TINJAUAN FAKTOR PENYEBAB WAKTU TUNGGU PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN UMUM RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SRAGEN Christina Sulistiyorini 1, Tri Lestari 2, Rohmadi 2 Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar 1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar 2 ABSTRAK Salah satu bentuk pelayanan administrasi di rumah sakit adalah pelayanan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis dituntut untuk memberikan pelayanan yang prima untuk menciptakan kepuasan pada pasiennya terutama dengan waktu tunggu yang singkat. Survey awal diloket pendaftaran Rawat Jalan RSUD Sragen selama 1 jam, dapat melayani 20 orang pasien yang menunjukkkan rata- rata pendaftaran membutuhkan waktu 12 menit per pasien. Tujuan penelitian adalah mengetahui faktor penyebab waktu tunggu pelayanan pendaftaran pasien umum rawat jalan di RSUD Sragen. Jenis penelitian ini adalah Deskriptif yaitu penelitian yang hasilnya merupakan pengambaran, dengan pendekatan Cross Sectional yaitu penelitian yang pengumpulan data dilakukan pada suatu waktu yang tertentu secara bersamaan. Cara pengumpulan data adalah Pedoman Observasi adalah pengamatan langsung terhadap suatu kegiatan di TPPRJ dan Pedoman Wawancara yaitu pengumpulan data dengan cara Tanya jawab dengan petugas TPPRJ. Populasi penelitian ini adalah pasien yang datang ke tempat pendaftaran Rawat Jalan dan seluruh staf atau petugas rekam medis rawat jalan RSUD Sragen. Sampel dalam penelitian ini terbagi dalam dua jenis yaitu pasien rawat jalan yang terdiri dari pasien baru dan pasien lama, staf atau petugas rekam medis rawat jalan RSUD Sragen. Sampel diambil dengan teknik Accidental Sampling. Besar sampel yang digunakan dalam penelitian adalah sebanyak 38 pasien. Hasil penelitian Faktor yang mempengaruhi lama tidaknya waktu tunggu yaitu Pasien lama yang tidak membawa KIB yang dapat mempengaruhi pencarian dokumen rekam medis.dokumen rekam medis yang tidak ditemukan dalam rak filing, waktu tunggu pasien yang lama berpengaruh pada pasien berikutnya. Di RSUD Sragen terdapat SOP dengan nomor dokumen P.05.05.023 mengenai pendaftaran pasien rawat jalan tetapi didalamnya belum tercantumkan lama waktu tunggu pelayanan pendaftaran. Rata rata waktu tunggu yang dibutuhkan untuk mendaftar pasien baru dan lama di RSUD Sragen adalah untuk pasien baru 7 menit 4 detik dan untuk pasien lama adalah 12 menit 4 detik. Pada saat proses pendaftaran sebaiknya petugas memberikan penekanan kepada pasien untuk selalu membawa KIB pada waktu datang berobat ke rumah sakit, sehingga pencarian dokumen rekam medis lama bisa lebih cepat ditemukan. Kata kunci : Waktu Tunggu Pelayanan Pendaftaran Pasien Umum Rawat Jalan, Prosedur Kepustakaan : 9 (1994-2012) PENDAHULUAN Latar Belakang Salah satu bentuk pelayanan administrasi di rumah sakit adalah pelayanan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis dituntut untuk memberikan pelayanan yang prima untuk menciptakan kepuasan pada pasiennya terutama dengan waktu tunggu yang singkat. Salah satu faktor yang mempengaruhi lambatnya waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan, yang diduga disebabkan oleh kinerja perekam medis yang belum sesuai dengan kompetensi 56 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
perekam medis. Jika waktu tunggu pasien lama juga mempengaruhi tingkat kepuasan pasien terhadap pelayanan. Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu adalah waktu yang digunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dari tempat pendaftaran sampai dokumen rekam medis pasien ditemukan. Dalam standart pelayanan minimal disebutkan bahwa pelayanan pendaftaran cepat jika waktu tunggu kurang dari 10 menit dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit. Oleh karena itu perlu diteliti faktor penyebab waktu tunggu pelayanan di Pendaftaran Rawat Jalan dengan harapan dapat dilakukan upaya perbaikan oleh pihak rumah sakit. Berdasarkan survey awal diloket pendaftaran Rawat Jalan RSUD Sragen selama 1 jam, dapat melayani 20 orang pasien yang menunjukkkan rata- rata pendaftaran membutuhkan waktu 12 menit per pasien. Oleh karena itu penulis tertarik untuk mengambil judul Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan Pendaftaran Pasien Umum Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Daerah Sragen. TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Rekam Medis Rekam medis yaitu rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali (mengidentifikasi pasien), membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya (Huffman, 1999) Rekam Medis menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik dalam keputusannya No. 78 tahun 1991 tentang penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di Unit Rawat Jalan termasuk Unit Gawat Darurat dan Unit Rawat Inap (DepKes RI, 2006) 2. