Flw Angsuran Bendahara Kartu anggta Isi buku simpan pinjam Buku simpan pinjam terisi Buat bukti angsuran Bukti angsuran 1 Membuat lapran angsuran 2 Lapran angsuran pinjaman Uang angsur Ketua Lapran angsuran pinjaman Banyaknya anggta yang melakukan transaksi simpan pinjam membuat adanya kemungkinan terjadinya kehilangan data data transaksi tiap anggta. Kperasi juga membutuhkan waktu yang banyak untuk membuat lapran atau melakukan pendataan transaksi simpan pinjam. Selain itu, pihak kperasi juga sering terlambat melakukan penagihan kredit terhadap anggta, karena catatan jatuh temp penagihan yang sangat End
banyak serta pengarsipannya masih kurang baik yaitu dilakukan pencatatan secara manual. Akibatnya banyak penagihan yang terlambat,sedangkan anggta tidak mau bunga tagihan terlambat dibebankan kepada anggta karena itu adalah kesalahan dari pihak kperasi. Data yang dibutuhkan untuk melakukan penagihan adalah data transaksi pinjaman yang kemudian jika anggta sudah membayar nanti nya data akan dimasukkan di database angsuran. Untuk pengembangan sistem maka hal berikutnya yang dilakukan adalah desain sistem. 4.2 Pengembangan Sistem Dalam tahapan pembuatan pengembangan sistem, hal berikutnya yang dilakukan setelah analisis sistem adalah desain sistem. Dalam desain sistem ini diuraikan system flw, DFD, diagram berjenjang, ERD, struktur file dan desain input/utput. 4.2.1 System Flw System flw merupakan gambaran dari pengembangan sistem. Secara detil system flw untuk sistem infrmasi simpan pinjam pada KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya dapat dijelaskan sebagai berikut. A. System Flw Simpanan Pada system flw simpanan dilakukan secara kmputerisasi. Setiap anggta wajib mengisi frmulir keanggtaan yang telah disediakan leh unit Simpan Pinjam untuk didata lebih lanjut kedalam prgram. Setiap data baru yang dimasukkan apabila terdapat kesamaan data keluar peringatan yang memberikan infrmasi data sebelumnya sudah ada dan akan ditampilkan. Untuk melakukan pembayaran iuran simpanan setiap anggta
terlebih dahulu mengisikan frm yang telah disediakan kemudian diserahkan pada bagian administrasi untuk dilakukan prses pembayaran simpanan. Dari prses simpanan dilakukan prses pembuatan lapran hasil transaksi simpanan untuk dicetak diserahkan kepada manajer setiap peride tertentu. System flw simpanan dapat dillihat pada gambar 4.5. Title Anggta Sie.SimpanPinjam Ketua Mulai Menyera hkan simpanan Detil Bukti Setran Cek rules keanggtaan Prses transaksi simpanan Detil Bukti Setran Prses pembuatan lapran Lapran simpanan 1 YA 2 Tidak DB_Anggta Lapran simpanan End DB_Trasaksi simpanan DB_Rules Phase Gambar 4.5 System Flw Simpanan
B. System flw Pinjaman Transaksi pinjaman pada system flw ini sudah menunjukkan prses yang lebih efektif dan efisien dalam pengellaan data. Setiap kperasi inut simpan pinjam secara langsung dapat mengetahui anggta yang berhak melakukan peminjaman sesuai ketentuan. Unit simpan pinjam juga dapat memberikan infrmasi kepada anggta bahwa memadainya mdal unit simpan pinjam untuk dipinjam. System flw peminjaman dapat dilihat pada gambar 4.6 Title Phase Anggta Sie.SimpanPinjam Ketua Mulai Menyera hkan simpanan Detil Bukti pinjaman Pengecekan YA Prses transaksi Pinjaman Bukti pinjaman Prses pembuatan lapran Lapran pinjaman 1 2 DB_Anggta Lapran pinjaman DB_Trasaksi simpanan Tidak End Gambar 4.6 System Flw Pinjaman
