SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TOKO 123 BABY AND KIDS Hartika Djaona¹, Minarwati, S.T² Sistem Informasi Sekolah Tinggi Informatika dan Ilmu Komputer El Rahma Yogyakarta Jln. Sisingamangaraja No.76 Yogyakarta Email : era_dhita@yahoo.co.id¹, Minarwati@amikom.ac.id² ABSTRAC 123 Baby and Kids store is a store that sells a wide range of baby equipment from the age of 0 to 3 years. Own sales using online and offline systems. With the manual recording system is still the owner and employee performance can not effectively and efficiently. Management Information Systems 123 Baby and Kids store is built using Borland Delphi 7, WAMP5, and MySQL accordance sample data obtained directly from the store 123 Baby and Kids. Shop Management Information System 123 Baby and Kids shaped teller application that can process data with good sales and purchases, accounts payable payment feature, and generate sales reports purchase, the balance of accounts payable, inventory, a list of resellers, memorandum shopping and payment accounts payable. Keywords: Information Systems 123 Baby and Kids shop, sale, purchase Borland Delphi7, WAMP5, MySql. PENDAHULUAN Tenologi Informasi dan Komputer saat ini sangat berperan penting dalam kehidupan masyarakat, baik di negara maju maupun di negara berkembang seperti Indonesia. Seluruh aspek keiatan kehidupan masyarakat tidak lepasdari dukungan teknologi informasi dan komputer. (Kristianto, 2013). 123 Baby and Kids Shop adalah sebuah toko yang menjual berbagai macam perlengkapan bayi mulai usia 0 sampai 3 tahun. Pertama kali di rilis oleh ibu Novi bersama suami pada pertengahan tahun 2012 hingga kini omset penjualan mencapai 50 juta perbulan dengan reseller sebanyak 50 orang dari dalam dan luar kota. Penjualannya sendiri menggunakan sistem online dan offline dengan sistem pencatatan yang masih manual. Toko ini dapat langsung di akses di Jl. Menteri Supeno No.18 Umbulharjo Yogyakarta. Sedangkan untuk sistem online, mereka memanfaatkan fasilitas facebook dan BBM (Blackberry Messenger). Dengan sistem pencatatan yang manual tersebut, kinerja owner dan karyawan belum bisa efektif dan efisien. Misalnya : karyawan kesulitan menghitung total belanja konsumen, karyawan kesulitan mencari stok barang, karyawan dituntut harus menghafal banyak kode produk,
karyawan sering mengalami kesalahan dalam penghargaan, sering mengalami ketidakseimbangan antara pendapatan dan jumlah barang yang keluar serta seringnya suplier dan konsumen mengeluh atas ketidaksesuaian barang yang dipesan dengan barang yang diterima jika pemesanan dilakukan dengan sistem online. Oleh sebab-sebab tersebut maka penulis bermaksud membuat Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and kids dengan harapan dapat membantu kinerja karyawan dan mengurangi kesalahan yang sering terjadi sehingga bermanfaat untuk kemajuan toko tersebut. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan Borland Delphi 7, Wamp5, dan Mysql sebagai database nya berdasarkan sample data yang diperoleh langsung dari Toko 123 Baby and Kids. METODE PENELITIAN Metodologi penelitian pada penelitian ini menggunakan System Development Life Cycle (SDLC) atau sering disebut metode waterfall approach (pendekatan air terjun) yang terdiri dari tahapan-tahapan sebagai berikut. 1. Perencanaan Penyusunan rencana kegiatan penelitian dan solusi yang akan digunakan dalam menyelesaikan masalah. Pada tahap ini diperlukan analisa kelayakkan dengan mencari data atau melakukan proses information gathering kepada pengguna. 2. Analisis Menganalisa kebutuhan yang diperlukan untuk penelitian, meliputi kebutuhan perangkat keras maupun perangkat lunak dengan proses investigasi terhadap sistem yang sedang berjalan sehinga akan didapatkan cara untuk membangun sistem yang baru. 3. Rancangan Meliputi rancangan database menggunakan Mysql, rancangan analisis sistem menggunakan Microsoft office Visio 2007 dan rancangan interface menggunakan Borland Delphi7 4. Pengolahan program Hasil dari analisa dan rancangan akan dituangkan kedalam sistem melalui bahasa pemrograman sehingga dapat dikenali oleh komputer atau biasa disebut dengan coding. 