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis a. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis Tujuan peyelenggaraan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, maka tertib administrasi rumah sakit tidak akan dapat tercapai sebagaimana yang diharapkan. Hal ini sesuai dengan pendapat Gibony, bahwa 6 nilai kegunaan rekam medis disingkat dengan ALFRED yaitu: 1) Aspek Administration (Aspek Adminisrtasi) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 57
2) Aspek Legal (Aspek Hukum) 3) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan. 4) Aspek Financial (Aspek Keuangan) 5) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan. 6) Aspek Research (Aspek Penelitian) 7) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data atau informasi yang dapat dipertanggung jawabkan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. 8) Aspek Education (Aspek Pendidikan) 9) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi dalam pengajaran sesuai bidang profesi masing-masing. 10) Aspek Documentation (Aspek Dokumentasi) 11) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan pembuatan laporan rumah sakit (Wijono, 2000). b. Adapun kegunaan rekam medis secara umum adalah : 1) Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga kesehatan lainnya yang terlibat langsung dalam pemberian pelayanan, pengobatan dan perawatan kepada pasien. 2) Sebagai dasar dalam merencanakan pengobatan/ perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. Dalam PerMenKes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 BAB V, Pasal 13 disebutkan bahwa rekam medis dapat dipakai sebagai: a. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien. b. Alat bukti dalam proses penegakkan hukum, disiplin kedokteran dan kedokteran gigi selain itu penegakkan etika kedokteran serta etika kedokteran gigi. c. Keperluan pendidikan dan penelitian. d. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan. e. Data statistik kesehatan (PerMenKes RI, 2008) 3. Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ a. Tugas pokok dan fungsi TPPRJ dalam pelayanan rekam medis Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan atau Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) disebut juga loket Pendaftaran Pasien Rawat Jalan yang mempunyai tugas pokok sebagai berikut: 58 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di rawat jalan. 2) Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi). 3) Menyediakan formulir-formulir rekam medis dalam folder dokumen rekam medis bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan pasien yang datang pada kunjungan berikutnya. 4) Mengarahkan pasien ke Unit Rawat Jalan (URJ) atau poliklinik yang sesuai dengan keluhannya. 5) Memberi informasi tentang pelayananpelayanan di rumah sakit atau di puskesmas yang bersangkutan. b. Fungsi atau perannya dalam pelayanan rekam medis di TPPRJ 1) Pencatat identitas ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, KIB, KIUP dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan. 2) Pemberian dan pencatatan nomor rekam medis sesuai dengan penomoran yang ditetapkan. 3) Penyediaan dokumen rekam medis baru untuk pasien baru. 4) Penyedian dokumen rekam medis lama untuk pasien lama melalui bagian filing. 5) Penyimpan dan pengguna KIUP. 6) Pendistribusian dokumen rekam medis untuk pelayanan rawat jalan. 7) Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan. c. Deskripsi pokok kegiatan pelayanan rekam medis di TPPRJ 1) Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu disiapkan yaitu: a) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) b) KIB/KTPP (Kartu Identitas Berobat/Kartu Tanda Pengenal Pasien) c) Formulir formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi nomor rekam medis d) Buku register pendaftaran pasien rawat jalan e) Buku catatan penggunaan nomor rekam medis f) Tracer g) Buku ekspedisi untuk serah terima dokumen rekam medis h) Karcis pendaftaran pasien 2) Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat, bila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama. 3) Pelayanan kepada pasien baru meliputi: a) Menanyakan identitas pasien lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis rawat jalan, KIB, dan KIUP b) Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk dibawa kembali bila datang berobat berikutnya c) Menyimpan KIUP sesuai urut abjad (alfabetik) d) Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan mengarahkan pasien ke poliklinik yang sesuai e) Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 59
f) Mengirimkan dokumen rekam medis ke poliklinik yang sesuai dengan menggunakan buku ekspedisi 4) Pelayanan pasien lama, meliputi: a) Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak b) Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada trecer untuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing c) Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk dicari di KIUP d) Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KUIP pada tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing 5) Mempersilahkan pasien baru atau membayar di loket pembayaran. 6) Pelayanan pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan kesehatan. 7) Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah: a) Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan b) Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendapatan pendaftaran rawat jalan dengan kasir rawat jalan c) Membuat laporan harian tentang: (1) Penggunaan nomor rekam medis, agar tidak terjadi duplikasi (2) Penggunaan formulir rekam medis, untuk pengendalian penggunaan formulir rekam medis (3) Merekapitulasi juklah kunjungan pasien baru dan lama, untuk keperluan statistik rumah sakit. d. Fungsi-fungsi yang terkait dengan TPPRJ 1) Fungsi assembling yang bertanggung jawab terhadap pengendali nomor rekam medis dan formulir rekam medis. Keterkaitannya yaitu dalam hal: a) Penyediaan (alokasi) nomor rekam medis untuk TPPRJ dan pengendaliannya agar tidak terjadi duplikasi penggunaan nomor rekam medis (1 pasien memiliki lebih dari 1 nomor atau 1 nomor digunakan oleh lebih dari 1 pasien) b) Pengedalian penggunaan formulir guna perancangan formulir rekam medis 2) Fungsi filing yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan penyediaan dokumen rekam medis yang telah disimpan (dokumen rekam medis lama). Keterkaitannya adalah dengan media komunikasi tracer dilakukan serah terima dokumen rekam medis lama dengan bukti pada buku ekspedisi 3) Fungsi pelayanan klinis di URJ yang bertanggung jawab terhadap pencatatan data hasil pelayanan klinis. Keterkaitannya adalah serah terima dokumen rekam medis rawat 60 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
jalan dengan bukti pada buku ekspedisi 4) Fungsi penerimaan pembayaran (kasir) yang bertanggung jawab terhadap penerimaan pembayaran pasien. Keterkaitannya adalah pencocokan antara jumlah pasien dengan jumlah uang yang diterima kasir e. Informasi yang dihasilkan TPPRJ 1) Identitas pasien minimal meliputi: nama, umur, jenis kelamin, alamat lengkap (nama jalan, nomor rumah, kota/kabupaten, kode pos atau RT, RW, desa/kelurahan, kecamatan, kota, kode pos), pendidikan, pekerjaan, status perkawinan a) Identitas keluarga pasien minimal meliputi: hubungannya dengan pasien, nama, alamat, pekerjaan b) Cara pembayaran pelayanan kesehatan meliputi: Askes, Asuransi lain, bayar sendiri, keringanan, jamkesda, dan Jamsostek c) Grafik atau laporan kunjungan pasien rawat jalan baru, lama per bulan, per golongan umur, per jenis kelamin, per wilayah d) Grafik atau laporan cara pembayaran pasien rawat jalan f. Formulir, catatan dan pelaporan yang digunakan di TPPRJ 1) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), untuk mencatat dan mengindeks pasien 2) KIB (Kartu Identitas Berobat), untuk mencatat identitas pasien kemudian diserahkan kepada pasien 3) Formulir data dasar rekam medis, formulir pelayanan rawat jalan dalam folder dokumen rekam medis baru untuk mencatat identitas lengkap pasien baru yang mendaftar 4) Buku register pendaftran pasien rawat jalan, untuk mencatat kegiatan pendaftaran pasien 5) Buku catatan penggunaan nomor rekam medis, untuk mencatat