C. System flw Angsuran Pada system flw angsuran dilakukkan leh simpan pinjam dengan mengecek anggta anggta yang telah melakukan transaksi peminjaman. Keuangan akan menerima daftar peminjaman anggta dan di prses pada saat pemtngan gaji anggta. Administrasi menerima daftar angsuran dari simpan pinjam untuk dibuat kedalam nta penagihan angsuran anggta kepada keuangan. Keungan pusat memberikan uang tunai yang ditagih leh administrasi ke simpan pinjam. Simpan pinjam memanfaatkan data tersebut untuk mengubah lebih lanjut data angsuran yang ada pada database. System flw angsuran dapat dilihat pada gambar 4.7 Title Phase start Menyerahkan pembayaran angsuran Bukti angsuran Anggta Administrasi Ketua pengecekan Prses hitung ttal angsuran Bukti angsuran Prses pembuatan lapran Lapran simpanan 1 YA Tidak Gambar 4.7 System Flw Angsuran 2 DB_Rules DB_Trans_pinja man DB_Angsuran Lapran pinjaman 4.2.1 Cntext Diagram Cntext diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flw diagram (DFD). Yang mana dapat ditunjukkan sperti gambar di bawah ini : End
Bag ian Keuang an PLN Nmr Bukti Pinjaman Data Karyawan Data Pinjaman Data SimpananWajib Data Simpanan Sukarela Karyawan PLN Bukti Pembayaran Cicilan Data Pembayaran Cicilan Data ACC Pengajuan Pinjaman Data Permhnan Nn Aktif Ang g ta Bukti Simpanan Sukarela Surat Aktif Anggta Surat Nn Aktif Anggta Bukti Simpanan Wajib Bukti Pinjaman Bukti Pemtngan Gaji Karyawan Bukti Simpanan Wajib Lapran Daftar Tag ihan Cicilan Bulanan Karyawan 0 Lapran Peng ajuan Pinjaman Aplikasi Simpan Pinjam Kperasi PLN + Bukti Simpanan Sukarela Bukti Pembayaran Cicilan Bukti Pinjaman Surat Nn Aktif Anggta Surat Aktif Anggta Gambar 4.8 cntext diagram Ketua Kperasi PLN Data Peng g una Data Pembayaran Cicilan Data Simpanan Wajib Data Simpanan Sukarela Data Pinjaman Data Karyawan Petugas Kperasi PLN
4.2.2 Data Flw Diagram Berikut ini adalaah DFD dari aplikasi simpan pinjam KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya adalah sebagai berikut : 6 Simpanan Data S_Sukarela Out 6 Sukarela Simpanan Sukarela Data S_Sukarela In Data Anggta Out Data Pinjaman In 3 Pinjaman Data Pinjaman Out 3 Petugas Data Pinjaman Kperasi Bukti Pinjaman PLN Pinjaman Bukti Pinjaman Data Anggta Out Data Simpanan Sukarela Surat Nn Aktif Anggta 1 Data Anggta Out Karyawan Bukti Simpanan Sukarela Karyawan Data Anggta In 1 Anggta Dat Anggta Out PLN PLN Surat Aktif Anggta Manajemen A nggta Data Anggta Out Data Karyawan Data Permhnan Nn Aktif Anggta Petugas 2 Kperasi Data Pengguna Data Anggta Out PLN Manajemen 2 Pengguna Data Pengguna Out Pengguna Data Pengguna Out Data Pinjaman Out 4 Data Anggta Out Data Nmr Pembayaran Bukti Pinjaman Cicilan Data Pengguna In Data Pinjaman Out Nmr Bukti Pinjaman Pembayaran Cicilan Surat Nn Aktif Anggta Data Simpanan Sukarela Petugas Kperasi Data Permhnan Nn Aktif Anggta PLN Data Karyawan Surat Aktif Anggta Bukti Simpanan Sukarela Karyawan PLN Bukti Simpanan Wajib Bukti Simpanan Wajib Data Simpanan Wajib 5 Simpanan Wajib Data Simpanan Wajib ut Data Simpanan Wajib In Data Simpanan Lapran Wajib P engajuan Pinjaman Ketua Kperasi PLN 5 Simpanan Wajib 7 Lapran Gambar 4.9 Data Flw Diagram Bukti Pembayaran Cicilan Data Cicilan In 4 Cicilan Data Cicilan Out Data Cicilan Out Lapran Daftar Tagihan Cicilan Bulanan Karyawan Bagian Keuangan PLN Bukti Pemtngan Gaji Karyawan Data ACC Pengajuan Pinjaman