5. Implementasi dan uji coba Proses pembangunan dan pengujian sistem setelah penulisan program selesai dan siap dijalankan. Pada tahap ini dilakukan instalasi sistem dan dilakukan uji coba serta evaluasi meliputi kesesuaian terhadap rancangan kemampuan sistem yang dihasilkan dan keberhasilan sistem yang dilihat dari kelancaran antara pengguna dengan sistem tanpa ada kesalahan. HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Tampilan Menu Utama Pada menu utama tersedia banyak menu yang bisa digunakan untuk mengakses formform lainnya, baik form login, form data, form transaksi, form pembayaran, form laporan, form setting maupun form about. Untuk mengaktifkan semua tombol, user terlebih dahulu harus melakukan login. Tampilan menu utama dapat dilihat pada gambar 1. Gambar 1. Tampilan menu utama 2. Tampilan Menu Login Form login berfungsi sebagai syarat utama untuk bisa mengakses program aplikasi Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and Kids. User tidak dapat mengakses keseluruhan aplikasi tanpa login terlebih dahulu. Untuk tampilan menu login dapat dilihat pada gambar 2. Gambar 2. Tampilan menu login
3. Tampilan Menu Data Menu data terdiri dari empat sub menu yaitu data kategori, data barang, data suplier dan data reseller. Sub menu data kategori digunakan untuk mengakses form data kategori, sub menu barang digunakan untk mengakses form data barang, sub menu suplier digunakan untuk mengakses form data suplier dan sub menu reseller digunakan untuk mengakses form data reseller. Adapun tampilan menu data dapat dilihat pada gambar 3. Gambar 3. Tampilan menu data a. Tampilan form sub menu data kategori Pada form ini terdiri dua text field (id kategori dan nama kategori) dan tujuh tombol fungsi (simpan, ganti, batal, hapus, keluar, cari dan refresh), tampilan form data kategori dapat dilihat pada gambar 4. Gambar 4. Tampilan form sub menu data kategori b. Tampilan form data barang Pada form ini terdiri dari 11 text field (id barang, id kategori, nama barang, jenis, bahan, usia, ukuran, warna, harga jual, harga beli, stok) dan tujuh tombol fungsi ( simpan, ganti, batal, hapus, keluar, cari dan refresh). Tampilan form data barang dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Tampilan form sub menu data barang c. Tampilan form sub menu data suplier Pada form ini terdiri dari empat text field (id suplier, nama suplier, kota, telepon) dan tujuh tombol fungsi (simpan, ganti, batal, hapus, keluar, cari, refresh). Tampilan form data suplier dapat dilihat pada gambar 6. Gambar 6. Tampilan form sub menu data suplier d. Tampilan form sub menu data reseller Pada form ini terdiri dari empat text field (id reseller, nama reseller, alamat dan telepon) dan tujuh tombol fungsi (simpan, ganti, batal, hapus, keluar, cari dan refresh). Adapun tampilan form reseller dapat dilihat pada gambar 7.
Gambar 7. Tampilan form sub menu data reseller 4. Tampilam Menu Transaksi Menu transaksi terdiri dari dua sub menu yaitu penjualan dan pembelian. Sub menu penjualan digunakan untuk mengakses form data penjualan dan sub menu pembelian digunakan untuk mengakses form data pembelian. Tampilan menu data transaksi dapat dilihat pada gambar 8. Gambar 8. Tampilan menu transaksi a. Tampilan form penjualan Form ini berfungsi untuk menginputkan dan memproses transaksi penjualan baik secara tunai maupun secara kredit. Pada form ini terdiri dari tujuh text field (id jual, id reseller, jenis transaksi, dp, diskon, hutang, tanggal) dan delapan tombol fungsi (tambah, anti, batal, hapus, simpan clear, cari dan refresh). Tampilan form penjualan dapat dilihat pada gambar 9.
Gambar 9. Tampilan form penjualan b. Tampilan form pembelian Form ini berfungsi untuk menginputkan dan memproses transaksi pembelian baik secara tunai maupun secara kredit. Pada form ini terdiri dari tujuh text field (id beli, id suplier, jenis transaksi, dp, diskon, piutang, tanggal) dan delapan tombol fungsi (tambah, ganti, batal, hapus, simpan clear, cari dan refresh). Tampilan form pembelian dapat dilihat pada gambar 10. Gambar 10. Tampilan form pembelian 5. Tampilan Menu Pembayaran Menu pembayaran terdiri dari dua sub menu, yakni sub menu pembayarn hutang dan sub menu pembayaran piutang. Sub menu hutang digunakan untuk mengakses form data pembayaran hutang dan sub menu piutang digunakan untuk mengakses form data pembayaran piutang. Tampilan menu data pembayaran dapat dilihat pada gambar 11.