penggunaan dan mengontrol nomor rekam medis 6) Tracer untuk mencatat permintaan dokumen rekam medis lama ke fungsi filing (sebagai media komunikasi) 7) Buku ekspedisi untuk mencatat serah terima dokumen rekam medis sebagai bukti serah terima g. Unsur-unsur pengendalian yang menjamin pelaksanan sistem pelayanan rekam medis di TPPRJ 1) Diserahkan KIB kepada pasien baru 2) Dicatatnya identitas lengkap di KIB, KIUP, data dasar rekam medis, formulir pasien rawat jalan, buku register pendaftaran rawat jalan 3) Disimpannya KIUP urut abjad 4) Digunakannya KIUP untuk mencari nomor rekam medis bagi pasien lama yang tidak membawa KIB 5) Digunakannya trecer untuk meminta folder dokumen rekam medis lama ke filing Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 61
6) Digunakannya buku ekspedisi untuk serah terima dokumen rekam medis h. Jaringan prosedur yang membentuk sistem pelayanan rekam medis di TPPRJ 1) Prosedur serah terima dokumen rekam medis dari TPPRJ 2) Prosedur pencatatan hasil pelayanan Klinis 3) Prosedur pencatatan hasil kegiatan di URJ 4) Prosedur penyerahan Sensus Harian Rawat Jalan (SHRJ) 5) Prosedur pemeriksaan hasil pasien dari IPP ke URJ i. Unsur-unsur pengendalian yang menjamin pelaksanan sistem pelayanan rekam medis di TPPRJ 1) Dicatatnya data hasil pelayanan rawat jalan secara lengkap pada formulir rekam medis rawat jalan 2) Dicatat dan diserahkannya Sensus Harian Rawat Jalan (SHRJ) setiap hari ke fungsi assembling 3) Surat perintah rawat inap 4) Digunakannya buku catatan pelayanan Rawat Jalan ( Shofari, 2002) 4. Kegiatan Rekam Medis Kegiatan rekam medis meliputi penerimaan pasien, pencatatan data dasar pasien. a. Penerimaan pasien/ Pendaftaran Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) merupakan pintu masuk pertama dalam penerimaan dan pendaftaran pasien rawat jalan karena dimana setiap pasien yang akan berobat di rumah sakit harus terlebih dahulu mendaftar di TPPRJ. Kegiatan rekam medis yang berkaitan dengan Penerimaan pasien/ pendaftaran dijelaskan sebagai berikut : 1) Melaksanaan proses penyelenggaraan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan/ rawat inap IGD. 2) Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien rawat jalan 3) Menyiapkan rekam medis rawat jalan serta meminta rekam medis rawat jalan ke petugas rekam medis bagian penyimpanan. 4) Mengisi buku register pendaftaran pasien rawat jalan 5) Membuat atau memutakhirkan kartu index utama pasien (KIUP) rawat jalan. Kegiatan rekam medis yang berkaitan dengan penerimaan pasien/ pendaftaran dijelaskan sebagai berikut: 1) Setiap pasien baru yang diterima di tempat penerimaan pasien (TPP) ditanya oleh petugas untuk mendapatkan data identitas yang akan diisikan pada formulir Ringkasan Riwayat Klinik. 2) Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai nomor kartu pengenal. Kartu pengenal harus dibawa pada kunjungan berikutnya, baik sebagai pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap. 62 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
3) Berkas rekam medis pasien baru akan dikirim oleh petugas sesuai dengan poliklinik yang dituju. 4) Berkas pasien yang harus dirawat akan dikirim keruang perawatan. Sedangkan untuk penerimaan pasien lama sebagai berikut: a) Pasien lama dibedakan antara pasien datang dengan perjanjian dan pasien datang tanpa perjanjian. Baik pasien dengan perjanjian atau tanpa perjanjian mendapat pelayanan di TPP. b) Pasien dengan perjanjian akan langsung menuju poliklinik tujuan karena berkas rekam medisnya sudah disiapkan oleh petugas. c) Pasien tanpa perjanjian harus menunggu karena berkas rekam medis akan dimintakan oleh petugas TPP ke bagian rekam medis. d) Setelah berkas rekam medis dikirim ke poliklinik, pasien akan mendapat pelayanan (Depkes RI, 2006). b. Pencatatan Data Dasar Pasien Pencatatan adalah pendukomentasian segala informasi medis pasien ke dalam rekam medis yang akan menjadi bahan informasi. Catatan berdasarkan sumber datanya dibedakan menjadi catatan sosial dan catatan medis. Catatan sosial diperoleh saat penerimaan pasien di TPP yang meliputi nama, alamat, umur, agama, dan pekerjaan. Sedangkan data medis diperoleh pasien setelah mendapatkan pelayanan dari dokter, perawat atau petugas lainnya seperti petugas laboratorium dan radiologi. (Depkes RI, 1991) Prinsip utama yang harus di taati oleh petugas