4.2.3 CDM (Cnceptual Data Mdel) Berikut ini adalah cnceptual data mdel rancang bangun aplikasi simpan pinjam KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya. cicilan id_pinjaman tanggal bayar cara_bayar status_bayar bunga (%)... mempunyai melayani pengguna id anggta username passwrd status_lgin... Pinjaman id_pinjaman tgl_simpan id anggta prses bunga (%) lamaicilan tanggal_lunas kde_petugas hapus bunga (RP)... maintenance Gambar 4.10 CDM melakukan dilakukan anggta id anggta nama alamat n_tlp NIK simpanan_pkk status limit_sald id_petugas tgl_terdaftar tgl_keluar keterangan nminal_pengambilan... menyimpan Simpanan wajib id_swajib tgl_simpan id anggta nminal prses hapus...
4.2.4 Physical Data Mdel Berikut ini adalah cnceptual data mdel rancang bangun aplikasi simpan pinjam KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya. id_pinjaman tgl_pinjam id anggta jumlah_pinjaman bunga (%) lama cicilan bunga (rp) tanggal_lunas kde_petugas hapus... id_lgin = id_lgin id_lgin id_anggta username Passwrd status_lgin... pinjaman Pengguna varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(10) datetime varchar(30) numeric int int numeric varchar(50) varchar(50) varchar(50) id_swajib = id_swajib id_pinjaman = id_pinjaman id anggta = id_anggta <pk> <fk1> <fk2> <pk> id_swajib tgl_simpan id anggta nminal prses hapus... simpanan wajib varchar(12) <pk> datetime varchar(30) numeric varchar(30) varchar(50) id_lgin = id_lgin id_anggta = id_anggta cicilan id_pinjaman bunga tgl_jatuhtemp tgl_bayar status_bayar cara_bayar... varchar(30) varchar(30) datetime datetime varbit(50) varchar(50) Anggta id_anggta NIK n_tlp nama alamat simapanan_pkk limit_sald status tgl_terdaftar tgl_keluar keterangan nminal_pengambilan id_petugas... varchar(4) varchar(12) varchar(10) varchar(30) varchar(30) numeric numeric(20) varchar(30) datetime datetime varchar(50) varchar(50) varchar(30) <pk> <fk1> <fk2> Gambar 4.11 PDM
4.2.5 Struktur Basis Data dan Tabel Untuk mempermudah pengellaan file basis data, digunakan Micrsft SQL Server 2008 Express. Aplikasi Simpan Pinjam ini menggunakan satu buah file basis data bernama KperasiPLN.mdf. 1. Nama tabel : Anggta Fungsi Primary key Freign key : - Field name : Menyimpan data anggta : id_anggta Tabel 4.1. Tabel Anggta Type Field Size Descriptin id_anggta Varchar 50 ID anggta NIK Varchar 50 Nmer induk karyawan nama Varchar 50 Nama anggta alamat Varchar 50 Alamat anggta jenis_kntak Char 10 Jenis kntak kntak_persnal Varchar 50 Kntak simpanan_pkk Numeric 18 Simpanan pkk gaji_pkk Numeric 20 Gaji pkk
limit_sald Numeric 18 Limit sald status Varchar 50 Status pegawai is_petugas Bit Id petugas tgl_terdaftar Datetime Tanggal daftar tgl_keluar Datetime Tanggal keluar keterangan Varchar 50 Keterangan nminal_pengambilan Varchar 50 Jumlah pengambilan is_hapus Bit Menghapus 2. Nama tabel : Cicilan Fungsi Primary key Field name : Menyimpan data cicilan : kdecicilan Tabel 4.2. Tabel Cicilan Type Field Size Descriptin kdecicilan Varchar 50 Kde cicilan bunga Varchar 50 Bunga tgl_bayar Datetime Tanggal bayar