Gambar 11. Tampilan menu pembayaran a. Tampilan sub menu pembayaran hutang Form ini terdiri dari lima text field (notrans bayar, id beli, potongan, jumlah bayar, tanggal transaksi) dan tujuh tombol fungsi (ganti, batal, hapus, simpan, dan keluar). Tampilan form hutang dapat dilihat pada gambar 12. Gambar 12. Tampilan form pembayaran hutang b. Tampilan sub menu pembayaran piutang Form ini terdiri dari lima text field (notrans terima, id jual, potongan, jumlah bayar, tanggal transaksi) dan tujuh tombol fungsi (edit, batal, hapus, simpan, clear, cari dan refresh). Tampilan form piutang dapat dilihat pada gambar 13.
Gambar 13. Tampilan form pembayaran piutang 6. Tampilan Menu Laporan Menu laporan terdiri dari delapan sub menu yaitu laporan penjualan, laporan pembelian, laporan stok barang, laporan reseller, laporan pembayaran hutang, laporan pembayaran piutang. laporan saldo hutang dan laporan saldo piutang. Tampilan menu laporan dapat dilihat pada gambar 14. Gambar 14. Tampilan menu laporan
a. Tampilan laporan stok barang Gambar 15. Tampilan form laporan stok barang Gambar 16. Preview laporan stok barang secara keseluruhan
Gambar 17. Preview laporan stok barang per kategori Gambar 18. Preview laporan stok barang per jenis b. Tampilan laporan penjualan Gambar 19. Tampilan laporan penjualan
Gambar 20. Preview laporan penjualan per periode Gambar 21. Preview laporan penjualan per kategori
Gambar 22. Preview laporan penjualan per jenis barang Gambar 23. Preview laporan penjualan per jenis transaksi
c. Tampilan laporan pembelian Gambar 24. Tampilan form laporan pembelian Gambar 25. Preview laporan pembelian per periode
Gambar 26. Preview laporan pembelian per kategori Gambar 27. Preview laporan pembelian per jenis barang
Gambar 28. Preview laporan pembelian per jenis transaksi d. Tampilan laporan hutang Gambar 29. tampilan form laporan hutang
Gambar 30. Preview laporan pembayaran hutang per periode e. Tampilan laporan piutang Gambar 31. Tampilan form laporan pencatatan piutang
Gambar 32. Preview laporan pembayaran piutang per periode f. Tampilan laporan reseller Gambar 33. Tampilan form laporan reseller
Gambar 34. Preview laporan reseller secara keseluruhan Gambar 35. Preview laporan reseller berdasarkan nama
g. Tampilan laporan saldo hutang Gambar 36. Tampilan form laporan saldo hutang Gambar 37. Preview laporan saldo hutang secara keseluruhan Gambar 38. Preview laporan saldo hutang per nama suplier
h. Tampilan laporan saldo piutang Gambar 39. Tampilan form laporan saldo piutang Gambar 40. Preview laporan saldo piutang secara keseluruhan
Gambar 41. Preview laporan saldo piutang per reseller 7. Tampilan Menu Setting gambar 42 Menu setting terdiri dari sub menu setting user. Tampilan menu setting dapat dilihat pada Gambar 42. Tampilan form menu setting a. Tampilan form sub menu user Sub menu setting user digunakan untuk mengakses form setting user. ada form ini terdiri dari dua text field (user dan password) dan lima tombol fungsi (simpan, ganti, batal, hapus, keluar) adapun tampilan form user dapat dilihat pada gambar 43.
