EXECUTIVE SUMMARY (February 2008) PENINGKATAN KEHANDALAN HARDWARE DAN SYSTEM SAP TUGAS MATA KULIAH ANALISA DAN PERANCANGAN SYSTEM January 4, 2010 Authored by: JAMES, LUCKY dan SRIYANTO
EXECUTIVE SUMMARY PENINGKATAN KEHANDALAN HARDWARE dan SYSTEM SAP Pendahuluan PT. JLS yang bergerak di bidang rental kendaraan bermotor, pada 26 September 2005 telah melakukan perubahan yang sangat mendasar dengan menggunakan System Informasi sebagai pendukung bisnis, dimulai dengan kantor pusat dan 3 cabang di Jakarta. Dan seiring dengan perkembangan bisnis, management membutuhkan IT Blue Print yang sejalan dengan teknologi informasi yang mendukung bisnisnya. Landasan Pemikiran Hardware dan System SAP sudah digunakan sejak 26 September 2005 dilokasi Kantor Pusat dan 3 Cabang di Jakarta masih memiliki banyak kekurangan guna mendukung bisnis perusahaan, dan seiring dengan perkembangan bisnis maka membutuhkan teknologi informasi yang sangat handal dan cepat, serta untuk dapat mendukung ketersediaaan informasi dalam suatu organisasi yang berkembang dengan multi divisi bisnis sehingga management dapat mendapatkan informasi yang akurat. Management memerlukan Suatu Perencanaan System Terpadu dan masuk dalam IT Blue Print dan IT Road MAP, sehingga menjadi terencana serta tepat sasaran sesuai kebutuhan bisnis dan VISI, Menjadikan PT. JLS perusahaan rental kendaraan bermotor nomer 1 di Indonesia dan lima besar di Regional. Analisa serta Temuan dan Fakta EXECUTIVE SUMMARY Feb 2008 1 Selama 2.5 tahun System SAP seserta Hardware berjalan pada Kantor Pusat dan 3 cabang di Jakarta, serta hasil assessment yang dilakukan team SAP Basis dan Fungsional kami, didapat temuan dan fakta sebagai berikut: 1. Type Server yang digunakan sebagai Server Production SAP telah teruji pada SAP R/3 Release 46C dan versi SAP yg digunakan saat ini adalah SAP-ERP 2004. 2. Module yang di implementasi adalah FI, CO. 3. Jumlah user per 15 des. 2007 adalah 189 users dan tidak memenuhi minimal SAPS number SAP yaitu untuk 189 users total SAPS number seharusnya adalah 2162 (saat ini 1326).
4. Server SAP tidak menggunakan System Cluster sehingga RTO nya tinggi. 5. Pengeluaran Pembelian License Windows yang sangat besar untuk client. 6. Usia Pemakaian Server sudah mencapai 6 tahun. 7. Database yang digunakan sudah end of support per tanggal 8 april 2008. 8. Pada saat backup, SAP di shutdown. 9. Tidak memiliki IDES Server. 10. Tidak memiliki local hot standby server. 11. Tidak memiliki Disaster Recovery Plan. 12. Tidak memiliki Disaster Recovery Center. Tantangan Organisasi ke Depan Kompetisi dan Persaingan Bisnis membuat PT. JLS melakukan perubahan VISI dan MISI dan IT Blue Print atau IT Road Map yang mendukung Bisnis ditengah Persaingan yang sangat kompetitif. Berikut adalah Tantangan Organisasi berdasarkan new VISI dan MISI PT. JLS: Tantangan Organisasi Tahun Visi Misi Menjadikan PT. JLS perusahaan rental kendaraan Target Jumlah Customer Utama 30 dan Customer Sedunder 2001 2006 bermotor nomer 1 di Pulau 100 Jawa. Membentuk Organisasi dan Kantor Pusat Kerjasama dengan Perusahaan Automitif Kerjasama dengan Perusahaan dan pembiayaan Membuka 3 Cabang di Jakarta Memiliki System Informasi yang mendukung bisnis dengan total user 230 2007 2017 Menjadikan PT. JLS perusahaan rental kendaraan bermotor nomer 1 di Indonesia dan lima besar di Regional. Target Jumlah Customer Asing 270 dan Customer Utama 5700 dan Customer Sedunder 1.500.000 Membuka lebih dari 127 Cabang di Indonesia Membuka minimal 1 cabang di Negara Regional diawali Negara Asean Membuka 10 Divisi baru yang mendukung Core Bisnis Kepuasan Pelanggan Prioritas UTAMA System Informasi Online untuk seluruh cabang dan Divisi dengan total user 4500 EXECUTIVE SUMMARY 2/17/2009 2
Kesenjangan New VISI dan kondisi saat ini Diakibatkan adanya persaingan Bisnis yang sangat ketat, dan kebutuhan masyarakat Indonesia dan Negara regional, maka PT. JLS menetapkan perubahan VISI perusahaan, perubahan VISI ini mengakibatkan terjadinya kesenjangan dengan keadaan yang berjalan saat ini, 1. Perubahan Target Cutomer serta jumlah Targetnya. 2. Pembukaan Cabang bertambah banyak. 3. Tambahan Pembukaan Cabang di Luar Negeri dengan Target Regional. 4. Membuka Divisi baru untuk mendukung Core Bisnis (rental mobil) 5. Perubahan cara Penilaian untuk Kepuasan Pelanggan. 6. Perubahan Bisnis Proses akan mengakibatkan Sistem Informasi Management akan mengalami Perubahan mendasar Usulan Perbaikan 10 tahun kedepan berdasarkan New IT Road MAP EXECUTIVE SUMMARY Feb 2008 IT Road Map Tahun Target Implementasi Ukuran 2005 2008 Pondasi System Informasi Hardware dan System SAP Finansial dan Controling berjalan 2008 Tahap Pondasi new VISI dan MISI Improving SAP System Upgrade SAP versi terbaru Penambahan Module pada System SAP: SD, HR Module FI, CO, SD, HR berjalan Membuat Network (WAN) Backbone untuk online Kantor Pusat dan Cabang dan Divisi 3 cabang Jakarta Online Pilot Project Online Cabang Upgrade Hardware Kantor Pusat 250 System Cluster di Kantor Pusat Meminimalkan Downtime Citrix untuk mengurangi license Microsoft PC lama tetap dapat dipakai serta tidak membeli License Microsoft 2009 2011 Tahap Improving new VISI dan MISI Penambahan Module System SAP: MM, Legal Consolidation, AP Management AR Management, Contract Management, Customer Care, Maintenance, Syncronized Planning, Vendor Managed Inventory Mempunyai System Informasi Pendukung yang Terintegrasi serta Handal 3
Online 20 Cabang Penambahan dan Upgrade Hardware Kantor Pusat dan Cabang Membuat DRC Tambahan 20 Cabang 3000 Memiliki Disaster Recovery Center 2012 2016 Tahap Kepusaan Pelanggan Peningkatan Kepuasan Pelanggan, pencatatan dan Analisa menggunakan System SAP Online 107 Cabang Online Regional Cabang LN Penambahan dan Upgrade Hardware Kantor Pusat dan Cabang Min. 10 komplain per bulan dan Min. 20 Testimoni positif untuk kepuasan pelanggan per bulan Tambahan 107 Cabang Tambahan Regional Cabang LN 4500 2017 2008 Tahap Take Off dan Review System SAP berjalan mendukung Bisnis Melakukan Review dan Improvoment System SLA sesuai, dan Hardware SLA sesuai, dan Network SLA sesuai System dan Hardware sesuai dengan kemajuan teknologi EXECUTIVE SUMMARY 2/17/2009 4