status_bayar Varchar 50 Status bayar cara_bayar Varchar 50 Cara bayar 3. Nama tabel : Pengguna Fungsi Primary key Field name : Menyimpan data pinjaman : id_pinjaman Tabel 4.3. Tabel Pinjaman Type Field Size Descriptin id_pinjaman Varchar 50 Id pinjaman id_anggta Varchar 50 Nama id anggta tgl_pinjam Datetime Tanggal peminjaman jumlah_pinjaman numeric 50 Jumlah pinjaman lama_cicilan Int Lama cicilan bulan [bunga%] Int Bunga persen bungarp Numeric Buunga rupiah tgl_lunas Varchar 50 Tanggal lunas kde_petugas Varchar 50 Kde petugas
hapus Varchar 50 Menghapus 4. Nama tabel : Pengguna Fungsi Primary key Field name : Menyimpan data pengguna / petugas : id_lgin Tabel 4.4. Tabel pengguna Type Field Size Descriptin id_lgin Varchar 50 Id lgin id_anggta Varchar 50 Id anggta user_name Varchar 50 Username passwrd Varchar 50 Passwrd user status_lgin Bit Status lgin Alias Varchar 50 Alias 5. Nama tabel : S_wajib Fungsi Primary key : Menyimpan data simpanan wajib anggta : id_swajib
Tabel 4.4. Tabel simpanan wajib Field Field name Type Size Descriptin id_swajib Varchar 50 Id simpanan wajib id_anggta Varchar 50 Id anggta tgl_simpan datetime 50 Tanggal simpanan nminal Numeric 50 Jumlah nminal prses Bit Prses hapus Varchar 50 menghapus 4.3 Desain Input Output Desain utput merupakan perancangan desain lapran yang merupakan hasil dari data dari prses yang terjadi, yang tersimpan pada database yang kemudian akan dilah sedemikian rupa menjadi infrmasi yang berguna bagi pengguna sistem infrmasi. Gambar 4.3.1 Lgin
Gambar 4.3.2 Menu awal Gambar 4.3.3 Master anggta
Gambar 4.3.4 Master Pengguna Gambar 4.3.5 menu transaksi peminjaman
4.4 Implementasi Sistem Gambar 4.3.6 Menu transaksi Pembayaran Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil Aplikasi Simpan Pinjam KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya, penjelasan hardware/sftware pendukung, dan frm- frm yang ada. 1. Perangkat Keras Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah satu unit kmputer dengan: a) Prcessr 233 Mhz b) Memry dengan RAM 64 MB c) VGA n Bard d) Mnitr Super VGA (800x600) dengan minimum 256 warna e) Keybard + muse
2. Perangkat Lunak Sedangkan perangkat lunak minimum yang harus diinstall ke dalam sistem kmputer adalah: a) Windws XP b).net Framewrk 3.5 4.5 Pengperasian Prgram Dalam sub ini akan dijelaskan langkah-langkah pengperasian prgram Aplikasi Simpan Pinjam KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya. 1. Lgin Inilah halaman yang pertama kali akan ditampilkan ketika user membuka prgram Aplikasi Simpan Pinjam. User memasukkan nama pengguna dan passwrd nya kemudian mengeklik masuk. Jika username dan passwrd salah maka frm ini tidak aakan aktif dan untuk peringatan akan muncul message bx sebagai knfirmasi bagi user. Setelah melakukan lgin secara tmatis akan mengaktiflan menu pada frm utama. Gambar 4.5.1 Frm Lgin 2. Frm Menu Utama Frm menu utama sebagaimana terlihat pada gambar 4.5.2 digunakan untuk mengakses frm-frm yang ada pada Aplikasi Simpan Pinjam KOPEG UPADAYA PT.PLN (Perser) Surabaya. Pada frm ini terdapat menu file, master, transaksi, dan lapran.