pencatatan adalah: nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu di antara kemungkinan ini: 1) Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih 2) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien seorang pasien bersuami 3) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya adalah nama ayah) 4) Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/ marga, maka nama keluarga atau marga atau surname didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri Dalam sistem penamaan rekam medis, diharapkan : a) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan b) Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan di akhir nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai dengan statusnya c) Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien d) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien. (Depkes RI, 2006) Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 63
5. Waktu Tunggu Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan Waktu tunggu adalah waktu yang pergunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dari tempat pendaftaran rawat jalan sampai dokumen rekam medis pasien ditemukan. Waktu tunggu di rumah sakit berkaitan dengan pelayanan kesehatan meliputi pelayanan rekam medis, gawat darurat, pelayanan poliklinik dan lain sebagainya. Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien dibeberapa rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencerminkan bagaimana rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan dengan situasi dan harapan pasien. Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Salah satu bentuk pelayanan administrasi di rumah sakit adalah pelayanan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis dituntut untuk memberikan pelayanan yang prima untuk menciptakan kepuasan pada pasiennya terutama dengan waktu tunggu yang singkat. Salah satu faktor yang mempengaruhi lambatnya waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan, yang diduga disebabkan oleh kinerja perekam medis yang belum sesuai dengan kompetensi perekam medis. Jika waktu tunggu pasien lama juga mempengaruhi tingkat kepuasan pasien terhadap pelayanan. Waktu tunggu pasien merupakan salah satu komponen yang potensial menyebabkan ketidakpuasan. Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya tidak sembuh sembuh, antri lama, dan petugas kesehatan tidak ramah meskipun profesional. (Wijono, 2000) Dalam standart pelayanan minimal disebutkan bahwa pelayanan pendaftaran cepat jika waktu tunggu kurang dari 10 menit dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit. (DepKes RI, 2006) METODE PENELITIAN A. Jenis dan Rancangan Penelitian Jenis penelitian ini adalah deskriptif yaitu penelitian yang hasilnya merupakan deskriptif (pengambaran) variabel penelitian tanpa memberikan kesimpulan yang belaku umum (generalisasi). Pendekatan yang digunakan adalah cross sectional yaitu, penelitian yang pengumpulan data dilakukan pada suatu waktu yang tertentu secara bersama. B. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional Tabel 1. Variabel dan Definisi Operasional No Variabel Definisi Operasional 1 Waktu Tunggu Waktu tunggu pasien terhadap pelayanan mulai dari kedatangan pasien di tempat pendaftaran pasien rawat jalan sampai dokumen rekam medis ditemukan yang dihitung dengan menghitung : a. lama waktu yang digunakan untuk mencatat identitas pasien umum 64 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
b. lama waktu yang digunakan untuk mencari nomor rekam medis di KIUP bagi pasien lama c. lama waktu yang digunakan untuk mencari dokumen rekam pasien lama di filing rawat jalan C. Populasi dan Sampel 1. Populasi Populasi adalah keseluruhan objek penelitian atau objek yang diteliti. Populasi penelitian ini adalah pasien yang datang ke tempat pendaftaran Rawat Jalan dan seluruh staf atau petugas rekam medis rawat jalan RSUD Sragen. 