Gambar 43. Tampilan form user 8. Tampilan Menu About Menu about terdiri dari dua sub menu yaitu programmer dan program. Sub menu programmer digunakan untuk mengakses form programmer dan sub menu program digunakan untuk mengakses form program. Adapun tampilan menu about dapat dilihat pada gambar 44. Gambar 44. Tampilan form menu about
a. Tampilan form sub menu programmer Form programmer berisi data diri pembuat program. Tampian form programmer dapat dilihat pada ambar 45. Gambar 45. Tampilan form programmer b. Tampilan form sub menu program Form program berisi tutorial ringkas mengenai Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and Kids. Adapun Tampian form program dapat dilihat pada gambar 46. Gambar 46. Tampilan form program KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari analisis Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and Kids ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and kids ini belum mencapai tujuan pembuatan yakni akurat, efektif, efisien dan mudah digunakan. 2. Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and kids ini kurang mampu memudahkan kinerja admin maupun owner dalam menghitung jumlah total belanja dan jumlah hutang piutang dikarenakan di Toko 123 Baby and Kids belum memiliki standar diskon untuk tiap produknya sehingga admin tetap menghitung diskon per barang secara manual sesuai keinginan owner. 3. Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and kids ini dapat menghasilkan informasi berupa laporan stok barang, laporan jumlah reseller, laporan saldo hutang piutang, laporan pembayaran hutang piutang, laporan penjualan dan laporan pembelian baik secara keseluruhan, per kategori, per jenis maupun per periode. 4. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Toko 123 Baby and Kids ini belum dilengkapi fitur untuk mem backup data namun aktifitas penjualan dan pembelian di toko dapat tersimpan di database secara otomatis sehingga mudah untuk dikontrol. SARAN Dalam pembuatan Sistem Infromasi Manajemen Toko 123 Baby and Kids ini, penulis menyadari masih banyak kekurangan didalamnya diantaranya masih kurang lengkapnya formform dan laporan keuangan akuntansi pada umumya. oleh karena itu penulis menyarankan : 1. Sebaiknya pihak toko sudah memiliki standar penjualan baik dari segi harga dan diskon serta konsisten dalam menetapkan harga untuk konsumen biasa atau reseller sehingga sistem yang dibuat bisa lebih maksimal dalam bekerja. 2. Menambahkan transaksi retur. 3. Melengkapi dengan fitur absesnsi dan penggajian. 4. Menyempurnakannya dengan laporan keuangan. 5. menambah fitur untuk mem backup data sehingga admin maupun owner bisa mudah menyimpan data tanpa harus membuka database. Adapun untuk meminimalisir kesalahan pada program (program error), hendaknya user mengikuti tutorial, dikarenakan masih sangat kurangnya validasi diantaranya seperti tidak terdapatnya validasi untuk tipe data double sehingga pada text field yang bertipe data double atau integer tidak boleh kosong. Sedangkan untuk kesalahan manusianya (human error) hendaknya user diberikan trining terlebih dahulu.
DAFTAR PUSTAKA Astuti, PD, 2013. Sistem Informasi Aplikasi Kasir Menggunakan Barcode Reader Pada Toko dan Jasa Widodo Komputer Ngadirojo Kabupaten Pacitan, Indonesia Jurnal on Computer Science- Speed- IJCSS-Volume 10 No.4, ijcss.unsa.ac.id Fathansyah, 2004. Basis Data. Bandung : Informatika Bandung. Hariawan, Akto, 2014. Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Toko Setia Purnama Keramik, Skripsi Program Studi Sistem Informasi STMIK AMIKOM, Purwekerto. Husni, 2003. Pemrograman Database dengan Delphi.Yogyakarta:Graha Ilmu. Jamal, A, 2013. Rancang bangun Sistem Informasi Aplikasi Kasir Menggunakan Barcode Reader Pada Toko dan Jasa Widodo Komputer Ngadirojo Kabupaten Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science Speed IJCSS Volume 10 No.4, ijcss.unsa.ac.id. Jogiyanto H.M, 2005, Analisis dan Desain. Yogyakarta : Andi Offset. Kristianto, Y, 2013. Peranan dan Manfaat Komputer Dalam Masyarakat. http://yohanchris1307.blogspot.com//2012/11/peranan-dan-manfaatkomputerdalam.html?m=1, 2 juni 2013, diakses 13 Agustus 2015. Kadir, A.1998. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data.Yogyakarta:Andi Offset. Kadir, A, 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Kadir, A, 2010. Dasar Aplikasi Database MySQL + Delphi.Yogyakarta : Andi Offset. Wahyuni, 2013. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan-Pembelian Dan Pencatatan Hutang CV.PRIMA ARGO. Tugas Akhir Komputerisasi Akuntansi STMIK El Rahma.Yogyakarta.