3. Menu File Gambar 4.5.2 Frm Menu Utama Dalam menu file terdapat beberapa sub menu, antara lain lgut, kunci layar, ganti passwrd, dan exit. 3.1 Lgut Digunakan untuk melgut user yang sedang aktif dan untuk keluar dari aplikasi ini. Gambar 4.5.3 Menu Lgut
3.2 Kunci Layar Digunakan untuk mengunci layar pada alikasi ini. Ketika menggunakan menu ini user diharuskan untuk memasukkan passwrd, dan untuk mengaktifkannya kembali dengan memasukkan passwrd yang terlebih dahulu dimasukkan di awal tadi. 3.3 Ganti passwrd Gambar 4.5.4 Kunci Layar Aplikasi Digunakan untuk mengganti passwrd lgin pada aplikasi ini. User menginputkan passwrd lama terlebih dahulu, kemudian menginputkan passwrd baru dan memberikan knfirmasi passwrd tersebut lalu klik ubah.
3.4 Exit Gambar 4.5.5 Ganti Passwrd Menu Exit digunakan untuk keluar dari sistem aplikasi tersebut Gambar 4.5.6 Exit 4. Menu Master Dalam menu master terdapat beberapa sub menu, antara lain anggta dan pengguna
4.1 Master Anggta Frm master anggta sebagaimana terlihat pada gambar 4.5.7 digunakan untuk pendaftaran bagi anggta maupun karyawan. Kemudian menginputkan semua data-data anggta baru dengan benar lalu tekan tmbl tambahkan maka data akan disimpan di database. Untuk membatalkan prses maka tekan tmbl batal, dan tmatis field tersebut akan ksng. 4.2 Master Pengguna Gambar 4.5.7 Master Anggta Frm master pengguna sebagaimana terlihat pada gambar 4.5.8 digunakan untuk membuat user atau admin yang akan menggunakan aplikasi simpan pinjam ini. Id anggta akan tmatis keluar jika dia termasuk dalam anggta kperasi, kemudian menginputkan username, passwrd dan alias. Alias disini adalah untuk
membuat apakah dia admin atau user sebagai pengguna aplikasi ini. Kemudia setelah menginputkan semua lalu menekan tmbl tambahkan sebagai pengguna. 5. Menu Transaksi Gambar 4.5.8 Master pengguna Dalam menu master terdapat beberapa sub menu, antara lain pinjaman dan pembayaran cicilan. Transaksi ini digunakan untuk kegiatan simpan pinjam pada kperasi ini. 5.1 Pinjaman Frm pinjaman yang terlihat pada gambar 4.5.9 digunakan untuk pengajuan pinjaman bagi anggta. Besarnya pinjaman yang diajukan telah ditemtukan leh pihak kperasi yaitu sebesar 10x gaji maximal pinjaman. Untuk mengajukan pinjaman user menginputkan ID anggta kemudian menginputkan besaran pinjaman kemudian menginputkan lama pinjaman (bulan), lama pinjaman minimum sudah ditentukan leh pihak kperasi yaitu 10 bulan dan bunga sudah
ditentukan pihak kperasi yaitu sebesar 1 persen. Kemudian menekan tmbl simpan. Anggta yang sebelumnya masih ada peminjaman tidak dapat melakukaan pinjaman kembali sebelum melunasi semua pinjamannya. 5.2 Pembayaran Gambar 4.5.9 Peminjaman Frm pembayaran yang terlihat pada gambar 4.5.10 digunakan untuk pembayaran cicilan pinjaman anggta. User tinggal memilih tagihan mana yang akan dilunasi. Maka tmatis semua ttal tagihan akan keluar. Menu pembayaran terdapat dua pilihan yaitu pembayaran manual atau perusahaan. Dan jika sudah membayar user menekan tmbl simpan lalu data pembayaran akan tersimpan di database.
Gambar 4.5.10 Pembayaran