2. Sampel Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut. Sampel dalam penelitian ini terbagi dalam dua jenis yaitu pasien rawat jalan yang terdiri dari pasien baru dan pasien lama, staf atau petugas rekam medis rawat jalan RSUD Sragen. Sampel diambil dengan teknik Accidental Sampling, yaitu peneliti mengumpulkan data dari subyek yang ditemuinya, saat itu dan dalam jumlah secukupnya. (Notoadmodjo, 2007) Besar sampel yang diambil dalam penelitian pada tanggal 1-3 juni adalah sebanyak 38 pasien. D. Instrumen dan Cara Pengumpulan Data 1. Instrumen Pengumpulan Data a. Pedoman wawancara Penelitian ini menggunakan pedoman wawancara berupa daftar pertanyaan yang sudah tersusun dengan baik dan terencana, sehingga interviewer tinggal memberikan jawaban sesuai pertanyaan yang diajukan b. Pedoman observasi digunakan pada penelitian ini adalah daftar data yang dibutuhkan dalam sistem informasi pendaftaran pasien umum rawat jalan di RSUD Sragen. c. Stopwatch digunakan untuk menghitung waktu tunggu pasien umum di pendaftaran rawat jalan. d. Alat tulis digunakan untuk mencatat data. 2. Cara Pengumpulan Data a. Wawancara Pengumpulan data dengan cara tanya jawab langsung dengan nara sumber (Petugas Pendaftaran Pasien) sehingga akan diperoleh keterangan yang lengkap dan jelas sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. b. Observasi Observasi adalah pengamatan langsung terhadap suatu kegiatan (pendaftaran pasien dan waktu tunggu pasien perhari) yang sedang dilakukan dengan melakukan pencatatan terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 65
E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data 1. Teknik Pengolahan Data Tahap-tahap pengolahan setelah data dikumpulkan adalah: a. Colecting, yaitu mengumpulkan waktu tunggu pendaftaran pasien umum b. Editing, yaitu meneliti atau mengoreksi hasil pengumpulan data perhitungan waktu tunggu pasien umum. c. Tabulasi yaitu dari hasil pengumpulan data dikelompokkan dan data dimasukkan kedalam bentuk tabel. d. Penyajian data yaitu dalam bentuk narasi dan yang nantinya akan menggambarkan hasil penelitian. 2. Analisis Data Analisis data pada penelitian ini adalah analisis deskriptif yakni dengan cara mendeskripsikan data yang telah dikumpulkan dan diolah menjadi hasil- hasil analisis untuk mengetahui faktor penyebab waktu tunggu pelayanan pasien umum di pendaftaran rawat jalan di RSUD Sragen. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 1. Standard Operating Procedure pendaftaran Pasien rawat jalan. Di RSUD Sragen mempunyai Standard Operating Procedure mengenai pendaftaran rawat jalan dengan nomor dokumen P.05.05.023 nomor revisi 3. Tetapi di dalam SOP pendaftaran pasien rawat jalan tersebut belum mencatumkan lama waktu tunggu untuk pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan. Prosedur yang tercantum dalam SOP pendaftaran rawat jalan yaitu : a. Pasien baru 1) Buatkan Kartu Identitas Berobat (KIB) 2) Buatkan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) 3) Buatkan dokumen rekam medis rawat jalan 4) KIB diberikan pasien 5) KIUP disimpan 6) Dokumen rekam medis rawata jalan diserahkan kepoliklinik dengan buku ekspedisi b. Pasien lama 1) Pasien lama yang membawa KIB a) Dicari dokumen rekam medis rawat jalan dibagian penyimpanan/ filing b) Dokumen rekam medis diserahkan ke poliklinik dengan buku ekspedisi 2) Pasien lama yang tidak membawa KIB a) Dicari nomor rekam medisnya di KIUP b) Setelah ditemukan cari dokumen re dokumen rekam medis rawat jalan dibagian penyimpanan/ filing c) Dokumen rekam medis diserahkan ke poliklinik dengan buku ekspedisi 2. Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis ditempat Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Sragen Tahapan penerimaan pasien di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan RSUD Sragen dibedakan berdasarkan jenis 66 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
pasiennya yaitu pasien baru dan pasien lama untuk pembagian loketnya adalah sebagai berikut : a. loket 5 dan 6 untuk pasien umum (yang di teliti) b. loket 7 untuk pasien jamkesmas c. loket 8 untuk pasien askes Waktu Tunggu Pelayanan pendaftaran pasien umum di TPPRJ RSUD Sragen di pengaruhi proses pendaftaran yang berbeda untuk pasien baru dan pasien lama. Dari hasil perhitungan waktu tunggu terhadap pasien umum diloket nomor 5 dan 6 diperoleh data sebagai berikut : Tabel 2. Hasil Perhitungan terhadap Rata Rata Waktu Tunggu Pelayanan dalam Tiap Tahapan Untuk Pasien umum Baru dan Lama di Bagian Rekam Medis Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Sragen 1 juni 2008 Tahapan Alur Pasien Pasien Menanyakan identitas pasien Membuat KIB, KIUP, dokumen rekam medis pasien baru dan mengisi identitas pasien baru Mencari nomor rekam medis di KIUP, untuk pasien yang tidak membawa mencari komputer Waktu KIB di tunggu pencarian dokumen baru 4 menit 12 detik 2 menit 52 detik lama 3 menit 29 detik - 2 menit - 19 detik - 6 menit 16 detik rekam medis pasien lama Total waktu 7 menit 4 detik 12 menit 4 detik Sumber : hasil perhitungan waktu tunggu pelayanan di TPPRJ primer Dari tabel 2 diketahui bahwa lama waktu tunggu yang dibutuhkan untuk melakukan pencatatan ke dalam KIB, KIUP, dokumen rekam medis pasien baru dan mengisi identitas pasien baru adalah 7 menit 4 detik. Lama waktu tunggu yang dibutuhkan untuk Mencari nomor rekam medis di KIUP untuk pasien yang tidak membawa KIB untuk mencari di komputer adalah 2 menit 19 detik. Lama waktu tunggu yang dibutuhkan untuk pencarian dokumen rekam medis pasien lama 6 menit 16 detik. B. Pembahasan Standard Operating Procedure adalah suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin. SOP memberikan langkah- langkah yang benar dan terbaik untuk melaksanakan berbagai kegiatan, fungsi dan membantu mengurangi kesalahan dan pelayanan dibawah standart dengan langkah- langkah yang sudah diuji dan disetujui dalam melaksanakan berbagai kegiatan. Dari hasil penelitian bahwa di RSUD Sragen terdapat SOP mengenai pendaftaran pasien rawat jalan tetapi didalamnya belum dicantumkan lama waktu tunggu pelayanan pendaftaran, tetapi dalam pelaksanaan alur pendaftaran untuk pasien lama dan baru sudah sesuai dengan yang terdapat dalam SOP. Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 67
Dalam standart pelayanan minimal disebutkan bahwa pelayanan pendaftaran cepat jika waktu tunggu kurang dari 10 menit dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit. (DepKes RI, 2006) Dari hasil perhitungan rata-rata lama waktu yang digunakan untuk melakukan pendaftaran pasien baru yaitu 7 menit 4 detik sedangkan rata-rata waktu tunggu untuk pasien lama yaitu 12 menit 4 detik. Jika dibandingkan dengan standart pelayanan minimal rata-rata waktu tunggu untuk pasien baru tergolong cepat yaitu kurang dari 10 menit dan waktu tunggu untuk pasien lama tergolong lama yaitu lebih dari 10 menit. Dari hasil wawancara dengan petugas diketahui bahwa faktor yang menyebabkan waktu tunggu lama yaitu untuk pasien lama yang tidak membawa KIB yang berpengaruh terhadap pencarian dokumen rekam medis yang lama dan dokumen rekam medis yang tidak ditemukan dalam rak filing/ mised filed yang berpengaruh terhadap waktu tunggu pelayanan yang lama. 2. Rata rata waktu tunggu yang dibutuhkan untuk mendaftar pasien baru dan lama di RSUD Sragen adalah untuk pasien baru 7 menit 4 detik dan untuk pasien lama adalah 12 menit 4 detik. B. Saran 1. Sebaiknya dalam memberikan pelayanan petugas TPPRJ harus mampu bekerja secara cepat, tepat dan ramah terhadap pasien sehingga pasien merasa nyaman serta mampu menangkap data secara CLEAR CUT atau cara penerimaan pasien yang tegas dan jelas. 2. Pada saat proses pendaftaran sebaiknya petugas memberikan penekanan kepada pasien untuk selalu membawa KIB pada waktu datang berobat ke rumah sakit, sehingga pencarian dokumen rekam medis lama bisa lebih cepat ditemukan. DAFTAR PUSTAKA Arief TQ M. 2008. Pengantar Metodologi Penelitian untuk Ilmu Kesehatan. Surakarta: LPP UNS dan UNS Press. SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan dari penelitian ini sebagai berikut : 1. Di RSUD Sragen terdapat SOP dengan nomor dokumen P.05.05.023 mengenai pendaftaran pasien rawat jalan tetapi didalamnya belum tercantumkan lama waktu tunggu pelayanan pendaftaran. Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Revisi II. Jakarta: Depkes RI. Depkes RI. 1991. Buku Pedoman Pencatatan Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta: Depkes RI. Huffman Ek. 1999. HIM Health Information Management Physician Record Company Berwin Illonionis, USA. 68 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL.II, NO.1, MARET 2008, Hal 56-69
Menkes RI. 2008. No. 269/Menkes/PER/III/2008. Rekam Medis Menteri Kesehatan Indonesia. Jakarta. Notoatmodjo S. 2007. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. Shofari Bambang. 2002. Buku 1 Modul Pembelajaran Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis. PORMIKI. Jawa Tengah. Semarang (Tidak Dipublikasikan) Wijono D. 1999. Manajemen mutu pelayanan kesehatan. Surabaya: Airlangga Tinjauan Faktor Penyebab Waktu Tunggu Pelayanan... (Christina Sulistiyorini,dkk) 69